Автоматизация бухгалтерского учета предприятия сферы розничной торговли на примере мебельного магазина

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т. д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

сводные проводки;

оборотно-сальдовую ведомость;

оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

карточка счета;

карточка счета по одному объекту аналитического учета;

анализ счета (аналог главной книги);

анализ счета по датам;

анализ счета по объектам аналитического учета;

анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Главное назначение архивной копии — подстраховка от потери информации из-за поломки компьютера, перепадов напряжения в электросети, вирусов. Архивную копию рекомендуется сохранять ежедневно (если Вы работали в этот день с программой) или после ввода данных в больших объемах. Имеет смысл держать два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Например, сегодня Вы сохраните копию на дискете 1, завтра — на дискете 2, а послезавтра — снова на дискете 1 и т. д. Это защитит Вас от потери информации из-за некачественных дискет. Дискеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии.

Программа может быть полностью настроена бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета.

Система бухгалтерского учета «Аubi»

«АУБИ» — это зарегистрированное название интегрированной программной системы «Автоматизации Бухгалтерского Учета' малых, средних и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса «АУБИ» построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

«АУБИ» может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУ-БИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т. д. В зависимости от специфики деятельности предприятия «АУБИ» позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

учет материалов (склад);

учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

основные средства;

учет кассовых операций — формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

учет банковских операций — платежных поручений, требований и реестров;

учет счетов;

ведение журнала хозяйственных операций;

ведение главной бухгалтерской книги;

формирование шахматной и оборотной ведомостей;

формирование различных ведомостей аналитического учета Журнал хозяйственных операций является для «АУБИ» поистине основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные «АУБИ» отчеты могут быть сохранены на жестком диске в виде ASKII файлов или выведены непосредственно на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т. д.).

Для проектирования ИС учета бухгалтерской информации мебельного магазина будем использовать CASE-технологии проектирования [6]. На данный момент наиболее распространенными локальными CASE-средствами являются: ERwin, BPwin, CASE. Аналитик, Designеr/2000 (таблица 2.1).

Таблица 2.1

Сравнение Case — средств

Erwin

v. 4.

0. Bpwin

v. 4.

0. CASE. Аналитик v. 1.

0.6. Designеr/2000 v. 2.

1. Степень интеграции со средствами разработки + + + + Поддержка избранного метода проектирования + + + - Поддержка кодогенерации + - - + Отсутствие необходимости в расходе значительных вычислительных ресурсов + + + - Наличие средств документирования + + + + Опыт применения + + - - Интегральная оценка 6 5 4 3 Интегральная оценка CASE средств производится аддитивной сверткой. При этом «+» имеет вес равный 1, а «-» имеет вес равный 0, все критерии имеют одинаковый вес:

Из вышеприведённой таблицы видно, что выбранным критериям проектирования в полной мере средств является наиболее целесообразным и позволяет реализовать все удовлетворяют только CASE-средства BPwin ERwin [11].

2.

6. Обоснование и выбор решений для автоматизации бухгалтерского учета мебельного магазина

Для автоматизации бухгалтерского учета мебельного магазина необходимо разработать структуру информационного фонда, содержащий следующие информационные таблицы: товары, сотрудники, продажи, закупки, выручка продавца [7]. Для реализации информационного фонда решено использовать концепцию реляционных БД, так как для работы с данными необходимо применение структурированного языка запросов.

Для работы с БД необходимо использовать СУБД MsAccess, так как она входит в пакет MsOffice уже приобретенный компанией. Он обладает всеми необходимыми функциями удовлетворяющими требованиям к выдвинутыми к ИС [3]. Создать структуру ИФ, электронные формы ввода и запросы сможет системный администратор магазина без привлечения сторонних специалистов.

Так количество пользователей системы будет [10] небольшим, нет необходимости приобретения серверного оборудования для локальной сети. СУБД будет установлена на компьютере главного бухгалтера и будет доступна по сети сотрудникам отдела.

3. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.

1. Информационное обеспечение задачи автоматизации мебельного магазина

Проектирование структуры информационного фонда велось с использованием средства ERWin [11], структура приведена на рис. 3.

1.

Рис. 3.1 — Схема структуры ИФ

Для обеспечения ссылочной целостности данных в системе созданы правила:

при удалении записи о сотруднике из таблицы «sotrudn», удаляются зависимые записи в таблице ''viruchka'' для данного сотрудника;

при изменении записи о сотруднике из таблицы «sotrudn», изменяются зависимые записи в таблице ''viruchka'' для данного сотрудника.

Для реализации правил валидации в БД были созданы триггеры ссылочной целостности [11], приведенные на листинге 3.1

Листинг 3.1

' CREATE RELATIONSHIP «R/4»

Set ERwinRelation = ERwinDatabase. CreateRelation («R/4», «tovar», «prodagi»)

Set ERwinField = ERwinRelation. CreateField («kod_tov»)

ERwinField.ForeignName = «kod_tov»

ERwinRelation.Fields.Append ERwinField

ERwinDatabase.Relations.Append ERwinRelation

' CREATE RELATIONSHIP «R/1»

Set ERwinRelation = ERwinDatabase. CreateRelation («R/1», «sotrudn», «prodagi»)

Set ERwinField = ERwinRelation. CreateField («nomer_sotr»)

ERwinField.ForeignName = «nomer_sotr»

ERwinRelation.Fields.Append ERwinField

ERwinDatabase.Relations.Append ERwinRelation

' CREATE RELATIONSHIP «R/2»

Set ERwinRelation = ERwinDatabase. CreateRelation («R/2», «sotrudn», «viruchka»)

Set ERwinField = ERwinRelation. CreateField («nomer_sotr»)

ERwinField.ForeignName = «nomer_sotr»

ERwinRelation.Fields.Append ERwinField

ERwinDatabase.Relations.Append ERwinRelation

Перечень входных форм [1] приведен на рис. 3.2−3.

6.

Рис. 3.2 — Форма ввода информации о выручке продавца Рис. 3.3 — Форма ввода информации о закупках магазина Рис. 3.4 — Форма ввода информации о продажах Рис. 3.5 — Форма ввода информации о сотрудниках Рис. 3.6 — Форма ввода информации о товарах

3.

2. Программное обеспечение для автоматизации бухгалтерского учета мебельного магазина

Для работы ИС необходимо установить на рабочем месте сотрудника [3] операционную систему WindowsXP и выше, пакет Ms Office.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, целью работы является разработка ИС учета бухгалтерской информации мебельного магазина В рамках данной цели были сформулированы следующие задачи:

Дать основные понятия о бухгалтерском учете на предприятии и о месте информационно-вычислительных систем в этой области;

Описать существующий процесс бухгалтерского учета мебельного магазина;

Выявить недостатки существующего процесса и определить требования к проектируемой ИС;

Рассмотреть существующие программные средства бухгалтерского учета;

Разработать структуру ИФ и выбрать СУБД.

В первой главе даны теоретические материалы по бухгалтерскому учету.

Во второй главе дано описание существующего процесса [9] бухгалтерского учета в мебельном магазине [6], выявлены недостатки данного процесса, рассмотрены существующие системы бухгалтерского учета, выдвинуты требования к проектируемой ИС.

В третьей главе описана структура ИФ системы, сгенерирован SQL-код БД [11].

Таким образом, цель работы можно считать достигнутой, задачи решенными.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУМЫХ МАТЕРИАЛОВ Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2004.

Интернет — маркетинг: Учебник. Успенский И. В. — СПб.: Изд-во СПГУЭиФ, 2003.

Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Бухгалтерский учет. Основы — Москва, Корняк И. С., Маркин П. О., 1999 г., 245 с.

Шафер Д.Ф., Фартрел Т., Шафер Л. И. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. — М.: Вильямс, 2004.

Марка Д. А., Мак

Гоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования SADT.

Проектирование экономических информационных систем: учеб. / под ред. Ю. Ф. Тельнова. М., 2005

Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/Под ред. проф. Г. А. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮИНИТИ, 2006

Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeler (BPwin 4.1). М., 2003

Маклаков С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. — М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2005

Маклаков С.В. BPwin и Erwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2000