Разработка и внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах на примере «Государственного архива Тульской области»

Содержание Введение

1. Государственное казенное учреждение «Государственный архив Тульской области»

1.1 История создания Государственного архива

1.2 Нормативная база Государственного архива

1.3 Структура Государственного архива (отделы, фонды)

2. Внедрение и применение информационных технологий в ГКУ «ГАТО»

2.1 Описание сайта ГКУ «ГАТО»

2.2 Научно-справочный аппарат архива в информационном аспекте

Заключение

Введение

«Архивы называют хранилищами документальной памяти народа. Документы, которые в них собраны, являются неисчерпаемым источником знаний, свидетельство героического прошлого пашей Родины.

Архивный документ является результатом закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на различных носителях (пергамене, бумаге, пленке и т. д.). Документы широко используются учеными и специалистами народного хозяйства, журналистами и писателями, историками и краеведами. Сотни тысяч советских граждан ежегодно обращаются в государственные архивы с различными запросами.

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Автоматизированная архивная технология рассматривается, как составная часть архивного дела и на современном этапе его развития может быть представлена как совокупность методов и процессов обработки информации, осуществляемых архивными учреждениями с использованием средств электронной вычислительной техники" В. А. Лебедев Архивы — школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумовМ.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. — 79с.

Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников

на электронных носителях (CD, DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

«Разработка автоматизированных архивных технологий заключается в том, что компьютеризация архивного дела базируется на Концепции информатизации архивного дела в России и в общеотраслевой Программе информатизации, принятой Государственной архивной службой в 1995 году. В Концепции даются лишь общие ориентиры. Это комплектование архивных фондов, экспертиза ценности и отбора документальных материалов, хранение архивной информации в распределенной базе данных, учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда, автоматизация научно-справочного аппарата, подготовка к изданию архивных справочников и документальных материалов, планирование и учет деятельности и отчетность архивных учреждений. При этом в отношении программного обеспечения говорится с несколько большей определенностью — информационные технологии по основным направлениям деятельности государственных архивов должны быть унифицированными в общеотраслевом масштабе. То есть, архивам не обязательно самим заниматься разработкой основных программ. Программы по учету, контролю за обеспечением сохранности документов, созданию научно-справочного аппарата должны предоставляться Росархивом после одобрения экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива» В. А. Лебедев Архивы — школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумовМ.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. — 79с.

История создания архивов

«Первые архивы появились практически одновременно с письменностью. До нас дошли достоверные сведения о существовании княжеских и монастырских архивов в Древней Руси, об архивах в других государствах, находившихся в далеком прошлом на территории нашей страны. Они представляли собой собрания правовых актов, приходно-расходных записей и других документов, хранившихся у их владельцев. Такие собрания высоко ценились, передавались по наследству. Использовались они для доказательства имущественных и других прав и привилегий.

Развитие архивы получили в период формирования и укрепления Русского централизованного государства в XV— XVII вв. Деятельность сложившейся в это время системы приказов (учреждений), занимавшихся конкретными вопросами управления страной, требовала определенной систематизации документов, создания описей к ним. Это способствовало накоплению практических навыков по организации хранения документов" В. А. Лебедев Архивы — школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов — М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. — 79с.

«Большое значение для развития отечественного архивного дела имели реформы Петра I. Одним из результатов их явилось оформление архивов в структурные подразделения центральных и местных государственных учреждений, введение должности архивариуса. Тогда же вошел в употребление и термин „архив“. Архивные документы использовали не только в целях государственного управления или охраны привилегий правящего сословия, но и в интересах развития исторической науки. Началась публикация документов» В. А. Лебедев Архивы — школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов — М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. — 79с.

«В XIX—начале XX вв. архивные документы стали неотъемлемой частью государственного управления и национальной культуры. В это время были созданы фундаментальные научные труды по истории России, продолжалась публикация документов. Появились первые отечественные труды по теории и практике архивного дела, однако ведомственная разобщенность архивов препятствовала дальнейшей работе в этом направлении.

Коренная перестройка архивного дела в нашей стране стала возможной только после Великой Октябрьской социалистической революции. 1 июня 1918 года В. И. Ленин подписал декрет Совета Народных Комиссаров «О реорганизации и централизации архивного дела в Российской Социалистической Федеративной Советской Республике». В декрете СНК были определены основные принципы архивного строительства в нашей стране: национализация архивов, создание единого государственного архивного фонда, организация использования архивных документов в интересах народа.

Важнейшими из действующих в настоящее время документов, определяющими состав Государственного архивного фонда СССР, принципы его организации и хранения, сеть государственных архивов, порядок использования архивных документов это «Положение о Государственном архивном фонде СССР» и «Положение о Главном архивном управлении», утвержденные Советским правительством 4 апреля 1980 года" В. А. Лебедев Архивы — школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумовМ.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. — 79с.

«Государственный архивный фонд СССР представляет собой совокупность документов, имеющих научное, политическое, народнохозяйственное, социально-культурное и историческое значение, принадлежащих Советскому государству независимо от их ведомственной принадлежности, времени происхождения, техники и способа воспроизведения информации. Это колоссальный по своему объему информационный массив, в состав которого входят следующие группы документов:

· документы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших ранее на территории СССР. А также высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража и прокуратуры. В него входили управления и штабы всех степеней воинских частей, учебных заведений и других учреждений армии и флота, пограничных и внутренних войск организаций и предприятий всех отраслей экономики, науки и культуры, профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций, учреждений религиозных культов (за период, предшествовавший отделению церкви от государства);

· документы отечественных учреждений и предприятий, находящихся или находившихся ранее за границей" В. А. Лебедев Архивы — школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумовМ.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. — 79с.

Таким образом, актуальность работы заключаются в анализе усовершенствования и развития автоматизированных информационных технологий государственного архива и их применение внутри архива.

Материал исследования — обзор общих сведений о Государственном архиве Тульской области и исследование в области внедрения и разработки автоматизированных технологий в государственном архиве.

Цель курсовой работы:

1. Рассмотреть историю создания Государственного архива Тульской области;

2. Описать нормативную базу ГАТО;

3. Создать структуру ГАТО и рассмотреть каждое подразделение в отдельном контексте;

4. Осуществить обзор сайта Государственного казенного учреждения «Государственного архива Тульской области»;

5. Использовать научно-справочный аппарат государственного архива и найти применение его в информационной сфере.

Задача исследования — провести анализ в области внедрения и распространения автоматизированных технологий на примере Государственного архива Тульской области.

Источниковедческую базу составляют Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002); Закон «об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 года № 5341−1

Структура работы: курсовая работа состоит из содержания, введения, двух глав, заключения, списка литературы.

архив информационный сайт

1. Государственное казенное учреждение «Государственный архив Тульской области»

1.1 История создания Государственного архива

«В соответствии с декретом «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» от 01 июня 1918 года, в Тульской губернии был создан первый государственный орган управления архивным делом — тульская губернская коллегия по делам музейно-архивного и библиотечного фонда при Тульском губернском отделе народного образования. 7 июня 1919 года было создано губернское архивное управление (губархив).

С ликвидацией 12 июня 1929 г. Тульской губернии и образованием Тульского округа в составе Московской области руководство архивным делом в крае перешло к окружному архивному бюро. Спустя год Тульский округ был ликвидирован, постановлением Центрального архивного управления РСФСР от 15 июля 1930 г. в г. Туле учреждалось постоянное отделение Московского областного архивного бюро, переименованного год спустя в управление"

«После образования Тульской области в сентябре 1937 г. руководство архивным делом возлагалось на Тульское областное архивное управление с самостоятельным бюджетом. В состав управления входили исторический архив Тульской области и Архив Октябрьской революции тульской области в г. Туле, а также Калужский архив Тульской области. В соответствии с постановлением СНК СССР № 723 от 29 марта 1941 г. вместо трех архивов создавался Государственный архив Тульской области (далее — ГАТО) с филиалом в г. Калуге».

«В связи с осадой г. Тулы немецко-фашистскими войсками осенью 1941 г. документы госархива объемом 34 860 дел, отдел секретных документов и картотека «контрреволюционных элементов» были отправлены в эвакуацию в г. Павлодар (Казахстан). В период осады было утрачено около 90 тыс. дел, в эвакуации — 854 дела и повреждено около 7 тыс. дел.

В 1956 г. одновременно с реорганизацией управления МВД РСФСР по Тульской области в УВД Тульского облисполкома архивные отделы вновь перешли в ведение местной исполнительной власти. После создания в июле 1961 г. Главного архивного управления при Совете Министров СССР местные архивные органы власти передавались непосредственно облисполкомам. Решением Тулоблисполкома № 3−109 от 6 февраля 1962 г. был образован архивный отдел Тулоблисполкома. Государственный архив Тульской области является научным учреждением, имеющим уникальное культурное значение. В нем сконцентрированы архивные документы, отражающие экономическое, политическое и культурное развитие Тульской области с XVI в. до наших дней".

«Центр Документации по личному составу Тульской области (далее — ЦДЛС) — государственное архивное учреждение, образованное с целью формирования и сохранения документов по личному составу для зашиты пенсионного права граждан и права на информацию о самих себе. 1ДДЛС был учрежден в соответствии с постановлением Губернатора Тульской области от 22. 12. 1998 г. „О передаче объединенного ведомственного архива департамента по АПК и продовольствию в ведение Архивного отдела Администрации Тульской области и образовании на его базе Центра документации по личному составу Тульской области“, в свое время имел права юридического лица и подчинялся Архивному отделу Администрации Тульской области».

«Центр новейшей истории Тульской области был создан на базе партийного архива Тульского обкома КПСС и на основании решения Тульского облисполкома № 16−380 от 30.09.91 года, а также в соответствии с Указом Президента РФ № 83 от 24.08.91 года «О партийных архивах». Партийный архив Тульского обкома КПСС был преобразован в Государственный архив общественно-политических организаций Тульской области (ГА ОПОТО), который в дальнейшем по постановлению главы администрации Тульской области № 490 от 03.07.95 г. получил название — Центр новейшей истории Тульской области (ЦНИТО).

Становление Центра новейшей истории Тульской области прошло длительный и сложный этап развития. 1 июня 1918 г. совнаркомом издается декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». В 1920;ом году вышло постановление Совнаркома «Об учреждении Комиссии для собирания и изучения материалов по истории Российской Коммунистической партии (историко-партийный)». На местах стали создавать свои историко-партийные отделы. В апреле 1923 г. ЦК партии принял «Положение об историко-партийном отделе ЦК РКП (б)», который стал руководить местными ист. партами, собиравшими документы партийного профиля" Вовкотруб О. В. Архивоведение: консп. лекций. Ч.1./О.В. Вовкотруб, Л. Р. Фионова. — П.: Издат-во Пенз.гос. ун-та, 2007. 104с.-библиогр.:с.94−98.

«Тульский губернский историко-партийный отдел начал свою деятельность с 1 декабря 1922 года. Первые годы секретарем, заведующим губернским историческим партом работал Н. М. Добротвор, выпускник Тульского реального училища, журналист, впоследствии доктор исторических наук. Ист. парт был сохранен на территории Тульского округа и в 1929;1930 гг. С августа 1930 г. по сентябрь 1937 г. Тульская область не существовала и вся партийная документация сдавалась в партийный архив МК и МГК ВКП (б).

Выполняя указания ЦК ВКП (б), Тульский обком ВКП (б) в июле 1939 года сосредоточил хранение всех архивных материалов, находившихся в Тульском обкоме, районных и городских комитетах, парткомах, партийных школах, курсах, а также в Московском областном партийном архиве в одном месте. Первые поступления документов из Москвы были в декабре 1940 года. Перед началом Великой Отечественной войны в архиве хранилось 43,4 тыс. ед. хранения. В годы войны партийный архив был эвакуирован в Западно-Казахстанскую область Казахской ССР, возвращен в августе 1944 года.

Первоначально архив размещался в подвальных помещениях Тульского обкома партии и Дома политпросвещения.

В 1974 году партийный архив переехал в специально построенное по типовому проекту семиэтажное здание, где находится и в настоящее время. Архив имеет 5 архивохранилищ, в которых созданы необходимые условия для хранения документов: кондиционирование воздуха, поддержание оптимального температурно-влажностного режима, установка охранной и пожарной сигнализации" Вовкотруб О. В. Архивоведение: консп. лекций. Ч.1./О.В. Вовкотруб, Л. Р. Фионова. — П.: Издат-во Пенз.гос. ун-та, 2007. 104с.-библиогр.:с.94−98.

Таким образом, в истории Государственного архива Тульской области говорится о создании архива в последовательности от губернского архивного управления к окружному архивному бюро, затем появилось Тульское областное архивное управление. В состав архивного управления входили исторический архив Тульской области и Архив Октябрьской революции тульской области в г. Туле, а также Калужский архив Тульской области. Центр Документации по личному составу Тульской области — государственное архивное учреждение, образованное с целью формирования и сохранения документов по личному составу, для зашиты пенсионного права граждан и права на информацию о самих себе.

1.2 Нормативная база Государственного архива

«Государственные архивы — это федеральные государственные учреждения, создаваемые Правительством РФ и являющихся основным звеном системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда РФ они:

· осуществляют учет архивных документов,

· обеспечивают их сохранность, комплектованием документов государственных организаций и передачей им документов негосударственных организаций и физических лиц;

· создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и внедряют информационные технологии;

· обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами,

· осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации" Пухальская Ю. В. Архивы Тульской области /В. Пухальская, Е. А. Кондырева, Г. А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие — Тула.: ТГПУ, 2011.

«Формируя, храня архивные документы и организуя их использование, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав и защищаются законом» Пухальская Ю. В. Архивы Тульской области /В. Пухальская, Е. А. Кондырева, Г. А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие — Тула.: ТГПУ, 2011.

Таким образом, следует отметить, что Государственные архивы — это федеральные государственные учреждения, создаваемые Правительством РФ и являющихся основным звеном системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда РФ которые выполняют ряд функций: а именно осуществляют учет документов, обеспечивают их сохранность, создают и совершенствуют научно-справочный аппарат и внедряют информационные технологии.

1.3 Структура Государственного архива (отделы, фонды)

Отделы государственного архива тульской области

В настоящее время ГАТО состоит из 11 отделов.

Отдел информатизации архивных технологий

«Этот отдел организован в 1991 году и в настоящее время состоит из 7 человек.

Основная задача отдела:

ь разработка основных направлений и анализа работы архива по созданию и развитию информационно-поисковых систем;

ь подготовка предложений по ее совершенствованию;

ь организация и проведение работ по созданию и развитию информационно-поисковых систем;

ь внедрение и использование автоматизированных архивных технологий;

ь создание Баз данных (БД) научно-информационного характера;

ь изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области создания информационно-поисковых систем и использования автоматизированных архивных технологий, внедрение их в практику работы отдела, архива и его филиалов.

Сотрудники отдела выполняют следующие виды работ:

· создание, ведение и учет БД;

· разработка методических рекомендаций и инструкций пользователей к БД;

· ввод и корректировка введенной информации в БД с первоисточников;

· обучение и консультирование сотрудников ГАУ ТО «Государственных архив» и других архивных организаций по вопросам создания и ведения БД;

· анализ программных продуктов сторонних организаций в сфере архивных технологий".

История отдела

«На момент образования отдела информатизации (1991г.) в РФ не существовало ясной фундаментальной концепции создания, отбора, оценки, хранения и доступа к электронным документам архива. Поэтому вполне логичным явилось применение к электронным документам основных положенийтрадиционнойархивнойтеории.

На первом этапе информатизации в государственном архиве использовался прикладной пакет ISIS, специально разработанный для хранения и поиска информации специалистами Организации объединенных наций. Данный пакет универсален и доступен широкому пользователю. За десятилетие работы не давал программных сбоев и впоследствии был успешно адаптирован к машинам нового поколения. На основе пакета ISIS отделом автоматизации было создано 4 базы данных: Систематические каталоги советского и досоветского периодов — 197 039 карточек; указатели к листам фондов советского и досоветского периодов — 5827 карточек.

В 1999 году в связи с глобальным скачком развития вычислительной техники и появлением ПЭВМ нового поколения Государственным архивом начали приобретаться машины класса PEMTIUM, что было вызвано необходимостью реализации нового класса задач, стоящих перед архивом. В данный период появилась возможность использования стандартных СУРДБД, а именно таких как: Microsoft Access, Microsoft Excel, Visual FoxPro. Эти системы дали новый толчок для создания современных Баз Данных.

После появления в 2003 году в ГАТО устройств, для записи компакт-дисков, было положено начало сохранению электронных ресурсов на лазерных дисках, которые пришли на смену применявшимся прежде магнитным дискам (дискетам)".

«Так в период с 1999 г. по 2010 г. отделом информатизации разработано 53 базы данных, охватывающих все направления деятельности архива. Из них учетных — 10; учетно-статистических — 2; тематических — 41, что составило 846 387 записей — 1170,71 Мб.

В целях защиты электронных документов ГАТО от утрат, они централизованно учитываются и копируются ведущим специалистом отдела информатизации. Учет и описание тематических и учетных баз данных ведется в рамках мета-базы. Хранятся электронные документы и базы данных у главного хранителя (оригиналранятся электронные документы и базы данных у главного хранителя ()ета-базы. орматизации. ронных ресурсов на лазерных дисках, к) и в отделе информатизации архивных технологий (резервная копия).

В настоящее время приоритетными направлениями работы отдела является программа развития системы автоматизированного НСА на 2007;2011 годы; переход ГАТО в систему автоматизации государственного учета документов Архивного фонда РФ «Архивный фонд» версия 4.0; учет движения документов архива".

Отдел документов по личному составу

«Этот отдел создан 1 сентября 2009 года в связи с созданием ГАУ ТО «Государственный архив» и в соответствии с его Уставом, утвержденным приказом Комитета Тульской области по делам архивов от 21 июля 2009 г. № 28. Предшественниками отдела были: Объединенный междуведомственный архив сельского хозяйства (сентябрь 1980 г. — декабрь 1998 г.), Центр документации по личному составу Тульской области (декабрь 1998 г. — август 2009 г.).

Начальник этого отдела имеет право подписи на сопроводительных письмах, ответах об отсутствии документов, архивных справках, копиях, выписках по обращениям, подготовленным в соответствии с п. 1.2. «Временного положение о порядке приема обращений физических и юридических лиц», утвержденного приказом ГАУ ТО «Государственный архив» от 2 сентября 2009 г. № 1.

Все обращения, поступающие в адрес государственного архива, распределяются на три основных потока в зависимости от мест хранения архивных документов, содержания обращения и организации использования документов. Обращения о трудовой деятельности граждан, включая обращения о заработной плате и стаже работы, награждениях ведомственными и правительственными наградами, переименовании предприятий (организаций), обучении и т. п. подлежат регистрации вторым потоком соответствующими службами в здании государственного архива.

Отдел осуществляет методическое обеспечение работ по вопросам обеспечения сохранности, учету, научно-технической обработки и использованию документов по личному составу.

Основными задачами отдела являются обеспечение сохранности и государственный учёт документов по личному составу и информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, учреждений Пенсионного фонда и социальной защиты населения, органов местного самоуправления, других учреждений с целью защиты конституционных прав и законных интересов граждан, публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных".

«Порядок обращений:

Ш Личный приём;

Ш Почта;

Ш Электронная почта;

Ш Устный запрос.

По цели запросы подразделяются на:

Ш восстановление трудовой книжки;

Ш назначение пенсии;

Ш перерасчет пенсии;

Ш получение гражданства;

Ш судебная защита.

Запросы по предмету подразделяются:

Ш донорство;

Ш заработной плате;

Ш об истории предприятия;

Ш льготный стаж;

Ш награждение;

Ш несчастный случай;

Ш обучение;

Ш правоустанавливающие документы;

Ш стаж работы;

Ш статус предприятия;

Ш условия труда;

Ш ЧАЭС".

«Отдел документов по личному составу на запросы граждан, органов государственной власти, учреждений Пенсионного фонда и социальной защиты населения, органов местного самоуправления и других учреждений выдает архивные справки, архивные выписки, архивные копии документов, ответы об отсутствии документов в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном фонде в Российской Федерации» и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 18. 01.2007г. № 19.

Запросы о трудовых отношениях выполняются бесплатно.

Срок исполнения социально-правовых запросов 30 календарных дней, запросов по потере кормильца — 10 календарных дней, запросов суда — 5 календарных дней. Ответы на запросы выдаются заявителям при предъявлении паспорта и иного документа, подтверждающего личность, или отправляются почтой".

Отдел использования документов ГАУ ТО «Государственный архив»

«Структура отдела:

v сектор информации и приема граждан (стол справок),

v читальный зал № 1;

v читальный зал № 2.

Отдел состоит из 14 человек.

Сотрудники специализируются по разным направлениям:

v история учреждений;

v административно-территориальное деление Тульской области;

v генеалогические запросы;

v заключение и оформление договоров с юридическими лицами;

v запросы о репрессированных гражданах;

v история тульских храмов;

v запросы биографического характера;

v имущественные запросы.

Специализация сотрудников сектора:

· исполнение запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение;

· получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы;

· в участии в партизанском движении;

· в награждении государственными и ведомственными наградами, присвоение почетных званий;

· в получении образования;

· о пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны".

«Отдел использования документов организует и проводит работу:

· по информационному обеспечению пользователей и пропаганде документов архива;

· исполняет запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан РФ, зарубежных организаций и граждан по документам архива и фонду научно-справочной библиотеки;

· выдает в установленном порядке заверенные копии и выписки из документов, архивные справки;

· осуществляет прием, рассмотрение обращений граждан и юридических лиц;

· организует документальные выставки;

· готовит тематические перечни и обзоры архивных документов;

· проводит экскурсии;

· выполняет договорные работы;

· оказывает платные услуги учреждениям, организациям и гражданам;

· готовит проекты договоров на использование архивных документов".

Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства

«Отдел состоит из 7 человек. Отдел ведет работу с современными организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы их собственности. Отдел решает вопросы комплектования Архивного фонда Тульской области документами учреждений и организаций в соответствии со списком источников комплектования.

Сотрудники отдела владеют не только специальными, архивными знаниями и технологиями, но и разбираются в проблемах:

o экспертизы ценности документов и документационного обеспечения управления;

o юридических вопросов, связанных с передачей прав собственности на документы и вопросах обеспечения социальных прав граждан;

o имеющих навыки работы с любыми видами носителей информации.

От уровня профессионализма сотрудников отдела зависит, какой комплекс документов поступит в областной архив на государственное (вечное) хранение и какую информацию о жизни Тульской области мы оставим нашим потомкам.

Всего на государственный архивный учёт поставлено более 230 организаций (это органы власти, прокуратуры и юстиции; медицинские, учебные и культурные учреждения; промышленные предприятия и т. д.). Именно их документы представляют наибольший интерес, как с исторической, так и с практической точек зрения.

Таким образом, отдел ведомственных архивов — это своеобразный мостик из настоящего в будущее, который обеспечивает так необходимую всем нам преемственность поколений" Пухальская Ю. В. Архивы Тульской области /В.Пухальская, Е. А. Кондырева, Г. А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие — Тула: ТГПУ, 2011.

«Основные задачи отдела:

§ Разработка основных направлений и анализ работы по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий подготовка предложений по ее совершенствованию;

§ Организация и проведение работы по комплектованию архива документами;

§ Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений;

§ Изучение передового отечественного и зарубежного опыта по вопросам комплектования архива, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, внедрение его в практику работы отдела, архива и его филиалов".

Отдел централизованного учета

«ОЦУ документов создан 1 февраля 2010 года в результате объединения трех архивных учреждений (ГАТО, ЦНИТО и ЦДЛС) и является структурным подразделением ГАУ ТО «Государственный архив». Отдел состоит из 3 человек.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

1. Осуществляет в соответствии с правилами работы и другими нормативными документами сводный (по архиву) государственный учет документов, принятых на постоянное хранение, и документов по личному составу, в том числе в ПК «Архивный фонд»;

2. Составляет сведения о составе и объеме фондов архива для фондового каталога вышестоящего архивного органа, в том числе в электронном формате;

3. Совместно с отделами осуществляет государственный учет документов по архивохранилищам, в том числе специальный учет различных категорий документов, осуществляемый в соответствии с указаниями вышестоящих архивных органов;

4. осуществляет документирование приема на хранение новых поступлений;

5. рассматривает вопросы фондирования документов архива и документов, подлежащих приему на хранение;

6. проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты в установленном порядке;

7. Обеспечивает сохранность учетных документов, архивных справочников, программных комплексов, баз данных";

8. «Осуществляет выдачу документов и копий фонда пользования из архивохранилищ учреждениям, организациям и предприятиям во временное пользование, контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременным возвращением в архивохранилища;

9. Оказывает научно-методическую и практическую помощь государственным, районным и городским архивам, при необходимости негосударственным архивам по профильным отделу направлениям.

Перечни фондов, имеющихся на хранении можно найти во всевозможных справочниках, путеводителях и других публикациях архива.

После слияния ЦНИТО, ГАТО и ЦДЛС, во избежание повторяемости номеров фондов, которые были в каждом из трёх учреждений, каждому из фондов были присвоены соответствующие буквенные обозначения. Номера архивных фондов периода до 1917 г., включенных в состав архивных фондов ГАУ ТО «Государственный архив», остаются без изменений.

Номера архивных фондов периода после 1917 г., включенных в состав архивных фондов ГАУ ТО «Государственный архив», должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т. д.).

Номера архивных фондов ликвидированного центра новейшей истории Тульской области (ЦНИТО), включенных в состав архивных фондов ГАУ ТО «Государственный архив», должны иметь индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т. д.)".

«Номера архивных фондов ликвидированного центра документации по личному составу Тульской области (ЦДЛС ТО), включенных в состав архивных фондов ГАУ ТО «Государственный архив» должны иметь индекс «Л», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Л-1, Л-2 и т. д.).

В номерах архивных фондов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному ранее комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности".

Отдел обеспечения сохранности документов дореволюционного периода.

«Отдел образован 1 февраля 2010 года.

Он выполняет работы по обеспечению сохранности документов дореволюционного периода, а именно:

1) организует обособленное хранение документов на различных носителях, сейфовое хранение уникальных документов, рациональное размещение, топографирование и картонирование документов;

2) осуществляет контроль за температурно-влажностным режимом архивохранилищ;

3) проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных дел;

4) оценку физического состояния документов, выявление и учет документов, имеющих механические, физико-химические или биологические повреждения и другие дефекты, разработку мер по их устранению и контроль выполнения";

5) «контроль технического состояния документов на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования опечатывание коробок с документами, прошедшими страховое копирование и имеющими фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния;

6) шифровку единиц хранения, нумерацию и проверку нумерации листов, оформление обложек, ярлыков, подшивку документов и другие работы;

7) обеспыливание архивохранилищ;

8) организует выдачу документов и копий фонда пользования из архивохранилищ в установленном порядке работникам архива, в читальный зал;

9) осуществляет контроль за обеспечением сохранности документов в процессе работы с ними, их своевременным возвращением в архивохранилища;

10) осуществляет ведение вспомогательных учетных документов;

11) составляет паспорт архивохранилищ;

12) готовит сведения для включения в систему государственного учета документов".

Отдел микрофильмирования, реставрации и консервации документов

«Отдел создан в 2010 году.

Задачами отдела является проведение комплекса работ с целью обеспечения физико-химической сохранности документов, а именно:

реставрация;

переплет;

подшив;

микрофильмирование;

сканирование;

ксерокопирование.

Специалистами архива проводится ручная реставрация архивных документов. Это тонкая и кропотливая работа. В отделе

работают квалифицированные опытные реставраторы и переплетчики. Реставрация документов на бумажной основе начинается с очистки листов от пыли и проверки текста на текучесть, так как удаление загрязнения с документа производят влажной марлей или широкой мягкой кистью. Если на документах обнаружен грибок, то проводится дезинфекцию. Весь реставрационный процесс проводится на специальном столе с подсветкой, чтобы были хорошо видны все изъяны документов. Разрывы листов заделывают специальной бумагой на основе целлюлозы. Она наклеивается на документ с помощью специально приготовленного клея (клей варят специалисты архива). Разрушающиеся тонкие листы укрепляются с помощью реставрационной бумаги, в случае сильного разрушения, потери механической прочности документ укрепляют способом дублирования на конденсаторную или микалентную (состоит из волокон натурального хлопка соединенных крахмалом) бумагу. После проведенных работ документы просушиваются, прессуются (для выравнивания) и переплетаются".

«Так же одним из основных направлений работы отдела является — создание страхового фонда и фонда пользования, путем микрофильмирования и сканирования фотодокументов.

Современная копировальная и компьютерная техника позволяет изготовить высококачественные копии архивных документов, как для нужд архива, так и по заказам организаций и частных лиц. Специалисты отдела изготавливают коробки для архивных документов, отвечающие современным требованиям для хранения архивных дел постоянного срока хранения

Сотрудники отдела регулярно занимаются инициативным документированием, проводя фотои видеосъемку общественно-значимых мероприятий: конференций, круглых столов, презентаций, встреч".

Отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени

«Отдел создан 1 февраля 2010 г.

Основные задачи отдела:

· организационно-методическое обеспечение работ по хранению архивных фондов;

· обеспечение сохранности архивных фондов и документов;

· контроль за физическим состоянием документов.

Основной массив документов советского и постсоветского периодов:

· фонды советских учреждений, организаций и предприятий;

· фонды органов, организаций и учреждений коммунистической партии и комсомола;

· общественных объединений,

· фонды личного происхождения,

· коллекции фотодокументов (ликвидированного ЦНИТО) в отделе обеспечения сохранности документов новейшего времени хранится 4656 фондов, 1 790 997 единиц хранения документов на бумажной основе и 2879 фотодокументов".

Характеристика документов и фондов.

1) «Фонды органов, организаций и учреждений коммунистической партии:

комитеты партии — губернские, уездные, окружные, областные, промышленные, сельские, городские, а также районные комитеты города Тулы и Тульской области, промышленно-производственные и колхозно-совхозные районы города Тулы.

органы партийного контроля — губернские, окружные, Тульские городские контрольные комиссии: политические отделы, политический сектор.

первичные партийные организации — местные органы государственной власти и управления, а также учреждения и предприятия промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта, связи, образования, культуры и искусства, органов юстиции, суда и прокуратуры.

учреждения партии — учебные заведения, историко-партийный отдел губернского комитета, ЦНИТО, издательство и редакция газеты «Коммунар».

чрезвычайный орган партии в годы Великой Отечественной войны — Тульский городской комитет обороны" Пухальская Ю. В. Архивы Тульской области /В.Пухальская, Е. А. Кондырева, Г. А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие — Тула.: ТГПУ, 2011.

2) «Фонды органов, организаций и учреждений комсомола:

комитеты комсомола — губернские, уездные, окружные, областные, промышленные, сельские, городские, районные комитеты г. Тулы и Тульской области и сельско-хозяйственные организации.

первичные комсомольские организации — предприятия промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта, торговли, здравоохранения, образования.

учреждения комсомола — редакция газеты «Молодой коммунар».

В этих фондах находятся:

· протоколы;

· стенограммы партийных и комсомольских съездов, конференций, пленумов, собраний, совещаний, заседаний президиума, бюро секретариата, комиссий и материалы к ним;

· приказы, инструкции, положения;

· планы, отчеты, докладные записки, справки, сведения, сводки, информации;

· переписка о работе по выполнению решений вышестоящих организаций;

· переписка с партийными, комсомольскими, советскими, профсоюзными, хозяйственными, военными и другими организациями по различным текущим вопросам;

· справки, статистические отчеты, сведения о составе организаций; заявления, анкеты, списки, характеристики, личные листки по учету кадров";

· «финансово-хозяйственные отчеты, сметы, штаты;

· личные и персональные дела;

· дела по приему в члены КПСС, ВЛКСМ;

· воспоминания ветеранов партии, комсомола, войны и труда;

· лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты;

· книги учета и выдачи партийных документов;

· карточки первичных партийных организаций.

3) Фонды общественно-политических объединений, организаций, движений, партий.

В фондах хранятся:

· уставные документы, регистрационные, агитационные материалы;

· приказы, положения;

· протоколы конференций, собраний, заседаний;

· планы и отчеты о работе;

· программные заявления, обращения;

· печатные издания;

· переписка, списки;

· бухгалтерская документация;

· финансовые документы.

4) Личные фонды.

В фондах хранятся:

· удостоверения, почетные грамоты, дипломы;

· автобиографии, характеристики;

· рукописи очерков и статей, планы докладов;

· переписка, печатные издания, фотографии".

5) «Коллекции:

§ фотодокументов.

В фонде отложились фотоснимки активных участников революционных событий 1901 — 1917 годов, гражданской и Великой Отечественной войн, Героев Советского Союза и Социалистического труда, полных кавалеров ордена Славы, делегатов съездов партии и комсомола, почетных гостей г. Тулы.

§ документов партизанского движения.

В фонде хранятся директивные указания, справки У НКВД по Тульской области о подготовке истребительных батальонов, формировании партизанских отрядов и групп; разведочные сводки УНКВД по Тульской области о ходе боевых операций; сведения о грабежах и насилии, чинимых немецко-фашистскими войсками; документы о деятельности партизанских отрядов,

списки личного состава, тексты партизанских клятв; представления партизан к правительственным наградам.

§ документов личного происхождения.

В фонде находятся:

· личные документы ветеранов партии, автобиографии, воспоминания,

· стенограммы выступлений;

· переписка с ветеранами войны, партии, организациями;

· наградные листы;

· автобиографии Героев Советского Союза, уроженцев г. Тулы и области, партизан.

§ агитационных документов по выборам.

В фонде отложились:

· программные документы партий, блоков, объединений;

· агитационные листки, плакаты, буклеты;

· информационные бюллетени, обращения, списки;

· печатные материалы".

Фонды Государственного архивного учреждения Тульской области «Государственный архив»

«Учитывая, что при реорганизации архивных учреждений Тульской области названия, количество, состав и место хранения фондов не изменились, целесообразно для удобства восприятия также рассматривать данный вопрос в контексте формального разделения архивохранилищ на основе ранее действующих государственных архивов».

Фонды бывшего Государственного архива Тульской области (ГАТО)

«Органы местной государственной власти представлены фондами провинциальной канцелярии, воеводских канцелярий, наместнического правления, канцелярии губернатора, губернского правления, губернского присутствия, губернского по крестьянским делам присутствия, уездных мировых съездов посредников, мировых посредников, уездных по крестьянским делам присутствий, губернского по городским делам присутствия, уездных съездов, земских участковых начальников, волостных правлений, Комиссий о выборах в Государственную Думу и др».

«Местные органы власти и управления Временного правительства представлены фондами губернского и уездных комиссаров, уездными и волостными исполнительными комитетами, губернскими и уездными земельными комитетами, продовольственными комитетами и управами, комиссара министерства труда, районным комитетом по кожевенным делам.

По советскому периоду фонды:

ь военно-революционных комитетов;

ь совета солдатских депутатов Тульского гарнизона;

ь уездных исполкомов;

ь организационного комитета Президиума Верховного Совета РСФСР по Тульской области;

ь комбедов, отделов управления уездных исполкомов;

ь областной комиссии по оказанию содействия в работе;

ь чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников, и причиненного ими ущерба".

«Органы суда и прокуратуры дореформенного периода представлены фондами:

Ш городовых судов;

Ш Тульской палаты уголовного суда;

Ш Тульской палаты гражданского суда;

Ш губернского прокурора;

Ш Тульской палаты суда и расправы;

Ш верхнего земского суда;

Ш верхней расправы;

Ш совестного суда;

Ш губернских и городовых магистратов и ратушей;

Ш словесных судов;

Ш уездных судов;

Ш уездных стряпчих;

Ш нижних расправ.

Органы суда и прокуратуры пореформенного периода представлены фондами:

v Тульского окружного суда;

v прокурора;

v судебных следователей;

v съездов мировых судей;

v мировых судей;

v уездных членов окружного суда;

v городских судей;

v волостных судов;

v судебных приставов;

v присяжного поверенного".

«Нотариальные учреждения представлены фондами маклеров, нотариального архива Тульского окружного суда, нотариусов.

Органы полиции представлены фондами Тульской управы благочиния, городского полицейского управления, сыскного отделения, земских судов, городских полиций, уездных полицейских управлений, становых и городских приставов.

Тюремные учреждения представлены фондами губернской тюремной инспекции, губернской и уездных тюрем, конвойной команды, арестантского исправительного отделения и земского арестного дома".

«Воинские учреждения представлены фондами:

o губернского и уездных рекрутских присутствий;

o белевского рекрутского старосты;

o губернского и уездных по воинской повинности присутствий;

o тульского уездного комитета по представлению отсрочек военнообязанным;

o управлениями губернского и уездных воинских начальников, начальника тульского гарнизона;

o губернским комитетом государственного ополчения;

o дружин тульского государственного подвижного ополчения;

o инженерной дистанции;

o квартирными комиссиями;

o тульского местного военного лазарета.

Финансово-налоговые учреждения представлены фондами тульской казенной палаты, губернского и уездных казначейств, губернского распорядительного комитета, контрольной палаты, комиссии оценки недвижимого имущества г. Тулы, губернского и городских по квартирному налогу присутствий, уездных по военному налогу присутствий, винных и соляных приставов".

«Кредитные учреждения представлены фондами:

· тульского отделения государственного банка и инспекцией мелкого кредита;

· тульским отделением государственного дворянского земельного банка;

· тульским отделением крестьянского поземельного банка, другими банками и конкурсными управлениями банками;

· государственных и ссудо-сберегательных касс;

· тульского русского общества взаимного кредита;

· тульского мещанского общества взаимного кредита;

· страховых обществ;

· губернской дворянской кассы взаимопомощи и др" Пухальская Ю. В. Архивы Тульской области /В. Пухальская, Е. А. Кондырева, Г. А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие — Тула.: ТГПУ, 2011.

«Органы управления промышленностью и учреждений фабричнозаводского надзора представлены фондами губернского комитета по топливу, губернским по фабричным и горнозаводским делам присутствием, присутствием по делам страхования рабочих, старшим фабричным инспектором.

Промышленные, коммунальные предприятия и торговые заведения представлены фондами Тульского оружейного завода, управлением акционерных обществ тульских меднопрокатных и патронных заводов, чугуноплавильных заводов, доменных печей, каменноугольных копей, конторой Тульского сахарорафинадного и др. заводов, тульской городской электрической станции, городского водопровода, торговых домов.

Учреждения строительства и общественных работ представлены фондами тульских губернских и уездных строительных и дорожных комиссий, комитета по устройству г. Тулы, уполномоченного по общественным работам Тульской губернии.

Учреждения сельского и лесного хозяйства представлены фондами ветеринарного отделения губернского правления, Тульской заводской конюшни, организаций потребительской кооперации сельского хозяйства и мелкого кредита, уездных винных складов, губернских и уездных лесничеств, комитетом земледелия" Пухальская Ю. В. Архивы Тульской области /В. Пухальская, Е. А. Кондырева, Г. А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие — Тула.: ТГПУ, 2011.

«Продовольственные учреждения представлены фондами губернской комиссии народного продовольствия, городскими комитетами продовольствия, уполномоченных министерства земледелия по заготовке продовольствия для армии.

Органы и учреждения народного просвещения представлены фондами дирекций училищ и народных училищ, уездными училищными советами, инспекторов народных училищ.

Учебные заведения представлены фондами учительского института, коммерческого училища, технического железнодорожного училища, реального училища, художественно-ремесленной учебной мастерской, мужских и женских гимназий и прогимназий, Тульской учительской женской семинарии, высших начальных училищ и др.