Структура издания и систематизация документов. 
Научно-справочный аппарат

Отдельные части издания документов располагаются в следующем порядке: предисловие, список сокращений, тексты документов, приложения, примечания по содержанию, хроника, указатели, список использованных источников, библиография, перечень опубликованных документов, оглавление.

Систематизация документов в публикации, в зависимости от темы издания и характера документов, может быть хронологическая, тематическая, географическая, номинальная (по разновидностям документов), авторская, корреспондентская. Систематизация может проводиться по нескольким признакам (тематико-хронологическая и др.). Расположение документов в издании закрепляется порядковым номером.

Каждое издание документов должно сопровождаться научно-справочным аппаратом. Его состав зависит от типа, вида и формы издания. В него входят: предисловие; примечания по тексту и содержанию; указатели; хроника; список сокращений; терминологический словарь; библиография; перечень публикуемых документов; оглавление (содержание) и др.

Предисловие публикаций научного типа состоит из исторической и археографической частей. Историческая часть предисловия содержит:

• — определение целей и задач издания;
• — обоснование темы издания;
• — анализ предшествующих публикаций;
• — историографический анализ литературы по теме;
• — характеристику состояния источниковой базы темы;
• — источниковедческую и историографическую оценку вновь издаваемых документов;
• — для источников личного происхождения — биографические сведения об авторе и сведения о его творческой истории.

В исторической части пофондовой публикации рассматривается также место фондообразователя в системе государственных учреждений, показываются причины возникновения и прекращения его существования, характеризуется деятельность.

Археографическая часть содержит сведения о составе, структуре издания и приемах публикации документов. В ней дается:

• — характеристика использованных фондов, коллекций, печатных источников;
• — обоснование принципов отбора документов для издания;
• — характеристика объема работы по выявлению и отбору документов;
• — характеристика или обзор выявленных, но не вошедших в издание документов (если не дается их перечень);
• — характеристика особенностей подготовки издания, научно-справочного аппарата и приемов его составления;
• — перечисление всех лиц и учреждений, принимавших участие в выявлении документов и подготовке издания.

Примечания могут составляться к тексту и к содержанию документов. Текстуальные примечания являются результатом исследования текста документов. В текстуальных примечаниях:

• — излагается история текста;
• — обосновывается выбор текста при наличии нескольких источников, если это не сделано в предисловии;
• — приводятся разночтения;
• — разъясняются неисправности (смысловые искажения, пропуски в тексте, непрочитанные места, повреждения текста и т. п.) и особенности текста (подчеркивания, отметки и др.);
• — отмечается отсутствие подписей, наличие неразборчивых подписей, количество подписей;
• — переводятся иноязычные слова и фразы;
• — дается расшифровка имеющихся в тексте одиночных сокращений;
• — поясняются термины и малоупотребительные слова (при отсутствии терминологического словаря);
• — указываются источники цитирования;
• — поясняются купюры археографа;
• — приводятся собственные примечания документа и т. д.

Примечания по содержанию имеют следующие задачи:

• — исправить неверные показания источника о фактической стороне явления;
• -оценить достоверность сведений источника;
• — раскрыть глухие и иносказательные упоминания о событиях, фактах, предметах, лицах;
• — сообщить дополнительные сведения о фактах, событиях, лицах, учреждениях и т. д., упоминаемых в документе;
• — раскрыть содержание документа, упомянутого в публикуемом источнике; археографический публикация издание документ
• — дать дополнительные сведения о предшествующих и последующих событиях, отраженных в документе.

Примечания по содержанию зачастую представляют собой серьезную научно-исследовательскую работу.

Хроники бывают историческими и биографическими. Биографическими хрониками снабжаются публикации документов личного происхождения, историческими — все типы изданий. Каждая статья хроники состоит из даты, обозначения факта или события и указания источников, на основании которых установлен факт.

Например:

• 1941 г.
• 17 октября. Бронепоезд № 16 направлен в район Алексина поддерживать оборону наших частей. (ГАТО. Ф. 2230. Оп.1. Д. 11. Л.12)

Указатели к изданию — это упорядоченные перечни наименований или обозначений объектов текста, упоминаемых в нем, содержащие необходимые пояснения и ссылки на страницы издания. Бывают именные, географические, предметные и их разновидности; по форме могут быть глухими и развернутыми.

Терминологический словарь поясняет устаревшие термины, малоупотребительные и вышедшие из употребления слова. Если их небольшое количество, целесообразнее пояснять их в примечаниях по содержанию. В терминологическом словаре термины располагаются в алфавитном порядке и указывается их значение. Например:

Доднесь — до сегодня, до наших дней

Жило — поселение

Тягло — единица обложения и т. д.