Организация документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области и направления ее совершенствования

Организация документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области и направления ее совершенствования

• Введение
• Глава 1. Организация документационного обеспечения по недропользованию
• 1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства
• 1.2 Организация документооборота в Федеральном агентстве по недропользованию
• Глава 2. Анализ организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области
• 2.1 Проблемы организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области
• 2.2 Направления совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области
• 2.3 Оценка эффективности внедрения проектных решений
• Заключение

• Список использованных источников

  и литературы

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, в том числе и в Управлении по недропользованию по Челябинской области. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т. д. Актуальность проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и совершенствования.

Объектом исследования является Управление по недропользованию по Челябинской области.

В качестве предмета исследования выделяются направления совершенствования организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области.

Целью работы является: анализ организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области и выработка рекомендаций по ее совершенствованию.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнение следующих задач:

— исследовать нормативно-методическую базу делопроизводства;

— проанализировать организацию документооборота в Федеральном агентстве по недропользованию;

— выявить проблемы организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области;

— предложить направления совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области.

— дать оценку эффективности внедрения проектных решений.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

Курсовая работа написана на основании изучения нормативно-правовых актов, учебных пособий и статей периодических изданий.

Глава 1. Организация документационного обеспечения по недропользованию

1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением — службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д.

В государственной системе документационного обеспечения управления используют следующие наименования:

· в министерствах и ведомствах — управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

· секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

· инспекция при министре (руководителе ведомства);

· канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

· отдел писем (жалоб);

· отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

· центральный архив;

· на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

· подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);

· секретариат;

· экспедиция;

· копировально-множительное бюро;

· архив О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 № 536// Российская газета. 2006. 7 февраля.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

· сокращение документооборота;

· унификация форм документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

· внедрение новейших информационных технологий в работу с документами Домнышева Е. Документооборот: проблемы и пути совершенствования // Парламентская газета. № 197. от 24.11.2008, С. 5.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе — совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 № 536// Российская газета. 2006. 7 февраля.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

· правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

· организовать документооборот;

· обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

· законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

· указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

· технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· унифицированные системы документации;

· нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база — документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 № 536// Российская газета. 2006. 7 февраля.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011−93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 200 000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

3. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты«.

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования документации и организации работы с ней.

Таким образом, документационное обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

1.2 Организация документооборота в Федеральном агентстве по недропользованию

Деятельность Федерального агентства по недропользованию обеспечивается комплексом взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документации определяется Положением об Агентстве, установленным порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Агентством, другими органами власти и управления и организациями.

В целях повышения качества подготовки управленческих документов в Агентстве устанавливаются единые правила подготовки и оформления документов, призванные обеспечить юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению документов и их последующему использованию.

Нормативную базу в сфере недропользования составляют:

— Приказ Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации от 23.10.2009 г. № 346 «Об утверждении перечней объектов, предлагаемых в 2009 году для предоставления в пользование в целях геологического изучения за счет средств недропользователей»

— Приказ Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации от 06.08.2009 г. № 243 «Об утверждении перечней объектов, предлагаемых в 2009 году для предоставления в пользование в целях геологического изучения за счет средств недропользователей»

— Приказ Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации от 19.06.2009 г. № 159 «Об утверждении перечня объектов, предлагаемых в 2009 году для предоставления в пользование в целях геологического изучения за счет средств недропользователей

— Приказ Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 24.01.2005 № 23

— Приказ Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации от 22.04.2009 г.№ 109"Об утверждении перечней объектов, предлагаемых в 2009 году для предоставления в пользование в целях геологического изучения за счет средств недропользователей"

— Проект приказа об утверждении Порядка опубликования и вступления в силу актов Федерального агентства по недропользованию

— Приказ от 10 марта 2009 г. № 254 «Об утверждении временных требований к формированию перечней участков недр, предлагаемых для предоставления в пользование»

— Приказ от 30 июля 2009 г. № 156 «Об утверждении статистического инструментария для организации Минприроды России федерального статистического наблюдения за выполнением условий пользования недрами при добыче минеральных подземных вод»

— Приказ от 04.09.2009 № 864 «Об утверждении Положения о Комиссии Роснедр и подкомиссиях территориальных органов Роснедр по рассмотрению вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии…»

— Проект приказа об утверждении Порядка опубликования и вступления в силу актов Федерального агентства по недропользованию

— Проект приказа об утверждении перечня должностей федеральной государственной гражданской службы центрального аппарата и территориальных органов Федерального агентства по недропользованию

— Приказ от 18.05.2009 № 429 о выдаче разрешений на строительство и ввод в эксплуатацию объектов, строительство, реконструкция или капитальный ремонт которых планируется в целях выполнения работ, связанных с пользованием недрами

— Приказ от 13.03.2009 № 275 об утверждении временных рекомендаций по выдаче разрешений на застройку площадей залегания полезных ископаемых

— Приказ № 15 от 16.01.2009 о Перечне переходящих базовых проектов государственного заказа (НТПр)

— Административный регламент по рассмотрению и согласованию проектной и технической документации на разработку месторождений полезных ископаемых

— Административный регламент по ведению государственного учета и обеспечению ведения государственного реестра работ по геологическому изучению недр

— Административный регламент по отнесению запасов полезных ископаемых к кондиционным или некондиционным запасам

— Административный регламент об организации проведения конкурсов и аукционов на право пользования недрами

— Административный регламент о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации

— Проект Административного регламента Роснедр по выдаче разрешений на строительство объектов, строительство, реконструкция или капитальный ремонт которых планируется в целях выполнения работ, связанных с пользованием недрами

— Проект Административного регламента Федерального агентства по недропользованию по исполнению государственной функции по организации экспертизы проектов геологического изучения недр

— Проект Административного регламента Роснедр по предоставлению государственной услуги по расчету сумм подлежащих возмещению расходов государства на поиски и оценку полезных ископаемых

— Проект Административного регламента Роснедр по предоставлению в пользование за плату геологической информации о недрах

— Проект Административного регламента Роснедр по исполнению государственной функции по организации проведения геолого-экономической и стоимостной оценки месторождений полезных ископаемых и участков недр и др.

Юридическая сила документов обеспечивается наличием в них определенных реквизитов. Состав и порядок расположения реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Требования к оформлению нормативных правовых актов (правил, положений, инструкций, постановлений, приказов) установлены Правилами оформления нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009) и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Управленческие документы, подготовленные в подразделениях Агентства, должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и, при необходимости, согласованными со всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами, органами власти и управления, организациями. Тексты документов не должны допускать различных толкований и противоречить действующему законодательству.

Каждый сотрудник Агентства непосредственно отвечает за качество подготовки документов. Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

Агентство не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Руководитель Агентства на основании и во исполнении Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства природных ресурсов Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов Агентства установлены:

постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 июля 1999 года № 217 «Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

Решение о направлении приказа в Минюст России принимается юридическим подразделением, которое и организует подготовку необходимого пакета документов для направления его Руководителю агентства одновременно с проектом нормативного правового акта, подлежащего государственной регистрации.

Юридическое подразделение ведет строгий учет нормативных правовых актов Агентства и, в первую очередь, зарегистрированных в Минюсте России, а также их кодификацию.

Нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе) в Минюст России.

Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана руководителем юридического подразделения.

В случае представления на государственную регистрацию нормативных правовых актов за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя Агентства, наряду с вышеуказанными документами представляется документ, подтверждающий полномочия лица, исполняющего обязанности Руководителя Агентства.

Нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, направляются для исполнения только после их регистрации и официального опубликования.

Нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию в Минюсте России, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 года № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти», подлежат официальному опубликованию в «Российской газете» в течение десяти дней после дня их регистрации, а также в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Нормативные правовые акты, не прошедшие государственную регистрацию и не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий, как не вступившие в силу, и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Агентства.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Таким образом, в целях повышения качества подготовки управленческих документов устанавливаются единые правила подготовки и оформления документов, призванные обеспечить юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению документов и их последующему использованию.

Глава 2. Анализ организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области

2.1 Проблемы организации документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области

Управление по недропользованию по Челябинской области, сокращенное наименование — Челябинскнедра, является территориальным органом регионального уровня, осуществляющим функции Федерального агентства по недропользованию по оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере недропользованию, а также правоприменительные функции на территории Челябинской области и создано как Территориальное агентство по недропользованию по Челябинской области.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Министерства природных ресурсов Российской Федерации и Федерального агентства по недропользованию.

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Челябинской области, органами местного самоуправления, общественными объединениями, иными организациями.

С ростом масштабов Управления по недропользованию по Челябинской области вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

За последние три года в Управлении отмечается рост количества исходящих писем, а также отправки корреспонденции (писем и бандеролей), при этом сокращаются количество приказов по основной деятельности и входящей корреспонденции (табл. 1).

Таблица 1. Данные документооборота Управления по недропользованию по Челябинской области за 2008;2010 годы

Обязанности по обработке возложены на старшего специалиста отдела экономики, финансов, бухгалтерского учета и кадровой работы, они включают:

— осуществление работы по организационно-техническому обеспечению деятельности начальника Управления

— ежемесячно — обработка порядка 200 ед. входящей корреспонденции и отправка порядка 120 ед. исходящей корреспонденции, регистрация приказов по основной деятельности, отправка корреспонденции

— регистрация входящей и исходящей корреспонденции программным средством «ДЕЛО»

— ведение подготовки документов и материалов, необходимых для работы начальника Управления, проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых начальнику Управления на подпись

— ведение телефонных переговоров, записи в отсутствие начальника Управления полученной информации, передачи и приема информации по приемно-переговорным устройствам (телефакс), а также телефонограмм

— выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления (оповещение участников Комиссии для рассмотрения заявок о предоставлении права пользования участками недр… — 6 заседаний)

— выполнение работы, непосредственно связанной с приобретением, перевозкой, хранением, обработкой, отпуском и применением переданных на хранение материальных ценностей, (осуществление организации ремонта оргтехники, заправки картриджей)

— ведение учета, составление и представление в установленном порядке товарно-денежных и других отчетов о движении и остатках вверенных материальных ценностей (ведомости выдачи, реестры отправки корреспонденции)

— участие в инвентаризации материальных ценностей Управления

— организация использования в рабочее время имеющегося транспортного средства для производственных целей

— организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников

— ведение учета поступления жалоб и обращений граждан и организаций

— ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности (11 наименований)

— ведение табеля учета рабочего времени, осуществление контроля за своевременным представлением листков временной нетрудоспособности и других документов, подтверждающих право отсутствия сотрудника на работе

— ведение журналов учета выезжающих и приезжающих в служебные командировки, отметка командировочных удостоверений Естественно, что существующая на превышает возможности специалиста. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так.

1. Руководство теряет целостную картину происходящего.

2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания граждан и способность управления поддерживать внешние контакты.

3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.

К настоящему времени в Управлении по недропользованию по Челябинской области уже известен практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т. д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

· документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;

· записи в базе данных;

· таблицы в базе данных;

· формы ввода-вывода, связи и т. д.;

· журналы аудита и т. п.;

· база данных целиком;

· создаваемые на основе базы данных выходные документы;

· документация, описывающая базу данных;

· программное обеспечение и документация к нему.

Принципы регистрации документов. Сегодня в Управлении наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе, с другой — отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

· требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);

· требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;

· требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;

· требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;

· требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;

· инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, пытаются его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Наиболее распространенное решение — это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями управления; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Один из самых важных факторов успешного развития Управления по недропользованию по Челябинской области — его качественное управление.

Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении:

· средства и правила создания документов,

· ведения их электронного архива,

· поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.

Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед Управлением по недропользованию по Челябинской области. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности управления их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.

Таким образом, перед Управлением по недропользованию по Челябинской области, стремящемуся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи.

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения управления.

2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации работы с документами приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;

2. системы поиска документов и анализа текстов;

3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);

4. среду клиент-сервер;

5. Internet.

Проанализировав документационное обеспечение Управления по недропользованию по Челябинской области, выявлено:

1. несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

2. несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;

3. отставание документоведческих разработок нормативного и ме

тодического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;

4. несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

5. недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Таким образом, даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин.

2.2 Направления совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области

В современных условиях в Управлении по недропользованию по Челябинской области появляется необходимость автоматизации работы с документами и организации управления. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

1. С документами работают абсолютно все органы исполнительной власти, управления, организации и другие.

2. Практически каждое управление сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.

3. За счет улучшения ведения делопроизводства управление получает реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.

5. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Необходимо разработать комплексную целевую программу, которая должна обеспечить:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом их уровней и используемых технологий;

3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

4. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

5. реализацию права на информацию юридических и физических лиц;

6. повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих значительный опыт сотрудничества с Росархивом в разработке соответствующих нормативов. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил организации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность документационного обеспечения управления на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ.

Основными направлениями совершенствования документационного обеспечения Управления по недропользованию по Челябинской области являются:

1. Необходимость закона о документации Основополагающую роль в решении проблем документационного обеспечения должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

2. Необходимость государственных правовых актов Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией — информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

3. Необходимость стандартов Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30−97. «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т. ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного документационного обеспечения управления. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т. п.). Отсюда и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом — отдельный файл на этом носителе, в третьем — распечатка на бумаге, в четвертом — некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством. Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг — стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах Евросоюза, других развитых государствах.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации документационного обеспечения управления. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т. п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты автоматизированных систем управления документацией появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число автоматизированных систем управления документацией растет достаточно быстро. Примерно 30−40 компаний регулярно участвуют в конференциях и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие автоматизированные системы управления документацией разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам документооборота, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной автоматизированной системы управления документацией.