Размещение документов в хранилище. 
Проверка наличия и состояния документов в архивах. 
Создание государственного страхового фонда копий документов

Размещение документов в хранилище. К оборудованию архивохранилищ относятся металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе — 120 см, расстояние (проход) между рядами стеллажей — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см. Высота стеллажа — 220−240 см.

Документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты: коробок, специальных футляров, папок, пакетов и т. д.

При размещении документов в архивохранилище соблюдается ряд обязательных условий:

• — документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;
• — документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;
• — документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;
• — обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;
• — учетные документы хранятся отдельно от документов архива;
• — в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения.

Коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах используются пофондовые и постеллажные топографические указатели.

Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения.

Во время проверки:

• — производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);
• — устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;
• — дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;
• — составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по окончании проверки вносятся в дело фонда;
• — на основании листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;
• — после проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;
• — биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.

Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее проведения, во все учетные документы.

В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск. Для проведения эффективного розыска необходимо изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск не обнаруженных при проверке дел, как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях; провести паевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело; изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела. Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаруженных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

• — акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
• — акты о выделении документов к уничтожению;
• — акты о неисправимых повреждениях дел;
• — акты о передаче дел в другие архивы и организации.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.

Создание Государственного страхового фонда копий документов. Государственный страховой фонд копий документов — это совокупность страховых копий документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, имеющих для государства непреходящее значение и незаменимых при их утрате.

Государственный страховой фонд копий документов создается для сохранения и использования информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов в особый период или в мирное время при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера.