Состав информационного обеспечения управления

Предлагаемый вариант модели управления финансовым предприятием не является единственным. Возможны структуры, основанные на распараллеливании функций и предоставлении широких полномочий филиалам, отделам и другим службам. При такой организации автоматизируется функция контроля над деятельностью структурных подразделений, т. е. автоматически ведется учет сделок, договоров, соглашений. Инициатива, исходящая снизу, подтверждается или отвергается руководством, причем контакты осуществляются в первую очередь через механизм передачи сообщений.

Как мы видим, функции автоматизации заключаются в четкой организации труда. Важнейшей организационной составляющей является время и ход документации.

Управление информационными потоками Управление информационными потоками связано в первую очередь с разработанной базой данных. Назовем основные требования, предъявляемые сегодня к базе:

База должна содержать всю информацию, необходимую для нормального функционирования предприятия и не должна содержать ни лишней, ни избыточной информации. Последнее требование реализуется не всегда. Так, часто бывает, что сведения о клиенте повторяются во всех структурах организации, которые осуществляют контакт с клиентом. Данная ситуация плоха как тем, что нерационально используются компьютерные мощности, так и тем, что при изменении каких-либо данных, их приходится вносить в несколько хранилищ. Последнее действие не всегда автоматизировано, значит, возможность ошибок исполнителей возрастает.

Хорошо спроектированная база обеспечивает быстрый поиск нужной информации. Для выполнения поиска предусмотрен механизм запросов. Операционист должен иметь возможность легко формулировать нужный запрос. Например, вводить только паспортные данные клиента, при этом уже по части номера введенного документа он получает список соответствующих клиентов, который сужается при уточнении номера.

В базе автоматически выполняются рутинные операции, связанные с вычислительными действиями. Так в банковской сфере непременно должен быть автоматизирован механизм начисления процентов по вкладам, механизм отслеживания погашения кредита, расчеты выплат налоговым органам, отчислений в фонд обязательного резервирования и т. п.

База должна обеспечивать автоматическую генерацию отчетов в формах, предусмотренных нормативно-правовыми документами, уставом предприятия и сложившейся традицией. Формирование некоторых отчетов может инициализироваться автоматически по времени. Формирование других выполняется по запросу оператора базы.

Оператор базы не должен ничего знать ни о внутренней структуре базы, ни о месте реального размещения информации. Вся работа осуществляется с помощью наглядных форм, адекватных привычным формам на бумажных носителях. Дружественный интерфейс поддерживается введением в формы стандартных элементов управления: кнопок, переключателей, полей ввода и полей ввода со списком.

Особое внимание в организации управления банковской информацией должно уделяться безопасности данных. Решение проблем безопасности достигается реализацией следующих требований:

Регламентацией доступа к информации для различных категорий работников. Разрешения и запреты обеспечиваются индивидуальным или групповым паролем. Доступ предполагает следующие градации: полный, с правом изменения информации, с правом ввода новой информации, с правом только ознакомится с информацией, отсутствие доступа.

Контролем параметров вводимой информации. Так, при выдаче сумм с вкладов автоматически проверяется, чтобы снимаемая сумма не превышала имеющейся на вкладе или заказанной заранее. При вводе банковских реквизитов анализируется формат реквизитов и при его несоблюдении выдается сообщение об ошибке, автоматически формируется текущая дата и текущее время и т. п.

Периодическим резервированием информации на надежные источники. Руководство учреждением определяет с какой периодичностью производится перезапись данных на специально подключаемые носители: магнитные ленты (стримеры), оптические диски, накопители на жестких дисках большой емкости и т. п.

Работа с базой должна быть понятной, обучение этой работе доступным исполнителю. При возникновении нештатных ситуаций должна предусматриваться система рекомендаций, автоматически выдаваемых на экран. Оператор базы должен иметь возможность легко получать автоматическую консультацию пор вопросам работы с базой.

Как правило перечисленные функции обеспечиваются разработкой распределенной базы данных. Сегодня наиболее популярна реляционная модель, реализованная в таких языковых средах, как Oracle, SQL Server, FoxPro, Delphi.

Разработкой баз занимаются специальные фирмы, а финансовая организация выступает в качестве заказчика, формулируя требования и проверяя качество работ. Одна из важных особенностей распределенных бах та, что одновременной работой с информационными массивами могут заниматься разные персоны и подразделения. Обычно основная, наиболее значимая информация находится на сервере, надежность которого наиболее высокая, а доступ гарантирован качеством локальной сети. В крупных организациях возможно и желательно использования нескольких серверов.

Заключение

Проблемы информационных потоков решаются сегодня разными средствами. По прежнему бумага, как традиционный носитель информации доминирует. Отчетность, которую анализируют контролирующие органы, печатается на бумаге. В то же время большая часть документов создается и хранится в электронном виде. Проблема оперативного поиска информации, доступа к данным, их использования в значительной степени автоматизирована. Нетрудно заметить, что внедрение автоматизированных систем на рабочих местах банковских операционистов способствовала серьезному сокращению времени рутинной работы, что в свою очередь привлекает клиентов.

При разработке заданий на проектирование и внедрение систем автоматической обработки информации в финансовых учреждениях необходимо особое внимание уделять надежности как технических, так и программных средств. Затраты на качественное оборудование и лицензионное программное обеспечение, в том числе — уникальное программное обеспечение, выполненное по заказу организации, окупаются успехами на конкурентном рынке, а финансовый рынок, безусловно, является конкурентным.

Важное значение для успеха в конкурентной борьбе имеет скорость и оперативность обмена информацией. Эта оперативность достигается за счет автоматизации всех формализуемых функций и уведомления работников. Ответственных за неформальную обработку данных о происходящих событиях.

Регламентация доступа данных позволяет обеспечить скрытность и сохранность информации, что особенно важно в финансовых организациях.

Что касается автоматизации систем управления, то чаще всего применяются традиционные иерархические технологии управления, поддержанные рядом программных продуктов. Основное внимание при решении задач управления уделяется организационным вопросам. К таким вопросам относятся временные факторы, планирование работ и автоматизация напоминаний о заданных сроках, иерархическая система выдачи заданий и формирование отчетности.

Особо следует остановиться на автоматизации функций общения с внешним миром. В настоящей работе внимание в основном уделялось компьютерным технологиям в решении коммуникативных задач. Необходимо заметить, что важнейшей составной частью информационного общения с внешним миром является подписка на нормативно-правовые документы, документы, исходящие от вышестоящих организаций. Для финансовых учреждений особенно важным является вопрос об автоматическом получении директивной и другой информации от Центробанка РФ, с бирж. Что касается неавтоматизированного поиска информации, то эта функция возлагается обычно на информационно-аналитический отдел. Отдельно стоит рассмотреть вопрос, связанный с электронной рекламой, однако эта самостоятельная проблема только обозначена в настоящей работе.

Компьютерные информационные технологии постоянно совершенствуются. Политика сохранения имеющейся техники и привычных программных продуктов либо модернизации того и другого является отдельной задачей руководства. Сегодня трудно предложить формальные подходы к решению этой задачи. Настоящая работа позволяет увидеть значение автоматизации информационных потоков, круг связанных с этим потоком задач и некоторые пути их решения.

Список литературы

//Бизнес разведка и информационный менеджмент № 1, 2003

Бажин И.И., Информационные системы менеджмента, М., ГУ ВШЭ, 2000

Гольдштейн Г. Я., Гуц А. Н., Экономический инструментарий принятия управленческих решений, М., 2001

Мусагалиева Г. М. информационный менеджмент и Инернет //Массовые коммуникации в XXI веке № 4, 2002

Федоров Б., Макаренко В. Менеджмент внедрения информационных технологий в систему управления предприятием, // Корпоративный менеджмент № 3, 2001

Хайт А. М. Чему и как учат на компьютерных курсах, //Магия ПК № 5, 2001

Хайт А. М. Чему и как учат на компьютерных курсах, //Магия ПК № 5, 2001

Бажин И.И., Информационные системы менеджмента, М., ГУ ВШЭ, 2000

//Бизнес разведка и информационный менеджмент № 1, 2003

Федоров Б., Макаренко В. Менеджмент внедрения информационных технологий в систему управления предприятием, // Корпоративный менеджмент № 3, 2001

Хайт А. М. Чему и как учат на компьютерных курсах, //Магия ПК № 5, 2001

Мусагалиева Г. М. информационный менеджмент и Инернет //Массовые коммуникации в XXI веке № 4, 2002

Бажин И.И., Информационные системы менеджмента, М., ГУ ВШЭ, 2000

//Бизнес разведка и информационный менеджмент № 1, 2003