Автоматизацию документооборота можно условно поделить на 4 типа:
Бумажный документооборот Бумажный документооборот с использованием автономных ЭВМ Смешанный документооборот Безбумажный документооборот Бумажный документооборот означает, что документ проходит все этапы в бумажном виде. Примерно 15 лет назад данный вид документооборот был основным. Чтобы зарегистрировать бумажный документ использовались большие журналы, либо листы большого формата, в которые записывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока листы и журналы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они постепенно заменили листы и журналы, что положило начало использованию автономных электронно-вычислительных машин в бумажном документообороте.
Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что компьютеры используются для подготовки и регистрации документов. Собственно говоря, начиная с этого этапа и возникло понятие электронного документа.
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Преимущества электронного документа на ПК без локальных сетей незначительны, т.к. передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.
Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры объединены в локальную сеть, которые служат для подготовки, передачи адресату и хранения документов, но документ имеет юридическую силу только на бумажных носителях.
Безбумажный (электронный) документооборот предполагает, что все операции ведутся в электронном формате.
В ООО «Аргос» используется бумажный документооборот с использованием ЭВМ, т. е. нужные документы готовятся в электронном виде, распечатываются, и утверждаются только в бумажном виде. Документооборот ведется на бумажных носителях. Организация имеет возможность в ближайшем будущем перейти на смешанный документооборот.
