Отчет о наличии и распределении земель субъекта Российской Федерации представляет в Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости, его территориальный орган по субъекту Российской Федерации. Отчет о наличии земель и распределении их по формам собственности, категориям, угодьям и пользователям составляют в соответствии с Федеральным законом «О Государственном земельном кадастре», положением о Федеральной службе земельного кадастра России, постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения об осуществлении государственного мониторинга земель», а также в соответствии с требованиями закона Российской Федерации «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности». Отчет подписывает руководитель территориального органа. Вместе с отчетом предоставляют решение соответствующего органа управления региона о рассмотрении отчета.
Главный принцип построения всех форм, входящих в отчет и документацию по ведению текущего учета земель, — это принцип баланса. В структуре баланса все элементы взаимозависимы и взаимоувязаны, изменение одного обязательно влечет изменение другого, и связь между показателями выражается в форме равенства итогов (в данном случае постоянной итоговой составляющей является площадь земельного фонда в границах территории).
Земельный баланс может составляться в двух формах: полной (детальной) и сокращенной. Полная форма земельного баланса предусматривает отражение всех путей движения каждого вида земель. Такой баланс напоминает шахматную таблицу. Сокращенный вариант земельного баланса не предусматривает детализации изменений видов земель в составе земельного фонда.
В сокращенной форме земельный баланс составляют ежегодно по состоянию на 1 января следующего за отчетным года. Один раз в пять лет отчет составляют по полной форме. В этом случае основные документы дополняют данными качественной характеристики земельных угодий, загрязнении и рекультивации земель.
Основной принцип составления земельного баланса заключается в следующем: наличие площади каждого вида земель на начало периода плюс все виды поступления земель за весь период минус все виды выбытия земель за весь период равно наличию площади всех видов земель на конец периода.
Заполненные формы отчета о наличии и состоянии земельного фонда района (города) представляют собой земельный баланс района (города). Земельный баланс субъекта Российской Федерации получается путем свода земельных балансов районов (городов), входящих в границу субъекта Российской Федерации. Земельный баланс Российской Федерации получается путем свода земельных балансов субъектов Российской Федерации.
