В ней запоминаются и определяются связи между таблицами. Эти связи будут использованы при создании отчетов, запросов, форм, а также будут обеспечивать целостность взаимосвязанных данных при изменении таблиц. Для создания схемы данных нажать кнопку Схема данных на панели Работа с базами данных. Затем в окне Добавление таблицы открыть на панели объектов Таблицы, выделить все таблицы, нажать кнопку Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы. При установлении связи между таблицами Изделие и Склад связь осуществляется по полю Номер склада. После того, как намечена очередная связь между таблицами, появляется окно Изменение связей, в котором должен быть определен тип отношения один-ко-многим.Рисунок 13 — Вид окна Изменение связей
После того, как все связи установлены, схема данных должна иметь вид: Рисунок 14 — Схема данных базы данных Отдела сбыта готовой продукции предприятия4.
3. Создание пользовательских форм
Данные на экране отображаются при помощи пользовательской формы в виде входного (первичного) документа. Вводить в таблицы данные входных документов, редактировать или просматривать записи таблиц удобно с помощью форм. После разработки схем и таблицы данных создаются формы. С помощью мастера форм создадим форму, а затем отредактируем ее с помощью конструктора. Получим форму, отражающую первую запись таблицы Изделие. Рисунок 15 — Вид формы Изделие
Далее необходимо аналогично создать однотабличные формы ЕдИзм и Цех. На основе связанных таблиц можно создать составную форму. Создадим составную форму
ТТН, в которой отражены объединенные данные из таблиц ТТН и СТТН. Рисунок 16 — Вид формы ТТНДалее необходимо аналогично создать составные формы Склад, ЦН. Конструктор форм используется, для редактирования созданных форм. Кнопку панели инструментов Режим, из списка Конструкторможно использовать, для редактирования открытой формы. Если конструктор формы не открыт, щелкните по форме Изделие правой кнопкой мыши и выберете из развернувшегося списка Конструктор. Для формирования кнопкивыхода из формы в режиме конструктора на панели элементов щелкнуть кнопку Кнопка. Видоизменившимся крестообразным курсором начертить кнопку в области заголовка главной формы. В появившемся окне Создание кнопок выбрать в категории работа с формой действие
Закрыть форму и нажать Далее. Оставить переключатель в положении по умолчанию. Нажать Далее, затем Готово. 4.
4. Ввод данных
С помощью созданных форм заполним таблицы следующими данными:
Рисунок 17 — Вид таблицы Изделие с заполненными данными
Рисунок 18 — Вид таблицы ЕдИзм с заполненными данными
Рисунок 19 — Вид таблицы Цех с заполненными данными
Рисунок 20 — Вид таблицы Склад с заполненными данными
Рисунок 21 — Вид таблицы ТТН с заполненными данными
Рисунок 22 — Вид таблицы СТТН с заполненными данными
Рисунок 23 — Вид таблицы ЦН с заполненными данными
Рисунок 24 — Вид таблицы СЦН с заполненными данными5. СОЗДАНИЕ АЛГОРИТМА И ЗАПРОСОВДо начала решения задачи необходимо составить подробное описание последовательности действий (алгоритм) над исходными или уже полученными на предыдущем шаге данными для получения результатов. Алгоритм можно отобразить в виде блок-схемы или словесного описания. Составим алгоритм в виде блок-схемы.Запрос: Количество изделий, поступивших на склады
Таблицы: ЦН, СЦН, Изделие и Склад
Получить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам из документов «Цеховая накладная"до конца заданного квартала. Запрос: Количество изделий, отгруженных со складов
Таблицы: ТТН, СТТН, Изделие и Склад
Получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам из документов «Товарно-транспортная накладная» до конца заданного квартала. Запрос: Остаток
Таблицы: Изделие
Объединить результаты предыдущих запросов и подсчитать остаток как разность между результатами. Посчитать остаток в стоимостном выражении
Сформировать отчет
Печать отчета
Для изображения блоков в блок-схеме используют стандартные графические фигуры. Например, — начало или конец блок-схемы.- процесс (операция) над данными.- документ на магнитном диске.- логическая операция, по которой принимается решение. Действия в блок-схеме выполняются последовательно сверху вниз и слева направо. Рассмотрим решение задачи по шагам. Шаг 1. Из таблиц ЦН, СЦН, Изделие и Складполучить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам из документов «Цеховая накладная"до конца заданного квартала. Создадим запрос в режиме Конструктора. Выберем в бланк запроса поля Наименование склада, Наименование изделия. В следующее поле, для определения месяца, введем, с помощью Построителя выражений:
Месяц: Format ([ЦН]![Дата сдачи]; «m»). В следующее поле, для определения квартала, также с помощью Построителя выражений, введем: Квартал: Format ([ЦН]![Дата сдачи]; «q»). А в Условие отбора в этом поле введем: <=[Введите квартал]. Сгруппируем данные по всем перечисленным выше полям, с помощью кнопки Итоги на панели Конструктор. А в следующем поле посчитаем, с помощью групповой операции Sumсумму по полю Количество по ЦН, как показано на рис. 25. Рисунок 25 — Вид запроса Количество изделий, поступивших на склады в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 26. Рисунок 26 — Результаты запроса Количество изделий, поступивших на склады
Шаг 2. Получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам из документов «Товарно-транспортная накладная» до конца заданного квартала. Этот запрос создается аналогично предыдущему только вместо таблиц ЦН и СЦН используются таблицы ТТН и СТТН, как показано на рис. 27. Рисунок 27 — Вид запроса Количество изделий, отгруженных со складов в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 28. Рисунок 28 — Результаты запроса Количество изделий, отгруженных со складов
Шаг 3. Объединить результаты предыдущих запросов и подсчитать остаток как разность между результатами. Посчитать остаток в стоимостном выражении. Для определения остатков на складе используем последние два запроса и таблицу Изделие. Создадим запрос в режиме Конструктора. Запросы объединим связями по полям: Наименование склада, Наименование изделия и Месяц. По созданным связям щелкнем два раза мышью и в появившемся окне выберем третий вариант связи, который объединяет все записи из запроса Количество изделий, поступивших на склады и только тех записей из запроса Количество изделий, отгруженных со складов, в которых связанные поля совпадают. Выберем в бланк запроса поля Наименование склада, Наименование изделия из запроса Количество изделий, поступивших на склады.
А также поля Sum-Количество по ЦН и Sum-Количество по ТТН. В следующее поле введем формулу: Остаток: [Sum-Количество по ЦН]-Nz ([Sum-Количество по ТТН]), как показано на рис. 29. Функция Nz возвращает ноль и позволяет вести расчеты с полем указанным в скобках. Поля Квартал и Цена нужны для отображения квартала в отчете и для расчета остатка в стоимостном выражении.
В следующем поле введем формулу: Остаток (руб): [Остаток]*[Цена]. Рисунок 29 — Вид запроса Остаток в Конструкторе
Результат по данному запросу показан на рис. 30. Рисунок 30 — Результаты запроса Остаток6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ6.
1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов. Создадим отчет Остаток с помощью Мастера создания отчетов. Для первого квартала отчёт примет вид: Рисунок31 — Вид отчета Остаток6.
2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов. Чтобы войти вКонструктор отчётов следует нажать кнопку Режим на панели инструментов и выбрать Конструктор. Теперь отчет можно корректировать. Для создания поля Наименование квартала, нажать на кнопку Поле и в окне свойств на вкладке Данные в поле Данные ввести: =[Введите квартал]. В примечании отчета под полями Остаток и Остаток (руб) нужно ввести соответственно: =Sum ([Остаток]) и =Sum ([Остаток (руб)]).В результате выполненной корректировки отчет, для первого квартала, примет вид: Рисунок 32 — Вид отчета Остаток6.
3. Вывод отчёта на печать
Для печати полученного отчета щелкнем правой кнопкой мыши по названию отчета и выберем команду Печать.
7. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ ДИСПЕТЧЕРА КНОПОЧНЫХ ФОРМРазработаем структуру кнопочной формы, представив ее в виде таблицы. Таблица 5 — Структура кнопочной формы
Название страницы КФЭлементы
ДействиеОтдел сбыта готовой продукции предприятия (главная страница) Выход
Выход из приложения AccessДобавление данных
Форма Цеховая накладная
Открытие формы Цеховая накладная в режиме добавления
Форма Товарно-транспортная накладная
Открытие формы Товарно-транспортная накладная в режиме добавления
Редактирование данных
Форма Изделие
Открытие формы Изделие в режиме редактирования
Форма Единицы измерения
Открытие формы Единицы измерения в режиме редактирования
Форма Цех
Открытие формы Цех в режиме редактирования
Форма Склад
Открытие формы Склад в режиме редактирования
Просмотр запросови отчета
Запрос «Количество изделий, поступивших на склады» Просмотр запроса «Количество изделий, поступивших на склады» Запрос «Количество изделий, отгруженных со складов» Просмотр запроса «Количество изделий, отгруженных со складов» Запрос «Остаток» Просмотр запроса «Остаток» Отчет «Остаток» Просмотр отчета «Остаток» СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫБалдин К. В. Информационные технологии в менеджменте: учеб. для студ. Учреждений высш. проф образования / К.
В. Балдин. — М.: Издательский центр «Академия», 2012. — 288 с. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс.Пер.
с англ.: — М.: Изд. дом «Вильямс», 2004. —
1088 с. Дейт К.
Введение
в системы баз данных: проектирование. Реализация и управление. Пер. с англ. — СПб.: БХВ-Петербург, 2004.
— 324 с. Кошелев В. Е. Access 2007
Эффективное использование — М.: Бином-Пресс, 2009. — 590 с. Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. — 2-е издание, стереотипное. -
Москва: Академия, 2008. — 320 с. Кузнецов С. Д.
Основы баз данных. — 2-е изд. — М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. —
484 с. Малыхина М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование, 2-е изд. перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 528 с. Мэтью Мак-Дональд. Access 2007
Недостающее руководство — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 784с. Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess: Учебное пособие для вузов / Н.
Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н.
П. Макаров., А. Н. Пылькин, Н. И. Цуканова.
— М.: Горячая линия-Телеком, 2004. — 240с. Сеннов А. A
ccess 2010. — СПб.: «Питер», 2010. — с.
288.Сергеев
А.П. Microsoft Office 2010
Самоучитель. — М.: «Вильямс», 2010. — с. 624. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред.
Проф. А. Д. Хомоненко. — 6-е изд., СПб.: КОРОНА принт, 2009. — 736 с.
