Разработка информационной системы учета продаж бытовой техники

Или, допустим, в определенный момент времени один клиент может сделать только один заказ. В этом случае между объектами КЛИЕНТ и ЗАКАЗ устанавливается взаимосвязь «один к одному», обозначаемая одинарными стрелками.

Между данными, хранящимися в объектах КЛИЕНТ и ЗАКАЗ, будет существовать взаимосвязь, в которой каждая запись в одном объекте будет однозначно указывать на запись в другом объекте. Ни в одном, ни в другом объекте не может существовать записи, не связанной с какой-либо записью в другом объекте.

Второй тип — связь ОДИН-КО-МНОГИМ (1:М): одному представителю сущности, А соответствуют 0, 1 или несколько представителей сущности Б.

Квартира может пустовать, в ней может жить один или несколько жильцов. Или, например, в определенный момент времени один клиент может стать обладателем нескольких моделей автомобилей, при этом несколько клиентов не могут являться обладателями одного автомобиля. Взаимосвязь «один ко многим» можно обозначить с помощью одинарной стрелки в направлении к «одному» и двойной стрелки в направлении ко «многим». В этом случае одной записи данных первого объекта (его часто называют родительским или основным) будет соответствовать несколько записей второго объекта (дочернего или подчиненного). Взаимосвязь «один ко многим» очень распространена при разработке реляционных баз данных.

Третий тип — связь МНОГИЕ-К-ОДНОМУ (М:1): одному представителю сущности В соответствуют 0, 1 или несколько представителей сущности А.

В принципе нет никакой разницы между связью ОДИН-КО-МНОГИМ и МНОГИЕ-К-ОДНОМ, т.к. между двумя сущностями возможны связи в обоих направлениях и всё зависит от того с какими сущностями связаны данные.

Четвёртый тип — связь МНОГИЕ-КО-МНОГИМ (ТЧ:М): одному представителю сущности В соответствуют 0, 1 или несколько представителей сущности, А и одновременно одному представителю сущности, А соответствуют 0, 1 или несколько представителей сущности Б.

Это также обусловлено тем, что между двумя сущностями возможны связи в обоих направлениях.

Характер связей между сущностями не ограничивается перечисленными. Существуют и более сложные связи:

множество связей между одними и теми же сущностями (пациент, имея одного лечащего врача, может иметь также несколько врачей-консультантов; врач может быть лечащим врачом нескольких пациентов и может одновременно консультировать несколько других пациентов);

тренарные связи:

связи более высоких порядков, семантика (смысл) которых иногда очень сложна.

На рисунке 10 представлена полученная концептуальная модель данных.

Рис. 10 Концептуальная модель данных.

4.

2. Переход от ER-модели к реляционной Переход от концептуальной модели «сущность-связь» — это сравнительно простая задача, поскольку в терминологии и принципах ER-модели и реляционного подхода имеется взаимно однозначное соответствие. Существует ряд хорошо зарекомендовавших себя правил с помощью которых из ER-диаграмм откроются реляционные таблицы (9).

Каждая простая сущность превращается в таблицу. Простая сущность — сущность, не являющаяся подтипом и не имеющая подтипов. Имя сущности становится именем таблицы.

Каждый атрибут становится возможным столбцом с тем же именем; может выбираться более точный формат. Столбцы, соответствующие необязательным атрибутам, могут содержать неопределенные значения; столбцы, соответствующие обязательным атрибутам, — не могут.

Компоненты уникального идентификатора сущности превращаются в первичный ключ таблицы. Если имеется несколько возможных уникальных идентификатора, выбирается наиболее используемый. Если в состав уникального идентификатора входят связи, к числу столбцов первичного ключа добавляется копия уникального идентификатора сущности, находящейся на дальнем конце связи (этот процесс может продолжаться рекурсивно). Для именования этих столбцов используются имена концов связей и/или имена сущностей.

Связи многие-к-одному (и один-к-одному) становятся внешними ключами. Т. е. делается копия уникального идентификатора с конца связи «один», и соответствующие столбцы составляют внешний ключ. Необязательные связи соответствуют столбцам, допускающим неопределенные значения; обязательные связи — столбцам, не допускающим неопределенные значения.

Индексы создаются для первичного ключа (уникальный индекс), внешних ключей и тех атрибутов, на которых предполагается в основном базировать запросы.

Если в концептуальной схеме присутствовали подтипы, то возможны два способа: все подтипы в одной таблице (а) или для каждого подтипа — отдельная таблица (б). При применении способа (а) таблица создается для наиболее внешнего супертипа, а для подтипов могут создаваться представления. В таблицу добавляется, по крайней мере, один столбец, содержащий код ТИПА; он становится частью первичного ключа. При использовании метода (б) для каждого подтипа первого уровня (для более нижних — представления) супертип воссоздается с помощью представления UNION (из всех таблиц подтипов выбираются общие столбцы — столбцы супертипа).

7. Имеется два способа работы при наличии исключающих связей: общий столбец и явные внешние ключи (б). Если остающиеся внешние ключи все в одном домене, т. е. имеют общий формат (способ (а)), то создаются два столбца: идентификатор связи и идентификатор сущности. Столбец идентификатора связи используется для различения связей, покрываемых дугой исключения. Столбец идентификатора сущности используется для хранения значений уникального идентификатора сущности на дальнем конце соответствующей связи. Если результирующие внешние ключи не относятся к одному домену, то для каждой связи, покрываемой дугой исключения, создаются явные столбцы внешних ключей; все эти столбцы могут содержать неопределенные значения.

В реляционной базе данных информация организована в виде таблиц, разделённых на строки и столбцы, на пересечении которых содержатся значения данных. У каждой таблицы имеется уникальное имя, описывающее её содержимое.

Все значения, содержащиеся в одном и том же столбце, являются данными одного типа.

У каждого столбца в таблице есть своё имя, которое обычно служит заголовком столбца. Все столбцы в одной таблице должны иметь уникальные имена, однако разрешается присваивать одинаковые имена столбцам, расположенным в различных таблицах.

Столбцы таблицы упорядочены слева направо, и их порядок определяется при создании таблицы В отличие от столбцов, строки таблицы не имеют определённого порядка. Это значит, что если последовательно выполнить два одинаковых запроса для отображения содержимого таблицы, нет гарантии, что оба раза строки будут перечислены в одном и том же порядке.

В таблице может содержаться любое количество строк. Вполне допустимо существование таблицы с нулевым количеством строк. Такая таблица называется пустой. Пустая таблица сохраняет структуру, определённую её столбцами, просто в ней не содержится данные.

Результатом импорта ER модели в среду Access 2007, получилась реляционная модель базы данных (рисунок 11).

Рис. 11 Реляционная модель данных.

Структура таблиц.

Итак, база данных состоит из 10 таблиц, опишем каждую таблицу по следующей схеме: укажем список полей, для каждого поля укажем, является ли оно ключевым, его тип, размер и дадим ему краткое описание, в котором укажем смысл, заключённый в этом поле.

Таблица 4.1

«Docum»

Атрибут Ключ Тип Длина Описание ID_DOKUM Первичный numeric 18 Код документа ID_Client Внешний numeric 18 Код клиента Data datatime Дата составления документа TypeRasxod Внешний int Тип расхода ID_Kredit int Код кредита Summa_vznos fload Сумма первоначального взноса Data_Prodashi datatime Дата оформления продажи Predoplata fload Сумма внесенной предоплаты Таблица 4.2

«Client»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание ID_Client Первичный numeric 18 Код клиента Naimen varchar 100 Ф.И.О. клиента или наименование организации INN numeric 40 Банковские реквизиты покупателя (ИНН, КПП, номер счета, наименование банка, БИК, корреспондентский счет) КРР numeric 40

Schet numeric 40

Bank numeric 40

BIK numeric 40

Korrschet numeric 40

Таблица 4.3

«Rasxod»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание ID_DOKUM Внешний целочисленный 18 Код документа Cena_Rashod float Расходная цена товара ID_Seria Внешний целочисленный 18 Серийный номер товара Таблица 4.4

«Type_Rasxod»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание ID_Type Первичный int Код типа расхода Naimen char 100 Наименование типа расхода Prodasha bit Отметка о произведенной продаже Reserv bit Отметка о постановке товара в резерв Таблица 4.5

«Seria»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание Seria varchar 30 Серийный номер ID_Seria Первичный numeric 18 Код серии Таблица 4.6

«Nakladnie_Full»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание ID_Nakl Внешний numeric 18 Код накладной ID_Tovar Внешний numeric 18 Код товара Cena float Розничная цена товара Cena_Prixod float Закупочная цена товара ID_Seria Внешний numeric 18 Код серии Таблица 4.7

«Nakladnie»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание ID_Nakl Первичный numeric 18 Код накладной ID_Postav Внешний numeric 18 Код поставщика Full_Rasxod tinyint Произведен ли расход Data_Prihod data Дата приходования товара Nom_Nakl varchar 18 Номер накладной Таблица 4.8

«Postav»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание ID_Postav Первичный numeric 18 Код поставщика Postav varchar 100 Наименование организации поставщика

Таблица 4.9

«Tovar»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание IDTovar Первичный numeric 10 Код товара Naimen varchar 100 Наименование товара Garantiya varchar 50 Срок гарантии ParentID numeric 18 Nacenka float Установленная наценка Actual tinyint Показатель актуальности цены

Таблица 4.10

«Sravnenie»

Атрибут Ключ Тип Длинна Описание ID_Tovar Внешний numeric 18 Код товара ID_Postav Внешний numeric 18 Код поставщика

4.

3. Описание программы Клиентская часть состоит из трех форм:

«Склад» — форма, предназначена для ведения учета товара, поставщиков, поставок, добавление в прайс-лист новых позиций, приходования товара, назначения наценок. Позволяет просмотреть список товара поставленного в заказ менеджерами.

«Менеджер» — форма, с помощью которой осуществляется процесс продажи бытовой техники. С помощью неё происходит добавление новых клиентов. Она позволяет менеджеру осуществлять поиск товаров (по типам, по названию, по типам и по названию), распечатывать прайс-лист целиком или по категориям, продавать товары в кредит, составить предварительный заказ, зарезервировать товар на складе, осуществлять хранение и поиск документов по номеру, дате, операциям, по клиентам.

«Учет» — форма предназначена для ведения учета приходных и расходных операций, получения статистических данных, анализа результатов деятельности организации. Этот модуль предназначен для бухгалтерии и руководства. Статистическая и аналитическая информация представляется в виде отчетов и графиков.

Описание формы «Склад».

Форма «Склад» предназначена для управления товарами, находящимися в распоряжении фирмы, для контроля поставщиков и их поставок, для добавления новых товаров.

Вкладка «Прайс», представленная на рис. 12, показывает окно с прайс-листом нашей фирмы. Товар распределен по категориям. В таблице отражается код, наименование, срок гарантии товара и установленная наценка.

Рис. 12 Форма «Прайс»

Добавление товара в прайс-лист. Первая модальная форма под названием «Добавление товара в прайс», представленная на рис. 13, предназначена для добавления новых позиций в прайс ООО «РМ плюс». Для этого в поле «Поставщик» выбираем наименование необходимого поставщика, в левом выпадающем списке выбираем категорию товара, при этом в нижней части окна открывается список наименований товара. Выбираем необходимый товар и нажимаем кнопку «Добавить товар».

Рис. 13 Форма «Прайс поставщика»

Рис. 14 Добавление товара Приход товара. Диалоговое окно «Новый приход» предназначена для приходования товара и работы с приходными накладными. После нажатия кнопки «Добавить товар» открывается следующее модальное окно «Новый приход» (рис. 14). В этом окне указываем номер накладной, наименование поставщика и дату, и нажимаем кнопку «Добавить».

При нажатии на кнопку «Добавить» появляется пустая накладная. Для добавления в нее товара нужно открыть прайс-лист, выбрать позицию, по щелчку ПКМ открывается меню, в котором необходимо выбрать пункт «Оприходовать». После этого открывается окно «Добавление товара в накладную» (рис. 15). В полях открывшегося окна вводим цену поставщика, количество и серийные номера товара. Пункт «Наша цена» рассчитывается автоматически в соответствии с заданной наценкой. При нажатии кнопки «Добавить» товар добавляется в накладную. Приходную накладную, содержащую товар удалить нельзя, как нельзя удалить проданный из модуля «Менеджер» товар из накладной.

Рис. 15 Форма «Добавление товара в накладную»

Форма «Заказ» (рис. 16) позволяет составить заказ для закупки товара. Окно «Заказ» содержит еще три закладки «Заказ менеджеров» (список с указанным количеством необходимого товара), «Общий прайс» (дает возможность заказать товар не заказанный менеджерами) и «Заявка» (содержит полный список выбранного товара с указанием цен и общей суммы заказа, готовый к распечатке для согласования с руководством и отправки поставщику).

Рис. 16 Форма «Заказ»

Описание формы «Менеджер».

Форма отдела сбыта «Manager» предназначено для осуществления процесса продажи комплектующих или компьютеров. Для запуска формы необходимо дважды щелкнуть на одноименном ярлыке.

Главная форма приложения состоит из двух закладок: «Товары на складе» и «Документы». Первая закладка состоит из двух разделов: в левой части окна представлены категории товаров, в правой части — список товара с указанием срока гарантии, наличия на складе, цены и резерва. Кнопка «Напечатать прайс» предназначена для вывода на печать текущего прайса. Кнопка «Продажа» для открытия окна формирования накладной при продаже товара. Главная форма приложения «Manager» представлена на рис. 17.

Рис. 17 Главная форма модуля «Manager»

Форма приложения «Manager» выполняет следующие функции:

Формирование прайс-листа для клиентов. Для этого предназначена кнопка «Напечатать прайс». При нажатии на нее открывается окно «Формирование прайс листа», здесь можно выбрать вид прайса (общий или только тех товаров, которые имеются в наличии) и категории, которые необходимо распечатать. При нажатии кнопки «Сформировать» формируется документ, готовый к выводу на печать.

Поиск товара. Для этого служит поле «Поиск». В поле «Поиск» вводится наименование товара (целиком или частично) и в окне высвечиваются все позиции содержащие набранный текст (рис. 18).

Рис. 18 Форма «Поиск по прайсу»

Продажа и резервирование товара. Обе операции начинаются одинаково: в левом поле выбирается категория товара, в правом поле выбирается тип товара после чего нажимается кнопка «Продажа». В следующем окне в поле «№ документа» выбирается «новый документ», в поле «Тип документа» выбираем значение «Резерв». Товар поставленный в резерв можно продать заполнив поле «Клиент» (процедуру добавления клиента будет приведена ниже) и нажав кнопку «Продажа». Для товара, продаваемого в кредит в строке «Кредит» выбираем строку «РУССТАНД», а в пункт «Предоплата» вводим сумму первоначального взноса. При продаже можно сделать скидку указав соответствующее значение в поле «Скидка». После резервирования товара распечатывается «Бланк заказа», после оформления продажи — «Гарантийный талон».

Заказ товара. При резервировании товара отсутствующего на складе открывается диалоговое окно «Товара нет в наличии. Заказать его?» нажав ОК, данный товар добавляется в раздел «Заявка» формы «Склад».

Добавление и выбор клиента. Для добавления или выбора клиента служит модальное окно «Добавление клиента» (рис. 19). В строке «Имя» вводятся фамилия, имя и отчество клиента, или название организации (необходимо поставить галочку «Юридическое лицо» для организаций и внести реквизиты в соответствующие поля). После заполнения всех необходимых полей для добавления клиента необходимо нажать кнопку «Добавить».

Рис. 19 Форма «Добавление клиента»

Закладка «Документы» служит для работы с документами (рис. 20). В поле «Тип документа» выбирается тип документа «Продажа», «Резервирование» и т. п., так же возможна фильтрация и клиенту. Продажи делятся на проданные в кредит и за наличный расчет. В левой части окна высвечивается список номеров документов, а в левой содержание этого документа. Любой документ можно распечатать. После формирования накладной, если на товар есть гарантия, то с помощью кнопку «Печать гарантийного талона» можно распечатать гарантийный талон.

Рис. 20 Форма «Документы»

Описание модуля «Учет»

Приложение бухгалтерии и руководства «Учет» предназначено для отслеживания и анализа информации о результатах деятельности организации. Для запуска приложения служит одноименный ярлык формы «Учет».

Приложение состоит из двух закладок: «Отчеты» и «Анализ». Первая закладка «Отчеты» предназначена для вывода на экран и печать отчетов о поставщиках, клиентах, движении товара, приходных и расходных операциях (рис. 21). В программе представлены следующие отчеты:

«Оборотная ведомость» — содержит информацию об остатке товара на начало периода (рис. 22), о закупках товара (сгруппировано по поставщикам), о расходных операциях (сгруппировано по виду расходных операции); высчитывает общую сумму приходных и расходных операций за отчетный период и остаток на конец периода.

«Отчет об остатках» — содержит код товара, наименование, количество и цену. Высчитывает сумму каждого наименования товара и общую сумму остатка товара.

«Продажа в кредит» — выводит на экран продажи, произведенные в кредит. Отражает Ф.И.О. покупателя, наименование банка, сумму кредита и первоначальный взнос.

«Отчет о поступлении товара» — содержит сведения о приходных накладных: наименование поставщика, дату и общую сумму поставки.

«Отчет по клиенту» — отражает детализацию покупок совершенных выбранным клиентом.

«Отчет о продажах» — это список товара проданного за указанный период.

«Прибыль от продаж» — отчет, отражающий код, наименование, количество, цену закупки и цену продажи товара. Прибыли высчитывается путем уменьшения цены продажи на цену закупки.

В левой части экрана находятся поля для заполнения. Из выплывающего списка выбирается тип отчета, в разделе «отчетный период» — желаемый временной промежуток. При формировании отчетов о поставщиках и поставках активным делается поле «Поставщик», при формировании отчетов о продажах и клиентах — «Клиент». После выбора необходимых данных следует нажать кнопку «Вывести на экран», на экран выводится отчет. При нажатии на кнопку «Печать» документ выводится на печать.

Рис. 21 Форма «Отчеты»

Рис. 22 Оборотная ведомость Вторая закладка «Анализ» предназначена для проведения анализа деятельности организации. По своей структуре она похожа на закладку «Отчеты»: в верхней части экрана поля для заполнения, а в нижней представлены полученные данные и графики (рис. 23).

В выплывающем списке «Вид анализа» представлено следующие аналитические расчеты:

«Динамика продаж» — информация о сумме продаж за каждый день, представленная в виде гистограммы.

«Индекс сезонности» — высчитывает рекомендуемые коэффициенты увеличения объема закупок на каждый месяц. Информация помогает сотрудникам отдела снабжения правильно планировать поставку товара согласно сезонным колебаниям. Сезонными колебаниями называют устойчивые внутригодовые колебания в ряду динамики. Они характеризуются индексами сезонности, совокупность которых на графике образует сезонную волну. Индекс сезонности рассчитываются по следующей формуле (4.1).

(4.1)

где: фактические (средние) данные по месяцам (среднемесячный результат, вычисленный за 3 года по одноименным месяцам); общая или постоянная средняя (среднемесячный уровень по 36-ти месяцам). На основании полученных индексов сезонности строится график сезонности.

«Анализ оборачиваемости склада» — представляет собой отчет, отражающий основной показатель эффективности работы отдела закупоккоэффициент оборачиваемости. Рассчитывается как отношение оборота за месяц к среднедневному остатку на складе за месяц. На графике представлены значения относительно среднего показателя оборачиваемости за год.

Рис. 23 Форма «Анализ»

При нажатии на кнопку «Выбрать» в поле «Сравнить по месяцам» появится окно представленное на рис. 24. Отметив нужные месяца следует нажать на кнопку «Сформировать».

Рис. 24 Форма «Сравнение по месяцам»

5. Экономическое обоснование разрабатываемой информационной системы

5.

1. Определение себестоимости разработки.

Одним из основных вопросов, возникающих при определении стратегии информационного развития компании, является оценка окупаемости инвестиций в информационные технологии. Как известно, любая компьютерная система — это всего лишь инструмент для достижения некоторых целей компании. Поэтому выглядит логичным, что компания желает сопоставить затраты на покупку инструмента с теми результатами, которые будут достигнуты с его помощью. Иначе говоря, целесообразность приобретения компьютерной системы должна быть экономически обоснована. Для начала необходимо определить себестоимость разработанной программы.

Себестоимость разработки определяется по формуле:

(5.1)

где затраты на основные материалы; транспортно-заготовительные расходы; затраты на внедрение и эксплуатацию подсистемы; затраты по заработной плате; накладные расходы.

Так как аппаратное обеспечение, требуемое для обеспечения разработки подсистемы, не требовалось покупать специально для разработки проекта, поэтому в качестве основных материалов выступают следующие:

Таблица 5.1

Расчёт основных затрат

Перечень затрат Ед.измер. Цена Количество Сумма (руб). 1 Память DDRII

512МБ (рс2;

4200) шт 2010 2 4020 2 Процессор AMD Athlon 64Х3600+ОЕМ шт 5600 1 5600 3 Блок бесперебойного питания шт 1600 1 1600 4 Расходные материалы — 3283 1 3858 ИТОГО 15 078

Транспортно-заготовительные расходы — составляют 10% затрат на материалы:

руб. (5.2)

Затраты на внедрение и эксплуатацию подсистемы:

(5.3)

где время работы оборудования при составлении программы (в часах); стоимость часа работы оборудования.

Таблица 5.2

Расчёт времени этапов работы

№ Этапы работы Трудоемкость (в часах) 1 Постановка задачи 36 2 Разработка программы 150 3 Отладка программы 87 4 Выпуск документации 24 Итого: 297

Стоимость часа работы оборудования:

(5.4)

где стоимость ПЭВМ (23 550 руб. -AMD A thlon (CPU AMD Athlon 64X3600+OEM, DDRII 512 Mb (pc2−4200) (2 шт), FDD 1.44Mb, HDD 80Gb, DVD-Recorder NEC), 6700 руб. — монитор 17″ Samsung, 4200 руб. -принтер HP L aserJet 1010, 1600 руб.

— ИБП Power Man); срок эксплуатации оборудования (в часах); стоимость за эл. энергию в час, потребляемую оборудованием (0,25 Вт — системный блок, 0,1 — монитор, 0,05 — принтер).

руб. (5.5)

руб/час.

руб.

Затраты по заработной плате:

(5.6)

где основная заработная плата; дополнительная заработная плата; единый социальный налог.

(5.7)

где оклад за месяц (рубли); затраты на разработку программы (часы); количество рабочих дней в месяц (дни); продолжительность рабочего дня (часы); премия (25% от оклада).

(5.8)

где надбавка за стаж работы (10% от оклада); надбавка за напряженность (80% от оклада); надбавка за квалификацию (30% к окладу).

руб.

руб.

Начисления на Фонд оплаты труда составляют 26,2%:

.

руб.

руб.

Накладные расходы (40% от основной заработной платы):

руб.

Калькуляция себестоимости разработки.

Таблица 5.3

Расчёт затрат по этапам работы

№ Статьи затрат Сумма (руб.) 1 Затраты на основные материалы 15 078 2 Транспортно-заготовительные работы 1507,8 3 Затраты на внедрение и эксплуатацию программы 1188 4 Затраты по заработной плате 9374,1 5 Накладные расходы 1687,2 Итого: 28 835,1

5.

2. Затраты на выполнение работы до внедрения подсистемы Для оценки эффективности информационной системы необходимо сравнить работу организации до и после внедрения. Поскольку разработанная система предназначена для вновь открывшегося предприятия, произведем расчет операций выполняемых в ручную.

Ситуация могла бы обстоять следующим образом.

Закупка товара начинается с обработки документов о произведенных продажах и заказах и подсчету остатков товара на складе. В таблице Excel составляется список необходимых товаров. Запрос отправляется по электронной почте поставщику. При поступлении товара на склад составляются приходные документы и формируется журнал приходных операций. При перемещении товара со склада в отдел продаж составляются накладные на внутреннее перемещение. При работе с клиентами используются электронные таблиц Excel для определения наличия и цены товара. Заказы клиентов фиксируются в электронном виде, продажи заносятся в лист продаж, а затем формируется журнал расходных операций. Отчеты о деятельности организации формируются в текстовом редакторе Word.

Затраты до автоматизации можно рассчитать по формуле:

(5.9)

Таблица 5.4

Расчёт данных по выполняемым задачам

Перечень основных задач Время выполнения операции (мин) Количество выполняемых операций в год Время выполнения операции в год (мин) 1 Сбор документов о продажах и заказах 10 24 480 2 Обработка документов о продажах 20 24 480 3 Подсчет остатков товара на складе 20 24 480 4 Обработка документов о заказах 15 24 480 5 Загрузка МS ЕХЕL 1 24 24 6 Составление списка товара необходимого для поставки 15 24 720 7 Отправление запроса по электронной почте 2 24 48 8 Составление приходных документов 15 24 840 9 Печать приходных накладных 3 24 72 10 Формирование журнала приходных операций 5 12 60 11 Составление накладных на внутреннее перемещение 4 720 5040 12 Печать накладных на внутреннее перемещение 1 720 720 13 Поиск данных в таблицах Excel 2 3600 14 400 14 Составление бланка заказа 3 1450 14 500 15 Печать бланка заказа 1 1450 1450 16 Заполнение листа продаж 0,5 933 933 17 Формирование журнала расходных операций 5 48 240 18 Загрузка MS Word 1 580 580 19 Формирование отчетов в MS Word 7 613 4291 20 Печать отчетов 2 613 1226

Итого: 47 064

Определим, какой процент времени занимало выполнение вышеописанных операций к общему годовому рабочему времени (К):

(5.10)

где количество рабочих часов, затраченных на выполнение операции; количество рабочих часов в календарном году.

(ч);

(ч);

.

Затраты по заработной плате:

руб.

Накладные расходы (40% от основной заработной платы):

руб.

руб. (5.11)

руб.

5.

3. Затраты на автоматизированное решение задачи Результатом данной работы явилось создание подсистемы, посредством которой были автоматизированы рутинные функции работников организации. Теперь расчет, оформление и печать всей необходимой документации, связанной с этой функцией, осуществляется с помощью подсистемы.

Таблица 5.5

Расчёт времени выполнения операций после внедрения информационной системы.

№ Перечень основных задач Врем я

выполнени я операции (мин) Количе ство обрабатывав мых баз Филиалов Время выполнения операции в год (мин) 1 Загрузка ИС 1 1 1 2 Формирование списка товаров необходимых для закупки 2 24 48 3 Отправление запроса по электронной почте 2 24 48 4 Фомирование приходных документов 2 24 48 5 Составление бланка заказа 2 820 1640 6 Печать бланка заказа 1 820 820 7 Оформление продажи товара 1 933 933 8 Составление отчета о продажах 2 12 24 9 формирование отчетов 1 245 245 10 Печать отчетов 1 245 245 Итого: 4052

Затраты после автоматизации можно рассчитать по формуле:

. (5.12)

Определим, какой процент времени занимало выполнение вышеописанных операций к общему годовому рабочему времени :

(5.13)

где количество рабочих часов, затраченных на выполнение операции; количество рабочих часов в календарном году.

(ч);

(ч);

.

Затраты по заработной плате:

руб.

Накладные расходы (40% от основной заработной платы):

руб.

руб. (5.11)

руб.

5.

4. Расчёт показателей экономической эффективности информационной системы.

Годовой экономический эффект — разница между вариантом решения задачи (до её модернизации) и оцениваемым вариантом (все затраты, связанные с автоматизацией задачи).

Годовой экономический эффект рассчитывается по формуле:

(5.15)

где затраты до автоматизации; нормативный срок окупаемости кап. вложений (0,2); затраты после автоматизации; себестоимость разработки.

Таким образом:

руб.

Коэффициент экономической эффективности:

(5.16)

Срок окупаемости разработанного программного продукта:

года. (5.17)

5.

5. Основные факторы, влияющие на возврат инвестиций Рассмотренный выше расчет годового экономического эффекта на основе трудовых затрат не является единственным показателем эффективности. Например убыток от сорванных, из-за низкого качества обслуживания, сделок (хищение товара из-за плохой организации складского учета) может оправдать затраты на разработку ИС за несколько недель. По этому для оценки эффективности следует проанализировать факторы, которые делают производство неэффективным и выгоды, которые может принести проект внедрения. Эти факторы не всегда можно рассчитать путем математических исчислений, но их значение трудно преувеличить.

Выделим следующие факторы:

избыточные складские запасы;

завышенные материальные затраты;

низкое качество;

низкий уровень обслуживания клиентов;

недостаточный уровень организации хранения и логистики;

проблемы учета и управления финансами.

Избыточные складские запасы Необоснованно большие складские запасы могут возникать по следующим причинам:

ответственные за снабжение стремятся полностью исключить случаи нехватки товаров;

размер страхового запаса рассчитан недостаточно корректно;

низкий уровень системы контроля качества требует дополнительных запасов;

неэффективное планирование и неадекватная стратегия пополнения запасов;

низкая дисциплина поставок;

отсутствие адекватной оценки уровня обслуживания клиентов (см. ниже);

недостаточно обоснованное измерение уровня запасов.

Как показывает практика, даже на прогрессивных предприятиях страховой запас составляет от 30 до 40% от среднего уровня. А теперь сравним эти так называемые «инвестиции» с реальной необходимостью в страховом запасе — и разница, скорее всего, окажется весьма и весьма значительной. А если учесть, что уровень запасов — это еще и строка в бухгалтерском балансе компании, то можно оценить объем финансовых средств, которые высвободятся и будут направлены в оборот.

Завышенные материальные затраты Некоторые из причин завышения материальной составляющей реализуемой продукции:

нерациональное планирование, влекущее завышение расходов по перемещению товаров;

неспособность установить обоснованный срок поставки закупаемых товаров;

недостаток времени на работу с поставщиками и изучение альтернативных источников поставок;

недостатки контроля качества и высокая доля брака и рекламаций;

нерациональную организацию складского хозяйства, приводящую к порче, потерям и хищениям материалов;

необоснованность цен на транспортные услуги.

Внедрение современной информационной системы резко изменяет распределение времени работников службы снабжения. При этом компьютерная система берет на себя расчеты и обработку прочих рутинных операций, оставляя человеку время для решения неформальных задач, включая установление прочных отношений с поставщиками и транспортными организациями и экономический анализ своей деятельности. В решении этих вопросов скрыты резервы уменьшения стоимости товара.

Рис. 25: Распределение времени работы отдела снабжения и сбыта до и после внедрения ИС Низкое качество Вопросы контроля качества актуальны не только для производства, но и для всех остальных сфер деятельности предприятия — от проектирования нового изделия до его доставки конечному потребителю. Недостаточная проработка договоров на поставку готовой продукции и декларирование нереальных сроков отгрузки приводят к снижению качества, а это, в свою очередь, порождает новые проблемы. Недостатки качества проявляются в самых разных формах, включая:

значительные объемы брака, переделок, рекламаций;

завышенные объемы складских запасов, незавершенного производства, транспортных расходов;

снижение уровня обслуживания клиентов (и, соответственно, уменьшение финансовых поступлений от клиентов);

повышенные затраты на контроль качества и тестирование;

дополнительные затраты, связанные со срочными заменами бракованных изделий и соответствующими корректировками графиков производства и отгрузок.

Низкий уровень обслуживания клиентов Проблемы обслуживания клиентов имеют место по следующим причинам:

неспособность обеспечить баланс между спросом и собственными возможностями;

неэффективность усилий по реализации товара клиентам;

низкое качество;

низкий уровень планирования и управления запасами и производственными процессами;

необоснованность составления графиков поставок и использования ресурсов.

Последствия задержки поставок трудно оценить в количественном выражении. В качестве оценочного варианта может быть предложен следующий подход. Можно спрогнозировать, на сколько процентов снизился бы объем продаж, если бы качество обслуживания уменьшилось на 10%. Ответ на этот вопрос можно рассматривать лишь как прогноз, а точнее как экспертную оценку, основанную скорее на практическом опыте (или даже на интуиции), чем на точном расчете. Полученная оценка послужит базой для ответа на другой вопрос: на сколько процентов увеличится объем продаж, если уровень обслуживания повысить на 10%.

Оценку роста реализации в таких случаях рекомендуется считать равной половине оценочной величины возможного падения продаж. Соотношение между степенью снижения качества обслуживания и падением объема продаж следует оценивать примерно как 1:

2. Это означает, что 5%-е снижение обслуживания должно приводить к 10%-ному снижению продаж.

Что касается зависимости финансовых потерь от среднего периода задержки поставок, то здесь трудно дать универсальную рекомендацию. Можно лишь отметить, что эта зависимость носит нелинейный характер: чем больше период задержки, тем больше рост потерь.

Рис. 26: Зависимость потерь прибыли от количества дней просрочки выполнения заказа

Недостаточный уровень организации хранения и логистики В этой области наиболее существенными представляются следующие факторы:

— недостаточная организация порождает дополнительные затраты на транспортировку, зарплату обслуживающего персонала, поиск подходящего склада, пересчет товара и исправление ошибок;

— недостаточная отлаженность процедур снижает качество обслуживания клиентов и объемы продаж;

— отсутствие нужного товара или материала на складе может привести к неоправданному завышению страхового запаса и объемов входящих поставок, задержке оплаты поставщикам.

Проблемы учета и управления финансами Многие проблемы предприятий проявляются также и в учетно-финансовой сфере. Отсутствие существенной, своевременной и точной информации неизбежно приводит к снижению эффективности управления финансами, что, в свою очередь, увеличивает затраты и снижает прибыль. В части финансовых взаимоотношений с клиентами организационные недостатки приводят к увеличению сроков поставки продукции, снижению качества сервиса, увеличивают период инкассации дебиторской задолженности. В конечном счете это негативно влияет па рабочий капитал и прибыль предприятия.

В части отношений с поставщиками также могут наблюдаться неоправданно долгие сроки поставок, а также нерациональное применение скидок при финансовых расчетах. Интеграция операций снабжения с функциями обработки счетов кредиторов существенно упорядочивает этот процесс, снижая при этом риски возможных ошибок.

Динамика улучшений Совершенно очевидно, что улучшения не появятся ни и процессе внедрения управленческой системы, ни в момент ее запуска в промышленную эксплуатацию. Более того, улучшения вообще не появятся в одночасье, а будут «набирать силу» постепенно, в течение ряда месяцев после запуска.

В части управления запасами изменения в первую очередь коснутся проблемы идентификации возможных недостач товаров в нужный момент (ситуация станет более прозрачной и прогнозируемой в связи с более четкой организацией управления запасами). Затем, за счет совершенствования планирования и составления производственных графиков, произойдет снижение общего уровня запасов. Наконец, в несколько более отдаленной перспективе упорядочится управление ценами на товары, что также положительно скажется на размере запасов.

Сроки улучшения во многом зависят от специфики производства, внедряемой системы, стратегии внедрения, а также от готовности самого предприятия и его руководителей к необходимым преобразованиям. В любом случае период проявления позитивных результатов растягивается период от полугода до нескольких лет.

5.

6. Перспективы развития разрабатываемой информационной системы Дальнейшее развитие разработанной информационной системы «Управление хозяйственными операциями ООО «РМ плюс» может быть реализовано в следующих направлениях:

Разработка модуля, для автоматического составления налоговой декларации, так как эта процедура не была затронута в реализованной программе и оставалась автономной.

Кроме того, возможное расширение организации повлечет за собой необходимость контроля работы персонала в территориально удаленных филиалах. Поэтому необходимо обеспечить возможность поддержки распределенной работы центрального офиса с филиалами, ведущими самостоятельный учет. Следовательно в разработанной программе необходимо доработать модули, которые позволяли бы:

формировать пакеты данных для экспорта;

производить обмен данными между филиалами и центральным офисом в двух направлениях;

консолидировать информацию, полученную из разных источников, в единой базе данных.

В связи с этим решено организовать сеть, которая объединила бы в единую информационную базу всю информацию по приходным и расходным операциям и проведение общего анализа функционирования всех филиалов.

3) Предполагается разработать модуль, предназначенный дляхранения информации о сотрудниках организации. Кадровый вопрос особоостро встанет при расширении ООО РМ плюс" и открытиифилиалов. Модуль «Кадры» будет включать в себя следующие пункты:

отражение укомплектованности штата;

сведения о квалификации сотрудников;

автоматическое начисление заработной платы, отпускных, больничных и других выплат и создание отчетов связанных с этим;

анализ «текучести» кадров;

графики работы;

автоматизированное составление должностных инструкций и приказов;

составление личных карточек сотрудников.

Заключение

В результате выполнения данного дипломного проекта была разработана ИС учета хозяйственных операций «РМ плюс».

Процесс дипломного проектирования включал в себя следующие этапы:

анализ предметной области: описание организационной структуры предприятия; функциональные обязанности пользователей, которые будут непосредственно работать с разработанной системой; выделение комплекса задач подлежащих первоочередной автоматизации в рамках выбранной предметной области;

построение структурной функциональной модели предметной области с использованием инструмента AllFusion Proces Modeler r7 (методы IDEF0 и IDEF3), который относится к средствам анализа (Upper CASE) и предназначен для построения и анализа функциональных моделей предметной области. Главная цель функционального моделированияпродемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами;

выбор программно-аппаратных средств для разработки ИС, включающий в себя выбор платформы СУБД, средств для разработки приложений;

реализация комплекса задач с помощью средств, ориентированных на конечного пользователя;

разработка приложения пользователя, объединяющего все процессы, связанные с решением задачи: ввод данных, редактирование, вывод отчетов на экран и печать;

оценка экономической эффективности спроектированной ИС путем расчета основных экономических показателей. Результаты расчета позволяют сделать вывод, что автоматизация комплекса задач, проведенная описанным образом эффективна; срок окупаемости затрат на автоматизацию составит 0,72 года;

рассмотрение перспектив развития ИС. Особое внимание при этом было уделено территориальному расширению организации, то есть обмен информацией с филиалами.

Разработанную информационную систему можно отнести к классу тех информационных систем, которые гибко настроены на нужды конкретного предприятия, хорошо интегрируют его деятельность и предназначены в первую очередь для учёта и управления ресурсами.

Данная информационная система успешно внедрена в ООО «РМ плюс» и получила высокую оценку со стороны руководства предприятия и сотрудников, непосредственно работающих с системой.

1. Козырев А. А. Информационные технологии в экономике и управлении. Учебник. — СПб.: Михайлова В. А., 2000.

2. Репин В. В., Ефимов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.

3. Ионова А. Ф., Селезнева Н. Н. Финансовый анализ. Учебник. — М.: ТК Велби. Изд-во Проспект, 2006.

4. Методология функционального моделирования IDEF0. Руководящий документ РД IDEF0 — 2000. — М.: Госстандарт России., 2000.

5. Лепа Р. Н. Информационные технологии в финансовом менеджменте. Курс лекций. Часть 1. — Донецк: ДИЭХП, 2001.

6. Вендров А. М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. — М.: «Диалог-МИФИ», 2001.

7. Август-Вильгельм Шеер. Моделирование бизнес-процессов. — М.: Весть-Мета

Технология, 2000.

8. Питеркин С. В. Точно вовремя для России. Практика применения ERP-систем. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2005.

9. Маклаков С. В. ERwin и BPwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: «Диалог-МИФИ», 2001.

10. Веденяпин И. Э., Шорохова С. В. Методика построения функциональной модели предметной области для проектирования экономической информационной системы с использованием пакета BPWIN 4.

0. Методические указания. — Уфа: УГАТУ, 2006.

11. Трубилин И. Т. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике. — М.: Финансы и статистика, 1999.

12. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация. — СПб: Питер, 2002.

13. Астахова И. Ф. SQL в примерах и задачах. Учебное пособие. — Мн.: Новоезнание, 2002.

14. Дарахвелидзе П. Г., Марков Е. П. Программирование в Delphi 7. — СПб.: БХВ-Петербург, 2003.

15. Бажин Д. Н., Веденяпин И. Э. Информационные технологии создания баз данных с использованием пакета ERWIN. Методические указания. — Уфа: УГАТУ, 2005.