Разработка информационной системы для управления процессом экспресс-доставки грузов

• План:
• Введение
• 1. Анализ предметной области и постановка задачи
• 1.1 Обзор аналогичных систем
• 1.1.1 Информационные технологии и системы в транспортной логистике
• 1.1.2 Программные продукты для службы экспресс-доставки
• 1.2 Анализ бизнес-процессов в системе
• 1.3 Формулировка общих и специальных требований к системе
• 1.3.1 Основные функциональные требования
• 1.3.2 Основные эксплуатационные требования
• 1.4 Декомпозиция системы, построение диаграммы иерархии функций
• 1.5 Построение инфологической модели данных
• 1.6 Выбор архитектуры системы и средств реализации
• Заключение
• Введение

Современные виды услуг в мире и в частности в России продолжают совершенствоваться. С развитием научно-технического прогресса постоянно появляются новые услуги. Курьерская связь занимает заметное место в производственной и социальной инфраструктуре, поскольку является ее неотъемлемой частью. В сфере социального обеспечения населения услуги по экспресс-доставке дают возможность пользоваться надежными средствами связи для пересылки различного рода отправлений (писем и бандеролей), получения и обмена информацией. В сфере общественного производства товаров курьерские услуги обеспечивают взаимосвязь между участниками производственных операций и доведения их продукта до нужного потребителя. В сфере управления услуги обеспечивают доставку различного рода документов управленческих структур, как до юридических, так и до физических лиц.

Экспресс-перевозка — это деятельность, связанная с предоставлением услуг и работами, обеспечивающими вывоз, транспортировку и доставку по схеме «от двери до двери» документов и грузов в строго ограниченные по времени сроки. Освобождая грузовладельца от всех забот по организации перевозки, выбору вида транспорта и схемы доставки груза, экспресс-перевозчик несет перед ним ответственность за выполнение перевозки в целом и отдельно за груз с момента его принятия в свое распоряжение и до момента выдачи получателю. Отличительными особенностями перевозок такого рода также являются возможность доставки груза в любую точку земного шара; предоставление отправителю услуг по таможенному оформлению и особо «строгие» гарантии соблюдения сроков доставки груза.

Организаций, предоставляющих услуги экспресс-доставки, в настоящее время много. Основные отличия курьерской службы следующие:

курьеры оперативно забирают у отправителя свою корреспонденцию. Этот срок зависит от срочности доставки, на которую рассчитывает отправитель и составляет обычно от 1 часа до конца следующего дня. В случае обычной почты, отправителю самому бы пришлось нести свое письмо или бандероль в почтовое отделение;

во время доставки курьерскими службами используется специальная фирменная упаковка, обычно в виде плотных конвертов или полиэтиленовых пакетов, которая предохраняет письма и другую корреспонденцию от намокания, загрязнения и порчи;

время доставки курьерской службы четко оговорено с заказчиком и поэтому несвоевременность доставки крайне редка;

на всех этапах доставки курьеры собирают с должностных лиц подписи в документах, что повышает уровень ответственности за груз;

после осуществления доставки курьер обычно сразу связывается с представителем своей курьерской службы и сообщает об этом. Сразу же после этого представитель компании связывается с заказчиком и извещает о том, куда доставлена корреспонденция, когда и кто принял.

Создавать российский рынок экспресс-доставки корреспонденции начали иностранцы: в 1984 году своей филиал в Москве открыла компания DHL, за ней пришли другие компании «большой четверки» (TNT Express, UPS и Fedex).

Транснациональные корпорации открывали свои офисы в России с целью получать такой же почтовый сервис, как у себя на Родине. Но и отечественные компании очень быстро заинтересовались услугами перевозчиков.

Первые российские операторы экспресс-доставки (ныне — крупнейшие курьерские компании) начали действовать на рынке только в начале 90-х гг. Среди них Гарантпост, Cityexpress, Pony Express, Armadillo, СПСР-Экспресс, Major-Express.

Сегодня услуги по пересылке писем, документов, мелкои крупногабаритных грузов в РФ оказывают сотни фирм. Из них крупных, работа которых не ограничивается 1−2 городами, не более десятка.

Основными потребителями услуг экспресс-почты являются компании разных сфер бизнеса. Согласно данным исследований, наиболее важными факторами при заказе пересылки становятся: стоимость услуг, сроки доставки, опыт и репутация фирмы-исполнителя. Услугами экспресс-перевозчиков пользуются в основном корпоративные клиенты. Ими становятся банки, страховые компании, автопроизводители, рекламные фирмы, производители электроники, издательский бизнес, фарминдустрия. При этом если раньше услугами экспресс-доставки в основном пользовались иностранные компании, то сегодня доля российских компаний среди заказчиков выросла. Кроме того, растет и объем внутрироссийских перевозок.

С начала деятельности экспресс-перевозчиков в России документы составляли львиную долю отправлений, и до сих пор они занимают лидирующие позиции. Кроме того, экспресс-перевозчики транспортируют автомобильные запчасти, компьютеры и комплектующие к ним, телекоммуникационное оборудование, оргтехнику, комплектующие для бытовой техники, одежду, обувь, бытовую химию, фармацевтику, рекламные буклеты и сувениры.

В условиях конкуренции на рынке транспортных услуг в связи с возникновением множества мелких частных компаний и активным освоением восточного направления перевозок иностранцами в сочетании с жесткой налоговой политикой и удорожанием ресурсов российские курьерские службы, особенно те, которые связаны с международными перевозками, одними из первых почувствовали необходимость внедрения информационных технологий в управление производственными процессами. Эффективная деятельность транспортных компаний уже невозможна без широкого использования информационных технологий и персональных компьютеров. Появляется информационная избыточность, тормозящая деловые процессы из-за необходимости перерабатывать огромное количество ненужных данных. И эта проблема не менее важна, чем проблема информационной недостаточности. Необходима оптимизация информационных потоков в транспортно-логистических системах экспресс-перевозчиков, и главной ее задачей являются качество и доступность необходимой информации для специалистов, удобство ее представления и использования для решения различных производственных задач.

Оборот информации все существеннее влияет на эффективность управления предприятием, его финансовые успехи. Более того, все чаще информацию называют «стратегическим сырьем». В развитых странах Запада расходы на информацию уже превышают расходы на энергетику. И эти расходы при разумном, правильном подходе дают плоды. Прежде всего, внедрение компьютерного учета и обработки данных существенно повышает производительность труда в сфере документооборота. Современные информационные технологии, построенные на основе использования концепций информационных хранилищ и интеллектуальной обработки данных, сегодня могут обеспечивать отдачу в 1000%.

Построение единого информационного пространства транспортно-логистической цепи при экспресс-доставке груза позволяет обеспечить необходимую в современных условиях скорость, полноту и точность получения нужных для оказания транспортной услуги сведений.

Целью данного дипломного проекта является создание информационной системы службы экспресс-доставки ООО «Курьер-Экспресс». Курьерская организация ООО «Курьер-Экспресс» — партнер компании Major-Express (Fedex) в области экспресс-доставки корреспонденции и грузов по России, СНГ и всему миру. Для выполнения этой цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

информационное сопровождение службы экспресс-доставки;

анализ процесса оформления и выполнения заявок на доставку различных отправлений;

многопользовательский доступ к функциям системы через локальную сеть предприятия.

Практическая значимость дипломной работы состоит в том, что разработанная информационная система может использоваться для учета и сопровождения грузов в процессе деятельности любой организации, работающей в сфере экспресс-доставки корреспонденции и грузов. Курьерская доставка — динамичный вид бизнеса, в котором главными факторами успеха являются оперативность передачи информации и слаженность действий всех участников логистической цепочки, поэтому одним из действенных механизмов повышения эффективности бизнеса курьерских компаний на сегодняшний день являются информационные системы управления.

1. Анализ предметной области и постановка задачи

1.1 Обзор аналогичных систем

1.1.1 Информационные технологии и системы в транспортной логистике

В настоящий момент многие компании, оказывающие транспортно-экспедиторские и логистические услуги, и службы экспресс-доставки в том числе, находятся в той стадии развития, когда полностью осознана необходимость внедрения информационных технологий. При этом развитие ИТ-инфраструктуры компании начинают понимать стратегически, как одну из основных составляющих будущего успеха компании, как источник конкурентных преимуществ.

Но как показывает практика, с осознанием необходимости автоматизации возникает большое количество проблем, связанных с формированием требований к информационной системе, сравнению предложений, имеющихся на рынке, и выбору оптимального решения. Даже для профессиональных ИТ-специалистов это подчас является непростой задачей, потому что помимо технических и функциональных характеристик информационной системы крайне важен опыт — положительный или отрицательный — внедрения и использования системы на предприятиях данной отрасли, со схожими технологическими и бизнес-процессами.

Логистика, в особенности транспортная логистика, немыслима без активного использования информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного оперативного обмена информацией между участниками транспортного процесса, без возможностей быстрого реагирования на потребности рынка транспортных услуг. Сегодня практически невозможно обеспечить требуемое потребителями качество обслуживания и эффективность транспортных операций без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений. Более того, именно благодаря развитию информационных систем и технологий, обеспечившему возможность автоматизации типовых операций в транспортных процессах, логистика стала доминирующей формой организации товародвижения на технологически высококонкурентном рынке транспортных услуг.

Даже относительно несложные формы частичной информатизации коммерческой деятельности, доступные сегодня российским транспортным компаниям (например, автоматизация документооборота), в состоянии обеспечить существенное повышение эффективности работы.

В целом информационная проблематика в транспортной логистике определяется следующими направлениями:

исследование информационных потоков, которые динамично меняются с изменением форм собственности, диверсификации предприятий, усложнением и повышением открытости рынка транспортных услуг;

разработка информационных и программных систем для автоматизации управления компаниями;

разработка программно-технологических комплексов для решения задач бизнес-планирования в транспортных, экспедиторских и агентских компаниях;

совершенствование систем мобильной связи для транспорта;

Интернет-технология в организации, обеспечении и управлении транспортными процессами.

Крупные зарубежные транспортные компании сегодня ориентируются на применение сложных интегрированных информационных систем. На их разработке специализируются отдельные фирмы. Устойчивость экономического положения, стабильность и единая технология расчетов делают эти программные продукты тиражируемыми, что существенно снижает их стоимость. В Западной Европе существуют фирмы, разрабатывающие и специальное программное обеспечение для управления транспортными компаниями. К сожалению, использовать сегодня в нашей стране эти программы в большинстве случаев затруднительно из-за несовместимости технологий учета и расчетов.

Все более широкое применение на транспорте в Германии и Бельгии, например, находит технология дифференцированного экономического учета работы транспортных средств с анализом производительности, рентабельности и управлением использования путем ремонта, списания и комбинирования маршрутов. Дифференцированный контроль на трассе с помощью бортовых ЭВМ и электронный обмен данными позволяют существенно увеличить оборот информации, отказаться от путевых документов и тем самым экономить огромные суммы.

В Шотландии, Ирландии и Англии, а теперь и во всех странах ЕС применяются электронные тахографы и бортовые вычислительные системы с магнитными носителями информации, позволяющие автоматизировать учет работы транспортного средства и водителей, оперативно контролировать соблюдение режимов труда и отдыха. Кроме того, многие фирмы занимаются разработкой и продажей специальных программ маршрутизации и калькуляции себестоимости перевозок, оптимальной загрузки транспортных средств, снабжения запасными частями. С их помощью можно выполнять расчеты протяженности маршрутов, времени их прохождения, остановок на пограничных переходах и заправках.

Они также позволяют оперативно оценивать дорожные условия, расход топлива на маршруте и разработку подробной легенды прохождения маршрутов для водителей. Например, пакет MS Auto-Route Express представляет собой электронный атлас Европы с базой данных о населенных пунктах и дорогах, идентифицирующий и территорию России до р. Волги. Он предназначен для планирования автомобильных и железнодорожных маршрутов по европейской территории с визуальным представлением результатов в виде схемы маршрута и легенды его прохождения.

Результаты планирования могут быть выведены на печать и записаны в файл для дальнейшего использования. В легенде и на карте маршрута записываются номера дорог по принятой в Европе классификации, места остановок для отдыха и заправки топливом, а также населенные пункты, пройденное расстояние и направление движения от каждого населенного пункта на трассе маршрута. Система обладает развитым, современным интерфейсом и имеет достаточно широкие возможности для настройки. Имеется возможность редактирования таких эксплуатационных характеристик, как скорость движения на дорогах, удельный расход топлива, суточный режим движения и продолжительность простоев в промежуточных пунктах. Нежелательные направления движения или отдельные автодороги могут быть блокированы и исключены из рассмотрения при планировании маршрута.

Современные информационные технологии, такие, например, как системы поддержки принятия решений, экспертные системы и другие, обеспечивают возможность для эффективного анализа технико-экономических проектов, моделирования процессов, подготовки и представления результатов для последующего принятия решений. Применение современных информационных технологий позволяет повысить эффективность доставки грузов за счет возможности быстрого доступа к информации о субъектах (покупатель, перевозчик, терминал) и объектах (товары, услуги) доставки.

Система Gonrand. Одной из задач информационной системы Gonrand является сбор информации о наличии груза. Перевозчик дает заявку о свободных провозных возможностях и направлении перевозки. Информация заносится в базу данных. Информация о грузах поступает в систему непрерывно. Система позволяет группировать грузы по отправителям, получателям, количеству мест и выдает информацию об отправлении, наименовании грузополучателя, номере автомобиля, заказчике, коде департамента и сумме отправлений по департаментам.

Система Videotrans предназначена для информационного обслуживания предприятий транспорта, которые могут получать справки и вводить информацию о наличии в их распоряжении транспортных средств или товара для доставки.

Система СТС предоставляет для экспедиторов информацию о наличии грузов, типах автомобилей, маршрутах наиболее рационального движения, адреса транспортных фирм, имеющих в наличии свободный подвижной состав, и т. п. Для перевозчиков система предоставляет следующую информацию: возможность загрузки грузом, адрес отправителя, место и время загрузки, время прибытия с грузом, адрес получателя и т. п.

Система BRS функционирует аналогично системе СТС. Грузоотправитель контактирует не с перевозчиком, а с информационной системой. Фирма гарантирует оплату перевозчикам выполненной перевозки, если заказчик не произвел своевременно оплату, что повышает привлекательность обслуживания, расширяя тем самым охват рынка потребителей.

Система Espace Cat сообщает пользователю параметры перевозимых грузов и схемы их размещения в кузове транспортного средства, представляя эти данные в виде трехмерных графиков. Система вычисляет параметры оптимальной упаковки. Обладая модульной структурой, она достаточно легко приспосабливается к требованиям пользователей.

Система ISCIS является интегрированной информационной системой, обслуживающей логистический канал. Время доставки сообщений из любой точки земного шара в другую ограничивается только продолжительностью процесса переформатирования данных, временем ожидания начала обслуживания, а обработка сообщений производится в режиме реального времени, что существенно важно для поставщиков и потребителей, работающих по системе «точно в срок» .

Система GPS — автоматизированная глобальная спутниковая система, предназначенная для определения широты и долготы местонахождения транспортного средства (судна, самолета, грузового автомобиля и т. п.). Система связана с искусственными спутниками Земли. Каждый спутник непрерывно передает в эфир сигналы времени и координаты своего местонахождения. Транспортное средство должно быть оснащено специальным приемным устройством, которое принимает сигналы с трех спутников одновременно, обрабатывает их и выводит координаты точки местонахождения на дисплей (погрешность результатов составляет не более 3−15 м).

Одной из программ для автоматизации транспортно-экспедиционных компаний, а также логистических отделов предприятий, чья деятельность так или иначе связана с перевозками, является многопользовательская система TransTrade с гибкой настройкой прав и полномочий, позволяющая автоматизировать бизнес-процессы транспортно-экспедиционной компании. Простой, интуитивно понятный интерфейс с богатой функциональностью позволяет регистрировать, обрабатывать и контролировать заказы на грузоперевозки, решать транспортные задачи, вести журнал учета транспорта и водителей, журнал учета заявок и клиентов, оформлять заявки и путевые листы на фирменных бланках, осуществлять контроль движения грузов и транспорта, вести полноценный бухгалтерский учет затрат.

Компания «ИнтегПрог» специализируется на консалтинге и разработке информационных логистических систем. Ее программный продукт «Экспедитор Стандарт», созданный на базе системы interLogistics™, предназначен для автоматизации процессов предприятий, предоставляющих транспортно-экспедиторские услуги. Решение «Экспедитор Стандарт» охватывает все этапы подготовки, создания и сопровождения перевозки грузов любым видом транспорта — морским, железнодорожным, автомобильным, авиа, а так же мультимодальные перевозки.

" Экспедитор Стандарт" позволяет филиалам компании-экспедитора работать в едином информационное пространстве, что позволяет минимизировать издержки и повысить качество обслуживания клиентов.

" 1С-Логистика:Управление перевозками" - cовместное решение фирмы 1С и компании AXELOT на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенное для автоматизации транспортной логистики с целью повышения рентабельности процессов перевозки грузов. Система «1С-Логистика:Управление перевозками» разработана на основе изучения мирового опыта и анализа потребностей российских предприятий. Система предоставляет возможности управления процессом перевозки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по цепи «поставщик — склад — клиент». Отличительной чертой программы является легкость и простота адаптации к условиям работы практически любого предприятия, специфике его технологических и организационных требований.

Система «1С-Логистика:Управление перевозками» позволяет быстро и удобно решать задачи транспортной логистики. Все сотрудники компании могут одновременно работать в программе, владеть актуальной централизованной информацией и оперативно взаимодействовать, обладая заранее определенными правами и полномочиями в системе. Регистрация заказов сопровождается подробным заданием условий оказания услуг по организации транспортных перевозок. Все расчеты и вычисления осуществляются автоматически по заранее сформированным тарифам, формулам, правилам. Программа снабжена интеллектуальными поисками, благодаря которым можно мгновенно найти клиента, водителя или транспортное средство по любым известным критериям. Система вовремя известит о задолженности клиента и предупредит об этом менеджера при создании заказа от данного клиента. Возможность выгрузки бухгалтерских документов по заказам (за определенный период оказания транспортных услуг клиенту) автоматизирует операцию выставления счета и печати закрывающих документов. Система позволяет выгружать в MS Excel наглядные сводные, статистические и аналитические отчеты по заказам, финансовым операциям, отдельно — по клиентам и исполнителям. Простой и удобный интерфейс, интуитивно понятный пользователю с любым уровнем владения компьютером.

Таким образом, существует достаточно большое количество информационных систем для компаний, оказывающих транспортно-экспедиторские и логистические услуги. Услуги эспресс-доставки входят в этот перечень, но программ, учитывающих особенности и отличия работы экспресс-перевозчика от обычной транспортной компании, немного.

1.1.2 Программные продукты для службы экспресс-доставки

На рынке существует несколько разработанных систем для автоматизации деятельности служб курьерской доставки. Приведем примеры некоторых из них.

Система «ЛОГИТЭКС-курьер», разработанная компанией «РЕГАРД СОФТ», предназначена для автоматизации основной производственной деятельности служб курьерской доставки.

Основные возможности системы:

предоставление справочной информации (географические объекты, рабочие контакты, тарифы, финансовые справочники);

назначение тарифов (общие тарифы по зонам, индивидуальные тарифы, скидки, наценки);

обработка поступающих в компанию заказов (прием, передача курьеру, выполнение);

обработка отправлений (прием отправлений, манифестирование, сортировка, консолидация);

отслеживание (трекинг) доставки;

детализация доставленных отправлений по каждому клиенту, что является основанием для выставления счетов за оказанные услуги;

получение статистической и финасовой отчетности;

администрирование;

Вираж — система, разработанная компанией «ОРБсофт». Программное обеспечение разработано с целью автоматизации работы фирмы, занимающейся грузовыми экспресс-перевозками. Данное программное обеспечение позволяет:

вести базу транспортных средств;

создавать базу данных водителей;

составлять клиентскую базу;

работать с базой заказов и исполнителей;

автоматически формировать счета и акты;

производить выгрузку данных из программы в файлы формата XLS;

формировать отчетность различного типа;

обеспечить многопользовательскую поддержку приложения;

осуществлять настройку прав доступа для пользователей.

Система учёта почтовых отправлений «Курьер-Сервис» разработана компанией «Адвантум». Данная система предназначена для автоматизации процесса регистрации и отправки почтовых отправлений экспресс-перевозчика.

Особенности построения и основные функции системы:

Вместе с почтовыми отправлениями клиенты передают в курьерскую компанию адреса рассылки почтовых отправлений клиента. Передача адресов осуществляется по электронной почте или на любом носителе (магнитном, оптическом и проч.). Система регистрирует почтовые отправления и сортирует их по зонам доставки.

Система формирует единую квитанцию со штрихкодом на все письма для отправления в одну зону доставки или отдельную квитанцию на каждое письмо с указанием номера зоны доставки и адреса получателя. Информация о том, что данное письмо прошло сортировку, и время прохождения сортировки фиксируются в Системе В Системе формируется список квитанций почтовых отправлений — «Лист отправлений».

Оператор сканирует штрихкоды квитанций, а Система автоматически находит эти письма и ставит отметку «Доставлено». При сканировании оператором штрихкода единой квитанции, Система автоматически регистрирует и ставит отметку «Доставлено» по всем письмам, относящимся к этой квитанции.

В случае если ранее от курьера поступала информация о доставке, то Система сверяет данные и сообщает диспетчеру (оператору) о письмах, информация по которым была получена ранее, но не была подтверждена квитанцией.

Система также обеспечивает возможность ручного ввода информации об отправителе, адресе получателя с последующей распечаткой штрихкода для писем, поступающих от клиентов курьерской компании не имеющих установленного специализированного клиентского приложения, а также для тех случаев, когда не удаётся перенести информацию из клиентской подсистемы в центральную.

Система отслеживает историю движения письма (изменение статусов и маршрутов) и обеспечивает возможность отката из текущего состояния в предыдущее.

Система «Курьер-Сервис» позволяет диспетчеру получить необходимую информацию в виде отчётов, например, «Отчёт в разрезе отправителей, городов, срочности/курьеров».

Суммарный отчёт по количеству в разрезе отправителей, городов, курьеров.

Типовое решение «1С-Рарус:Экспресс-Доставка, редакция 1.0» — система для комплексной автоматизации предприятий осуществляющих экспресс-доставку товаров и оказание выездных услуг.

Решение предназначено для предприятий, где существует потребность в автоматизации процессов, связанных с оформлением, обработкой и контролем исполнения заказов на экспресс-доставку товаров и оказания регулярных услуг клиентам, например:

курьерских служб;

сервисных служб уборки и ремонта;

служб доставки питьевой воды, продуктов, пиццы и суши;

ресторанов выездного обслуживания, доставки (кейтеринг);

интернет-магазинов;

и других компаний.

Основные возможности продукта «1С-Рарус:Экспресс-Доставка» :

Управление доставкой:

автоматизация процесса приема, регистрации и оформления заказов, поступающих различными способами;

составление маршрутных листов по доставке товаров;

учет работы и доступности курьеров и автокурьеров, ввод отчетов курьеров по выполненным заказам;

возможность подключения электронной карты города для управления пешеходной и автодоставкой;

использование интерактивной карты метрополитена (г.Москва);

ведение статистики и истории заказов каждого клиента.

Управление производством:

операции комплектации и разукомплектации составных товаров.

Управление правами доступа и информацией:

система настройки прав и управления хранимой информацией позволяет гибко разграничивать права пользователей и влиять на объем хранимой в базе информации;

изменять внешний вид программы.

Рынок программного обеспечения растет в геометрической прогрессии. Все новые и новые программы, улучшающие сами себя, позволяют оптимизировать и упростить работу предприятия. Однако при этом возникает и другая сторона медали — очень сложно ориентироваться в той программной массе, которая заполоняет рынок. Стремление к постоянному обновлению программной базы бессмысленно и нецелесообразно.

Выбор программного обеспечения для транспортной логистики, а в особенности для экспресс-доставки, не велик, отзывы о нем очень разные, а нормальной, объективной аналитики нет вообще. В целом, все системы похожи, так как разрабатывались для организаций, занимающихся одинаковой деятельностью — курьерскими услугами экспресс-доставки. Но в любой такой службе имеются свои особенности работы, и часто некоторые функции таких информационных систем не соответствуют требуемым, а часть и вовсе не реализована. Данный дипломный проект разработан для информационной поддержки ООО «Курьер-Экспресс» и учитывает все предъявляемые требования для успешной деятельности организации.

1.2 Анализ бизнес-процессов в системе

доставка программный модель данные Компания «Курьер-Экспресс», для которой разрабатывается информационная система, является службой экспресс-доставки. Ее организационно-правовая форма — общество с ограниченной ответственностью, год образования — 2004. Она реализует на рынке Самарской области услуги экспресс-доставки корреспонденции и малогабаритных грузов по России, СНГ и всему миру.

В состав организации входит основное подразделение в городе Самара, а так же три филиала: в Тольятти, Нижнем Новгороде и Ульяновске. В основное подразделение входят офисное помещение и склад. Структура организации представлена на рисунке 1.1:

Рисунок 1.1 — Структура ООО «Курьер-Экспресс»

Штат компании состоит из Генерального директора, директора по продажам, руководителей и сотрудников отделов, руководителей и сотрудников филиалов, а так же офис-менеджеров.

Общая численность персонала — около 100 человек. Функции каждого из сотрудников предприятия определяются должностными инструкциями. Общая структура основного подразделения представлена на рисунке 1.2:

Рисунок 1.2 — Структура основного подразделения в г. Самара Определим основные термины и определения в предметной области экспресс-доставки:

Отправление — любые документы, личные вещи (багаж), материалы, оборудование и их части, другие грузы, неопасные, не запрещенные или не ограниченные к доставкам действующим на Территории обслуживания законодательством, переданные Отправителем в Major-Express (FedEx) в порядке, установленном Правилами оказания услуг экспресс-доставки отправлений Major-Express (FedEx), утвержденными Исполнителем, для доставки Получателю по отдельной Накладной.

Отправление документального характера (документы) — любая информация на бумажных носителях, не имеющая промышленной стоимости.

Отправление не документального характера (не документы) — любое содержимое, имеющее промышленную стоимость.

Накладная — накладная Major-Express (FedEx), является установленной формой сопроводительных документов для отдельного Отправления, в которых фиксируется информация об Отправителе, Получателе, Плательщике, их адресах, а также подтверждается факт приема и вручения Отправления Исполнителем. Бланки накладных являются документами строгой отчетности, каждый из которых имеет свой индивидуальный номер.

Отправитель — лицо, указанное в Накладной в графе «Отправитель», которым является Клиент либо другое правоспособное юридическое лицо или дееспособное физическое лицо, его доверенное, уполномоченное, должностное или служебное лицо, передающее отдельное Отправление Исполнителю.

Получатель — лицо, указанные в Накладной в графе «Получатель», которым является Клиент либо другое правоспособное юридическое лицо или дееспособное физическое лицо, его доверенное, уполномоченное, должностное или служебное лицо, получающие отдельное Отправление от Исполнителя.

Плательщик — указанное Отправителем, путем внесения соответствующей пометки и/или клиентского номера Плательщика в расчетной системе Исполнителя в графу «Плательщик» Накладной, лицо (Клиент либо другое правоспособное юридическое лицо или дееспособное физическое лицо), которое должно произвести оплату доставки отдельного Отправления и имеет действующий договор с Исполнителем. При отсутствии действующего договора с Исполнителем у Плательщика оплата доставки отправления Плательщиком не возможна.

Клиентский номер Плательщика — уникальный номер в расчетной системе Исполнителя, присвоенный Клиенту, заключившему с Исполнителем договор на оказание услуг экспресс-доставки отправлений. Исполнитель не сообщает клиентам код Плательщика по телефону. Если Клиент не знает своего кода, Исполнитель может сообщить ему его код в письменном виде и только на основании письменного запроса (письмо, отправленное на адрес компании, или по факсу компании). Клиент должен сам связаться с Плательщиком и узнать его код. Если в накладной не указан код плательщика, Получатель обязан данное отправление оплатить при доставке наличными деньгами, либо оплатить по безналичному расчету. В случае оплаты по безналичному расчету доставка отправления Получателю осуществляется после поступления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.

Клиент — любое правоспособное юридическое лицо или дееспособное физическое лицо, его доверенное, уполномоченное, должностное или служебное лицо, заинтересованное в данном Отправлении, подавшее заявку и оплачивающее его доставку. В отношении каждого отдельного отправления может выступать в качестве передающего отдельное Отправление Исполнителю (Отправитель), получающего его (Получатель) либо оплачивающего доставку такого Отправления (Плательщик).

Исполнитель — компания Major-Express (FedEx), объединяющая сеть агентов, работающих под торговой маркой Major-Express (FedEx), оказывающей услуги экспресс-доставки отправлений по территории обслуживания на основании данных Правил.

Правила — Правила оказания услуг экспресс-доставки отправлений Major-Express (FedEx), являющиеся стандартным документом, который утверждается Исполнителем, а также является приложением к Договору на оказание услуг экспресс-доставки (в дальнейшем Договор). Правила обновляются Исполнителем не реже одного раза в год и предоставляются его Клиентам по первому требованию.

Договор — юридический документ Договор на оказание услуг экспресс-доставки Отправлений, заключается между Исполнителем — Major-Express (FedEx) или его представителем в Самаре — ООО «Курьер-Экспресс» и Клиентом, согласно действующего законодательства Российской Федерации.

Доставка отправлений — комплекс услуг, связанных с подготовкой и отправлением Отправлений в пределах Территории обслуживания, его перевозкой и доставкой, проведением взаиморасчетов, контролем над прохождением и получением Отправлений.

Территория обслуживания — территория Российской Федерации, государств — членов СНГ и дальнего зарубежья, на которой производится оказание услуг экспресс-доставки отправлений Major-Express (FedEx). Территория обслуживания в отношении к конкретным пунктам назначения Отправлений и стоимости доставки в них делится на тарифные зоны.

Действующие тарифы — цены на услуги, в зависимости от вида отправления, его веса, расстояния доставки, действующие на момент оказания услуг.

Объемный вес — если Отправление имеет значительный объем, но малый фактический вес — для расчета стоимости доставки такого Отправления в соответствии с метрическим стандартом IATA рассчитывается объемный вес Отправления: произведение длины, ширины и высоты отправления в сантиметрах, разделенное на 6000. Если Отправление состоит из нескольких грузовых (багажных) мест — сравнение фактического и объемного веса производится для каждого грузового (багажного) места и общий вес отправления получается обычным сложением больших величин веса (метрического или обьемного).

Непосредственно в работе ООО «Курьер-Экспресс» кроме основных понятий используются следующие дополнительные:

Забор Отправления — операция принятия Отправления курьером Исполнителя от Клиента. Груз принимается по оформленной Клиентом Накладной по Заявке на вызов курьера.

Заявка на вызов курьера — документ, создаваемый при звонке Клиента, пожелавшего сделать Отправление. Заяка на вызов курьера содержит все сведения о Клиенте, необходимые для забора Отправления (название, адрес, контактное лицо, телефон, желаемое время забора, характер груза).

Импорт — все отправления, принятые Исполнителем для доставки курьером Исполнителя;

Экспорт — все отправления, принятые Исполнителем от Клиента для дальнейшей отправки по месту назначения;

Проведем полный анализ всех процессов в системе. Для этого подходит унифицированный язык моделирования UML. Унифицированный язык моделирования UML поддерживает объектно-ориентированный анализ и проектирование.

Прекрасной моделью для осуществления анализа является диаграмма прецендентов. Целью создания диаграммы прецендентов является описание того, как будет использоваться система, то есть описание ее основного предназначения. Главными символами диаграммы прецендентов являются актер, овал прецендента и отношение. Актер представляет кого-либо или что-либо, воздействующее на систему. Актерами могут быть либо люди, либо объекты. Символ прецендента применяется для обозначения функции. Отношения применяются для обозначения того, как актеры и преценденты связаны. Чтобы передать больше информации о связи между актерами и прецендентами, можно использовать разные виды отношений.

На начальном этапе анализа выявим основные преценденты:

хранение данных о клиентах и сотрудниках службы доставки, составе и параметрах накладных, тарифах, населенных пунктах и заявок на вызов курьера;

ввод, чтение, удаление и редактирование данных о клиентах, сотрудниках службы, накладных, тарифах, населенных пунктах и заявок на вызов курьера;

расчет стоимости доставки;

получение данных о ходе выполнения заявки на вызов курьера (история изменения состояний);

формирование детализаций для создания платежных документов на оплату перевозки.

Актерами в данной системе являются Клиент — заказчик перевозки, и Пользователь системы — сотрудник службы экспресс-доставки, а так же сама Система. Связи между выявленными актерами и прецендентами изображены на диаграмме прецендентов (рисунок 1.3):

Рисунок 1.3 — Диаграмма прецендентов для всех актеров системы Заявка на вызов курьера принимается только от клиента, у которого есть договор на предоставление услуг экспресс-доставки с исполнителем. Поэтому если договора нет, предлагается либо его заключить, либо отправить груз как частное лицо. Для того чтобы сделать отправление, клиенту необходимо вызвать курьера, т. е. сделать заявку на вызов курьера, и заполнить накладную. Согласно договору, клиенту необходимо оплатить перевозку в течение пяти дней после получения платежных документов, соответственно это так же отображено на диаграмме.

В функции пользователя системы входят ввод, чтение, удаление и редактирование данных о клиентах, сотрудниках службы, накладных, тарифах, населенных пунктах и заявок на вызов курьера, получение данных о ходе выполнения заявки на вызов курьера.

Система обеспечивает хранение данных о клиентах и сотрудниках службы доставки, составе и параметрах накладных, тарифах, населенных пунктах и заявок на вызов курьера, расчет стоимости доставки и формирование детализаций для выставления клиентам платежных документов.

Для того чтобы полностью визуально описать конечный набор последовательности действий в системе, используем диаграмму деятельности. В ней используются простые символы, обычный текст и стиль, который аналогичен блок-схеме. Весь процесс работы системы в целом изображен на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 — Диаграмма деятельности системы

1.3 Формулировка общих и специальных требований к системе

1.3.1 Основные функциональные требования

Согласно рассмотренной выше диаграмме деятельности сформулируем функциональные требования, предъявляемые к системе.

Вход в систему. При входе в программу должен загружаться список зарегистрированных пользователей. Вход в систему осуществляется при вводе верного пароля. Желательно разграничить права пользователей (по крайней мере, оператор и администратор) (рисунок 3.1), для полноценной работы в системе и защиты данных от несанкционированного изменения.

Ввод заявки на вызов курьера. О том, что клиенту необходимо перевезти груз, сотрудник узнает из заявки на вызов курьера. Заявка на вызов курьера в ООО «Курьер-Экспресс» принимается от клиента в устной форме по телефону. При этом клиент сообщает свое название и адрес, куда необходимо подъехать курьеру, контактное лицо, к которому следует обратиться, и телефон. Сотрудник, принимающий заявку, так же у клиента запрашивает следующую информацию: степень готовности груза, желаемое время забора, характер груза, готового к отправлению. В разрабытываемой информационной системе должны учитываться все особенности работы с этим видом документа. Заявка на вызов курьера должна содержать все необходимые данные для успешной работы диспетчера и курьеров. Так как большинство клиентов организации постоянно пользуются услугами экспресс-доставки, в программу должны быть включены соответствующие справочники клиентов организации, адресов отправителей, контактных лиц, телефонов, чтобы любой сотрудник мог быстро и эффективно оформить заявку на вызов курьера, а диспетчер — сразу передать ее на исполнение курьеру.

Контроль выполнения заявок на вызов курьера. Отслеживание всех заявок на вызов курьера осуществляет диспетчер. Он передает курьерам организации информацию о новых заявках, контролирует выполнение текущих, ведет учет по всем заявкам на конкретный день. В его обязанности так же входит регулирование процесса работы курьеров. В случае если у курьера задержка на маршруте, его заявки могут быть переданы другому курьеру. Статус заявки должен отслеживаться, для эффективного распределения времени работы курьера на маршруте. В качестве статуса могут использоваться строки «принята», «передана курьеру», «выполнена», «отменена».

Принятие груза на складе. Учет принятого груза необходим для эффективного отслеживания всех отправок и своевременного предоставления отчетов. Груз может быть принят на складе от клиента — как новое отправление, забранное курьером по заявке на вызов курьера. Так же груз может быть принят на складе от поставщика-перевозчка (авиакомпании, другой транспортной компании, являющимся посредником в перевозке). Принятый от поставщика груз передается на доставку, но по различным причинам не весь груз доставляется курьером в текущий день. Поэтому необходим учет отправлений, вернувшихся от курьера на склад по причине недоставки. Все три типа документа могут быть сделаны по одному шаблону, различается лишь причина принятия груза. В каждом документе так же должны учитываться такие параметры, как дата и время принятия, номера и количество принятых накладных, данные сотрудников, сдавших и принявших отправления.

Учет накладных. Основным понятием в системе является накладная. Именно накладная является уникальным документом, по которому осуществляется доставка отправлений, учет движения груза, а так же оплата перевозки. Одна накладная печатается на нескольких экземплярах. На всех этапах перевозки отправления в каждом пункте остается один экземпляр для учета и контроля всех перевозок: у отправителя, у исполнителя, забравшего груз по накладной, в транзитных точках, у получателя груза. Главным критерием в классификации типов накладных является вид оплаты. Согласно правилам оказания услуг экспресс-доставки ООО «Курьер_Экспресс» оплачивать перевозку могут любая из сторон: отправитель, получатель, либо третья сторона. При этом клиент организации может выступать в качестве любой из сторон, оплачивающих перевозку. Каждый день ведется учет отправлений по каждому виду оплаты, так как именно вид оплаты определяет, выставлять ли клиенту организации счет на оплату услуг экспресс-доставки, или его оплатит другой участник перевозки. В системе должен быть реализован механизм учета всех видов накладных и быстрого поиска и доступа к накладным по любым параметрам.

Расчет тарифа на перевозку. Одной из главных функций системы является автоматический расчет тарифа на перевозку груза. Расчет этой цифры вручную ведет к уменьшению скорости ввода данных и неизбежным ошибкам. При автоматическом расчете должны учитываться города отправления и получения, вес отправки, нужно реализовать соответствующие справочники агентов, обслуживаемых ими населенных пунктов, зон тарификации. Все вместе позволит автоматизировать эту процедуру, что значительно сократит возможные ошибки при вводе информации.

Контроль доставки. При получении груза от поставщика он сортируется по маршрутам курьеров и выдается каждому по соответствующей ведомости. По доставочной ведомости в конце дня ведется учет доставленных накладных, а так же отслеживаются причины недоставки груза. Таким образом, необходимо создать документ доставочной ведомости курьера, реализовать процедуру отслеживания истории накладной и выделить поле для хранения информации о доставке. В информацию о доставке входят фамилия получателя, его должность, дата и время доставки.

Формирование детализаций. Детализация — документ, по которому клиенту выставляется счет на оплату. Детализация включает в себя список накладных определенного типа за конкретный период. В системе должна быть реализована функция автоматического формирования детализаций за выбранный период, для дальнейшего выставления счетов, а так же оставлена возможность самостоятельно пользователю создать этот документ в случае необходимости.

Отправка платежных документов и контроль оплаты осуществляется отделом по работе с клиентами и бухгалтерией. В процессе работы организации эти элементы играют важную роль, но в разрабатываемой информационной системе учитываться не будут.

1.3.2 Основные эксплуатационные требования

Основные эксплуатационные требования обусловлены имеющимся оборудованием в организации и сложившимся режимом работы. Доступ в систему должен осуществляться оператором с помощью компьютера через локальную сеть предприятия. В локальной сети используется один информационный сервер, на котором и должна быть расположена база данных. Так как в системе одновременно работают множество сотрудников, соответственно нужно реализовать многопользовательский доступ к функциям системы через локальную сеть предприятия. Так же разработанная система должная быть программно совместима с используемым на компьютерах фирмы программным обеспечением (операционная система Windows XP, Vista, офисный пакет Microsoft Office 2007 и т. д.).

1.4 Декомпозиция системы, построение диаграммы иерархии функций

Выше описаны самые общие функции системы. Для дальнейшего анализа создадим диаграмму иерархий функций и проведем ее декомпозицию. Результаты представлены на рисунках 1.5 и 1.6. Отчеты Рисунок 1.5 — Диаграмма иерархии основных функций системы Декомпозиция позволяет лучше разобраться в сложной программной системе. С ее помощью были выделены функции, реализующие конкретные действия в программном продукте, выявлены общие элементы, которые могут использоваться в различных документах. Например, на схеме декомпозиции показано, что справочник клиентов организации редактируется в основном при вводе накладных. Однако он активно используется при работе с заявками на вызов курьера, но при этом преднаначен только для просмотра. Это реализовано для того, чтобы сотрудник не смог принять заявку от клиента, на которого в системе нет реквизитов.

Рисунок 1.6 — Декомпозиция иерархии основных функций системы Путем декомпозиции системы основные функции системы были разложены на подфункции и процедуры для дальнейшего анализа системы. Рассмотрим их более подробно:

Определение списка зарегистрированных пользователей. Для выполнения этой задачи в системе должно быть предусмотрено хранилище для списка сотрудников службы, имеющих доступ к программе. Для каждого сотрудника однозначно определяется логин для доступа и роль в системе, включающая какие-либо определенные права.

Регистрация, редактирование и удаление пользователей. Желательно предусмотреть для этого отдельную форму. Входящими параметрами здесь являются логин, пароль пользователя, его роль в системе (которая выбирается из списка доступных).

Назначение роли пользователю. Эту процедуру можно реализовать в окне редактирования реквизитов пользователя.

Ввод, редактирование, просмотр и удаление имеющихся ролей. Здесь в отдельной форме можно просмотреть, отредактировать список ролей, созданных в системе и список соответствующих ей прав, добавить либо удалить роль.

Назначение прав в каждой роли. Можно реализовать в окне редактирования роли. Для каждой роли задается список прав на действия в системе, например, право на удаление объектов.

Ввод, редактирование, просмотр, удаление накладных. В общем журнале накладных предусмотреть создание новой накладной, просмотр существующих, редактирование и удаление накладных.

Поиск накладных по заданным параметрам. В работе часто требуется выборка накладных по различным параметрам. В журнале накладных необходимо реализовать эту функцию, которая так же может использоваться при формировании детализаций.

Ввод, редактирование, просмотр, удаление клиентов организации. Предусмотреть редактирование этого справочника только ограниченным числом пользователей, во избежание дублирования записей и создания путаницы в расчетах с клиентами.

Ввод, редактирование, просмотр, удаление тарифных зон. Тарифные зоны назначаются для каждого населенного пункта и используются для расчета конечной стоимости доставки.

Ввод, редактирование, просмотр, удаление населенных пунктов. Для каждого населенного пункта назначается агент, который его обслуживает, и тарифная зона. В случае если город областной — указываются дополнительные тарифы за доставку по области.

Расчет стоимости доставки. Доставка может осуществляться в центральный город агента, либо в областной город, где нет представительства сети Major. В этом случае необходимо рассчитать в зависимости от веса отправки тариф до центрального города и тариф от центрального города до областного. Общая стоимость перевозки будет складываться из этих двух цифр.

Формирование детализаций. Здесь входными параметрами являются период — интервал дат накладных, тип оплаты накладных и клиент-плательщик. Кроме ручного формирование детализации по конкретному клиенту так же в системе необходимо предусмотреть создание списка детализаций по всем клиентам, у которых были отправки, за конкретный период дат.

Ввод, редактирование, просмотр, удаление заявок. Заявка является документом, согласно которому курьер забирает отправление у клиента. В данном документе необходимо указывать данные о клиенте, его адресе и контактах, поэтому нужна связь с соответствующими справочниками.

Вывод списка заявок по заданным параметрам. Во время работы диспетчеру необходимо отслеживать процесс выполнения всех заявок. Для этого ему необходимо предоставлять информацию о статусе всех заявок на текущий день, а так же предусмотреть возможность изменения статуса с дальнейшим отображением этого изменения в общем списке заявок.

Учет приема груза на склад. Прием груза на склад регулируется с помощью ряда однотипных документов: прием груза от клиента, прием груза от поставщика, прием груза от курьера при недоставке. В любом таком документе должен содержаться список накладных, по которым были приняты отправления, основание для принятия — это может быть заявка на вызов курьера, манифест от поставщика, либо доставочная ведомость. Так же в документе должны указываться фамилии сотрудников, участвующих в приеме-передаче груза.