Анализ использования систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

Содержание ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Технологии электронного документооборота

1.1.1 Технологии хранения электронных документов

1.1.2 Технология поточного сканирования

1.1.3 Технология оптического распознавания текстов документов

1.1.4 Технология штрих-кодирования документов

1.1.5 Технология подписания документов ЭЦП

1.1.6 Технология полнотекстового и атрибутного поиска

1.1.7 Документационные процессы

1.2 Электронный документ

1.3 Виды обработки электронных документов

1.3.1 Специфика электронного документооборота

1.4 Задачи электронного документооборота

1.5 Функции электронного документооборота

1.6 Внедрение электронного документооборота

1.7 Электронный документооборот. Плюсы и минусы

1.8 Расходы на электронный документооборот

1.9 Цели внедрения электронного документооборота ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1 Документооборот органов власти

2.2 Использование систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

2.2.1 Принципы использования систем электронного оборота ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная функция любого государственного учреждения — принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

При этом важно понимание того, что сам по себе документооборот в органах государственного управления не является замкнутой системой направленной на чисто формальное обеспечение движение документа внутри организации, начиная с момента его поступления и заканчивая выпуском исходящего, нормативно-правового либо иного управленческого документа. Такая формализация свойственна традиционным задачам делопроизводства, которые достаточно хорошо развиты в отечественной практике работы с документами и реализованы во множестве отечественных автоматизированных систем. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации основных делопроизводственных функций — регистрации документов, формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.

Однако на практике становится очевидным, что документооборот, а в органах государственной власти это наиболее ярко выражено, это достаточно сложный механизм, обеспечивающий решение множества задач и находящийся на стыке множества функций управления.

В первую очередь это информационно-аналитическое обеспечение принятия управленческих решений.

Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, факторов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т. д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляют основу государственного управления. Управленческие процессы — это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, распространение социальной информации, т. е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения, и, следовательно, результаты их реализации.

Подготовка любого документа, будь то нормативно-правовой или организационно-распорядительный документ, ответ на входящий или инициативный исходящий документ, отработка обращений граждан, как правило, начинается с поиска информации о вопросе или вопросах которым посвящены данные документы. Например, поиск ранее выпущенных, подготовленных документов по данному вопросу, информация о результатах их исполнения и т. п. Нередко объем интересующей информации может достигать довольно внушительных размеров. В этой связи актуальными становятся вопросы обеспечения доступа к информационным ресурсам и сокращения временных затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Далее немаловажной функцией документооборота является подготовка или создание документа. Порой подготовка простых документов типа «+ на ваш запрос сообщаем +» может занимать много времени. Здесь встречаются такие задачи как: хранение и обеспечение доступа к банку шаблонов и бланков документов; организация и управление коллективной работой над созданием документов. При этом необходимо обеспечить необходимый уровень регламентации доступа к документам. Оперативность, с которой решаются данные задачи напрямую влияет на конечный срок подготовки документов.

После того как документ создан, как правило, следует формализованный процесс его согласования. И здесь эффективный документооборот не может обойтись без решения традиционных задач делопроизводства — регистрация; назначение маршрута; контроль сроков согласования. Без этой информации не возможно отследить дальнейшую судьбу документа, но при этом, важно обеспечить высокий уровень оперативности доставки документов исполнителями согласователям и обратно, а также обмен информацией рождаемой в процессе согласования. Зачастую согласование приводит к некоторым изменениям первоначального документа. Здесь возникает необходимость обеспечения хранения версий документов.

Все перечисленное позволяет сказать, что автоматизация документооборота — сложный процесс, требующий решения множества задач, и от эффективности и комплексности, решения которых зависит эффективность функционирования организации в целом и эффективность вложенных в автоматизацию средств.

В условиях широкого распространения информационных технологий в Российской Федерации, развития электронного правительства, внедрения электронного документооборота, оказания электронных услуг работа и является актуальной и практически значимой.

Целью работы является анализ развития электронного правительства и электронного документооборота в государственных органах. В связи с формулированной целью были поставлены следующие задачи:

— Рассмотреть виды, задачи и функции электронного документооборота, его плюсы и минусы.

— Анализ использования систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Технологии электронного документооборота

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

1.1.1 Технологии хранения электронных документов

Электронный документ в СЭД состоит из набора атрибутов, определяющие его свойства и использующиеся для различных автоматизированных задач, таких как: поиск, классификация, построение отчётов, групповая обработка, и т. д., и непосредственно файла документа. В некоторых случаях файл документ может создаваться «на лету», автоматически по заданному шаблону, в котором переменные заменяются значениями из атрибутов документа и из базы данных. Атрибуты электронного документа, как правило, хранятся в таблицах базы данных. Если файл документа может быть проиндексирован, то его текст помещается в специальный индексный каталог СУБД для индексации, что позволяет выполнять полнотекстовый поиск. Сам файл документа записывается в папку информационного хранилища системы документооборота. Как правило, доступ к такому файлу предоставляется пользователям через систему управления правами доступа СЭД. Прочий доступ к файлу закрывается.

1.1.2 Технология поточного сканирования

Поточное сканирование — это массовое сканирование документов с последующим помещением отсканированных образов в базу данных системы учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование — поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого оборудования) автоматическое нанесение штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных карточек. Если карточки создаются в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с последующим направлением карточки по заданному маршруту.

1.1.3 Технология оптического распознавания текстов документов

Оптическое распознавание документа — это процесс преобразования электронного образа документа в текстовый формат. Электронный образ документа получается при сканировании или фотографировании документа, а так же в случае специального преобразования текстового документа в графический формат, например jpeg. Процедура преобразует графический образ документа в редактируемый текст. Для оптического распознавания используются специальные программные средства. Они могут быть самостоятельными приложениями или интегрированными в систему документооборота. СЭД содержит встроенный модуль. Его возможностей достаточно для распознавания документов, набранных распространенными шрифтами. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.

1.1.4 Технология штрих-кодирования документов

Штрих-кодирование документов — это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В СЭД уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа и применяется:

1) При регистрации входящих документов. Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.

2) Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.

3) Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в раздел «Места хранения» карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться:

· при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов

· в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов

1.1.5 Технология подписания документов ЭЦП

Подписание электронно-цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания, а так же удостовериться в корректности подписи. Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно-цифровой подписи — программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП — это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров — организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.

Для обеспечения сохранности сертификата ЭЦП от его хищения злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные комплексы, такие как смарт-карты или ключи типа I-Token. Они имеют специальное защищённое хранилище и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае если PIN код будет несколько раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.

электронный документооборот кодирование государственный

1.1.6 Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск — это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле «Регистрационный номер», а критерий «Контрагент», обеспечивает поиск в поле «Отправитель» или «Получатель» и т. д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск это поиск по одному или нескольким критериям в тексте электронных документов. При полнотекстовом поиске возможен поиск по словоформам, если поисковая система это поддерживает. В большинстве систем электронного документооборота полнотекстовый поиск выполняется средствами, предоставляемыми системами управления базами данных (СУБД), которые используют СЭД для хранения документов. Мощные средства полнотекстового поиска есть в СУБД MS SQL SERVER и в ORACLE. Некоторые СЭД используют собственные форматы баз данных и собственные технологии поиска. Для того чтобы полнотекстовый поиск был возможен, необходимо что бы документ был представлен в одном из форматов, для которых имеется возможность полнотекстового поиска. В первую очередь это текстовые форматы, форматы документов (doc, docx и др.), таблиц (xls и др.), презентаций, почтовых сообщений. Документ в таком формате помещается в специальный индекс СУБД. Если же документ представлен в графическом формате (Tif, jpeg и т. п.), то для того, чтобы он мог участвовать в полнотекстовом поиске, необходимо выполнить процедуру его оптического распознавания. В результате будет создан файл, содержащий текст документа. Этот файл будет прикреплен к карточке и по нему станет возможно выполнение поиска.

1.1.7 Документационные процессы

Документационный процесс — это набор логически связанных между собой этапов обработки документов, на каждом из которых происходит трансформация определённых свойств документа. Процедуры обработки могут выполняться как людьми, так и с помощью программ. В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:

1) Условия переходов

2) Ветвления маршрута

3) Циклы маршрута

4) Запуск:

· Подпроцессов

· Таймеров контроля сроков

· Автоматизированных процедур обработки

· Роли пользователей, участвующих в обработке документа Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.

1.2 Электронный документ

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

1) Управление правами доступа пользователей к информации и документу

2) Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.

3) Создание и отображение версий документа

4) Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:

· Модель (схема) электронного согласования документа

· Лист согласования документа

· Замечания согласующих лиц

· Иерархия резолюций, ход исполнения документа

· Контрольные отметки

· Учёт переноса сроков исполнения документа

· И другие

5) Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т. п.

6) Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД

7) Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа

8) Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера

9) Отображение журнала событий работы с документом Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота используются специальные журналы и папки, например:

· Журнал регистрации документов

· Журнал контроля исполнения документов

· Журнал согласования документов

· И другие

1.3 Виды обработки электронных документов

Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств.

К таким процедурам можно отнести:

1) Общие виды обработки:

· Создание

· Редактирование

· Сохранение

· Переименование

· Перемещение по маршруту

· Помещение в папку

· Индексирование

· Удаление

2) Специализированные виды обработки:

· Экспертиза

· Согласование, визирование, подписание

· Регистрация

· Классификация

· Исполнение

· Контроль

· Связывание документов по ссылкам

· Поиск

· И другие, определяемые спецификой.

Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.

1.3.1 Специфика электронного документооборота

В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.

Можно выделить следующие виды электронного документооборота:

· Производственный

· Управленческий

· Технологический

· Бухгалтерский

· Складской

· Офисный

· И другие.

1.4 Задачи электронного документооборота

Автоматизированный документооборот предназначен для решения большого спектра задач. К таким задачам можно отнести:

1) Систематизацию и регламентацию работы с документами

2) Подготовка документов по шаблонам

3) Ведение номенклатуры дел организации

4) Автоматизацию учёта документов, в том числе:

· Классификацию документов по различным критериям

· Регистрацию документов по заданным шаблонам и алгоритмам

· Учёт сроков хранения

· Помещение документов в дела и разбивка дел на тома

3) Автоматизацию поиска документов

4) Электронную рассылку документов

5) Автоматизацию процедур коллективной работы с документом:

· Разработка проекта документа

· Согласование документа

· Экспертиза документа

· Исполнение документа

6) Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации Кроме выше перечисленного, современные СЭД так же реализует дополнительные задачи, которые раньше выполняли отдельные программы:

· Оперативный обмен информацией и документами — вместо электронной почты и интернет пейджеров

· Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами — вместо интернет порталов

· Работа с органайзером и списком персональных поручений — вместо ежедневников

1.5 Функции электронного документооборота

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:

1) Создание атрибутных карточек документов

2) Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов

3) Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных СЭД

4) Создание версий документов

5) Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов

6) Сохранение образа документа в файл pdf или ms word

7) Управление правами доступа пользователей СЭД

8) Создание маршрутов документов

9) Управление движением документов по маршрутам

10) Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний

11) Ведение журналов документов

12) Ведение справочников и классификаторов

13) Регистрация и классификация регистрируемых в СЭД документов

14) Формирование поручений

15) Поиск карточек документов

16) Подписание документов ЭЦП

17) Формирование отчётов и статистики о движении документов К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:

1) Возможность удалённой работы с документами через Интернет

2) Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных

3) Возможность одновременной работы с СЭД

4) Обеспечение информационной безопасности

· Персональная аутентификация пользователей СЭД

· Шифрование трафика

· Ролевая модель управления доступом

· Использование цифровых сертификатов

1.6 Внедрение электронного документооборота

На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

1.7 Электронный документооборот. Плюсы и минусы

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения СЭД может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести:

· Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве

· Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т. п.)

· Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам

· Быстрый поиск документов

· Аудит доступа пользователей к документам К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

1.8 Расходы на электронный документооборот

Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? К первичным расходам можно отнести:

1) Лицензии на программное обеспечение СЭД. Чем больше будет приобретаться лицензий, тем дешевле будет стоимость одной лицензии СЭД

2) Сервер приложения СЭД:

· «Железо» сервера

· Лицензии на программное обеспечение сервера

3) Затраты на техническое обновление оборудования

4) Затраты на обучение персонала и администраторов

5) Затраты на ввод СЭД в эксплуатацию:

· Настройку и доработку сэд по техническому заданию

· Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование)

· Интеграция сэд с другими системами Долгосрочные расходы на электронный документооборот будут включать:

· Затраты на сопровождение СЭД:

— Консультации специалистов тех. Поддержки

— Обновление версий СЭД

— Обновление сопутствующего программного обеспечения

1.9 Цели внедрения электронного документооборота

В каждом из проектов внедрения автоматизации документационных процессов могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как с текущим состоянием документооборота в организации, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в организации:

Качественные цели внедрения, например:

· Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций

· Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов

· Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т. д.

· Сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Поскольку многие СЭД содержат систему контроля исполнения, то одной из целей перехода на автоматизированный документооборот является повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки. Достигается такой эффект за счёт «повышения прозрачности» процесса исполнения документа. В СЭД по каждому документу, требующему контроля исполнения, автоматически создаются и доставляются исполнителям карточки поручений. В карточке документа отображается ход исполнения поручений, их статусы, сроки, исполнители и т. д. Это позволяет контролёру документа оперативно вмешаться в процесс исполнения, если будет замечено отставание от заданных сроков. В этом СЭД может помочь контролёру за счёт автоматического контроля сроков исполнения и рассылки уведомлений о событиях.

Количественные цели внедрения электронного документооборота, например:

· Сокращение времени на поиск документов до 10 раз. Поиск одного документа должен быть сокращён с 10 минут до 1-й минуты

· Увеличение числа обработки обращений в день одним сотрудником в два раза с 10шт. До 20шт.

· Сокращение расходов на бумагу и картриджи в два раза с 20 000руб в месяц до 10 000 руб.

· Сокращение сроков согласования договоров в четыре раза, с восьми дней до двух дней.

· И т.д.

Следует помнить, что внедрение электронного документооборота в денежном выражении может намного превышать затраты на бумажный документооборот.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1 Документооборот органов власти

В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий (внедрения электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т. п.).

Возможности системы электронного документооборота позволяют решить целый комплекс задач по автоматизации документооборота и других направлений работы органов власти.

Решаемые задачи:

1) обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;

2) повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;

3) обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению;

4) ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;

5) обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;

6) снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.

Для решения данных задач федеральным и региональным органам законодательной и исполнительной власти, а также органам местного самоуправления имеет смысл организовать:

1) Электронный документооборот внутри организации:

· все документы (входящие и исходящие) хранятся в единой системе — формируется единое информационное пространство организации независимо от территориальной удаленности подразделений;

· вероятность потери документов при безбумажном документообороте снижается до минимума в отличие от работы с бумажными документами;

· на поиск необходимого документа требуется всего несколько минут — средства атрибутивного поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду;

· согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2−3 дней, даже если один согласующий сидит в Калининграде, а второй — во Владивостоке;

· участники процесса согласования имеют доступ к рецензиям иных согласующих, а также к версиям документа;

· экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом;

· с обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений;

· документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организации ЭЦП (электронной цифровой подписи);

· руководители различных уровней имеют целостную картину происходящих процессов.

2) Межведомственный электронный документооборот:

· документы из одного ведомства (организации) в другое передаются за считанные минуты: например, из органа исполнительной власти края в орган местного самоуправления краевого центра распоряжение губернатора поступает через несколько минут после подписания;

· снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса;

· появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления госуслуг;

· документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях ЭЦП (электронной цифровой подписи) — передача подписанных ЭЦП документов может считаться достаточной и не требовать дублирования бумажными документами;

· поиск документов, независимо от организации их подготовившей, занимает несколько минут, если межведомственный документооборот двух и более организаций реализован в едином информационном пространстве — все организации работают фактически в единой системе.

3) Архивное хранение электронных документов:

· все документы собраны в едином хранилище документов — для организации, имеющей множество подразделений по всей России (или всему региону), достаточно создания единого архива документов;

· поиск документов в электронном архиве занимает несколько минут, тогда как в бумажном — может занять до нескольких суток;

· контроль доступа к документам гораздо проще организовать при работе с электронными документами и их архивном хранении — права доступа определяются ролью специалиста в системах;

· работать с электронным документом из архива могут одновременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;

· найти бумажный документ также становится проще, так как в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;

· списание дела в архив происходит из системы электронного документооборота, доступ к документам в архиве также может осуществляться непосредственно из СЭД ;

· снижается стоимость хранения документов, так как электронный архив документов занимает значительно меньшую площадь и требует меньших расходов на обслуживание.

4) Предоставление государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизация административных регламентов:

· предоставление услуг государственными служащими осуществляется по принятому регламенту, заложенному в систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;

· снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых государственными органами услуг;

· уменьшается стоимость операционных издержек на предоставление госуслуг;

· система «единого окна» снижает количество контактов гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;

· существенно сокращается время предоставления услуг, так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.

5) Порталы с информацией о госуслугах:

· порталы дают гражданам возможность получать информацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;

· портал может использоваться как виртуальная приемная руководителей органов власти и местного самоуправления;

· для размещения на портале документов требуется минимум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из СЭД;

· размещение подробной информации об услугах позволяет снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.

2.2 Использование систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

Современные компьютерные технологии все активнее вторгаются в работу властных структур, во взаимоотношения граждан и государства, определяют пути трансформации и модернизации государственного аппарата. Новые информационные технологии становятся новыми политико-административными технологиями. Внедрение информационно-коммуникационных технологий делает работу органов исполнительной власти более динамичной и гибкой, интерактивной.

Повышается качество предоставляемых государством услуг, информирование граждан становится более полным.

В Российской Федерации началом становления системы электронного правительства можно считать принятие Федерального закона ФЗ № 210 от 27.07.2010 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Некоторые этапы оговоренных в данном законодательном акте работ вступили в силу, но в настоящее время из-за несогласованности в реализации «Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года», разработанной Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации совместно с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации на региональном и федеральном уровнях возникла необходимость пересмотра многих положений, лежащих в ее основе. В частности, одной из основ реализации концепции электронного правительства могут стать системы электронного документооборота (СЭД). Внедрение единого электронного документооборота в работу исполнительных органов власти может послужить основой работы межведомственного электронного документооборота и упростить его внедрение. Но для этого необходимо, чтобы все органы государственной власти пользовались одной и той же СЭД либо чтобы системы различных органов власти могли легко интегрироваться между собой.

Поиск возможных путей создания единой общероссийской СЭД требует анализа текущего состояния развития СЭД в РФ. Именно это и является задачей нашего исследования. Результаты анализа помогут выбрать оптимальную стратегию использования СЭД органами исполнительной власти РФ, которую можно рекомендовать для оптимизации системы электронного правительства.

2.2.1 Принципы использования систем электронного оборота

Возможность использования СЭД в России появилась с принятием Федерального закона ФЗ № 1 от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» и ряда нормативных документов, изданных в 2002 г., которые сформировали необходимую законодательную базу для создания и развития защищенного, юридически значимого электронного документооборота, а также установили порядок представления налоговой и бухгалтерской отчетности через Интернет в налоговые органы.

Однако до сих пор концепция электронного правительства не была полноценно реализована на территории РФ и сроки запуска системы в эксплуатацию переносились дважды. Помимо прочего, это вызвано тем, что, согласно исследованию Минкомсвязи [6], успешное функционирование электронного правительства невозможно без обеспечения органов исполнительной власти федерального, регионального и муниципального уровня СЭД в объемах, необходимых для подключения к ним всех чиновников-исполнителей, участвующих в межведомственном взаимодействии. Таким образом, критериями первичного анализа СЭД, используемых для успешной реализации концепции электронного правительства на федеральном уровне, станут следующие объективные показатели:

? оснащенность СЭД федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ);

? количество ФОИВ, подключенных к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственному электронному документообороту (МЭДО);

? применяемость электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в работе СЭД органов исполнительной власти; наличие необходимого функционала в применяемой СЭД.

В рамках реализации постановления Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 было проведено исследование СЭД, внедренных в ФОИВ в 2013 г. В официальном отчете Минкомсвязи представлены следующие данные о результатах исследования. На момент исследования СЭД внедрены в 74 ФОИВ. На момент составления отчета в четырех ФОИВ внедрено более одной СЭД — Минкультуры России, Минтранс России, Федеральная налоговая служба России, Федеральная служба судебных приставов России. Не внедрены СЭД в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю России, ФСБ России, Службе внешней разведки России, МВД России, Ростуризме. Наиболее активные участники МЭДО и их взаимодействие с ФОИВ показаны в таблице 1.

Второй показатель — количество ФОИВ, подключенных к СМЭВ и МЭДО, — реализован следующим образом. Три ФОИВ подключены одновременно к МЭДО, СМЭВ и элементам инфраструктуры электронного правительства. Одновременно в МЭДО и СМЭВ могут участвовать 17 органов федеральной власти. Ситуация отдельно для СМЭВ и МЭДО в настоящее время показана на рисунке 1 и 2.

Таблица 1

Наиболее активные участники МЭДО среди ФОИВ

Рис. 1. Структура подключения к МЭДО

Рис. 2. Структура подключения к СМЭВ

Во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. переход на безбумажный электронный документооборот при организации внутренней деятельности ФОИВ должен был завершиться до 1 января 2012 г. Согласно результатам исследования, распоряжение выполнено на 93% со значительным срывом сроков.

В 74 ФОИВ внедрено 57 продуктов СЭД девятнадцати типов, всего в автоматизации документооборота участвуют 39 разработчиков. С большой вероятностью можно утверждать, что подобное разнообразие используемых решений в дальнейшем вызовет проблемы унификации как на уровне МЭДО, так и при разработке веб-сервисов для СМЭВ.

Электронная цифровая подпись предусмотрена в 50 СЭД ФОИВ. Имеется функционал в СЭД, но электронная подпись не применяется в 6 случаях. Функционал не применяется и не предусмотрен в 27 СЭД ФОИВ. Этот результат следует признать неудовлетворительным, поскольку использование ЭЦП является одним из основополагающих требований для полноценной работы федерального органа в системе электронного правительства. Принимая во внимание количество ведомств, СЭД которых подключены к МЭДО и которые используют функционал электронного правительства, успешная реализация пилотных проектов по МЭДО вероятна в 57% случаев.

Необходимо отметить, что в настоящее время в федеральных ведомствах используются разнообразные крупные системы мирового уровня, такие как DOCUMENTUM корпорации EMC, Open Text, решения на платформе IBM Lotus Notes — CompanyMedia, БОСС-Референт, решения крупных российских разработчиков — система ДЕЛО (Электронные офисные системы), Евфрат (Cognitive Technologies), DocsVision, LanDocs (Ланит), множество решений мелких компаний и даже индивидуально разработанные системы по заказу министерства (ведомства).

Однако в настоящее время ни одна из этих систем не может считаться полностью отвечающей потребностям ФОИВ.

Многообразие используемых СЭД для части федеральных ведомств показано в таблице 2.

Таблица 2

Системы электронного документооборота, используемые в различных ФОИВ

Как видно из таблицы 2, фактически каждое министерство использует свою СЭД. Необходимо отметить также тот факт, что по состоянию на 2013 год даже ведущие СЭД от крупных российских и мировых разработчиков не имеют эффективного программного интерфейса, позволяющего корректно организовать МЭДО между министерствами и ведомствами, использующими различные СЭД. Основной трудностью в разработке такого интерфейса является несовпадение форматов представления данных внутри отдельных СЭД и сложность конвертации этих форматов в унифицированные решения наподобие xml-конструкций, широко применяемых в СМЭВ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги анализа в сфере использования СЭД в российских органах исполнительной власти, можно выделить следующие направления работы, необходимые для корректной и полноценной реализации концепции электронного правительства: унификация СЭД, используемых ФОИВ, либо создание единых протоколов и форматов обмена данными в рамках МЭДО, с соблюдением требований к уровню защиты информации;

? ускорение включения ФОИВ в систему МЭДО и СМЭВ с одновременным увеличением количества операторов данных систем;

? включение в схему работы ЭЦП для тех ФОИВ, где она в данный момент не используется, а также реализация в применяемых СЭД функционала, необходимого для работы ЭЦП.

Эти шаги являются приоритетными для включения СЭД в единую технологию электронного правительства Российской Федерации. После их осуществления появится возможность организации обмена документацией между различными ведомствами в рамках выбранной СЭД либо несколькими унифицированными СЭД. Это приведет к упрощению реализации оказания услуг гражданам в электронном виде, т. к. появится возможность запрашивать недостающие документы для оказания услуги у остальных участников МЭДО через СЭД.

1. Федеральный закон № 210-ФЗ от 27.07.2010 г. «Об организации предоставления государственных

и муниципальных услуг": base.garant.ru/12 177 515/1.

2. Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года"

(одобрена решением Правительства РФ 06.05.08 № 632-р): opengovdata.ru/laws/13.

3. Система электронного документооборота в составе электронного правительства // Вестн.

электронного правительства: http://e-govs.ru.

4. Федеральный закон № 1-ФЗ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи»:

base.garant.ru/184 059.

5.Схема Электронного правительства России: http://www.cnews.ru/top/2013/03/12/elektronnoe_pravitelstvo_rossii_shema_522 119.

6. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» / В ред. Постановления Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 № 403:http://minsvyaz.ru/common/upload/Postanovlenie₆₅_Elektronnaya_Rossiya%5B1%5D.pdf.

7. Отчет Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации о результатах исследования внедренных систем электронного документооборота в федеральных органахисполнительной власти 2013 г: http://minsvyaz.ru/common/upload/Otchet_opros_SED.pdf.