В ней запоминаются и определяются связи между таблицами. Эти связи используются при создании отчетов, запросов, форм, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Для создания схемы данных нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы. При установлении связи между таблицами Изделие и ЕдИзм связь осуществляется по полю Наименование единицы измерения. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 15 — Вид окна Изменение связей
После того, как все связи установлены, схема данных должна иметь вид: Рисунок 16 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того как разработаны таблицы и схема данных. Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора. Получим форму, отражающую первую запись таблицы Заказчик. Рисунок 17 — Вид формы Заказчик
Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы ЕдИзм, Изделие. На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Создадим составную форму
ТТН, в которой отражены объединенные данные из таблиц ТТН и СТТН. Рисунок 18 — Вид формы ТТНДалее необходимо аналогично создать составные формы Договор и ПП. Для редактирования созданных форм используется Конструктор форм. Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку панели инструментов Режим, выбрав из списка Конструктор. Если конструктор формы не открыт, щелкните по форме Изделие правой кнопкой мыши и выберете из развернувшегося списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов щелкнуть кнопку Кнопка. Видоизменившимся крестообразным курсором начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее>. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее>, затем Готово. 4.
4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 19 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок 20 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными
Рисунок 21 — Вид таблицы Заказчик с заполненными данными
Рисунок 22 — Вид таблицы Договор с заполненными данными
Рисунок 23- Вид таблицы СДОГ с заполненными данными
Рисунок 24 — Вид таблицы ТТН с заполненными данными
Рисунок 25 — Вид таблицы СТТН с заполненными данными
Рисунок 26 — Вид таблицы ПП с заполненными данными
Рисунок 27 — Вид таблицы СПП с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВПеред решением этой задачи составим подробное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно представить в виде словесного описания или блок-схемы. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Запрос: Стоимость отгруженного товара
Таблицы: ТТН, СТТН, Договор, Заказчик, Изделие
По документам «Товарно-транспортная накладная» получить стоимость отгруженного товара по каждому договору каждого заказчика за заданный месяц. Запрос: Количество оплаченного товара
Таблицы: ПП, СПП, Договор, ТТН, Изделие, Заказчик
По документам «Платежное поручение» получить стоимость оплаченного товара по каждому договору каждого заказчика за заданный месяц. Запрос: Неполная оплата
Таблицы: -Подсчитать недоплату как разность между стоимостью отгруженного и оплаченного товара. Сформировать отчет
Печать отчета
Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1. Из таблиц ТТН, СТТН, Договор, Заказчик, Изделиеполучить стоимость отгруженного товара по каждому договору каждого заказчика за заданный месяц. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование заказчика, Номер договора, Месяц отгрузки, Количество по ТТН и Цена. Для определения месяца, введем, с помощью Построителя выражений:
Месяц отгрузки: Format ([Дата отгрузки]; «m»). А в Условие отбора в этом поле введем: [Введите месяц]. В следующее поле, для определения стоимости, также с помощью Построителя выражений, введем: Сумма отгружено: Sum ([Количество по ТТН]*[Цена]). Сгруппируем данные по полям Наименование заказчика, Номер договора, Месяц отгрузки, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А в следующем поле посчитаем, с помощью групповой операции Sumсумму по полю Количество по ТТН, по Цене и по Сумма отгружено, как показано на рис. 28. Рисунок 28 — Вид запроса Стоимость отгруженного товара в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 29. Рисунок 29 — Результаты запроса Количество изделий, поступивших на склады
Шаг 2. По документам «Платежное поручение» получить стоимость оплаченного товара по каждому договору каждого заказчика за заданный месяц. Этот запрос создается аналогично предыдущему только вместо таблиц ТТН и СТТН используются таблицы ПП и СПП, как показано на рис. 30. Рисунок 30 — Вид запроса Стоимость оплаченного товара в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 31. Рисунок 31 — Результаты запроса Стоимость оплаченного товара
Шаг 3. Объединить результаты предыдущих запросов и подсчитать недоплату как разность между стоимостью отгруженного и оплаченного товара. Для определения недоплаты используем последние два запроса. Создадим запрос в режиме Конструктора. Запросы объединим связями по полям: Наименование заказчика, Номер договора и Месяц отгрузки. По созданным связям щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем второй вариант связи, который объединяет все записи из запроса Стоимость отгруженного товара и только тех записей из запроса Стоимость оплаченного товара, в которых связанные поля совпадают. Выберем в бланк запроса поля Наименование заказчика, Номер договора и Месяц отгрузки из запроса Стоимость отгруженного товара. А также поля Сумма отгружено и Сумма оплачено. В следующее поле введем формулу: Неполная оплата: [Сумма отгружено]-Nz ([Сумма оплачено]), как показано на рис. 32. Рисунок32 — Вид запроса Неполная оплата в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 33. Рисунок33 — Результаты запроса Неполная оплата6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Создадим отчет Неполная оплата с помощью Мастера создания отчетов. Для 5 месяца отчёт примет вид: Рисунок34 — Вид отчета Неполная оплата6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. Для создания поля
Номер месяца, нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести:[Введите месяц]. В примечании отчета под полями Сумма отгружено, Сумма оплачено и Неполная оплата нужно ввести соответственно: =Sum ([Сумма отгружено]) и =Sum ([Сумма оплачено]) и =Sum ([Неполная оплата]).В результате выполненной корректировки отчет, для 5 месяца, примет вид: Рисунок 35 — Вид отчета Неполная оплата6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 5. Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Договор
Открытие формы Договор в режиме добавления
Форма Платежное поручение
Открытие формы Платежное поручениев режиме добавления
Форма Товарно-транспортная накладная
Открытие формы Товарно-транспортная накладнаяв режиме добавления
Редактиро-вание данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения
Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Заказчик
Открытие формы Заказчик в режиме редактирования
Форма Склад
Открытие формы Склад в режиме редактирования
Подача запросов
Запрос «Стоимость отгруженного товара» Просмотр запроса «Стоимость отгруженного товара» Запрос «Стоимость оплаченного товара» Просмотр запроса «Стоимость оплаченного товара» Запрос Неполная оплата
Просмотр запроса Неполная оплата
Просмотр Отчета
Отчет Неполная оплата
Просмотр отчета Неполная оплата
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование. Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд.
перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 528 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. —
2-е изд. — М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. — 484 с. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. Проф.
А.Д. Хомоненко. — 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация: Учебник для вузов / Т. С. Карпова — СПб.: Питер, 2002.
— 303 с. Коннолли, Т. Базы данных: Проектирование, реализация и сопровождение: Теория и практика / Т. Коннолли, К.
Бегг, А. Страчан; под ред. Т. Коннолли, К.
Бегг. — Изд. 2-е, испр. и доп. — М. :
Вильямс, 2003. — 1111 с. Балдин К. В. Информационные технологии в менеджменте: учеб. для студ. Учреждений высш.
проф образования / К. В. Балдин. -
М.: Издательский центр «Академия», 2012. — 288 с. Кошелев В. Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко, Е. В.
Гусев, Н. П. Макаров., А. Н. Пылькин, Н. И.
Цуканова. — М.: Горячая линия-Телеком, 2004. — 240с. Мэтью Мак-Дональд. Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Сергеев А. В.: Access 2007
Новые возможности. СПб.: Питер, 2008. -176с.Сеннов А. Access 2010. — СПб.: «Питер», 2010. — с.
288.
