Системы электронного документооборота

Непосредственное формирование содержательной части архивапроводится на этапе наполнения, где осуществляются сканирование ииндексация актуальной части существующего архива. Именно наэтом этапе выполняется перевод документов в электронную формуна основе распознавания сканированных текстов. Оцифрованная информацияпосле этого уже может обрабатываться программнымисредствами, а индексация полей документов обеспечит возможностьпроведения последующего поиска необходимых данных. Правильностьотбора данных для индексации позволит в дальнейшем сократитьвремя поиска. Этап внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обученияперсонала порядку работы с системой. Немаловажное значение имеет этап сопровождения, на которомосуществляются поддержка и сервисное обслуживание электронногоархива. Качество работы системы напрямую зависит от уровня подготовкиобслуживающего персонала, поэтому к обслуживанию электронногоархива должны привлекаться специально обученные специалисты. Структура программно-аппаратного комплекса предприятия сиспользованием электронного архива приведена на рис. 9. Пользователив процессе работы применяют различные приложения, обеспечивающие обработку информации в соответствии с функциональнымизадачами сотрудников предприятия. Помимо работы с текущейинформацией очень часто возникает необходимость обращения к ретроспективным документам, которые хранятся в архиве. Электронный архив обеспечивает связь с рабочими приложениямипосредством интерфейса доступа, интегрирующего архив с информационнойсистемой предприятия. Рисунок 9 Структура программно-аппаратного комплекса предприятия

В связи с тем, что электронные архивы устанавливаются намногопозже начала деятельности предприятий, существует значительныйобъем накопившихся бумажных документов. Особенно это характернодля регистрационных, информационных или учетных организаций. В интересах сокращения сроков оцифровки существующих массивовпредставляется целесообразным привлечение ресурсов стороннейорганизации, специализирующейся на создании электронныхархивов. Такое решение продиктовано еще и тем, что дорогостоящаяаппаратура, предназначенная для оцифровки больших массивов документов, используется один раз, только при первичном наполнении архива, и в последующем предприятию не нужна. Это, например, относится к универсальным «книжным» сканерам, скоростным промышленнымсканерам, комплексам высококачественного сканирования, которые могут использоваться для сокращения сроков подготовкиархива. Важно также, что организация получает готовый электронныйархив без передачи документов, а это имеет особое значениепри наличии в массивах документов ограниченного доступа. Процесс текущего ввода документов предназначаетсядля расширения электронного архива в повседневной работе.

Правильнаяорганизация работы с документами при расширении созданногоэлектронного архива осуществляется обученными сотрудникамипредприятия. При использовании специализированных программ формированияэлектронных архивов (например, Saperion) в процессе распознаванияиндексируемых документов возможны автоматическое разнесение информации по индексным полям, разделение ввода индекснойинформации по операторам, когда каждый из них будет вноситьтолько какую-то часть информации, а также использование системныхпеременных, которые будут автоматически заносить информациюв индексные поля (дата ввода документа, идентификатор оператораи т.д.).Хранилище данных электронного архива может быть организованона основе оптимальной комбинации технологий хранения, базирующихсяна применении RAID (RedundantArrayofIndependentDisksдисковые массивы), ленточных накопителей, использовании различных (в зависимости от потребностей) компакт-дисков (CD, DVD, МО).Мировой рынок систем управления документами увеличивается всреднем на 20 — 30% в год и составляет десятки миллиардов долларов, поскольку 80% всей информации продолжает храниться на бумажныхносителях. Традиционный архив занимает много места, необходимогодля картотек, папок, светокопировальных устройств итому подобных атрибутов. Кроме того, требуются значительные трудозатратыдля сортировки, регистрации и поиска документов, а такжедля возврата их в архив. К сожалению, далеко не все организации ипредприятия могут похвастаться безупречно налаженной работой сдокументами. При отсутствии должной регламентации нередки случаизадержек в получении необходимых сведений из-за того, что документнужно сначала найти. В худшем случае сотрудник может дажене получить необходимую информацию, потому что нужную папкувзял кто-то другой или документ был положен не на свое местопосле последнего возвращения. В таких ситуациях особенно проявляютсядостоинства электронного архива: компактность, высокая скорость доступа к архивной информации, эффективная маршрутизация документов, архивация для всех потребителей и приложений в одной среде, возможность параллельной работы с документом несколькихпользователей, способность системы отслеживать все изменения, внесенные вдокумент, и хранить полную историю редакторских правок. Никто не оспаривает безусловного права на существование традиционныхархивов. Однако чрезвычайно высокая скорость развитияинформационных технологий, адекватно сопровождающая тенденциироста уровня информатизации общества и бизнеса, заставляетзадуматься о будущем. Заключение

Таким образом, мы увидели, что внедрение систем электронного документооборота во все сферы управления организации на сегодняшний день является весьма актуальным, т.к.сложившаяся при ручной обработке, система документооборота сложна и громоздка. Появление ЭВМ положило началобезбумажной информатизации, поскольку технические достижения на основе электроники сделаливозможным отображать информацию и управлять ею, не прибегая кпечатным (бумажным) формам. Появление компьютерных технологийне просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали и производственные отношения, повысилиськвалификационные требования, расширился круг решаемых задач ивыполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней:

управлять значит приводить к успеху других, приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий. Сегодня крупным организациям, предприятиям нужны мощные современные интеллектуальные системы, которые в то же время должны быть как можно менее заметны. Развитие внутренних и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что системы управления документами и знаниями скоро станут необходимыми и обязательными для любой крупной и средней организации. В настоящее время рынок информационных технологий предлагаетдостаточно длинный ряд систем управления электронными документами. Этот ряд продолжает пополнять все новыми и более совершенными системами электронного документооборота. Внедрение систем управления электроннымидокументами и переход к полноценному электронному документооборотупозволяют сократить время обработки документов, а следовательно повысить ПТ и качество бизнес-процессов и т. д. Все это, безусловно, положительно отразится на эффективности деятельности организации в целом.

Список литературы

Ефимов Е.Н., Патрушина СМ., Панферова Л. Ф., Хашиева Л. И. Информационные системы в экономике. Москва: ИКЦ «Мар

Т"; Ростов н/Д: издательский центр «Мар

Т", 2004. 352 с. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие. / Под ред. Г. А. Титоренко. 2-е изд., перераб. и доп. — M.:

ЮНИТИ-ДАНА, 2008. 463 с. Карминский A.M., Черников Б. В. К24 Информационные системы в экономике: В 2-х ч. Ч. 1.

Методология создания: Учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2006. 336 с. Ясенев В. Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учебное пособие. -

Н. Новгород, издательство ННГУ, 2003. — 226 с. Википедия свободная энциклопедия.

ru.wikipedia.org