Основы комплектования государственных архивов

Актуальность темы

данной работы заключается в том, что роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение определяется, прежде всего, составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Изменения общественно-политических условий в стране вызвали необходимость пересмотреть круг источников комплектования государственных архивов. Без документов, находящихся в ведении архивов, история нашего времени не может быть воссоздана с достаточной объективностью и полнотой. Однако в настоящий момент государственные архивы столкнулись с проблемами, которые на протяжении почти всего ХХ века не возникали перед архивной службой и действовать приходилось в условиях отсутствия как правового, так и методического обеспечения этого направления комплектования.

Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации выходит на первый план, как показывает исторический опыт, в первую очередь в период различных реформации, как политического, так и экономического характера, а также в кризисные периоды, возникающие в ходе вооруженных конфликтов и других чрезвычайных ситуаций.

Цель данной работы заключается в изучении особенностей комплектования государственного архива в современных условиях.

Для достижения указанной цели необходимо решить ряд задач:

1) раскрыть понятие и содержание комплектования архива;

2) раскрыть определение источников комплектования;

3) дать характеристику деятельности Центрального государственного архива Чувашской Республики;

4) описать организацию комплектования архива;

5) рассмотреть экспертизу ценности документов на основе научных критериев;

6) рассмотреть экспертизу ценности документов по перечням.

Объектом исследования является Центральный государственный архив Чувашской Республики.

Предмет исследования — особенности комплектования Центрального государственного архива Чувашской Республики документами.

Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: Н. В. Калачов, Д. Я. Самоквасов, А.С. Лаппо-Данилевский, С. Н. Валк, В. В. Максаков, И. Л. Маяковский, М. Н. Покровский, А. В. Чернов, В. Н. Автократов, В. Н. Старостин, Е. В. Старостин, В. П. Козлов и др.

1. Теоретические основы комплектования государственных архивов

1.1 Понятие и сущность комплектования архивов в современном архивоведении

архив правовой комплектование Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается из:

— установления профиля архива;

— определения источников комплектования;

— определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

— организации комплектования.

Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников комплектования архива. Источниками комплектования могут быть: государственные и муниципальные организации, в деятельности которых образуются документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда, бывшие государственные организации — источники комплектования, временно хранящие документы, образовавшиеся в их деятельности до изменения формы собственности, негосударственные организации, общественные и политические движения и партии, физические лица, документы которых в установленном порядке отнесены к негосударственной части Архивного Фонда заключившие с государственным архивом договор о передаче своих документов на постоянное хранение.

Списки составляются архивом на основе определенных критериев, а также примерных и отраслевых (ведомственных) списков, утвержденных Федеральной архивной службой России, в том числе совместно с министерствами и ведомствами.

Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960;м гг. К концу 1980;х гг. они были и дифференцированы. В 1960;е-1980;е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов для учреждений:

а) значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т. д.);

б) полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

в) соответствие документов учреждения профилю государственного архива;

г) для документов личного происхождения;

д) значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

е) история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

ж) взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

— учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

— учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Однако в середине 1990;х гг., в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.

Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:

— функционально-целевого назначения;

— полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций зачитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).

В состав источников комплектования включаются, как правило, только юридически самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров, собрания представителей и т. п.) документы этих структур следует принимать в состав фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации, акционерные общества и т. д.)

Критериями источников современного комплектования архивов являются:

— функционально-целевое назначение учреждения;

— масштаб его деятельности;

— вид организации;

— полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

— значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

— степень сохранности его фонда;

— взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для качественного комплектования Архивного фонда определены основные этапы, главной целью которых является наиболее полная концентрация ценных документов относящихся к профилю каждого архива.

Ведь именно от комплектования, то есть от того, насколько полно качественно мы отберем и передадим в государственные архивы документальные свидетельства нашей эпохи, будет зависеть источниковая база исторической науки.

1.2 Нормативно-правовая база архивного дела в Российской Федерации

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов. Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О государственном языке Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации архивное дело находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом регулируются принятым 22 октября 2004 года Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме того, законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из принимаемых, в соответствии с выше названными законами иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. К ним относятся:

— Постановления правительства РФ от 20 февраля 1995 г. № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР»:

— Постановление Правительства РФ от 5 июля 2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда»;

— Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «о Федеральном архивном агентстве»;

— Регламент государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11;

— Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ, утвержденный Приказом Росархива от 09 октября 2001 г. № 75.

2. Анализ комплектования Центрального государственного архива Чувашской Республики

2.1 Организация комплектования архивного фонда Центрального государственного архива Чувашской Республики

В государственном архиве работе по комплектованию документами уделяется особое внимание, так как от качества и полноты принятых фондов зависит дальнейшее освещение исторических событий, происходящих в республике, обеспечение конституционных прав и законных интересов граждан.

До 2000;х годов ежегодно на государственное хранение поступало более 15 тыс. документов от учреждений-источников комплектования архива. В настоящее время в связи с загруженностью архивохранилищ комплектование архива документами приостановлено. Работа с организациями сложная и трудоемкая, требующая контакта и взаимопонимания людей, отвечающих за этот участок работы в учреждениях, организациях и предприятиях [8, с. 39].

Отдел комплектования и экспертизы ценности документов, который является структурным подразделением Центрального государственного архива Чувашской Республики содержится за счет специальных средств, полученных от учреждений и предприятий за выполнение работ по заключенным с ними договорам. Отдел создан для научно-технической обработки документов и разработки нормативно-методических рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях Чувашской Республики.

По штату в отделе — 7 человек, работают — 5 человек. Обязанности сотрудников отдела распределены следующим образом:

— начальник отдела, зам. начальника отдела — работа с организациями-источниками комплектования и с организациями, не являющиеся источниками комплектования;

— главный специалист — работа с держателями личных фондов, оказание помощи организациям-источникам комплектования;

— ведущий специалист — инициативное документирование и комплектование, оказание помощи организациям-источникам комплектования;

— специалист 1 категории — работа технического характера, оказание помощи организациям-источникам комплектования.

Основные направления деятельности отдела комплектования:

1. Работа с источниками комплектования в соответствии со списками юридических и физических лиц;

2. Работа с организациями, не являющимися источниками комплектования

3. Работа по инициативному документированию и комплектованию.

В своей деятельности отдел руководствуется Законами Российской Федерации, приказами и научно-методическими рекомендациями Федеральной Архивной службы России, Законом Чувашской Республики «Об Архивном деле», положением об архиве, решениями дирекции Центрального государственного архива Чувашской Республики и положением об отделе.

Основной задачей отдела комплектования и экспертизы ценности документов является выполнение работы за счет специальных средств по упорядочению документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения.

В функции отдела входят:

— заключение договоров с учреждениями на проведение работ в соответствии с расценками, утвержденными приказом директора Центрального государственного архива Чувашской Республики;

— в соответствии с договорами проводит научно-техническую обработку документов учреждений;

— разрабатывает полугодовые и годовые при необходимости квартальные планы работы отдела;

— составление годовых и полугодовых отчетов о работе отдела;

— участие в подготовке и проведении занятий по повышению квалификации работников архива и отдела;

— изучение и использование передового опыта работы архивных учреждений по вопросам деятельности отдела.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности приказом директора по согласованию с комитетом по делам архивов Чувашской Республики. Заместителю директора, главному хранителю фондов подчиняются отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, который является структурным подразделением Центрального государственного архива Чувашской Республики.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе годового производственно-финансовых планов, утвержденных директором. Отдел проводит экономический анализ своей деятельности, работает по бригадам. В состав бригады входят главный специалист и ведущие специалисты. Деятельность сотрудников отдела определяется должностными инструкциями.

Начальник отдела организует всю деятельность отдела, распределяет обязанности между его работниками, несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач и функциональных обязанностей, организацию труда в отделе, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных отделу заданий, за порядок и дисциплину в отделе.

Основными задачами отдела являются:

— разработка основных направлений и анализ работы по обеспечению сохранности, государственному учету документов;

— организация хранения и обеспечение сохранности документов;

— государственный учет документов архива;

— изучение передового опыта и внедрение в практику работы отдела, архива и его филиалов.

В функции отдела входят:

— подготовка предложения к проектам целевых программ, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;

— осуществление хранения и рационального размещения документов архива.

Совместно со службой материально-технического снабжения:

— способствует поддержанию оптимальных условий хранения документов, обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и техники безопасности, контролирует режим доступа в архивохранилища;

— участвует в определении потребности архива в оборудовании для хранения документов и улучшении их физического состояния;

— организует борьбу с грызунами в архивохранилище;

— организация и контроль санитарных дней в архивохранилищах;

— определение очередности проверки наличия и состояния документов, контролирует эту работу, организует учет и розыск необнаруженных документов;

— организация и контроль работы по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования; обеспечение их сохранности;

— проведение комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;

— обеспечение соблюдения правил выдачи документов, страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ;

— контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища;

— осуществление учета документов по архивохранилищам: документов на бумажной основе, фото и фонодокументов, особо ценных документов, микрофильмов страхового фонда и фонда пользования, документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности;

— осуществление приема документов на хранение, распределение их по архивохранилищам.

Совместно с отделами: ИПС и ААТ, комплектования и экспертизы ценности документов, ведомственных архивов и делопроизводства рассматривает вопросы фондирования документов архива, участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета.

Количество организаций-источников комплектования архива в 2012 году снизилось, это связано с ликвидацией организаций. Организации-источники комплектования государственного архива имеют формы приема: полную — 88%, выборочную повидовую форму — 3%, выборочную групповую — 9%.

Количество негосударственных структур — источников комплектования увеличивается незначительно, в основном это те же общественные организации, акционированные бывшие государственные структуры, остающиеся в списках, так как, они хранят государственную часть Архивного фонда.

Качество комплектования Центрального государственного архива ЧР зависит от качества хранения документов в ведомственных архивах, а также от разработки основных направлений и анализа работы по вопросам комплектования архива и его филиалов, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, подготовке предложений по ее совершенствованию.

Работа по составлению и ведению списков источников комплектования архива по управленческой документации, научно-технической документации (НТД), фотофонодокументов и личного происхождения, проводится сотрудниками отдела комплектования.

В 2012 году в источниках комплектования образовалось 10 200 единиц хранения, в не государственных организациях — 2700, а общее количество дел управленческой документации в организациях-источниках комплектования в архиве составило 142 708 единиц хранения, в том числе в негосударственных — 7935.

Своевременно согласованные номенклатуры дел на 01.01.2013 г. имеют 202 организации, в том числе 83 — негосударственные организации. Количество согласованных инструкций по делопроизводству на 01.01.2013 год имеют всего 187 организаций, в том числе негосударственных — 68 организаций. На хранении в государственном архиве в 2012 году числилось 727 935 единиц хранения на бумажной основе. За 2010;2012 годы поступило 8775 единиц хранения и выбыло 5973. Это управленческая документация, которая составила в 2012 году 687 697 ед. хр., по сравнению с 2010 годом количество дел увеличилось на 6632 ед. хр. в результате: приема от учреждений, передачи из одной описи в другую в ходе переработки, передачи из одного фонда в другой в ходе переработки. И уменьшилось на 5352 ед. хр. в результате: устранения технической ошибки, выделения на уничтожение, передачи из одной описи в другую.

Организацией комплектования государственного архива занимается отдел комплектования и экспертизы ценности и отдел ведомственных архивов и делопроизводства. Одной из составных функций которой, является проведение экспертизы ценности документов, подготовка к передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. Для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив.

Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков их хранения и отбора документов на постоянное хранение. Оценка документов осуществляется на основании принципов историзма, системности, целостности. По результатам экспертизы ценности составляется опись дел постоянного хранения, а также акт о выделении дел, не подлежащих хранению. Эта опись утверждается экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов. После утверждения описи на дела постоянного хранения, государственный архив разрешает акционерному обществу уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы дел (кроме листа-заверителя и внутренней описи) пронумерованы арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела пронумерованы отдельно. Чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, которые представлены на отдельно листе в деле, пронумерованы на оборотной стороне на верхнем поле листа. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Лист-заверитель составлен в деле на отдельном листе. В нем указано цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составлена итоговая запись, в которой указано цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные), а также для учета дел по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Все изменения состава документов дела (например: изъятия, включения) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. На обложках дел, указано: наименование организации, индекс дела, архивный шифр дела, заголовок дела, наименование государственного архива, обозначение кодов государственного архива и организации. Заголовок дела на обложку дела перенесен из номенклатуры дел организации, согласованной с эксперто-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов, на обложках тех дел, которые состоят из нескольких томов, указан общий заголовок дела и заголовок каждого тома. Крайние даты дела — годы заведения и окончания дела на обложке указаны арабскими цифрами, а также количество листов в деле, надпись «Хранить постоянно».

На все дела постоянного хранения и по личному составу, составляется архивная опись, утвержденная экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов в которой содержится систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначена для их учета и раскрытия содержания.

В описательной статье описи дел указаны:

— порядковый номер дела по описи;

— индекс дела;

— заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

— даты дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения дела.

Заголовки дел внесены в опись в соответствии с номенклатурой дел, каждое дело внесено в опись под самостоятельным порядковым номером, порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет, графы описи заполнены в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. К описям составлен справочный аппарат он включает: предисловие, историческую справку, предметные географические указатели, оглавление, список сокращенных слов.

Титульный лист каждой описи дел постоянного хранения содержит: полное название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, которое включает указание категории документов, содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись. В оглавлении перечислены: предисловие, список сокращений, названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели. Предисловие содержит сведения: об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указаны наличие дел, выходящих за границы фонда, отмечены наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию дана краткая характеристика содержащейся в описи информация о подведомственных и вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования. Историческая справка содержит все изменения в подчиненности и названии за период описания документов.

При приеме документов в государственный архив сотрудники проверяют физическое, техническое состояние документов. Прием документов проводится по описям, все дела просматриваются полистно, на всех экземплярах описи делается отметка о приеме документов в архив. В результате сдачи составляют акт приема-передачи документов на хранение, в двух экземплярах. Один оставляют в архиве, другой передают в организацию, предоставляющую документы. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел.

Принятые на государственное хранение документы формируют архивные фонды, которым обычно присваивается наименование фондообразователя. В 2010 году в Центральном государственном архиве Чувашской Республики числилось 2743 фонда управленческой документации, 89 фондов документов личного происхождения, 2 фонда документов по личному составу, 1 фонд фотодокументов. За 2010;2012 годы поступило 2 фонда, выбыло 19 фондов управленческой документации, поступило 4 фонда документов личного происхождения, 6 фондов по личному составу от ликвидированных организаций. Итого в 2012 году числится 93 фонда документов личного происхождения, 8 фондов документов по личному составу, 1 фонд фонодокументов.

Таким образом, несмотря на трудности, Центральный государственный архив Чувашской Республики продолжает вести прием документов. Архивный фонд пополняется, но заметно снижение ежегодного приема документов — это вызвано загруженностью архива.

Серьезное беспокойство вызывает низкое качество документов, изготовленных с помощью современных технических средств, и использование при этом материалов низкого качества. В результате наблюдается угасание текста в документах. Кинофотофонодокументы или ауидиовизуальная документация — это чрезвычайно ценная документация, но, к сожалению, она составляет малую часть в составе Архивного фонда, хранящегося в Центральном государственном архиве Чувашской Республики, всего 2% от общего объема документов на бумажной основе.

Так как, в современных условиях источниками комплектования Центрального государственного архива Чувашской Республики являются разнородные частные, акционерные компании, ассоциации и другие организации подобного рода. Среди них преобладают именно негосударственные организации, являющиеся для архива совершенного новыми партнерами, в первую очередь, с точки зрения правовых основ взаимоотношений с ними, отсюда возникает много проблем при заключении договоров с негосударственными организациями:

— отказ передавать свои документы на хранение в соответствующие архивы;

— ликвидация штатных работников ведомственных архивов;

— появление новых видов документов, характерных для рыночных отношений, влечет за собой необоснованное ограничение доступа к документам;

— нехватка средств на покупку фондов личного происхождения;

— невыполнение конкурсных управляющих своих обязательств в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)».

— не распространение закона «Об обязательном экземпляре документов», на фотофонодокументацию;

— загруженность архива и отсутствие возможности приема на государственное хранение.

Складывается ситуация, чреватая утратой для государственного хранения значительных массивов исторически ценных документов. Поэтому в современных условиях необходимо совершенствовать организацию комплектования архивного фонда Центрального государственного архива Чувашской Республики.

3. Разработка мероприятий по совершенствованию комплектования государственных архивов в современных условиях

3.1 Основные проблемы комплектования государственных архивов

Будучи одним из способов сохранения знаний, средств воздействия на общественное сознание, современные архивы способны активно участвовать в социально-культурном и научно-техническом процессах. Естественно, что вопросы комплектования архива занимают особое место в профессиональной печати, особенно в связи с изменившимися социально-экономическими условиями, происшедшими в России. Новая система финансирования архивов, появление новых источников и способов комплектования — вот круг вопросов, которые интересуют сегодня теоретиков и практиков архивоведения. Несмотря на тяжелое финансовое положение, архивы стараются выжить, изыскивая при этом нестандартные решения для финансирования комплектования архивов.

Технология комплектования архивов представляет собой комплекс взаимосвязанных циклов, от которых зависит преобразование предметов труда (документов, информации, знаний). Сама технология комплектования направлена на целенаправленные, последовательно осуществляемые действия с документами, сведениями о них, информацией для реализации целей и содержания деятельности архивов. Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой формирования архивного фонда, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю работу архивов.

В настоящее время существует ряд проблем, связанных с комплектованием архивов в условиях государственной монополии на архивные документы:

1. Необходимо законодательно закрепить льготы, независимо от форм собственности.

2. Архивные фонды, которые на протяжении многих лет были единственным источником документоснабжения, в настоящее время следует рассматривать как перспективные организации.

3. Нужно организовать внутрироссийский обмен информацией о документах и документообмене.

4. Совершенствование комплектования невозможно без активного внедрения национальной информационной системы.

Особая проблема — финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов — государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Рассматривая сегодняшнее состояние экономики в России, мы наблюдаем постоянный спад промышленного производства и, как следствие, — снижение доходов государства. Ожидать роста расходов на культуру не приходится (доля расходов на архивы из федерального бюджета обычно не превышает 0,25−0,30%), поэтому бюджет архивов всегда зависел и зависит от местных органов самоуправления. На цели комплектования деньги из бюджета любого уровня, к сожалению, почти не выделяются, а если и выделяются, то в недостаточном объеме. Властные структуры, Государственная дума, Министерство финансов — отовсюду приходит стандартный ответ, смысл которого заключается в одной фразе: к сожалению, на комплектование выделить средства не имеется возможности.

Действительно, комплектование многих архивных фондов пущено на самотек. Крупнейшие архивы регионов России комплектуются от случая к случаю (соответственно случайными документами) и в несколько раз хуже, чем заурядные архивы маленьких городов на Западе. Даже в главных архивах страны комплектование все больше приобретает провинциальный характер (в худшем смысле этого слова). Пополнение архивных фондов поддерживается на минимально допустимом уровне, в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России.

Многие архивы самостоятельно находят выход из создавшейся ситуации. И здесь на помощь приходят внебюджетные источники финансирования. Архивы стали переходить на новый хозяйственный механизм, новый способ организации архивной сферы: широко внедряются платные формы обслуживания; реализуются различные инициативные направления хозяйственно-коммерческой деятельности и т. д.

Альтернативные же источники самофинансирования архивов можно разделить на две большие группы: реализационные поступления и внереализационные поступления. Грамотное сочетание различных источников и способов комплектования, понимание принципов составления бюджета позволяет перераспределить имеющиеся ресурсы для укрепления уже существующих программ комплектования архивов, а также дает возможность более эффективно использовать внебюджетные источники финансирования.

Таким образом, качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования государственных архивов аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании — отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной документацией — одной из важнейших с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате и перспектива приема на государственное хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определен юридический статус электронных документов, не разработаны технические параметры их приема и хранения. Все это сдерживает работу архивов с электронной документацией.

Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных перечней документов. Вследствие этого, архивные учреждения много времени уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полнотой состава документов в описях, представленных на утверждение, определению сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.

Вызывает обеспокоенность положение с состоянием документов государственной части Архивного фонда, находящихся на временном хранении на приватизированных предприятиях, а так же сохранность документов по личному составу в негосударственных организациях. Принятие в ряде регионов законодательных актов об административной ответственности лиц, допустивших нарушение архивного законодательства, сыграло положительную роль, но проблемы полностью не решило. При отсутствии у архивных учреждений возможности отслеживать жизнеспособность организации, административные меры часто принимаются уже по факту утраты документов.

3.2 Оптимизация процесса комплектования государственных архивов документами в электронном формате

В настоящее время значение информации в деятельности любых организаций трудно переоценить. Внедрение новых информационных технологий изменит представление о таких привычный понятиях, как «документ» и «исторический источник». На протяжении столетий архивистам приходилось иметь дело, прежде всего, с документами на бумажных носителях.

Информация и материальная основа таких документов представляли для историков неразделимое целое. Долгое время существовал практически единственный способ копирования информации — переписывание текста вручную. С этим связано появление таких понятий как «оригинал» и «копия». Современная множительная техника позволяет создавать многочисленные копии, практически неотличимые от оригинала по внешнему виду. В связи с этим архив, позволяя копировать большие массивы документов, может превратиться в хранилище мертвой информации.

Информатизация архивного дела — многосторонний процесс, включающий методические и нормативные разработки, создание программного обеспечения, обучение, внедрение, планирование работ. Среди этих важных элементов информатизации все же можно выделить ключевой, без осуществления которого остальное либо мертво, либо теряет всякий смысл. Сердцевиной информатизации являются информационные технологии. В свою очередь информационная технология не сводится только к наличию в компьютере программного обеспечения. Это — также и весь комплекс работы с программами, определение и подбор специалистов, организационные формы разнообразного применения программного обеспечения, поддержка в рабочем состоянии модернизации, планирование ввода информации, эффективное использование результатов машинной обработки данных.

Автоматизация деятельности Архивного фонда прошла несколько этапов, и на каждом этапе объекты информатизации изменялись.

Значительным толчком к накоплению машиночитаемых документов в вычислительных центрах стало создание автоматизированных систем управления в 1960;80-е годы.

В настоящее время под воздействием информатизации изменятся некоторые технологии — изменяется теория и методика архивного дела. Представление об информационных ресурсах как «отдельных документах и отдельных массивов документов, документах и массивах документов в информационных системах» дополняется нормами, обеспечивающими права собственности на отдельные документы и отдельные швы документов в информационных системах. Наличие государственных и негосударственных информационных ресурсов, применительно к электронным документам заставляет обращать особое внимание на работу с ними, в том числе защиту от искажений на всех стадиях «жизненного цикла». Отсюда следующие требования к информационным системам как базе проведения отборов. В соответствии с законом порядок документирования информации устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, особенности «жизненного цикла» электронных документов позволяют распространять указанное положение и на архивное дело.

Наиболее актуальным с точки зрения решения задач информатизации деятельности учреждений является подход, в которых единое информационное пространство учреждения, связь всех используемых систем документооборота и автоматизации обеспечивается единой информационно-поисковой системой электронного архива. Важно, что наполненная электронными образами бумажных документов, данными научно-справочного аппарата архива и регистрационными реквизитами всех СЭД система электронного архива интегрирует все современные возможности оперативного электронного управления информацией с реальным бумажным документооборотом и существующей архивной деятельностью предприятия. Фактически, существующая (или внедряемая) система автоматизации бумажного архива учреждения может рассматриваться как одна из СЭД предприятия, объединяемых в единое информационное поле электронным архивом.

Комплектование и доступ к электронному архиву может организовываться при максимальном распространении на электронные документы архива действующих и разрабатываемых инструкций РосАрхива. Запись файлов в архив предприятия, регламентирование и контроль доступа пользователей при таком построении является задачей, решаемой архивным департаментом предприятия. Прямой доступ выделенных групп пользователей по компьютерной сети как к образам бумажных документов, так и к не имеющим бумажного аналога электронным документам комбинируется с работой архивистов по обработке запросов на документы с использованием специализированных АРМ Архивиста. Последние имеют прямой, неограниченный доступ ко всему содержанию электронного архива для выполнения задач его поддержки, использования и развития в единстве с поддержкой и использованием бумажного фонда.

Стандарты и руководящие документы на автоматизированные системы программы позволяют архивистам определить все исходные параметры для оценки автоматизированных систем, провести их классификацию, определить виды и комплектность документации и т. д. В то же время ясно, что архивисты должны быть подключены к проектированию автоматизированных систем уже на стадии формулирования требований к ним, затем — на стадии создания технического задания.

Нормативно-методическое обеспечение приема электронных документов на хранение можно считать разработанным к научно-техническим документам и в то же время, в общем виде к любой документации.

В настоящее время появился ряд новых решений и программных продуктов, существенно повышающих эффективность ввода документов и работы с электронным архивом. Процесс, обобщенно называемый сканированием документов, на самом деле включает ряд операций:

— собственно сканирование;

— обработка изображений;

— выделение реквизитов документа;

— полнотекстовое распознавание;

— заполнение регистрационной карточки на документ;

— индексирование для обеспечения поиска по тексту документа и полям регистрационной карточки;

— контроль ввода.

При небольших объемах сканирования все эти операции производятся одним оператором на одном рабочем месте. При больших объемах эта работа разбивается на отдельные операции, или операторами с помощью специализированного программного обеспечения, что и обеспечивает значительное повышение производительности труда и снижения количества ошибок. В зависимости от объема документов для преобразования бумажных документов в электронное изображение сегодня используются промышленные сканеры, специально спроектированные для того, чтобы сканировать большие объемы документов. Для эффективного использования потоковых скоростных сканеров производительностью десятки страниц в минуту документы загружаются в них сплошным потоком, пачками в десятки и даже сотни страниц. При сканировании происходит автоматическое разбиение потока сканируемых риалов на отдельные документы.

Как правило, все сканируемые документы можно разбить на деленные виды и группы документов. Часть из них имеет строго фиксированное расположение реквизитов и данных. У некоторых только отдельные реквизиты имеют фиксированное расположение. Для таких документов разрабатываются своеобразные шаблоны. Для унифицированных форм для разделения могут использоваться имеющиеся на документе штрих — коды. В другом случае чаще всего используются специальные страницы разделители.

Возможности распределенного сканирования позволяют организовать совместную работу нескольких рабочих мест ввода и обработки документов.

В процессе сканирования программа может производить очистку и коррекцию изображения с целью повышения его качества — удаления теней, черточек, крапинок, полос и пятен, выравнивание изображения, повышения четкости контуров и т. п. Отсканированное изображение документа распознается. Это сходит в автоматическом режиме.

В тех случаях, когда вводятся структурированные или частично структурированные документы с фиксированным набором значений поля или с взаимосвязанными значениями нескольких полей, система может автоматически проводить проверку правильности ввода документа. Очень важной является возможность интеграции программы со всеми наиболее распространенными системами управления документами и системами архивного хранения.

Таким образом, использование системы промышленного ввода позволяет разбить операцию ввода на несколько простых операций, каждая их которых выполняется отдельным сотрудником:

— сканирование;

— контроль качества распознавания;

— заполнение регистрационной карточки;

— контроль ввода;

— пересканирование.

За счет этого повышается суммарная производительность труда.

Система повышает качество распознавания за счет технологий улучшения качества изображения, ускоряет и повышает качество заполнения регистрационной карточки путем автоматического распознавания и переноса в карточку реквизитов документа проверки правильности за счет использования справочника и внешних баз данных. Результаты ввода автоматически депортируются в используемые автоматизированные системы. И, как результат, с появлением подобных технологий существенно ускоряется и снижается себестоимость одной из самых трудоемких операций при создании электронного архива — перевод документов в электронную форму.

Срок хранения документной информации на компьютере и компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

Таким образом, существование электронных документов — объективная реальность современной системы документирования, в будущем они получат повсеместное распространение. Архивисты, обеспечивая возложенные на них задачи, призваны сохранить электронные документы, обладающие, с разных точек зрения, ценностью для общества.

Заключение

На основе изложенного материала можно сформулировать следующие выводы.

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой документальный фонд Чувашской Республики. Наиболее ценная часть этих документов подлежит хранению в архиве для будущих поколений. Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение, но эти документы выявляются, сохранятся и своевременно передаются в состав архивного фонда Центрального государственного архива Чувашской Республики.

Основная задача в современных условиях — это обеспечить комплектование Архивного фонда Центрального государственного архива Чувашской Республики и в целом Архивного фонда России, так чтобы он отвечал потребностям общества и государства.

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Архивный фонд Центрального государственного архива Чувашской Республики можно назвать явлением уникальным. В состав Архивного фонда включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности, времени создания вида носителя, места хранения, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа. Архивный фонд Центрального государственного архива Чувашской Республики имеет огромные объемы, богатый состав и содержание документов, но, главное, что Архивный фонд формируется не как фрагментарный набор интересных документальных комплектов, а как целостное явление, дающее преставление о взаимосвязях исторических процессов.

В данной работе рассмотрен процесс организации комплектования Центрального государственного архива Чувашской Республики. Отдел комплектования и экспертизы ценности документов, который является структурным подразделением Центрального государственного архива Чувашской Республики содержится за счет специальных средств, полученных от учреждений и предприятий за выполнение работ по заключенным с ними договорам. Отдел создан для научно-технической обработки документов и разработки нормативно-методических рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях Чувашской Республики.