Особенности работы пресс-службы в коммерческих организациях на примере компании «Мегафон»

д.), проблемную и комментирующую информацию. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения информации с помощью вопросов. Основная цель пресс-конференции — получит максимальный выход «правильных» материалов в СМИ. Второстепенная цель — установление контактов с журналистов.

Разработаем план подготовки и проведения пресс-конференции коммерческой организации «Мегафон». Поводом проведения будет следующее событие: «Мега

Фон" поддержал церемонию награждения лауреатов III Фестиваля социальных интернет-ресурсов «Мир равных возможностей» (информация от 25 мая 2012).

24 мая 2012 г. при поддержке компании «Мега

Фон" в «Форум-Холле» состоялась торжественная церемония награждения лауреатов III Фестиваля социальных интернет-ресурсов «Мир равных возможностей». Организатор фестиваля — Фонд поддержки инвалидов «Единая страна» под руководством паралимпийского чемпиона, депутата Государственной думы Терентьева М.Б.

Главная цель фестиваля — привлечение внимания к людям с инвалидностью, заслуженная оценка сайтов, социальных сетей и форумов, созданных людьми с инвалидностью и посвященных решению их проблем. Интернет-пространство — это мир, где нет никаких ограничений, связанных с состоянием здоровья, где каждый могжет полноценно общаться, учиться, творить.

В этом году жюри с большим трудом выбрало номинантов из 168 заявок в пяти номинациях — «Дети как дети» (сайты, созданные детьми с инвалидностью либо им посвященные), «Дом надежды» (сайты детских домов инвалидов, интернатов, инклюзивных школ), «Жизнь продолжается» (социальные сети, форумы), «Один мир, одна мечта» (официальные сайты общественных организаций инвалидов), «Радуга жизни» (блоги, личные сайты, домашние страницы), «Спорт равных возможностей» (сайты, посвященные спорту людей с инвалидностью). Всех лауреатов и победителей наградили дипломами и кубками, а также памятными подарками от партнеров Фестиваля.

В церемонии награждения приняли участие депутаты Государственной Думы ФС РФ, члены Экспертного совета Фестиваля, видные политические и общественные деятели, руководители общественных организаций инвалидов, известные спортсмены, представители шоу-бизнеса, артисты эстрады.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделим несколько этапов:

1. Планирование и оповещение.

1) Проведение пресс-конференции планируем на середину недели — среду. Почему не подходит понедельник — и так понятно. Пятница не подходит потому, что материал уже не попадает в субботний, самый тиражный и читаемый, выпуск газет. Во вторничный выпуск он тоже, скорее всего, не попадет, так как уже не будет новостью. Поэтому самым оптимальным временем проведения будет среда. Выбираем место проведения. Оно должно быт удобным с точки зрения расположения, освещенности и общей организации пространства.

2) Cоставим программу:

15.30 — прибытие участников, регистрация, кофе;

15.45 — выступление;

16.15 — вопросы и ответы;

16.30 — фуршет.

3) Далее оповещаем прессу. Первое приглашение посылаем за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Рассылку анонсов-приглашений осуществляем в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее чем за сутки делаем контрольный обзвон. Во-первых, узнаем, получено ли вообще наше приглашение, во-вторых, напоминаем о себе и, в конце концов, узнаем и рассчитываем, сколько участников следует ждать.

Вполне допустимо пригласить на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

4) Далее составляем пресс-релиз. Вряд ли стоит рассчитывать на то, что репортер вложит весь свой талант в отображение происходившего на пресс-конференции. Имея же пресс-релиз, он, добавив от себя совсем немного, имеет готовый к употреблению репортаж. Более того, он может опубликовать его и не приходя на пресс-конференцию. Мы получаем гарантию, что события, даты и имена не будут искажены, а главная мысль будет передана адекватно.

5) Производим рассылку пресс-релиза.

2. Проведение пресс-конференции.

1) Встречаем прессу. Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначаем в группу по приему и регистрации гостей и участников. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа.

Функции группы:

— поприветствовать пришедшего;

— попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;

— выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;

— представить (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение пресс-конференции;

— указать дорогу или даже проводить в конференц-зал.

Нагрудные указатели (бэджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:

— Пресс-релиз;

— Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;

— Копии речей, произнесенных на пресс-конференции;

— Буклет о компании или о спонсоре события;

— Фотографии.

Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков — визитная карточка. Основной элемент такого комплекта — буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы).

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Написанные полностью ФИО и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участники пресс-конференции без проблем могли найти свое место за столом), — наиболее приемлемый вариант. На стене за столом участников располагается логотип нашей компании — организатора пресс-конференции.

Каждому участнику пресс-конференции предоставляем минеральную воду, стакан, бумагу и ручку для записей.

2) Встречаем ньюсмейкеров.

Встречаем его у входа в здание. Необходимо предусмотреть помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами.

Проведение пресс-конференции.

Выдерживаем перед началом 5−10 минут, чтобы дать возможность подойти опоздавшим. Планируемая продолжительность — 30−60 минут. К исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается.

Пресс-конференцию начинаем с вступительной речи. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры (т.е. взаимодействия с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции. Организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов).

Идеально сопровождение выступления визуальными вспомогательными средствами. Они вносят в ход пресс-конференции разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость.

Выступление ньюсмейкера. Предварять вопросы журналистов должно само выступление ньюсмейкера. Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции — информативность (хотя перегруженность выступления информацией также не приветствуется: в СМИ могут появиться искажения). Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и др. фактографической информации (передайте журналистам соответствующие сведения в письменном виде).

Даем ответы на вопросы. Необходимо заранее продумать и записать возможные вопросы и продумать ответы на них.

Подведение итогов.

В день мероприятия (максимум — утром следующего дня) отправляем материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. Отправляем благодарности соответствующим лицам.

Организуем заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции. Проводим пресс-клипинг — анализ вышедших в СМИ материалов, который крайне необходим как для определения степени эффективности акции, так и для формирования планов на будущее.

Заключение

Одним из основных отличий работы пресс-служб коммерческих организаций является формирование и продвижение имиджа самой организации, бренда, продукта или услуги на рынке для привлечения инвестиций, повышения конкурентоспособности и для увеличения спроса на товар или услугу среди потребителей. Этот момент объясняется следующими аспектами:

— Во-первых, бизнес сегодня рассматривает паблик рилейшнз не как инструмент создания паблисити или односторонней коммуникации с общественностью, а как процесс диалога и достижения компромисса с ключевыми для себя группами общества, как новый подход к налаживанию плодотворных отношений со стратегически важными группами общественности.

— Во-вторых, распространенным стал прагматический подход к паблик рилейшнз, использование ПР-инструментария как средства повышения эффективности бизнеса.

— В-третьих, руководство коммерческих организаций теперь ожидает от ПР-специалистов помощи в разработке стратегии связей с различными группами общественности. Руководство сегодня желает знать, что интересует общественность, каковы потребности, ориентации и установки различных групп населения, что происходит в других организациях.

Основными формами работы в данной пресс-службе являются презентации, пресс-конференции, проведение различных рекламных кампаний и акций, подготовка рекламно-информационной печатной продукции, т.п.

Так как информация носит сугубо рекламный характер, ее приходится размещать в СМИ на платной основе, но это не распространяется на те акции и мероприятия, которые проводятся совместно с органами государственной власти и некоммерческими общественными организациями, то есть, когда проекты приобретают социальную значимость.

В работе была рассмотрена деятельность пресс-службы компании ОАО «Мегафон». Был разработан план подготовки и проведения пресс-конференции.

Список используемой литературы

Королько, В. Г. Основы Паблик Рилейшнз: Учебник для студ.

вузов [Текст]. — М.: Рефл-бук:Ваклер, 2009. — 526 с.

Прохоров Е.П.

Введение

в теорию журналистики. Учеб. пособие [Текст]. — М.: Изд-во МГУ, 2005 г. — 367 с.

Тарасов А. С. Современная пресс-служба. [Текст]. — М.: Изд-во МГИМО (У) МИД РФ, 2007. — 342 с.

Хенслоу Ф. Практическое руководство по Паблик Рилейшнз. [Текст]. — Санкт-Петербург: Нева, 2008 г. — 192 с.

Круглый стол как ивент-формат [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.c-culture.ru/go/12

Материалы для прессы [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://uamconsult.com/book₅₁₃_chapter₂₃_5.

3.1. _Materialy_dlja_pressy.html

Новости [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://corp.megafon.ru/sotsialnaya_otvetstvennost/novosti/

Понятие выставок и ярмарок и их значение [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://bci-marketing.aha.ru/content/ponyatie-vystavok-i-yarmarok-i-ikh-znachenie

Пресс-конференция [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.remar.ru/rubric.php?id=25

Функции пресс-секретаря (пресс-службы) [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://gov.cap.ru/hierarhy.asp?page=./19 187/20560

Характер взаимоотношений пресс-службы и СМИ [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://forexaw.com/TERMs/Services/Media/l724_

Что такое брифинг? [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.kakprosto.ru/kak-82 427-chto-takoe-brifing

Что такое презентация? [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.eventenergy.ru/index.php?show=coa&id=211

Королько, В. Г. Основы Паблик Рилейшнз: Учебник для студ.

вузов [Текст]. — М.: Рефл-бук:Ваклер, 2009. — 526 с.

Прохоров Е.П.

Введение

в теорию журналистики. Учеб. пособие [Текст]. — М.: Изд-во МГУ, 2005 г. — 367 с.

Тарасов А. С. Современная пресс-служба. [Текст]. — М.: Изд-во МГИМО (У) МИД РФ, 2007. — 342 с.

Хенслоу Ф. Практическое руководство по Паблик Рилейшнз. [Текст]. — Санкт-Петербург: Нева, 2008 г. — 192 с.

Характер взаимоотношений пресс-службы и СМИ [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://forexaw.com/TERMs/Services/Media/l724_

Функции пресс-секретаря (пресс-службы) [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://gov.cap.ru/hierarhy.asp?page=./19 187/20560

Материалы для прессы [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://uamconsult.com/book₅₁₃_chapter₂₃_5.

3.1. _Materialy_dlja_pressy.html

Пресс-конференция [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.remar.ru/rubric.php?id=25

Что такое брифинг? [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.kakprosto.ru/kak-82 427-chto-takoe-brifing

Круглый стол как ивент-формат [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.c-culture.ru/go/12

Что такое презентация? [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.eventenergy.ru/index.php?show=coa&id=211

Понятие выставок и ярмарок и их значение [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://bci-marketing.aha.ru/content/ponyatie-vystavok-i-yarmarok-i-ikh-znachenie

Новости [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://corp.megafon.ru/sotsialnaya_otvetstvennost/novosti/