В ней запоминаются и определяются связи между таблицами. Эти связи используются при создании отчетов, запросов, форм, а также обеспечивают целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Для создания схемы данных нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы. При установлении связи между таблицами Изделие и ЕдИзм связь осуществляется по полю Наименование единицы измерения. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 12 — Вид окна Изменение связей
После того, как все связи установлены, схема данных должна иметь вид: Рисунок 13 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того как разработаны таблицы и схема данных. Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора. Получим форму, отражающую первую запись таблицы Заказчик. Рисунок 14 — Вид формы Заказчик
Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы ЕдИзм, Изделие. На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Создадим составную форму
ТТН, в которой отражены объединенные данные из таблиц ТТН и СТТН. Рисунок 15 — Вид формы ТТНДалее необходимо аналогично создать составную форму
Договор.Для редактирования созданных форм используется Конструктор форм. Для редактирования открытой формы можно использовать кнопку панели инструментов Режим, выбрав из списка Конструктор. Если конструктор формы не открыт, щелкните по форме Изделие правой кнопкой мыши и выберете из развернувшегося списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов щелкнуть кнопку Кнопка. Видоизменившимся крестообразным курсором начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее>. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее>, затем Готово. 4.
4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 16 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок 17 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными
Рисунок 18 — Вид таблицы Заказчик с заполненными данными
Рисунок 19 — Вид таблицы Договор с заполненными данными
Рисунок 20- Вид таблицы СДОГ с заполненными данными
Рисунок 21 — Вид таблицы ТТН с заполненными данными
Рисунок 22 — Вид таблицы СТТН с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВПеред решением этой задачи составим подробное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно представить в виде словесного описания или блок-схемы. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Запрос: Отгрузка по договорам
Таблицы: Договор, СДОГ, Изделие, Заказчик, Изделие
По документам «Договор» получить общее количество каждого изделия в стоимостном выражении, запланированного к отгрузке заданному заказчику за заданный месяц. По документам «Товарно-транспортная накладная» получить общее количество каждого отгруженного изделия в стоимостном выражении заданному заказчику за заданный месяц. Запрос: Отгрузка по ТТНТаблицы: ТТН, СТТН, Изделие, Заказчик
Запрос: Отклонение
Таблицы: -Подсчитать отклонение по каждому изделию в стоимостном выражении. Сформировать отчет
Печать отчета
Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1. Из таблиц Договор, СДОГ, Изделие и Заказчикполучить общее количество каждого изделия в стоимостном выражении, запланированного к отгрузке заданному заказчику за заданный месяц. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование изделия, Код единицы измерения, Наименование заказчика, Месяц отгрузки, Количество и Цена. А в Условие отбора в поле Наименование заказчика введем: [Введите заказчика], а в поле Месяц отгрузки введем:[Введите месяц]В следующее поле, для определения количества каждого изделия в стоимостном выражении, с помощью Построителя выражений, введем: Сумма-план: [Количество]*[Изделие]![Цена]). Сгруппируем данные по полям
Наименование изделия, Наименование заказчика и Месяц отгрузки, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А в следующем поле посчитаем, с помощью групповой операции Sumсумму по полю Сумма-план, как показано на рис. 23. Рисунок 23 — Вид запроса Отгрузка по договорам в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 24. Рисунок 24 — Результаты запроса Отгрузка по договорам
Шаг 2. По документам «Товарно-транспортная накладная» получить общее количество каждого отгруженного изделия в стоимостном выражении заданному заказчику за заданный месяц. Этот запрос создается аналогично предыдущему только вместо таблиц Договор и СДОГ используются таблицы
ТТН и СТТН, как показано на рис. 25. И в поле Дата отгрузки вводится формула: Месяц: Format ([Дата отгрузки]; 'm') для нахождения месяца из даты. Рисунок 25 — Вид запроса Отгрузка по ТТН в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 26. Рисунок 26 — Результаты запроса Отгрузка по ТТНШаг 3. Подсчитать отклонение по каждому изделию в стоимостном выражении. Для определения отклонения используем последние два запроса. Создадим запрос в режиме Конструктора. Запросы объединим связями по полям: Наименование изделия, Код единицы измерения, Наименование заказчика, и Месяц отгрузки. По созданным связям щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем второй вариант связи, который объединяет все записи из запроса Отгрузка по договорам и только тех записей из запроса Отгрузка по ТТН, в которых связанные поля совпадают. Выберем в бланк запроса поля Наименование изделия, Код единицы измерения, Наименование заказчика, и Месяц отгрузки из запроса Отгрузка по договорам. А также поля Сумма-план и Сумма-факт. В следующее поле введем формулу:
Отклонение: [Сумма-план]-Nz ([Сумма-факт]), как показано на рис. 27. Рисунок27 — Вид запроса Отклонение в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 28. Рисунок28 — Результаты запроса Отклонение6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Создадим отчет Отклонение с помощью Мастера создания отчетов. Для заказчика ТД «Мебель
Град" за 5 месяц отчёт примет вид: Рисунок29 — Вид отчета Отклонение6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. В примечании отчета под полями Сумма-план, Сумма-факт и Отклонение нужно ввести соответственно: =Sum ([Сумма-план]) и =Sum ([Сумма-факт]) и =Sum ([Отклонение]).В результате выполненной корректировки отчет, для заказчика ТД «Мебель
Град" за 5 месяц, примет вид: Рисунок 30 — Вид отчета Неполная оплата6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 5. Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Договор
Открытие формы Договор в режиме добавления
Форма Товарно-транспортная накладная
Открытие формы Товарно-транспортная накладнаяв режиме добавления
Редактиро-вание данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения
Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Заказчик
Открытие формы Заказчик в режиме редактирования
Подача запросов
Запрос Отгрузка по договорам
Просмотр запроса Отгрузка по договорам
Запрос Отгрузка по ТТНПросмотр запроса
Отгрузка по ТТНЗапрос Отклонение
Просмотр запроса Отклонение
Просмотр Отчета
Отчет Отклонение
Просмотр отчета Отклонение
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Балдин К. В. Информационные системы в экономике: Учебник / К. В. Балдин.
— ИНФРА — М, 2008. — 395 с. Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование.
Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004. — 324 с. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных.
Полный курс.Пер. с англ.: — М.: Изд. дом «Вильямс», 2004.
— 1088 с. Коннолли, Т. Базы данных: Проектирование, реализация и сопровождение: Теория и практика / Т. Коннолли, К. Бегг, А.
Страчан; под ред. Т. Коннолли, К. Бегг. ;
Изд. 2-е, испр. и доп. — М.: Вильямс, 2003. — 1111 с.
Кошелев В.Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. — 2-е изд.
— М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. — 484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. -
СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 528 с. Мэтью Мак-Дональд. Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н. Н.
Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П.
Макаров., А. Н. Пылькин, Н. И. Цуканова. — М.: Горячая линия-Телеком, 2004. — 240с. Сеннов А.
A ccess 2010. — СПб.: «Питер», 2010. — с.
288.Сергеев А. В.: Access 2007
Новые возможности. СПб.: Питер, 2008. -176с.Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. Проф. А. Д. Хомоненко. — 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с.
