Работа с программами Microsoft Office

Введение.

В современное время в жестких условиях рыночной экономики и отношений товарно-денежного характера, неуклонно растет потребность в достоверной и оперативной информации различного вида.

В соответствии с этими постоянно возрастающими потребностями, а также в условиях движения научно-технического прогресса, становятся актуальными вопросы развитии средств рабочей организации. То есть необходимы такие средства информационной обработки, накопления и хранения, которые позволяли бы с уменьшением затрат и наибольшей эффективностью помочь пользователю в организации своего труда.

В текущее время это становится вполне реализуемой задачей, благодаря широкому использованию информационных технологий.

В силу взаимной интеграции различных информационных технологий, разработчики программных продуктов начали создавать общие интегрированные программные пакеты, включающие в себя весь перечень данных технологий.

Посредством применения информационных технологий в процессе своей деятельности, пользователи различного характера отдают предпочтение именно таким универсальным программным пакетам.

Интегрированных пакетов подобного рода, в мире существует не так много (MS Office, Cognitive Office, Coral Оffice и др.). При этом, все они имеют во многом схожие черты и не отличаются существенно.

Задачей данной курсовой работы является рассмотрение, освещение и оценка различных возможностей некоторых приложений одного из известных прикладных программных пакетов, а именно Microsoft Office с позиции применения информационных технологий при решении экономических задач.

1. Состав пакета Microsoft Office.

excel access финансовый Пакет программ Microsoft Office проделал долгий путь от набора офисных приложений до интегрированной системы, содержащей в своем составе большое количество пользовательских приложений.

Пакет сохраняет все преимущественные черты предыдущих версий Microsoft Office. Это простота понимания и легкость работы с документами и текстами, интеллектуальность и тесную интеграцию всех создаваемых приложений. Одновременно с этим он выходит за границы традиционных программных пакетов для офисной работы. Его технологии современного уровня позволяют осуществлять возможности взаимодействия людей, данных и бизнес-процессов, отвечающие требованиям современного времени.

В составе пакета реализованы способы создания документов общего типа и организация совместного доступа к ним. В значительной степени упрощен процесс коллективного использования информации, обеспечен контроль большего вида над документами.

Корпорация Microsoft стремится, чтобы Microsoft Office стал не только набором приложений для создания текстовых документов, но и явился платформой для информационной обработки.

Пользователи имеют возможность совместного редактирования любых документов, созданных в Microsoft Office, посредством сети Интернет и проведения видеоконференций. в связи с этим, значительно сокращаются временные затраты на поездки, командировки и совещания для целей согласования актуальных вопросов.

Все приложения Microsoft Office имеют тесную интеграцию с операционными системами, разработанными Microsoft.

В процессе разработки данного программного пакета, большое внимание уделялось разрешению вопросов, связанных с уменьшением затрат материального и временного характера, возникающих при развертывании, поддержке и администрировании Microsoft Office в крупных организациях.

В состав пакета Microsoft Office входят следующие приложения:

* Word — текстовый редактор, служащий для создания текстовых документов любой сложности при профессиональном оформлении.

* Excel — электронные таблицы, служащие для создания таблиц, диаграмм и графиков, а также проведения различных расчетов с их помощью.

* Outlook — локальный органайзер, позволяющий пользователю осуществлять планирование рабочего времени и мероприятий иного характера. Он используется для работы с электронной почтой.

* PowerPoint — предназначен для создания мультимедийных презентаций.

* Access — система управления базами данных (СУБД). С его помощью можно создавать базы данных различной сложности и посредством встроенного Visual Basic (VBA), осуществлять их автоматизированную обработку.

* Publisher — представляет собой набор дизайнерских средств для создания Web — страниц и сайтов. Он содержит в своем составе множество готовых шаблонов, представляющих собой готовые Web — сайты, которые остается только наполнить необходимой информацией.

* Outlook — дает возможность предприятиям малого бизнеса эффективно управлять всеми контактами делового характера.

* InfoPath — свежий продукт в составе пакета, предоставляющий возможности группам и организациям реализовывать эффективный сбор всех необходимых данных посредством различных форм динамического типа. Он может применятся как интерфейс для бизнес-процессов в целях увеличения эффективности информационного сбора данных и хранения.

* FrontPage — предназначен для создания, редактирования и управления Web — сайтами, применяемых для ведения электронной торговли и не только. в его составе содержится модуль SharePoint Team Services, который облегчает реализацию публикаций в корпоративной сети документов и данных общего пользования.

* OneNote — приложение пакета Microsoft Office, используемое для создания заметок в электронном виде. С помощью данного приложения удобно создавать заметки касательно прочитанного материала, осуществлять их упорядочивание отправку по электронной почте.

* Visio — средство создания графических чертежей, которое может использоваться в инженерной работе, учебе с целью создания графического материала. В его составе содержится множество готовых шаблонов, с помощь которых легко создавать строительные и технические чертежи, схемы и рисунки.

* Project — является мощной платформой проектного управления, позволяющей проводить планирование работы, реализовывать управление календарными планами и ресурсами. Осуществлять составление отчетов о выполняемых задачах. Приложение ориентировано на проектных руководителей, которым необходима локальная система для проведения независимого проектного управления.

2. Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в MS Excel.

В состав предприятия входят три подразделений. Руководство финансовых отделов данных подразделений разработали финансовые планы (бюджеты — таблица 2.1) на период с 01.01.2014 по 31.12.2014 гг. и направили эти планы руководству предприятия для анализа и выработки согласованной политики предприятия в финансовом плане.

Таблица 2.1.

На первом этапе руководством предприятия было принято решение о проведении анализа финансовых потоков. Средства (в млн руб.) на 01.01.2014 г. приведены в таблице 2.1, ожидаемые ежемесячные поступления и платежи для каждого подразделения представлены в таблицах 2.4 — 2.6.

Таблица 2.2.

На основе приведённых данных необходимо:

1) Для каждого подразделения сделать прогноз наличия и движения денежных средств по месяцам и проверить реализуемость плана в финансовом отношении. Ответ необходимо представить в форме таблиц и графиков, которые характеризуют наличие денежных средств, в соответствии с временным периодом.

2) Построить таблицу, отражающую консолидированный финансовый поток предприятию в целом по и проверить реализуемость консолидированного плана в финансовом отношении.

Результат работы представить в форме таблицы и графика.

3) В случае не реализуемости консолидированного плана в финансовом плане, определить сроки и объёмы необходимых заёмных средств. Провести модификацию таблицы для консолидированного финансового потока, посредством ввода дополнительных строк, таких, как «в т.ч. поступления кредитов», «в т.ч. платежи по возврату кредита», «выплата%% за кредит».

Расчёты следует проводить исходя из следующих условий:

* кредит берётся только сроком на 3 или на 6 месяцев по двум методикам.

«по остатку» и «по аннуитету»;

* возврат кредитной суммы осуществляется каждый месяц равными долями, начиная со следующего, за взятием кредита месяца;

* уплата кредитных процентов осуществляется каждый месяц с суммы непогашенного долга по состоянию на предыдущий месяц из расчёта Q1 процентов годовых (на 3 месяца) либо Q2 процентов годовых (на 6 месяцев) по методике «остатка». Исходные данные по кредитным процентам, под которые берется кредит, следует выбрать из приведённой ниже таблицы 2.3.

Таблица 2.3.

Произведем расчет движения денежных средств по подразделению 1.

Результаты расчета представлены в таблице 2.4, и отразим на одноименном графике (рис. 2.1).

Таблица 2.4.

Рисунок 2.1. Движение денежных средств по подразделению 1.

Далее, подобным образом проведем расчет для подразделений 2 и 3. И отразим результаты расчета в таблице 2.5, 2.6, соответственно и на графиках (рис. 2.2, 2.3).

Таблица 2.5.

Рисунок 2.2. Движение денежных средств по подразделению 2.

Таблица 2.6.

Рисунок 2.3. Движение денежных средств по подразделению 3.

Произведем расчет консолидированного финансового потока для предприятия в целом. Результаты расчета представим в таблице 2.5 и на графике (рис. 2.4).

Таблица 2.5.

Рисунок 2.4. Консолидированный финансовый поток предприятия Данные рисунка 2.4 и таблицы 2.5 говорят о том, что предприятие испытывает дефицит финансовых средств в марте и апреле.

Как видно из графика, приведенного на рисунке 2.4 «Консолидированный финансовый поток предприятия» и таблицы 2.5, в марте появился дефицит финансовых средств в размере 120 млн руб., потому как, затраты превышали поступления. Данный дефицит ощущался на протяжении двух месяцев. В связи с этим обстоятельством, руководством предприятия было принято решение о взятии кредита на сумму 120 млн руб. сроком на три месяца под 20% годовых.

Произведем расчеты кредиту выплат, в соответствии с методикой по «остатку».

1) 120/3 = 40 млн руб. (ежемесячная постоянная кредитная ставка).

2) 20% / 12 (мес.) = 1,667% (ежемесячный кредитный процент).

3) (120 млн руб.? 1,667%)/100 = 2,0004 млн руб. (составляет 1,667% от 120 млн руб.).

4) 40 + 1,667= 42,0004 млн руб. (первая кредитная выплата предприятия).

5) Проведенные расчеты показывают, что первая кредитная выплата предприятия составила 42,0004 млн руб.

6) 120 — 40 = 80 млн руб. (остаток кредита, оставшийся на 2-й и 3-й месяцы для погашения кредитной задолженности).

7) (80 млн руб. ?1,667%)/100 = 1,3336 млн руб. (составляет 1,667% от оставшейся суммы 80 млн руб.).

8) 40 + 1,3336 = 41,3336 млн руб. (вторая кредитная выплата предприятия).

9) Проведенные расчеты показывают, что вторая кредитная выплата предприятия составила 41,3336 млн руб.

10) 80 — 40 = 40 млн руб. (остаток задолжности на 3-й месяц).

11) (40 млн руб. ?1,667%)/100 = 0,6668 млн руб. (составляет 1,667% от оставшейся суммы 33,334 млн руб.).

12) 40 + 0,6668 = 40,6668 млн руб. (третья кредитная выплата предприятия).

Расчет кредита по «остатку» представлен в таблице 2.6.

Таблица 2.6.

На рисунке 2.5 представлен консолидированный финансовый поток предприятия с учетом кредита по «остатку».

Рисунок 2.5. Консолидированный финансовый поток предприятия с учетом кредита по «остатку».

Расчет кредита по «остатку» представлен в таблице 2.6.

Таблица 2.6.

Итого: при взятии предприятием кредита на сумму 100 млн руб. сроком на 3 месяца под 20% годовых, сумма за пользование кредитом составила 4,0008 (2,0004+ 1,3336 + 0,6668) млн руб.

На основании проведенных расчетов по методике взятия кредита по «остатку», приведенные в таблицах 2.5 и 2.6, видно, что это оказалось возможным, потому как средства (итоговая сумма баланса с учетом получения кредита и выплат по нему) на конец расчетного периода менее исходного показателя на 4,0008 млн руб., что составляет точно сумму финансовых средств по выплатам процентов.

Таблица 2.7.

Как видно из расчетов по методике взятия кредита по «аннуитету», представленные в таблице 2.7, переплата по%% за 3 месяца составила 5,277 млн руб., что на 1,2762 млн руб. больше по отношению к методике расчета по «остатку».

На основании всех вышеприведенных расчетов, можно сделать следующий вывод: взятие кредита на 3 месяца в сумме 120 млн руб. под 20% годовых имеет вполне обоснованные причины, потому как, в следующие три месяца предприятие полностью погашает задолжности по кредиту и к концу отчетного периода имеет баланс 145 млн руб.

Без кредитных поступлений существование данного предприятия оказалось бы весьма затруднительным, потому как, дефицит существенных денежных средств в течение 3 месяцев (март — 120 млн руб., апрель — 60 млн руб., май — 5 млн руб.), возможно, привел бы к банкротству предприятия.

В результате сравнения результатов расчетов двух приведенных методик, напрашивается вывод, что наиболее рациональным для предприятия становится кредит по «остатку», по сравнению с кредитом по «аннуитету» при аналогичных условиях и сроках получения кредита.

Взятие кредита на 6 месяцев под 32% годовых нецелесообразно, потому как, отрицательного баланса на протяжении срока погашения кредита (апрель, май, июнь) на данном предприятии не наблюдается, как и в последующие месяцы.

Все, приведенные выше расчеты и графики реализованы с помощью электронных таблиц MS Excel. Ниже на рисунках представлены все расчетные таблицы.

Рисунок 2.6. Прогноз наличия и движения денежных средств по месяцам.

Рисунок 2.7. Консолидированный бюджет предприятия Рисунок 2.8. Консолидированный бюджет предприятия с учетом кредита по «остатку».

Рисунок 2.9. Расчет кредита по аннуитету.

3. Разработка баз данных при помощи Microsoft Access.

Являясь одной из самых широко распространенных прикладных систем управления базами данных (СУБД), Access способна работать с файлами текстового формата, с таблицами электронного типа и базами данных различных форматов, которые стали наиболее популярными в настоящее время.

База данных служит для хранения совокупности данных и объектов, с целью решения определенных задач. Она позволяет упорядочить информацию в соответствии с различными признаками и дает возможность осуществления скоростной выборки с произвольным сочетанием параметров. В виде данных может быть использована информация любого типа, сохраненная на жестком диске компьютера. Это могут быть сочетания символьных элементов, текст, файлы, графические объекты и т. д. Способы ввода данных, а также методы их хранения формируют структуру базы данных.

Посредством применения Access, можно создавать базы данных реляционного типа, в которых осуществляется хранение данных в форме таблиц. Access можно также применять с целью анализа данных, для создания веб-страниц динамического типа, в которые автоматически отображают любые изменения данных. С помощью Access можно реализовать приложения баз данных, к примеру, приложения типа клиент / сервер.

С помощью Access можно создать следующие виды приложений:

* автономномная СУБД для использования в составе настольных систем;

* СУБД для использования в составе файлового сервера;

* интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба организаций, таких например как, с Microsoft SQL Server.

Access 2007 является мощной платформой создания приложений для локальных компьютеров и приложений типа клиент / сервер на уровне подразделения или целой организации.

Access 2007 предоставляет возможности по преобразованию базы данных Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, а также предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Для целей интеграции инструментов Access с базами данных MS SQL применяются быстродействующие механизмы доступа к базам данных, построенных с использованием интерфейса OLE-DB.

Access реализует хранение всех данных в едином файле, в независимости от того, что они могут иметь распределение по различным таблицам.

Файлы, содержащие таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты имеют расширение. mdb (Microsoft Access database).

Файлы закрытого формата, имеющие расширение. mde не содержат исходный код VBA в распространяемые приложения Access.

Посредством файлов с расширением. adp (Microsoft Access project) обеспечивается подключение к интегрированным базам данных данных SQL Server с помощью соединения OLE DB, что дает возможность создавать полноценные приложения с архитектурой вида клиент / сервер.

В приложениях Access применяются файлы с расширением. mdb по умолчанию. Этот файловый формат предоставляет возможность для разработчиков сохранять файлы с расширением *.mde или *.ade. В результате этого, любой код Visual Basic компилируется, и исходный код исключается из содержания файла базы данных Access (.MDB), а также и из файла проекта Access (.ADP), посредством этого обеспечивается более надежная защита базы данных.

С помощью Access 2007 реализуем базу данных «Услуги салона красоты» (рис. 2.10).

Рисунок 2.10. Создание новой базы данных.

База данных будет содержать три таблицы (рис. 2.11).

Рисунок 2.11. Создание таблиц Таблица «Основные услуги» содержит информацию об основных услугах, предоставляемых салоном красоты. В ней указано: код услуги, наименование услуги, стоимость услуги и Ф.И.О. мастера, который выполняет данную услугу (рис. 2.12).

Рисунок 2.12. Таблица «Основные услуги».

Таблица «Дополнительные услуги» содержит информацию о дополнительных услугах, предоставляемых салоном красоты. В ней указано: код дополнительной услуги, наименование дополнительной услуги, стоимость и Ф.И.О. мастера, который выполняет данную дополнительную услугу (рис. 2.13).

Рисунок 2.13. Таблица «Дополнительные услуги».

Таблица «Мастера салона красоты» содержит информацию о мастерах, работающих в салоне красоты и выполняющих работу по оказанию основных и дополнительных услуг.

В данной таблице указано: код мастера, Ф.И.О. мастера, телефон мастера и его график работы (рис. 2.14).

Рисунок 2.14. Таблица «Мастера салона красоты».

База данных содержит также, два обобщенных отчета об основных и дополнительных услугах салона красоты (рис. 2.15 — 2.16).

Рисунок 2.15. Отчет «Основные услуги салона красоты».

Рисунок 2.16. Отчет «Дополнительные услуги салона красоты».

В состав Базы данных «Услуги салона красоты входят две формы», форма «Основные услуги» и форма «Дополнительные услуги» (рис. 2.17. — 2.18).

Рисунок 2.17. Форма «Основные услуги».

Рисунок 2.18. Форма «дополнительные услуги».

Рисунок 2.19. Связь между таблицами БД «Услуги салона красоты».

Заключение.

В современном мире, использование информационных технологий различного типа, встречается практически в любой компании или предприятии. Не зависимо от того, малое предприятие по оказанию услуг вблизи вашего дома или крупное производственное предприятие, производящее автомобили или самолеты. Любой субъект экономической деятельности современного уровня, в той или иной мере, сталкивается с необходимостью информационной обработки. При этом объемы этой информации находятся в прямой зависимости от величины предприятия и могут достигать огромных размеров, что компании вынуждены затрачивать астрономические суммы на приобретение как аппаратных, так и программных средств для ее обработки.

Этим обуславливаются высокие темпы развития компаний, осуществляющих деятельность по разработке и производству прикладных программных пакетов. Примером одного из них, может служить Microsoft Office.

Усовершенствование программных средств, неуклонно влечет за собой развитие и аппаратных средств для их использования. Следовательно, огромная индустрия по информационному производству, хранению и поиску находится в состоянии постоянной динамики, а также осуществляется постоянное движении и развитие различных технологий и способов обработки информации.

Современная мировая ситуация требует от любого экономического субъекта, обладания достоверной и оперативной информацией, с целью опережения на несколько шагов своих конкурентов. Развитие технологий информационной обработки, поиска и хранения для многих предприятия стало основным фактором их благополучия и получения дохода.

Никто не посмеет отрицать актуальности широкого внедрения информационных технологий. Проблема кроется в том, что совсем недостаточно, установить в офисе компьютер, пускай даже самый современный и с необходимым программным обеспечением. Для того чтобы данные технологии давали эффективную отдачу, гораздо важнее научится использовать в полной мере прикладные пакеты программ для информационной обработки.

Весь мир испытывает острую нехватку таких специалистов, которые обладают теоретическими знаниями и способны применить их на практике.

Естественно, что это возможно только благодаря глубокому пониманию как самих технологий информационной обработки и управления, так и способов их использования в той или иной области.

В сфере экономики, к примеру, требуются глубокие знания различных прикладных программных продуктов, таких как, офисные программы, программы, предназначенные для ведения бухгалтерского учета, программы обработки статистической информации и проведения математических расчетов.

В процессе данной работы сделан расчет движения экономических потоков внутри предприятия с помощью электронных таблиц Microsoft Excel. Создана база данных «Услуги салона красоты» в Microsoft Access.

Следовательно, можно сделать вывод, что в процессе решении экономических задач, того или иного характера, с использованием различных технологий информационной обработки и хранения, необходимы глубокие теоретические знания и умение применять их в практической работе.

1. А. И. Исакова, М. Н. Исаков. Информационные технологии. Учебно-методическое пособие. / Томск, «Эль Контент», 2012 г.

2. А. И. Исакова, М. Н. Исаков. Информационные технологии. Учебное пособие./ Томск, «Эль Контент», 2012 г.

3. Ивасенко А. Г. Гридасов А.Ю., Павленко В. А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учеб. пособие / М.:КНОРУС, 2005 г.

4. Гришин В. Н., Панфилова Е. Е. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. / М.: ФО-РУМ: ИНФРА-М,.

2005 г.

5. А. Н. Романов, А. И. Змитрович. Информационные технологии в экономике. / Веды, 1998 г.

6. Исаев Г. Н., Информационные системы в экономике./ Омега-Л, 2013 г.

7. Юрченко Т. В., Информационные технологии в экономике. Решение экономических задач средствами MS EXCEL 2007/Н. Новгород: ННГАСУ, 2010 г.

8. Борис Одинцов, Анатолий Романов, Информационные ресурсы и технологии в экономике./ Вузовский учебник, Инфра-М, 2013 г.

9. В. Н. Ясенев, Информационные системы и технологии в экономике. / Юнити-Дана, 2008 г.

10. Ф. Д. Ролланд, Основные концепции баз данных. Учебник для ВУЗов / Вильямс, 2002 г.