Организационные работы исполнительных органов местного самоуправления

[Введите текст]

Введение

Глава 1. Взаимодействие органов государственной власти с органами местного самоуправления

1.1 Организационно-правовой статус органов местного самоуправления

1.2 Органы государственной власти и органы местного самоуправления: проблемы взаимодействия и перспективы Глава 2. Компетенция органов исполнительной власти местного самоуправления и их организационная деятельность

2.1 Понятие и виды форм управленческой деятельности субъектов исполнительной власти

2.2 Функции и полномочия муниципальных исполнительных органов

2.3 Вопросы государственного значения, которые могут быть переданы органам местного самоуправления Глава 3. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика

3.1 Документирование управленческой деятельности

3.2 Порядок работы с входящей корреспонденцией

3.3 Порядок работы с исходящей корреспонденцией Заключение Список литературы

Введение

Проблема разграничения компетенции занимала и занимает одно из главных мест в системе местного самоуправления. Она глубоко уходит своими корнями в далекое прошлое нашей страны.

Разграничение компетенции между государственными органами и местным самоуправлением ни в коем случае не означает отделение местного самоуправления от государства. И государство, и местное самоуправление, являющееся его продолжением, осуществляют сходные функции. Местное самоуправление является продолжением государственного управления. Однако объем компетенции у них совершенно разный. Поэтому необходимо уравновесить эти величины в пределах разумного.

Не менее важной является проблема разграничения полномочий в системе местного самоуправления.

Компетенция органов местного самоуправления определяется на основе общей компетенции местного самоуправления путем вычленения ее для каждого органа местного самоуправления.

В данной работе анализируются организационные работы исполнительных органов местного самоуправления. Работа состоит из трех разделов. В первом разделе анализируется организация исполнительной власти местного самоуправления. Второй раздел посвящен компетенции исполнительных органов местного самоуправления и сфере их деятельности, в том числе и в области организационных работ. Третий раздел работа с письмами и заявлениями граждан.

Исходя из цели, можно выделить следующие задачи работы:

Взаимоотношения между государственными органами и органами местного самоуправления строятся на следующих принципах:

а) принцип единства целей и задач в обеспечении прав и свобод человека и гражданина, в реализации общегосударственных интересов;

б) принцип всесторонней государственной поддержки осуществления и развития местного самоуправления;

в) принцип разграничения предметов ведения и полномочий между органами государственной власти и органами местного самоуправления;

Глава 1. Взаимодействие органов государственной власти с органами местного самоуправления

1.1 Организационно-правовой статус органов местного самоуправления

Конституция Российской Федерации в качестве одного из способов осуществления власти народом наряду с органами государственной власти закрепляет органы местного самоуправления, что позволяет сделать вывод об их паритетном (равном) участии в решении государственных задач.

Федеральный закон от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» определяет органы местного самоуправления в качестве самостоятельных (негосударственных) органов, наделенных властными полномочиями на решение вопросов местного значения. Это органы местных саморегулируемых территориальных сообществ, муниципальных образований, которыми они формируются и перед которыми несут ответственность за надлежащее исполнение своих полномочий. Это специфическая система власти, которая, учитывая все местные факторы, выступает в интересах своего населения. Органы местного самоуправления обладают следующими особенностями:

а) не входят в систему органов государственной власти и самостоятельны в пределах своей компетенции (в соответствии со ст. 12 Конституции РФ);

б) в случае наделения их отдельными государственными полномочиями они могут участвовать в осуществлении государственных функций, и их деятельность в данном случае будет находиться под контролем государства (в соответствии со ст. 132 Конституции РФ).

Федеральный закон от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» четко определяет систему органов местного самоуправления, включая в нее следующие элементы:

1) представительный орган муниципального образования;

2) глава муниципального образования;

3) местная администрация;

4) контрольный орган муниципального образования;

5) иные органы местного самоуправления, предусмотренные уставом.

Причем наличие первых трех элементов в системе органов местного самоуправления является обязательным.

Представительный орган местного самоуправления — выборный орган местного самоуправления, обладающий правом представлять интересы населения и принимать от его имени решения, действующие на территории муниципального образования. С учетом исторических традиций, национальных особенностей, политических интересов представительный орган местного самоуправления может иметь различные наименования. Наиболее часто на практике встречаются следующие названия: дума, совет, муниципальный совет, собрание, собрание представителей, сход, съезд, рада, курултай, джирге и т. п.

Представительный орган занимает особое место в системе органов местного самоуправления благодаря своей исключительной компетенции. Согласно Федеральному закону от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в исключительном ведении представительного органа местного самоуправления находятся следующие вопросы:

1) принятие устава муниципального образования и внесение в него изменений и дополнений;

2) утверждение местного бюджета и отчета о его исполнении;

3) установление, изменение и отмена местных налогов и сборов в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах;

4) принятие планов и программ развития муниципального образования, утверждение отчетов об их исполнении;

5) определение порядка управления и распоряжения имуществом, находящимся в муниципальной собственности;

6) определение порядка принятия решений о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных предприятий и учреждений, а также об установлении тарифов на услуги муниципальных предприятий и учреждений;

7) определение порядка участия муниципального образования в организациях межмуниципального сотрудничества;

8) определение порядка материально-технического и организационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления;

9) контроль за исполнением органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления полномочий по решению вопросов местного значения.

Исполнительные органы местного самоуправления — органы, осуществляющие организационно-управленческие и исполнительно-распорядительные функции, направленные на исполнение федеральных законов, законов субъекта Российской Федерации и местных нормативных актов, а также наделенные уставом муниципального образования собственной компетенцией. Исполнительным органом местного самоуправления является местная администрация (мэрия). Местная администрация (лат. administratio — управление, руководство) — исполнительный орган в системе местного самоуправления, возглавляемый главой муниципального образования (главой администрации), осуществляющий следующие организационно-распорядительные функции:

1) исполнение федеральных законов, законов субъекта РФ и местных нормативных актов;

2) разработка проекта бюджета муниципального образования и его исполнение;

3) управление муниципальной собственностью;

4) разработка программ социально-экономического развития муниципального образования и их исполнение и т. п.

Глава местной администрации либо назначается на должность по контракту, заключенному по результатам конкурса, либо избирается на муниципальных выборах, и в этом случае он одновременно является главой муниципального образования.

Глава муниципального образования является высшим должностным лицом в системе органов местного самоуправления. Действующее законодательство предусматривает два способа избрания главы муниципального образования. Если глава муниципального образования избирается на муниципальных выборах, то он либо входит в состав представительного органа и является его председателем, либо возглавляет местную администрацию. В случае избрания главы муниципального образования из числа депутатов представительного органа местного самоуправления он является его председателем.

Согласно Федеральному закону от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» глава муниципального образования осуществляет следующие полномочия:

1) представляет муниципальное образование в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями;

2) подписывает и обнародует нормативные правовые акты, принятые представительным органом местного самоуправления;

3) издает в пределах своих полномочий правовые акты;

4) вправе требовать созыва внеочередного заседания представительного органа местного самоуправления[47].

1.2 Органы государственной власти и органы местного самоуправления: проблемы взаимодействия и перспективы

В процессе осуществления органами государственной власти и органами местного самоуправления своей компетенции между ними неизбежно происходит взаимодействие. Взаимодействие между органами государственной власти и органами местного самоуправления, как правило, определяют как совокупность организационно-правовых форм и методов, направленных на совместное решение как общегосударственных, так и местных задач.

Взаимоотношения между государственными органами и органами местного самоуправления строятся на следующих принципах:

а) принцип единства целей и задач в обеспечении прав и свобод человека и гражданина, в реализации общегосударственных интересов;

б) принцип всесторонней государственной поддержки осуществления и развития местного самоуправления;

в) принцип разграничения предметов ведения и полномочий между органами государственной власти и органами местного самоуправления;

г) принцип самостоятельности осуществления своих полномочий в области местного самоуправления населением, органами и должностными лицами муниципальных образований;

д) принцип невмешательства органов государственной власти в компетенцию органов местного самоуправления;

е) принцип солидарности, взаимодействия и сотрудничества при обеспечении прав и свобод человека и гражданина; при реализации общегосударственных интересов;

ж) принцип субсидиарности при осуществлении органами местного самоуправления минимальных государственных социальных стандартов и переданных им отдельных государственных полномочий;

з) принцип взаимной гласности и информированности;

и) принцип взаимного контроля;

к) принцип разрешения коллизий путем согласительных процедур либо обжалования в судебном порядке;

л) принцип взаимной ответственности;

м) принцип законности (принцип детальной правовой регламентации общественных отношений, возникающих в процессе взаимодействия органов государственного и муниципального управления);

н) принцип гласности;

о) принцип целесообразности и соблюдения общегосударственных интересов;

п) принцип равноправия муниципальных образований (создание режима равных правовых, организационных и финансово-экономических возможностей);

р) принцип недопустимости ущемления интересов других муниципальных образований;

с) принцип обеспеченности ресурсами при реализации собственных функций и отдельных переданных государственных полномочий.

Данные принципы при применении их в совокупности призваны способствовать эффективной реализации государственной политики в области местного самоуправления и развитию демократических основ государства.

Федеральным законом от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» органы государственной власти Российской Федерации и субъектов РФ наделены полномочиями в сфере местного самоуправления. К полномочиям федеральных органов государственной власти в области местного самоуправления относятся:

1) определение общих принципов организации местного самоуправления в Российской Федерации;

2) правовое регулирование по предметам ведения Российской Федерации и в пределах полномочий Российской Федерации по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации прав, обязанностей и ответственности федеральных органов государственной власти и их должностных лиц, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и их должностных лиц в области местного самоуправления;

3) правовое регулирование прав, обязанностей и ответственности граждан, органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления по решению вопросов местного значения;

4) правовое регулирование прав, обязанностей и ответственности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления при осуществлении отдельных государственных полномочий, которыми органы местного самоуправления наделены федеральными законами.

муниципальных образований призван осуществлять межмуниципальное сотрудничество на территории субъекта Российской Федерации, представлять и защищать интересы муниципальных образований в органах государственной власти субъекта Российской Федерации, участвовать в законопроектной работе на региональном уровне, организовывать совместную хозяйственную деятельность, обмениваться опытом и информацией, участвовать в реализации региональных программ и т. п.

Текущее руководство советом муниципальных образований осуществляет исполнительный орган (коллегиальный или единоличный), а контроль за предпринимательской деятельностью — ревизионная комиссия. В случае ликвидации совета муниципальных образований создается ликвидационная комиссия.

4. Федеральное законодательство закрепляет за представительными органами местного самоуправления права законодательной инициативы. Представительный орган любого типа муниципального образования вправе вносить в законодательный орган государственной власти субъекта РФ проекты новых законов, предложения по совершенствованию норм уже существующих законов, замечания по законопроектам. При принятии законов, затрагивающих интересы местного самоуправления или жителей муниципальных образований, органы государственной власти субъектов РФ обязаны проводить консультации с органами местного самоуправления, учитывать их мнение. В свою очередь, органы местного самоуправления обеспечивают исполнение законов и иных нормативных правовых актов на территории своего муниципального образования. Таким образом, органы местного самоуправления и органы государственной власти взаимодействуют между собой в законотворческом процессе.

Глава 2. Компетенция органов местного самоуправления

2.1 Понятие и виды форм управленческой деятельности субъектов исполнительной власти

Под формами управленческой деятельности обычно понимают способы выражения ее содержания, систему внутренне взаимосвязанных способов осуществления функций управления, определенное внешнее выражение конкретных управленческих действий как части управленческой деятельности. По своему характеру и содержанию формы организационно-управленческих действий могут быть; организационно-техническими — разработка и реализация различного рода технических правил, нормативов и технических регламентов машин, механизмов, сооружений; организационно-экономическими — разработка и реализация экономических норм и нормативов использования материально-вещественных ресурсов и других экономических регламентов; организационно-социальными — выработка и реализация организационных регламентов и нормативов социального взаимодействия в обществе и государстве (минимальный размер оплаты труда, минимальный уровень пенсионной обеспечения, минимальный и максимальный уровни административных штрафов и т. д.).

Другие виды форм управленческой деятельности: общественно-организационные мероприятия (конференции, круглые столы презентации и т. д.), которые являются сейчас весьма распространенными неправовыми и неформальными формами управленческой деятельности; административно-организационные мероприятия (совещания, слушания, заседания различных комиссий и т. д.) также весьма распространенные, но уже официальные формы управленческой деятельности; организационно-технические действия (табельный учет явки на работу, журнальный или компьютерный учет движения товарно-материальных ценностей, ведение различного рода картотек и других технических средств учета движения документации, архивное хранение документов, письменные и графические работы, обслуживающие те или иные управленческие функции, прием и отправление служебной корреспонденции и т. д.); рассмотрение протестов прокурора или частных определений и представлений судебно-следственных органов о служебных нарушениях, злоупотреблениях и других упущениях в работе органов исполнительной власти и их должностных лиц, которое обычно рассматривается в качестве особой и специфической формы служебной управленческой деятельности соответствующих органов и должностных лиц исполнительной власти; административный договор как управленческое соглашение не менее двух субъектов административного права, заключенное на основе норм административного права в публичных целях, опосредующее горизонтальные (координационные) управленческие отношения, правовой режим которого содержит административно-правовые элементы, выходящие за рамки частного права.

2.2 Функции и полномочия муниципальных исполнительных органов

Функции и полномочия структурных подразделений исполнительного органа местного самоуправления, а также организация и порядок их деятельности определяются специальными положениями об этих органах, утвержденными в о порядке, предусмотренном в уставе муниципального образования (либо главой администрации, либо по его представлению представительным органом местного самоуправления).

Вся деятельность исполнительного органа строится на основе принципов законности (т. е. все принимаемые решения и осуществляемые действия должны соответствовать Конституции РФ, законам и другим нормативно-правовым актам Российской Федерации, субъектов РФ, уставу муниципального образования, решениям представительного органа местного самоуправления) и гласности, а также на принципах коллегиальности или единоначалия. В законах о местном самоуправлении многих субъектов РФ содержатся нормы о подотчетности исполнительных органов представительным органам местного самоуправления. Исполнительный орган является постоянно действующим органом местного самоуправления. В законах субъектов РФ, уставах муниципальных образований не предусмотрены нормы о возможности и порядке прекращения полномочий исполнительных органов местного самоуправления. Институт прекращения полномочия предусмотрен для должностных лиц местного самоуправления, в т. ч. и глав администраций.

Решения, принимаемые исполнительным органом в пределах его компетенции, обязательны к исполнению всеми юридическими лицами и гражданами. Они действуют в пределах границ муниципального образования.

Как правило, к ведению исполнительных органов муниципальных образований отнесены:

1) владение, пользование, распоряжение и управление муниципальной собственностью;

2) формирование, утверждение и исполнение местного бюджета;

3) охрана общественного порядка;

4) комплексное социально-экономическое развитие на своей территории;

5) жилищно-коммунальный комплекс;

6) муниципальное здравоохранение;

7) муниципальное образование;

8) пожарная безопасность;

9) регулирование земельных отношений;

10) охрана окружающей среды;

11) муниципальные дороги и транспорт;

12) муниципальные статистика и архивы;

13) торговля, общественное питание и бытовое обслуживание;

14) культура, физическая культура и спорт;

15) социальная поддержка населения;

16) муниципальные информационные системы, местные средства массовой информации.

2.3 Вопросы государственного значения, которые могут быть переданы органам местного самоуправления

Конституцией Российской Федерации предусматривается возможность наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями с передачей необходимых для их осуществления материальных и финансовых средств. Реализация переданных полномочий подконтрольна государству.

" Наделение полномочиями может осуществляться двумя способами:

1. Передача — способ регулирования полномочий органа местного самоуправления, при котором какое-либо полномочие государственного органа исключаемая их его компетенции и включается в компетенцию органа местного самоуправления.

2. Делегирование — предоставление государственным органом принадлежащего ему права решения какого-либо вопроса органам местного самоуправления на один раз, на определенный срок или бессрочно." 6

Рассматривая вопросы наделения органов местного самоуправления государственными полномочиями надо иметь ввиду ряд положений:

1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации наделение полномочиями производиться только законом. Но так как определение правового статуса местного самоуправления находиться в совместном ведении Российской федерации и ее субъектов, передача полномочий осуществляется законом или актами субъектов Российской Федерации, обладающими соответствующей юридической силой.

2. Объем передаваемых или делегируемых полномочий не может быть слишком велик. Не случайно в Конституции Российской Федерации говорится об отдельных государственных полномочиях, хотя критерии оценки этого найти крайне сложно.

3. Наделение полномочиями должно сопровождаться передачей необходимых для их осуществления материальных и финансовых средств. Это чрезвычайно важное, новое для российской практики условие, гарантирующее само выполнение полномочий и продолжение осуществления местным самоуправлением присущих ему главных функций.

4. Государство оставляет за собой право контроля за реализацией этих полномочи. Такой контроль по общему правилу означает возможность соответствующих органов: давать указания органам местного самоуправления по поводу реализации переданных полномочий, оценивать решения, принимаемые органами местного самоуправления, не только с точки зрения законности, но и по мотивам их целесообразности, отменять или приостанавливать при необходимости отдельные решения.

5. Государственное влияние не сводиться только к контролю. Оно функционирует в соответствии с требованиями законности, в режиме общего правопорядка.

Глава 3. Информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления: общая характеристика

3.1 Документирование управленческой деятельности

самоуправление исполнительный государственный власть Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

Состав управленческих документов Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.

Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фотои фонодокументами.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.

Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т. д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

— с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеет отношение содержание документа;

— с общественными организациями — в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

— с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т. д.);

— с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Документы — приложения могут быть трех видов:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

При наличии нескольких приложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера Состав реквизитов и порядок оформления документов — приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ — приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

3.2 Порядок работы с входящей корреспонденцией

Прием, первоначальная обработка, распределение всей поступающей корреспонденции производятся отделом документооборота Управления делопроизводства (далее — отдел документооборота).

Прием корреспонденции осуществляется через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также с использованием средств электронной и факсимильной связи.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются; проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах. Первый экземпляр остается в отделе документооборота, второй — приобщается к поступившему материалу, а третий — передается отправителю документов.

Ошибочно присланная корреспонденция (или при отсутствии указанных в ней приложений) возвращается отправителю.

Конверты на имя Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата с пометкой «лично» передаются помощникам для ознакомления с последующей передачей по назначению.

Конверты уничтожаются лишь после возвращения законченного делопроизводством документа в отдел документооборота.

Поступившая корреспонденция отделом документооборота распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемые — постановления, распоряжения, указы, законы, решения, письма, поручения вышестоящих органов, письма предприятий и организаций, документы, поступившие через средства электронной и факсимильной связи, протоколы, извещения, письма судебных инстанций, судебные повестки, судебные требования, исковые заявления, кассационные жалобы, постановления о возбуждении исполнительного производства, представления и протесты Прокуратуры, запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Государственного Совета Республики Татарстан и Городской Думы, письма Общественной палаты Республики Татарстан, претензии, пригласительные билеты в виде письма, телеграммы, информационный материал с сопроводительным письмом и иная служебная корреспонденция.

Регистрируемые документы сканируются, проставляется штамп установленного образца в правом нижнем углу первого листа документа, на котором указываются очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.

Поступившая служебная корреспонденция в день ее получения заносится в электронную базу данных отдела документооборота, после чего заводится регистрационная карточка в электронном виде и на бумажном носителе.

Нерегистрируемые — газеты, журналы, брошюры, книги, сводки, статистические отчеты, пригласительные билеты и другая ежедневная корреспонденция, не подлежащая возврату в Управление делопроизводства.

Срочная корреспонденция — правительственные телеграммы, сообщения о чрезвычайных происшествиях, стихийных бедствиях, обращения, касающиеся проведения массовых мероприятий, и другие сообщения, требующие оперативного решения, доставляются по назначению немедленно.

Корреспонденция, адресованная непосредственно в структурное подразделение или содержащая текущую информацию, направляется отделом документооборота в структурное подразделение.

Обработка всей поступающей корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день после выходных.

Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение, от одного исполнителя к другому, из одного подразделения в другое) производится через работников Отдела документооборота.

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству.

В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация корреспонденции на имя Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителя аппарата Исполнительного комитета осуществляется посредством программы электронного документооборота. Документы сканируются и заносятся в электронный каталог входящей документации отдела документооборота с ежедневным выводом краткой информации о поступивших документах на бумажном носителе.

В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: тип документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание, количество листов основного документа и листов приложений к нему, индекс номенклатуры дел, сведения об исполнителе, которому направляется документ, срок возврата документа в отдел документооборота.

Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета, другие должностные лица, которым направлены на рассмотрение документы, обязаны принять исчерпывающие меры по их выполнению в сроки, указанные в резолюции, и возврату документов в отдел документооборота с отметкой об информировании автора.

В случае если резолюцией рассмотрение документа возложено на несколько руководителей, подразделений или сотрудников, то координацию всей работы осуществляет руководитель, подразделение или сотрудник, указанный в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Информация о зарегистрированных документах передается из электронного каталога отдела документооборота в электронную базу данных соответствующих подразделений (или при необходимости на бумажном носителе).

Корреспонденция, поступившая через средства электронной и факсимильной связи, также регистрируется и с отметкой «Эл.почта» или «факс» передается руководителям согласно их функциональным обязанностям в электронном виде или при необходимости на бумажном носителе.

Учетные сведения о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе данных 5 лет, после чего они записываются на электронные носители и переносятся в архивную базу данных.

Письма и поручения, адресованные Мэру г. Казани, в Казанскую городскую Думу, Председателю Казанской городской Думы, Руководителю Исполнительного комитета подлежат регистрации в отделе документооборота с отметкой о переадресовании в Городскую Думу и передаче в Контрольное управление для формирования проекта поручения Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета.

В обязательном порядке передаются полученные в адрес Мэра г. Казани:

— корреспонденция из федеральных и республиканских органов государственной власти и управления и должностных лиц;

— письма граждан, контролируемые федеральными и государственными органами власти и управления, Президентом Республики Татарстан, Президиумом Государственного Совета Республики Татарстан, Премьер-министром Республики Татарстан, депутатами Государственной Думы Российской Федерации;

— жалобы на органы и должностные лица местного самоуправления, на депутатов и сотрудников Казанской городской Думы.

Перечень федеральных и республиканских органов власти и управления и должностных лиц, от которых корреспонденция в обязательном порядке передается Мэру г. Казани, определяется руководителем секретариата Исполнительного комитета. Руководителю Исполнительного комитета — руководителем аппарата Исполнительного комитета.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения.

После рассмотрения документа Мэром г. Казани, Руководителем Исполнительного комитета документы направляются отделом документооборота исполнителям.

Исполненные поручения Мэра г. Казани с исходящим письмом передаются исполнителем в Казанскую городскую Думу для присвоения номера и даты, передачи в Контрольное управление для снятия поручений с контроля.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Исполненные поручения Руководителя Исполнительного комитета с исходящим письмом передаются помощником (референтом) в отдел документооборота для присвоения исходящего номера и передачи в Контрольное управление для снятия поручений с контроля.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Зарегистрированные документы с регистрационной карточкой, не поступающие на рассмотрение Главе муниципального образования, Руководителю Исполнительного комитета передаются на рассмотрение первым заместителям, заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета согласно их функциональным обязанностям.

Помощником или референтом заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета согласно регистрационной карточке формируется проект поручения и передается на рассмотрение.

После рассмотрения заместителем Руководителя Исполнительного комитета или руководителем аппарата Исполнительного комитета документа он передается через отдел документооборота исполнителям.

Корреспонденция, ошибочно поступившая заместителю Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета или в подразделения Исполнительного комитета, незамедлительно возвращается в отдел документооборота.

Возврат в отдел документооборота поступивших от предприятий и организаций оригиналов писем, информационного материала с сопроводительным письмом и иной служебной корреспонденции с отметкой заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата в регистрационной карточке об итогах рассмотрения осуществляется в соответствии с законодательством в месячный срок, если в письме не указан иной срок рассмотрения.

3.3 Порядок работы с исходящей корреспонденцией

Исходящий документ — документ, отправляемый из организации.

Подготовка и оформление исходящих документов производятся в соответствии с ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета должна быть отпечатана на гербовых бланках, изготовленных типографским способом. Запрещается использование бланков, изготовленных посредством компьютерной и копировально-множительной техники.

Гербовые бланки Мэра г. Казани хранятся в общем отделе Казанской городской Думы, подлежат учету и выдаются под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором.

Гербовые бланки Исполнительного комитета (приложение № 1), утвержденные распоряжением Руководителя Исполнительного комитета, хранятся в отделе документооборота, подлежат учету и выдаются сотрудниками отдела помощникам (референтам) Руководителя Исполнительного комитета, первых заместителей, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором. Уничтожение бланков осуществляется по акту.

Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Руководители комитетов, управлений, отделов Исполнительного комитета осуществляют ведение делопроизводства на бланках установленного образца.

Право подписи на служебных бланках структурных подразделений Исполнительного комитета имеют руководители (их заместители), а также иные должностные лица структурных подразделений, наделенные правом соответствующей подписи.

При приеме исходящих документов для регистрации или для передачи на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом документооборота проверяется наличие визы руководителя структурного подразделения на обратной стороне бланка, правильность оформления документа, наличие правок корректора, а также наличие на втором экземпляре следующих реквизитов: наименования адресата, подразделения, должность, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон, визы руководителя подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета, исходящий номер и дата документа, на который дается ответ (например, на № ___ от ____). В случае, когда исходящий документ излагается на иностранном языке виза корректора не требуется.

Исходящий документ печатается исполнителем в 3-х экземплярах. Первый экземпляр печатается на гербовом бланке с указанием адресата, номера и даты документа, на который дается ответ. Второй — печатается на бумаге формата А4 с указанием адресата, его адреса, наименования подразделения, виз руководителя структурного подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета, информации об исполнителе и т. д. Третий — готовится в соответствии со вторым экземпляром. Подготовленный пакет документов передается в отдел документооборота через помощников (секретарей) для регистрации (присвоения исходящего номера и даты), после чего отправляется адресатам.

Исходящий документ, подготовленный для отправления за подписью Руководителя Исполнительного комитета, готовится в том же порядке и передается на подпись через отдел документооборота. Исходящий документ после подписания его Руководителем Исполнительного комитета регистрируется в отделе документооборота и отправляется адресату.

Исходящим номером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой исходящего документа является дата его подписания.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

При направлении исходящего документа в дополнение к ранее посланному указываются номер и дата ранее отправленного документа.

Документ, требующий пояснений, отправляется с сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем, на котором проставляются соответствующий исходящий номер основного документа и дата.

Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись: «Приложение: на ____ л. в _____экз.» Если в документе много приложений, то делается их сквозная нумерация.

В случае подписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись» указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности — первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ.

Использование в таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности не допускается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Ответственность за правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит на исполнителе.

Документы с грифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналом возвращаются в отдел документооборота.

При подготовке ответов по поручениям, поступившим из Кабинета Министров Республики Татарстан, исполнитель снимает копии с входящих документов и прикладывает их для отправки в Кабинет Министров Республики Татарстан (требование Кабинета Министров Республики Татарстан).

Заключение

Конституция Российской Федерации (ст. 3) установила, что многонациональный народ является единственным источником власти. Народ осуществляет свою власть непосредственно и через органы местного самоуправления. Благодаря современному муниципальному законодательству основная часть дел местного значения передана с государственного уровня на местный, что освободило государственные органы от выполнения несвойственных им функций.

Успеха в управлении можно достичь только в том случае, если каждое звено управленческой системы будет заниматься своим делом, а высокие инстанции освободятся от массы текущих дел, отвлекающих их от более крупных проблем. В то же время органы местного самоуправления, в том числе и исполнительные, имея достаточную компетенцию, соответствующую их материально-финансовым возможностям, смогут более оперативно и качественно решать задачи местного значения, приближенные к жизни человека.

Список литературы

1. Конституция РФ.

2. Федеральный закон № 131 от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления» (с изм. и доп. от 15.02.2006).

3. Кичкин Б. Разграничение компетенций органов местного самоуправления.// Государство и право. 2004. № 9.

4. Комментарий к Конституции Российской Федерации. 2-е изд. / - М.: Бек, 2004.

5. Комментарий к Конституции Российской Федерации / Под общ. ред. Ю. В. Кудрявцева. — М.: Юристъ, 2006.

6. Конституционное право: Учебник / Отв. ред. В. В. Лазарев. — М.: Изд-во МГУ, 2003.

7. Постовой Н. В. Муниципальное право России: Вопросы и ответы. — М.: Юриспруденция, 2001.

8. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному./ М. П. Бобылева — М.: Издательство МЭИ, 2004.

9. Басакина Н. В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. № 3.С. 87−90.

10. Бобылева М. П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)/М.П. Бобылева // Делопроизводство 1999. № 2. С. 45−49.

11. Вялова Л. М. Организация движения документов // Секретарское дело 2006. № 2. С. 16−20.

12. Велихов Л. А Основы городского хозяйства. — Обнинск: Институт муниципального управления, 1995.

13. Воронин А. Г., Лапин В. А., Широков А. Н. Основы управления муниципальным хозяйством. — М. 1997.

14. Воронин А. Г. Муниципальное хозяйство и управление: проблемы теории и практики. — М.: Финансы и статистика, 2002.

15. Гневко В. А. Государственное и муниципальное управление: менеджмент территории и отрасли. СПб, 2001.

16. Авдотьев К. Д. Муниципальное право РФ М.: Юристъ 2007

17. Барабашев Г. В. Местное самоуправление. — М., Эксмо 2006.

18. Васильев В. И. Местное самоуправление. — М., Эксмо 2000.