Горячие клавиши при работе с электронной таблицей Excel

Tab — на 1 экран вправо.

Shift+Tab — на 1 экран влево.

Ctrl+Home — в начало таблицы.

Ctrl+End — в конец таблицы.

End — в последний используемый столбец.

Home — в первый используемый столбец.

CTRL + - в 1 ячейку текущего столбца.

CTRL + - в 1 ячейку текущей строки.

Ctrl + PgDn — на следующий рабочий лист.

Ctrl + PgUp — на предыдущий рабочий лист.

PAGE DOWN — На один экран вниз.

PAGE UP — На один экран вверх.

ALT+PAGE DOWN — На один экран вправо.

ALT+PAGE UP — На один экран влево.

CTRL+PAGE DOWN — На следующий лист книги.

CTRL+PAGE UP — На предыдущий лист книги.

CTRL+F6 или CTRL+TAB — В следующую книгу или окно.

CTRL+SHIFT+F6 или CTRL+SHIFT+TAB — В предыдущую книгу или окно.

Печать документов

Для вывода на печать документа Excel необходимо сначала задать область печати.

Задание на листе области печати Способ 1.

• 1. В меню — Вид — выберите команду — Разметка страницы -.
• 2 Выберите нужную область.
• 3. Щелкните правой кнопкой мыши одну из выделенных ячеек и в контекстном меню выберите — Установить область печати -.

Совет: В режиме разметки страниц возможно добавление ячеек в область печати. Выделите нужные ячейки, щелкните правой кнопкой мыши одну из них и в контекстном меню выберите Добавить к области печати.

Способ 2.

Выделить блоком область для печати на текущем листе.

Активизировать пункт — Файл-, команду — Область печати;

Выбрать команду — Задать;

После выполнения процедуры задания области печати можно выводить документ на печать. Для этого активизируйте пункт — Файл-, команду — ПечатьДиалоговое окно, которое при этом появляется зависит от типа печатающего устройства.

Перед выводом на печать документа рекомендуется выполнить процедуру — Предварительный просмотр;

Форматы данных.

Excel позволяет форматировать вводимые числа и текст, а также применять различные числовые форматы, выравнивать текст в ячейках, выводить на экран рамки таблицы, изменять цвет заливки выделенных ячеек.

Вкладка Число Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий (или Дата). Можно изменить формат представления информации. Для этого необходимо:

выделить необходимый диапазон ячеек мышкой;

открыть меню Формат > Ячейки;

в диалоговом окне Формат ячеек открыть вкладку Число;

Числа в Excel отображаются в таких категориях форматов:

Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный.

Для получения сведений о назначении определенного формата необходимо выделить его в списке форматов и прочитать поясняющий текст.

Вкладка Выравнивание В Excel вводимые данные выравниваются автоматически: тест по левому краю, а числа — по правому. Различают выравнивание по горизонтали, по вертикали и под определенным углом.

В области Отображение можно:

установить опцию переносить по словам (символы, которые не помещаются в ячейку переносятся в следующую строку);

установить автоподбор ширины (размер шрифта автоматически уменьшается, если ширины колонки недостаточно для правильного воспроизведения данных);

объединить ячейки (ячейки выделенного диапазона объединяются в одну ячейку. Аналогичное действие выполняет кнопка на панели инструментов Форматирование Объединить и поместить в центре).

Вкладка шрифт Позволяет применить все элементы форматирования к выделенным ячейкам.

Вкладка Граница Применяется для создания таблиц, бланков или формуляров.

Выделить диапазон будущей таблицы.

Меню Формат > Ячейки > в диалоговом окне Формат ячеек вкладка Граница;

В области Линия выбрать тип и цвет линий;

В области Все выбрать вид применяемых линий — внешние или внутренние;

Область Отдельные позволяет удалить или восстановить отдельные линии и применить линии диагонали. Также можно использовать кнопку на панели инструментов Границы

Вкладка Вид Предусматривает возможность цветового оформления переднего плана и фона.

Условное форматирование В Excel есть возможность форматировать значения с учетом их типа.

Выделить диапазон с данными;

Меню Форма > Условное форматирование;

В поле Условие 1 определить тип условий — значение — если форматирование ячейки зависит от находящегося в ней значения или формула — если форматирование зависит от результата вычисления формулы;

Кнопка Формат… задает элементы форматирования.

Щелчок по кнопке А также приводит к открытию новой панели для указания дополнительных условий.

Работа со стилями В понятие стиля входят:

• ? формат представления чисел,
• ? тип и размер шрифта,
• ? тип выравнивания,
• ? вид рамки,
• ? наличие узора и т. д.

Можно применять определенный стиль, как к выделенной области ячеек, так и к любому рабочему листу книги:

выделить диапазон ячеек;

меню Формат > Стиль;

в диалоговом окне Стиль в поле ввода вводится имя стиля (в этом окне можно просмотреть существующие стили);

нажатие кнопки Изменить выводит окно диалога Формат ячеек, в котором можно задать параметры форматирования будущего стиля;

Добавить добавляет выбранный стиль.

Ввод последовательных рядов данных В Excel разработан механизм ввода рядов данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Создание рядов данных:

І способ. При помощи маркера автозаполнения.

• 1. ввести в ячейку первый член ряда;
• 2. при помощи маркера автозаполнения выделить необходимую часть строки или столбца.

ІІ способ.

• 1. Меню Правка > Заполнить > Прогрессия.
• 2. в диалоговом окне Прогрессия установить параметры ряда данных

Понятие логических функций Логические функции являются неотъемлемым компонентом многих формул при расчётах в электронных таблицах. Они предназначены для тех случаев, когда действия на очередном этапе зависят от выполнения или невыполнения каких-либо условий на предыдущем этапе.

Примерами логических функций являются такие: И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ. Рассмотрение синтаксиса этих функций вынесено на самостоятельное изучение студентами.

А мы с вами обратимся к самой разборчивой функции.

Функция ЕСЛИ. Назначение. Синтаксис.

В простейшем случае, функция — ЕСЛИиспользуется тогда, когда для выполнения дальнейшего шага необходимо выбрать одно из двух возможных действий, одно из двух возможных чисел или математических действий. Другими словами, когда нужно сделать выбор: или-ИЛИ Результат выбора-вычисления помещается в ячейке с записью функции.

Синтаксис: =ЕСЛИ (условие; АргИстина; АргЛожь) В качестве первого аргумента записывается некоторое условие, которое может быть представлено любым логическим выражением, например А2>0, D4<=a2*6, b28, D4+H6=1, L9=" ошибка".

Выполнение данного условия говорит о том, что это условие истинно, его невыполнение говорит о том, что оно ложно.

Можно сказать и так, что задаётся вопрос «А2>0»? и если это действительно так, то ответ будет таким — да, истинно это так.

Если же нет, то ответ прозвучит таким образом «Нет, это ложь!».

Итак, результатом проверки любого условия будет его истинность или ложность. Как же поступить в том и другом случаях?

Вторым аргументом функции есть — АргИстинаЕго значение присваивается текущей ячейке, если проверенное условие истинно. Если условие ложно, т. е. не выполняется, то ячейке присваивается значение — АргЛожь;

В качестве данных двух аргументов могут быть числа, математические выражения и текст.

Все аргументы разделяются точкой с запятой.

Примеры использования функции ЕСЛИ.

Приведём пример. Обратимся к карточке-таблице № 1. Рассмотрим формулу в ячейке А2.

После ввода формулы в ячейку А2 и нажатия Enter произойдёт анализ формулы и реализация функции. Что нам даст проверка условия??? Истинность условия, а следовательно в ячейку А2 будет помещено значение АргИстина, а именно слово «ошибка».

В том случае, если значение ячейки В1 в какой-то момент времени изменится и станет меньшим либо равным числу 50, то условие В1>50 сразу станет ложным и значение ячейки А2 изменится на «верно».

Второй пример использования функции ЕСЛИ показан в ячейке В2. В данном примере условие представлено логическим выражением С1+D1=70, аргументИстина является обычным числом 1, аргументЛожь — числом 0. При реализации данной формулы, ячейке В2 на данный момент времени будет присвоено значение 0, т.к. условие не выполнено, а значит ложно.

Третий пример: формула в ячейке А3. Условие представлено записью С3= «сумма» и оно истинно на данный момент времени. А значит ячейке А3 присваивается значение аргументаИстина, а точнее текст «Подведение итогов». В противном случае данной ячейке будет присвоен аргументЛожь, а именно символ — пробел -.

Для закрепления материала выполним задание по карточке № 1: «Найди ошибку».

Задание: найти ошибку в приведенных примерах записи функции ЕСЛИ, если они там есть Карточка 1.

=если (В1+С1>=10, «ошибка», «верно»).

=если (F2-D1=0; «ошибка»).

=если (С1+D1<=7; c1=2; 0).

Вложенная функция ЕСЛИ.

Достаточно часто на практике возникают случаи, когда необходимо осуществить выбор не из двух, а из трёх или более возможных предлагаемых действий.

Пусть значение переменной Y находится в ячейке А10.

Пусть значение переменной Х записано в ячейке В10, тогда В10=если (А10<2; A10+1; если (A10=2; A10²; A10−1)).

Если у нас было два варианта дальнейших действий, мы использовали одну функцию ЕСЛИ, т. е. мы задавали один вопрос, когда у нас три варианта действий, мы задаём два вопроса и используем дважды функцию ЕСЛИ и т. д.

(Если значение ячейки А10 не меньше двух и не равно двум, значит оно больше двух и задавать подобный вопрос излишне и нелогично.)

Для закрепления материала выполним карточку № 2. Задание: проверить правильность написания формулы.

Картка № 2.

Проверь!

B10=если (A10>2; A10−1; если (A10=2; A10²; A10+1)).

При необходимости можно использовать до 7-ми вложений функции.

Проблемное задание Не лишним будет сказать, что данную функцию используют у нас в техникуме при расчёте стипендии студентам. Условие начисления стипендии вам известны приложение операционный таблица excel.