На усмотрение исполнителя в рамках методических указаний

Обеспечение целостности данных, а также обязательность заполнения полей записи будет регулироваться на программном уровне.

Характеристика результатной информации Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важна форма представления результатной информации. Наиболее распространенной и удобной для пользователей формой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком.

В качестве результатной информации будут выступать следующие документы:

Карточка заявки;

Список задач и ответственных за разрешение инцидента;

Отчет о незакрытых инцидентах;

Отчет о количестве инцидентов за определенный промежуток времени.

В документе «Карточка заявки» содержится подробная информация о каждом произошедшем инциденте. Форма документа представлена в Приложение 7, рис. П7.

1. В «Карточке заявки» отражена информация о дате поступления и разрешения инцидента, о подразделении и сотруднике, подавшем заявку, о приоритете и статусе заявки, о категории и группе, к которой она относится, о причине возникновения инцидента, о способе решения проблемы. Если инцидент на момент формирования «Карточки заявки» еще не разрешен, в отчете будут заполнены не все поля. При необходимости получения данного документа, пользователь выбирает из списка всех инцидентов необходимый и формирует отчет. Для формирования «Карточки заявки» используется выборка информации из таблиц БД «Заявка», «Оборудование», «Подразделения», «Сотрудники», «Проблема», «Задачи», «Статус», «Приоритет», «Группа».

Документ «Задачи по заявке» формируется для утверждения руководством. Форма документа представлена в Приложение 7, рис. П7.

2. В документе отражена информация о номере заявки и описание инцидента. В табличной части представлено описание задач, ответственный исполнитель, приоритет и статус задачи, а также срок исполнения. При формировании «Списка задач» используется информация из таблиц БД «Заявка», «Сотрудники», «Приоритет».

В отчете об открытых инцидентах содержится основная информация о заявках, статус которых на момент формирования отчета не установлен в состояние «Завершено». В табличной части отчета содержится информация о номере инцидента, статусе и приоритете заявки, о заявителе, о группе заявки, о дате поступления. В итоговой части отчета содержится информация об общем количестве незакрытых инцидентов. Пример отчета представлен в Приложение 7, рис. П7.

3. Данный отчет необходим для анализа и контроля процесса управления инцидентами. Для формирования отчета об открытых инцидентах используется выборка информации из таблиц БД «Заявка», «Статус», «Приоритет», «Группа», «Подразделения».

Отчет о количестве инцидентов в подразделении за определенный промежуток времени формируется для анализа информации о произошедших инцидентах в конкретном структурном подразделении компании. Он обязательно будет формироваться в конце каждой недели, но может быть создан для анализа ситуации в любое время за любой промежуток времени. В заголовочной части отчета указан временной период, за который анализируется информация и структурное подразделение. В табличной части отчета отражена информация о номере инцидента и номере связанной с ним проблемы, о статусе и приоритете заявки, о сотруднике, о группе заявки, о дате поступления и закрытия. В итоговой части отчета будет содержаться информация об общем количестве инцидентов, о закрытых и незакрытых инцидентов за рассматриваемый период времени. Форма данного отчета представлена в Приложение 7, рис. П7.

4. Для формирования отчета об открытых инцидентах в подразделении используется выборка информации из таблиц БД «Заявка», «Проблема», «Статус», «Приоритет», «Группа», «Подразделение», «Сотрудники».

Если отчетный документ не размещается на одном стандартном листе, то происходит выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа на другой лист.

Все отчеты формируются путем выборки информации из БД на основании запросов. В качестве расчетных показателей выступает только информация о количестве закрытых и не закрытых инцидентов, которая отображается в итоговой части отчетов.

Для отчета о незакрытых инцидентах подсчитывается только общее количество записей в отчете:

Количество открытых инцидентов = Количество записей в табличной части отчета Для отчета о количестве инцидентов в подразделении за определенный промежуток времени рассчитывается:

Общее количество инцидентов = Количество записей в табличной части отчета;

Количество закрытых инцидентов = Количество инцидентов, статус у которых установлен в состояние «Завершено»;

Количество незакрытых инцидентов = Количество инцидентов, статус у которых установлен в состояние «Принято к рассмотрению», «Запланировано», «Назначено» или «Отложено».

Все отчетные документы создавались с помощью мастера и конструктора построения отчетов Microsoft Access на основании сформированных запросов.

В результате разработки информационно обеспечения автоматизации процесса поддержки ИТ-инфраструктуры компании «ИНЭЛТ» была построена информационная модель, логическая и физическая модель БД, описаны используемые классификаторы, рассмотрена структура справочной, входной и результативной информации.

Программное обеспечение задачи Общие положения Схема функций управления и обработки данных в системе «HelpDesk ИНЭЛТ» приведена на Рис. 2.

7.

Рис. 2.7 Дерево функций управления и обработки данных в системе «HelpDesk ИНЭЛТ»

Система разделена на две функциональные части: эксплуатационную и служебную. Служебные функции служат для организации общей настройки системы и ее обслуживания: обновление справочной информации, архивация и сжатие БД, проверка пароля и т. п.

Эксплуатационные функции связаны с приемом инцидентов от сотрудников, регистрацией заявок в системе, принятием оперативных решений о простых или уже встречавшихся инцидентах, постановкой задач по заявке и назначением исполнителей, а также с регистрацией информации об анализе и разрешении неизвестной проблемы.

Эксплуатационные и служебные функции будут осуществляться диспетчером группы поддержки, т.к. он является единственным пользователем системы и имеет знания в области информационных технологий.

Диалог работы пользователя с системой можно отобразить в виде графа (Рис. 2.8).

Рис. 2.8 Сценарий диалога пользователя с ИС Основное кнопочное меню системы позволяет пользователю реализовать различные функции. При выборе необходимого пункта меню второго уровня, пользователь в предлагаемую экранную форму будет осуществлять ввод информации, выбирать необходимые параметры, формировать отчеты и сохранять результаты. Из каждой экранной формы предусмотрен возврат в меню. Чтобы избежать ошибок в работе с системой предусмотрены подсказки, ограничения на формат ввода данных, сообщения об ошибках.

В п. 2.5 при описании контрольного примера будут рассмотрены все возможности системы при реализации конкретных функций.

Структурная схема пакета Структурная схема работы системы «HelpDesk ИНЭЛТ» представлена Рис. 2.

9.

Рис. 2.9 Структурная схема системы «HelpDesk ИНЭЛТ»

Разработка системы HelpDesk компании «НФС ИНЭЛТ» производилась средствами Microsoft Access 2003 с использованием макросов и языка программирования Visual Basic For Applicational (VBA). База данных имеет файл-серверную организацию: таблицы с данными хранятся на сервере, а связи, пользовательские формы, запросы, отчеты, макросы, программы хранятся на компьютере пользователя. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в файле-источнике Microsoft Access. В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки: таблица-источник данных обозначается, а связанная таблица —. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица. [8].

Общекорпоративные справочники в БД системы «HelpDesk ИНЭЛТ» импортируются из системы 1С: Бухгалтерия, т.к. там происходит их ведение и актуализация. Импорт в БД Access осуществляется через файл табличного процессора Excel с использованием возможности связи с внешними данными. Импортируемые данные добавляются в специально подготовленные таблицы при помощи запроса на добавление.

Кнопочное пользовательское меню, формы для ввода и обработки данных, запросы для выбора информации из БД и отчетные документы реализовывалось стандартными средствами Microsoft Access 2003 с использованием встроенных конструкторов и мастеров.

Для обеспечения оперативности работы пользователей система HelpDesk компании «ИНЭЛТ» должна быть расположено на его рабочем месте диспетчера группы поддержки пользователей. Компьютер должен быть подключен к локальной сети компании.

Описание программных модулей Описание программных модулей представлено в Табл. 2.

13.

Таблица 2.13

Описание программных модулей

№ п/п Имя модуля Идентификатор модуля Краткое описание 1 Главное меню ГлМеню Форма главного меню 2 Меню «Работа с заявками» Меню

Заявки Форма меню второго уровня для добавления и просмотра заявок об инцидентах 3 Добавление заявки Новая

Заявка Форма для регистрации новой заявки, выбора проблем и формирования задач по заявке 4 Просмотр заявки Список

Заявок Форма для просмотра списка заявок и печати карточки выбранной заявки 5 Меню «Разрешение проблем» Меню

Проблемы Форма меню второго уровня для добавления и просмотра заявок об инцидентах 6 Добавление проблемы Новая

Проблема Форма для регистрации новой проблемы 7 Просмотр проблем Список

Проблем Форма просмотра проблем в разрезе категорий и групп инцидентов 8 Меню «Отчеты» Меню

Отчеты Форма меню второго уровня для формирования отчетов 9 Отчеты о заявках за период Отчет

Период Форма для выбора параметров формирования и печати отчета о заявках за период 10 Отчеты о незакрытых заявках Отчет

Заявки Форма для формирования и печати отчета о незакрытых заявках 11 Меню «Настройки» Меню

Настр Форма меню второго уровня для просмотра справочников 12 Статус заявки Статус Форма для просмотра справочника «Статус заявок» 13 Приоритет заявки Приоритет Форма для просмотра справочника «Приоритет заявок» 14 Категория инцидента Категория Форма для просмотра справочника «Категория заявок» 15 Группа инцидента Группа Форма для просмотра справочника «Группа заявок»

Для выборки информации из БД используются запросы. Они служат источником для формирования сложных форм и отчетов. Их описание представлено в Табл. 2.

14.

Таблица 2.14

Описание запросов на выборку

№ п/п Имя запроса Связь с формой или отчетом Краткое описание 1 Запрос

Заявки Форма «Список

Заявок" Запрос для формирования списка существующих заявок в БД 3 Запрос

Проблемы Форма «Список

Проблем" Запрос для формирования списка существующих проблем в БД 4 Запрос

ГруппаПроблем Форма «Новая

Заявка" Запрос для выбора проблем, относящихся к выбранной группе инцидента при регистрации заявки 5 Запрос

ОтчетПериод Отчет «Заявки за период» Запрос для формирования отчета о заявках подразделения за период 7 Запрос

ОтчетЗаявка Отчет «Незакрытые заявки» Запрос для формирования отчета о незакрытых заявках 8 Запрос

Карточка Отчет «Карточка заявки» Запрос для формирования отчета «Карточка заявки» для выбранной заявки 9 Запрос

ПодраздСотрудник Форма «Новая

Заявка" Запрос для формирования списка сотрудников выбранного подразделения 10 Запрос

ПодраздОборуд Форма «Новая

Заявка" Запрос для формирования списка оборудования выбранного подразделения 11 Запрос

Задачи Форма «Новая

Заявка" Запрос для формирования списка задач по заявке Формирование запросов осуществлялось с использованием конструктора. Пример конструктора построения запроса «Запрос

Заявки" представлен на Рис. 2.

10.

Рис. 2.10 Конструктор построение запроса «Запрос

Заявки"

SQL-код данного запроса следующий:

SELECT Заявки. Kod_zayvki, Статус. Nazv_stat, Приоритет. Vid_prior, [Группа заявок]. Nazv_gr, Заявки. Date_z, Подразделения. Nazv_podr

FROM (Приоритет INNER JOIN ([Группа заявок] INNER JOIN (Статус INNER JOIN Заявки ON Статус. Kod_stat = Заявки. Kod_stat) ON [Группа заявок]. Kod_gr = Заявки. Kod_gr) ON Приоритет. Kod_prior = Заявки. Kod_prior) INNER JOIN Подразделения ON Заявки. Kod_podr = Подразделения. Kod_podr

ORDER BY Заявки. Date_z DESC;

При проектировании системы использовались Маркосы. Например, для того, чтобы при открытии формы для регистрации информации о новой заявке или о новой проблеме все поля сразу были подготовлены к вводу информации, использовался макрос «Новая запись». Конструктор создания этого макроса представлен на Рис. 2.

11.

Рис. 2.11 Конструктор создания макроса «Новая запись»

В рамках дипломного проекта не представляется возможным подробно описать работу всех программных модулей проекта, поэтому остановимся на описании алгоритма работы одного из основных модулей — «Формирование заявки». Алгоритм работы этого модуля представлен в Приложение 8.

Наиболее интересным является процедура автоматической генерации уникального номера заявки. Как было рассказано в п. 2.

2.2, код заявки (инцидента) многоуровневый и состоит из 12 знаков:

кк.ггг.

иииии где кк — номер категории заявки;

кк.ггг — номер группы заявки;

иииии — номер заявки в заданной группе.

Очень не удобно запоминать последний номер заявки в каждой группе для присвоения номера следующей заявки. Этот процесс автоматизирован средствами VBA. Процедура генерации номера заявки вызывается после определения номера категории и номера группы новой заявки. В таблице БД «Заявки» отбираются все записи, относящиеся к выбранной группе. В сформированной выборке ищется запись с номером последнего инцидента. Поиск организован методом «пузырька»: последовательно для всех записей последние 5 цифр номера извлекается в строковую переменную, которая преобразуется в число.

переменной posl присваивается порядковый номер первой записи в выборке. Если номер следующей записи больше posl, переменной posl присваивается его значение. После обнаружения последней записи ее номер увеличивается на единицу. Далее, число опять преобразуется в строку и для получения пятизначного номера заявки в заданной группе, в цикле перед полученным номером добавляются нули (если номер следующей заявки 11 — происходит добавление трех нулей для получения номера 11). Далее перед номером инцидента в группе добавляется номер группы и разделительная точка, и получается 12-значный номер инцидента, который записывается в поле для ввода номера заявки. Если поиск в БД не привел к нахождению записей в выбранной группе, то формируется первый номер заявки в данной группе: кк.ггг.

Подобная процедура используется для формирования номера новой группы и номера новой проблемы.

Программный код модуля «Формирование заявки», в том числе и процедура автоматической генерации номера новой заявки, представлен в Приложение 9. В этом приложении представлен программный код основных модулей проекта.

Содержание экранных форм соответствует принципу «дружественности»: обозначения реквизитов представлены на русском языке в соответствии с привычной для пользователя терминологией, процесс ввода информации сопровождается подсказками и контролем. Например, при попытке в форме «Новая заявка» произвести выбор группы заявки до выбора категории, а экране появится сообщение с подсказкой (Рис. 2.12)

Рис. 2.12 Сообщение с подсказкой Основная доля ошибок происходит по вине пользователя, а не компьютера, поэтому для контроля правильности вводимой информации используется визуальный и логический контроль. Вся информация, которая содержится в справочниках (название категорий и групп заявок, имена сотрудников и названия подразделений, статус и приоритет заявки и т. п.) выбираются из выпадающих списков (Рис. 2.13), а не вводятся пользователем с клавиатуры.

Рис. 2.13 Пример поля со списком В соответствующие поля пользователь может ввести только ту информацию, которая предусмотрена определенным типом данных для хранения этих атрибутов. Т. е. в числовые поля невозможно будет ввести текстовые значения. Также при вводе информации учитывается размерность поля. Для ввода даты предусмотрена маска ввода в формате дд.мм.гггг (Рис. 2.14):

Рис. 2.14 Поле для ввода даты Технологии СУБД Microsoft Access 2003 позволяют производить планирование, проектирование и администрирование системы. Кнопочное пользовательское меню, формы для ввода и обработки данных, запросы для выбора информации из БД и отчетные документы реализовывалось стандартными средствами Microsoft Access и VBA. При разработке системы учитывались принципы «дружественности» пользовательского интерфейса.

Технологическое обеспечение задачи Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации Технологический процесс работы с системой можно разделить на три укрупненных этапа:

Подготовительный этап.

Регистрация первичных документов.

Получение результативных документов.

На подготовительном этапе осуществляется формирование справочников. Общекорпоративные справочные данные о структурных подразделениях, о сотрудниках и о ИТ-оборудовании компании будут импортированы из ИС «1С: бухгалтерия 7.7». Администратор системы 1С построил необходимые отчеты и посредством возможности передачи данных в файл табличного процессора Microsoft Excel передал их в БД системы «HelpDesk ИНЭЛТ». Обновление справочников предусмотрено раз в месяц или по мере необходимости, при учловии согласованных действий администратора 1С и пользователя системы. Начальное заполнение внутренних справочников системы происходит на этапе внедрения системы в эксплуатацию. На первичном этапе будут также заполняться справочник уже известных проблем, которые встречаются в работе сотрудников с ИТ-инфраструктурой компании «ИНЭЛТ». По мере накопления этой информации будет организована база знаний для пользователей ИТ-инфраструктуры, в которой они самостоятельно смогут найти ответы на большинство вопросов. Справочная информация может добавляться и корректироваться пользователем в процессе эксплуатации системы.

Регистрация первичных документов заключается во вводе информации о новой заявке об инциденте, назначении исполнителей и задач по заявке, анализ и разрешение проблем. Для ввода информации предусмотрены экранные формы, содержащие поля для вода всей необходимой информации.

На этапе получения результативных документов происходит обработка информации в среде ИС и выдача ее на материальные носители в виде, необходимом пользователю для дальнейшего применения. Результативными документами являются карточка заявки, список задач, отчет об инцидентах в подразделении за период и отчет о незакрытых инцидентах. Получатель отчета может сформировать его, просмотреть и распечатать.

Схемы основных технологических процессов сбора, передачи, обработки и выдачи информации в системе «HelpDesk ИНЭЛТ» представлены в п. 2.

4.2.

Схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации в разрабатываемой системе представлена на Рис. 2.15

Рис. 2.15 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации Рис. 2.15 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации (Продолжение) Рис. 2.15 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации (Окончание) В проектной части дипломного проекта было разработано информационное, программное и техническое обеспечение проекта автоматизации процессов поддержки ИТ-инфраструктуры компании «ИНЭЛТ». В результате проектирования была создана информационная система «HelpDesk ИНЭЛТ» средствами Microsoft Access 2003 и языка программирования VBA. Для проверки работоспособности ИС «HelpDesk ИНЭЛТ» в п. 2.5 представлен контрольный пример реализации проекта.

Контрольный пример реализации проекта и его описание Работа с программой начинается с выполнения служебной функции проверки пароля для входа в систему (Рис. 2.15).

Рис. 2.16 Окно для ввода пароля В случае успешного ввода пароля пользователь попадает в основное меню программы (Рис. 2.16).

Рис. 2.17 Главное меню ИС Для работы с заявками используется меню второго уровня «Заявки» (Приложение 6, рис. П6.1), для работы с проблемами — меню «Проблемы» (Приложение 6, рис. П6.6), для работы с отчетами — меню «Отчеты» (Приложение 6, рис. П6.9). В программе предусмотрен доступ к просмотру справочной информации, необходимой для организации процесса управления инцидентами и проблемами. Это осуществляется посредством меню «Настройки» (Приложение 6, рис. П6.11). Для входа из программы необходимо нажать кнопку главного меню «Выход из системы».

Для регистрации информации по новой заявке вызывается форма «Новая заявка». Форма содержит в себе 3 вкладки: для ввода общей информации по заявке (Приложение 6, рис. П6.2), для выбора известной проблемы (Приложение 6, рис. П6.3) и для формирования списка задач и назначения исполнителей (Приложение 6, рис. П6.4). Дата регистрации заявки формируется автоматически. Выбрав подразделение-заявитель, формируется перечень сотрудников этого подразделения и ИТ-оборудования (на основании запросов), которые выбираются из соответствующих списков. Также из списков выбирается приоритет и установленный статус заявки.

После выбора категории формируется список групп, которые в нее входят. Выбрав группу заявки вызывается процедура автоматической генерации номера заявки. В поля «Описание» и «Решение» вносится имеющаяся информация по заявке на момент ее регистрации.

Далее происходит выбор возможной проблемы из предложенного списка на вкладке «Проблемы». Если проблема точно определена и существует в списке, информация по ней появляется в форме. Для соотнесения заявки и проблемы необходимо поставить галочку «Проблема определена».

Если необходимо назначить задачи и исполнителей по проблеме, переходим на вкладку «Задачи». В соответствующих полях определяется краткое название задачи, ее описание, из списков выбираются ответственный исполнитель, приоритет и статус задачи. Также указывается срок исполнения. Сформированную задачу необходимо сохранить. При необходимости назначение нескольких задач следует нажать на кнопку «Новая задача». После формирования списка задач имеется возможность его распечатать, нажав на кнопку «Список задач». Отчетная форма списка задач по заявке представлена в Приложение 7, рис. П7.

2. После ввода всей информации заявка сохраняется и может быть распечатана (Приложение 7, рис. П7.1). Далее пользователь может зарегистрировать новую заявку или выйти в меню «Работа с заявками».

Просмотреть список зарегистрированных задач можно, нажав на соответствующую кнопку меню. Экранная форма представлена в Приложение 6, рис. П6.

5. Поставив курсор на заинтересовавшую запись, можно получить карточку заявки (нажать на кнопку «Карточка заявки»).

Меню «Работа с проблемами» используется для ввода информации по новой проблеме (Приложение 6, рис. П6.7) или для просмотра списка зарегистрированных проблем (Приложение 6, рис. П6.8). Информация по новой проблеме вводится в соответствующие поля формы. После выбора из списка группы проблемы, автоматически формируется ее номер. Зарегистрированная информация сохраняется в БД после нажатия на кнопку «Сохранить». В списке проблем можно увидеть краткую информацию по возможным проблемам в работе пользователя с ИТ-инфраструктурой компании.

Аналитическую информацию можно получить из меню «Отчеты». Отчет о незакрытых инцидентах позволяет увидеть информацию по всем заявкам, статус которых не установлен в значение «Закрыто». Пример отчета представлен в Приложение 7, рис. П7.

3.

Формирование отчета об инцидентах в подразделении за период требует предварительного определения параметров в окне «Параметры отчета» (Приложение 6, рис. П6.10). Здесь из списка выбирается подразделение и задается начальная и конечная дата периода. При попытке внести неправильный диапазон дат на экране появится сообщение (Рис. 2.17).

Рис. 2.18Сообщение об ошибочном диапазоне дат Пример отчета представлен в Приложение 7, рис. П7.

4.

Настройка внутренних справочников системы доступна в меню «Настройка». Формы для просмотра и ввода справочной информации представлены в Приложение 6, рис. П6.12- рис. П6.

15. Корректировать справочную информацию может диспетчер группы поддержки пользователей.

Результаты контрольного примера показали работоспособность системы. Тестирование системы выявило незначительные ошибки, которые были устранены. ИС «HelpDesk ИНЭЛТ» можно вводить в эксплуатацию.

Обоснование экономической эффективности проекта Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности Эффективность ИС — это степень ее соответствия своему назначению. Большинство методов оценки эффективности проектов автоматизации предполагают необходимость оценки доходной и затратной части проектов.

Существует несколько методов определения затрат на создание проекта:

Метод «по аналогии» используют, когда новый проект автоматизации аналогичен другим проектам, выполнявшимся ранее. В этом случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а общая стоимость распределяется между задачами. Этот метод планирования наименее точный, но наиболее быстрый. Его использование оправдано в самом начале работы над проектом, когда использовать более точные методы затруднительно из-за недостаточного количества информации о будущем проекте.

Метод «по параметрам». Этот метод планирования затрат можно считать наиболее популярным, так как стоимость проекта вычисляется исходя из требуемых параметров (количество рабочих мест автоматизации, амортизация средств вычислительной техники и т. п.). Метод «по параметрам» позволяет точнее, чем предыдущий, определить затраты проекта. Причем точность зависит от количества известных параметров.

Метод «снизу вверх». Данный метод заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ. Это самый точный метод из четырех рассматриваемых.

Метод «сверху вниз». Здесь рассчитываются общие затраты на проект или на фазу проекта и после этого определяются затраты более мелких составляющих проекта. Чаще всего этот метод используют в тех случаях, когда бюджет проекта жестко ограничен. [9].

В п. 2.

1.7 был произведен стоимостной анализ проекта автоматизации процессов поддержки пользователей ИТ-инфраструктуры компании «ИНЭЛТ» методом «снизу вверх». С учетом трудовых затрат специалистов, участвующих в разработке системы на выделенных стадиях, а также материальных затрат на техническое и программное обеспечение была рассчитана стоимость разработки и внедрения рассматриваемого проекта автоматизации. Она составила 175 266 руб. Это капитальные затраты Для расчета доходной части проекта необходимо произвести сравнение предложенного в проекте и существующего варианта организации ИС. Т.к. до предложенной автоматизации не производилось управление инцидентами и проблемами в деятельности пользователей ИТ-инфраструктуры компании, предположим, что реализация рассмотренных процессов производилась с использованием компьютера, но без автоматизированной ИС. Для определение эффективности, необходимо произвести оценку трудовых и стоимостных затрат в работе с базовым и новым вариантом организации ИС, сравнить их и аргументировать выбор варианта на основании получения прямого и косвенного экономического эффекта.

Прямого эффекта характеризуется снижением трудовых, стоимостных показателей. Он обеспечивается за счет совершенствования внутренних функций управления.

Косвенного эффекта — это эффект, который обеспечивается за счет улучшения производственно-хозяйственной деятельности объекта управления и благодаря совершенствованию внешних функций управления. Он может быть связан с увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов, снижением уровня брака в производстве, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение сумм штрафов и т. д.

Косвенный эффект количественно оценить достаточно сложно. В дипломном проекте будут представлены расчеты прямого экономического эффекта и обозначены возможные источники косвенного эффекта при внедрении ИС поддержки пользователей ИТ-инфраструктуры компании «ИНЭЛТ».

Показатель трудовых затрат на j-й технологический процесс (Тj) рассчитывается по формуле":

Tj = (tij (1)

где tij — показатель трудовых затрат на i-ю операцию j-го технологического процесса, который можно рассчитать по формуле

tij= Qij/Nj (2)

где Qij — объем работ, выполненных на i-ой операции по j-му технологическому процессу;

Ni — норма выработки на i-й операции.

Показатель стоимостных затрат на работу системы (Сj) представляет собой сумму затрат на заработную плату; на амортизацию; на материалы; накладные расходы.

Показатель стоимостных затрат рассчитывается по формуле:

Сj = (Cij, (3)

где Сij — показатель стоимостных затрат на i-ю операцию j-го технологического процесса, в состав которого включаются следующие компоненты:

Сij = Сз/п + Снр +Са + См, (4)

где: Сз/п — затраты на заработную плату диспетчера, которые можно рассчитать по формуле:

C з/п = tij * ri, (5)

где tijтрудоемкость выполнения i-й операции j-го технологического процесса;

ri — тарифная ставка j-й операции.

Снр — затраты на накладные расходы, рассчитываемые как производная величина от затрат на заработную плату:

С нр =С з/п *К нр, (6)

где К нр — величина коэффициента накладных расходов, принимаемая, как правило, в размере 0,6 — 0,7 от величины С з/п;

Са — величина амортизационных отчислений на используемую технику, рассчитываемая по формуле:

Са = tij * ai, (7)

где ai — норма амортизационных отчислений;

См — затраты на материалы за год (например, на бумагу, носители информации).

При расчете прямого эффекта рассчитывают абсолютные и относительные показатели оценки экономической эффективности.

К группе абсолютных показателей относят:

показатели, оценивающие величину трудоемкости обработки информации за год по базовому (т.е. тому варианту, который берется за основу для сравнения) и предлагаемым вариантам (Т0) и (Тj);

показатели, оценивающие величину эксплуатационных стоимостных затрат за год по базовому и предлагаемому вариантам (С0) и (Сj);

показатель оценки снижения трудовых затрат за год ((T), который рассчитывается по формуле

(T = Т0 — Тj (8)

показатель снижения стоимостных затрат за год (©, который можно рассчитать по формуле

(С = С0 — Сj (9)

Группа относительных показателей оценки эффективности технологических процессов включает:

коэффициент снижения трудовых затрат за год (Кт), показывающий, на какую долю или какой процент снижаются затраты предлагаемого варианта по сравнению с базовым, который рассчитывается по формуле:

Кт = (Т/Т0 * 100% (10)

индекс снижения трудовых затрат (Iт), показывающий, во сколько раз снижаются трудовые затраты предлагаемого варианта по сравнению с базовым, и рассчитываемый по формуле

Iт = Т0/Тj (11)

коэффициент снижения стоимостных затрат за год (Кс), который рассчитывается по формуле:

Кс = (С/Сj * 100% (12)

индекс снижения стоимостных затрат (Iс), рассчитываемый по формуле:

Iс = С0/Сj (13)

На основании проведенных расчетов находится приведенный показатель годовой экономии (Эг). Годовой экономический эффект (экономическая прибыль) является одним из основных показателей расчета экономической эффективности капитальных вложений. Он находится по формуле:

Эг = (С0 + Ен * К0) — (Сj + Ен * Кj) (14)

где Кj и Ко — капитальные затраты, включающие в себя затраты на следующие направления: на приобретение вычислительной техники; на покупку программного обеспечения; на освоение программного обеспечения; на проектирование и отладку проекта.

Ен — норма прибыли (нормативная прибыльность). Показывает, какую часть единовременных затрат мы должны включить в общие затраты, чтобы их вернуть за определенный срок. Произведение Ен * К по рыночной терминологии называется неявными затратами бизнеса, т.к. характеризует отдачу капитала, которая могла бы быть в иной сфере, например, при его помещении в банк или покупку недвижимости. В расчетах экономического эффекта величина Ен определяется самостоятельно, однако она не должна быть меньше годовой банковской процентной ставки надежного банка (ставки рефинансирования).

Помимо вышеприведенных показателей эффективности проектировщики рассчитывают также показатель срока окупаемости капитальных затрат (Ток), представляющий собой отношение капитальных затрат к экономии стоимостных затрат:

Ток = (К1-К0)/ (С (15)

Расчетный коэффициент эффективности Ер является обратной величиной сроку окупаемости и рассчитывается по формуле:

Ер=1/Ток (16)

Благодаря данному показателю можно определить долю окупаемости дополнительных капитальных вложений за год.

По совокупности вышеприведенных показателей выбирается наиболее эффективный вариант.

Сравнение стоимостных и трудовых показателей по базовому и предлагаемому варианту организации ИС, а также расчеты показателей экономической эффективности проекта автоматизации представлены в п. 3.

2.

Расчёт показателей экономической эффективности проекта Для расчета показателей трудовых и стоимостных показателей базового и предлагаемого проекта необходимо выделить технологические процессы:

Регистрация заявок от сотрудников о возникновении инцидента.

Назначение задач для разрешения инцидента.

Диагностика проблем, связанных с возникновением инцидента.

Формирование отчета о количестве инцидентов за период.

Формирование отчета о статусе незавершенных инцидентов.

За основную единицу информации в каждом процессе принят документ (заявка об инциденте, список задач, отчет о количестве инцидентов за период и т. п.). Расчет объема в год производился на основании количества документов в единицу времени (из расчета, что в году 360 рабочих дней и 52 недели):

В среднем, в службу информационно-технической поддержки компании поступает около 10 заявок в день, что в год составляет 3600 штук. При базовом варианте была возможность регистрировать и проводить первичное исследование четырех заявок в час, при новом варианте — шести заявок в час.

Примерно, по пяти заявкам в день приходится составлять список задач и назначать ответственных исполнителей. Это стравляет около 1800 документов в год. При базовом варианте была возможность составления четырех документов в час, при новом варианте — шести документов в час.

До внедрения ИС, приходилось приводить дополнительное расследование проблем, связанных с возникновением инцидента, около трех раз в день (1080 раз в год). После накопления БД проблем и причин их возникновения, планируется сокращение таких случаев до двух раз в день (720 раз в год). После накопления базы знаний количество проблем, требующих диагностики заметно уменьшится. При базовом варианте была возможность составления четырех документов в час, при новом варианте — шести документов в час.

Отчет о количестве инцидентов в подразделении за период и отчет о статусе незавершенных инцидентов планируется формировать еженедельно и ежемесячно, т. е. около 64 раз в год. На составление этих отчетов при базовом варианте потребовалось бы не менее часа. При новом варианте это делается автоматически с минимальными временными затратами и без ошибок (для расчетов возьмем норму выработки около пяти документов в час).

Стоимостные затраты связаны в основном с часовой заработной платой пользователя, с учетом отчислений ЕСН. Исходя из того, что заработная плата диспетчера группы поддержки пользователей составляет 27 000 руб./мес., получаем:

(27 000 + 27 000*0,26)/21 день/8 час = 202,5 руб./ч.

Амортизация оборудования рассчитывалась исходя из остаточной стоимости рабочего места пользователей и оставшегося срока амортизации (4 года). Остаточная стоимость по данным бухгалтерии составляет 27 500 руб., следовательно:

(27 500 руб./4 лет)/(360дней *8 час) = 2,4 руб./ч.

Часовая стоимость накладных расходов зависит от часовой заработной платы пользователей и находится с коэффициентом 0,6 от заработной платы (по статистике компании).

Капитальные (единовременные) затраты на ИС носят разовый характер. Свою стоимость они переносят на продукцию по частям за счет амортизационных отчислений. Капитальные затраты на создание проекта автоматизации складываются из стоимости услуг разработчиков и консультантов по предметной области, а также из стоимости технического обеспечения рабочего места пользователя. Расчеты капитальных затрат на разработку и внедрение системы были произведены в п. 2.

1.7 «Оценка стоимостных параметров проекта автоматизации». Следовательно, капитальные затраты:

при базовом варианте: 27 500 руб. (стоимость рабочего места диспетчера) при новом варианте ИС: 175 265 руб.

Значение показателя Ен возьмем равным 20%.

Информация по расчету стоимостных и трудовых показателей по этим технологическим процессам при базовом и проектном варианте ИС за год представлена в табл. 3.

1. В качестве базового варианта рассматривается вариант оформления документов при помощи компьютера, но без использования автоматизированной ИС.

Таблица 3.1

Характеристика затрат на обработку информации по базовому (или проектному) варианту

№ п/п Наименование технологического процесса решения комплекса задач Вариант ИС Ед. изм. Объем работы в год Норма выработки (опер/в час.) Трудоемкость (гр5: гр6) Средне-часовая зарплата специалиста (руб.) Часовая норма амортизации (руб. за час) / ст. 1 маш. часа (руб.) Часовая стоимость накладных расходов (руб.) Стоимостные затраты [(гр8+

гр9+ гр10) *гр7] для старой ИС операций Стоимостные затраты [(гр8+гр/9 +гр10)*гр.7] для новой ИС 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Регистрация Базовая ИС Документ 3600 4 900,0 202,5 2,4 121,5 293 748,4 Новая ИС

Документ 3600 6 600,0 202,5 2,4 121,5 195 832,3 2 Формирование отчета о продажах Базовая ИС Документ 1800 4 450,0 202,5 2,4 121,5 146 874,2 Новая ИС

Документ 1800 6 300,0 202,5 2,4 121,5 97 916,1 3 Учет поступления товара Базовая ИС Документ 1080 4 270,0 202,5 2,4 121,5 88 124,5 Новая ИС

Документ 720 6 120,0 202,5 2,4 121,5 39 166,5 4 Формирование Прайс-листа Базовая ИС Документ 64 1 64,0 202,5 0,0 121,5 20 736,0 Новая ИС

Документ 64 5 12,8 202,5 2,4 121,5 4 177,8 5 Проведение инвентаризации Базовая ИС Документ 64 1 64,0 202,5 0,0 121,5 20 736,0 Новая ИС

Документ 64 5 12,8 202,5 2,4 121,5 4 177,8 Трудовые затраты в базовом варианте ИС 1 748,0 Итоговые стоимостные затраты: 570 219,2 341 270,4 Трудовые затраты в новом варианте ИС 1 045,6

Полученные результаты значений трудовых и стоимостных показателей, а также расчет абсолютных и относительных показателей эффективности сведены в табл. 3.

2.

Таблица 3.2

Показатели эффективности проекта автоматизации

№ п/п Наименование показателя Расчетная формула Значение 1 Стоимостные затраты по базовому варианту ИС С0 570 219,2 2 Стоимостные затраты по новому варианту ИС С 341 270,4 3 Трудовые затраты по базовому варианту ИС Т0 1 748,0 4 Трудовые затраты по новому варианту ИС Т 1 045,6 5 Показатель снижения стоимостных затрат за год (С = С0 — Сj 228 948,8 6 Показатель оценки снижения трудовых затрат за год (T = Т0 — Тj 702,4 7 Коэффициент снижения стоимостных затрат за год Кс = (С/С0 40,15 8 Индекс снижения стоимостных затрат Iс = С0/Сj 1,67 9 Коэффициент снижения трудовых затрат за год Кт = (Т/Т0 40,18 10 Индекс снижения трудовых затрат Iт = Т0/Тj 1,67 11 Показатель годовой экономии Эг = (С0 + Ен * К0) —

— (Сj + Ен * Кj) 199 395,8 12 Срок окупаемости капитальных затрат Ток = (К1-К0)/ DС 0,65 13 Расчетный коэффициент эффективности Ер=1/Ток 1,55

Приведенные расчеты показывают, что новый вариант организации ИС поддержки ИТ-инфраструктуры компании «ИНЭЛТ» является более эффективным как по стоимостным, так и по трудовым показателям. Трудовые и стоимостные затраты уменьшаться в 1,67 раза. Годовая экономия при внедрении новой системы составит около 200 тыс. руб. Срок окупаемости проекта составляет около восьми месяцев. Расчетный коэффициент эффективности равен 1,55.

Косвенный эффект от внедрения информационной системы поддержки ИТ-инфраструктуры компании «ИНЭЛТ» сложно оценить количественно. Он в первую очередь связан с сокращением времени разрешения проблемных ситуаций в работе пользователей ИТ-инфраструктуры компании. Также будут сокращаться затраты на разрешение инцидентов: многие проблемы будут решаться диспетчером группы поддержки без привлечения ИТ-специалистов. Сотрудники компании будут выполнять свою работу более эффективно за счет того, что проблемы в организации их рабочего места будут решаться оперативно. Снижение трудовых и стоимостных затрат в деятельности сотрудников подразделений и ИТ-специалистов компании приведет к увеличению прибыльности компании в целом.

Следовательно, эффективность проекта автоматизации процессов управления инцидентами и проблемами «HelpDesk ИНЭЛТ» подтверждена расчетами прямого и оценкой косвенного экономического эффекта.

Заключение

В результате дипломного проектирования была разработана информационная систем управления инцидентами и проблемами для группы поддержки пользователей ИТ-инфраструктуры компании «ИНЭЛТ». Она предназначена для регистрации заявок от сотрудников компании о возникновении инцидентов в их работе, классификации этих заявок, накопление опыта разрешения инцидентов на основе определения причин возникновения инцидентов. Также имеется возможность формировать задачи по заявкам и назначать ответственных специалистов для разрешения инцидентов. С ее помощью автоматизированы процессы контроля и анализа деятельности отдела администрирования компании, которые заключаются в формировании периодических отчетов о поступающих инцидентах и их разрешении. Пользователем информационной системы «HelpDesk ИНЭЛТ» является диспетчер группы поддержки пользователей.

В первой главе была произведен анализ предметной области, выбран комплекса задач для автоматизации, определена стратегия автоматизации с обоснованием проектных решений по технологическому, техническому, программному и информационному обеспечению. Анализ предметной области выявил проблемы в деятельности отдела администрирования ИТ-инфраструктуры компании в отношении организации процессов поддержки пользователей. В дипломном проекте предложен вариант реинжиниринга отдела администрирования с целью выделение группы поддержки пользователей ИТ-инфраструктуры. Диспетчер этой группы должн будет служить основным источником информации для сотрудников подразделений компании, качественно и оперативно разрешать проблемы пользователей ИТ-инфраструктуры. Организация процессов управления инцидентами и проблемами осуществлялась с учетом рекомендация опыта библиотеки ITIL. Основным назначением системы «HelpDesk ИНЭЛТ» является максимально быстрое управление, координация и разрешение инцидентов, а также обеспечение того, чтобы ни один запрос не был потерян, забыт или проигнорирован. При постановки задач автоматизации выявилось, что необходимо определение статуса и приоритета поступающих заявок с целью организации их очереди (последовательности выполнения). Также необходимо производить классификацию заявок и проблем по категориям и группам с целью упрощения поиска возможных решений.

Накопление базы знаний проблем и причин их возникновения позволит диспетчеру оперативно решать возникающие в деятельности сотрудников инциденты и в большинстве случаев обходиться без вмешательства ИТ-специалистов. Автоматизация процессов управления инцидентами и проблемами способствует повышению удовлетворенности пользователей и сокращению временных, трудовых и материальных затрат компании на разрешение неисправностей в работе сети.

Вторая глава посвящена проектированию информационной системы «HelpDesk ИНЭЛТ». Здесь была разработана информационная модель системы, логическая и физическая модель БД, разработаны классификаторы, формы входной и выходной информации. Программная реализация проекта производилась средствами Microsoft Access 2003 и языка программирования VBA. При разработке системы учитывались принципы «дружественности» пользовательского интерфейса. В описании программного обеспечения рассмотрена схема дерева функций проекта и сценарий диалога, описаны формы и запросы. Подробно рассмотрена работа основного модуля «Формирования заявок», в приложениях представлен алгоритм работы и программный код модуля. В виде технологических схем рассмотрена технология сбора, передачи и обработки информации в системе. Работоспособность системы «HelpDesk ИНЭЛТ» продемонстрирована в контрольном примере.

В третьей главе приведено обоснование экономической эффективности данного проекта. Автоматизация процессов управления инцидентами и проблемами пользователей ИТ-инфраструктуры компании приведет к снижению трудоемкости работы пользователя. Трудовые и стоимостные затраты уменьшаться в 1,67 раза. Годовая экономия при внедрении системы «HelpDesk ИНЭЛТ» составит около 200 тыс. руб. Срок окупаемости проекта составляет около восьми месяцев. Косвенный эффект связан с повышением качества обслуживания пользователей ИТ-инфраструктуры компании и сокращением времени разрешения проблемных ситуаций в их работе. Также будут сокращаться затраты на разрешение инцидентов: многие проблемы будут решаться диспетчером без привлечения ИТ-специалистов. Следовательно, эффективность проекта автоматизации подтверждена.

Дальнейшее развитие и совершенствование ИС «HelpDesk ИНЭЛТ» связано с накоплением базы знаний возможных проблем и путей их разрешения. Для всех сотрудников компании будет разработан пользовательский интерфейс для доступа к информации этой базы знаний. В результате сотрудники смогут решить большинство своих вопросов и проблем даже без помощи диспетчера, что еще более повысит эффективность системы автоматизации поддержки ИТ-инфраструктуры компании ИНЭЛТ.

Также существуют другие возможности развития предложенной ИС. Процессы управления инцидентами и проблемами по теории ITIL тесно связаны с процессами управления изменениями и управление доступностью. При отсутствии надлежащего контроля Изменениями могут стать причиной новых Инцидентов. Управление доступностью требует знания причин, по которым могут произойти отказы в работе ИТ-инфраструктуры, а также времени, необходимого для возобновления обслуживания. Общая база данных позволит реализовать все эти процессы в одной системе более эффективно. [13].

Системы HelpDesk также могут интегрироваться со средствами бухгалтерского учёта оборудования ИТ-инфраструктуры. Таким образом, может осуществляться общий контроль за количеством и типами оборудования, и всегда имеется информация о том, имеется ли в организации оборудование, отвечающее определённым требованиям (например, для замены вышедшего из строя).

Список использованной литературы ГОСТ Р ИСО/МЭК 12 207−99. Информационные технологии. Процессы жизненного цикла программных средств.

Положение компании «ИНЭЛТ».

Положение об отделе администрирования компании «ИНЭЛТ».

Благодатских В. А. Стандартизация разработки программных средств: Учеб. пособие/ Под ред. Разумова О. С. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 288 с.

Введение

в ИТ Сервис-менеджмент / Под редакцией Потоцкого М. Ю. (перевод на рус.

язык), Ян Ван Бон. — М.: «IT Expert», 2005. — 225 с.

Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 544 с.

Герасимова Л.Г., Смоляк Р. В. 1С: Бухгалтерия 7.

7. Повседневные операции. Советы опытного бухгалтера. — СПб.: БВХ-Петербург, 2005 г. — 304 с.

Керри Н. Праг, Дженнифер Рирдон, Лоренс С. Казевич и др. Интенсивный курс программирования в Access 2003. — М. — Издательский дом «Вильяме», 2005. — 480 с.

Зубов А.В. MS Project 2003

Популярный самоучитель. — СПб: Питера, 2005. — 256 с.

Лаврищева Е.М., Петрухин В. А. Методы и средства инженерии программного обеспечения: Учебник. — М.: МФТИ (ГУ), 2006. — 304 с.

Липаев, В. В. Программная инженерия. — М.: ТЕИС, 2006. — 608 с.

Панкаж Джалота. Управление программным продуктом на практике. — М.: Издательство «Лори», 2005 — 223 с.

Поддержка услуг. Первая книга библиотеки ITIL/ перевод Компания «Ай-Теко». — М.: ЗАО «Ай-Теко», 2006. — 416 с.

Титоренко Г. А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник. — М.: ЮНИТИ, 2006. — 400 с.

Черемных С. В. Моделирование и анализ систем. I DEF-технологии. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 192 с.

Заурбек Алехин. Как построить службу поддержки пользователей ИС. 2006 г. // статья с сайта

http://www.info-system.ru/

Информация с корпоративного сайта компании ИНЭЛТ

http://inelt.ru/

Тематический сайт, посвященный ITSM

http://www.itsmonline.ru

Тематический сайт, посвященный системам HelpDesk

http://www.helpdesks.ru/

Данные сайта компании разработчика системы

http://www.hp.ru/openview/products/servicedesk/

Обзор рынка решений для ITIL / Статья с сайта

http://www.itsmonline.ru

Данные сайта компании разработчика системы

http://ntrservice.ru/

Диаграммы бизнес-процессов предметной области

Рис. П1.1 Основные процессы компании «ИНЭЛТ»

Рис. П1.2Процесс управления информационными ресурсами компании «ИНЭЛТ»

Рис. П1.3 Процесс поддержки пользователей ИС и ИТ компании «ИНЭЛТ»

Рис. П1.4 Процесс управления инцидентами и проблемами

Диаграмма Ганта и стоимостной анализ проекта автоматизации

Рис. П2.1 Диаграмма Ганта Рис. П2.2 Диаграмма Ганта с суммарными показателями стоимости

Рис. П2.3 Стоимостной план проекта с разбивкой по ресурсам

Информационная модель

Схемы базы данных

Рис.П4.1 Инфологическая схема базы данных

Рис. П4.2 Физическая схема базы данныхПримеры классификаторов и справочников

Рис. П5.1 Пример классификатора категорий

Рис. П5.2 Пример классификатора групп заявок Рис. П5.3 Пример классификатора приоритетов Рис. П5.4 Пример классификатора статусов

Рис. П5.5 Пример классификатора подразделений

Рис. П5.6 Пример справочника сотрудников Рис. П5.7 Пример справочника оборудования

Экранные формы

Рис. П6.1 Меню «Работа с заявками»

Рис. П6.2 Регистрация общей информации по новой заявке

Рис. П6.3 Выбор возможной проблемы по новой заявке

Рис. П6.4 Назначение задач и исполнителей по заявке

Рис. П6.5 Список зарегистрированных заявок

Рис. П6.6 Меню «Работа с проблемами»

Рис. П6.7 Регистрация результатов диагностики новой проблемы

Рис. П6.8 Список зарегистрированных проблем

Рис. П6.9 Меню «Отчеты»

Рис. П6.10 Формирование параметров отчета об инцидентах в подразделении за период

Рис. П6.11 Меню «Настройки»

Рис. П6.12 Справочник «Приоритеты заявок»

Рис. П6.13 Справочник «Статусы заявок»

Рис. П6.14 Справочник «Категории заявок»

Рис. П6.15 Справочник «Группы заявок»

Отчетные формы

Рис. П7.1 Отчет «Карточка заявки»

Рис. П7.2 Отчет «Задачи по заявке»

Рис. П7.3 Отчет о незакрытых заявках

Рис. П7.4 Отчет о заявках в подразделении за период Алгоритм работы формы «Регистрация новой заявки»

Программный код основных модулей проекта автоматизации

МОДУЛЬ «Заявки»

Option Compare Database

' Задание текущей даты и времени регистрации заявки

Private Sub Form_Open (Cancel As Integer)

'Me![Поле47] = Date

Me![Поле

Время] = Time

End Sub

' Переход на вкладку «Проблемы»

Private Sub Вкладка44_Click ()

If Me![Поле

Кодгр] = «» Then

MsgBox «Для выбора проблемы, необходимо задать код инцидента», vbOKOnly

Me![Поле

СоСписком

Группы]. SetFocus

End If

' Обновление списка возможных проблем для заданной группы

Me![Поле

СоСписком110]. Requery

End Sub

' Процедура генерации кода заявки

Private Sub KodZayvki (KodGr As String)

Dim db As Database

Dim arec As Recordset

Dim a As String

Dim kod As String

Dim b As Double

Dim posl As Double

Dim i, k As Integer

' Выборка записей с кодом группы KodGr

Set db = CurrentDb

Set arec = db. OpenRecordset («SELECT Заявки. Kod_zayvki, Заявки. Date_z, Заявки. Kod_gr FROM Заявки WHERE (((Заявки.Kod_gr)= '» & KodGr & «'))»)

' Если количество записей в выборке не равно 0

If arec. RecordCount <> 0 Then

arec.MoveLast

k = arec. RecordCount

arec.MoveFirst

posl = Val (Right (arec![Kod_zayvki], 5))

' Поиск последней записи группы в выбранной категории

For i = 1 To k

b = Val (Right (arec![Kod_zayvki], 5)) ' извлечение 3-х последних символов кода группы в текстовую переменную

If b > posl Then posl = b

arec.MoveNext

Next i

arec.MoveFirst

b = posl + 1 ' формирование следующего кода заявки внутри группы

a = Str (b) ' преобразование числа в строковую переменную

a = Trim (a) ' исключение пробелов в начале и в конце строки

While Len (a) < 5 ' формирование пятизначного номера заявки в группе

a = «0» + a

Wend

kod = Left (arec![Kod_zayvki], 7) + a ' формирование полного номера заявки

Me![Kod_zayvki]. SetFocus

Me![Kod_zayvki]. Value = kod ' запись номера заявки в форму

' Если первая заявка в выбранной группе

Else

kod = KodGr + «.1» ' присвоение первого номера заявки в выбранной группе

Me![Kod_zayvki]. SetFocus

Me![Kod_zayvki]. Value = kod

End If

arec.Close

End Sub

' Выход из формы без сохранения

Private Sub Кнопка91_Click ()

On Error GoTo Err_Кнопка91_Click

DoCmd.Close

Exit_Кнопка91_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка91_Click:

MsgBox Err. Description

Resume Exit_Кнопка91_Click

End Sub

' Сохранение заявки

Private Sub Кнопка123_Click ()

If Forms![Заявки]![Заявка

Проблема]. Form![Флажок

Проблема] = True Then

Me![Kod_probl] = Forms![Заявки]![Заявка

Проблема]. Form![Kod_probl]

Me![Reshenie] = Forms![Заявки]![Заявка

Проблема]. Form![Reshenie]

End If

On Error GoTo Err_Кнопка123_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord,, acMenuVer70

Exit_Кнопка123_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка123_Click:

MsgBox Err. Description

Resume Exit_Кнопка123_Click

End Sub

' Определение сотрудников выбранного подразделения

Private Sub Поле

СоСписком144_AfterUpdate ()

Me![Код

Подр] = Me![Поле

СоСписком144]

Me![Поле

СоСписком

Сотр]. Requery

End Sub

' Определение названия оборудования

Private Sub Поле

СоСписком150_AfterUpdate ()

Me![Поле

Оборуд] = Me![Поле

СоСписком150]

End Sub

' Определение кода категории и формирование списка групп

Private Sub Поле

СоСписком70_AfterUpdate ()

Me![Поле

Кодкат] = Me![Поле

СоСписком70]

Me![Поле

СоСписком

Группы]. Requery

End Sub

' Определение кода категории

Private Sub Поле

СоСписком

Группы_AfterUpdate ()

Dim a As String

Me![Поле

Кодгр] = Me![Поле

СоСписком

Группы]

a = Me![Поле

Кодгр]

Forms![Заявки]![Заявка

Проблема]. Requery

KodZayvki (a) ' вызов процедуры автоматической генерации кода заявки

End Sub

' Проверка: выбрана ли категория перед выбором группы

Private Sub Поле

СоСписком

Группы_Enter ()

If Me![Поле

Кодгр] = «» Then

MsgBox «До выбора группы, необходимо определить категорию инцидента», vbOKOnly

Me![Поле

СоСписком70]. SetFocus

End If

End Sub

МОДУЛЬ «Проблемы»

' Выход из вормы

Option Compare Database

Private Sub Кнопка30_Click ()

On Error GoTo Err_Кнопка30_Click

DoCmd.Close

Exit_Кнопка30_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка30_Click:

MsgBox Err. Description

Resume Exit_Кнопка30_Click

End Sub

' Сохранение введенной информации

Private Sub Кнопка32_Click ()

Me![Kod_probl] = Me![Поле

КодПробл]. Value

On Error GoTo Err_Кнопка32_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord,, acMenuVer70

Exit_Кнопка32_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка32_Click:

MsgBox Err. Description

Resume Exit_Кнопка32_Click

End Sub

' Процедура генерации кода заявки

Private Sub KodProbl (KodGr As String)

Dim db As Database

Dim arec As Recordset

Dim a As String

Dim kod As String

Dim b As Double

Dim posl As Double

Dim i, k As Integer

' Выборка записей с кодом группы KodGr

Set db = CurrentDb

Set arec = db. OpenRecordset («SELECT Проблема. Kod_probl, Проблема. Kod_gr FROM Проблема WHERE (((Проблема.Kod_gr) = '» & KodGr & «'))»)

' Если количество записей в выборке не равно 0

If arec. RecordCount <> 0 Then

arec.MoveLast

k = arec. RecordCount

arec.MoveFirst

posl = Val (Right (arec![Kod_probl], 3))

' Поиск последней записи группы в выбранной категории

For i = 1 To k

b = Val (Right (arec![Kod_probl], 3)) ' извлечение 3-х последних символов кода группы в текстовую переменную

If b > posl Then posl = b

arec.MoveNext

Next i

arec.MoveFirst

b = posl + 1 ' формирование следующего кода проблемы внутри группы

a = Str (b) ' преобразование числа в строковую переменную

a = Trim (a) ' исключение пробелов в начале и в конце строки

While Len (a) < 3 ' формирование трехзначного номера проблемы в группе

a = «0» + a

Wend

kod = Left (arec![Kod_probl], 7) + a ' формирование полного номера проблемы

Me![Поле

КодПробл]. SetFocus

Me![Поле

КодПробл]. Value = kod ' запись номера группы в форму

Me![Nazv_prob]. SetFocus

' Если первая заявка в выбранной группе

Else

kod = KodGr + «.001» ' присвоение первого номера заявки в выбранной группе

Me![Поле

КодПробл]. SetFocus

Me![Поле

КодПробл]. Value = kod

Me![Nazv_prob]. SetFocus

End If

arec.Close

End Sub

' Выбор группы из списка

Private Sub Поле

СоСписком28_AfterUpdate ()

Dim a As String

Me![Поле

Кодгр] = Me![Поле

СоСписком28]

a = Me![Поле

Кодгр]

KodProbl (a) ' вызов процедуры автоматической генерации кода проблемы

End Sub

Private Sub Кнопка37_Click ()

Me![Поле

Кодгр] = «»

Me![Поле

КодПробл] = «»

On Error GoTo Err_Кнопка37_Click

DoCmd.GoToRecord, , acNewRec

Exit_Кнопка37_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка37_Click:

MsgBox Err. Description

Resume Exit_Кнопка37_Click

End Sub