Планирование и организация участия предприятия в выставке или ярмарке

Зону презентаций лучше располагать с угла, притом ориентированного на вход.

Стандартная высота оборудования стенда — 2,5 метра. На выставке хорошо работают стенды, вытянутые вверх, даже если площадь их невелика. Это может быть надстройка, или просто плакат, или вращающийся макет, логотип. Можно «вытянуться» с помощью световых эффектов. Все это очень помогает привлечь внимание и указать дорогу к стенду.

Простой способ привлечения внимания к стенду — постелить в проходе коврик. Обычно пол в павильоне бетонный. Если посетитель устал и смотрит по верхам, у него просто изменится ощущение поверхности под ногами, и он остановиться посмотреть.

Самое существенное для туристического предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным.

2.3 Работа персонала турфирмы во время выставки Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам — сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов обращаем внимание на их:

умение и желание общаться с людьми;

выносливость;

привлекательную внешность;

профессиональную компетентность;

психологические навыки;

хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие — языка страны проведения выставки).

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию, размещенные в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т. п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте. Он должен солидно и аккуратно выглядеть, желательно в выдержанном общем стиле. Это может быть фирменная униформа с символикой, кепочки, значки.

На период выставки необходимо детально расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

Исследования показали, что 60% посетителей туристических выставок уходят, если их не поприветствовали в течение первой минуты. Чтобы избежать этого, желательно, чтобы:

стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя;

лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;

он сумел бы помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я хотел бы помочь Вам ознакомиться с нашей фирмой», «Наша фирма специализируется на следующих видах деятельности…», «Наиболее интересное на нашем стенде…» и т. п.;

он смог бы дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

стендист должен быть одет не только строго и красиво, но и удобно.

Нежелательны:

общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;

назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;

развязное поведение.

Должно быть исключено употребление алкогольных напитков до и во время работы на стенде, даже если такие напитки предлагаются стендистом посетителю.

Контакты между стендистами различных турпредприятий необходимы, к тому же они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

Стендистам следует делать пометки о посетителях стенда компании в специальной тетради, куда записывать название фирмы, адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, сферы интереса посетителя, чем он занимается (почему здесь) и т. д. Данная информация, несомненно, пригодится для укрепления связей с новыми партнерами и расширения бизнеса.

Заключение

Выставочная деятельность позволяет использовать все возможные способы для захвата рынка и достижения оптимального результата деятельности фирмы.

Выставочная деятельность — это, в одной стороны, громадный, яркий, эффектный спектакль и тяжелая, кропотливая, ежедневная работа — с другой. Эта работа включает сбор аналитической и статистической информации, подготовку необходимого оборудования и пр.

В туристской отрасли выставки выступают одним из средств маркетинговых коммуникаций. В них одновременно участвуют и специалисты, и производители, и потребители. Это дает возможность участникам параллельно решать проблемы сбыта, определять круг покупателей и партнеров. Выставки способны оказать существенную помощь и в формировании политики ценообразования, и в анализе продукта конкурента, и в разработке стратегии распространения продукции, и в совершенствовании самого туристского продукта.

Таким образом, можно сказать, что сегодня для индустрии туризма данный вид коммуникаций — ведущий элемент в продвижении турпродукта. Он занимает основную долю в структуре средств массовых коммуникаций (СМК). Ведь именно на ярмарках можно представить новые услуги и дать по ним полную информацию, заключить контракты с партнерами, провести переговоры и пресс-конференции. Все это значительно расширяет возможности будущих продаж, содействует механизму обмена информацией, способствует росту квалификации менеджеров.

Выставки оказывают огромное влияние на формирование положительного образа не только отдельной туристской фирмы в профессиональной среде и на рынке потребителей, но и страны, которую она представляла.

1. Гусев Э. Б., Прокудин В. А., Салащенко А. Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом Учебно-методическое пособие /Под ред. академика РАН Н. П. Лаверова. — М.: «Дашков и К°», 2004

2. Ильина E.H. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2001

3. Назаренко Л. Ф. Выставка как инструмент маркетинга — Москва. 2001

4. Сорокина Е. Специализированные выставки как инструмент маркетинга и рекламы // «ЭКСПО Столица» , — № 5 октябрь 2003

5. Туризм и гостиничное хозяйство: Учебник / Под ред. проф. Чудновского М.: ЭКМОС, 2005

6. Фирдман С. Как показать товар лицом: выставки и презентации. М., 2002

7. Всероссийская выставочная газета «Удача Экспо» — www.informexpo.ru.

8. Журнал «Экспомир» — www.expomir.ru

9. Международный журнал «Выставочное обозрение»

10. Международный союз выставок и ярмарок — www.uefexpo.ru.

Туризм и гостиничное хозяйство: Учебник / Под ред. проф. Чудновского М.: ЭКМОС, 2005 (глава 3. Выставочная деятельность в туристском бизнесе).

Гусев Э.Б., Прокудин В. А., Салащенко А. Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом Учебно-методическое пособие /Под ред. академика РАН Н. П. Лаверова. — М.: «Дашков и К°», 2004

Журнал «Экспомир» — www.expomir.ru