Microsоft Excel

Федеральное агентство по образованию ГОУ ВПО Всероссийский заочный финансово-экономический институт Факультет: Менеджмент организации и маркетинга Кафедра: Прикладной информатики Специальность: Менеджмент организации Курсовая работа По дисциплине «Информатика»

Исполнитель: Кальянова Р.С.

студентка 2 курса Руководитель: к.э.н.,

доцент Зиновьева Л.В.

Краснодар — 2013

1. Обзор встроенных функций MS Excel

1.1 Общее представления о функциях Microsoft Excel

1.2 Встроенные функции Microsoft Excel

2. Практическая часть

2.1 Общая характеристика задачи

2.2 Описание алгоритма решения задачи Заключение Список литературы

С каждым годом резко сокращается число предприятий и организаций, не имеющих компьютерной базы. Современные руководители, менеджеры и экономисты уже не представляют, как можно выполнять работу, не имея в своем распоряжении пакета офисных программ, электронной почты и Интернета. И это не случайно. Ведь в условиях конкуренции только эффективное ведение бизнеса позволяет выжить на рынке и добиться успеха.

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) — одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. В своей курсовой работе я рассмотрю встроенные функции MS Excel. Эти функции помогают легко и быстро заполнять таблицы. Расскажу о возможностях каждой категории этих функций.

В практической части я решу ряд задач: создам и заполню таблицы, наглядно продемонстрирую действие одной из встроенных функций MS Excel, построю график.

1. Обзор встроенных функций MS Excel

MS Excel — представляет собой программу управления электронными таблицами общего назначения, позволяющую выполнять вычисления над данными и анализировать их. С помощью Excel можно решать широкий круг задач — от подготовки простейших счетов и составления различного рода ведомостей до ведения бухгалтерского учета в небольших фирмах.

Excel имеет развитье средства отображения данных и результатов их обработки в виде диаграмм, которые являются графическим представлением информационных категорий, разработанным для превращения строк и столбцов данных в наглядные изображения. MS Excel 2000 представляет собой программу управления электронными таблицами общего назначения, позволяющую выполнять вычисления над данными и анализировать их. С помощью Excel можно решать широкий круг задач — от подготовки простейших счетов и составления различного рода ведомостей до ведения бухгалтерского учета в небольших фирмах.

1.1 Общее представление о функциях Microsоft Excel

Функция Excel — это заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат. Получить полную информации о любой из функций заключается в использовании меню Мастера функций.

Для удобства функции в Excel разбиты по категориям (математические, финансовые, статистические и т. д.). Обращение к каждой функции состоит из двух частей: имени функции и аргументов в круглых скобках. Аргументы функции могут быть следующих типов:

— числовые константы, например, функция ПРОИЗВЕД (2;3) вычисляет произведение чисел 2 и 3;

— ссылки на ячейки и блоки ячеек (функция ПРОИЗВЕД (А1;С1:СЗ) вычисляет произведение содержимого ячеек А1, С1,С2 и С3, т. е. А1*С1*С2*СЗ;

— текстовые константы (заключенные в кавычки);

— логические значения;

— массивы;

— имена ссылок, например, если ячейке А10 присвоить имя СУММА (последовательность команд Вставка, Имя, Определить…), а блоку ячеек В10: Е10 — имя ИТОГИ, то допустима следующая запись: =СУММ (СУММА; ИТОГИ);

— смешанные аргументы, например, =СРЗНАЧ (Группа;АЗ;5*3).

Формулы, содержащие функции, можно вводить непосредственно в ячейку, в строку формул или создавать с помощью Мастера функций. Для вызова Мастера функций необходимо выбрать команду Функция в меню Вставка или нажать кнопку Мастер функций (значок fx). B открывшемся диалоговом окне нужно выбрать категорию и имя функции, затем в поля с соответствующими подсказками вводятся аргументы. После нажатия кнопки Закончить готовая функция появится в строке формул. MS EXCEL предоставляет широкие возможности для анализа статистических данных. Для решения простых задач можно использовать встроенные функции. Вот некоторые из них:

1. Автосумма: т.к. функция суммы используется наиболее часто, то на панель инструментов вынесена кнопка Автосумма.

2. Вычисление среднего арифметического последовательности чисел: =СРЗНАЧ (числа).

3.Нахождение максимального (минимального) значения: =МАКС (числа), =МИН (числа).

4. Вычисление медианы (числа являющегося серединой множества): =МОДА (числа).

Числовые значения. Аргументы функции могут быть числовыми.

Текстовые значения. В качестве аргумента функции могут использоваться текстовые значения. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.

Логические значения. Аргументы ряда функций могут принимать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Логическое выражение возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в ячейку или формулу, содержащую это выражение.

Именованные ссылки. В качестве аргумента функции можно указать имя диапазона. Например, если диапазону ячеек А1: А5 присвоено имя «Дебет» (Вставка-Имя-Присвоить), то для вычисления суммы чисел в ячейках с А1 по А5 можно использовать формулу =СУММ (Дебет).

В одной функции можно использовать аргументы различных типов. Например: =СРЗНАЧ (Дебет;С5;2*8).

1.2 Встроенные функции Microsoft Excel

Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Эти функции позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления. Например, функция ОКРУГЛ округляет число в ячейке.

Структура функции. Структура функции начинается со знака равенства (=), за ним следует имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных запятыми, закрывающая скобка.

Имя функции. Для появления списка доступных функций щелкните ячейку и нажмите клавиши SHIFT+F3.

Существуют различные типы аргументов: число, текст, логическое значение (ИСТИНА и ЛОЖЬ), массивы, значение ошибки (например #Н/Д), или ссылки на ячейку. В качестве аргументов используются константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.

Всплывающая подсказка аргумента. Всплывающая подсказка с синтаксисом и аргументами появляется после ввода функции. Например, всплывающая подсказка появится после ввода =ОКРУГЛ. Всплывающие подсказки появляются только для встроенных функций.

Действия для ввода формул выглядят вот так: диалоговое окно Мастер функций облегчает ввод функций при создании формул, содержащих функции. При вводе функции в формулу диалоговое окно Мастер функций отображает имя функции, все ее аргументы, описание функции и каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы.

Подробное описание каждой из встроенных функций Excel я рассмотрю ниже:

Рассмотрим наиболее часто используемые математические функции Excel. Более подробную информацию о них можно получить в справочной системе Excel.

Функция СУММ (SUM) суммирует множество чисел. Эта функция имеет следующий синтаксис: =СУММ (числа). Аргумент числа может включать до 30 элементов, каждый из которых может быть числом, формулой, диапазоном или ссылкой на ячейку, содержащую или возвращающую числовое значение. Функция СУММ игнорирует аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения. Аргументы не обязательно должны образовывать непрерывные диапазоны ячеек. Например, чтобы получить сумму чисел в ячейках А2, В10 и в ячейках от С5 до К12, введите каждую ссылку как отдельный аргумент: =СУММ (А2;В10;С5:К12).

Функции ЧЁТН и НЕЧЁТ. Для выполнения операций округления можно использовать функции ЧЁТН (EVEN) и НЕЧЁТ (ODD). Функция ЧЁТН округляет число вверх до ближайшего четного целого числа. Функция НЕЧЁТ округляет число вверх до ближайшего нечетного целого числа. Отрицательные числа округляются не вверх, а вниз. Функции имеют следующий синтаксис: =ЧЁТН (число), =НЕЧЁТ (число).

Функции ОКРВНИЗ, ОКРВВЕРХ. Функции ОКРВНИЗ (FLOOR) и ОКРВВЕРХ (CEILING) тоже можно использовать для выполнения операций округления. Функция ОКРВНИЗ округляет число вниз до ближайшего кратного для заданного множителя, а функция ОКРВВЕРХ округляет число вверх до ближайшего кратного для заданного множителя. Эти функции имеют следующий синтаксис: =ОКРВНИЗ (число;множитель), =ОКРВВЕРХ (число;множитель). Значения число и множитель должны быть числовыми и иметь один и тот же знак. Если они имеют различные знаки, то будет выдана ошибка. Функции ЦЕЛОЕ и ОТБР.

Функция ЦЕЛОЕ (INT) округляет число вниз до ближайшего целого и имеет следующий синтаксис: =ЦЕЛОЕ (число). Аргумент — число — это число, для которого надо найти следующее наименьшее целое число. Функция ОТБР (TRUNC) отбрасывает все цифры справа от десятичной запятой независимо от знака числа. Необязательный аргумент количество цифр задает позицию, после которой производится усечение. Функция имеет следующий синтаксис: =ОТБР (число;количество_цифр). Функции ОКРУГЛ, ЦЕЛОЕ и ОТБР удаляют ненужные десятичные знаки, но работают они различно. Функция ОКРУГЛ округляет вверх или вниз до заданного числа десятичных знаков. Функция ЦЕЛОЕ округляет вниз до ближайшего целого числа, а функция ОТБР отбрасывает десятичные разряды без округления. Основное различие между функциями ЦЕЛОЕ и ОТБР проявляется в обращении с отрицательными значениями. Функции СЛЧИС и СЛУЧМЕЖДУ. Функция СЛЧИС (RAND) генерирует случайные числа, равномерно распределенные между 0 и 1, и имеет следующий синтаксис: СЛЧИС ().электронный табличный математический логический

Текстовые функции преобразуют числовые текстовые значения в числа и числовые значения в строки символов (текстовые строки), а также позволяют выполнять над строками символов различные операции. Функция ТЕКСТ Преобразует значение в текст в заданном числовом формате. Синтаксис: ТЕКСТ (значение; формат). Значение — либо числовое значение, либо формула, вычисление которой дает числовое значение, либо ссылка на ячейку, содержащую числовое значение. Формат — числовой формат в текстовой форме из списка Числовые форматы с вкладки Число диалогового окна Формат ячеек. Формат не может содержать звездочку (*). Форматирование ячейки с помощью вкладки Число (команда Ячейки меню Формат) меняет только формат, но не значение. Использование функции ТЕКСТ преобразует значение в форматированный текст, и результат больше не участвует в вычислениях как число.

Функция РУБЛЬ (DOLLAR) преобразует число в текстовый формат и добавляет к нему обозначение денежной единицы. Имя этой функции (и добавляемое обозначение) зависит от языковых параметров. Эта функция преобразует число в текст, используя денежный формат с округлением до заданного числа десятичных знаков. Используется следующий формат: # ##0,00 р.;- # ##0,00 р. Синтаксис: РУБЛЬ (число; число знаков).Число — это либо число, либо ссылка на ячейку, содержащую число, либо формула, вычисление которой дает число. Число знаков — это число цифр справа от десятичной запятой. Если число знаков отрицательно, то число округляется слева от десятичной запятой. Если число знаков опущено, то оно полагается равным. Наибольшее различие между форматированием ячейки, содержащей число, с помощью команды Ячейка в меню Формат и форматированием числа непосредственно с помощью функции РУБЛЬ состоит в том, что функция РУБЛЬ преобразует свой результат в текст. Число, которое форматируется с помощью команды Ячейка, по-прежнему остается числом. Однако, можно продолжать использовать числа, отформатированные функцией РУБЛЬ, в формулах, потому что Microsoft Excel преобразует числа, введенные как текст, в числовые значения в процессе вычислений.

Логические функции к примеру: Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул. Синтаксис:

ЕСЛИ (лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь) Лог выражение — это любое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, A10=100 — это логическое выражение; если значение в ячейке A10 равно 100, то выражение принимает значение ИСТИНА. В противном случае — ЛОЖЬ. Этот аргумент может быть использован в любом операторе сравнения.

Значение если истина — это значение, которое возвращается, если лог выражение равно ИСТИНА. Например, если этот аргумент — строка «В пределах бюджета» и лог выражение равно ИСТИНА, тогда функция ЕСЛИ отобразит текст «В пределах бюджета». Если лог выражение равно ИСТИНА, а значение_если_истина пусто, то возвращается значение 0. Чтобы отобразить слово ИСТИНА, необходимо использовать логическое значение ИСТИНА для этого аргумента. Значение_если_истина может быть формулой.

Значение_если_ложь — это значение, которое возвращается, если лог_выражение равно ЛОЖЬ. Например, если этот аргумент — строка «Превышение бюджета» и лог_выражение равно ЛОЖЬ, то функция ЕСЛИ отобразит текст «Превышение бюджета». Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь опущено (то есть после значение_если_истина нет точки с запятой), то возвращается логическое значение ЛОЖЬ. Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь пусто (то есть после значение_если_истина стоит точка с запятой с последующей закрывающей скобкой), то возвращается значение 0. Значение_если_ложь может быть формулой.

Функция И возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ. Синтаксис:

И (логическое_значение1; логическое_значение2; …)

Логическое_значение1, логическое_значение2, … — это от 1 до 30 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Аргументы должны быть логическими значениями (такими, как ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивами или ссылками, содержащими логические значения. Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит текст или пустые ячейки, то такие значения игнорируются. Если указанный интервал не содержит логических значений, то И возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!

Функция НЕ меняет на противоположное логическое значение своего аргумента. Функция НЕ используется в тех случаях, когда необходимо быть уверенным в том, что значение не равно некоторой конкретной величине. Синтаксис: НЕ (логическое_значение) Логическое_значение — величина или выражение, которые могут принимать два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если логическое_значение имеет значение ЛОЖЬ, то функция НЕ возвращает значение ИСТИНА; если логическое_значение имеет значение ИСТИНА, то функция НЕ возвращает значение ЛОЖЬ.

2. Практическая часть

2.1 Общая характеристика задачи

Агентство по грузоперевозкам «Летучий голландец» предоставляет услуги по перевозке грузов по различным маршрутам. Данные о маршрутах, выполненных в течение недели, по каждому водителю приведены на рис. 3. Справочные данные о технических характеристиках автомобилей и протяженности маршрутов приведены на рис. 1 и 2.

1. Построить таблицы по приведенным ниже данным

2. Выполнить расчет количества израсходованного топлива каждым водителем и Веса перевезенного груза, данные расчета занести в таблицу.

3. Организовать межтабличные связи для автоматического формирования ведомости расхода топлива за неделю.

4. Сформировать и заполнить ведомость расхода горючего каждым водителем за неделю.

5. Результаты расчета количества израсходованного топлива за неделю представить в графическом виде.

Таблица 1.

Данные о выполненных маршрутах

Таблица 2

Технические характеристики автомобилей

Таблица 3

Протяженность рейсов

2.2 Описание алгоритма решения задачи

1. Запустить табличный процессор MS Excel.

2. Лист 1 переименовать в лист с названием «Данные о выполненных маршрутах».

4. На листе «Данные о выполненных маршрутах» создать таблицу с исходными данными (рис. 1).

Рис. 1. Данные о выполненных маршрутах Лист 2 переименовать в лист с названием «Технические характеристики автомобилей».

Рис. 2. «Технические характеристики автомобилей»

Лист 3 переименовать в лист с названием «Протяженность рейсов».

Рассчитать протяженность рейсов:

=ПРОСМОТР (Исход!D2;'Протяж рейсов'!$B$ 2:$B$ 5;'Протяж

рейсов'!$C$ 2:$C$ 5)

Рис. 3. Протяженность рейсов. Формулы Скопировать эту формулу в ячейки F2, f8.

В ячейку F9 ввести =СУММ (F2:F8), в ячейке F10 посчитать среднее значение: =СРЗНАЧА (F2:F8)

Также заполнить столбцы: «Расход топлива на 100 км, л», «Грузоподъемность».

«Рассчитать Израсходовано топлива, л» по формуле: =E2*F2*G2/100. Копировать в ячейки Н3, Н8

Рис. 4. Израсходовано топлива, грузоподъемность, вес перевозимого топлива формулы Формируем ведомость расхода горючего

Рис. 5. «Ведомость расхода горючего Рис. 6. «Ведомость расхода горючего — формулы»

По результатам вычислений построила диаграмму (график), отражающую расход топлива.

Рис. 7. Диаграмма «Расход горючего»

Заключение

В ходе курсовой работы была изучена тема «Обзор встроенных функций MS Excel». Как мы видим, Excel — это не более изощренный текстовый редактор с сеткой, которая принуждает пользователя заносить информацию в небольшие отдельные ячейки, вместо того, чтобы предложить все пространство листа. Огромная разница между ячейками рабочей таблицы и страницами текстового редактора состоит в том, что каждая ячейка позволяет не только редактировать и форматировать текст, но и выполнять вычисления. Эти вычисления основаны на формулах, которые пользователь создает в различных ячейках таблицы, зачастую пользуясь мастером функций, очень облегчающим работу.

Вычислительные возможности Excel и ее способности по редактированию и форматированию дают в итоге чудесную программу для создания любого документа, который может содержать текстовые и числовые данные и позволяет выполнять вычисления.

Поскольку таблицы содержат динамические формулы, их итоговые значения всегда будут актуальны. А это очень важно в современных условиях.

В практической части курсовой работы была решена задача по расчету о выполненных маршрутах. Также сформирована ведомость расхода горючего и по результатам этих вычислений была построена диаграмма (график).

1. Встроенная справка по Microsoft Excel

2. Официальный сайт компании Microsoft Corp. в Internet:

3. Официальный сайт компании Microsoft Corp. в Internet:

CH010267181049 (20.12.09)

4. Официальный сайт компании Microsoft Corp. в Internet:

5. Евсюков В. В. Экономическая информатика: Учеб. пособ. — Тула: Издательство «Гриф и К», 2003. — 371с

6. Кнышова Е. Н., Маркетинг: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2004. — 282 с. — (Серия «Профессиональное образование»).

7. Мелехов В. С., Методические рекомендации по выполнению курсовой работы по дисциплине «Экономика предприятия», 2003.

8. Уарова Р. М., Стерликова А. В., Оперативная полиграфия: Учебное пособие/ Р. М. Уарова, А. В. Стерликова; Моск. гос. ун-т печати. — М.: МГУП, 2004. — 262 с.