Основы работы в Ms Word и Excel

1. Что такое колонтитул? Как его создать?

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем поле каждой страницы документа.

В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или в вверху каждой страницы документа.

Создание колонтитул. Выберете меню Вид и команду Колонтитулы. На странице откроется область верхнего или нижнего колонтитула, и панель инструментов Колонтитулы.

Чтобы создать верхний колонтитул, введите текст или графический элемент в область верхнего колонтитула.

Чтобы создать нижний колонтитул, на панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Верхний/Нижний колонтитул для перемещения к нижнему колонтитулу, а затем введите текст или графический элемент.

Форматирование текста происходит с помощью панели инструментов Форматирование. после завершения создания колонтитулов нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы.

2. Как вызывается дополнение для ввода, редактирования, форматирования сложных формул в MS WORD?

Укажите место для вставки формулы.

В меню Вставка выберите команду Объект, а затем откройте вкладку Создание.

В списке Тип объекта выберите Microsoft Equation 3.0.

Нажмите кнопку OK.

Также редактор формул можно вызвать следующим путем: в меню Сервис выберите команду Настройки, затем откройте вкладку Команды. В разделе Категории выделите Вставка в разделе Команды выберите Редактор формул, перетащите команду из окна на панель инструментов.

Нажмите на панели инструментов на кнопку Редактор формул. Появится панель управления формулами.

3. Как сформировать содержание документа?

Нажмите место вставки оглавления.

В меню Вставка выберите команду Ссылка, затем команду Оглавление и указатели.

Откройте вкладку Оглавление.

Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный вариант в поле Форматы.

Выберите другие параметры оглавления.

Для создания оглавления с использованием пользовательских стилей, нажмите место вставки оглавления.

В меню Вставка выберите команду Ссылка, затем команду Оглавление и указатели.

Откройте вкладку Оглавление, нажмите Параметры. В столбце Доступные стили найдите стиль, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.

В поле столбца Уровень, расположенном справа от имени этого стиля, введите номер уровня, который будет соответствовать этому стилю заголовка.

4. Редактирование таблиц в MS WORD.

Для редактирования таблиц WORD имеет набор стандартных стилей оформления таблиц. Команда Автоформат таблицы позволит разом оформить всю таблицу по одному из образцов. Вызов команды: выделяем таблицу, в меню Таблица выбираем Автоформат таблицы.

Ширину и высоту таблицы можно поменять, потащив квадратик в правом нижнем углу таблицы.

Квадратик в левом верхнем углу позволяет свободно перемещать по листу всю таблицу.

Чтобы поменять ширину колонки, надо взять мышью за правую ее границу (или за соответствующий движок координатной линейки) и отодвинуть на нужное расстояние.

Чтобы поменять высоту строки, надо взять мышью за ее нижнюю границу (или за тоненький серый движок на вертикальной координатной линейке, отмечающий нижнюю границу строки) и подвинуть вверх или вниз.

Чтобы поменять ширину ячейки, надо взять мышью за правую или левую ее границу и подвинуть в нужную сторону. Она подвинет соседние ячейки и увеличится (уменьшится).

Для определения параметров строк, столбцов, ячеек и самой таблицы нужно, в меню Таблица выбрать Свойства таблицы и в открывшемся окошке задать нужные параметры.

Чтобы выделить одну ячейку, столбец, строку, таблицу — в меню Таблица выбираем команду Выделить, но удобней воспользоваться мышкой:

— выделить одну ячейку, щелкните в левой ее части, рядом с линией сетки, там, где курсор превращается в стрелочку;

— выделить строку, щелкните левей ее;

— выделить столбец, щелкните по верхней кромке таблицы;

— выделить всю таблицу, дважды щелкнуть левее ее с нажатой клавишей Alt.

В любых выделенных ячейках можно поменять шрифтовое и абзацное оформление текста, назначить рамки, задать цвет шрифта и фона и т. д., используя меню Формат.

Выделенные ячейки можно объединить в одну и, наоборот, разбить ячейку на заданное количество частей, можно удалять строки, столбцы и отдельные ячейки — на все это есть команды в меню Таблица.

5. Как нанести настройку Панели инструментов?

В меню Сервис выбираем Настройка, в открывшемся окошке 3 вкладки.

Во вкладке Команды выбираем из списка нужную категорию, в списке команды выбираем нужную строчку (чтобы получить информацию о команде нужно нажать Описание) и тащим на нужную панель инструментов или в меню.

Для создаваемой кнопки можно создать три стиля оформления — только значок (основной стиль), значок и подпись, только подпись. Все это можно задать, щелкнув по кнопке-списку. Контекстным меню кнопки можно воспользоваться, когда открыто окно Настройка.

Чтобы подобрать значок для команды, которая стандартного значка не имеет, щелкните по строке Выбрать значок для кнопки, но в целом можно иметь на панели инструментов кнопку с одним только названием.

6. Правило ввода формул и функций в Excel

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице.

Формула начинается со знака равенства (=). Например: =А1+А2+А3

Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Эти функции позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления.

Структура функции начинается со знака равенства (=), за ним следует имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных запятыми, закрывающая скобка. Например: =СУММ (B1:B5).

Существуют различные типы аргументов: число, текст, логическое значение (ИСТИНА и ЛОЖЬ), массивы, значение ошибки (например #Н/Д), или ссылки на ячейку. В качестве аргументов используются константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.

Ввод формул. Диалоговое окно Мастер функций облегчает ввод функций при создании формул, содержащих функции. При вводе функции в формулу диалоговое окно Мастер функций отображает имя функции, все ее аргументы, описание функции и каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы.

7. Как вставить и переименовать лист рабочей книги?

Для того, чтобы добавить лист в рабочую книгу открываем меню Вставка и выбираем Лист. Чтобы вставить несколько листов, держим клавишу Shift, щелкая ярлычки нужных листов, а затем выбираем команду Лист в меню Вставка.

Чтобы переименовать активный лист, в меню Формат указываем на пункт Лист, а затем выберите команду Переименовать.

Поверх старого имени пишем новое имя. Нажимаем Enter.

8. Для чего назначенные СУБД?

База данныхэто набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, к примеру, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей.

Базы данных можно создать самому. Этот процесс распадается на 2 части: сперва создаем заготовку для базы, указав программе, где на экране будет располагаться то или иное поле, какой длинны будет это поле, какие данные будут сюда вводится; а на втором этапе уже заполняем соответствующие поля имени, фамилиями, номерами телефонов и т. д. Создание данных и работа с этими данными осуществляется при помощи систем управления базами данных, таких как Access из комплекта Microsoft Office.

Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

— таблицы для сохранения данных;

— запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

— формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

— отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

— страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

9. Какие варианты связей между таблицами баз данных вы знаете?

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

Существуют связи:

· при отношении «один-к-одному» каждая запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

· отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

· при отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.

10. Способы создания отчетов у Access.

Создать отчет можно с помощью:

· конструктора;

· мастера отчетов;

· автоотчета.

Например, возьмем для создания отчета Мастер отчетов: Открываем файл базы данных, выбираем раздел Отчеты.

Выбираем пункт Создать. Откроется окошко Новый отчет. В нем выбираем способ создания отчета Мастер отчетов. В качестве источника данных выбираем нужную таблицу.

Нажимаем ОК. И дальше действуя по подсказкам Мастера создаем отчет.

В открывшемся окне выбираем поля для отчетов (данные необходимые для отчета).

Нажимаем Далее.

В следующем окошке при необходимости добавляем уровни группировки Нажимаем Далее.

В окне выбираем порядок сортировки (по убыванию — по возрастанию).

Нажимаем Далее.

В следующем окне выбираем вид макета для отчетов.

Нажимаем Далее.

Затем выбираем стиль.

Нажимаем Далее.

В последнем окне задаем Имя отчета и нажимаем Готово.

Получится такого вида отчет: