Создание базы данных

База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. База данных — это набор сведений, относящихся к определенной предметной области.

Базы данных (БД) могут содержать различные объекты, но основными объектами реляционной базы данных являются таблицы.

В реляционной базе данных таблицы связаны между собой: это позволяет с помощью единственного запроса найти все необходимые данные, которые могут находиться в нескольких таблицах. Простейшая реляционная база данных имеет хотя бы одну таблицу.

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ-поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку таблицы. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются поля и записи.

Поля базы данных не просто определяют структуру — они также определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Различают следующие объекты программы Microsoft Access:

таблица-это объект, предназначенный для ввода и хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов);

запрос-это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких исходных таблиц базы данных;

форма-это объект, предназначенный для ввода данных в таблицы и для вывода результатов запросов в наглядном виде. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблицы;

отчет-это объект базы данных, предназначенный для форматированного вывода данных на печатающее устройство в удобном и наглядном виде.

Любые объекты можно создавать автоматически с помощью мастера или в режиме конструктора.

Мастер-это программный модуль для выполнения каких-либо операций.

Конструктор-это режим, в котором осуществляется построение таблицы, формы или отчета.

Типы данных в MS Access.

Текстовый — используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара). До 255 знаков.

Поле МЕМО — используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа «Поле МЕМО» — примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом. До 65 535 знаков.

Числовой — используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных «Денежный»).

Дата/время — используется для хранения значений даты и времени.

Денежный — используется для хранения денежных значений (валюты).

Счетчик — используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа.

Логический — используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например «Да» и «Нет» или True и False.

Поле объекта OLE — используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows.

Вложение — рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office.

Гиперссылка — используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.

Мастер подстановок — фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок. Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.

В качестве примера рассматривается последовательность действий для создания и обработки базы данных «Учебный процесс». Создадим базу данных, которая будет состоять из трех таблиц: предметы (исходная таблица), преподаватели (исходная), учебный план (подчиненная таблица). Так как подчиненная таблица будет содержать сведения из исходных таблиц, то сначала создаются исходные таблицы, затем подчиненная таблица.

1. После открытия программы на экране появится диалог создания новой БД, рис. 1. Сначала необходимо выбрать «Новая база банных», затем в строке «Имя файла» ввести имя в соответствии с заданием и нажать кнопку «Создать».

Рис. 1.

На экране появится окно программы и диалог создания таблицы, рис. 2.

Рис. 2.

2. Создание таблицы Предметы в режиме Конструктора: для перехода в режим Конструктора выполните Вид — Конструктор, затем введите имя таблицы. Режим Конструктора таблицы представлен на рис. 3. Необходимо заполнить имена полей, типы данных и определить ключевое поле.

Рис. 3.

3. После заполнения таблицы в режиме Конструктора необходимо ее наполнить данными, для этого выполните Вид — Режим таблицы. Заполненная таблица представлена на рис. 4. Если для поля Код предмета был выбран тип данных — счетчик, то заполнять его не нужно (счетчик заполняется автоматически). После заполнения таблицы данными закройте ее.