Разработка информационной системы для задачи «Работа с дебиторами»

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Дальневосточный Государственный Технический Университет

Институт экономики и управления

Кафедра информационных систем в экономике

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к курсовому проекту по дисциплине «Проектирование информационных систем»

на тему «Разработка информационной системы для задачи «Работа с дебиторами»

Исполнитель Студент группы У-6141 Богатова В. В.

Руководитель Декан кафедры Кондратьева В.И.

Владивосток 2010 г.

Задание на курсовой проект

Предметная область (комплекс задач, задача): Разработка информационной системы для задачи «Работа с дебиторами»

Цель проектирования — создание автоматизированной информационной системы финансового отдела в части работы с дебиторами.

Задачи:

1. Анализ существующей системы работы с дебиторами на предприятии.

2. Выработка предложений по совершенствованию системы работы с дебиторами.

3. Разработка документа «Постановка задачи «Работа с дебиторами».

4. Разработка технологии решения задачи, включая работу с ПО.

Исходные данные — описание процессов работы финансового отдела компании, проектирующей, реконструирующей и реставрирующей различные объекты недвижимости.

Контроль выполнения курсового проекта:

Руководитель курсового проектирования Кондратьева В.И.

Студент Богатова В. В.

1. Предпроектное обследование

1.1 Анализ информационной системы предприятия

1.2 Характеристика организационной и технико-экономической сущности задачи. Определение степени автоматизации системы работы с дебиторами

2. Технико-рабочее проектирование

2.1 Технический проект

2.1.1 Описание постановки задачи

2.1.2 Анализ существующего ПО

2.1.3 Выбор ПО

2.2 Рабочее проектирование

2.2.1 Реализация проекта «Работа с дебиторами»

Заключение

Список литературы

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия постоянно возникает потребность в проведении расчетов со своими контрагентами, бюджетом, налоговыми органами. Отгружая произведенную продукцию или оказывая некоторые услуги, предприятие, как правило, не получает деньги в оплату немедленно, т. е. по сути оно кредитует покупателей. Поэтому в течение периода от момента отгрузки продукции до момента поступления платежа средства предприятия омертвлены в виде дебиторской задолженности, уровень которой определяется многими факторами: вид продукции, емкость рынка, степень насыщенности рынка данной продукцией, условия договора, принятая на предприятии система расчетов и др. Последний фактор особенно важен для финансового менеджера.

Однако в реальной практике, особенно с переходом на рыночные отношения, нередко, а точнее постоянно, возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не может взыскать долги с контрагентов. Дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы, а иногда даже и годы. Рост дебиторской задолженности ухудшает финансовое состояние предприятий, а иногда приводит и к банкротству.

Являясь частью оборотных средств, дебиторская задолженность, особенно неоправданная «зависшая», резко сокращает оборачиваемость оборотных средств и тем самым уменьшает доход предприятия.

Поэтому на сегодня важнейшей проблемой, решение которой должно способствовать улучшению финансового состояния предприятия, является выбор такой системы управления дебиторской задолженности, которая позволила бы:

оптимизировать рабочее время сотрудников, отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;

своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с каждым контрагентом;

устанавливать и контролировать всех занесенных в систему дебиторов, контролировать сроки взыскания задолженности, что исключит риски компании, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;

оптимизировать процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности;

позволит вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;

автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.

Исходя из общей идеи курсовой работы, главной целью является покупка автоматизированной информационной системы финансового отдела в части работы с дебиторами. Реализация поставленной цели подразумевает анализ работы финансового отдела предприятия, анализ документов и нормативных актов, регламентирующих учет дебиторской задолженности.

Назначением задачи «Работа с дебиторами» является активизировать работу с дебиторами за счет создания информационной базы, которая позволит отслеживать погашение дебиторской задолженности, вследствие чего снизятся риски предприятия по несвоевременному возврату задолженности, и повысится эффективность работы финансового отдела предприятия.

В рамках поставленной задачи формирования кредитной заявки к числу объектов исследования относятся:

Финансовый отдел предприятия ООО «Теремок»

Информационные потоки (документы, показатели);

Технологии, методы и технические средства преобразования информации.

1. Предпроектное обследование

1.1 Анализ информационной системы предприятия

Объектом исследования в данной курсовой работе является компания ООО «Теремок». Проектная организация ООО «Теремок» занимается разработкой проектов разных уровней сложности — от перепланировки квартиры, до разработки проекта микрорайона, с применением новейших проектных и технических решений.

ООО «Теремок» предоставляет следующие услуги в области проектирования:

· Разработка эскизных, рабочих проектов

· Архитектурное проектирование от пред эскизных проработок до рабочего проекта

· Разработку генеральных планов

· Проектирование инженерных сетей и систем зданий и сооружений

· Разработку градостроительной документации в части планировки и схем инженерного оснащения территорий

· Разработку специальных разделов проектов

· Согласование во всех необходимых инстанциях, вплоть до получения разрешения на строительство.

· Авторский надзор по всем разделам проекта.

· Дизайн-проекты. Разработка полной проектной документации, включающей в себя и смежные разделы, трехмерную визуализацию, по желанию — кино.

· Услуги по 3d-визуализации, А так же выполняет полный комплекс по проектированию:

· многоквартирных жилых домов

· офисов

· магазинов

· торговых комплексов

· общественных зданий

· объектов индивидуального жилищного строительства

· реконструкцию зданий и сооружений

· перепланировку помещений любой сложности Организационная структура компании представлена в виде организационной схемы (Рис. 1.1.1).

Рисунок 1.1.1 Организационная структура ООО «Теремок»

Объектом исследования в данной курсовой работе является финансовый отдел предприятия ООО «Теремок».

Финансовый отдел.

Начальник: Главный бухгалтер В состав финансового отдела входят:

· Бухгалтер

· Экономист

· Финансовый менеджер Финансовый отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору.

Задачей финансового отдела является организация финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов предприятия, своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет и учреждениям банков.

Предметом труда финансового отдела являются деньги и денежные потоки, возникающие внутри самого предприятия и за его пределами, связывающие его с другими предприятиями, кредитно-банковской системой, хозяйствующими субъектами, находящимися в объединении. Для управления финансами предприятий используется финансовый механизм — система управления финансовыми ресурсами с целью эффективного воздействия на конечные результаты производства. Финансовый механизм призван обеспечивать реализацию функций финансов, связанных с:

· обеспечением предприятия денежными средствами;

· распределением и контролем использования денежных средств.

Первая функция подразумевает оптимальную обеспеченность предприятия денежными средствами. Оптимизация денежных потоков — одна из главных задач финансовой службы.

Распределительная функция связана с возмещением затрат на производство и формированием дохода. Этот доход, в свою очередь, распределяется между предприятием и внешними организациями, с которыми оно связано обязательствами, а также между предприятием и государством. Контрольная функция предполагает применение различного рода показателей и установление экономических стимулов или санкций.

Главная цель финансовой службы — наиболее полная реализация функций финансов путем укрепления финансового положения предприятия за счет повышения его рентабельности, прибыли, роста производительности труда, снижения затрат, повышения качества выполнения заказов и внедрения новых передовых технологий и достижений науки.

В данной работе более подробно будет рассмотрена деятельность специалиста по работе с дебиторами.

Управление дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет дисконтную и кредитную политику для клиентов, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.

Увеличение дебиторской задолженности ведет к дополнительным издержкам на предприятии:

· увеличению объема работы с дебиторами (связь, командировки и пр.);

· увеличению периода оборота дебиторской задолженности (увеличение периода инкассации);

· увеличению потерь от безнадежной дебиторской задолженности.

Итак, основная задача управления дебиторской задолженностью — минимизировать крупные суммы дебиторской задолженности контрагентов с длительным периодом возврата и увеличить прибыль компании за счет эффективного использования дебиторской задолженности, как экономического инструмента.

1.2 Характеристика организационной и технико-экономической сущности задачи. Определение степени автоматизации системы работы с дебиторами

При работе с дебиторами можно выделить следующие этапы:

1. Работа с дебиторами начинается с момента заключения договора с условиями об отсрочке платежа. На этом этапе специалист по работе с дебиторами должен владеть информацией относительно параметров задолженности:

· Наименование контрагентов

· Обязательство, из которого возникла задолженность

· Предмет договора

· Срок его исполнения Данная информация непосредственно используется при оформлении сопутствующих документов.

2. Следующим этапом работы с дебиторами будет занесение данных о контрагенте в базу данных (реализованную в 1С), после чего появится возможность отслеживания и управления дебиторской задолженности средствами автоматизированной информационной системы.

3. Выявление дебиторской задолженности, по которой наступает критический срок платежа.

4. Напоминание контрагенту о наступлении срок оплаты.

5. В случае неоплаты задолженности следует настойчиво напоминать контрагенту о долге, его сумме, указать истечение сроков платежа, уведомить о последствиях, в случае неоплаты.

6. Если в определенные сроки по результатам первого звонка сумма долга не была погашена, то следует в течении трех дней следует сделать повторный звонок и уточнить, в связи с чем задолженность не была погашена.

7. Если повторный звонок не дал результатов, то следует подготовить и предъявить должнику претензионное письмо. Претензионное письмо — письменное обращение к должнику с требованием кредитора об уплате долга по денежному обязательству, о возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции, проданной вещи, выполненной работы в определенный в претензии срок.

В свою очередь, должник может:

1. Ответить на претензионное письмо, выразив свое согласие с требованиями кредитора.

2. Отказаться от погашения задолженности, не соглашаясь с требованиями кредитора.

3. Вообще не дать ответ на претензионное письмо кредитора.

При первом варианте развития событий должник может выйти с предложением к кредитору о подписании соглашения, регламентирующего порядок погашения дебиторской задолженности. Здесь необходимо целесообразно оценить насколько рискованно для предприятия предоставление отсрочки платежа данному должнику, при этом могут учитываться следующие критерии:

· период работы с должником;

· период деятельности (существования) самого должника;

· объем накопленной дебиторской задолженности;

· финансовое положение должника;

· случаи неисполнения этим должником своих обязанностей ранее.

8. В случае нарушения должником условий соглашения о порядке оплаты долга, необходимо на следующий день после истечения срока погашения задолженности подготовить и направить в адрес должника повторное претензионное письмо, в котором указать окончательный срок погашения задолженности в добровольном порядке.

9. Когда кредитору становиться ясно, что в добровольном порядке со стороны должника задолженность погашена не будет, целесообразно перейти к следующему этапу и подготовить исковое заявление о взыскании задолженности в судебном порядке.

10. После подготовки искового заявления, кредитор должен подать исковое заявление в суд путем направления его по почтовому адресу соответствующего суда заказным письмом с уведомлением о вручении, либо путем непосредственного предъявления иска в канцелярию суда.

В ходе исследования была выявлена следующая проблема: на предприятии ведется учет дебиторской задолженности, но работы с дебиторами не проводятся, следовательно, для продуктивной работы финансового отдела необходимо найти и внедрить, такую информационную систему, которая позволила бы:

· оптимизировать рабочее время сотрудников, отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;

· своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с каждым контрагентом;

· устанавливать и контролировать всех занесенных в систему дебиторов

· контролировать сроки взыскания задолженности, что исключит риски компании, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;

· оптимизировать процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности;

· позволит вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;

· автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.

При работе с должниками необходимо учитывать множество факторов: срок возникновения задолженности, ее размер, систему уже принятых мер воздействия, обработки денежных поступлений предприятию, специфику конкретного дебитора и эффективности этих мероприятий.

2. Технико-рабочее проектирование

2.1 Технический проект

2.1.1 Описание постановки задачи

Систему работы с дебиторами финансового отдела предприятия (Рис. 2.1.1.1) можно декомпозировать на следующие подсистемы (Рис. 2.1.1.2): начало работы с контрагентом, переговоры с контрагентом, подготовка и направление претензии, подготовка иска, подача иска.

Рисунок 2.1.1.1. Система работы с дебиторами.

Рисунок 2.1.1.2. Декомпозиция процесса работы с дебиторами.

Назначением задачи «Работа с дебиторами» является активизировать работу с дебиторами за счет создания информационной базы, которая позволит отслеживать погашение Дбт задолженности, вследствие чего снизятся риски предприятия по несвоевременному возврату задолженности, и повысится эффективность работы финансового отдела предприятия.

Автоматизация задачи «Работа с дебиторами» позволит минимизировать общий размер задолженности и обеспечить своевременное ее взыскание. Позволит проводить работу на всех этапах взаимодействия с контрагентами, что значительно снизит риски по несвоевременному возврату задолженности.

Организационная и технеко-экономическая сущность задачи: работа с дебиторами проводится финансовым менеджером. В процессе работы так же принимают участие бухгалтер (формирование отчетных документов) и юрист прдприятия (юридический контроль над составлением документов).

Входными данными являются:

· Начальные сведения о контрагенте

· Наименование контрагента

· Обязательство из-за которого возникла дебиторская задолженность

· Предмет договора

· Срок исполнения Выходной информацией является:

· Отчет по суммам неустойки

· Список дебиторов

· Претензионное письмо

· Предварительный иск

· Расчетные документы

2.2.2 Анализ существующего ПО

Данная задача реализуется для специалистов финансового отдела, а именно финансового менеджера и бухгалтера.

На сегодняшний день работа финансового отдела построена на программном обеспечении «1С: Предприятие 7.0». Данное ПО не может в должной степени обеспечить решение задачи «Работа с дебиторами». Используя «1С: Предприятие 7.0» специалист финансового отдела имел возможность лишь просматривать сумму задолженности по контрагентам, что недостаточно для полноценного управления дебиторской задолженностью.

Техническое обеспечение: процессор — Intel® Celeron® CPU 2.26 GHz, оперативная память — 256 Mбайт, жесткий диск разбит на два логических, каждый по 37,2 Гб.

Программное обеспечение: Операционная система Windows XP Professional версия 2002 Service Pack 2, офисный пакет MS Office версии 2007.

Внедрение автоматизированной системы работы с дебиторами позволит оптимизировать общий размер задолженности и обеспечить своевременное ее взыскание. Позволит проводить работу на всех этапах взаимодействия с контрагентами, что значительно снизит риски по несвоевременному возврату задолженности. Также позволит провести анализ дебиторской задолженности, что покажет на сколько эффективна внедренная система.

2.2.3 Выбор ПО

Для решения вопросов совершенствования информационной системы финансового отдела необходимо провести анализ имеющихся решений. С этой целью проводится выбор ПО, в процессе которого приводятся конкретные соображения, подтверждающие возможность применения рассматриваемого программного продукта с целью решения задачи «Работа с дебиторами».

В ходе анализа ПО было выбрано два варианта, наиболее удовлетворяющих требованиям решения задачи «Работа с дебиторами». Это информационная система «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия», разработанная консалтинговой группой «ЛЕКС» и продукт «Софт-портал: Сборщик долгов», разработанный и тиражируемый фирмой ООО «Софт-портал проект» и представленный на сертификацию как конфигурация, разработанная в среде «1С: Предприятие 8.1».

Система «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» дает следующие преимущества:

· профессионального помощника, который в режиме реального времени планирует, контролирует и управляет деятельностью по работе с Вашими контрагентами;

· подробное описание процесса управления дебиторской задолженностью с соответствующими формами документов — методики для сопровождения и поддержания каждого шага при работе с дебиторами, как на этапе управления, так и на этапе взыскания долгов с проблемных дебиторов; инвентаризация дебиторской задолженности в режиме реального времени; экономия существенных денежных средств на привлечении внешних специалистов: квалифицированно работать с дебиторами и контролировать поступления от контрагентов может любой работник Вашей компании, обладающий минимальными навыками;

· контроль деятельности специалистов в режиме on-line (надлежащее исполнение своих обязательств, выдача заданий для каждого пользователя с выводом результатов и комментариев ответственных лиц);

· возможность ежеминутного контроля и учета выставленных счетов, движения денежных средств внутри Вашей компании и сроках погашения дебиторской задолженности;

· возможность принимать управленческие решения на основании автоматически формируемых программой аналитических отчетов.

продукт «Софт-портал: Сборщик долгов»

Продукт «Софт-портал: Сборщик долгов» обеспечивает автоматизацию деятельности, направленную на полное взыскание долгов с дебиторов. Программа позволяет формировать акты сверки, рассчитывать суммы неустойки, регистрировать результаты работы с дебиторами. Программный продукт автоматизирует исковую и претензионную работу, процессы исполнительного производства и реструктуризации задолженности, а также работу с мораторной задолженностью.

Программный продукт «Софт-портал: Сборщик долгов» включает в себя следующие основные возможности:

· Расчет сумм дебиторской задолженности:

· Фиксация состояния взаиморасчетов на момент времени;

· Расчет сумм неустойки (процент за пользование чужими денежными средствами, пени);

· Управление отношениями с дебиторами:

· Регистрация событий работы с дебитором (уведомление, телефонный звонок, письмо);

· Регистрация результатов работы с дебитором;

· Претензионная работа:

· Формирование списка дебиторов;

· Формирование претензионного письма;

· Формирование «предварительного» иска;

· Учет расчетных документов находящихся в состоянии «досудебного урегулирования долга» ;

· Формирование списка выполненных действий по урегулированию долга;

· Регистрация событий работы с дебитором (уведомление, телефонный звонок, письмо);

· Исковая работа:

· Расчет суммы госпошлины;

· Составление «Искового заявления» ;

· Регистрация событий исковой работы;

· Регистрация результата рассмотрения искового заявления (мировое соглашение, частичное или полное удовлетворение иска, отказ в удовлетворении иска);

· Учет расчетных документов находящихся в состоянии «исковая работа» ;

· Исполнительное производство:

· Регистрация исполнительных листов;

· Отражение передачи исполнительного листа в производство;

· Регистрация факта исполнительного производства;

· Учет расчетных документов находящихся в состоянии «исполнительное производство» ;

· Реструктуризация задолженности:

· Составление графика погашения задолженности;

· Контроль выполнения графика погашения задолженности;

· Регистрация расторжения соглашения о реструктуризации задолженности;

· Учет расчетных документов находящихся в состоянии «мирового соглашения» ;

· Работа с мораторной задолженностью:

· Подготовка заявления конкурсного кредитора;

· Регистрация изменения состояния банкротства;

· Учет расчетных документов находящихся в состоянии «мораторная задолженность» ;

· Интеграция с типовыми конфигурациями

· Поддержка конфигураций программ:

· 1С: Бухгалтерия 8

· 1С: Управление торговлей 8

· 1С: Управление производственным предприятием 8

· Мастер-помощник «Подключение информационной базы» ;

· Механизм динамического восстановления учета по «расчетным документам» при отсутствии необходимых данных (ведения учета «по договору в целом»);

· Управление процессами:

· Хранение информации о запущенных бизнес-процессах и сформированных задачах;

· Автоматическое извещение о поступающих задачах;

· Контроль хода выполнения бизнес-процессов;

· Возможность возврата задачи;

· Возможность отмены выполнения задач.

Для решения задачи «Работа с дебиторами» принято решение внедрять " Софт-портал: Сборщик долгов" с целью минимизировать затраты на приобретение ПО. Данное решение обоснованно тем, что финансовый отдел уже работает на ПО фирмы 1С. Так как программа «Софт-портал: Сборщик долгов» не является самостоятельным продуктом и предназначена для использования в качестве конфигурации в составе системы «1С: Предприятие 8», необходимо будет перевести «1С: Предприятие 7.0» на «1С: Предприятие 8.0»

2.2 Рабочее проектирование

2.2.1 Реализация проекта «Работа с дебиторами»

Реализация проекта будет проходит в два этапа:

1. Покупка ПО

2. Внедрение ПО

1. Покупка ПО Стоимость конфигурации на неограниченное количество пользователей программы «Софт-портал: Сборщик долгов»:

Таблица 2.2.1.1. Стоимость программы «Софт-портал: Сборщик долгов»

Стоимость программного продукта системы «1С: Предприятие 8»:

дебитор бухгалтерский задолженность информационный Таблица 2.2.1.2. Стоимость программы «1С: Бухгалтерия 8. Базовая версия

2. Внедрение ПО Для внедрения ИС «Софт-портал: Сборщик долгов» использовалось следующее ТО:

1. процессор — Intel® Celeron® CPU 2.26 GHz,

2. оперативная память — 256 Mбайт,

3. жесткий диск разбит на два логических, каждый по 37,2 Гб.

4. Внедрение ПО состоит из следующих этапов:

5. Установка ПО

6. Заполнение данными ИС «Софт-портал: Сборщик долгов»

7. Общее тестирование ИС «Софт-портал: Сборщик долгов»

8. Приемка ПО

9. Квалификационное тестирование ИС «Софт-портал: Сборщик долгов»

10. Сдача системы в эксплуатацию

Заключение

В данной курсовой работе был проведен подробный анализ системы работы с дебиторами на предприятии ООО «Теремок». В процессе анализа существующей системы были выявлены следующие проблемы: существующие программные средства не могли реализовать работу с дебиторами в полном объеме, а именно, возникла необходимость организовать не только учет дебиторской задолженности, но и наладить процесс работы с дебиторами.

После анализа существующей системы и выявленных в процессе изучения деятельности финансового отдела недостатков, были сформулированы предложения по усовершенствованию системы работы с дебиторами, изучен рынок ПО и принято решение о приобретении готового ПО «Софт-портал: Сборщик долгов», для решения данной проблемы.

«Софт-портал: Сборщик долгов» позволяет автоматизировать все стадии работы с дебиторской задолженностью. Формировать список должников с настраиваемым составом данных (сумма задолженности, дата последней оплаты и т. д.), рассчитывать начисление пени и штрафов, автоматически формировать претензионные письма, «предварительные» иски, исковые заявления, исполнительные листы. Программа позволяет регистрировать и хранить события работы с дебиторами (уведомления, звонки, встречи и др. мероприятия), результаты рассмотрения исковых заявлений, фактов исполнительного производства; составлять график погашения задолженности и контролировать его выполнение.

Программный продукт предназначен для широкого круга коммерческих предприятий. Использование программы позволяет предприятиям вести эффективную работу с дебиторами и значительно сократить дебиторскую задолженность.

1. Аудиторская фирма «Бонус» «Аудит дебиторской задолженности» http://bonus-audit.ru/stati/audit-debitorskoi-zadolzhennosti/

2. Консалтинговая группа «ЛЕКС» http://www.lexgroup.ru/rus/benefits-udz-sv/

3. Методические указания по выполнению курсового проекта по дисциплине «Проектирование информационных систем» / сост. В. И. Кондратьева.- Владивоcток: Изд-во ДВГТУ, 2007

4. Сайт компании 1С http://v8.1c.ru/

5. Сайт корпорации «Софт-Портал» http://www.soft-portal.ru/collector/

6. Управление бизнесом. Правовое регулирование дебиторской задолженности http://plan-org.ru/content/52/read110.html