Разработка информационной системы для автоматизации кадрового учета преподавательского состава МОУ Гимназия № 16 города Керчь

Содержание Введение.

1. Аналитическая часть.

1.1 Описание предметной области.

1.1.1 Характеристики объекта информатизации.

1.1.2 Недостатки существующей модели оформления учетной документации.

1.1.3 Перечень документов.

1.2 Постановка задачи.

1.2.1 Описание входной информации.

1.2.2 Описание выходной информации.

1.3 Список функций, выполняемых ИС.

2. Проектная часть.

2.1 Объекты справочной и учетной информации.

2.2 Требования к нормализации.

2.2.1 Определение связей предметной области.

2.2.2 Матрица смежности ИЛМ.

2.2.3 Логическая модель предметной области.

2.2.4 Логическая структура реляционной базы данных.

2.3 Реализация Базы данных в среде СУБД.

2.3.1 Требования к техническим и программным средствам.

2.3.2 Требования к численности и квалификации персонала.

2.3.3 Требования к информационным структурам и методам решения.

2.3.4 Требования к защите информации.

2.3.5 Требования к внешней среде Информационной системы.

2.3.6 Алгоритм реализации модуля «Кадровый учёт».

3. Экономическая эффективность проекта Заключение.

Введение

Актуальность темы. В качестве предметной области для курсового проекта была выбрана Школа, поскольку эта тема наиболее актуальна на данный момент времени. Несмотря на то, что XXI век принес очень бурное развитие сферы Информационных Технологий, а также электронно — вычислительной техники, многие предприятия и организации нашего города и не только, не спешат внедрять новые технологии в свою деятельность, тем самым многократно повысить эффективность своей работы.

Цель проекта. Разработка ИС для автоматизации кадрового учета преподавательского состава МОУ Гимназия № 16 города Керчь. Проектируемая информационная система предназначена к применению в организации заказчика, для автоматизации документооборота в области кадрового учета.

Задачи курсового проекта. Главными задачами курсового проекта являются:

a) Изучение предметной области, описание информационных потоков.

b) Выделение информационных объектов.

c) Определение логической структуры информации.

d) Построение связей информационных объектов. Реализация ИЛМ в виде ER диаграммы.

e) Построение логической модели базы данных.

f) Реализация физической модели БД в одной из СУБД.

Формы выводных документов, которые будут генерироваться на выходе проектируемой ИС, а также данные для тестового заполнения таблиц БД, предоставлены руководством МОУ гимназия № 16 г. Керчь.

1. Аналитическая часть.

1.1 Описание предметной области В качестве предметной области для курсового пректирования Базы данных мною выбрана МОУ гимназия № 16 города Керчь. В течение нескольких дней был проведён предварительный анализ объекта, подлежащего информатизации, и, исходя из большого объема и сложности структуры объекта было принято решение о выделении конкретной части системы документооборота вышеуказанной организации. В качестве такой составляющей был выбран кадровый учет преподавательского состава гимназии. Данное решение полностью согласовано с руководством МОУ гимназии № 16.

Гимназия № 16 — самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся, непосредственно Городскому Отделу Народного Образования г. Керчь.

Основными задачами административноуправленческого звена гимназии являются:

· Оформление, прием и увольнение административноуправленческого, преподавательского и обслуживающего персонала;

· Оформление, хранение и учет трудовых и санитарных книжек сотрудников;

· Ведение и хранение личных дел учащихся и педагогического персонала гимназии;

· Оформление и выдача справок учащимся;

· Учет больничных листов;

· Составление графика отпусков;

· Подготовка необходимой документации по оформлению пенсионных дел;

· Формирование приказов и распоряжений, касающихся личного состава сотрудников гимназии — о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей, введению (снятию) доплат, о направлении на Курсы Повышения квалификации.

· Подготовка всех необходимых статистических отчетов.

· Формирование главной базы данных, объединяющей в себе БД всех учителей и классных руководителей.

1.2 Характеристики объекта информатизации.

В данный момент времени организация кадроаого учёта в школе осуществляется посредством привычного, неэффективного метода, т. е. всю учетную документацию, подлежащую оформлению при приёме преподавателей на работу, секретарь — делопроизводитель вынужден заполнять вручную. Это, соответственно, влечет за собой большую трату времени. В связи с тем, что в обязанности секретаряделопроизводителя входит не только кадровый учёт сотрудников, но и множество иных обязанностей, связанных с поддержанием документооборота организации в актуальном состоянии, часто получается так, что секретарь — делопроизводитель не успевает уложиться в пределы рабочего дня и выполнить все поручения директора, что доставляет большие неудобства как самому секретарю так и директору гимназии, поскольку чтобы не нарушать сроки сдачи учётной документации в управление образования, а также в бухгалтерию, администрациия гимназии вынуждена работать в овральном режиме в конце каждого месяца. Такой график работы характеризуется чрезмерными физическими нагрузками административно — управленческого аппарата школы. Это существенно снижает эффективность работы гимназии.

1.1.2 Недостатки существующей системы оформления всей учетной документации:

— неэффективность данного способа заполнения учетной документации;

— Большие объемы информации, с которыми приходится работать персоналу;

— Неоправданно большие затраты времени, а также физических сил персонала школы на ведение и оформление всей необходимой документации;

— Незащищённость конфеденциальной информации о персонале от несанкционированного доступа.

В связи с частым изменением штата преподвателей гимназии, в учетной документации приходятся часто делать изменения. Это влечет за собой резкое увеличение занятости АУП школы, занимающегося ведением и оформлением необходимой документации. Учитывая данное обстоятельство, считаю, привычная модель организации работы школы, в части кадрового учёта, устарела и не отвечает требованиям нынешнего времени. Она должна быть модернизирована.

1.1.3 Перечень документов, используемых разрабатываемой ИС Разрабатываемая Информационная система на выходе должна генерировать личную карточку сотрудника по форме Т-2.

1.2 Постановка задачи.

Эксплуатационное назначение..

Внедряемая Информационная система должна эксплуатироваться в административно-управленческом звене Заказчика.

Пользователями данной информационной системы будут следующие сотрудники Заказчика: Директор, секретарь-делопроизводитель.

Функциональное назначение..

Функциональным назначением информационной системы является автоматизация документооборота организации Заказчика, для модернизации системы кадрового учета сотрудников, цели которой сводятся к следующему:

— перевод всей учетной документации школы в электронный вид для создания более эффективного механизма формирования и хранения общих данных образовательного учреждения, а также для удобства ее использования и обработки;

— повышение эффективности работы АУП путем деятельности по заполнению рабочей документации (личные дела сотрудников);

— оптимизация работы администрации в финансово-хозяйственной деятельности;

— защита конфеденциальной информации, от несакционированного доступа к ней;

— подготовка гимназии к переходу на более современный уровень материально — технического оснащения.

1.2.1 Описание входной информации Входные данные программы должны быть организованы в виде отдельных файлов формата doc, txt, xls, mdb, db.

Файлы указанного формата должны размещаться (храниться) на локальных, удаленных или съемных носителях, отформатированных согласно требованиям операционной системы.

1.2.2 Описание выходной информации Выходные данные программы должны быть организованы в виде отдельных файлов формата doc, txt, xls, mdb, db.

Файлы указанного формата должны отправляться на локальные, удаленные или съемные носители, отформатированные согласно требованиям операционной системы. Выходная информация будет представлена в виде экранных форм, а также отчетов.

1.3 Список функций, выполняемых ИС ИС должна обеспечивать выполнение всех ниже перечисленных функций:

1) Функции учета и сортировки учетной и учебной документации, используемой организациейЗаказчиком;

2) Функцию передачи отсортированной документации секретарю-делопроизводителю;

3) Функцию передачи распоряжений и приказов секретарю делопроизводителю;

4) Функции вывода оперативных справок в строковом формате (подсказок).

5) Функции интерактивной справочной системы.

6) Функции отображения названия программы, версии программы, копирайта и комментариев разработчика;

7) Формирование отчетов;

8) Формирование выходных документов;

9) прием и увольнение сотрудников гимназии;

10) Формирование личной карточки сотрудника гимназии;

11) Назначение и снятие надбавок;

12) Учет отпусков;

13) Учет больничных листов;

14) Ведение картотеки по сотрудникам;

15) Просмотр и печать выводных документов.

16) Формирование и поддержка в актуальном состоянии штатных и учебных расписаний.

2. Проектная часть.

2.1 Объекты справочной и учетной информации На основе анализа входной нормативно — справочной документации была построена ER-диаграмма, проектируемой БД. Данная диаграмма описывается в приложении 3. Список нормативно — справочной документации на котором базируется разрабатываемая ИС приведен ниже:

· Кодекс законов о труде Российской Федерации (КЗоТ);

· инструкция по ведению трудовых книжек;

· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016−94. — М.: Минтруд России, 1995;

· Общероссийский классификатор управленческой документации ЩЛ 011−93. — М.: Госстандарт России, 1995.

Также информационное обеспечение предметной области включает справочную и оперативно учетную информацию.

Справочная информация включает в себя следующий набор справочников:

a. Справочник по классам;.

b. Справочник табельных номеров;

c. Справочник по видам отпуска.

Учетную информацию составляет Личная карточка сотрудника.

Ведение личной карточки ведется в основном по табельному номеру сотрудника, поскольку каждый сотрудник имеет уникальный табельный номер, который не повторяется.

После исследования предметной области можно выделить следующие информационно-справочные объекты:

1. Справочник по классам — класс;

2. Справочник табельных номеров — табельный номер, ФИО сотрудника;

3. Справочник по видам отпуска — Виды отпуска;

4. Аттестация — Табельный номер сотрудника, Дата аттестации, Разрешение комиссии, Документ, Номер, Дата, Основание аттестации;

5. Отпуск — Табельный номер, вид отпуска, период работы с, период работы по, количество дней отпуска, Дата началаДата окончания отпуска, основание для отпуска.

6. Послужной список — Табельный номер, Наименование награды, Наименование документа, Номер, Дата.

7. Приём и переводы на другую работу — Табельный номер, Дата приёма на работу, Структурное подразделение, Профессия, должность, разряд квалификация, Оклад (тарифная ставка надбавка), Основание, Подпись владельца трудовой книжки.

8. Профессиональная переподготовка — Табельный номер сотрудника, Начало переподготовки, Окончание переподготвки, Специальность (направление, профессия), Наименование документа, Номер документа, Дата получения, Основание переподготовки.

9. Состав семьи — Табельный номер, Ближайшие родственники, ФИО, Год рождения.

10. Социальные льготы — Табельный номер, Наименование льготы, Документ о наличии льгот, Дата выдачи док, Номер д-та, Основание для льгот.

11. Личные карточки сотрудников — № п/п, Дата составления, Табельный номер, ИНН, № страхового св-ва пенсионного страхования, Алфавит, Характер работы, Вид работы, Пол, Наличие классного руководства, Класс, Информация о классе, Номер личной карточки, Дата карточки, ФИО, Дата рождения, Место рождения по ОКАТО, Гражданство по ОКИН, Знание иностранногостепень звания, Образование, Наименование образовательного учреждения, Год окончания, Квалификация по диплому, Направление или специальность по дипломуКод по ОКСО, Послевузовское образование, Наименование образовательного, научного учреждения, Удостоверение, номер, дата выдачи, Год оканчания, Специальность, Профессия основная другая, Стаж работы по состоянию на, Общий непрерывный, Дающий право на выслугу лет, Состояние в браке, Серия паспорта, № паспорта, Дата выдачи, Кем выдан, Адрес места жительства по паспорту, Адрес места жительства фактический, Дата регистрации по указанному месту жительства, № телефона, № мобильного, Категория запаса, Воинское звание, Полное кодовое обозначение ВУС, Категория годности к ВС, Состав (профиль), Наименование военного коммесариата по месту жительства, Состоит на воинском учете, а) общем (номер команды, партии), б) специальном, Дата приказа, Дополнительные сведения, Основные увольнения, Дата увольнения, № приказа.

2.2 Требования к нормализации После выделения ИО необходимо проверить отвечают ли они требованиям нормализации, а именно: реквизиты каждого информационного объекта канонической модели данных должны отвечать требованиям, соответствующим третьей нормальной форме реляционной модели данных:

­ информационный объект должен содержать уникальный идентификатор — первичный ключ;

­ все описательные реквизиты должны быть взаимонезависимы, т. е. между ними не должно быть функциональных зависимостей;

­ все реквизиты, входящие в составной ключ, также должны быть взаимонезависимы;

­ каждый описательный реквизит должен функционально полно зависеть от ключа, т. е. каждому значению ключа должно соответствовать только одно значение описательного реквизита, а при составном ключе описательные реквизиты должны зависеть целиком от всей совокупности реквизитов, образующих ключ;

­ каждый описательный реквизит должен зависеть от ключа нетранзитивно, т. е. не должен зависеть через другой промежуточный реквизит.

В случае транзитивной зависимости между реквизитами информационного объекта можно выполнить декомпозицию совокупности реквизитов с образованием двух информационных объектов.

Выделенные объекты предметной области Школа отвечают указанным требованиям, т. е. они находятся в третьей нормальной форме.

2.2.1 Определение связей предметной области Связи между объектами определяются в соответствии с описанием предметной области.

Для связи всех таблиц и запросов, в проектируемой ИС «Кадровый учет» используется два типа связей один к одному (1:1), один ко многим (1:М). В рассматриваемой предметной области по документу Личная карточка сотрудников выделен ключевой объект Таковыми является сотрудник гимназии, ГУНО, Гимназия.

Гимназия подчиняется ГУНО -1:1, т. к одна гимназия подчиняется одному ГУНО.

Каждый сотрудник имеет уникальный табельный номер, который присваивается ему в соответствии со справочником табельных номеров. Табельный номер Справочник табельных номеров — 1: М, поскольку единственный справочник содержит множество табельных номеров Гимназия нанимает на работу сотрудников и оформляет для них личные карточки. Тип отношения — 1: М, поскольку гимназия нанимает на работу множество сотрудников и хранит множество личных карточек.

Сотрудник имеет родственников, тип отношения — 1: М, поскольку у учителя может быть семья, в состав которой входит несколько родственников. Также сорудник проходит аттестацию. Тип отношения — 1: М, т.к. один преподаватель проходит аттестацию раз в 5 лет, т. е несколько раз втечение всей карьеры. Сотрудник также имеет право уйти в отпуск. Тип отношения 1: М, потому что сотрудник может взять не один отпуск по ходу учебного года.

ГУНО направляет сотрудников на КПК. Тип отношения 1: М. Сотрудник проходит курсы повышения квалификации несколько раз по ходу работы в школе. Этим фактом объясняется тип отношения — 1: М. Учитель может не один раз переходить на другую работу. Тип отношения 1: М. Также преподавтель может иметь множество наград и социальных льгот. Тип отношения 1: М.

Отпуск бывает нескольких видов: трудовой, с сохранением з/п и без нее. Вид отпуска выбирается из справочника по отпускам. Тип отношения 1: М, так как один справочник содержит несколько видов отпуска.

2.2.2 Матрица смежности ИЛМ Матрица смежности — квадратная матрица по числу ИО. Матрица заполняется по строкам. Элемент матрицы на пересечении строки и столбца равен 1, если ИО, стоящий в строке, связан с ИО, стоящим в столбце, отношением один ко многим, тип функциональной связи во внимание не принимается.

Таблица 1 соответствует матрице смежности ИО ИЛМ для предметной области «Школа».

1. Справочник по классам.

2. Справочник табельных номеров.

3. Справочник по видам отпуска.

4. Аттестация.

5. Отпуск;

6. Послужной список.

7. Приём и переводы на другую работу.

8. Профессиональная переподготовка.

9. Состав семьи.

10. Социальные льготы.

11. Личные карточки.

2.2.3 Логическая модель предметной области На рисунке 3 представлена информационно — логическая модель предметной области, построенная в соотвествии с выделенными уровнями иерархии между Информационными объектами анализируемой предметной области. Информационно-логическая модель приведена к каноническому виду и объекты расположены в ней по уровням. На нулевом уровне располагаются объекты не подчиненные никаким другим объектам, на 1 уровне подчиненные 0 уровню и т. д. Такое размещение объектов дает представление об иерархической подчиненности, делает модель более наглядной и облегчает понимание зависимостей 1: М.

Рис3 ИЛМ с уровнями иерархии.

2.2.4 Логическая структура реляционной базы данных Логическая структура реляционной базы данных является адекватным отображением полученной информационно-логической модели предметной области. Для канонической модели не требуется дополнительных преобразований. Каждый информационный объект модели данных отображается соответствующей реляционной таблицей. Структура реляционной таблицы определяется реквизитным составом соответствующего информационного объекта, где каждый столбец (поле) соответствует одному из реквизитов. Ключевые реквизиты образуют уникальный ключ реляционной таблицы. Для каждого столбца таблицы задается тип, размер данных и другие свойства. Топология проекта схемы данных практически совпадает с топологией информационно — логической модели.

На рисунке 4 изображена логическая структура БД для кадрового учета гимназии № 16.

Рис4 Логическая структура БД.

2.3 Реализация Базы данных в среде СУБД.

2.3.1 Требования к техническим и программным средствам В качестве интегрированной среды разработки информационной системы должна быть использована среда CУБД Microsoft Access. В дальнейшем при желании руководства гимназии, а также после закупки необходмиого лицензионного ПО разработанная ИС может быть адаптирована для надежного (устойчивого) функционирования под управлением СУБД SQL-SERVER. Список необходимого прграммного обеспечения приводится ниже:

· ОС Linux mandrake 2008;

· СУБД SQL — SERVER 2006/2008.

В состав технических средств должен входить IBM-совместимый персональный компьютер (ПЭВМ), включающий в себя:

· процессор Pentium-4 с тактовой частотой, ГГц — 2, не менее;

· материнскую плату с FSB, МГц — 133, не менее;

· оперативную память объемом, Гб — 1, не менее;

· жесткий диск объемом, Гб — 60, не менее;

· СD/DVD — ROM;

· FDD (дисковод гибких дисков);

· Видеокарта с памятью, Мб — 64, не менее;

· Клавиатура;

· Манипулятор Мышь;

· Монитор;

· Звуковая плата;

· Сетевая карта.

2.3.2 Требования к численности и квалификации персонала Минимальное количество персонала, требуемого для работы программы, должно составлять не менее 2 штатных единиц — системный администратор и конечный пользователь программы — оператор.

Системный администратор должен иметь высшее профильное образование и сертификаты компании-производителя операционной системы. В перечень задач, выполняемых системным администратором, должны входить:

a. задача поддержания работоспособности технических средств;

b. задачи установки (инсталляции) и поддержания работоспособности системных программных средств — операционной системы;

c. Задача устранения мелких сбоев, возникших при работе внедряемой ИС.

d. Задачи по защите конфиденциальной информации, хранящийся в БД внедряемой ИС и используемой для ее работы, от несанкционированного доступа, посредством администрирования данной ИС, т. е системный администратор должен разграничить права доступа между будущими пользователями Информационной системы.

При работе с проектируемой ИС пользователь будет иметь возможность вносить данные в БД двумя способами:

А) с использованием таблиц;

Б) с использованием экраных форм.

Выводная докумекнтация представлена в виде экранных форм, а также в виде отчетов.

2.3.3 Требования к информационным структурам и методам решения Требования к информационным структурам (файлов) на входе и выходе, а также к методам решения не предъявляются.

2.3.4 Требования к защите информации от несанкционированного доступа Надежная вычислительная база должна управлять доступом именованных пользователей к именованным объектам. Механизм управления (права для владельца/группы/прочих, списки управления доступом) должен позволять специфицировать разделение файлов между индивидами и/или группами. Механизм управления должен ограничивать распространение прав доступа — только авторизованный пользователь, например, владелец объекта может предоставлять права доступа другим пользователям. Все объекты должны подвергаться контролю доступа. В случае экстренной необходимости (попытки взлома и т. д.) сторона, сопровождающая систему должна иметь возможность повысить уровень защищенности системы — шифрование сетевого потока информации и т. д. Общий же контроль системой защиты программы должен осуществлять непосредственно системный администратор организации Заказчика проекта ИС.

Он же должен заниматься и непосредственным администрированием данной системы.

2.3.5 Требования к внешней среде Информационной системы Серверная часть должна обеспечить:

оптимизацию распределенной обработки запросов от различных клиентов на сервере;

централизованную защиту и целостность данных. (Все функции защиты от несанкционированного доступа и обеспечения целостности информации выполняются централизованно на сервере. Целостность и восстановление данных после сбоев обеспечивается использованием встроенной системы отслеживания транзакций);

прозрачный доступ к распределенным данным. (Доступ к размещенным на разных серверах базам данных осуществляется по именам, не зависящим от их физического расположения. Это позволяет прикладной программе устанавливать реляционные связи между таблицами, расположенными на разных серверах сети);

оптимальное использование ресурсов рабочих станций. (Поскольку основная обработка данных осуществляется SQL-сервером, на рабочей станции выполняется только прикладная программа и модуль передачи запросов. Это позволяет освободить большую часть оперативной памяти рабочей станции для выполнения больших сложных прикладных программ);

прямой реляционный доступ (с помощью языка SQL) к данным;

оперативное резервное копирование данных без прерывания доступа к ним пользователей;

механизм, гарантирующий целостность и точность ссылок;

защиту от несанкционированного доступа;

хранение больших объемов данных;

поддержку Internet/Intranet;

поддержку распределенных данных посредством репликаций.

Клиентская часть:

Комплекс должен гарантированно работать на платформенных решениях Microsoft Windows.

2.3.6 Алгоритм реализаци модуля «Кадровый учёт».

Входные данные модуля: анкетно-биографические данные сотрудника или вновь принимаемого. Прием на работу осуществляется по форме Т-2.

Выходные данные: Личная карточка по форме Т-2.

Принцип работы заключается в том, что модуль должен выбрать из БД все данные, соответствующие параметрам запроса. Образец запроса приводится ниже:

SELECT * FROM [Личные карточки сотрудников], Отпуск, [Состав семьи], [Социальные льготы], [Профессиональная переподготовка], [Послужной список], [Повышение квалификации], [Приём и переводы на другую работу].

WHERE ((([Личные карточки сотрудников]. Табельный номер])=757));

информационный кадровый учет.

3. Экономическая эффективность проекта Основными источниками экономической эффективности являются: подготовка гимназии к переходу на более современный уровень материально — технического оснащения, повышение эффективности работы Административно — управленческого звена гимназии, за счет сокращения времени, необходимого на заполнение учетной документации, характеризующей документооборот гимназии в области кадрового учета преподавательского состава. Кроме того, одним из основных преимуществ, внедряемой ИС являются также: защита конфеденциальной информации о сорудниках, от несакционированного доступа к ней.

ЗАключение

В ходе выполнения данного курсового проекта были выполнены следующие задачи:

a) Изучение предметной области, описание информационных потоков.

b) Выделение информационных объектов.

c) Определение логической структуры информации.

d) Построение связей информационных объектов. Реализация ИЛМ в виде ER диаграммы.

e) Построение логической модели базы данных.

f) Реализация физической модели БД в одной из СУБД.