Работа с таблицами

ФГОУ ВПО Финансовый университет при Правительстве РФ Кафедра Информатика и программирование Контрольная работа По экономической информатике на тему:

Работа с таблицами Москва — 2011

Оглавление Введение

1. Работа с таблицами

1.1 Способы построения таблиц

1.2 Перемещение по таблице

1.3 Обработка таблиц

1.4 Форматирование таблиц

1.5 Вычисления в тексте и таблице

1.6 Заголовки таблиц Заключение Список используемой литературы Приложения

Введение

На сегодняшний день практически каждый человек является активным пользователем персонального компьютера. В эпоху стремительного развития и распространения современных технологий людям крайне необходимы навыки и умения работать с пакетом программ Microsoft Office Microsoft Office — офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows (Microsoft — Википедия) и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др., такими как Word, Excel, Internet, Power Point, с целью достижения карьерного роста и жизненного успеха. Также нельзя не отметить: компьютерные программы, прежде всего, создаются для того, чтобы сократить работу человека и позволить ему за наиболее короткий промежуток времени найти необходимую информацию. Более того, одной из главных задач компьютерных программ является наиболее эффективный, понятный и рациональный способ отображения документа.

Текстовый процессор Word предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. К одной из функциональных возможностей программы относятся составление таблиц и выполнение в них вычислений. Иными словами, Word позволяет размещать числа и текст в виде таблицы, состоящей из строк и столбцов.

Таблица является достаточно наглядной и компактной формой представления материала, наиболее распространенной для отображения экономических документов. Кроме того, с помощью таблиц удобно располагать текст абзацами друг напротив друга или различными способами размещать текст относительно графических вставок. Рассмотрим некоторые особенности работы с таблицами в программе Word.

word таблица форматирование заголовок

1. Работа с таблицами Программа Word позволяет создавать таблицы, состоящие из строк и столбцов. Максимальное число столбцов в таблице — 63, строк — произвольное количество. Пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить текст, числа, рисунки, графику, формулы для расчетов и др. Каждая ячейка имеет в таблице свой адрес, составленный из имени столбца и номера строки. Имена столбцов состоят из латинских букв А, B, C и т. д., а строки нумеруются цифрами 1, 2, 3, 4 То есть ячейки могут иметь такие адреса, как А1, В10, C 13 и т. п. и т. д. Кроме того, внутри каждой ячейки текст переносится с одной строки на другую точно так же, как это делается с обычным текстом документа между полями страницы или внутри колонок. По мере набора текста ячейка растягивается по вертикали, чтобы вместить его.

1.1 Способы построения таблиц Существуют следующие способы построения таблиц:

Нажать кнопку добавить таблицу стандартной панели и выделить необходимое число строк и столбцов (см. Рисунок 1).

Задать команду таблица/добавить таблицу и указать число строк и столбцов в соответствующих параметрах. Можно переопределить ширину столбцов, иначе она определяется автоматически, в зависимости от количества столбцов и ширины листа (см. Рисунок 2 и Рисунок 3).

Задать команду таблица/нарисовать таблицу и с помощью указателя мыши в виде карандаша проводить линии: первую — диагональную (для вставки ячейки таблицы), горизонтальные и вертикальные — для добавления строк и столбцов (см. Рисунок 4 и Рисунок 5).

Для изменения количества строк и столбцов в таблице можно воспользоваться кнопкой ластик панели таблицы и границы, который служит для удаления ненужных разделительных линий.

1.2 Перемещение по таблице Для перемещения курсора по таблице при вводе или редактировании данных можно использовать следующие возможности:

Щелчок мыши в нужной ячейке

— перемещение в следующую ячейку

— перемещение в предыдущую ячейку клавиши со стрелками вверх и вниз — перемещение на строку вверх или вниз.

1.3 Обработка таблиц Для редактирования и форматирования данных в таблице часто прибегают к их выделению. При выделении данных в таблице используются следующие приемы:

Выделение ячейки: переместить курсор в ячейку и нажать клавиши, либо щелкнуть курсором мыши в левом нижнем углу ячейки.

Выделение строки: щелчок мыши слева от соответствующей строки или установить курсор в любую ячейку данной строки и задать команду выделить строку из меню таблица.

Выделение столбца: установить курсор в любую ячейку столбца и далее либо щелкнуть по верхней линии таблицы (мышь имеет форму стрелки, направленной вниз), либо задать команду выделить столбец из меню таблица.

Выделение всей таблицы: либо нажать клавишу и выполнить двойной щелчок мыши внутри таблицы, либо задать команду выделить таблицу из меню таблица (курсор должен находиться внутри таблицы).

Для очистки содержимого выделенных ячеек достаточно нажать клавишу .

Для перемещения/копирования содержимого ячейки в другую позицию таблицы выделить соответствующую ячейку, задать команду вырезать/копировать из меню правка или нажать кнопку вырезать/копировать стандартной панели, переместиться в новую ячейку и задать команду вставить из меню правка или нажать кнопку вставить стандартной панели.

1.4 Форматирование таблиц

Форматирование таблицы, как и любого абзаца, осуществляется либо посредством команд из меню формат, либо с помощью панели инструментов форматирования.

По умолчанию толщина разделительных и контурных линий таблицы равна 0,5 пт. Чтобы изменить эти параметры следует выделить ту часть таблицы, для которой следует создать собственные варианты обрамления и воспользоваться панелью инструментов таблицы и границы или командой формат/границы и заливка.

Можно изменить ориентацию текста в ячейках таблицы, выделив нужные ячейки и нажав кнопку изменить направление текста панели инструментов таблицы и границы. Каждое новое нажатие на этой кнопке приводит к изменению угла наклона текста на 90°.

1.5 Вычисления в тексте и таблице Во время работы с текстом может потребоваться выполнить некоторое вычисление и вставить результат в текст. В этом случае следует установить курсор в ту позицию, куда должен быть помещен результат вычислений, и задать команду формула из меню таблица (Использование формул в таблице Word — Word — Office.com). В поле формула после знака равенства ввести требуемую формулу и нажать ок.

В составленной таблице можно подсчитать сумму значений ячеек сверху или слева (см. пример построения таблицы с расчетами). Для этого надо установить курсор в соответствующей ячейке, задать команду формула из меню таблица. В поле формула после знака равенства указать sum (above) или sum (left).

В формуле также могут быть указаны координаты ячеек, ссылки на которые могут быть использованы в качестве аргументов той или иной функции. Координаты каждой ячейки задают при помощи двух символов-обозначений столбца и строки. Для обозначения столбцов используют буквы латинского алфавита, для обозначения строк — цифры. Первая ячейка таблицы всегда имеет координаты А1. Так, чтобы в ячейке С5 получить результат умножения значений из ячеек А2 и В3, нужно в ячейку С5 ввести формулу: =Product (A2;B3). В окне формулы также можно задать формат числа. Результатом вставки формулы является поле, которое может быть обновлено по нажатию клавиши .

Пример построенной таблицы с расчетами:

1.6 Заголовки таблиц Таблицу часто снабжают заголовком (шапкой), который должен быть общим для всех или нескольких столбцов.

Разделение и соединение ячеек Объединить ячейки можно следующими способами:

выделить все объединяемые ячейки и вызвать команду таблица/объединить ячейки или нажать кнопку объединить ячейки панели инструментов таблицы и границы.

удалить разделительные линии с помощью ластика. Чтобы разъединить ячейки на составляющие, следует выделить их и задать команду таблица/разбить ячейки. В появившемся окне следует указать новое количество строк или столбцов.

Заголовки многостраничных таблиц Для того, чтобы заголовок таблицы автоматически отображался на всех страницах с таблицей, следует выделить строки, являющиеся заголовком и задать команду таблица/заголовки.

Чтобы снять заголовки, нужно выделить строки с заголовком на самой первой странице таблицы и затем отменить действие команды заголовки, выбрав ее в меню таблица.

Редактирование заголовков также происходит только на первой странице таблицы.

Заключение

Проделав данную работу, можем сделать вывод о том, что таблица, как способ оформления текста, является достаточно удобной, компактной и эффективной формой представления материала, особенно для отображения экономических документов. Кроме того, с помощью таблицы очень удобно располагать текст абзацами или различными другими способами, осуществлять, используя формулы, необходимые вычисления в столбцах и строках. Поэтому, на мой взгляд, каждому современному работнику необходимо уметь работать в Microsoft Word, в частности с таблицами, для того чтобы рационально представлять найденную информацию и отражать ее в документах.

Список используемой литературы

1. Косарев В. П., Еремин Л. В, Машникова О. В. Экономическая информатика: учебник/под ред. В. П. Косарева.- М.: Финансы и статистика, 2006.-336 cтр.;

2. Косарев В. П., Мамонтова Е. А, Кенесов М. С. Практикум по информатике для экономистов: учебно-практическое пособие.- М.: ЦентрЛитНефтеГаз, 2007. 147 стр.;

3. Кижнер А. И. Методическое пособие по программе Word;

4. HYPERLINK «http://www.autoaf.ru/docs_office_tab.htm» http://www.autoaf.ru/docs_office_tab.htm

5. HYPERLINK «http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m1t1₄.html» http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m1t1₄.html

6. HYPERLINK «http://www.taurion.ru/word/20» http://www.taurion.ru/word/20

7. http://office.microsoft.com

Приложения Рисунок 1

Рисунок 2

Рисунок 3

Рисунок 4

Рисунок 5