Анализ объекта исследования

Влияние информационных технологий на развитие современных организаций

Нередко руководители подразделений и предприятий ставят как одну из целей внедрения информационных систем снижение влияния человеческого фактора на показатели деятельности предприятия. Эти цели могут ставиться на разных уровнях: от уровня технологического персонала до уровня персонала среднего звена и персонала, который приближен к верхним уровням управления. На всех этих уровнях присутствуют разные виды информационных систем, использующих разные ИТ-решения и, соответственно, в каждой системе есть своя специфика, с помощью которой может быть достигнута цель минимизация влияния человеческого фактора.

Вообще, одна из функций информационных технологий и информационных систем — это разгрузка (вплоть до полного освобождения) человека от рутинных операций там; где требуется постоянное внимание и простое следование инструкциям; где нужно выполнять много однообразных действий («машина не устает»); где он может допускать ошибки в силу разных (психологических, физиологических…) факторов.

Другая функция ИТ — помочь человеку мобилизовать его творческий потенциал и усилить его интеллектуальные возможности. В том числе, за счет выполнения машиной большого объема вычислений и обработки массивов данных (которые сделать вручную не получится никогда), и дальнейшего представления результатов этих вычислений в удобной для восприятия человеком форме («цель расчетов — не числа, а понимание», Ричард Хемминг) и т. д.

Определить — какая из этих функций важнее «в общем случае» сложно, так обе они способствуют высвобождению творческой энергии человека и, в конечном итоге, прогрессу.

Что касается производства и бизнеса, то, во-первых, надо учитывать то, что разные сотрудники выполняют разные роли в работе предприятия, и по-разному взаимодействуют с информационными системами, обеспечивающими управление работой предприятия.

ИТ-технологии можно условно разделить на следующие уровни автоматизации:

• * Нижний уровень — сбор первичных данных (датчики, приборы первичного учета, исполнительные механизмы …)
• * Уровень автоматизации управления технологическими процессами (покрывается системами АСУТП)
• * Уровень цехового планирования и оперативного управления, который связано с технологией, но информация должна передаваться в системы более высокого уровня (покрывается MES-системами)
• * Уровень планирования ресурсов предприятия, регистрации и оперативного управления основными операциями бизнеса (покрывается ERP-системами).
• * Уровень принятия стратегических решений.

В значительном числе случаев мы не пока можем вывести человека полностью из производственного процесса, и сотрудникам приходится выполнять рутинные операции. Поэтому на нижнем (технологическом) уровне можно и нужно пытаться снижать (или оптимизировать) влияние человеческого фактора на результаты работы производства, предприятия, бизнеса.

Чем ближе ИТ внедряется к опасным физическим, химическим процессам, тем эта проблема стоит острее. Например, на уровне АСУТП влияние человеческого фактора должно быть снижено до минимума, поскольку мы имеем дело с машинами агрегатами, механизмами, зачастую опасными. А, если мы говорим, например, о крупных аварийно-опасных производствах, то там нужно ограничивать влияние человеческого фактора как можно в большей степени, вплоть до полного его исключения за счет своевременного принятия мер с учетом показаний приборов, контролирующих параметры производственного объекта.

Ситуация на уровне управления предприятием и бизнесом иная — там как раз речь должна идти о «мобилизации творческого потенциала и усиления интеллектуальных возможностей» руководителей.

Когда мы говорим о творческом труде, то мы должны сохранять положительные человеческие факторы, такие как энтузиазм, мотивированность, заинтересованность в качественном выполнении своей работы. Но нужно уменьшать влияние таких качеств как ошибки, забывчивость, неаккуратность, безответственность, злоупотребления. Надо также учитывать, что иногда можно убирая плохой фактор повлиять на положительный фактор — например, создав излишне регламентированные процессы, и, тем самым, демотивировав сотрудников, создав условия, когда человек понимает, что он не влияет на результат.

На самом верхнем уровне, где необходимо принимать стратегические и наиболее ответственные бизнес-решения, управлять денежными потоками, руководителям, которые должны это делать, нельзя ограничивать возможности по принятию решений. Система должна им дать полный объем информации, помогать в агрегировании исходных данных, но ни в коем случае не ограничивать, а тем более, не подменять их решения. Например, известно, что не всегда возможно строго регламентировать бизнес-ситуацию — не все данные, например, по конкурентному окружению, можно получить из информационной системы, не все данные можно формализовать так, чтобы загрузить их в ИС. Наконец, еще никто не отменил интуицию в бизнесе. Руководителям можно помогать, например, путем сопоставления текущей ситуации с аналогичными ситуациями. Но уменьшать их роль на этапе принятия решения вряд ли целесообразно.

Удобное время для реализации задачи минимизации влияния человеческого фактора Прежде всего, хотелось отметить, что задача уменьшения влияния человеческого фактора должна решаться в первую очередь организационными мерами. А поскольку при внедрении информационной системы, деятельность компании подвергается определенному реинжинирингу, то это может быть удобным моментом, для решения задач уменьшения влияния человеческого фактора на результаты работы предприятия.

Кроме того, если мы хотим уменьшить влияние человеческого фактора, то, прежде всего, надо так организовать или построить взаимоотношения в компании и регламенты работы, чтобы они могли обеспечить контроль за качеством выполнения работ или оказания услуг, контроль за своевременным и надлежащим исполнением распоряжений, своевременное выявление ошибок при передаче информации. Информационная система при этом является инструментом, который поможет реализовать и контролировать те организационные регламенты, инструкции, правила, технологические процессы, которые действуют в компании. А значит, ее внедрение действительно является подходящим поводом и средством для реализации идеи уменьшения влияния человеческого фактора Место целей снижения влияния человеческого фактора при планировании проектов по внедрению ИТ При постановке целей проектов внедрения информационных систем, место целей снижения влияния человеческого фактора также может меняться в зависимости от уровня внедрения ИТ.

Для систем уровня MES, ERP, BI эти цели стоят обычно на третьем-четвертом (и далее) месте. На первые места ставятся финансовые показатели. Можно сказать, что на этом уровне снижение влияние человеческого фактора при внедрении ИТ — цель важная для бизнеса, но она не является первостепенной.

Для нижнего уровня и уровня АСУТП приоритет этих целей, конечно, выше. И чем опаснее производство, тем выше положение этой цели в общем списке целей внедрения ИТ, и тем более тщательно необходимо анализировать достижение этой цели по завершению проекта.

Насколько удается минимизировать влияние человеческого фактора и каков эффект от внедрения ИС То, насколько удается минимизировать влияние человеческого фактора, во многом зависит от качества тех регламентов, которые используются при реализации информационных систем. Прежде всего, это качество определяется детальностью проработки бизнес-операций, которые выполняются сотрудниками в рамках основной деятельности компании, и влиянием этих операций на качество или на цели бизнес-процессов компании. Если эта работа проведена с должной тщательностью, т. е. сделано так, что выявлены не только операции, которые нужно автоматизировать, но и определена степень влияния этих операций на бизнес, то можно сказать, что есть вероятность успеха в достижении цели снижения влияния человеческого фактора на результаты деятельности компании. Есть примеры, когда разработанные организационные меры работали сами по себе. В таких случаях информационная система может помочь сделать эти меры более эффективными и дешевыми.

Есть факторы, которые достаточно просто можно устранить за счет внедрения информационной системы. Например, ошибки или перепутывания.

Фактор перепутывания встречается на производстве, когда, например, на складе заказано не то, что нужно для производства. Такого рода факторы могут быть устранены внедрением, например, системы контроля отгрузки с помощью радиометок и сопоставление отгружаемых комплектующих с тем, что заложено в документации на изделие. Эффектом в этом случае будет снижение затрат на лишние перемещения товарно-материальных ценностей.

Если говорить о проектах ИТ для автоматизация бизнес-процессов планирования могут возникать ситуации, например, несвоевременного выпуска продукции, которая потом не будет продана (например, выпуск кваса в больших объемах зимой). Оценить эффект устранения таких «перепутываний» от внедрения системы можно увидев сколько продукции было выпущено неправильно в прошлые годы, а сколько — после внедрения информационной системы.

Самые распространенные ошибки — ввод неправильной информации, ввод правильных данных не в то место, ввод правильных данных в правильное место, но не в то время. Бывают ситуации, когда утверждается не тот документ, который необходимо. Такого рода факторы могут быть устранены за счет внедрения информационных систем, которые с одной стороны отслеживают своевременность и последовательность операций, а с другой стороны позволяют производить сверку данных, вводимых разными сотрудниками в разных бизнес-процессах.

Кроме того, нередко на предприятиях бывают злоупотребления, с которыми информационная система может бороться, в том числе контролировать перемещение материальных ценностей и пресекать банальное воровство, например, со склада. Обычно недостача на складе выявляется при инвентаризации. Современные технологии позволяют делать мгновенную инвентаризацию в конце дня и, таким образом, сузить круг лиц для поиска злоумышленников. Надо отметить, что в этом случае эффективность работы системы тесно связана с организационными мерами, которые предпринимаются на предприятии.

Еще один важный момент — отслеживание правильности выполнения действия сотрудников в рамках выполнения планов по расходованию денежных средств. Когда руководитель группы подразделений имеет возможность отслеживать соответствия расходования средств на конец расчетного периода тем планам, которые были утверждены. ИТ позволяют зафиксировать отличия финансовых операций от запланированных и предоставить информацию об этом руководителям, чтобы они могли своевременно предпринять действия по устранению этих несоответствий, в том числе, за счет введения дополнительных организационных мер. Наконец, разграничение полномочий и ограничение объемов разрешенных денежных операций может часто полностью устранить проблему неправомерного перевода крупных денежных сумм каким-либо сотрудником или руководителем.

Положительный эффект с точки зрения снижения влияния человеческого фактора может также достигаться за счет контроля за точным соблюдением тех регламентов, которые были разработаны, отражены в информационных потоках и сохранены в информационных системах. При соблюдении регламентов достаточно быстро выявляются узкие места в бизнес-процессах, на которых сотрудники, например, не успевают выполнять операции. Это информация может служить сигналом руководству о том, что на этот участок надо нанять нескольких сотрудников и разделить между ними операции. Это не значит, что проблему нельзя было решить без информационной системы, но система может выдать статистическую информацию, что это происходит постоянно, которая поможет решить проблему человеческого фактора.

Несмотря на то, что все вышесказанное, скорее является «общими рассуждениями» на тему «минимизация влияния человеческого фактора», принимая во внимания даже только это, можно дать следующие рекомендации или задать наводящие вопросы тем руководителям, которые задумываются о снижении влияние человеческого фактора с использованием ИТ:

• 1. Есть положительное и отрицательное влияние человеческого фактора на ваш бизнес. Прежде, чем ставить себе эту задачу, найдите время и средства, и разберитесь на своем предприятии с тем, что это за факторы и как они влияют на ваш бизнес — хотя бы составьте перечень таких положительных и отрицательных «влияний».
• 2. На разных уровнях автоматизации — от технологического уровня до уровня принятия решений — влияние человеческого фактора имеет разный вес и значение. Вы уже определились для себя — как надо учитывать этот вес при внедрении ИС на вашем предприятии?
• 3. В разных областях деятельности существуют разные подходы к влиянию человеческого фактора. А вы знаете — какие подходы надо или принято применять на вашем предприятии?

ИТ влияют на облик современных предприятий, позволяя создавать новые организационные структуры, эффективное функционирование которых невозможно без использования ИТ. Происходит отказ от многоуровневых организационных структур в пользу «плоских» систем. Предпосылки для создания таких систем создаются за счет упрощения доступа к информации и средствам коммуникаций. Предприятия быстрее реагируют на изменение внешней среды. Матричные, функциональные и многие другие модели организаций начали появляться уже в конце 1950;х годов, но реальное применение такие структуры получили лишь в настоящее время. Это связано в первую очередь с тем, что эти структуры порождают конфликты, информационные перегрузки и дорогостоящее дублирование ресурсов, то есть проблемы, решение которых возможно только с появлением ИТ. Такие организационные структуры обладают большей гибкостью, адаптивностью, информационной емкостью, что является одним из необходимых элементов функционирования современного предприятия.

Организационная форма, материальные активы и коммуникации. Внедрение ИТ позволяет использовать новые формы управления, основанные на более эффективном использовании информации. Изменение организационной формы влияет на большинство системных функций предприятия.

Традиционная деловая фирма была и остается до сих пор иерархическим, централизованным и жестко структурированным построением специалистов, которые обычно выполняют постоянное множество стандартных операционных процедур, обеспечивающих поставку продуктов или услуг. Новый стиль деловых фирм — не столь иерархический, существенно менее централизованный, который полагается на почти мгновенную реакцию на новую информацию, что необходимо для своевременной корректировки структуры выпуска, чтобы удовлетворить возможные вариации требований потребителей.

Современные информационные технологии управления позволяют им справляться с требованием обработки возрастающих объемов информации, неотъемлемо присущих новым организационным моделям. Информационные технологии делают фирму даже более зависимой, чем в прошлом, от знаний, обучаемости и характера принятия решений отдельных специалистов.

Загрузка производственных мощностей и производственный процесс — является непосредственным результатом внедрения ИТ, который можно отнести к прямым факторам воздействия ИТ на предприятие.

Современные системы мотивации персонала неразрывно связаны с информационной системой, обеспечивающей контроль не только за количеством времени, проведенным сотрудником на рабочем месте, но и за уровнем его загрузки. Меняется кадровый состав персонала. Например, после внедрения автоматизированной системы управления предприятием отпадает необходимость в наличии клерков, выполняющих однотипную конторскую работу. Здесь аналогию можно провести с автоматизацией производственных процессов, когда на смену рабочих, выполняющих операции своими руками приходят автоматические станки (например, станки с ЧПУ), но при этом возникает необходимость в операторах, обеспечивающих управление и контроль таких систем. В новых условиях в первую очередь используются интеллектуальные ресурсы человека, а не физические.

Организации нуждаются в квалифицированных сотрудниках, хорошо разбирающихся в области ИТ. В информационном обществе специалист обучается в течение всей жизни, так как ИС постоянно претерпевают существенные изменения.

Эффективность использования ИТ связана во многом с человеческим фактором. Меняются технологии, типы приложений и требования к пользователям. Однако, многие пользователи достаточно консервативны в своих привычках, находят изменения неудобными и сопротивляются им. В этом же направлении действует часто встречающееся предвзятое отношение пользователей к персоналу ИТ, являющемуся инициатором и проводником изменений.

В целом же ИТ способствуют понижению конфликтности в межролевых отношениях, делая их более формализуемыми и менее зависимыми от таких факторов, как психологическая несовместимость и идиосинкразия.

Численность и структура персонала изменяется вместе с изменением организационной структуры предприятия. В первую очередь сокращается количество работников, выполняющих однотипные операции, но при этом увеличивается количество персонала, связанного с информационными технологиями.

Технологическое и экономическое лидерство — является одной из основных причин, по мнению автора, внедрения ИТ. Информационные системы являются одним из инструментов в конкурентной борьбе, позволяющих достичь лидерства в области или догнать конкурентов.

Стратегия инновационного лидерства является по существу стратегией информационной монополии. Однако главное в том, что, будучи фактором быстро нарастающего возмущения в воспроизводственных процессах, она становится инициатором так называемой предпринимательской волны. Предпринимательская волна — это процесс стремительного увеличения числа организаций, подхватывающих новую инновацию либо прямым копированием, что бывает редко, либо модифицируя ее применительно к своим условиям. Инновации в одних отраслях становятся причиной их запуска в других. В этом смысле, хотя стратегия инновационного лидерства содержит в себе, как необходимый элемент, стратегию информационной монополии, однако временные границы этой монополии узки и, по — существу, информационное лидерство в его развернутом виде — это процесс открытый, общеэкономический.

Развитие ИТ оказывает существенное влияние на характер взаимодействия между воспроизводственными и инновационными аспектами жизнедеятельности организации. ИТ повышают потенциал управления, выводят его на более высокий уровень функционирования, открывая перед руководством целый ряд новых направлений, представляющих поле инновационного выбора для дальнейшего развития организации.

Право. Реальная экономика развитых стран опирается на чрезвычайно развитую систему права, что дает возможность разрешать практически любые конфликты между частными сторонами с учетом общественных интересов.

Одним из требований для успешного внедрения полномасштабной ИС на предприятии является построение его бизнес — модели в целях оптимизации технологии работы предприятия, разработки нормативной базы, то есть положений подразделений, должностных инструкций, регламентов, процедур документооборота и т. п., а также в целях разработки технических требований к информационной системе предприятия. При этом бизнес-модель — не просто набор технологий и инструкций, это масштабное внутреннее соглашение о правилах совместной деятельности участников бизнеса.

Внедрение информационных систем затрагивает широкий спектр правовых вопросов. С точки зрения общего права таких проблем две: авторские права и права доступа к ИС. С точки зрения авторских прав основная проблема состоит в том, что их легко имитировать, копировать и безвозмездно использовать идеи, заложенные в их разработку. С точки зрения доступа к информационным ресурсам имеется проблема идентификация пользователя для предотвращения несанкционированного вторжения в систему с целью получения доверительной информации с корыстными целями.

Процесс выработки решений может считаться заверенным, когда в результирующей части сформулированы установки для исполнителей. Это важнейшее условие их выполнения. С усложнением задач, решаемых в организациях и нарастанием зависимости качества выполнения от квалификации и инициативы исполнителей, их лояльности к организациям, целевые установки должны разрабатываться с учетом предложений и интересов исполнителей и содержать в себе элементы их целевой ориентации.

Развитие менеджмента в качестве управленческого звена на средних и крупных фирмах вызвано потребностями достижения баланса между различными требованиями составляющих их групп, большая часть которых не является формальными владельцами их акций.

Таким образом, менеджерский тип управления фирмой подразумевает, что она представляет собой коалицию групп по интересам — акционеры, наемные работники, поставщики, потребители и даже широкая публика, попадающая в сферу деятельности фирмы. Отличительной особенностью менеджмента как совокупности управленческих функций является координация или даже гармонизация целей и интересов составляющих фирму групп. Снижение количества рутинных операций существенно повышает уровень производительности труда. Работа начинает приобретать для персонала более творческий характер, связанный, в первую очередь с обработкой информации. Персонал в компании начинают рассматривать как соучастника процесса, а не как исполнителя. Отход от рутинной в пользу работы с информацией делает работу не только «более творческой», но и более ответственной. При этом возникают этические проблемы, связанные, прежде всего, с открытостью информации и уровнем секретности. Возникает проблема лояльности персонала, пользующегося доверительной информацией.

Накопленный разными странами опыт юридического воздействия на формирование информационных прав и обязанностей доказывает недостаточность имеющихся законодательных мер для их защиты. Все больше распространяется понимание того, что в этой области необходимо обращение к глубинным структурам личности и ее психологии, которые являются предметом этики и воздействие которых на межличностные и межорганизационные отношения находят свое выражение в нравственных принципах. Отсюда понятно и правомерно нарастание движения по пути разработки кодексов морального поведения для профессиональных групп разработчиков программного обеспечения и пользователей.

Профессионально служебная сегментация. Внедрение ИС, как правило, влечет за собой изменение структурных, функциональных и кадровых характеристик предприятия. Организации становятся более плоскими, их архитектура упрощается. Глобальная модернизация структуры предприятия влечет за собой появление новых отделов и исчезновение старых.

Новые информационные технологии изменяют структуру межличностных связей внутри компании. Тематические конференции, компьютерные рассылки становятся неотъемлемой частью современного общества. Этот виртуальный мир, построен по своим этическим принципам, возможно несколько отличающимся от принятых в реальном мире. Таким образом, мы можем говорить, что ИТ не только увеличивают эффективность использования информации, но и уменьшают стратификацию персонала.

Расселение существенно трансформируется с развитием ИТ на предприятии. Отпадает необходимость в аренде офиса для всех сотрудников компании. Какую-то часть из них можно оставить дома, разместив у них компьютер, подключенный к корпоративной сети или Интернету. В более широком смысле расселение, как социальное действие, можно иллюстрировать принципиально новой географией размещения сотрудников, организацией подразделений, вспомогательных служб, представительств, филиалов и т. д. Совместные рабочие команды, члены которых, работая над новыми продуктами, удалены друг от друга на тысячи километров, становятся реальностью.

Во всяком случае, особенности организации экономической жизни общества отражаются в структуре расселения, хотя сейчас говорить о взаимно однозначном соответствии уже нельзя.

Появление информационных технологий стирает границы между различными регионами. ИС позволяют располагать менеджеров, управленческий персонал отдельно от производства. Эффективное управление и коммуникации в таком случае обеспечивают ИТ. Как социальное действие это непосредственно связано с предыдущим.

Компании не ограничены физическим местоположением для производства продуктов и услуг. Сетевые информационные системы позволяют компаниям координировать работу географически разбросанных мощностей, как виртуальных корпораций (или виртуальных организаций), иногда называемых сетевыми организациями. Виртуальные организации используют сети для связывания людей, активов и идей, соединяя поставщиков и потребителей (а иногда, даже конкурентов) для создания и распределения новых продуктов и услуг, не ограничивая себя традиционными границами организации или физическим местоположением. Одна компания может использовать мощности другой без физической связи с той компанией. Каждая вносит свой вклад в конкуренцию, делая то, что она умеет лучше других. Эти сетевые компании продолжают оставаться прибыльными. Одна может нести ответственность за проектирование, другая за сборку и производств, а третья за администрирование и реализацию.

Информационные технологии, позволяя размещать структуры управления компанией отдельно от производства, дают возможность выносить грязные производства в другие районы, где загрязнения, создаваемые этими производствами не будут являться критическими. В настоящий момент мы можем наблюдать, что крупные фирмы выносят свои «неэкологичные» производства в страны третьего мира и, таким образом решают проблему природопользования на региональном уровне.

Эффективность ИТ в управленческих процессах проявляется в открывающихся возможностях решать сложные задачи без их декомпозиции на более простые, с неизбежной проблемой формирования иерархической структуры и борьбы за приоритетность между различными блоками. При этом необходимо учитывать возможные негативные последствия установления доверительных отношений между участниками деятельности предприятия. Когда один или некоторые из них, в обмен приобретают формально не предусмотренную возможность добиваться для себя финансовых преимуществ. Таким образом, в ситуации доверительных отношений возникает проблема справедливого вознаграждения, у которой нет рыночного решения, а судебная процедура приводит к разрушению доверительных отношений. Если возникает такая ситуация, то необходимо, чтобы государство приняло на себя роль арбитра для ее разрешения.

Эффективность ИТ в операционных процессах предполагает использование знаний и инициативы отдельных индивидов (физических и юридических лиц) для реализации предпринимательских функций. Поэтому владение имуществом, как фактор, дающий владельцу права на доминирующее влияние на решения на предприятии и на получение дохода, становится мощным препятствием на пути эффективного использования ИТ в России.

Эффективность ИТ опирается на растущую роль профессиональных знаний и умений, а также личных качеств отдельных работников — инициативность, творческий подход, лояльность, ответственность и т. п., в реализации предпринимательских функций предприятия. Потенциально ИТ являются тем инструментом, который при правильном использовании способен обеспечить возникновение и распространение очагов предпринимательства даже в рамках жестких организационных структур. Тем самым ИТ открывают и повышают роль нефинансовых и неформальных активов в деятельности предприятия. Роль финансовых активов, при этом, становится более пассивной и инструментальной. С этой точки зрения становится понятной настороженное отношение, и даже противодействие к повышению роли ИТ со стороны тех групп, которые наиболее тесно связаны с владением традиционными активами, такими как финансовые и имущественные активы.

Таким образом, ИТ могут повышать эффективность процессов на предприятии, расширяя его возможности, но могут создавать угрозы самому существованию предприятия. При этом сами процессы могут препятствовать внедрению ИТ.

Очевидно, что далеко не всякий проект, связанный с внедрением ИТ затрагивает все перечисленные аспекты жизнедеятельности предприятия, но даже для небольших проектов целесообразно учитывать возможность их как отрицательного, так и положительного влияния на процессы на предприятии.

Связанные в сети ИС формируют новые отношения между организациями, их потребителями и поставщиками, переопределяя организационные границы. Но, наряду с оценками положительного воздействия на предприятие, необходимо отметить и недостатки, способные в определенных условиях проявиться в результате внедрения и развития ИС.

Это возможность монополизации отдельных сегментов рынка, необходимость постоянного увеличения капиталовложений и затрат, нарастание проблем соблюдения коммерческой тайны и информационной безопасности, низведение роли человека, рассматривавшегося ранее, как ресурс, как фактор производства, до объекта, способного работать с новой информацией.