Разработка информационной системы для контроля и учета поставок на предприятие ООО «Рекламное агентство Протон Плюс»

Оглавление Введение

1. Анализ ООО «Рекламное агентство Протон Плюс»

1.1 Технико-экономическая характеристика ООО «Рекламное агентство Протон Плюс»

1.1.1 Характеристика предприятия

1.1.2 Характеристика подразделения и его функций

1.2 Экономическая сущность задачи

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель автоматизированного варианта решения задачи

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

1.4.3 Формализация расчетов

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Техническое обеспечение (ТО)

1.6.2 Информационное обеспечение (ИО)

1.6.3 Программное обеспечение (ПО)

1.6.4 Технологическое обеспечение

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1 Информационная модель и ее описание

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

2.1.4 Характеристика результатной информации

2.2 Программное обеспечение задачи

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

2.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

2.2.3 Описание программных модулей

2.2.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

2.3 Технологическое обеспечение задачи

3. Обоснование экономической эффективности проекта Заключение Список литературы

Введение

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Торговля является одной из важнейших отраслей народного хозяйства страны. Функции торговли весьма многогранны, обширны и дифференцированы. Торговля призвана решать исключительно важные задачи, информационные содержательные и методологические особенности которых проявляются на фоне общего механизма расширенного воспроизводства. Это механизм включает стадии производства материальных благ, распределения, обмена и их потребления. Все три стадии взаимосвязаны и взаимообусловлены и образуют сложную динамическую систему, находящуюся в состоянии непрерывных количественных изменений, многообразных структурных и функциональных преобразований.

Стадия производства материальных благ является исходной, решающей. Однако материальные блага, несмотря на все их многообразие и обилие, не могут быть использованы по своему прямому назначению, если не будут доведены до потребителя.

Движения материальных благ, товаров народного потребления из сферы производства в сферу потребления называется товарным обращением. Оно определяет содержательные особенности торговли как обособленной экономической системы. Торговля, таким образом, замыкает начальную и конечную стадии общего воспроизводственного процесса, главным результатом которого, является валовой (совокупный) общественный продукт.

Торговля распространяет свои функции не на всю величину совокупного общественного продукта, а лишь на одну его часть — предметы потребления. Только предметы потребления, призваны удовлетворить многочисленные потребности людей, формируют понятие товарного обращения.

Запасы в торговле образуются на всех стадиях движения товаров от производства к потребителю. В процессе движения товаров торговые предприятия занимают особое место, выступая заключительным звеном, опосредующим отношения между производителями и потребителями продукции.

Целью данного проекта является разработка информационной системы для контроля и учета поставок на предприятие любой формы собственности, занимающимся любым видом деятельности связанной с поставками на предприятие. Данная система должна позволить автоматизировать процесс учета поставок и обрабатывать данные с большой скоростью, поскольку она разрабатывается под современную электронно-вычислительную технику. Данный аспект должен обеспечить пользователю удобный интерфейс и простоту в использовании.

Для реализации этой цели необходимо разрешить следующие задачи:

- рассмотреть документальное оформление поступления, реализации товаров, учет товарных запасов в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, с Положениями о бухгалтерском учете и отчетности, с Инструкциями Минфина Российской Федерации, Госкомстата России;

— провести анализ товарных запасов на предприятии, на основе анализа внести предложения по оптимизации товарных запасов, улучшении структуры товарных запасов;

— анализ текущего состояния процесса обработки информации в ООО «Рекламное агентство Протон Плюс»;

— анализ существующих систем, аналогичных разрабатываемой и выявление их недостатков, устранение найденных недостатков в рамках данного дипломного проекта;

— проектирование и реализация АРМ бухгалтера по учету товарных запасов на предприятии.

Разрабатываемый в процессе выполнения работы программный продукт будет отличаться от аналогичного программного обеспечения возможностью применения на современной электронно-вычислительной технике, удобным интерфейсом, низкой стоимостью, возможностью его использования на предприятии.

1. Анализ ООО «Рекламное агентство Протон Плюс»

1.1 Технико-экономическая характеристика ООО «Рекламное агентство Протон Плюс»

1.1.1 Характеристика предприятия ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» является коммерческой организацией, свою деятельность организует на основании Устава, Учредительного договора. Целью деятельности исследуемого предприятия является получение прибыли. Для достижения поставленной цели ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» осуществляет виды деятельности, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Виды осуществляемой деятельности рекламным агентством Протон Плюс и их доля в общем товарообороте за 2010 год

По данным табл. 1 можно сказать, что в 2010 г. в товарообороте ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» преобладала рекламная деятельность (78,1% от товарооборота организации).

При выполнении своих задач ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» имеет право от своего имени заключать договора, пользоваться кредитами и осуществлять внешнеэкономическую деятельность, выступать на рынке ценных бумаг, осуществлять свою финансовую деятельность на основе безналичного и наличного расчета в соответствии с действующим законодательством; осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему уставу и действующему законодательству.

Бухгалтерский учет на данном предприятии осуществляется бухгалтерской службой в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами. Ведется в порядке, установленном действующим законодательством, в соответствии с разработанным планом счетов. В ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» применяется журнально-ордерная форма учета. Бухгалтерский учет ведется с применением ЭВМ.

Для анализа основных технико-экономических показателей деятельности ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» за 2008 — 2010гг. составим табл. 2.

Таблица 2

Основные технико-экономические показатели ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» за 2008 — 2009гг.

Данные табл. 2 свидетельствуют о том, что темп роста реализованной продукции в 2010 году по сравнению с 2009 годом составил 142,38%. Среднегодовая численность по сравнению с 2009 г. в 2010 г. снизилась на 8 человек, а по сравнению с 2008 г. в 2009 г. — увеличилась на 21 человек. Производительность труда одного работающего по сравнению с 2009 г. в 2010 г. увеличилась на 5215,24 тыс. руб., что говорит об эффективности использования трудовых ресурсов, а по сравнению с 2008 г в 2009 г. снизилась на 1677,62 тыс. руб. Среднемесячная оплата труда по сравнению с 2008 г. в 2009 г. увеличилась на 0,34 тыс. руб., а по сравнению с 2009 г. в 2010 г. увеличилась на 1,84 тыс. руб.

Полная себестоимость продукции в 2009 г. увеличилась на 9417 тыс. руб., а в 2010 г. на 117 943 тыс. руб. Объем продаж на предприятии имел динамику сначала снижения (в 2009 г. на 27 057 тыс. руб.), а затем роста (в 2010 г. на 125 168 тыс. руб.). Поэтому прибыль от реализации продукции в 2010 г. по абсолютной величине превысила уровень 2009 г. на 4737 тыс. руб., однако по сравнению 2008 г. с 2009 г. прибыль от реализации продукции снизилась на 16 675 тыс. руб.

Рост рентабельности продукции в 2010 г. (+1,61%) связан, прежде всего, с ростом объема выручки от реализации по сравнению с 2009 г., что привело к увеличению показателя прибыли на предприятии в 2010 г.

1.1.2 Характеристика подразделения и его функций Схему организационной структуры ООО «Протон Плюс» представим на рисунке 1.

Рис. 1 Организационная структура ООО «Протон Плюс»

Управление основано на линейно-функциональной структуре. Определено вертикальное распределение полномочий, а процесс принятия решений распространен на все уровни руководства. Таким образом, при разработке структуры полностью соблюден принцип централизованного стратегического планирования и контроля, а также выполнения некоторых других функций, касающихся всего предприятия, наряду с децентрализованным оперативным контролем и полным учетом деятельности.

Решением производственных проблем в структуре управления занимаются заместитель генерального директора и его помощник — технический директор. Для решения вопросов, связанных с финансовой деятельностью предприятия, введена должность заместителя генерального директора по финансовой деятельности и подчиненный ему планово-экономический отдел, финансовый отдел и бухгалтерия.

Стабильное финансовое положение предприятия во многом определяется правильностью выбранной стратегии развития предприятия. Отсюда, в структуру управления целесообразно ввести группу стратегического планирования, непосредственно подчинив ее генеральному директору. В состав группы должны войти специалисты по маркетингу, производству, персоналу и финансам.

Для обеспечения информационной поддержки в структуру группы стратегического планирования необходимо включить информационно-вычислительный центр. Основной функцией такой группы будет являться анализ информации о состоянии рынка и внутреннего потенциала, разработка стратегических планов.

Главным стратегическим ресурсом предприятия в настоящее время является персонал. Поэтому целесообразно ввести в структуру управления должность заместителя генерального директора по персоналу и подчинить ему отдел кадров, отдел повышения квалификации, отдел социального развития и общий отдел. Для решения текущих хозяйственных вопросов предлагается ввести в структуру должность заместителя генерального директора по АХО.

В виде табл. 3 представим линейно-функциональную структуру компании ООО «Протон Плюс».

Таблица 3

Линейно-функциональная структура ООО «Протон Плюс»

Продолжение табл. 3

1.2 Экономическая сущность задачи Целью данного проекта является разработка информационной системы для контроля и учета поставок на предприятие.

Прежде чем готовая продукция попадет конечному потребителю, она проходит производственный цикл, начиная от сырья (полуфабриката) и заканчивая готовой продукцией. Учитывая, что ситуация на рынке носит непредсказуемый характер это отражается на производственном процессе. Назвать точную цифру, сколько будет продано готовой продукции в следующем месяце, не берется ни один специалист.

Чтобы не остановилось производство из-за отсутствия запасов сырья, по причине увеличения резкого спроса или перебоев в снабжении, то на производстве создаются запасы. Если бы производственный процесс функционировал бы как единый конвейер, то потребности в запасах сводились к нулю. В реальной жизни этого не происходит.

Создание запасов всегда сопряжено с дополнительными финансовыми расходами. Расчёт товарного обеспечения товарооборота содержит определение потребности в товарах и источников их поступления.

Товарные запасы — это часть товарного обеспечения, представляющая собой совокупность товарной массы в процессе движения её из сферы производства к конечному потребителю.

Товарные запасы выполняют определённые функции:

— обеспечивают непрерывность расширенного производства и обращения, в процессе которых происходят их систематическое образование и расходование;

— удовлетворяют платежеспособный спрос населения, поскольку являются формой товарного предложения;

— характеризуют соотношение между объёмом и структурой спроса и товарного предложения.

Товарные запасы классифицируют по следующим признакам: по назначению, месту нахождения, срокам, размерам.

Товарные запасы анализируются, планируются и учитываются в абсолютных и относительных показателях. Абсолютные показатели, представляющие собой стоимостные (денежные) и натуральные единицы, удобны и используются при проведении инвентаризаций в торговых предприятиях. Главный недостаток абсолютных показателей — невозможность с их помощью определить степень соответствия величины товарного запаса потребностям развития товарооборота. Поэтому более широкое распространение получили относительные показатели, позволяющие сопоставить величину товарного запаса с товарооборотом торгового предприятия.

Данные расчета среднегодовой величины товарного запаса, скорости товарного обращения, время товарного обращения по каждой группе товаров приведены в таблицах 4 и 5

Таблица 4

Анализ товарооборачиваемости материальных запасов в ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» за 2010 год

Таблица 5

Анализ товарооборачиваемости материальных запасов в ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» за 2009 год

Средней товарный запас за анализируемый период рассчитывается по формуле: средней хронологической моментного ряда:

где ТЗ — средний товарный запас за определенный период (руб.);

ТЗ_1, ТЗ₂, ТЗ₃, … ТЗ_n — величина товарных запасов на отдельные даты анализируемого периода (руб.);

n — количество дат, за которые берется величина запасов.

Среднегодовая величина товарного запаса ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» за 2009 г по товару бумага А3 рассчитана по данным таблицы, с применением средней хронологической моментного ряда:

и т. д. по другим группам товаров.

Средние товарные запасы по всем товарным группам, взятым вместе, исчисляются как сумма средних товарных запасов по отдельным товарным группам или по средней хронологической.

Важнейшим показателям, характеризующим товарные запасы, является показатель товарооборачиваемости.

Товарооборачиваемость, будучи одним из показателей эффективности хозяйственной деятельности торгового предприятия в целом, позволяет оценить и количественно измерить два параметра, присущие товарным запасам: время и скорость их обращения.

Количество оборотов товарной массы, взятой в объеме товарного запаса, характеризует скорость товарного обращения. Измеряется этот показатель отношением суммы товарооборота за данный период к средним товарным запасам за тот же период. Он показывает, сколько раз товарная масса обращалась в течение данного периода.

Формула скорости товарооборота имеет следующий вид:

где С — скорость товарного обращения;

Т/Об — объем товарооборота за анализируемый период (руб.);

ТЗ — средние товарные запасы за тот же период.

На основании этой формулы рассчитаны показатели скорости обращения по данным таблиц по группам товаров:

и т. д. по другим группам.

Полученный результат свидетельствует о том, сколько раз необходимо было обновить и реализовать средний запас товаров по Бумаге А3, чтобы получить сумму товарооборота в 215,9 тыс. рублей.

Средняя скорость товарного обращения (по всем товарным группам) исчисляется по формуле:

Период в течение, которого товары находятся в сфере обращения и представляет собой время товарного обращения.

Время товарного обращения рассчитывается по формуле:

где В — время товарного обращения в днях;

Т — число дней в данном периоде.

Товарооборачиваемость в днях по товару бумага А3 за 2009 год составляет:

Среднее время товарного обращения (по всем товарным группа) исчисляется по формуле:

Между двумя показателями товарооборачиваемости имеется обратная зависимость. Если растет скорость товарооборота, то время обращения снижается, и, наоборот, если сокращается количество оборотов, то продолжительность одного оборота растет.

Сопоставляя формулы расчета скорости и времени товарного обращения, легко установить, что произведения этих показателей равно числу дней изучаемого периода, т. е.

Отсюда время обращения товаров в днях и скорость обращения в количестве оборотов можно определить отношениями:

Также важным относительным показателем, применяемым при анализе является уровень товарных запасов, который измеряется в днях товарооборота по следующей формуле:

где Ут.з. — уровень товарных запасов в днях товарооборота;

ТЗ — товарный запас на конец анализируемого периода (руб.);

Т/Об_одн — однодневный товарооборот за анализируемый период (руб.);

Т/Об — объем товарооборота за анализируемый период (руб.);

Т — количество дней в анализируемом периоде.

Уровень товарных запасов за 2009 год:

где ТЗ =3,5 (тыс. руб.) — товарный запас на 01.01.09 г., Т=360 дней, Т/Об=350,6 (тыс. руб.) — товарооборот за год.

Уровень товарных запасов за 2010 год:

где ТЗ=3,7 (тыс. руб.) — товарный запас на 01.01.10 г., Т=360 дней, Т/Об=383,9 (тыс. руб.) — товарооборот за год.

Уровень товарных запасов характеризует обеспеченность торгового предприятия запасами на определенную дату и показывает, на какое число дней торговли (при сложившемся товарообороте) хватает этого запаса.

Если быть более точным, то Ут.з. (2010 г.)? 3,46 (дня),

Ут.з. (2009 г.)? 3,59 (дня).

Значит Ут.з. (2009г.) > Ут.з. (2010г.) на 0,13 (дня), т. е. разность незначительна.

Следовательно, товарооборачиваемость в 2009 году и товарооборачиваемость в 2010 году примерно одинаковы.

Скорость товарного обращения в 2009 году при товарообороте за год 350,6 (тыс. руб.) 57,7 (раза), время товарного обращения 6,3 (дня).

Скорость товарного обращения в 2010 году при товарообороте за год 383,9 (тыс. руб.) 66,2 (раза), время товарного обращения 5,4 (дня).

В 2010 году увеличен товарооборот на 383,9−350,6=33,3 (тыс. руб.), скорость товарного обращения увеличилась на 66,2−57,5=8,7 (раз), а время товарного обращения уменьшилось на 6,3−5,4=0,9 (дня).

Значит в 2010 году время с момента поступления товаров до момента их реализации, иными словами, период времени, за который полностью обновился товарный запас уменьшился на 0,9 дня, и на 8,7 раза больше осуществлялась закупка.

Таблица 6

Анализ структуры товарооборота в «Рекламное агентство Протон Плюс» за 2009 — 2010гг.

Средние товарные запасы в 2009 году при товарообороте за год 350,6 (тыс. руб.) составили 6,1 (тыс. руб.), а в 2010 году при товарообороте за год 383,9 (тыс. руб.) — 5,8 (тыс. руб.), т. е. при увеличении товарооборота на 33,3 (тыс. руб.), средние товарные запасы уменьшились на 0,3 (тыс. руб.)

Классификация запасов по товарным группам позволяет охарактеризовать их состав, служит основой для анализа степени обеспечения ими товарооборота.

По данным таблицы 1.5 реализация бумаги А3 в 2009 году составила 62% от среднегодового товарооборота, в 2010 году — 64%.

Скорость товарного обращения средних товарных запасов бумаги А3 в 2009 году 359,8 раза, а в 2010 году 349,3 раза, время товарного обращения по данной группе товаров в 2009 году 1 день, в 2010 году 1 день, можно сделать вывод, что товарный запас бумаги А3 обновляется каждый день, т. е. осуществляется ежедневный завоз.

Реализация бумаги А4 составила 6,1% от годового товарооборота за 2009 год, в 2010 году на 0,1% больше (увеличение незначительное).

Скорость товарного обращения средних товарных запасов бумаги А4 в 2009 году 24 раза, в 2010 году 24,3 раза, время товарного обращения этой группы товаров в 2009 году 15 дней, в 2010 году 14,8 дней. На основании этих данных бумага А4 закупается примерно 2 раза в месяц и реализуется в течение 15 дней.

Среди многообразия хозяйственных операций в организации, учет товарных операций является наиболее трудоемким. При этом необходимо руководствоваться следующими основными принципами:

· единство показателей бухгалтерского учета и аналитического управленческого учета при поступлении и реализации товаров, при складском или транзитном товарообороте;

· возможность получения оперативной учетной информации о хозяйственной деятельности организации (например, за день, неделю и так далее);

· учет товаров и тары в соответствии с разделением материальной ответственности по каждому лицу;

· единство оценки товаров при их постановке на учет и списании в расход.

Таким образом, одна из главных задач управления товарными запасами состоит в правильной организации учета, позволяющей своевременно получать информацию о поступлении товаров, о выполнении договорных обязательств поставщиками и покупателями, о состоянии товарных запасов, о ходе отгрузки и реализации товаров и контроле над их сохранностью.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи При осуществлении поставок предприятия изготовители продукции производственно-технического назначения вступают в договорные отношения с предприятиями потребителями (покупателями) как поставщики заключают прямые договора с предприятиями потребителями для сбыта продукции и комплексного снабжения предприятий-заказчиков.

Договоры о поставках необходимо заключать своевременно. В них указываются условия поставки товаров, их количество, ассортимент, качество, комплектность и сроки поставки. Кроме того, в договорах предусмотрены цены на товары, общая сумма, порядок расчетов, платежные и отгрузочные реквизиты поставщика и получателя продукции. Договора подлежат обязательному выполнению по всем указанным в них пунктам. Нарушение сроков договоров и обязательств влечет ответственность, предусмотренную «Положением о поставке продукции производственно-технического назначения» и «Особыми условиями поставки».

Контроль за выполнением договоров осуществляют товарные отделы.

Рациональная организация приемки продукции от поставщиков имеет важное значение для своевременного, полного, комплексного снабжения предприятий сырьем, материалами, топливом, инструментами, оборудованием и другими средствами производства.

Правильная приемка и оформление документами поступивших товаров является надежной основой сохранности товарно-материальных ценностей.

Общий порядок приемки товарно-материальных ценностей установлен «Положением о поставке продукции производственно-технического назначения». Порядок и сроки приемки товарно-материальных ценностей в определенном количестве и качестве, оформление актов приемки и предъявление претензий определены инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения по качеству. Особенности приемки отдельных видов продукции определяются в ГОСТах [12.01.005−89], технических условиях, Особых условиях поставки и договорах поставки, предусматривающих особые порядки приемки продукции при поставках.

Предприятие или фирма, производя свою продукцию, нуждается в поставках сырья от других предприятий. Но на одно и тоже сырье у разных производителей-поставщиков различная отпускная цена, поэтому в целях снижения себестоимости выпускаемой продукции предприятие заказчик заключает договора с большим количеством поставщиков и затем высылает поставщикам заявку на поставку продукции с указанием типа и ее количества[5]. Поскольку предприятие-заказчик при получении грузов так или иначе связано с документами, с документальным оформлением поставок, то проектируемая программа должна создавать все бланки документов, связанных с поставками.

Поскольку все поставщики высылают заказчику счета-фактуры (прейскурант цен на заказанную продукцию), то среди их множества необходимо определить наиболее выгодное для предприятия-заказчика, как по цене, так и по качеству, что и должна выполнять создаваемая АС.

Так как договора с поставщиками заключаются на определенный срок, предполагаемое количество поставляемой продукции и на определенную сумму, то при осуществлении заказа на поставку продукции, в договоре оговаривается срок, в течение которого заказ должен быть оплачен, поэтому необходимо знать сумму к оплате на указанное число, как общую так и по различным поставщикам в отдельности.

Так как все вышеперечисленные действия осуществляются на протяжении длительного времени, то при приятии решения о продлении срока действия договора целесообразно принимать во внимание следующие факторы: качество поставок конкретными поставщиками (имеется ввиду выполнение сроков осуществления поставок, соответствие номенклатуры поставленной продукции заказанной, отсутствие или процент брака), его терпимость по отношению к оплате по поставкам. Поэтому необходимо сохранять всю информацию о поставках на предприятие, чтобы в дальнейшем ее можно было бы использовать.

На предприятии порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплексности и его документальное оформление регулируются условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплексности.

Приемку товара осуществляет заведующий магазином с продавцом; сверяют количество, указанное в накладной с фактическим количеством, наличие сертификата соответствия на данный товар.

Накладная является приходным товарным документом при поступлении товаров.

Расходным документом, крайне редко, товар отписывается на возврат, т.к. отпуск товара на сторону предприятие не осуществляет.

В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяются круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

Накладная оформляется в двух экземплярах, первый остается у поставщика, другой — у получателя.

Параллельно с накладной выписывается счет-фактура (в двух экземплярах).

В счет-фактуре указаны: порядковый номер счет-фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товара, наименование товара, стоимость товара, сумма налога на добавленную стоимость, дата представления счет-фактуры.

Первый экземпляр представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет сумм налога на добавленную стоимость в порядке, установленном Федеральным законом.

Счет-фактуры и накладные, предъявляемые поставщиками, регистрируются в книге покупок в хронологическом порядке по мере оприходования приобретаемых товаров.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара стандарту или согласованному образцу по качеству осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки. При нарушении правил приема и сроков получатель лишается возможности предъявления претензий поставщикам.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров.

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме. Заведующий магазином со старшим бухгалтером устанавливают цены на поступившие товары, заведующий магазином оформляет ценник.

Любое предприятие, осуществляя свою деятельность, для получения продукции от поставщиков должно заключить с последними договор на поставку продукции. Обычно на одноименную продукцию предприятие-заказчик заключает несколько договоров с предприятиями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенной продукции высылает поставщику заявку на поставку продукции и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции и ее отпускная цена. На основании этих счетов предприятие-заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течение срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок на предприятие программа должна создавать следующие необходимые документы:

— бланк договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, ассортимента продукции для поставок, ее количества и предположительной стоимости, а так же условия и сроки действия договора);

— заказ на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки).

Также создаваемая автоматизированная система по имеющимся данным о поставщиках и вновь полученным данным должна определять оптимальную счет-фактуру с точки зрения количество-цена.

Любую поставку предприятие-заказчик обязано оплатить в установленные договором сроки, поэтому АС должна осуществлять подсчет суммы долга (денег к выплате) на текущую дату.

На рис 2 представлена функциональная схема осуществления поставок на предприятие.

Таким образом, для разработки программы необходимо выполнить следующие задачи:

— реализация управления доступом к программе;

— создать СУБД для работы программы;

— разработать справочную информацию по программе;

— выполнить анализ и учета поставок.

Рис. 2 Функциональная схема осуществления поставок на предприятие

Руководитель центра доходов (в нашем примере это заместитель генерального директора по экономике и договорной работе) несет ответственность за доходы структурного подразделения. Классический пример центра доходов в компании — отдел сбыта, в задачи которого входят привлечение новых клиентов и увеличение объема реализации продукции. Отдел сбыта в то же время является и центром затрат: он несет затраты на заработную плату, представительские расходы, канцелярские принадлежности и т. д. Однако, поскольку сбытовая функция доминирует, отдел следует рассматривать прежде всего как центр доходов.

Планирование в центре доходов осуществляется путем установления целевых показателей по реализации. Чаще всего планирование выручки осуществляет сам центр доходов, поскольку владеет всей необходимой для этого информацией: подробными данными о продажах прошлых периодов (в разрезе продуктов, каналов сбыта, регионов, потребителей и т. д.), прогнозом рынка сбыта, отраслевыми и макроэкономическими прогнозами, влиянием сезонности и т. п.

Такой подход несет в себе определенные риски: центр доходов будет стремиться занизить величину плановой выручки, чтобы фактическое исполнение бюджета превышало плановые показатели. Исследуемое предприятие решает эту проблему одним из двух способов:

1. Руководство компании директивно доводит до отдела сбыта целевую величину реализации на плановый период одной суммой или с минимальной расшифровкой. Отдел сбыта декомпозирует установленные цели по аналитическим срезам выручки.

2. Планирование выручки осуществляет финансовая дирекция (например, планово-экономический отдел).

Достоинства первого способа заключаются в относительной простоте и оперативности планирования, недостатки — в отсутствии формального обоснования планов.

К достоинствам второго способа относится лучшее обоснование планов по сравнению с первым способом, к недостаткам — наличие потенциального конфликта между отделом сбыта и планово-экономическим отделом.

Для анализа эффективности работы управленческого персонала в ООО «Протон Плюс» составим табл. 7

Таблица 7

Анализ эффективности работы управленческого персонала в ООО «Протон Плюс»

Данные аналитической табл. 7 свидетельствуют о том, что за 2009 — 2010гг. численность персонала в ООО «Протон Плюс» сократилась на 14,29%, в том числе удельный вес административно-управленческого персонала сократился на 12,5%, в то время как выручка от реализации выросла на 42,38%. Эта ситуация свидетельствует о росте производительности труда, что положительно влияет на производственно-хозяйственную деятельность исследуемого предприятия.

Фонд заработной платы в ООО «Протон Плюс» в 2010 г. составил 758,88 тыс. руб., что меньше чем в 2009 г. на 23,44 тыс. руб. или на 3%. Фонд заработной платы административно-управленческого персонала вырос за этот же период на 5,76%, т. е. вырос его удельный вес на 9,02%, это свидетельствует о том, что на предприятии оценка трудовой деятельности, в частности административно-управленческого персонала является не до конца оправданной. Этот факт подтверждается еще и тем, что темп роста удельного веса премий административно-управленческого персонала в общем премиальном фонде опережает темп роста выручки от реализации на 4,33 пункта.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель автоматизированного варианта решения задачи Целью является разработка и создание программного продукта «Учет поставок». Данное программное обеспечение предназначено для контроля, учета, автоматизации и систематизации информации о поставках различного вида продукции на предприятие любой формы собственности, занимающимся любым видом производства или деятельности.

Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов:

— бланк договора предприятия заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, участвующих в договоре, ассортимента продукции для поставок, ее количества, предположительной стоимости, условия и сроки действия договора);

— заявку на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки, сумма поставки);

— заказ на поставку.

— более полный контроль и организацию учета о поставках на предприятие;

— автоматизировать процесс оформления поставок на предприятие;

— уменьшит временные затраты на оформление документов, связанных с поставками;

— вычислять задолженность по оплате осуществленных поставок на указанный период;

— обеспечить пользователя системой помощи как по понятиям предметной области, так и по пользованию программным продуктом.

Разрабатываемый автоматизированная система должна будет реализовать следующие функции:

Обеспечение ввода данных о поставках на предприятие;

Анализ введенной информации;

Подсчет задолженности предприятия за осуществленные поставки;

Определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения «количество-цена».

В результате выполненной работы предполагается достигнуть следующих эффектов:

— уменьшение времени необходимого для учета поставок произведенных на предприятие;

— автоматизация контроля поставок;

— возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;

— постоянная известность о сроках оплаты осуществленных поставок.

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

В большинстве случаев автоматизация решения задачи приводит к изменениям технологии ее решения, а именно:

изменения в функциях подразделения, связанных со сбором, обработкой и выдачей информации по проектируемой технологии;

В нашем случае принципиального изменения функций подразделения произойти не может — автоматизирована только частная задача.

источники поступления оперативной и условно-постоянной информацией и периодичность ее поступления;

Автоматизация решения задачи никак не может повлиять на источники и периодичность поступления информации — ведь источники находятся за пределами системы и не являются зависимыми.

этапы решения задачи, последовательность и временной регламент их выполнения, выявленные на основе декомпозиции задачи;

Автоматизирован только один из этапов решения задачи, поэтому ни набор этапов ни их последовательность не поменялась, а вот временной регламент их выполнения должен значительно снизится за счет ликвидации рутинной ручной работы.

порядок ввода первичной информации (названия документов) и перечень используемых экранных форм;

Порядок ввода информации не поменялся.

Перечень экранных форм:

— «Учет поставок и реализации»,

— «Добавление товара»,

— «Реализация»,

— «О программе».

характеристику результатов

результатом работа программного средства является файл отчета, к котором сведена вся информация, которую использует программа.;

характеристику системы ведения файлов

вся информация хранится в текстовом файле специальной структуры.

В первой части данного файла хранится информация про складские запасы, во второй части — информация про заказы, в третьей — информация о проданных товарах, в четвертой — данные о поставках.

режим решения задачи

для решения данной задачи используется диалоговый режим;

периодичность решения задачи.

Данная задача решается по мере прихода товаров. Если на предприятии есть точный график поставок, то есть точная периодичность, если нет — то по мере необходимости.

1.4.3 Формализация расчетов В качестве входных данных должны использоваться документы, сопровождающие приход товара.

Накладная — документ, предназначенный для перевозки грузов. Регулирует отношения между участниками перевозки грузов: перевозчиком, отправителем и получателем груза. Данный документ подтверждает оформление договора перевозки груза. Накладная сопровождает груз на пути его следования от пункта приёма груза к перевозке до пункта получения груза. Документ выдаётся грузоотправителю, перевозчику и, в зависимости от правил перевозки, передаётся грузополучателю вместе с грузом в пункте его назначения. Накладная содержит данные, относящиеся к перевозимому грузу (наименование груза, число мест, вес, маркировка, время приёма груза к перевозке и прибытия его в пункт назначения и др.).

Счёт-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Документ выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательной приемки покупателем (заказчиком) товара или услуг. В зависимости от законодательства конкретного государства счет-фактура может выполнять различные функции.

На основании накладных и счет-фактур оформляется поступление товара, рассчитывается себестоимость по методу средней.

Так же при оприходовании товара выставляется процент наценки и рассчитывается стоимость товара.

При реализации товара происходит списание количества товара с остатков, а также рассчитывается прибыль и выручка с реализации каждой позиции товара и в целом по всему товару.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования На предприятиях государственной формы собственности осуществлением всех действий связанных с поставками и оформлением необходимых документов, при наличии соответствующего программного обеспечения, занимается определенное количество персонала предприятия, но, как правило, разработка такого программного обеспечения велась на языках низкого уровня программирования, а за последние 6−8 лет развитие машинных средств (ПЭВМ), программных средств резко увеличилась, поэтому ранее разработанное ПО не отвечает более высоким требованиям, предъявляемым к современным программным продуктам.

Предприятия вынуждены были покупать новое программные продукты или писать свои.

Довольно большой процент предприятий сделали свой выбор в пользу программного продукта. 1С Бухгалтерия. Это многофункциональная программа, которая предназначена для автоматизации налогового и бухгалтерского учета и подготовки обязательной отчетности.

1С Бухгалтерия это готовое решение, покрывающее задачи ведения учета в компаниях, организациях и предприятиях осуществляющих различные виды как коммерческой, так и бюджетной деятельности: производство, оптовую, розничную и комиссионную торговлю, оказание услуг и пр. Также при помощи 1С Бухгалтерии вести учет могут и частные предприниматели, использующие упрощенную систему налогообложения или общую систему налогообложения.

В ООО «Рекламное агентство Протон Плюс» ранее такие программы не использовались — вся работа по поставкам велась вручную. Основной доход предприятие получало от рекламной деятельности, и вопрос по автоматизации проведения и оформления поставок не становился. Однако исходя из перспективы было решено все-таки создать подобный продукт.

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Техническое обеспечение (ТО) При выборе аппаратных средств для разработки программы наибольшую роль играет фактор быстродействия работы ПЭВМ. Поскольку именно от него зависит время разработки ПО, а соответственно затрат на разработку и его себестоимости.

Скорость функционирования ПЭВМ в основном определяется следующими параметрами:

— Объемом оперативной памяти (ОП);

— Быстродействием процессора;

— Объемом видеопамяти (ВП).

Исходя из требований предъявляемых к используемым программным средствам разработки (Delphi 7.0) минимальное значение вышеперечисленных параметров составляет ОП — 12 Мб, процессор — на базе Intel 486, ВП — 1 Мб.

При минимальных значениях параметров функционирование разработанной АСИС малоэффективно, поэтому рекомендуемым является компьютер со следующими значениями параметров:

— Процессор — intel 2,5 ГГц;

— Оперативная память — 256 Мб;

— Видеопамять — 64 Мб;

— Объем необходимого дискового пространства — не менее 20 МБ;

— Наличие принтера (струйного или лазерного);

— Наличие локальной сети — для резервного копирования данных.

1.6.2 Информационное обеспечение (ИО) Входная информация по задаче определяется как данные, поступающие на вход задачи и используемые для ее решения. Входной информацией служат первичные данные документов ручного заполнения, информация, хранимая в файлах базы данных (результаты решения других задач, нормативно-справочная информация — классификаторы, кодификаторы, справочники), входные сигналы от датчиков.

Выходная информация по задаче может быть представлена в виде документов (типа листинга или машинограммы), сформированных кадров — видеограммы на экране монитора, файла базы данных, выходного сигнала устройству управления.

Модель данных реализуемого проекта представлена на рисунке 1.2

Рис. 1.2 Модель данных На данный схеме изображены основные объектов программы (поставка, остаток, реализация) и перечислены их параметры. Например для объекта «Остаток» указана параметры «Наименование», «Код», «Изготовитель», «Дата реализации».

1.6.3 Программное обеспечение (ПО) Данный программный продукт разрабатывается под операционную систему Windows XP.

Windows XP (кодовое название при разработке — Whistler; внутренняя версия — Windows NT 5.1) — это операционная система семейства Windows NT от компании Microsoft. Она была выпущена 25 октября 2001 года и является развитием Windows 2000 Professional. Название XP происходит от англ. experience (опыт, впечатление).

В отличие от предыдущей системы Windows 2000, которая поставлялась как в серверном, так и в клиентском вариантах, Windows XP является исключительно клиентской системой. Её серверным вариантом является выпущенная позже система Windows Server 2003. Windows XP и Windows Server 2003 построены на основе одного и того же ядра операционной системы, в результате их развитие и обновление идет более или менее параллельно.