Работа с финансовой документацией, поступающей в экономический отдел НОКДЦ

За последние двадцать лет значительно возрос объем и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что его эффективная работа всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем.

Одной из основных функций экономического отдела клинического диагностического центра является учет денежных средств, находящихся в распоряжении диагностического центра.

Информация о расходовании средств извлекается со счетов и счетов-фактур, поступающих в диагностический центр на оплату. В настоящее время все необходимые данные вносятся в электронные таблицы Excel. Процесс обработки финансовой документации занимает значительное количество рабочего времени сотрудников экономического отдела.

В настоящий момент на рынке программного обеспечения существует ряд продуктов, автоматизирующих данную область. Однако не существует универсальных программных продуктов, следовательно, всегда необходима адаптация продукта к предметной области.

Создание специализированной автоматизированной системы на платформе «1С: Предприятие» позволит учесть все особенности работы экономического отдела.

Целью дипломной работы является совершенствование работы с финансовой документацией, поступающей в экономический отдел НОКДЦ.

Задачи дипломной работы:

· Изучение бизнес-процессов текущей деятельности экономического отдела по работе с финансовой документацией;

· Моделирование предметной области;

· Структурирование базы данных;

· Разработка справочников;

· Разработка документов;

· Разработка регистров;

· Разработка программных процедур для формирования отчетов;

· Выбор методики расчета экономической эффективности;

· Определение экономической эффективности проекта.

1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

1.1 Организационная структура управления предприятием

НОКДЦ был создан в декабре 1989 года в городе Горьком приказом начальника управления здравоохранения области В. И. Резайкиным. Особенностью создания центра было одновременное его проектирование и строительство. В результате в кратчайшие сроки было создано учреждение совершенно нового масштаба и практически сразу приняты первые пациенты.

На сегодняшний день центр ежедневно посещают более 1500 человек. Ежегодно проводится более 160 000 консультаций. Число исследований ежегодно составляет более 900 000. В среднем на одного пациента, обратившегося за медицинской помощью приходится 5.54 исследования.

Более 30% обследуемых пациентов в диагностическом центре составляют жители области.

Среди исследований 80% приходится на высокотехнологичные и наукоемкие виды. Сегодня практически все передовые диагностические технологии используются специалистами НОКДЦ: дородовая диагностика патологии плода, диагностика гормонального фона и иммунного статуса, ранняя диагностика онкологической патологии. В Нижегородском диагностическом центре используются десятки передовых методик, являющихся редкостью в других учреждениях области: капсульная эндоскопия, гистеросальпингография, ультрасонография, РХПГ, компьютерная томография с внутривенным болюсным контрастированием, эндоскопическое удаление полипов ЖКТ под наркозом, дуплексное сканирование сосудов любой локализации, пункционная биопсия различных органов под ультразвуковой визуализацией, мониторинг врожденных пороков развития с использованием специальных программ.

С открытием Диагностического центра в нашем городе была решена задача обеспечения современного уровня медицинской диагностики и создана материально-техническая база для полноценного обследования населения на догоспитальном этапе. И сегодня, спустя 20 лет, центр эффективно работает и постоянно набирает обороты.

Юридический адрес учреждения: 603 006, г. Нижний Новгород, ул. Решетниковская, д. 2, сайт http://dcnn.ru.

Руководство деятельностью НОКДЦ осуществляет Главный врач. Он несет материальную и административную ответственность данных бухгалтерского и статистического отчетов. Главному врачу подчиняются все подразделения.

Организационно-функциональная структура НОКДЦ представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 — Организационно-функциональная модель НОКДЦ

Связующим звеном всего ДЦ является консультативный отдел, в котором ведут прием специалисты по 20 специальностям, в том числе эндокринолог, маммолог, эпилептолог, андролог-сексолог, аллерголог, терапевт-иммунолог, ревматолог, онколог и т. д. Ежедневно в консультативную поликлинику обращается более 400 человек. Для пациентов «с трудным диагнозом» имеется возможность организации межкабинетных консультаций, коллегиального осмотра врачами нескольких специальностей.

Специалисты работают в тесном сотрудничестве с другими отделами, организуя клинический путь пациента таким образом, чтобы в результате комплексного обследования был установлен окончательный диагноз, назначено и по возможности проведено лечение непосредственно на базе НОКДЦ в максимально короткие сроки (так называемый замкнутый цикл).

Медико-генетическая консультация НОКДЦ представляет комплексный отдел, состоящий из 3 подотделов.

Во-первых, консультативное подразделение, где ведут прием врачи-генетики и гинекологи. Во-вторых, подразделение УЗИ, где высококвалифицированные специалисты на аппаратуре эксперт класса проводят ультразвуковую диагностику патологии развития плода. В-третьих, это лаборатория МГК. Специалистами МГК проводится мониторинг врожденных пороков развития на территории всей Нижегородской области.

Также в структуру Диагностического центра входит отдел эндоскопии. Врачами отдела освоен полный спектр эндоскопических методик, включая лечебные и оперативные. Все исследования и операции проходят как с использованием местной анестезии, так и под наркозом.

Большую роль в диагностике заболеваний играет клинико-диагностическая лаборатория. Сотрудниками отдела выполняются общеклинические, биохимические и иммунологические методы исследования. Большинство методик является уникальными и выполняются только в КДЛ НОКДЦ.

Лаборатория клинической микробиологии на высоком профессиональном уровне производит широкий спектр исследований. Исследованию подвергается различный патологический материал: кровь, моча, желчь, мокрота, соскоб со слизистой гениталий и уретры, сок простаты, эякулят, экссудаты из любого воспалительного очага. Исследования проводятся в направлении обнаружения и идентификации патогенных, условно-патогенных бактерий, а также микоплазм и грибов. Микробиологические исследования проводятся по международным и отраслевым стандартам.

Отделение радионуклидной диагностики является единственным подразделением в Нижегородской области, в котором освоены сразу два направления: радиоиммунологические исследования «ин витро» и исследования, связанные с визуализацией внутренних органов и их функциональным состоянием «ин виво». В отделении выполняется радионуклидная ренография, позволяющая быстро и достоверно оценить канальцевую функцию почек при минимальной лучевой нагрузке на пациента. При помощи радиоиммунологических исследований в отделении выполняются количественный анализ гормонов щитовидной железы, половых гормонов и гормонов коры надпочечников.

Отдел компьютерной томографии оснащен по последнему слову современной медицинской техникой. В отделе работают спиральный и мультиспиральный томографы, на которых врачи выполняют более 50% компьютерных томографических исследований от общего количества в области. В последние годы структура исследований изменилась за счет увеличения таких исследований, как компьютерная томография ЖКТ, грудной клетки, малого таза и забрюшинного пространства. Кроме этого в отделе выполняется компьютерная томография с внутривенным контрастированием, что дает значительно больше информации в диагностике метастазов опухолевого процесса.

Наряду с томографическими исследованиями в центре проводится и рентгендиагностика. Этот отдел имеет несколько кабинетов, 4 из которых оснащены аппаратами с телемониторами и один кабинет для маммологических исследований. С 1992 года на базе отдела создана и развивается маммологичекая служба, первая в городе и области. Применяется ряд сложных методик: дуктография, обследования при патологии молочных желез проводятся комплексно — это совместная работа с хирургом-маммологом и онкологом консультативной поликлиники, отделами УЗИ и цитоморфологии.

В отделе функциональной диагностики предметом особой гордости является использование революционной технологии зонного сканирования в диагностике патологии периферического кровообращения. С 2009 года врачи отдела получили возможность работать на полностью цифровом УЗ сканере экспертного класса нового поколения Z. One корпорации ZONARE. В настоящее время сотрудниками отдела освоено более 30 методик.

Практически каждый пациент ДЦ попадает в отделение ультразвуковой диагностики, и на сегодня никого уже не удивляют УЗИ брюшной полости, мочевыделительной системы или щитовидной железы. Однако спектр методик в этом отделе нашего центра постоянно пополняется новыми специализированными исследованиями и включает на сегодняшний день около 60 наименований.

Особой гордостью центра являются стационар краткосрочного пребывания, в котором при мощности 10 коек выполняется порядка 700 операций в год.

Основным направлением являются эндохирургические вмешательства. На базе отдела проводятся малоинвазивные диагностические исследования: под ультразвуковой визуализацией осуществляются пункции простаты, почек, печени, щитовидной железы.

Точность — кредо ДЦ. В организационной системе центра работает отдел клинической патоморфологии. Ежегодно специалистами отдела выполняется порядка 30 тыс. цитологических и 20 тыс. гистологических исследований. Впервые в регионе здесь была освоена диагностика хеликобактериоза желудка и в течение ряда лет она внедряется в практику работы широкой сети ЛПУ города и области.

НОКДЦ постоянно расширяет свои возможности, и одним из последних достижений стало открытие на базе НОКДЦ тиреодологического центра (НОТЦ), целью создания которого стало: снижение количества йоддефициных заболеваний у населения Нижегородской области, снижение заболеваемости неонатальным гипотиреозом новорожденных, улучшение качества жизни больных йоддефицитными заболеваниями, сохранение интеллектуального, образовательного и профессионального потенциала жителей Нижегородской области. За небольшой период времени функционирования центра были проведены комплексные осмотры более 2000 детей Нижегородской области, составлены карты зобной эндемии и йодной недостаточности области (2003;2005); проведен ремониторинг йодной обеспеченности (2006 год); предоставлена эндокринологическая помощь женщинам на этапе планирования беременности и беременным женщинам; с 2007 года совместно с ФГУ ЭНЦ г. Москвы проводится рандомизированное сравнительное многоцентровое исследование по программе йодопрофилактики беременных и кормящих женщин.

Кроме этого, каждый из наших пациентов имеет право получить платные услуги в отделе персонального обслуживания, кредо которого — клиенториентированный подход. Здесь пациенты проходят обследование в более комфортных условиях. Во-первых, запись на консультации и исследования может быть осуществлена в удобное для пациента время. Во-вторых, данный отдел предоставляет более широкий спектр услуг: пациент может вызвать авторитетных консультантов из других лечебных учреждений города. Если клиенту требуется пребывание в дневном стационаре, ему предоставляется одноместная палата повышенной комфортности, наблюдение лечащего врача и медсестры.

Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной отчетности, организует работу бухгалтерии, формирует годовые и квартальные отчеты. НОКДЦ использует программу 1С «Бухгалтерия». Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами.

Заместитель главного врача по экономике занимается договорами с различными организациями на профессиональные осмотры, на обслуживание больницы сторонними организациями, проводит тарификацию сотрудников, занимается оформлением экономических отчетностей для вышестоящих организаций, составлением планов на медицинское обслуживание. Планирует затраты на коммунальные услуги.

1.2 Анализ экономического и финансового состояния предприятия

Для анализа экономического и финансового состояния НОКДЦ организацией был предоставлен баланс исполнения сметы доходов и расходов за 2002 год.

Данные из баланса, по которым проводился анализ экономического и финансового состояния организации представлены в таблице 1.

Таблица 1 — Сведения из баланса исполнения сметы доходов и расходов за 2002 год

На основании проведенного анализа баланса исполнения сметы доходов и расходов за 2002 год можно сделать следующий вывод.

В структуре активов наибольший удельный вес имеют основные средства (в 2002 году — 94,26%, в 2001 году — 93,58%), причем в 2002 году по сравнению с 2001 они увеличились на 4,36% (или на 3 677 403 руб.) и составили 88 115 404 руб. Число малоценных предметов на складе и в эксплуатации выросло в 2002 году по сравнению с 2001 на 32,28% (или на 620 929 руб.) и составили 2 544 602 руб. Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия в 2002 году выросли по сравнению с 2001 на 0,59% (или на 3820 руб.) и составили 652 650 руб. Это произошло вследствие увеличения расходов на заработную плату работникам организации. Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами выросли на 12,86% в 2002 году по сравнению с 2001 (или на 97 864 руб.) и составили 858 961 руб. В структуре пассивов наибольший удельный вес имеет износ основных средств (в 2002 году — 48,36%, в 2001 году — 48,50%), причем в 2002 году по сравнению с 2001 он увеличился на 3,31% (или на 1 449 337 руб.) и составил 45 210 466 руб. Немного меньший удельный вес в структуре пассивов имеет фонд в основных средствах (в 2002 году — 45,89%, в 2001 году — 45,08%), причем в 2002 году он вырос на 5,48% (или на 2 228 069 руб.) и составил 42 904 941 руб. В целом баланс Нижегородского областного клинического диагностического центра увеличился на 5,3% (или на 4 778 627 рублей). Это говорит об устойчивом экономическом состоянии организации. Также можно сказать, что НОКДЦ постоянно развивается и улучшает свое финансовое состояние с годами.

1.3 Состав технических средств обработки данных и используемого программного обеспечения

ГУЗ НОКДЦ располагает современной вычислительной техникой. Предприятие обладает 206 персональными компьютерами (в том числе сервер), связанных локальной информационной сетью. Так же есть 151 принтер (матричных — 23, струйных — 4, лазерных — 118), сетевое оборудование, коммутирующие концентраторы — 34 шт.

Серверов — 6:

Ш Контроллер домена (главный компьютер) Ш База данных «Регистратура»

Ш Интернет Ш Почтовый (Ethernet)

Ш Бухгалтерский Ш Для сетевых сервисов В отделах ГУЗ НОКДЦ используется следующее программное обеспечение:

1. Отдел Бухгалтерия:

· «1С: Бухгалтерия 8». Предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

· «Консультант Плюс»;

· Microsoft Office;

· Антивирус Касперского.

2. Экономический отдел:

· «1С: Предприятие — Аналит: Аптека ЛПУ 5.0 релиз 2.0» для ведения автоматизированного учета лекарственных средств, инвентарного медицинского имущества, принимаемых на склад медицинского учреждения, и организации отпуска их как в отделения, так и напрямую пациентам;

· Программа формирования электронных реестров для ТФОМС (Территориальный фонд обязательного медицинского страхования) и страховых медицинских компаний. Программа формирует готовые к отправке по электронным каналам пакеты данных, а также позволяет печатать бумажный вариант реестров, формировать и печатать счета-фактуры по реестрам;

· БД «Калькуляция платных медицинских услуг», реализованная в СУБД MS ACCESS. Предназначена для расчета стоимости платных медицинских услуг;

· «Система автоматизации процесса управления государственными закупками — Автоматизированный Центр Контроля (АЦК) Государственный заказ». Зарегистрирована в Российском агентстве по патентам и товарным знакам (РОСПАТЕНТ), Свидетельство № 2 004 610 840 от 05.03.2004 г. Присутствует у всех бюджетных учреждений, которые являются участниками государственных закупок. Министр финансов контролирует закупки, суммы, соответствие договорам. Программа предназначена для ведения реестров государственных контрактов, контроля за исполнением условий контрактов, планирования финансового года. Рабочие места у государственных поставщиков (в том числе в ГУЗ НОКДЦ) и в министерстве финансов у определенных должностных лиц;

· Автоматизированное рабочее место «Бюджето-получатель». Предназначена для контроля казначейством расходов средств организации;

· Программа по расчету заработной платы за оказанные платные медицинские услуги. Предназначена для расчета заработной платы врачей, т.к. оплата труда сдельная. Затем данные из этой программы переносятся в «1С: Бухгалтерия»;

· «Консультант Плюс»;

· Microsoft Office;

· Антивирус Касперского.

3. Регистратура:

· Программа по учету объемов оказанных услуг, написанная программистами КДЦ. Она позволяет вести учет рабочего времени врачей, количества посещений центра пациентами, количества оказанных услуг по видам, формировать отчет о проделанной работе информационно-вычислительного отдела. Пациенты, обратившиеся в НОКДЦ, направляются сотрудниками регистратуры по необходимым направлениям в зависимости от цели обращения. Схема движения потоков пациентов в КДЦ в зависимости от цели обращения представлена на рисунке 2;

· Microsoft Office;

· Антивирус Касперского.

Характеристика направлений деятельности экономического отдела ГУЗ НОКДЦ, выявление и структурирование основных проблем его деятельности Преддипломную практику я проходила в экономическом отделе Нижегородского областного клинического диагностического центра.

В ГУЗ НОКДЦ имеется положение об экономическом отделе (текст положения приведен в приложении А).

Одной из основных его функций является учет денежных средств, находящихся в распоряжении диагностического центра.

В настоящее время в экономическом отделе используется следующий процесс обработки документации. Счета на оплату от поставщиков товаров, работ и услуг поступают в экономический отдел. На основании этих документов сотрудники отдела вносят необходимые данные в электронные таблицы Excel с целью учета средств. После этого счета поступают в бухгалтерию для оплаты. Процесс ввода информации из счетов в электронные таблицы занимает значительное количество рабочего времени сотрудников экономического отдела.

Данные электронных таблиц используются для составления различной отчетности. При этом приходится извлекать информацию с разных листов книги Excel, что занимает много времени. Поэтому было принято решение о создании единого хранилища информации с возможностью быстрого (в пределах десятков секунд) формирования различных отчетов с необходимыми данными.

1.4 Обоснование темы дипломной работы. Анализ существующих разработок в данной области

В 2009 году студентка Нижегородского коммерческого института уже попыталась решить данную проблему средствами PHP и My SQL. Но данный продукт не удовлетворяет требованиям отдела по следующим причинам:

· Нет возможности работы в многопользовательском режиме;

· Отчеты формируются в недостаточно полном объеме.

Таким образом, целью моего дипломного проекта является разработка информационной системы для работы с финансовой документацией в диагностическом центре. Должны быть обеспечены следующие функции системы:

— Автоматизация формирования документов по учету всех расходов в диагностическом центре.

— Организация быстрого поиска документов по различным критериям.

— Обеспечение учета расходов по каждой группе товаров при регистрации счетов и счетов-фактур.

— Обеспечение производительности системы при формировании различных ежедневных и еженедельных отчетов в пределах десятков секунд.

— Возможность получения информации о количестве поступивших счетов и счетов-фактур за выбранный период.

— Формирование отчета о расходах по соответствующим дополнительным кодам экономической классификации за выбранный период.

— Формирование отчета о расходах по группам товаров за выбранный период.

— Формирование отчета о расходах по видам источников финансирования за выбранный период.

— Формирование отчета о расходах по наименованию организации, от которой поступил счет за выбранный период.

Информационная система будет разработана на платформе «1С: Предприятие». Ее преимуществами являются:

· Возможность использования системы от локального компьютера до десятков пользователей в локальной сети.

· Оптимальное соотношение «цена / качество».

· Открытость системы.

Для руководителя, принимающего решение о выборе средства автоматизации, достаточно важно быть уверенным, что система не будет «черным ящиком», и существует реальная возможность понять работу системы и, при необходимости, изменить. Таким образом, безусловным преимуществом платформы является то, что для внесения изменений в программу необязательно обращаться к фирме-разработчику. То есть существует возможность собственными силами внести необходимые изменения.

· Возможность обмениваться данными с другими программными продуктами фирмы 1С (например, Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом).

В основе системы программ «1С: Предприятие» лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической платформы значительно облегчает настройку обменов между программными продуктами.

2. Разработка информационной системы для работы с финансовой документацией

2.1 Постановка задачи

2.1.1 Описание предметной области

В настоящее время в экономическом отделе используется следующий процесс обработки документации. Счета на оплату от поставщиков товаров, работ и услуг поступают в экономический отдел. На основании этих документов сотрудники отдела вносят необходимые данные (номер и дату счета, наименование поставщика, ответственный за оплату счета, наименование товаров, работ или услуг, единицы измерения, количество, цены, итоговую сумму, статьи экономической классификации и источники, из которых счет будет оплачен) в электронные таблицы Excel с целью учета средств. После этого счета поступают в бухгалтерию для оплаты. Процесс ввода информации из счетов в электронные таблицы занимает значительное количество рабочего времени сотрудников экономического отдела.

Данные электронных таблиц используются для составления различной отчетности. При этом приходится извлекать информацию с разных листов книги Excel, что занимает много времени. Поэтому было принято решение о создании единого хранилища информации с возможностью быстрого (в пределах десятков секунд) формирования различных отчетов с необходимыми данными.

Исходя из этого, мной было принято решение о создании единой информационной системы для работы с финансовой документацией.

Информационная система будет разработана на платформе «1С: Предприятие».

2.1.2 Техническое задание на разработку информационной системы

Цели проекта

Создать учетно-аналитическую систему для работы с финансовой документацией, поступающей в экономический отдел Нижегородского областного клинического диагностического центра (далее — НОКДЦ или Заказчик).

Назначение проекта

Система должна привести к автоматизации процессов учета счетов и счетов-фактур, поступающих к оплате в НОКДЦ. Система должна позволить осуществить централизованное управление деятельностью по учету финансовой документации.

Задачи проекта

Для достижения цели проекта необходимо решить следующие задачи:

· Автоматизация формирования документов по учету всех расходов в диагностическом центре.

· Организация быстрого поиска документов по различным критериям.

· Обеспечение учета расходов по каждой группе товаров при регистрации счетов и счетов-фактур.

· Обеспечение производительности системы при формировании различных ежедневных и еженедельных отчетов в пределах десятков секунд.

· Возможность получения информации о количестве поступивших счетов и счетов-фактур за выбранный период.

· Формирование отчета о расходах по соответствующим дополнительным кодам экономической классификации за выбранный период.

· Формирование отчета о расходах по группам товаров за выбранный период.

· Формирование отчета о расходах по видам источников финансирования за выбранный период.

· Формирование отчета о расходах по наименованию организации, от которой поступил счет за выбранный период.

Краткий состав работ по проекту

Проект предусматривает выполнение следующих работ:

· Изучение бизнес — процессов текущей деятельности по учету финансовой документации, поступающей в НОКДЦ.

· Формирование модели процессов для последующей автоматизации.

· Описание модели предметной области средствами Конфигуратора 1С: Предприятие 8.1

· Тестирование работоспособности разработанной информационной системы в реальных условиях.

· Внедрение, ИТС и поддержка работоспособности системы.

Требования Заказчика к информационной системе

ИТС должна быть разработана на платформе 1С: Предприятие 8 и должна обеспечивать следующие функциональные возможности:

· Регистрация новых, изменение и удаление существующих документов.

· Хранение постоянной и условно постоянной информации о предметной области (Организации, Источники финансирования, Товары, КОСГУ, Сотрудники, Счета, Ед.изм.).

· Печать отчетов.

2.2 Информационное обеспечение задачи

2.2.1 Информационная модель и ее описание

Входная информация

Входной информацией для разрабатываемой конфигурации являются данные счетов и счетов-фактур. Эта информация заносится и хранится в объектах конфигурации «1С: Предприятие» вида Справочник и Документы.

Объект конфигурации Справочник предназначен для описания списков данных и используется для того, чтобы на его основе платформа создала в базе данных информационную структуру, в которой будет храниться, например, список фирм, перечень товаров, работ и услуг и т. д. Справочники содержат два обязательных реквизита: Код и Наименование. Если необходимо, то можно создать дополнительные реквизиты и табличные части.

Объект конфигурации Документ предназначен для фиксирования информации о происходящих событиях в экономическом отделе и связанных с поступлением финансовой документации. Документ имеет два обязательных реквизита: Дата и Номер.

Выходная информация

Выходной информацией для разрабатываемой конфигурации являются формы справочников и документов, которые позволяют вносить, просматривать и редактировать данные; а также отчеты, необходимые для эффективного ведения учета расходования средств.

Форма — это вспомогательный объект системы «1С: Предприятие», который предназначен для ввода и просмотра информации.

Объект конфигурации Отчет является прикладным объектом и предназначен для описания средств и алгоритмов, при помощи которых пользователь сможет получать необходимые ему выходные данные. Как правило, отчеты используются при выводе информации в печатную форму.

В системе «1С: Предприятие» также применяется объект Регистр накопления, в котором производится автоматическое накопление данных. Регистр накопления содержит Измерения (объект конфигурации, относящийся к категории подчиненных — товары, работы или услуги и др.) и Ресурсы (виды числовой информации, накапливаемой регистром).

2.2.2 Структура базы данных

Для хранения данных о товарах, работах и услугах, сотрудниках, поставщиках, статьях экономической классификации и источниках финансирования служат справочники, структура которых представлена в таблицах 2 — 6. Данные справочники служат для хранения постоянной информации, изменение которой отражается во всех объектах, где она используется. Это достигается путем ссылок на справочник.

Таблица 2 — Структура Справочника «Товары, работы и услуги»

Таблица 3 — Структура Справочника «Сотрудники»

Таблица 4 — Структура Справочника «Поставщики»

Таблица 5 — Структура Справочника «Источники финансирования»

Таблица 6 — Структура Справочника «КОСГУ»

Характерной особенностью объекта конфигурации Справочник является то, что пользователь в процессе работы может самостоятельно добавлять новые элементы в справочник.

Структура документа, используемого в конфигурации учета расходования денежных средств, представлена в таблице 7.

Таблица 7 — Структура Документа «Учет всех расходов»

Структуры используемых Регистров накопления приведены в таблицах 8 — 10.

Таблица 8 — Структура регистра накопления «Количество приобретенных товаров»

Таблица 9 — Структура регистра накопления «Стоимость приобретенных товаров»

Таблица 10 — Структура регистра накопления «Покупки»

2.3 Программно-техническое обеспечение задачи

2.3.1 Описание технических и программных средств обработки информации

Выбор средств программной поддержки

Главными критериями выбора программного обеспечения для учета всех расходов в диагностическом центре являются:

— удобство эксплуатации;

— удобный графический интерфейс и визуальные средства проектирования;

— хранение больших объемов достоверной информации;

— возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными;

— возможность расширения и реорганизации данных в базе данных при изменениях предметной области;

— невысокая стоимость приложения;

— поддержка операционной системы;

— не высокое требование к аппаратным ресурсам при разработке программного обеспечения.

Для разработки мною была выбрана система «1С: Предприятие».

Система «1С: Предприятие» является универсальной системой автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. Поскольку такая деятельность может быть довольно разнообразной, система «1С: Предприятие» имеет возможность «приспосабливаться» к особенностям конкретной области деятельности, в которой она используется. Для обозначения такой способности используется термин конфигурируемость, то есть возможность настройки системы на особенности конкретного предприятия и класса решаемых задач. Это достигается тем, что «1С: Предприятие» — это не просто программа, существующая в виде набора неизменяемых файлов, а совокупность различных программных инструментов, с которыми работают разработчики и пользователи.

Платформа «1С: Предприятие» имеет различные режимы работы: «1С: Предприятие» и «Конфигуратор».

Режим «1С: Предприятие» является основным и служит для работы пользователей системы. В этом режиме пользователи вносят данные, обрабатывают их и получают выходные результаты.

Режим «Конфигуратор» используется разработчиками и администраторами баз данных. Именно этот режим и предоставляет инструменты, необходимые для модификации существующей или создания новой конфигурации.

В системе «1С: Предприятие» есть разделение между платформой и конфигурацией. Это дает возможность работать с неограниченным количеством информационных баз.

Платформа «1С: Предприятие» имеет ряд особенностей:

· Существенно изменена структура информационной базы. Для средних и крупных предприятий очень важно, чтобы программа не теряла своей эффективности при одновременной работе большого числа пользователей. В отличие от «1С: Предприятия 7.7» вся база данных находится в одном файле. Поэтому нет необходимости в «переиндексации» базы, а также в запуске программы в «монопольном» режиме для проведения ряда регламентных процедур. Помимо этого для сохранения архивной копии можно просто переписать этот файл на внешний носитель (например, CD или Flash-диск);

· Получили существенное развитие различные механизмы. Отдельно отметим механизм построения экономической и аналитической отчетности. Он отличается высокой гибкостью, отчеты могут быть получены в любых разрезах с нужной степенью детализации;

· Изменилась лицензионная политика. Теперь однопользовательский вариант можно превращать в сетевой, докупая к нему дополнительные лицензии;

· Более удобным стал механизм обновления конфигураций: при работе в типовой (неизмененной) конфигурации не объединяются две конфигурации, а «подтягиваются» только измененные объекты, что не может не сказаться на быстроте и легкости обновления.

Выбор технических средств

На требования, предъявляемые к ресурсам компьютеров для системы «1С: Предприятие», оказывает влияние функциональная наполненность используемого прикладного решения.

Требования к производительности процессора и к объему оперативной памяти, установленной на компьютере, в значительной мере зависят от характера задач, решаемых конкретным пользователем. Например, характеристики компьютеров, используемых операторами для ввода документов, могут соответствовать рекомендованным, а для менеджеров и аналитиков, интенсивно работающих в различных режимах и выполняющих, например, анализ больших объемов информации, могут потребоваться более мощные компьютеры.

Кроме того, следует учитывать, что процессор и оперативная память компьютера являются разделяемыми ресурсами, которые используются не только «1С: Предприятием», но и операционной системой, антивирусным ПО и другими программами, работающими на данном компьютере. Поэтому при определении характеристик компьютера следует учитывать и возможное параллельное использование других программных средств.

При работе с комплексными конфигурациями, включающими большое количество подсистем, рекомендуется увеличение объема оперативной памяти.

Следует различать требования, предъявляемые к компьютеру конечного пользователя и к компьютеру разработчика конфигураций. Требования к ресурсам компьютера, используемого для разработки, существенно выше. Это обусловлено тем, что при разработке конфигурации используются дополнительные инструментальные средства, входящие в состав «1С: Предприятия»: конфигуратор, отладчик, средства замера производительности и средства групповой разработки (хранилище конфигурации).

Требования к компьютеру конечного пользователя:

· операционная система: Microsoft Windows 98/Me, Microsoft Windows 2000/XP/Server 2003/Vista (рекомендуется Microsoft Windows XP);

· процессор Intel Pentium II 400 МГц и выше (рекомендуется Intel Pentium III 866 МГц);

· оперативная память 128 Мбайт и выше (рекомендуется 256 Мбайт);

· жесткий диск (при установке используется около 220 Мбайт);

· устройство чтения компакт дисков;

· USB-порт;

· SVGA дисплей.

2.3.2 Разработка справочников

Разработка состава и структуры справочников выполнена на основании материалов раздела 2.2.2.

Справочник «Поставщики» содержит только создаваемые по умолчанию реквизиты: Код и Наименование.

Окно редактирования справочника «Поставщики» представлено на рисунке 3.

Рисунок 3 — Окно редактирования справочника «Поставщики»

Ниже описанные справочники, кроме обязательных реквизитов: Код и Наименование, описываются некоторой дополнительной информацией. Например, справочник «Товары, работы и услуги» содержит необходимые данные о поступивших товарах, работах и услугах: единицу измерения. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов справочника, и для описания такого набора используются дополнительные реквизиты объекта конфигурации «Справочник», которые также, в свою очередь, являются объектами конфигурации. Поскольку эти объекты логически связаны с объектом «Справочник», они называются подчиненными.

На рисунке 4 представлено окно редактирования справочника «Товары, работы и услуги».

Рисунок 4 — Закладка «Данные» окна редактирования справочника «Товары, работы и услуги»

Этот справочник имеет дополнительный реквизит Единица измерения. Для того чтобы связать этот реквизит с перечислением Единицы измерения нужно в окне свойств в качестве типа данных указать ПеречислениеСсылка. ЕдИзм (рисунок 5).

Рисунок 5 — Окно свойств реквизита «Единица измерения» в справочнике «Товары, работы и услуги»

Также справочник «Товары, работы и услуги» является иерархическим, так как в нем будет классификация по группам товаров, поэтому на закладке «Иерархия» следует установить флажок «Иерархический справочник» (рисунок 6). Это позволяет, работая в режиме 1С: Предприятие, создавать в справочнике группы элементов.

Рисунок 6 — Закладка «Иерархия» окна редактирования справочника «Товары, работы и услуги»

Справочник «Сотрудники» содержит данные о сотрудниках экономического отдела. Он содержит дополнительный реквизит — Должность.

Окно редактирования данного справочника представлено на рисунке 7.

Рисунок 7 — Закладка «Данные» окна редактирования справочника «Сотрудники»

Справочник «Источники финансирования» помимо наименования содержит также полное наименование.

Окно редактирования справочника «Источники финансирования» представлено на рисунке 8.

Рисунок 8 — Закладка «Данные» окна редактирования справочника «Источники финансирования»

В справочнике «КОСГУ» будет храниться информация о статьях экономической классификации: номер статьи, наименование, подстатья и наименование подстатьи.

Окно редактирования справочника «КОСГУ» представлено на рисунке 9.

Рисунок 9 — Закладка «Данные» окна редактирования справочника «КОСГУ»

Все справочники имеют печатные формы. Создание печатной формы рассмотрено на примере справочника «Товары, работы и услуги». Чтобы получить печатную форму справочника нужно перейти на закладку «Макеты» окна редактирования справочника, и нажав кнопку «Конструкторы» выбрать пункт меню «Конструктор печати» (рисунок 10).

Рисунок 10 — Закладка «Макеты» окна редактирования справочника «Товары, работы и услуги»

В результате этих действий появляется диалоговое окно представленное на рисунке 11.

Рисунок 11 — Окно конструктора печати Следующее окно (рисунок 12) позволяет определить, какие реквизиты шапки мы хотим расположить на печатной форме. В данном случае следует с помощью соответствующей пиктограммы перенести все реквизиты, кроме поля «Код».

Рисунок 12 — Выбор реквизитов шапки печатной формы в окне конструктора печати

После нажатия кнопки «Далее» открывается завершающее окно конструктора, где осталось лишь сделать установку для создания новой кнопки, при нажатии на которую в режиме «1С: Предприятие» будет вызываться процедура формирования печатной формы справочника. В этом справочнике формирование печатной формы будет происходить при нажатии кнопки «Печать» (рисунок 13).

Рисунок 13 — Завершающее окно конструктора печати На рисунке 14 представлен «Макет печатной формы», представляющий собой заготовку для печатного документа, который будет создаваться системой при работе в режиме «1С: Предприятие». Макет печатной формы доступен для разработчика — его всегда можно открыть и посмотреть (а при необходимости и изменить).

Рисунок 14 — Макет печатной формы справочника «Товары, работы и услуги»

Результатом работы конструктора печати также является программная процедура «Печать ()», которая выполняется при работе в режиме «1С: Предприятие» и взаимодействует с макетом. Данная процедура находится в модуле формы списка справочника и представлена в листинге 1.

Листинг 1 — Процедура печати справочника «Товары, работы и услуги»

Процедура Печать (Элемент)

// {{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ_СПИСОК (Печать)

// Данный фрагмент построен конструктором.

// При повторном использовании конструктора, внесенные вручную изменения будут утеряны!!!

ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;

Макет = Справочники. ТоварыРаботыИУслуги. ПолучитьМакет («Печать»);

// Заголовок Область = Макет. ПолучитьОбласть («Заголовок»);

Область. Параметры. Дата = Формат (ТекущаяДата (), «ДЛФ=Д»);

ТабДок. Вывести (Область);

// Шапка Область = Макет. ПолучитьОбласть («Шапка»);

ТабДок. Вывести (Область);

Выборка=Справочники. ТоварыРаботыИУслуги. ВыбратьИерархически ();

Группа = Макет. ПолучитьОбласть («Группа»);

Элемент = Макет. ПолучитьОбласть («Элемент»);

Пока Выборка. Следующий () Цикл Если Выборка. ЭтоГруппа Тогда Группа. Параметры. Заполнить (Выборка);

ТабДок. Вывести (Группа);

Иначе Элемент. Параметры. Заполнить (Выборка);

ТабДок. Вывести (Элемент);

КонецЕсли;

КонецЦикла;

ТабДок. ОтображатьСетку = Ложь;

ТабДок. Защита = Ложь;

ТабДок. ТолькоПросмотр = Ложь;

ТабДок. ОтображатьЗаголовки = Ложь;

ТабДок. Показать ();

// }}_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ_СПИСОК КонецПроцедуры Начальная и последняя строки листинга 1 ограничивают содержание процедуры. Ключевое слово Процедура (вместе с ее именем справа) определяет начало процедуры, а другое — КонецПроцедуры говорит о завершении ее текста.

В первой выполняемой строке ТабДок = Новый ТабличныйДокумент; создается новый объект типа ТабличныйДокумент, а переменной ТабДок присваивается ссылка на него.

В строке Макет=Справочники. ТоварыРаботыИУслуги. ПолучитьМакет («Печать») используется метод ПолучитьМакет, в качестве входного параметра которого указывается имя макета печатной формы, который был создан непосредственно конструктором.

Автоматически созданный конструктором макет с именем «Печать» имеет несколько областей, одна из которых содержит заголовочную информацию, которая так и называется — «Заголовок». И в следующих трех строках процедуры в табличный документ выводится первая секция:

Область = Макет. ПолучитьОбласть («Заголовок»);

Область. Параметры. Дата = Формат (ТекущаяДата (), «ДЛФ=Д»);

ТабДок. Вывести (Область).

Таким способом происходит заполнение табличного документа на основании макета. Учитывая вид макета, можно сказать, что основное содержание печатной формы справочника «Товары. работы и услуги» представляет совокупность одинаковых по структуре строк, подписи для которых располагаются в секции «Шапка». Метод «Выбрать», применяемый к справочнику «Товары, работы и услуги», позволяет подготовить дальнейшую последовательную выборку строк справочника с помощью другого метода — «Следующий ()». Этот метод последовательно извлекает все имеющиеся элементы выборки (в данном случае в выборку входят все элементы справочника, но может быть и по другому), и при каждом проходе цикла с помощью конструкции «Пока Выборка. Следующий () Цикл» мы получаем очередной элемент справочника. Элемент справочника также представляет собой один из объектов системы «1С: Предприятие». В этом цикле перебора строк справочника производится периодическое заполнение секции «Элемент» информацией, содержащейся в реквизитах справочника. Для этого используется свойство «Параметры», позволяющее получить доступ к значению конкретного параметра, расположенного в области макета:

Группа. Параметры. Заполнить (Выборка);

или Элемент. Параметры. Заполнить (Выборка).

После установки значений параметров далее с помощью метода «Вывести ()» табличный документ заполняется на основании макета. И результат выполнения цикла (перебора элементов справочника) заключается в том, что в табличном документе создается количество строк, соответствующее числу элементов в справочнике «Товары, работы и услуги».

Завершающая часть процедуры связана с настройкой табличного документа. Так, в конструкции ТабДок. ОтображатьСетку = Ложь;

указано, что не надо выводить сетку.

Другое свойство «Защита» позволяет при установке значения «Истина» защитить табличный документ от редактирования и копирования. В нашем примере мы этого не делали:

ТабДок. Защита = Ложь.

Однако если для данного свойства установить значение «Истина», то в режиме «1С: Предприятие» скопировать табличный документ в буфер обмена не удастся.

Свойство «ТолькоПросмотр» позволяет обеспечить два варианта работы с табличным документом:

— только просмотра информации (при значении «Истина»), в этом случае будут недоступны для редактирования ячейки и рисунки, у которых установлено свойство «Защита»;

— возможность изменения информации (при значении «Ложь») в табличном документе при работе в режиме «1С: Предприятие».

Свойство «ОтображатьЗаголовки» содержит признак отображения заголовков колонок и строк таблицы. В случае если для данного свойства установлено значение «Истина», то в табличном документе будут выведены номера строк и колонок в верхней и левой части таблицы.

Обратим внимание на последнюю строку процедуры листинга 1:

ТабДок. Показать (), в которой используется метод «Показать» для отображения табличного документа на экране.

Все справочники имеют печатные формы, созданные по аналогичной технологии.

2.3.3 Разработка документов

Характерной особенностью объекта конфигурации Документ является то, что в процессе работы пользователь может самостоятельно создавать новые объекты этой структуры — новые документы.

Поведение документа отличается от поведения всех остальных объектов базы данных. Документ обладает способностью проведения. Факт проведения документа означает, что событие, которое он отражает, повлияло на состояние учета. До тех пор, пока документ не проведен, состояние учета неизменно и документ — не более чем черновик, заготовка. Как только документ будет проведен — изменения, вносимые документом в учет, могут вступить в силу и состояние учета может быть изменено.

Поскольку документ вносит изменения в состояние учета, он всегда «привязан» к конкретному моменту времени. Это позволяет отражать в базе данных фактическую последовательность событий.

Документ в разрабатываемой конфигурации служит для учета движения денежных средств.

Для учета расходов в режиме конфигурации «1С: Предприятие» создается Документ «Учет всех расходов» (рисунок 15).

Рисунок 15 — Закладка «Данные» окна редактирования документа «Учет всех расходов»

Информационная структура, создаваемая на основании документа «Учет всех расходов», будет фиксировать факт конкретного расходования средств на оплату счета фирме-поставщику.

Данный документ содержит реквизиты «Поставщик», «Ответственный», «Наименование», «КОСГУ», «Средство оплаты», которые можно заполнить данными из соответствующих справочников. Для этого необходимо в окне свойств этих реквизитов в качестве типа данных указать ссылку на нужный справочник.

Для создания формы документа на закладке «Формы» окна редактирования документа, напротив «Основные формы документа» щелкнем по изображению лупы (рисунок 16).

Рисунок 16 — Закладка «Формы» окна редактирования документа «Учет всех расходов»

При выполнении всех инструкций создается форма документа, представленная на рисунке 17.

Рисунок 17 — Форма документа «Учет всех расходов» в режиме конфигуратора

Для расчета суммы при вводе данных о количестве закупаемых товаров, работ или услуг сначала в окне редактирования формы документа необходимо двойным щелчком по полю «Количество» открыть окно его свойств. Напротив имени события «ПриИзменении» следует щелкнуть по пиктограмме с изображением лупы, в результате чего мы попадем в процедуру, автоматически выполняемую при вводе количества единиц товара. Далее необходимо написать содержание процедуры в соответствие с листингом 2.

Листинг 2 — Процедура, выполняемая при заполнении поля «Количество»

Процедура СодержаниеСчетаКоличествоПриИзменении (Элемент) СтрокаТабличнойЧасти=ЭлементыФормы. СодержаниеСчета. ТекущиеДанные;

РаботаСДокументами. РассчитатьСумму (СтрокаТабличнойЧасти);

КонецПроцедуры

Третья строка кода говорит о том, что код заполнения ячейки «Сумма» находится в общем модуле «Работа с документами». Данный код представлен в листинге 3.

Листинг 3 — Процедура расчета суммы в модуле «Работа с документами»

Процедура РассчитатьСумму (СтрокаТабличнойЧасти) Экспорт СтрокаТабличнойЧасти. Сумма=СтрокаТабличнойЧасти. Количество* СтрокаТабличнойЧасти. ЦенаСНДС;

КонецПроцедуры Поле «Цена с НДС» заполняется автоматически при указании цены без НДС и размера НДС аналогичным образом.

У документа «Учет всех расходов» создается печатная форма аналогичным способом, как для справочников. Процедура печати представлена в листинге 4.