Автоматизация процесса обработки информации для сотрудников приёмной комиссии техникума

• 1. Общая часть
• 1.1 Цель разработки
• 1.2 Средства разработки
• 2. Специальная часть
• 2.1 Постановка задачи
• 2.2 Внешняя спецификация
• 2.3 Проектирование
• 2.4 Результаты работы программы
• 3. Технологическая часть
• 3.1 Инструментальные средства разработки
• 3.2 Отладка программы
• 3.3 Защитное программирование
• 3.4 Характеристики программы
• 4. Экономическая часть
• 4.1 Маркетинговое исследование рынка
• 4.2 Расчет себестоимости программы
• 4.3 Расчет экономической эффективности
• 4.4 Заключение
• 5. Техника безопасности и охрана труда
• 5.1 Принтер
• 5.2 Копировальный аппарат
• Заключение
• Список используемых материалов
• Приложение
• Введение

Автоматизированные системы обработки информации — область науки и техники, которая включает совокупность средств, способов и методов человеческой деятельности, направленных на создание и применение систем обработки информации. Данные системы широко распространены во всех областях деятельности. Автоматизированные системы играют большую роль в образовательных учреждениях. Они позволяют упростить деятельность многих отделов учреждения: приёмной комиссии, учебной части, отдела кадров и других.

Необходимость автоматизировать обработку информации возникла и в приёмной комиссии техникума. Как известно, ежегодно в наш техникум приходят сотни абитуриентов, желающих поступить на определённую специальность. Для поступления в первую очередь требуется необходимый пакет документов, и сотрудникам приёмной комиссии приходится вручную делать огромный объём работы. Кроме того, документы могут теряться, приходить в негодность, а на их восстановление требуется много времени.

Разработка автоматизированной системы, позволяющей хранить и обрабатывать данные об абитуриентах, поступающих в техникум — лучшее решение, подходящее в данной ситуации.

Информация о поступающих может впоследствии пригодиться при обучении в техникуме, поэтому полезным будет создание архива с возможностью восстановления данных. Помимо обработки входящей информации, сотрудникам приёмной комиссии нужно ежедневно подсчитывать статистику поступлений. Вследствие этого, актуальным будет включение в автоматизированную систему функции, позволяющей самостоятельно реализовать статистические подсчёты.

Создание данной программы — задача коллектива разработчиков. Умение грамотно распределить свои функции и составить график выполнения работы — главный шаг на пути к успешной разработке.

1. Общая часть.

1.1 Цель разработки.

Автоматизировать процесс обработки информации для сотрудников приёмной комиссии техникума. В частности, организовать архив и формирование статистики.

1.2 Средства разработки.

Технические средства.

Технические средства разработки (Табл.1) — это объект, на котором разрабатывалась программа, и его характеристики.

Табл.1. — Технические средства разработки.

Программные средства.

Программные средства разработки (Табл.2) — это программное обеспечение, используемое при разработке программы, и его характеристики.

Табл. 2. — Программные средства разработки.

Для создания документа «Сайт сервера Rust» использовался табличный процессор Microsoft Excel, входящий в пакет Microsoft Office 2013. Данный процессор предоставляет огромные возможности в плане создания и обработки табличной информации.

Для разработки программы использовалась среда программирования CSM Joomla 1.5, Денвер-3 (2013;06−02) содержит Apache 2.2.22 + PHP 5.3.13 + MySQL 5.5.25 + PhpMyAdmin 3.5.1.

Для создания элементов интерфейса использовался графический редактор Adobe Photoshop CS5. Данный редактор обладает широким спектром возможностей обработки графической информации.

2. Специальная часть.

2.1 Постановка задачи.

Разработать сайт «» для хранения и обработки информации об абитуриентах.

Предусмотреть ограничение доступа в программу, наличие архива с возможностью восстановления данных, а также формирование статистики на основе имеющейся информации.

Входные / выходные данные.

1) Информация о группах.

— Основная информация,.

— Информация о вступительных испытаниях.

2) Информация об абитуриенте.

— Основная информация,.

— Паспортные данные,.

— Выбранные специальности,.

— Образование,.

— Информация о родителях / опекунах,.

— Наличие документов,.

— Данные о ГИА/ ЕГЭ и/ или вступительных испытаниях.

Выходные данные.

1) Статистические данные по выбранной группе,.

2) Документ «Статистика поступлений».

Требования к проекту.

В программе должны быть предусмотрены:

1) Хранение и обработка информации об абитуриентах на сервере,.

2) Функции обработки информации.

— Добавление,.

— Изменение,.

— Удаление,.

— Поиск по параметрам: ФИО, пол, форма обучения, имя группы, возраст, общий балл, наличие льготы;

— Сортировка по возрастанию или по убыванию по параметрам: ФИО, возраст, общий балл;

— Архивация данных,.

— Восстановление данных из архива.

3) Вспомогательные функции программы.

— Функция ограничения доступа,.

— Функция подсчёта статистики.

2.2 Внешняя спецификация.

Описание задачи.

На основе предъявленных требований был сделан вывод, что для разработки программы выгоднее использовать базы данных в качестве единого хранилища информации.

Автоматизированная система «Абитуриент» — программа, разрабатываемая бригадой программистов. Она предполагает:

1) Наличие авторизации для ограничения доступа к программе,.

2) Хранение и обработку основной базы данных на сервере,.

3) Архивацию данных с возможностью их последующего восстановления,.

4) Формирование статистики за указанный период времени,.

5) Защиту информации, *.

6) Настройки программы, *.

7) Блок администрирования, *.

8) Формирование документов по шаблонам, *.

* - данная функция разрабатывалась другим программистом.

После запуска программы пользователю предлагается авторизация. Она ограничивает доступ к данным, а также делает разграничение на пользование определёнными функциями. К ним относятся: добавление, изменение, удаление, архивация, формирование документов по шаблонам, защита информации и настройки программы.

После входа в программу пользователю отображается список всех абитуриентов, желающих поступить в техникум. В зависимости от прав доступа он может выполнять различные манипуляции с данными.

Архив представляет собой базу данных, располагающуюся на сервере, структура которой идентична основной базе данных. Чтобы воспользоваться функцией архивации данных, необходимо на главном окне программы выбрать нужного абитуриента в списке и добавить его в архив или же в окне групп перенести сразу всех абитуриентов выбранной группы в архив. Пользователю отображается список всех записей, находящихся в архиве. Он может воспользоваться функцией восстановления данных, которая перенесёт всю информацию из архива в основную базу данных, а также функцией абсолютного удаления данных, вернуть которые уже невозможно.

Функция формирования статистики представляет собой обработку шаблона «Статистика поступлений», находящегося в папке с программой. При указании периода времени формируется готовый Excel-документ, представляющий собой таблицу с данными, а также две диаграммы: по очной и очно-заочной формам обучения. Документ сохраняется на диске в отдельной папке «Statistics».

Также существует статистика по группе. Для того чтобы её реализовать, достаточно просто выбрать нужную группу в соответствующем окне программы. Готовым результатом является текстовая информация с подсчитанными данными.

Входные / выходные данные.

Входными данными является вся введенная информация об абитуриенте, выходными — информация, отображаемая в программе (Табл.3).

Табл.3. — Входные / выходные данные.

Выходные данные.

Выходными данными (Табл.4) является документ «Статистика поступлений», статистические диаграммы, а также статистика по группе.

Табл.4. — Выходные данные.

Методы.

1) База данных приведена к третьей нормальной форме. Отношения должны находиться в первой нормальной форме, и в них должны отсутствовать функциональные и транзитивные зависимости.

2) Для разработки автоматизированной системы использовалась централизованная архитектура базы данных «Клиент-сервер». База данных и система управления базой данных (СУБД) хранится на сервере, а приложения базы данных на клиентских машинах в сети. Все приложения и пользователи работают с одной базой данных под управлением одной СУБД, установленных на сервере.

3) Для формирования статистики поступления абитуриентов в программе используется метод экспортирования и обработки документов Excel. Сформированный документ сохраняется в специальной папке с именем даты формирования документа.

Тесты.

1) Общая схема проверка программы.

Данная схема (Рис.1) показывает, по каким частям будет производиться проверка пакета программ. В приложении существует проверка подключения к базе данных, проверка ввода и вывода данных, проверка функциональной части программы, подразделенная на проверку вспомогательных функций программы и проверку основных функций базы данных.

Рис. 1. — Общая схема проверки программы.

2) Схема проверки функций обработки базы данных.

В данной схеме (Рис.2) описана общая проверка стандартных функций обработки базы данных программы.

Рис. 2. — Схема проверки функций обработки базы данных.

3) Схема проверки архивации данных.

В данной схеме (Рис.3) описана подробная проверка блока архивации данных. Она включает в себя проверку подключения к архивной базе данных, а также проверку стандартных функций обработки архивной базы данных.

Рис. 3. — Схема проверки архивации.

4) Схема проверки формирования статистики.

В данной схеме (Рис.4) описана подробная проверка формирования статистики. Она включает в себя проверку расчётов, проверку на экспорт и проверка построения диаграммы.

Рис. 4. — Схема проверки подсчёта статистики.

Контроль целостности данных.

Табл.5. — Контроль целостности данных.

2.3 Проектирование Архитектура базы данных Автоматизированная система «Абитуриент» построена на сетевой архитектуре «Клиент — сервер» (Рис.5). В данной архитектуре база данных размещается на сервере. Приложение, осуществляющее работу с этой базой, находится на компьютере пользователя. Приложение пользователя является клиентом. Архитектура «Клиент — сервер» позволяет нескольким клиентам сети работать с расположенной на сервере базой данных под управлением СУБД расположенной на этом сервере.

Для работы с данными используется реляционный способ доступа, что снижает нагрузку на сеть. Пользователи клиентских машин посылают запрос на сервер и получают те данные, которые им нужны. Вся обработка запросов выполняется на удаленном сервере.

Рис. 5. — Архитектура удаленной базы данных Функциональная схема.

1) Общая функциональная схема (Рис.6) отражает функциональность программы с помощью описания всех функций, имеющихся в программе.

Рис. 6. — Общая функциональная схема программы.

* -данная функция разрабатывалась другим программистом Рис. 7. Детальная функциональная схема программы.

2) Детальная функциональная схема (Рис.7) отражает функциональность программы с помощью подробного описания дополнительных индивидуальных функций.

Структурная схема Структурная схема (Рис.8) отображает иерархию модулей или иерархию объектов. Также структурная схема должна содержать поясняющую таблицу (Табл.6).

Рис. 8. — Структурная схема программы.

* - данный модуль разрабатывался другим программистом.

Табл. 6. — Пояснение структурной схемы.

Схемы данных.

1) Общая схема В данной схеме (Рис.9) показаны информационные блоки, на которые разделена программа. Каждый информационный блок включает в себя файлы с соответствующей информацией о данном блоке. Автоматизированная система включает в себя 6 информационных блоков. Схема содержит поясняющую таблицу (Табл.7).

Рис. 9. — Схема информационных блоков программы.

* - данный блок разрабатывался другим программистом.

Табл.7. — Описание блоков программы.

2) Инфологическая модель.

Инфологическая модель базы данных — это описание создаваемой базы данных, выполненное с использованием естественного языка, математических формул, таблиц, графиков и других средств, понятных всем людям, работающим над проектированием базы данных. Инфологическая модель базы данных не зависит от конкретной СУБД, в ней представлены сущности базы данных (название таблиц) и атрибуты сущности (названия столбцов таблиц).

В данной модели имеются следующие сущности:

— Сущности базы данных и архива (Рис.10) (Группа, Экзамены, Общая информация, Паспортные данные, Адрес, Поступление, Образование, Документы, Родители, Вступительные испытания, ЕГЭ, Предметы ЕГЭ);

— Дополнительные сущности (Рис.11) (Администрирование, Права, Настройки, Журнал посещений, Месторасположение).

3) Даталогическая модель Даталогическая модель (Рис.12) отображает инфологическую модель данных на компьютеро — ориентированной СУБД, т. е. проектирование базы данных привязывается к конкретному СУБД и компьютеру. В данной модели представлены те же сущности, что и в инфологической модели данных, но на английском языке. Содержит поясняющую таблицу (Табл.8).

Рис. 10. — Инфологическая модель данных. Сущности базы данных и архива Рис. 11. — Инфологическая модель данных. Дополнительные сущности Рис. 12. — Даталогическая модель данных Табл.8. — Описание даталогической модели данных.

Схемы пользовательского интерфейса.

1) Общая схема Общая схема пользовательского интерфейса (Рис.13) отражает навигацию по программе: все элементы пользовательского интерфейса, последовательность данных, окна, отображающиеся при работе с программой.

Рис. 13. — Общая схема пользовательского интерфейса.

2) Структура окна авторизации.

Структурная схема окна авторизации (Рис.14) показывает внешний вид окна авторизации, расположение компонентов выбора и кнопок входа в программу и отмены действия. Схема имеет таблицу, поясняющую данную схему (Табл.9).

Рис. 14. — Структура окна авторизации Табл.9. Описание структуры окна авторизации.

3) Структура общего окна Схема структуры общего окна приложения (Рис.15) представляет вид главного окна программы, расположение полей выбора в главном окне. Содержит таблицу, поясняющую данную структуру (Табл.10).

Рис. 15. — Структура общего окна.

Табл.10. — Описание структуры общего окна.

4) Структура окна архива Схема структуры архива программы (Рис.16) показывает окно, в котором содержится заархивированная информация. Содержит таблицу, поясняющую данную структуру (Табл.11).

Рис. 16. — Структура окна архива Табл.11. — Описание структуры окна архива.

2.4 Результаты работы программы Проверка работы программы проводилась в соответствии с тестами (п. 2.2.5) и контролем целостности данных (п. 2.2.6).

Иллюстрация работы программы.

1) Главное окно программы (Рис.17) содержит главное меню, панели функций, панель информации об абитуриентах и панель настроек.

Рис. 17. — Главное окно программы.

2) Окно архива программы (Рис.18) содержит список всех заархивированных абитуриентов и всю информацию о них. Предоставляет функцию восстановления данных из архива, абсолютного удаления данных, а также поиск и сортировку в архиве.

Рис. 18. — Окно архива программы.

3) Документ «Статистика поступлений» (Рис.19) представляет собой табличный документ формата Excel. Главным параметром составления данной статистики является указание периода времени, за который необходимо подсчитать статистику.

Рис. 19. — Документ «Статистика поступлений».

Проверка работы программы показала, что она готова к опытной эксплуатации.

3. Технологическая часть.

3.1 Инструментальные средства разработки При разработке автоматизированной системы «Абитуриент» использовалась интегрированная среда программирования Borland Delphi 7. В данной среде программирования использовались стандартные компоненты, а также компоненты дополнительной библиотеки Alpha Skins, позволяющие менять настройки интерфейса.

Используемые компоненты.

1) Для работы с базой данных:

IBQuery, IBTransaction, IBDatabase, DBGrid, DataSourse;

2) Для работы с приложением:

Main Menu, Label, sButton, sEdit, sLabel, sPanel, sMaskEdit, sComboBox, sCheckBox, sSpeedButton, sLabeledEdit, sSpinEdit, sDateEdit, sBevel, sPageControl, sGroupBox, sStatusBar, Timer, sFrameBar, sHintManager, ImageList, PopupMenu;

При формировании документа «Статистика поступлений» использовался табличный процессор Microsoft Excel 2003.

3.2 Отладка программы При отладке были использованы встроенные средства отладки инструментальной среды Delphi 7. При работе со средой программирования Delphi 7 возникали следующие ошибки:

1) Семантические ошибки при запуске программы (Пример — Рис.20).

Рис. 20. — Пример семантической ошибки при запуске программы.

2) Синтаксические ошибки при написании и редактировании кода (Пример — Рис.21).

Рис. 21. — Пример синтаксической ошибки при написании кода При работе с базами данным в СУБД Firebird возникали следующие ошибки:

1) Синтаксические ошибки в запросах (Пример — Рис.22).

Рис. 22. — Пример синтаксической ошибки при обработке запроса.

2) Семантические ошибки при подключении к базе данных (Пример — Рис.23).

Рис. 23. — Пример семантической ошибки при работе с базой данных.

3.3 Защитное программирование Защита ввода При вводе информации в программу, данные проверяются на ввод английских символов, ввод букв в полях для цифр или цифр в полях, предназначенных только для букв, а также возможность ввода только необходимых символов, что приводит к уменьшению ошибок в программе. В программе предусмотрен выбор возможных значений в некоторых полях, что снижает количество ошибок при вводе с клавиатуры.

Защита запросов При вводе информации в программу, проверяется количество символов вводимых данных. Программа защищена от превышения допустимого количества символов в базе данных.

Защита вывода При выводе информации на экран, проверяется тип данных, совпадение типов со свойствами объектов вывода, правильность версии цветовой схемы и версии отображения данных, а также понятность и доступность пользовательского интерфейса.

Защита шаблонов Для защиты шаблонов документов от случайных исправлений в случае надобности его редактирования, каждый шаблон имеет пароль для открытия документа.

3.4 Характеристики программы Табл.12. Характеристики модулей.

Программа работает со следующими информационными блоками:

1) ABITURIENT. fdb — файл, содержащий таблицы с данными об абитуриентах и пользователях программы;

2) ARСHIVE. fdb — файл, содержащий таблицы с данными об абитуриентах, занесенных в архив.

3) Statistics. xls — шаблон документа «Статистика поступлений».

4) Readme. txt — текстовый файл, содержащий информацию об установке приложения;

информация абитуриент программа интерфейс.

4. Экономическая часть.

4.1 Маркетинговое исследование рынка Программный продукт предназначен для автоматизации работы приёмной комиссии техникума.

Исследуя рынок сбыта, можно прийти к выводу, что данная программа не может быть применена в других учебных заведениях, так как требование к приему абитуриентов и внутренняя структура учебных заведений разная. При разработке программ для различных учебных заведений должен существовать собственный подход и требования к хранимым данным.

Автоматизированная система «Абитуриент» разработана специально для Российского торгово-экономического университета (Московского приборостроительного техникума) и содержит все нужные параметры для удобной эксплуатации системы приемной комиссией.

При внедрении автоматизированной системы в работу приемной комиссии техникума производительность труда увеличится, программа будет формировать и обрабатывать документы самостоятельно, при занесении данных абитуриента и производить сортировку и поиск абитуриентов в системе.

На основе данной программы возможно разработать автоматизированные системы для различных учебных заведений, но требования и параметры разработки должны быть учтены для конкретного учебного заведения и его специфики.

4.2 Расчет себестоимости программы Расчет затрат на материалы При работе над данным дипломным проектом были использованы следующие материалы (Табл.13).

Табл.13. — Материалы.

Общие расходы на материалы составляют 730 рублей.

Расчет затрат на заработную плату Над разработкой и отладкой программы работал программист — практикант с окладом 4370 рублей. Консультации проводил инженер с окладом 10 660 рублей.

На разработку программы исполнителю потребовалось 63 календарных дня из 63, отведенных для выполнения дипломной работы.

Табл.14. — Технологический процесс разработки программы.

Для консультаций с инженером программисту потребовалось 4 рабочих дня. Количество рабочих дней в месяце — 24.

Табл.15. — Тарифная ставка.

Табл.16. — Заработная плата.

Страховые взносы составляют 26% от основной и дополнительной зарплаты (З_осн + З_доп) и разделяются на взносы в:

— Пенсионный Фонд РФ — 14%,.

— Федеральный Бюджет — 6%,.

— Фонд Социального Страхования РФ — 2,9%,.

— Федеральный Фонд Обязательного Медицинского Страхования — 1,1%,.

— Территориальные Фонды Обязательного Медицинского Страхования — 2,0%.

Дополнительная зарплата (З_доп) составляет 10% от основной зарплаты (З_осн).

Общие затраты на заработную плату составляют сумму основной и дополнительной зарплаты и единого социального налога, и рассчитывается по формуле:

З_общ = З_осн + З_доп + С_оц.взн,.

где З_общ — общие затраты на заработную плату;

З_осн — основная заработная плата;

З_доп — дополнительная заработная плата;

С_оц.взн — взносы на социальное страхование.

З_общ = 13 246 +1324,6 +3789 = 18 359,6.

Общая зарплата для программиста и инженера составляет 18 359,6 рублей.

Расчет амортизации Расчет амортизации для данного дипломного проекта состоит из расчета амортизации персонального компьютера. Для создания автоматизированной системы используется ноутбук стоимостью 58 000 рублей. Срок службы ноутбука составляет 5 лет.

Амортизация ЭВМ в год рассчитывается по формуле:

А_г = С_ком / С_с,.

где А_г — амортизация ЭВМ в год;

С_ком — стоимость компьютера;

С_с — срок службы;

А_г = 58 000 /5 = 11 600.

Амортизация компьютера за время разработки рассчитывается по формуле:

А_р = А_г / 365 * В_р,.

где А_р — амортизация за время разработки;

В_р — время разработки;

А_р = 11 600 / 365 * 63 = 2002.

Амортизация ЭВМ составляет 2002 рубля за время разработки программы.

Расчет затрат на электроэнергию Для разработки автоматизированной системы были использованы затраты на электроэнергию, которые можно рассчитать по формуле:

З_эл = М * Т * С_т ,.

где З_эл — общие затраты на электроэнергию;

М — мощность, потребляемая компьютером;

Т — продолжительность работы (8*63);

С_т — нормативная стоимость З_эл = 0,11 * 504 * 3,4 = 188,5.

Затраты на электроэнергию для разработки автоматизированной системы составляют 188,5 рублей.

Расчет накладных расходов Накладные расходы составляют 15% от общего фонда заработной платы. Накладные расходы используются на организацию производства и управление и рассчитываются по формуле:

Р_н = 0,15 * З_общ,.

где Р_н — накладные расходы;

З_общ — общая зарплата;

Р_н = 0,15 * 18 359,6 = 2754.

Накладные расходы составляют 2754 рублей.

Расчет полной себестоимости программы П_себ = З_общ + А_р + З_эл + Р_н ,.

где П_себ — полная себестоимость;

З_общ — затраты на зарплату;

А_р — амортизация за время разработки;

З_эл — расходы на электроэнергию;

Р_н — общие накладные расходы.

П_себ = 18 359,6 + 2002 + 188,5 + 2754 = 23 304,1.

Полная себестоимость данной программы составляет 23 304,1 рублей.

4.3 Расчет экономической эффективности Определение расчетного коэффициента экономической эффективности Табл.17. — Коэффициент экономической эффективности.

Коэффициент экономической эффективности определяется по формуле:

Е_эф = (1- (Р_м/ Р_в))*100,.

где Е_эф — коэффициент экономической эффективности;

Р_м — стоимость работ на ЭВМ;

Р_в — стоимость работ старым способом;

К_эф = (1-(155,5/ 645))*100 = 76%.

Коэффициент экономической эффективности программы составляет 76%.

Экономия при выполнении данного объема работ составляет 489,5 рублей.

Расчет срока окупаемости программы Срок окупаемости программы рассчитывается по формуле:

Т_ок = 1/ Е_эф,.

где Т_ок — срок окупаемости;

К_эф — коэффициент экономической эффективности;

Т_ок = 1/ 0,76 = 1,32.

Срок окупаемости составляет примерно 1 год 4 месяца.

4.4 Заключение Расчет экономической части состоял из расчета себестоимости программы (затраты на материалы, заработную плату, расчет амортизации, электроэнергии, расчет накладных расходов) и расчета экономической эффективности (расчет коэффициента экономической эффективности и расчет срока окупаемости). Расчеты экономической части показали полезность разработки автоматизированной системы. Программы позволяет экономить 489,5 рублей в год для составления документов абитуриентов и занимает для этого намного меньше времени, чем при рукописном заполнении тех же документов. Расчет экономической эффективности показал, что программа окупит затраты на разработку примерно через год эксплуатации. Коэффициент экономической эффективности составляет 76%.

Маркетинговые исследования рынка показали, что программа такого типа возможна к эксплуатации в различных учебных заведениях, но требует собственного подхода к разработке и требованиям приемной комиссии.

Данная программа может развиваться и дорабатываться в зависимости от изменения параметров хранения информации.

5. Техника безопасности и охрана труда.

5.1 Принтер Любой принтер является сложным электроприбором, поэтому при работе с ним необходимо выполнять стандартные требования пожарной и электробезопасности. Также в любом принтере имеются движущиеся части, а некоторые элементы могут нагреваться в процессе работы до высокой температуры (в матричных и струйных принтерах это печатные головки, в лазерных принтерах — специальные нагревательные валы). Исходя из этого, необходимо дополнительно соблюдать следующие простые правила.

1) Необходимо исключить возможность попадания посторонних предметов в приемный лоток принтера. Чаще всего такими предметами являются металлические скрепки и скобы, другие мелкие канцелярские принадлежности. Проходя через тракт подачи бумаги, эти предметы почти наверняка послужат причиной выхода из строя принтера или картриджа.

2) Поднимать защитные крышки над каретками матричных и струйных принтеров для замены картриджей только тогда, когда принтер не выполняет и не готовится к выполнению печати. Конструкция матричных и некоторых струйных принтеров не блокирует подачу бумаги и движение каретки при поднятой крышке, в результате чего возможно получение травмы от движущихся или нагретых элементов принтера, а также поломки принтера при попадании внутрь постороннего предмета. В лазерных принтерах имеется встроенная блокировка, отключающая принтер при поднятии крышки, однако некоторые элементы долгое время остаются горячими.

3) В лазерных принтерах для получения изображения на бумаге используется тонер — мелкодисперсный порошок черного цвета. Тонер может раздражать слизистые оболочки и кожу, содержать канцерогенные вещества. При вдыхании этот порошок может привести к несчастным случаям или стать причиной заболевания.

4) Самостоятельно нельзя разбирать принтер и тем более включать его в разобранном состоянии. В лазерном принтере для формирования изображения на светочувствительном барабане используется лазерный луч, невидимый человеческим глазом. Однако, даже будучи невидимым, прямой или отраженный лазерный луч при попадании в глаза может безвозвратно повредить зрение.

5) Работа лазерных принтеров существенно влияет на параметры воздуха в помещении. При формировании изображения на фоточувствительном барабане, нагреве бумаги и затекании тонера на ней в воздух выделяются различные вредные вещества. Во время работы лазерных принтеров в воздухе помещения повышается содержание озона, оксида азота, оксида углерода, а также возможно выделение таких вредных веществ, как трихлорэтан, изооктан, толуол, бензол, ксилол, газообразных соединений кадмия и селена. Вследствие этого стоит позаботиться о наличии вентиляции в помещениях с установленными лазерными принтерами или о регулярном проветривании и влажной уборке таких помещений.

6) Не подключать лазерные принтеры к источникам бесперебойного питания, так как потребляемая мощность принтера в момент печати значительно превышает мощность стандартного персонального компьютера, на который рассчитан источник.

Еще одним вредным фактором при работе с принтерами является шум. Наивысшим уровнем шума во время работы обладают матричные принтеры, однако в паспортах этих приборов уровень шума, как правило, не указан, а фактический уровень может быть измерен разве что при проведении аттестации рабочего места. Это единственный тип принтеров, уровень шума которых может быть сопоставим с максимально допустимым на рабочих местах, оборудованных ПЭВМ. Все остальные принтеры работают заведомо тише.

5.2 Копировальный аппарат Копировальный аппарат во многом аналогичен лазерному принтеру. Многие современные многофункциональные устройства, обладающие функцией копирования, представляют собой струйный или лазерный принтер, совмещенный со сканирующим модулем. Однако классический копировальный аппарат несколько отличается от копира на основе лазерного принтера. Основное различие заключается в способе формирования изображения на светочувствительном барабане: вместо лазера в копировальных аппаратах используется высоковольтное коронирование. Этот способ обуславливает значительно более высокую концентрацию озона и оксида азота в воздухе.

Все остальные вредные факторы, влияющие на работающего с копировальным аппаратом человека, аналогичны таковым у лазерных принтеров. Соответственно, правила безопасности применяются аналогичные. Однако копировальные аппараты обладают, как правило, гораздо большей производительностью, нежели офисные принтеры. В связи с этим количество вредных веществ, выделяемых при работе копировального аппарата, значительно превышает количество вредных выделений от использования принтеров.

Размещение копировально-множительных участков в подвальных помещениях любых типов зданий не допускается. При применении аппаратов копировально-множительной техники настольного типа, а также единичных стационарных копировально-множительных аппаратов, используемых периодически, для нужд самого предприятия, допускается их установка в помещениях, где производятся другие виды работ. Площадь помещений на одного работающего должна составлять не менее 6 м² при кубатуре не менее 15 м³. Расстояние от стены или колонны до краев машины или аппарата должно составлять не менее 0,6 м, а со стороны зоны обслуживания — не менее 1,0 м. Минимальные размеры проходов, должны быть не менее 0,6 м. Помещения должны быть оснащены аптечкой для оказания первой медицинской помощи.

Помещения копировально-множительного производства должны быть оборудованы системами отопления и кондиционирования в соответствии с требованиями СНиП 2.04.05−91 «Отопление, вентиляция и кондиционирование». Места выделения вредных веществ, влаги, тепла должны быть оборудованы устройствами местной вытяжной вентиляции. Копировально-множительные аппараты, имеющие встроенные озоновые фильтры, могут эксплуатироваться без дополнительного устройства местной вытяжной вентиляции по месту их установки, при условии организации контроля воздуха рабочей зоны и замены озоновых фильтров, в зависимости от срока службы и объемов работ, производимых на копировальных аппаратах.

Заключение

Автоматизированная система «Абитуриент» представляет собой готовую к эксплуатации программу. Программа состоит из отдельных модулей, разработанных разными программистами. Все представленные требования успешно выполнены.

За время создания автоматизированной системы «Абитуриент» был повышен опыт в разработке программных продуктов, разработке и эксплуатации удалённых баз данных и визуальном программировании. Кроме того, был повышен опыт работы с заказчиком и в коллективе.

Во время разработки возникали проблемы различного характера.

Так как создание данной программы — задача совместная, то при разработке иногда не учитывались детали чужих модулей. Поэтому пришлось столкнуться с разными ошибками, которые впоследствии были исправлены.

Помимо возникновения проблем при разработке программы, также возникали разногласия в коллективе разработчиков, но совместная деятельность принесла много новых идей.

Необходимо помнить, что ежегодно в приёмной комиссии меняются какие-либо правила или документы. Соответствующие изменения надо производить и в программе для качественной автоматизации приёма. Поэтому автоматизированная система «Абитуриент» предполагает дальнейшее сопровождение.

Список используемых материалов.

1. А. Хомоненко, В. Гофман «Delphi 7 в подлиннике» БХВ-Петербург, 2008;

2. М. Фленов «Библия Delphi» БХВ-Петербург, 2008;

3. С. Бобровский «Delphi 7. Учебный курс» Питер, 2008;

4. А. Я. Архангельский «100 компонентов Delphi»;

5. Конспекты по дисциплине «Технология разработки программных продуктов», «Базы данных», «Разработка и эксплуатация удаленных баз данных», «Визуальное программирование»;

6. Сайт поиск интересующей информации;

7. Сайт помощь в разработке приложений в среде программирования Delphi;

8. Статья помощь при проектировании базы данных;

9. В. Н. Корняков «Программирование документов и приложений MS Office в Delphi» БХВ-Петербург, 2005.

Приложение 1.

Текст программы АННОТАЦИЯ Автоматизированная система «Абитуриент» разработана в инструментальной среде программирования Delphi 7. При разработке использовались следующие компоненты:

Main Menu, Label, sButton, sEdit, sLabel, sPanel, sMaskEdit, sComboBox, sCheckBox, sSpeedButton, sLabeledEdit, sSpinEdit, sDateEdit, sBevel, sPageControl, sGroupBox, sStatusBar, Timer, sFrameBar, sHintManager, ImageList, PopupMenu, IBQuery, IBTransaction, IBDatabase, DBGrid, DataSourse;

1. Модули программы Автоматизированная система «Абитуриент» включает в себя 9 модулей (Табл.18).

Табл.18. — Модули программы.

2. Листинг.

• 2.1. Abiturient
• 2.1.1. Screensaver. pas
• Модуль предназначен для отображения заставки
• unit Screensaver;
• interface
• uses
• Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,
• Dialogs, ExtCtrls, sGauge, ComCtrls, acProgressBar, StdCtrls, sLabel;
• type
• TScreensaver_form = class (TForm)
• Image1: TImage;
• sProgressBar1: TsProgressBar;
• sGauge1: TsGauge;
• Timer1: TTimer;
• Timer2: TTimer;
• sLabelFX1: TsLabelFX;
• и т.д.
• Приложение 2
• Руководство пользователя
• Аннотация
• Программа «Абитуриент» предназначена для использования сотрудниками приёмной комиссии техникума с целью автоматизации процесса приёма абитуриентов. Данная система разрабатывалась коллективом программистом.
• Совместными функциями были:
• 1) Наличие авторизации для ограничения доступа к программе,
• 2) Хранение и обработку основной базы данных на сервере.
• Индивидуальными функциями были:
• 1) Архивацию данных с возможностью их последующего восстановления,
• 2) Формирование статистики за указанный период времени,
• 3) Защиту информации,
• 4) Настройки программы,
• 5) Блок администрирования,
• 6) Формирование документов по шаблонам.
• 1. Условия работы программы
• 1.1. Техническое обеспечение

№.	Минимальные системные требования.
1.	Процессор	Pentium 1 GHz или выше.
2.	Видеокарта.	VGA совместимая.
3.	Оперативная память.	256 MB.
4.	Место на жёстком диске.	2 GB.
5.	Мышь.	Совместимая с ПК.
6.	Клавиатура.	Совместимая с ПК.
7.	Принтер	Совместимый с ПК.

• 1.2. Программное обеспечение

№.	Название.	Функция.
1.	Операционная система.	Windows XP/Vista/7.
2.	Microsoft Office 2003/2007.	Текстовый редактор для обработки шаблонов документов.

• 1.3. Состав эксплуатационного пакета
• В состав эксплуатационного пакета входит диск со следующей информацией:
• — Инсталлятор — файл «Setup.exe»,
• — Файл «Readme.txt» с инструкцией по установке программы,
• 2. Установка и вызов программы
• 2.1. Установка
• Чтобы установить автоматизированную систему «Абитуриент», необходимо запустить файл «Setup.exe». Инсталлятор самостоятельно установит программу, пошагово согласовываясь с пользователем. Директория по умолчанию: «C:Abiturient 2010…».
• 2.2. Вызов
• Для работы с программой, пользователю необходимо запустить файл «ABITURIENT 2010. exe», который находится в корневой папке на диске или его ярлык на Рабочем столе.
• 3. Описание работы программы
• При запуске файла «ABITURIENT.exe» открывается заставка программы (Рис.1), где можно видеть процентное состояние загрузки программы.
• 3.1. Окно авторизации
• При открытии окна авторизации (Рис.2) программы пользователю предоставляется возможность ввода логина и пароля для входа в программу. Для дешифрации данных базы и возможности работы с функциями программы пользователю прелагается ввести ключ. При входе в программу без ключа вся функциональная часть программы недоступна, а данные отображаеются в зашифрованном виде (Рис.3).
• Рис. 1. — Заставка программы
• Рис. 2. — Окно авторизации
• Рис. 3. — Шифрация данных
• 3.2. Главное окно программы
• В зависимости от скина, закреплённого за авторизованным пользователем, открывается главное окно программы (Рис.4) в определённой цветовой гамме. Также при авторизации определяется доступность и недоступность имеющихся функций.
• Рис. 4. — Главное окно программы
• Главное окно программы содержит два вида панели инструментов: слева и сверху (Рис.5):
• Рис. 5. — Панель инструментов
• На главном окне программы имеется полный список абитуриентов (Рис.6)
• Рис. 6. — Список абитуриентов
• Воспользоваться основными функциями обработки базы данных можно на представленной выше панели инструментов. Просмотр, добавление и изменение информации представлено в режиме вкладок.
• — Основная информация (Рис.7)
• Рис. 7. — Основная информация
• — Паспортные данные (Рис.8)
• Рис. 8. — Паспортные данные
• — Адрес (Рис.9)
• Рис. 9. — Адрес
• — Поступление (Рис.10)
• Рис. 10. — Поступление
• — Родители (Рис.11)
• Рис. 11. — Родители
• — Образование (Рис.12)
• Рис. 12. — Образование
• — Наличие документов (Рис.13)
• Рис. 13. — Наличие документов
• — Вступительные испытания (Рис.14)
• Рис. 14. — Вступительные испытания
• Чтобы добавить абитуриента или изменить о нём информацию, необходимо на нижней панели функций (Рис.15) нажать кнопку «Сохранить». Кнопка «Отмена» возвращает пользователя обратно к списку всех абитуриентов.
• Рис. 15. — Панель функций
• При удалении или архивировании абитуриента в программе появляется диалоговое окно с соответствующим запросом (Рис.16)
• Рис. 16. — Диалоговое окно удаления
• Главное окно программы включает в себя также такие функции, как: поиск, статистика поступлений, формирование документов, защита информации, настройки программы, а также панель с калькулятором и календарём для облегчения работы с данными.
• Правая часть окна делится на четыре части:
• 1) Поиск (Рис.17). Выполняется при указании основного параметра и при желании дополнительных параметров.
• Рис. 17. — Панель поиска
• 2) Сортировка (Рис.18). Выполняется при указании параметра сортировки, а также вида сортировки: по возрастанию или по убыванию.
• Рис. 18. — Панель сортировки
• 3) Статистика поступлений (Рис.19)
• Рис. 19. — Панель статистики поступлений
• 4) Формирование документов (Рис.20)
• Рис. 20. — Панель формирования документов
• При выборе определённой даты производится расчёт по различным показателям и по шаблону документа Excel (Рис.21) формируется документ «Статистика поступлений» (Рис.22).
• Рис. 21. — Шаблон документа «Статистика поступлений»
• Рис. 22. — Готовый документ «Статистика поступлений»
• 3) Формирование документов
• Формирование документов происходит по готовым шаблонам Word. Всего имеется 5 видов документов:
• — Заявление (Рис.23)
• Рис. 23. — Пример готового документа «Заявление»
• — Расписка о приёме документов (Рис.24)
• Рис. 24. — Пример готового документа «Расписка»
• — Экзаменационный лист (Рис.25)
• Рис. 25. — Пример готового документа «Экзаменационный лист»
• — Справка об оценках (Рис.26)
• Рис. 26. — Пример готового документа «Справка об оценках»
• — Титульный лист (Рис.27)
• Рис. 27. — Пример готового титульного листа
• Все документы автоматически сохраняются в папку Documents, находящуюся в папке с программой.
• В качестве удобства пользования программой имеются дополнительные функции — календарь и калькулятор (Рис.28).
• Рис. 28. — Календарь и калькулятор
• В программе также имеются настройки. Они делятся на три блока:
• — Общие настройки (Рис.29)
• Рис. 29. — Общие настройки
• — Настройки интерфейса (Рис.30)
• Рис. 30. — Настройки интерфейса
• — Настройки безопасности (Рис.31)
• Рис. 31. — Настройки безопасности
• Главное окно программы содержит главное меню (Рис.32)
• Рис. 32. — Главное меню программы
• Всего в главном меню содержится 7 пунктов:
• — Функция (Рис.33). Включает в себя функции: смена пользователя, добавление, изменение, архивирование и удаление данных.
• Рис. 33. — Меню «Функция»
• — Настройки (Рис.34). Включает в себя переход на панели настроек: общие, интерфейс, безопасность.
• Рис. 34. — Меню «Настройки»
• — Вид (Рис.35). Включает в себя смену пользовательского интерфейса. Можно выбрать режим отображения функций: вкладки, панели или окна, а также вид отображения панели инструментов: сбоку или сверху.
• Рис. 35. — Меню «Вид»
• — Данные (Рис.36). Включает в себя возможность шифрования и дешифрования информации, а также смену ключа.
• Рис. 36. — Меню «Данные»
• — Сервис (Рис.37). Подразумевает под собой переход на дополнительные окна, имеющиеся в программе: информация о группах, администраторская, архив.
• Рис. 37 — Меню «Сервис»
• — Справка. Содержит инструкцию по пользованию программой.
• — Выход из программы, при котором появляется диалоговое окно (Рис.38).
• Рис. 38. — Диалоговое окно выхода из программы
• 3.3. Окно информации о группах
• Окно информации о группах (Рис.39) содержит список всех групп и экзаменов, закреплённых за определёнными группами, которые можно добавлять, изменять или удалять.
• Рис. 39. — Окно информации о группах
• Также при выборе определённой группы доступны следующие функции:
• — Генерация шифра,
• — Формирование документов «Экзаменационная ведомость» по выбранной дисциплине,
• — Формирование документа «Результаты вступительных испытаний»,
• — Статистика абитуриентов,
• — Архивация абитуриентов.
• Чтобы добавить группу, необходимо нажать на кнопку «Добавить» на панели инструментов. Панель добавления (Рис.40) помимо информации о группе содержит информацию об экзаменах.
• Рис. 40. — Панель добавления группы
• Чтобы вызвать панель изменения информации о группе (Рис.41), необходимо нажать на кнопку «Изменить информацию» на панели инструментов.
• Рис. 41. — Панель изменения информации о группе
• Генерация шифра происходит при формировании двух документов и заносится в базу данных:
• 1) Документ «Экзаменационная ведомость» (Рис.42) представляет собой сводную таблицу по выбранной группе и дисциплине, содержащую список абитуриентов, отсортированных по возрастанию, а также номера экзаменационных листов соответственно на каждого человека.
• Рис. 42. — Пример готовой экзаменационной ведомости
• 2) Документ «Результаты вступительных испытаний» (Рис.43) представляет собой сводную таблицу по выбранной группе, содержащую список абитуриентов, отсортированных по возрастанию, а также номера экзаменационных листов и общего балла соответственно на каждого человека.
• Рис. 43. — Пример готового документа «Результаты вступительных испытаний»
• Статистика абитуриентов по выбранной группе (Рис.44) представляет собой текстовую информацию с соответствующими расчётами: количество человек, льготников, иногородних и иностранцев, а также средний общий балл по группе.
• Рис. 44. — Статистика по группе
• Чтобы добавить абитуриентов выбранной группы в архив, необходимо нажать на кнопку «Удалить группу» и в диалоговом окне (Рис.45) нажать «Да».
• Рис. 45. — Диалоговое окно архивации абитуриентов группы
• 3.4. Администраторская
• Администраторская (Рис.46) представляет собой окно со списком всех пользователей. Можно пользоваться функциями регистрации нового пользователя, изменения информации о пользователе, удаление пользователя. Необходимо учитывать, что при добавлении и изменении нужно также указывать доступность функций. Также администратор может просмотреть все действия выбранного пользователя за время пользования программой.
• Рис. 46. — Администраторская
• Чтобы зарегистрировать нового пользователя, необходимо нажать на кнопку «Регистрация нового пользователя», заполнить все необходимые поля на панели регистрации (Рис.47) и нажать на кнопку «Сохранить».
• Рис. 47. — Панель регистрации нового пользователя
• Чтобы изменить информацию о пользователе, необходимо нажать на кнопку «Изменить информацию о пользователе» и выполнить соответствующие корректировки (Рис.48).
• Рис. 48. — Панель изменения информации о пользователе
• 3.5. Архив
• Архив (Рис.49) представляет собой окно, где вся информация о заархивированных абитуриентах расположена в таблице и на вкладках по аналогии с главным окном программы. Пользователь может воспользоваться функцией восстановления записи, а также абсолютного удаления. В том числе доступен поиск и сортировка в архиве.
• Рис. 49. — Архив
• Поиск представляет собой отдельную панель ниже таблицы (Рис.50). В качестве параметра указывается ФИО абитуриента, год занесения в архив, а также группа, в которой абитуриент сдавал вступительные испытания.
• Рис. 50. — Поиск по архиву
• Сортировка происходит путём выбора параметра для сортировки и нажатия на заголовок таблицы (Рис.51). Первый щелчок означает сортировку по возрастанию, второй — по убыванию. Параметрами для сортировки являются: ФИО, общий балл, возраст и дата занесения в архив.
• Рис. 51. — Сортировка данных в архиве
• 4. Входные / выходные данные
• 4.1. Входные данные
• Данная информация вводится пользователем при работе с программой.
• Табл.1. — Входные данные

№ п/п.	Наименование поля.	Ограничение в символах.	Способ ввода.
Основная информация.
	ФИО.		Клавиатура.
	Пол.	;	Выбор из списка.
	Дата рождения.		Клавиатура.
	Форма обучения.	;	Выбор из списка.
	Шифр		Автоматическая генерация.
	Изучаемый язык.		Клавиатура / выбор из списка.
	Мобильный телефон.		Клавиатура.
	Электронная почта.
	Льгота.	;	Выбор из списка.
	Общий балл.		Автоматическая генерация.
	Дата подачи заявления.
	Возраст.
Поступление.
	Название специальности.	;	Выбор из списка.
	Код специальности.
	Вид обучения.
	Приоритет.		Автоматическая генерация.
Адрес.
	Вид адреса.	;	Выбор из списка.
	Город, округ.		Клавиатура / выбор из списка.
	Индекс.		Клавиатура.
	Улица.
	Дом.
	Корпус.
	Квартира.
	Домашний телефон.
Паспортные данные.
	Серия.		Клавиатура.
	Номер
	Место рождения.		Клавиатура / выбор из списка.
	Гражданство.
	Место выдачи.		Клавиатура.
	Дата выдачи.
	Код подразделения.
Группа.
	Название группы.		Выбор из списка.
	Поток.	;
Вступительные экзамены.
	Дисциплина.	;	Автоматическая генерация.
	Экзаменатор		Клавиатура.
	Дата экзамена.
	Время экзамена.
	Аудитория.
Образование.
	Вид образования.	;	Выбор из списка.
	Название учебного заведения.		Клавиатура.
	Серия документа об образовании.
	Номер документа.
	Дата выдачи документа.
ЕГЭ / ГИА.
	Номер свидетельства ЕГЭ / ГИА.		Клавиатура.
	Дата получения свидетельства ЕГЭ/ГИА.
	Место выдачи ЕГЭ / ГИА.
Предметы ЕГЭ / ГИА.
	Предмет ЕГЭ / ГИА.	;	Автоматическая генерация.
	Балл ЕГЭ / ГИА.		Клавиатура.
Родители.
	Вид родства.	;	Автоматическая генерация.
	ФИО родителя.		Клавиатура.
	Рабочий телефон.
	Мобильный телефон.
	Место работы.
	Должность.
Результаты вступительных экзаменов.
	Дисциплина.	;	Автоматическая генерация.
	Балл.		Клавиатура.
	Явка.	;	Выбор
Наличие документов.
	Фото.	;	Выбор
	Заявление.	;	Выбор
	Справка 086-у.	;	Выбор
	Копия паспорта.	;	Выбор
	Справка о прописке.	;	Выбор
	Документ об образовании.	;	Выбор
	Документ по льготе.	;	Выбор

• 4.2. Выходные данные
• Данная информация выводится для просмотра при работе с программой.
• Табл.2. — Выходные данные

№ п/п.	Наименование поля.	Способ вывода.
	Документ «Заявление».	Microsoft Word.
	Документ «Расписка о приёме документов».
	Документ «Экзаменационный лист».
	Документ «Справка».
	Титульный лист.
	Документ «Экзаменационная ведомость».
	Документ «Результаты вступительных испытаний».
	Документ «Статистика поступлений».	Microsoft Excel.
	Статистика по группе.	Вывод на экран в программе.

• 5. Сообщения
• При возникновении в программе действий, приводящих к потере информации или другим неординарным ситуациям, пользователю предоставляется сообщение с запросом на подтверждение или предупреждением.
• Табл.3. — Сообщения

№.	Ситуация.	Сообщение.	Примечание.
	Введён неверный пароль.	Введён неверный пароль!	Проверьте правильность пароля.
	Удаление выбранной записи.	Вы точно хотите удалить запись?	Подтвердите удаление.
	Удаление выбранной группы.	Вы хотите добавить всех абитуриентов данной группы в архив?	Подтвердите архивирование.

• Приложение 3
• Результаты работы программы
• Функция подсчёта статистики подразумевает обработку шаблона (Рис.1), который хранится в папке с программой на диске в готовый документ «Статистика поступлений» (Рис.2), представляющий собой таблицу. В данной таблице по каждой специальности рассчитываются следующие показатели:
• — Количество подавших заявление за указанный период
• — Количество забравших заявление за указанный период
• — Количество абитуриентов за всё время
• — Количество поданных заявлений за всё время
• Рис. 1. — Шаблон документа «Статистика поступлений»
• Рис. 2. — Пример готового документа «Статистика поступлений»