Разработка модуля автоматизированного учета контрактов услуг для предприятия I.S. «Radiocomunicatii»

[Введите текст]

МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА МОЛДАВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Факультет Математики и Информатики Кафедра Прикладной Информатики Магистерская работа Разработка модуля автоматизированного учета контрактов услуг для предприятия I.S." RADIOCOMUNICATII"

Кишинев, 2013

СПИСОК ПРИНЯТЫХ СОКРАЩЕНИЙ

БД — база данных

BI — Business Intelligence

Млн.- миллион Тыс. — тысяча Рис. — рисунок Табл. — таблица Т. е — то есть

OLAP — Online Analytical Processing

ИТ — Информационные Технологии ИС — Информационная система СУБД — Система управления базами данных

IDE — Integrated Development Environment

ERP — Enterprise Resource Planning

SQL — Structured Query Language

АННОТАЦИЯ

В работе разработан модуль автоматизированного учета контрактов на предоставление услуг клиентам предприятия «I.S.» RADIOCOMUNICATII" «. Данный модуль является частью информационной, управленческой системы Universal Accounting.

В качестве инструментов разработки используются СУБД Oracle, TOAD, FormulaOne. В разработанном модуле реализованы три важных этапа учета:

Регистрация первичных документов контрактов.

Начисление доходов от предоставленных, согласно контрактам, услуг.

Печать налоговых накладных, счетов на оплату клиентам и просмотр отчетности по контрактам.

Данный модуль был специально разработан и адаптирован согласно всем требованиям и пожеланиям руководства предприятия и является оригинальным (не стандартным) модулем ИС Universal Accounting.

Внедрение модуля контрактов позволило сэкономить более 50% времени, затрачиваемого на механические действия оформления, корректировки, ввода информации, а также снизить количество не вынужденных ошибок персонала и главное, увеличить скорость и эффективность работы персонала.

Модуль контрактов сдан в эксплуатацию (акт приемки-сдачи выполненных работ № 3-RDC по модулю учета контрактов от 15-м апреля 2010 года). Это означает полноценное использование модуля сотрудниками предприятия «I.S. «RADIOCOMUNICATII» «в своей повседневной работе.

Ключевые слова: ORACLE, УЧЕТ КОНТРАКТОВ, АЛГОРИТМЫ РАСЧЕТА ДОХОДОВ, ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ, ОПЕРАТИВНЫЙ ПОИСК ИНФОРМАЦИИ, UNIVERSAL ACCOUNTING, УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ, ИНТЕРФЕЙС МОДУЛЯ, БАЗА ДАННЫХ, СТРУКТУРА, ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА.

ADNOTARE

Оn lucrarea datг a fost elaborat modulul automatizat de оnregistrare a contractelor pentru furnizarea serviciilor clientolor companiei «I.S.» RADIOCOMUNICATII" «. Acest modul este o parte constituientг al sistemului informaюional managerial Universal Accounting.

Ca instrumente de dezvoltare au fost folosite SGBD Oracle, TOAD, FormulaOne. Оn modulul dezvoltat au fost realizate trei importante aspecte ce юine de gestiunea serviicilor:

Оnregistrarea documentelor primare de contracte;

Calcularea veniturilor prevazute la serviciile contractuale;

Imprimarea facturilor fiscale, facturilor de plata a clienюilor єi vizualizarea raportelor cu privire la оndeplinirea contractelor.

Acest modul a fost special dezvoltat єi adaptat оn conformitate cu toate cerinюele єi dorinюele conducerii companiei єi este un modul original (non standard) al SI Universal Accounting.

Aplicarea modulului оn practica gestiunii contractelor a dat economie de peste 50% din timpul folosit pentru perfectarea єi ajustгrea manualг, introducerea informaюiilor єi are ca efect reducerea numгrului de erori єi cel mai important, duce la creєterea vitezei єi eficienюei de lucru a personalului.

Prin cercificatul № 3-RDC de acceptare-predare a lucrгrilor din 15 aprilie 2010 modulul a fost primit оn expluatare. Aceasta оnseamnг utilizarea deplinг al modulul de angajaюii companiei «I.S.» RADIOCOMUNICATII" «оn activitatea lor de zi cu zi.

Cuvinte cheie: ORACLE, CONTABILITATEA CONTRACTELOR, ALGORITME PENTRU CALCULAREA VENITURILOR, PRELUCRAREA INFORMA? IEI, CAUTAREA RAPIDГ INFORMA? IEI, UNIVERSAL ACCOUNTING, MANAGEMENTUL CONTURI, INTERFA? A.

ANNOTATION

This work is devoted to developing the module of the automated account of contracts on granting of services to clients by company «I.S.» RADIOCOMUNICATII" «. This module is a part of information, administrative system Universal Accounting.

As working tools are used DBMS Oracle, TOAD, FormulaOne. In the developed module are realized three important stages of the account:

Registration of primary documents of contracts.

Charge of incomes from given, according to contracts, services.

The Press of tax waybills accounts on payment to clients and reporting viewing under contracts.

The given module has been specially developed and adapted according to all requirements and wishes of administration of company and is original (not standard) module IS Universal Accounting.

Introduction of the module of contracts has allowed to save more than 50% of time spent for mechanical actions of registration, updating, input of information, and also to lower quantity of not compelled errors of the personal and the main thing, to increase speed and a personal overall performance.

The certificate of acceptance of the executed works № 3-RDC on the module of the account of the contracts, dated has been signed on April, 15th, 2010. It means high-grade use of the module by employees of the company «I.S.» RADIOCOMUNICATII «» in the daily work.

Key words: ORACLE, ACCOUNT OF CONTRACTS, ALGORITHMS OF CALCULATION OF INCOMES, INFORMATION PROCESSING, OPERATIVE INFORMATION SEARCH, UNIVERSAL ACCOUNTING, ADMINISTRATIVE ACCOUNT, MODULE INTERFACE, DATABASE, STRUCTURE, INFORMATION SYSTEM.

Информационные системы (ИС) — настоящее и будущее в их развитии.

Информационная система (ИС) — система хранения, обработки и передачи информации, представленной в определенной форме. В вычислительной технике информационная система представляет собой программный комплекс, который предоставляет возможность надежного хранения данных в памяти, выполнение преобразований информации и вычислений, предоставление пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса. Таким образом, использование информационных систем позволяет:

работать с большим объемом данных;

хранить данные в течение длительного временного периода;

связать несколько компонентов, имеющих свои локальные цели, задачи и приемы функционирования, в единую систему для работы с информацией;

значительно снизить затраты на хранение и доступ к необходимым данным;

достаточно быстро находить требуемую информацию и т. д.

Классическими примерами информационных систем являются банковские системы, автоматизированные системы управления предприятиями, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов и т. д. Современные СУБД обладают широкими возможностями резервного копирования и архивации данных, параллельной обработки информации, особенно в случае использования многопроцессорных компьютеров в качестве сервера базы данных. Если говорить о роли ИС в сфере бизнеса, то необходимо отметить их взаимное влияние друг на друга. С одной стороны, информационные технологии (ИТ) и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность предприятия. С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий. Таким образом, ИТ постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием. Взаимодействие между технологиями и бизнесом — сложная и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее окружение.

Вычислительные и телекоммуникационные средства достигли такого уровня развития, а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация стала товаром и важнейшим стратегическим ресурсом. Организации создают ИС, чтобы повысить эффективность и конкурентоспособность своего бизнеса. Это важнейшая, но не единственная причина для создания дорогостоящих систем. Существует много других причин, отличных от сугубо экономических, которые приводят руководителя компании, корпорации, холдинга к необходимости инвестировать средства в информатизацию бизнеса.

Современные архитектуры ИС По степени распределённости отличают:

настольные (desktop), или локальные ИС, в которых все компоненты (БД, СУБД, клиентские приложения) работают на одном компьютере;

распределённые (distributed) ИС, в которых компоненты распределены по нескольким компьютерам.

Распределённые ИС, в свою очередь, разделяют на файл-серверные ИС (ИС с архитектурой «файл-сервер»);

клиент-серверные ИС (ИС с архитектурой «клиент-сервер»).

В файл-серверных ИС база данных находится на файловом сервере, а СУБД и клиентские приложения находятся на рабочих станциях.

В клиент-серверных ИС база данных и СУБД находятся на сервере, а на рабочих станциях находятся клиентские приложения.

В свою очередь, клиент-серверные ИС разделяют на двухзвенные и многозвенные.

В двухзвенных (two-tier) ИС всего два типа «звеньев»: сервер баз данных, на котором находятся БД и СУБД, и рабочие станции, на которых находятся клиентские приложения. Клиентские приложения обращаются к СУБД напрямую.

В многозвенных (multi-tier) ИС добавляются промежуточные «звенья»: серверы приложений (application servers). Пользовательские клиентские приложения не обращаются к СУБД напрямую, они взаимодействуют с промежуточными звеньями.

Среда Oracle и ее возможности в создании ИС

Oracle Database 10g — первая в мире база данных, разработанная специально для работы в сетях распределенных вычислений. Oracle Database 10g предназначена для эффективного развертывания на базе различных типов оборудования, от небольших серверов до Oracle Enterprise Grid мощных многопроцессорных серверных систем, от отдельных кластеров до корпоративных распределенных вычислительных систем. Oracle Database 10g позволяет пользователям виртуализировать использование аппаратного обеспечения — серверов и систем хранения данных. Oracle Database 10g обладает технологиями, которые позволяют администраторам надежно хранить и быстро распределять и извлекать данные для пользователей и приложений, работающих в сетях Grid. Oracle Database 10g значительно повышает производительность обработки данных и включает в себя удобные средства администрирования.

Oracle Database 10g предоставляет возможность автоматической настройки и управления, которая делает ее использование простым и экономически выгодным. Ее уникальные возможности осуществлять управление всеми данными предприятия — от обычных операций с бизнес-информацией до динамического многомерного анализа данных (OLAP), операций с документами формата XML, управления распределенной/локальной информацией — делает ее идеальным выбором для выполнения приложений, обеспечивающих обработку оперативных транзакций, интеллектуальный анализ информации, хранение данных и управление информационным наполнением.

Некоторые ключевые возможности Oracle Database 10g:

Real Application Cluster (RAC) обеспечивает работу одного экземпляра базы данных на нескольких узлах grid, позволяя управлять нагрузкой и гибко масштабировать систему в случае необходимости.

Automatic Storage Management (ASM) позволяет автоматически распределять данные между имеющимися ресурсами систем хранения данных, что повышает отказоустойчивость системы и снижает общую стоимость владения (TCO).

Производительность. Oracle Database 10g позволяет автоматически управлять уровнями сервиса и тиражировать эталонные конфигурации в рамках всей сети.

Простые средства разработки. Новый инструмент разработки приложений HTML DB позволит простым пользователям создавать эффективные приложения для работы с базами данных в короткие сроки.

Самоуправление. Специальные механизмы Oracle Database 10g позволяют самостоятельно перераспределять нагрузку на систему, оптимизировать и корректировать SQL-запросы, выявлять и прогнозировать ошибки.

Большие базы данных. Теперь максимальный размер экземпляра базы данных Oracle может достигать 8 экзабайт.

Недорогие серверные системы. Oracle Database 10g может использовать недорогие однопроцессорные компьютеры или модульные системы из «серверов-лезвий» .

В новой версии базы данных реализована поддержка переносимых табличных пространств, система управления потоками данных Oracle Streams и модель распределенных SQL-запросов. Для переноса существующих баз данных в среду Grid в них не потребуется вносить изменений, что позволяет быстро начать использовать все преимущества Oracle Database 10g.

Одной из основных характеристик СУБД Oracle является функционирование системы на большинстве платформ, и в том числе на больших ЭВМ, UNIX-серверах, персональных компьютерах и так далее. Другой важной характеристикой является поддержка Oracle всех возможных вариантов архитектур, в том числе симметричных многопроцессорных систем, кластеров, систем с массовым параллелизмом, архитектур мэйнфреймов. Очевидна значимость этих характеристик для современных организаций, где эксплуатируется множество компьютеров различных моделей и производителей. В таких условиях фактором успеха является максимально возможная типизация предлагаемых решений, ставящая своей целью существенное снижение стоимости владения программным обеспечением. Унификация систем управления базами данных — один из наиболее значимых шагов на пути достижения этой цели.

Поддержка Oracle большинства популярных компьютерных платформ и архитектур достигается за счет жесткой технологической схемы разработки кода СУБД. Разработку серверных продуктов выполняет единое подразделение корпорации Oracle, изменения вносятся централизовано, после этого все версии подвергаются тщательному тестированию в базовом варианте, а затем переносятся на все платформы, где также детально проверяются. Возможность переноса Oracle обеспечивается специфической структурой исходного программного кода сервера баз данных. Приблизительно 80% программного кода Oracle — это программы на языке программирования C, который (с известными ограничениями) является платформонезависимым. Примерно 20% кода, представляющее собой ядро СУБД, реализовано на машинно-зависимых языках, и эта часть кода перерабатывается для различных платформ. СУБД Oracle скрывает детали реализации механизмов управления данным на каждой из платформ, что дает основание говорить о практически полной унификации базового программного обеспечения. Дополнительно к этому, архитектура Oracle позволяет переносить прикладные системы, реализованные на одной платформе, на другие платформы без изменений как в структурах баз данных, так и кодов приложений.

Oracle опирается на стандарт SQL-3, позволяющий описывать определения новых типов объектов, состоящих из атрибутов (скалярных — то есть других типов, множеств объектов, ссылок на объекты) и обладающих ассоциированными с ним методами. Любая колонка таблицы может содержать данные базовых или сложных типов, поддерживаются также вложенные таблицы и массивы объектов переменной длины.

Одна из отличительных особенностей Oracle — возможность хранения и обработки различных предопределенных типов данных. Данная функциональность интегрирована в ядро СУБД и поддерживается модулем interMedia в составе Oracle Database. Он обеспечивает работу с текстовыми документами, включая различные виды поиска, в том числе контекстного; работу с графическими образами более 20-ти форматов; работу с аудиои видео информацией. СУБД Oracle не просто предоставляет расширенный набор встроенных типов данных, но и позволяет конструировать новые типы данных со спецификацией методов доступа к ним. Это означает, что разработчики получают в руки не просто систему для хранения и обработки атрибутивных данных в виде таблиц, а инструмент, позволяющий строить структурированные типы данных, непосредственно отображающие сущности предметной области.

Цели и задачи настоящей работы Целью данной работы — это разработка и последующее внедрение модуля автоматизируемого учета контрактов на предоставление услуг клиентам на предприятии I.S." RADIOCOMUNICATII". Данный модуль является частью корпоративной информационной системы (КИС) Universal Accounting.

Мотивация выбора темы и ее актуальность Актуальность и важность данного модуля в том, что руководство предприятия хочет повысить эффективность управления, контроля, учета, скорость работы, сэкономить время, затрачиваемое на работу сотрудниками на ввод информации, снижения числа ошибок персонала и т. д.

Новизна темы Данный модуль был специально разработан и адаптирован согласно всем пожеланиям руководства предприятия и является оригинальным (не стандартным) модулем комплексной ИС.

Используемые методы и технологии разработки В данном модуле из технологий и методов разработки следует выделить:

В качестве ядра модуля (и системы в целом) используется СУБД Oracle.

Для создания и настройки интерфейса, шаблонов печатных форм и отчетов были использованы средства FormulaOne, FastReport.

В качестве операционных систем используются Linux (для сервера Oracle) и MS Windows XP (на рабочих местах).

В качестве интегрированной среды разработки (IDE) для разработки пакетов, процедур, функций, триггеров и другого PL/SQL кода использовался TOAD.

В отчетах модуля также использовались аналитические функции OracleBI, для получения необходимых результатов ранжирования, агрегирования и т. д.

Также необходимо упомянуть об использовании заданий (jobs), политик безопасности (policy) и архивировании базы данных (backup) методом DataPump в случаях непредвиденных сбоев и возможного восстановления.

Структура и содержание дипломной работы В первой главе дипломной работы описываются современные технологии создания и ведения информационных систем. Особое внимание уделено ИС Universal Accounting. Вторая глава посвящена проектированию модуля контрактов на предоставление услуг. В третьей главе описывается реализация модуля контрактов в СУБД Oracle. Четвертая глава отображает вид модуля контрактов со стороны пользователя, показывает расположение модуля в ИС Universal Accounting.

1. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ И ВЕДЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСАНИЯ СИСТЕМЫ UNIVERSAL ACCOUNTING)

1.1 Новые направления в развитии информационных систем

Одной из составляющей роста и развития информационной инфраструктуры бизнеса стал процесс развития информационных систем, и, прежде всего, информационных систем управления предприятиями. Специальные стандарты, регламентирующие функции корпоративных ИС не существуют, но, как правило, такие системы ориентируются на широко распространенные методологии MRPII и ERP, разработанные американским обществом по контролю за производством и запасами (American Production and Inventory Control Society, APICS), и фактически являющиеся стандартами управления бизнесом.

1.2 MRP и MRP-II ИС

Исходным стандартом систем управления предприятием является стандарт MRP (Material Requirements Planning), представляющий собой методологию планирования потребности в материалах.

Основная задача, решаемая в рамках методологии MRP, состоит в минимизации издержек посредством эффективного управления материальными запасами.

В MRP системе основной акцент делается на использовании информации о поставщиках, заказчиках и производственных процессах для управления потоками материалов и комплектующих. Партии исходных материалов и комплектующих планируются к поступлению на предприятия в соответствии со временем (с учетом страхового опережения), когда они потребуются для изготовления сборных частей и узлов. В свою очередь части и узлы производятся и доставляются к окончательной сборке в требуемое время. Готовая продукция производится и доставляется заказчикам в соответствии с согласованными обязательствами.

MRP системы разрабатывались для использования на производственных предприятиях.

MRP системы редко используются для планирования материальных потребностей в сервисных, транспортных, торговых и других организациях непроизводственного профиля, хотя потенциально идеи MRP систем могут быть с некоторыми допущениями применены и для непроизводственных предприятий, деятельность которых требует планирования материалов в относительно длительном интервале времени.

Основная идея MRP систем состоит в том, что любая учетная единица материалов или комплектующих, необходимых для производства изделия, должна быть в наличии в нужное время и в нужном количестве.

Логику функционирования системы стандарта MRP можно представить следующей диаграммой (рис. 1.1).

Рис. 1.1 — Структура системы стандарта MRP

На рисунке 1.1 отображены основные информационные элементы системы стандарта MRP. Ее входными элементами являются:

Описание состояния материалов. Является основным входным элементом программы MRP. В нем отражается максимально полная информация обо всех материалах и комплектующих, необходимых для производства конечного продукта.

Программа производства. Представляет собой оптимизированный график распределения времени для производства необходимой партии готовой продукции за планируемый период.

3. Перечень составляющих конечного продукта (Bills of Material File, BOM). Список материалов и их количество, требуемое для производства конечного продукта.

Основными результатами использования системы стандарта MRP являются:

1. План Заказов. Определяет, какое количество каждого материала должно быть заказано в каждый рассматриваемый период времени в течение срока планирования. План заказов является руководством для дальнейшей работы с поставщиками и, в частности, определяет производственную программу для внутреннего производства комплектующих, при наличии такового.

2. Изменения к плану заказов являются модификациями к ранее спланированным заказам. Ряд заказов могут быть отменены, изменены или задержаны, а также перенесены на другой период.

Таким образом, использование системы стандарта MRP для планирования производственных потребностей позволяет обеспечить производство компонентами, требуемыми в соответствии с планом выпуска конечной продукции точно в том количестве и в те сроки, которые обозначены для ее изготовления, тем самым значительно снизить складские издержки и облегчить ведение производственного учета.

Постоянно производившиеся совершенствования систем стандарта MRP привело к созданию расширенной модификации, которую ввиду идентичности аббревиатур назвали MRP-II (Manufactory Resource Planning — планирование производственных ресурсов), стандарт, позволяющий планировать все производственные ресурсы предприятия (сырьё, материалы, оборудование и т. д.).

Согласно APICS, термин «планирование ресурсов производства» (Manufacturing resource planning) — это «…метод эффективного планирования всех ресурсов производственного предприятия. В идеале, он позволяет осуществлять производственное планирование в натуральных единицах измерения, финансовое планирование — в стоимостных единицах измерения и предоставляет возможность осуществлять моделирование с целью ответа на вопросы типа „что будет, если…“. Он состоит из множества функций, связанных друг с другом: бизнес-планирование, планирование продаж и операций, планирование производства, формирование главного календарного плана производства, планирование потребности в материалах, планирование потребности в мощностях, система поддержки исполнения планов для производственных мощностей и материалов. Выходные данные от этих систем интегрируются с финансовыми отчетами и документами, такими как бизнес-план, отчет о выполнении закупок, план (бюджет) отгрузки, прогноз запасов в стоимостном выражении и т. д. Планирование ресурсов производства представляет собой прямое продолжение и расширение MRP, работающего по замкнутому циклу».

Характеризуя MRP II в целом, можно сказать, что его механизм опирается на три базовых принципа: иерархичность, интегрированность и интерактивность.

Иерархичность означает разделение планирования на уровни, соответствующие зонам ответственности разных ступеней управленческой лестницы предприятия (от топ-менеджмента, планирующего продажи и операции, до мастеров в цехах и на производственных участках, планирующих скорость и направление входного/выходного материального потока на рабочих местах, осуществляющих функции диспетчирования производственных наряд-заказов и принимающих оперативные решения по загрузке рабочих мест, управлению приоритетами наряд-заказов, формированию отчетных данных о выполненных заказах). На разных уровнях зоны ответственности различны. Планы предприятия разрабатываются сверху вниз с одновременным обеспечением надежного механизма обратной связи.

Интегрированность обеспечивается объединением всех основных функциональных областей деятельности предприятия на оперативном уровне, связанных с материальными и финансовыми потоками на предприятии. MRP II охватывает такие функции предприятия, как планирование производства, снабжение производства, сбыт продукции, исполнение плана производства, учет затрат, складской учет, управление спросом и т. д.

Интерактивность систем на базе стандарта MRP II обеспечивается заложенным в него блоком моделирования. Существует возможность «проигрывания» вероятных ситуаций на предмет исследования их влияния на результаты деятельности предприятия в целом или его структурных подразделений в частности.

В связи с тем, что часто возникает вопрос об отличиях систем MRP и MRP II, необходимо отметить, что ответ содержится в определении. Первая система осуществляет планирование в основном материальных потребностей для производства.

1.3 Концепция ERP ИС

Дальнейшее развитие концепции MRP-II шло по пути максимального расширения функций и возможностей информационных систем. В результате появилась концепция ERP (Enterprise Resource Planning) — планирование ресурсов предприятия для всех основных видов деятельности.

Системы ERP представляют собой «верхний уровень» в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его производственной и коммерческой деятельности, такие как производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг.

Основными отличиями систем основанных на концепции ERP от их предшественников, использующих иные методологии, стали значительно большее внимание финансовым подсистемам и возможность управления «виртуальным предприятием».

Виртуальное предприятие отражает взаимодействие производства, поставщиков, партнеров и потребителей. Оно может состоять из автономно работающих учреждений, корпораций, быть распределено географически или состоять из временного объединения предприятий, работающих над каким-либо проектом. В ERP также добавляются механизмы управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности. Эти отличия в меньшей степени затрагивают логику и функциональность систем, и в большей степени определяют их инфраструктуру и масштабируемость. Так же их характеризует более высокая гибкость, надежность и производительность.

ERP-системы позволяют решить следующие задачи:

организовать эффективное планирование всей финансовой и хозяйственной деятельности;

повысить доверие инвесторов путем формирования максимальной прозрачности бизнеса;

снизить риски и увеличить прибыль за счет оперативного принятия решений и их точности, интуитивности системы управления, разграничения доступа к информации в соответствии с должностями сотрудников, и реализации функций ее безопасности;

сократить количественный аспект потерь рабочего времени за счет исключения дублирования данных разными службами и организации беспрепятственного обмена данными между отделами компании.

Унифицированная природа ERP предоставляет значительные преимущества, включая уменьшение количества ошибок, большую скорость и эффективность доступа к информации. В свою очередь, корректно организованный доступ поможет руководителям быстро ориентироваться в любой ситуации, имеющей место на предприятии, и повысить вероятность принятия правильного решения за счет оперативного информирования о проблеме и ее точного определения.

К особенностям применения современных ERP — систем относятся:

— автоматизация разнообразных методов планирования и управления бизнес — процессов от системы заказов до массового производства с возможностью их рационального сочетания и настройки на особенности конкретного предприятия;

— интегрированное использование подсистем учета, анализа и планирования сбыта, производства, снабжения и финансирования;

— реализация современной технологии бюджетирования и обеспечения динамической увязки необходимых ресурсов по всему спектру бизнес — процессов на основе управленческого учета затрат и анализа консолидированной отчетности;

— бизнес планирование и управление отдельными заказами и проектами с учетом возможных рисков во внешней среде и ресурсных ограничений предприятия;

— сокращение горизонта оперативного планирования до недель, дней и даже по мере появления каждого нового заказа.

Существует два выбора путей использования ERP: первый выбор — это самостоятельное развитие и разработка интегрированных ERP систем; другой выбор — это использование коммерчески доступного программного обеспечения.

1.4 Система UNIVERSAL ACCOUNTING

Universal Accounting®(UA) (Универсальная бухгалтерия / Contabilitate Universala) — комплексная автоматизированная система бухгалтерско-финансового и управленческого учета/анализа. Universal Accounting® функционирует на всех Windows платформах: Windows 95, 98, МЕ, NT 4.0, NT 5.0, 2000, ХР.

Концепция системы построена по технологии «клиент/сервер», что обеспечивает одновременную работу в системе произвольного количества пользователей независимо от выполняемых действий (ввод данных, формирование отчетов и пр.) и учетного сектора.

UA характеризуется современной технологией хранения и обработки данных, полным набором необходимых настроек, соответствием основным параметрам систем ERP-класса, что позволяет в сжатые сроки комплексно автоматизировать, оптимизировать бизнес-процессы и повысить качество управления. Открытость и унифицированность базы данных на платформе СУБД ORACLE, технология контроля и безопасности дают возможность плавно развивать и сопровождать информационную систему в соответствии с ростом организации. Cистема UA разработана в Молдове с учетом требований Национальных стандартов бухгалтерского учета и Налогового кодекса РМ, являясь оптимальным решением по соотношению «стоимость / функционал» для организаций различных сфер деятельности и масштабов. Универсальность системы подтверждена широким отраслевым покрытием.

Внедрение Universal Accounting® позволяет:

улучшить эффективность управления финансовыми ресурсами и работы менеджеров за счет своевременного предоставления им полной маркетинговой и финансовой информации, необходимой для принятия оперативных и стратегических решений;

своевременно предоставлять качественную отчетность руководству и контролирующим органам в соответствии с внутрикорпоративными правилами и национальными стандартами;

обеспечить контроль хозяйственной деятельности на уровне первичных бухгалтерских документов, а также защиту электронного документооборота между удаленными участниками хозяйственного процесса;

повысить квалификацию и опыт сотрудников, а также качество внутриорганизационных коммуникаций и документооборота, при необходимости объединив различные филиалы, подразделения и отделы в единое информационное целое.

Система UA успешно используется не только в столичных организациях, но и по всей территории Молдовы.

Общая характеристика КИС Universal Accounting®:

В основе системы лежит принцип автоматизации всего документооборота, а не только бухгалтерского учета. По сути, это именно система учета и управления, благодаря чему легко отслеживаются перемещения товаров, отгрузки, задолженности, остатки, затраты, продажи и пр. Бухгалтерские проводки генерируются автоматически на основе хозяйственных операций, регистрируемых в системе. Все операции с автоматическим выходом на баланс. Ни одна хозяйственная операция не упускается из виду. Фиксируется все, что происходит на предприятии. Требует повышенной дисциплины и аккуратности от лиц, ответственных за своевременный ввод данных, что благоприятно сказывается на рабочей атмосфере, мотивирует коллектив и облегчает работу менеджеров, позволяя им оперативно контролировать финансовое состояние компании. Система является многопользовательской, т. е. позволяет работать с каждым модулем одновременно нескольким пользователям. Разнообразные отчеты согласно корпоративным правилам и требованиям Национальных стандартов бухгалтерского учета и Налогового кодекса РМ. Удобная настройка, перенастройка и масштабирование отчетов. Быстрое формирование отчетов в различных разрезах. Все отчеты могут быть экспортированы в текстовый формат и продукты MS Office (Word, Excel) для дальнейшей обработки и анализа. Работа пользователей максимально упрощена: графические интерфейсы позволяют ускорить поиск и ввод данных, а стандартный интерфейс Windows интуитивно понятен пользователю. Подсказки, предупреждения, автоматическое отслеживание ошибок при вводе информации, индикация несоответствий в данных — все это помогает работать быстро и эффективно даже бухгалтерам, не очень опытным в компьютерах. Поддержка русского, румынского и английского языков.

База данных системы Universal Accounting® концептуально ориентирована на документарный стиль хранения и обработки информации:

вся информация, требующая обработки во времени, должна быть сформулирована в виде документов;

вся учетная аналитика шифруется по всей системе уникальным сквозным кодом вне зависимости от предметного смысла;

вся дополнительная справочная информация относится к группе вспомогательных справочников;

доступ к аналитике осуществляется посредством определения конфигурации бухгалтерского счета;

каждый документ содержит предметно-специализированную и бухгалтерскую сущность;

все метаданные по типовым конфигурациям хранятся в виде настроек в базе данных.

Во всех документах предусмотрена автоматизированная генерация бухгалтерских проводок. Генерация происходит после внесения специфической для данного документа информации в специальные таблицы. Документы являются объектами, которые вносятся в журнал и составляют содержание финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятия. Удаление документа из журнала приводит к аннулированию сгенерированных им бухгалтерских проводок путем их удаления. Изменение информации в специальных регистрах документа приводит к повторной генерации бухгалтерских проводок (старые удаляются).

Для работы документов нужна некая статическая информация, иногда обновляемая с определенной периодичностью (курсы валют, нормы расхода материалов и рабочего времени, кадровая информация о сотрудниках и т. д.). Для просмотра и внесения изменений в данные такого рода существует особый вид документов — форма. Формы не подлежат созданию или удалению, как документы. Создавать или удалять можно только определенные данные при помощи конкретных форм.

С помощью документов и форм поддерживается адекватное отображение финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятия в базе данных. Конечным итогом работы являются печатные формы — особым образом отобранная и сгруппированная информация, отображаемая на бумаге (обычно в форме таблиц). Каждый документ может иметь неограниченное количество печатных форм, отображающих специфическую для него информацию (из специальных регистров) в пригодном для печати виде.

Печатные формы, не привязанные к документам, а отображающие определенную информацию суммарно по всем документам и их проводкам за указанный период, называются отчетами.

Все пользователи начинают работу через стартовый модуль, в котором проходит регистрация пользователя, определяются права доступа и пр.

Далее пользователь запускает модуль второго уровня. Здесь происходит регистрация документов и вспомогательные операции (например, расчет износа, ввод документов и расчет зарплаты, поиск информации и т. п.).

Далее запускается центральный модуль первого уровня, который осуществляет все операции над бухгалтерской частью документа, представленной в виде проводок.

Процесс ввода и корректирования любой информации должен быть достаточно жестким, чтобы предотвратить случайное изменение данных. Поэтому переход в режим редактирования данных осуществляется только путем посылки специальных команд от пользователя, типа:

Начать редактирование Закончить редактирование (Сохранить или Отменить).

Интерфейс пользователя — стандартный, Windows-ориентированный.

Главное окно Universal Accounting® — это первичная рабочая область. Все окна открываются из главного окна и содержатся в главном окне. Главное окно является родительским по отношению ко всем остальным, которые являются дочерними. Это означает, что каждое окно относительно самостоятельно, но не может существовать при закрытом главном окне.

Окну каждого типа соответствует свой собственный набор команд и функций, применимых только к объекту данного типа. Все команды и функции главного окна относятся и к дочерним окнам.

Таким образом, интерфейс системы Universal Accounting® принадлежит к классическому типу многодокументного интерфейса (MDI). Главное окно приложения состоит из меню, инструментальной панели, панели состояния и рабочей области окна.

В рабочей области окна размещаются дочерние MDI-окна. Пользователь осуществляет ввод информации только через дочерние окна. Управление дочерними окнами осуществляется только через главное окно.

Дочернее окно имеет следующие состояния по отношению к главному окну:

Скрытое, ранее не использовалось. В таком состоянии находится большинство дочерних окон сразу после старта системы.

Открытое, активное. Дочернее окно переходит в это состояние сразу после выбора соответствующей команды пользователем.

Открытое, неактивное. Дочернее окно переходит в это состояние при активизации другого дочернего окна после выбора соответствующей команды пользователем.

Свернутое. Активное дочернее окно переходит в данное состояния после нажатия на кнопку свертки.

Развернутое. Активное дочернее окно переходит в данное состояния после нажатия на кнопку развертки. Состояние по умолчанию. Все окна переходят в это состояние одновременно.

Нормальное. Все дочерние окна размещены в рабочей области и частично видны. Активное дочернее окно всегда расположено сверху.

Скрытое. Активное дочернее окно переходит в данное состояния после нажатия на кнопку закрытия.

Модальное. Активное дочернее окно блокирует переход в любое другое дочернее окно и даже в главное окно до своего полного закрытия. Например, все окна сообщений об ошибках являются модальными.

Все открытые дочерние окна зарегистрированы через пункт Windows в меню главного окна. Цвет шапки любого дочернего окна отражает состояние окна: активно ли данное окно или нет (по умолчанию синий — активно, серый — неактивно). Переключение между окнами, находящимися в состоянии 2−6 может быть осуществлено через пункт в меню главного окна Windows или путем нажатия клавиш Ctrl+Tab.

Основные логические компоненты Universal Accounting:

Структура базы данных, модель.

План счетов, аналитика.

Проводки.

Журналы документов.

Справочники.

Конфигурации.

Пользователи системы, группы.

Аудит пользователей.

Настройки визуальных объектов.

Раздача прав через конфигуратор.

План счетов — справочник.

Уровни аналитики.

Вспомогательные справочники.

Таблица документов, подчиненные таблицы.

Таблица проводок.

Для регистрации информации в системе Universal Accounting, как было выше сказано, используются документы. Документы могут быть как простыми так и довольно сложными (с точки зрения заполнения либо в зависимости выполняемого ими действия в некоторой цепочке алгоритма). При создании документа фиксируется имя пользователя (создателя) и осуществляется последующее логирование всех произведенных действий над документом.

Данные, которые содержатся в документах, используются в различных формах и отчетах для получения различной информации, которая содержит итоги или детальные данные, подобранные по определенным критериям.

Данная информация используется как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств, так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность и т. д).

Для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации в Universal Accounting® используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, полностью определяются в конфигурации.

Отчеты применяются для получения различной информации, которая содержит итоги или детальные данные, подобранные по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и пр.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность и пр.).

Для обеспечения хранения основных данных, которыми оперирует система Universal Accounting®, была разработана структура набора таблиц, отвечающих за хранение информации о начальных остатках на счетах, а также о документах и относящихся к ним проводках. Формирование абсолютного большинства документов в системе сопровождается формированием бухгалтерских проводок, которые отражают информацию, содержащуюся в документе, с приданием ей бухгалтерского смысла. Таким образом, большой спектр отчетных форм может быть построен на основе данных из бухгалтерских регистров. Исключение составляют лишь специальные отчеты, для формирования которых необходима информация, не поддающаяся хранению в виде проводок (например, информация о свойствах тех или иных материалов или реквизитах контрагентов).

В итоге, все отчетные формы можно поделить на две глобальные категории:

отчеты, основанные на данных из бухгалтерских регистров (сальдо, обороты);

специальные отчеты, основанные на дополнительной информации, включая данные из дополнительных (небухгалтерских) регистров.

Хранение данных в виде проводок, позволяет свести вычисление большого количества выходной информации для отчетных форм (и не только) к вычислению сальдо или оборотов по соответствующим наборам счетов (имеются в виду и аналитические счета). Система Universal Accounting® обеспечивает быстрый и надежный механизм выборки данных о сальдо и оборотах по счетам и, соответственно, получение большого набора отчетных форм в единой концепции.

Такая концепция хранения информации дает возможность пользователю формировать отчет желаемого вида путем указания необходимых счетов, а также структуры отчета (т.е. те колонки табличной части отчета, которые пользователь желает видеть).

Бухгалтерские регистры состоят из двух основных частей: регистра сальдо и регистра проводок. Регистр сальдо хранит данные о сальдо на счетах на определенные моменты времени; регистр проводок хранит бухгалтерские проводки.

Алгоритм вычисления сальдо для набора счетов на заданный момент времени состоит из следующих четырех шагов:

Определяется наиболее поздняя дата зарегистрированного в регистре сальдо, предшествующая заданной дате (предшествующая дата).

По регистру сальдо определяется сальдо на предшествующую дату.

На основании данных, полученных из регистра проводок, вычисляются обороты за период между предшествующей и заданной датами.

Сальдо на предшествующую дату складывается с найденными оборотами.

Обороты по счетам вычисляются по регистру проводок. Сальдо по счетам получается путем расчета каждый раз, когда в нем возникает необходимость.

Регистр сальдо предназначен для увеличения скорости вычислений и должен содержать только достоверные данные (чаще всего из уже закрытых учетных периодов).

Предполагается, что при регистрации новых данных в регистре сальдо не происходит удаления информации из регистра проводок. Подобная концепция позволяет получать отчеты, основанные на данных за предыдущие периоды времени (различные статистические и экономические отчеты, предназначенные для отделов маркетинга и руководства).

Вычислительное ядро системы Universal Accounting® содержит подпрограммы для вычисления сальдо и оборотов по наборам счетов за заданные промежутки времени. Для вычисления сальдо и оборотов любая подсистема, собирающая данные для отчета, использует упомянутые функции, тем самым, все отчеты реализуются в единой концепции, что разрешает проблему несовпадения результатов в разных отчетных формах.

Открыть список отчетов можно с помощью кнопки или пунктом Отчеты в меню Модуль. При этом открывается окно, в левой части которого представлено дерево отчетов:

Рис. 1.2 — Дерево отчетов Используемые пользователями на практике отчеты можно условно разделить на следующие группы.

Универсальные отчеты. Универсальные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они отражают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К универсальным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Финансовые отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, регистр учета покупок и продаж и др.). Состав и содержание этих отчетов определяется различными государственными органами.

Специализированные отчеты. Создаются обычно в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты (оборот за период по складу, ведомость основных средств, износ основных средств, карточка клиента, ведомость к выдаче и др.) обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

При работе в режиме генератора отчетов (универсальный отчет) можно получить информацию любого уровня сложности, в зависимости от требований пользователя и при соответствующей настройке всех нужных параметров, а именно:

правильно установив период расчета для отчетных данных;

задав основной и корреспондирующий наборы фильтров (счет, аналитический счет, центр затрат (в зависимости от счета в роли центра затрат могут быть различные объекты), валюту и пр.);

включив (или выключив) признаки отображения остатков по счетам на начало и конец периода, обороты за период.

Любой отчет в Universal Accounting® формируется предопределенными подпрограммами на основе параметров, которые пользователь вводит в окне настройки.

Внешний вид отчетных форм задается при помощи шаблонов. В менеджере шаблонов пользователь может настроить любой шаблон для выдачи нужной информации, а также создать новый шаблон для существующих отчетов.

Генератор отчетных форм в Universal Accounting® обладает следующими свойствами:

секционное представление шаблонов;

визуальное редактирование шаблонов;

совместимость с форматом электронных таблиц Microsoft Excel 97;

неограниченная длина отчетов;

неограниченное количество группировок;

поддержка в шаблонах пользовательских формул;

возможность предварительного просмотра перед печатью;

полный контроль печати отчетов.

Создание шаблона выходной формы заключается в «рисовании» составных частей, заготовок, из которых затем будет «собрана» готовая выходная форма — отчет. Так как практически все деловые документы имеют «прямоугольную» структуру, шаблоны таких документов удобно создавать в редакторе, способном работать именно с прямоугольными элементами.

Таким редактором и является табличный редактор, входящий в состав системы Universal Accounting®. В процессе создания шаблона отчета можно: вводить в ячейки таблицы разнообразный текст; назначать параметры форматирования как тексту, так и ячейке в целом; изменять высоту строк и ширину столбцов таблицы; включать в шаблон нарисованные элементы — линии и прямоугольники, а также OLE-объекты.

Сам шаблон представляет собой совокупность прямоугольных областей, каждая из которых служит для выдачи какой-то части готового отчета: область для выдачи заголовочной части и шапки табличной части, табличная часть, которая в свою очередь делится на несколько подуровней и так далее. Необходимо иметь в виду, что шаблон отчета зачастую не связан напрямую с готовым отчетом. Таблица шаблона представляет собой набор заготовок, из которых в процессе обработки алгоритма построения отчета складывается готовый отчет.

Формат шаблонов для генератора отчетов был разработан с целью удовлетворения трем основным требованиям: удобство, простота и надежность. Первое требование обеспечивается представлением отчетов в виде электронных таблиц, совместимых с форматом MS Excel. Простота настройки отчетов заключается в секционном представлении шаблонов и отсутствии необходимости указания дополнительных атрибутов для полей отчета, отвечающих за выборку данных из таблиц БД.

Шаблон отчета может состоять из следующих секций:

Title (шапка отчета и табличной части);

Group Header (заголовок группы);

Detail1 (главная секция табличной части или мастер-секция);

Detail2 (подчиненная секция табличной части или секция детализации);

Group Footer (подвал группы);

Summary (подвал отчета).

Первые три колонки шаблона имеют служебное назначение. Тип секции указывается в первой колонке. Вторая колонка предназначена для указания типа группировки секций-групп. Третья колонка зарезервирована для специальных отчетов.

Любая подпрограмма, генерирующая данные для отчета, должна передавать генератору отчетов три таблицы: таблицу для шапки и подвала, таблицу для главной секции табличной части и таблицу для подчиненной секции табличной части (необязательный параметр). Генератор отчетов подставляет данные из этих таблиц в соответствующие ячейки таблицы шаблона, наращивая отчет вниз и, при необходимости, вправо. Для того чтобы указать, что в заданную ячейку должны попадать данные из определенного поля таблицы-параметра, необходимо набрать в этой ячейке имя данного поля, поставив перед ним знак нижнего подчеркивания. Наименования полей таблиц-параметров, предшествуемые символом подчеркивания, можно использовать и в формулах, задаваемых в ячейках.