Автоматизация информационной системы управления заказов на предприятии ООО «Сервис-ТВ»

Введение

Глава 1. Основы проектирования автоматизированных информационных систем (АИС)

1.1 Общие понятия об информационных системах

1.2 Проектирование информационной системы

1.3 Описание методики разработки программного продукта

1.4 Безопасность жизнедеятельности (БЖД)

1.5 Правила работы с автоматизированными информационными системами

1.6 Методики расчета оценки экономической эффективности

Глава 2. Построение автоматизированной информационной системы по управлению заказами предприятия ООО «Сервис ТВ»

2.1 Деятельность ООО «Сервис ТВ»

2.2 Организационная структура предприятия

2.3 Должностные обязанности менеджеров по рекламе и продаже ООО «Сервис ТВ»

2.4 Описание бизнес-процесса работы ООО «Сервис-ТВ»

2.5 Аппаратное обеспечение ИС

2.6 Программное обеспечение

2.7 Построение БД в среде OpenOffice

2.8. Организация работы ИС

2.9 Расчет экономической эффективности

Заключение

Список использованных источников Приложения

Актуальность данного исследования в том, что внедрение автоматизированной информационной системы позволит ускорить процесс обработки информации, создается пространство для хранения и анализа накопленной информации, что способствует разработке плана развития предприятия. На данный период на предприятии обработка заказов и наработкой клиентской базы заняты определенные люди, чья деятельность отслеживается лишь периодически и не подвергается анализу.

План развития предприятия может быть разработан на основе информации о категории клиентов приносящих доход, какие услуги и какая продукция наиболее востребованы. А так же эффективность работы персонала с клиентами. А это может обеспечить рациональное управление заказами.

Основные направлениями деятельности организации — рекламная, посредническая, информационная деятельность, а также производство видеои аудио-продукции.

Компания «Сервис-ТВ» является единственным предприятием в Пермском крае, размещающая рекламные и информационные материалы в местных телевизионных новостях 22-х городов Прикамья, во всех радио и газетах Пермского края.

· Размещение рекламных видеороликов на канале НТВ до 10 выходов в день с 17:00 до 00:00.

· Размещение наружной рекламы на щитовых площадках г. Лысьвы и г. Чусового.

· Размещение рекламных макетов и печатных материалов в газетах городов Лысьва, Чусовой, Губаха, Горнозаводск, Гремячинск, а так же в интересующих Вас изданиях Пермского края.

· Размещение рекламных аудио и видеороликов, имиджевых сюжетов на радио и телевидении Горнозаводского региона и Пермского края.

· Изготовление сувенирной продукции с фирменной символикой (ручки, зажигалки, ежедневники, блокноты и прочее по каталогу).

· Организация и проведение промоакций.

Выявив характер деятельности компании можно сделать вывод, что компания имеет заказы на различные услуги и товары, как от крупных фирм так от частных лиц. Это подтверждает необходимость автоматизации и создания единой клиентской базы данных для управления заказами.

Менеджеры по рекламе работают с клиентами: занимаются постоянными поисками новых клиентов и активной работой с уже имеющимися клиентами.

Объектом исследования является компания ООО «Сервис ТВ».

Предметом исследования является информационная система по управлению заказами предприятия.

Целью является разработка и проектирование автоматизированной информационной системы «Управление заказами на предприятии Сервис-ТВ».

Задачи:

1. Проанализировать деятельность компании;

2. Изучить бизнес — процессы всего предприятия с детальным рассмотрением отдела по работе с клиентами компании;

3. Оценить существующие процессы обработки информации и предложить эффективную информационную систему, удовлетворяющую информационным потребностям предприятия по работе с клиентами, в результате выявления необходимости внедрения системы в компанию;

4. Создать эффективную информационную систему, автоматизирующую такие бизнес — процессы компании, как; учет клиентов компании, заказов и отчетная деятельность.

5. Рассчитать экономический эффект от внедрения системы.

Глава 1. Основы проектирования автоматизированных информационных систем

1.1 Общие понятия об информационных системах

Информационная система (ИС) — это организационно-упорядоченная взаимосвязанная совокупность средств, и методов информационных технологий, а также используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

ИС является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, БД, люди, различного рода технические и программные средства связи и т. д. Хотя сама идея ИС и некоторые принципы их организации возникли задолго до появления компьютеров, однако компьютеризация в десятки и сотни раз повысила эффективность ИС и расширила сферы их применения.

Основные свойства информационных систем:

· Структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать поставленным целям

· Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации, основанной на использование БД, экспертных систем и баз знаний. Так как любая ИС предназначена для сбора, хранения и обработки информации, то в основе любой ИС лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, которые соответствуют области применения ИС

· ИС должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными принципами, реализованными в виде стандарта предприятия на ИС. Интерфейс пользователя ИС должен быть легко понимаем на интуитивном уровне.

Автоматизированная информационная система (АИС) — совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации Основные задачи информационных систем:

· Поиск, обработка и хранение информации, которая долго накапливается и утрата которой невосполнима.

· Хранение данных разной структуры. Не существует развитой ИС работающей с одним однородным файлом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой.

· Анализ и прогнозирование потоков информации различных видов и типов, перемещающихся в обществе. Изучаются потоки с целью их минимизации, стандартизации и приспособления для эффективной обработки на вычислительных машинах, а также особенности потоков информации, протекающей через различные каналы распространения информации.

· Исследование способов представления и хранения информации, создание специальных языков для формального описания информации различной природы, разработка специальных приемов сжатия и кодирования информации, аннотирования объемных документов и реферирования их.

· Построение процедур и технических средств для их реализации, с помощью которых можно автоматизировать процесс извлечения информации из документов, не предназначенных для вычислительных машин, а ориентированных на восприятие их человеком

· Создание информационно-поисковых систем, способных воспринимать запросы к информационным хранилищам, сформулированные на естественном языке, а также специальных языках запросов для систем такого типа.

· Создание сетей хранения, обработки и передачи информации, в состав которых входят информационные банки данных, терминалы, обрабатывающие центры и средства связи.

1.2 Проектирование информационной системы

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить:

· требуемую функциональность системы и степень адаптации к изменяющимся условиям ее функционирования;

· требуемую пропускную способность системы;

· требуемое время реакции системы на запрос;

· безотказную работу системы в требуемом режиме, иными словами — готовность и доступность системы для обработки запросов пользователей;

· простоту эксплуатации и поддержки системы;

· необходимую безопасность.

Производительность является главным фактором, определяющим эффективность системы. Хорошее проектное решение служит основой высокопроизводительной системы.

Проектирование информационных систем охватывает три основные области:

· проектирование объектов данных, которые будут реализованы в базе данных;

· проектирование программ, экранных форм, отчетов, которые будут обеспечивать выполнение запросов к данным;

· учет конкретной среды или технологии, а именно: топологии сети, конфигурации аппаратных средств, используемой архитектуры (файл-сервер или клиент-сервер), параллельной обработки, распределенной обработки данных и т. п.

В реальных условиях проектирование — это поиск способа, который удовлетворяет требованиям функциональности системы средствами имеющихся технологий с учетом заданных ограничений.

К любому проекту предъявляется ряд абсолютных требований, например максимальное время разработки проекта, максимальные денежные вложения в проект и т. д. Одна из сложностей проектирования состоит в том, что оно не является такой структурированной задачей, как анализ требований к проекту или реализация того или иного проектного решения. 8]

Ниже перечислим задачи, которые являются общими для проектирования моделей данных:

· выявление нереализуемых или необычных конструкций в ER-модели и в определениях сущностей;

· изучение возможных, первичных, внешних ключей, описание ссылочной целостности (в зависимости от реализации декларативно или с использованием триггеров);

· определение части бизнес-логики, которую следует реализовать в базе данных (пакеты, хранимые процедуры);

· реализация ограничений (ограничений и триггеров), отражающих все централизованно определенные бизнес-правила, генерация ограничений и триггеров;

· определение набора бизнес-правил, которые не могут быть заданы как ограничения в базе данных;

· определение необходимых индексов, кластеров (если таковые реализованы в СУБД), определение горизонтальной фрагментации таблиц (если это реализовано в СУБД);

· оценка размеров всех таблиц, индексов, кластеров;

· определение размеров табличных пространств и особенностей их размещения на носителях информации, определение спецификации носителей информации для промышленной системы, определение размеров необходимых системных табличных пространств (например, системного каталога, журнала транзакций, временного табличного пространства и т. п.);

· определение пользователей базы данных, их уровней доступа, разработка и внедрение правил безопасности доступа, аудита (если это необходимо), создание пакетированных привилегий (в зависимости от реализации СУБД это роли или группы), синонимов;

· разработка топологии базы данных в случае распределенной базы данных, определение механизмов доступа к удаленным данным.

Разработка и внедрение информационной системы, либо модернизация существующих информационных процессов, обуславливает необходимость проектирования ИС.

Методологию проектирования информационных систем можно представить в виде описания ее процесса создания и до ликвидации, то есть сопровождение системы в виде жизненного цикла. Жизненный цикл системы представляет некоторую последовательность стадий и выполняемых процессов на этих стадиях.

Жизненный цикл предполагает выполнение следующих стадий:

1. Предпроектная стадия, которая включает планирование и анализ требований. На этом этапе формируется техническое задание на разработку системы;

2. Проектирование. Формируется состав автоматизируемых функций и системная архитектура;

3. Реализация системы, рабочее и физическое проектирование;

4. Внедрение. На этом этапе происходит отладка подсистем и осуществляется обучение персонала;

5. Эксплуатация системы. Этап позволяет сопровождать систему и модернизировать ее, за счет выявления ошибок.

Первый этап, который можно озаглавить как системный анализ, один из самых важных, поскольку с него начинается описание и анализ функционирования объекта, а так же этот этап формирует потребность в создании системы, на основе чего создается техническое задание. После определения этой потребности осуществляется выбор программно-технических средств.

Важной особенностью жизненного цикла системы является повторяемость или цикличность. Существует несколько моделей жизненного цикла, каждый из которых устанавливает свои правила последовательности переходов и количества повторений.

Рассмотрим, наиболее известные модели жизненного цикла:

1. Каскадная модель. Модель предполагает последовательный переход на следующий этап по завершению предыдущего. Одно из достоинств этой модели — упорядочение хода конструирования. Но часто проекты требуют отклонения от стандартной последовательности шагов, а так же не всегда в начале проекта заказчик может определить все требования к системе.

2. Итерационная модель. Поэтапная модель с промежуточным контролем.

Предполагает проектирование «снизу вверх», позволяющее итерационные возвраты, когда проектные решения по отдельным задачам объединяются в общие системные решения и необходимо пересмотреть ранее выявленные требования.

3. Спиральная модель. Позволяет на каждом витке спирали планировать (определение целей, вариантов), анализировать риски, а так же разрабатывать продукт и уточнять требования проекта. Одним из недостатков является новизна, трудности контроля и управления. [9]

1.3 Описание методики разработки программного продукта

Целью начальных этапов создания ИС, выполняемых на стадии анализа, является формирование требований к ИС, корректно и точно отражающих цели и задачи организации. Чтобы описать процесс создания ИС, отвечающей целям и задачам организации, нужно выяснить, в чем заключаются эти цели и задачи. Нужно выяснить требования заказчиков к ИС и преобразовать их на языке моделей в требования к разработке проекта ИС так, чтобы обеспечить соответствие целям и задачам организации.

Современные средства позволяют достаточно быстро создавать ИС по готовым требованиям. Но как отмечалось выше, очень часто оказывается, что эти системы не удовлетворяют заказчиков. Их приходится постоянно дорабатывать, что приводит к резкому удорожанию фактической стоимости ИС. Основной причиной такого положения является неправильное, неточное или неполное определение требований к ИС. И это не случайность. Как правило, заказчики не могут правильно и точно сформулировать требования к ИС. Более того, они зачастую не могут точно определить основные цели и задачи своей организации. Задача разработчиков заключается в том, чтобы извлечь эту информацию из заказчиков. Проблема формирования требований к ИС остается до настоящего времени одной из наиболее трудно формализуемых и наиболее дорогих и тяжелых для исправления в случае ошибки. Именно поэтому столь велика роль начальных этапов ЖЦ создания ИС, когда эти требования должны быть выявлены и формализованы, в получении конечного результата.

Предлагаемая методология определяет, какие виды данных должны собираться в организации в процессе обследования и какие модели строиться для того, чтобы сформировать требования к ИС.

Основу деятельности любой организации составляют ее деловые процессы, или бизнес-процессы, которые определяются целями и задачами организации. Процессы обеспечивают реализацию всех видов деятельности организации, связанных с производством товаров и/или услуг, которые корпорация либо производит, либо продает и поставляет, либо делает все это в совокупности. Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во времени началом и концом, внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими бизнес — процессами внутри организации, либо описывают выход во внешнее окружение, последовательностью выполняемых работ и правилами их выполнения. Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, определены временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательности работ, условия инициации и время выполнения.

В отличие от описания организации на основе иерархической функциональной структуры, которую невозможно объективно оценить, описание на основе процессов позволяет точно представить цели, характеристики (в том числе, динамические) и конечный результат каждого вида деятельности организации.

Исходя из того, что основные бизнес-процессы реализуют по своей природе цели и задачи организации, методология предлагает строить описание деятельности организации, как процесс создания и развития систем согласованных моделей, основанных на моделях бизнес-процессов. В процессе детализации моделей и их последующей интеграции должно обеспечиваться сохранение всех функциональных свойств, отражающих цели и задачи организации, и согласованности моделей. Такая согласованность обеспечивается методологией и поддерживающими ее современными CASE-средствами.

В процессе описания организации и ее деятельности формируются три основных системы моделей организации: стратегическая, укрупненная и детальная. Все эти системы моделей, описывая основные аспекты организации и ее деятельности, базируются на бизнес-процессах. В систему моделей описания организации добавлена также дополнительная система моделей, для того чтобы можно было учесть аспекты, не связанные с бизнес-процессами, но необходимые при создании ИС. [10]

1.4 Безопасность жизнедеятельности

Безопасность жизнедеятельности (БЖД) — это наука, изучающая общие свойства и закономерности влияния опасностей и вредностей на человека и разрабатывающая основы защиты его и среды обитания.

Обеспечением безопасности жизнедеятельности человека в условиях производственной среды и трудового процесса занимается охрана труда.

Для обеспечения безопасности жизнедеятельности должны решаться следующие взаимосвязанные задачи:

· идентификация опасностей — процесс обнаружения и установления количественных, временных, пространственных и иных характеристик, необходимых для разработки мероприятий, направленных на обеспечение безопасности. При этом выявляется перечень опасностей, вероятность их проявления, пространственная локализация, возможный ущерб и т. д.;

· разработка мероприятий по защите от опасных и вредных факторов на основе сопоставления заданных результатов и затрат для их достижения;

· разработка мероприятий по ликвидации последствий возможных аварий, несчастных случаев и профессиональных заболеваний исходя из концепции остаточного риска.

Обеспечение безопасности осуществляется тремя основными методами:

· пространственным и временным разделением зон деятельности человека с зонами возникновения опасностей и вредностей. Достигается это автоматизацией производства, рациональной организацией труда, планированием производственного пространства и т. д.

· нормализацией зоны, где возникают опасности и вредности, за счет изменений в конструкции машин, использования вентиляции, звукоизоляции, улучшения производственного освещения и т. д.

· адаптацией человека к производственной среде и повышением его защищенности. Например, за счет обучения, использования средств индивидуальной защиты и т. д.

Обеспечение безопасности жизнедеятельности человека в условиях производственной среды и трудового процесса не возможно без применения комплексного подхода, заключающегося в разработке взаимосвязанных мероприятий различной направленности. Поэтому охрана труда — это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия [11]

Правовые мероприятия заключаются в создании системы правовых норм, устанавливающих государственные стандарты безопасных условий труда, и правовых средств по обеспечению их соблюдения. Эта система основывается на Конституции РФ и включает в себя: федеральные законы, законы субъектов РФ, подзаконные нормативные акты органов исполнительной власти РФ и субъектов РФ, а также локальные нормативные акты, принимаемые на конкретных предприятиях и в организациях.

Под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

Под безопасными условиями труда понимаются такие условия труда, при которых воздействие вредных и опасных производственных факторов на работающих исключено или их уровни не превышают гигиенических нормативов.

Вредный производственный фактор — производственный фактор, воздействие которого на работающего в определенных условиях приводит к заболеванию или снижению работоспособности.

В зависимости от уровня и продолжительности воздействия вредный производственный фактор может стать опасным.

Опасный производственный фактор — производственный фактор, воздействие которого на работающего в определенных условиях приводит к травме или другому внезапному резкому ухудшению здоровья.

Гигиенические нормативы условий труда — уровни вредных производственных факторов, которые при ежедневной (кроме выходных дней) работе, но не более 40 часов в неделю в течение всего рабочего стажа, не должны вызывать заболеваний или отклонений в состоянии здоровья, обнаруживаемых современными методами исследований в процессе работы или в отдаленные сроки жизни настоящего и последующего поколений.

Социально-экономические мероприятия включают: меры государственного стимулирования работодателей с целью улучшения условий и охраны труда; установление компенсаций и льгот за выполнение тяжелых работ, а также за работу во вредных и опасных условиях труда; защиту отдельных категорий работников (женщин, молодежи, инвалидов и т. д.); обязательное социальное страхование и выплату компенсаций при возникновении профессиональных заболеваний и производственных травм и т. д.

Организационно-технические мероприятия на уровне предприятия заключаются в планировании, осуществлении и контроле проведения мероприятий по охране труда, в том числе организации обучения руководителей и сотрудников, информировании работников о наличии (отсутствии) вредных и опасных факторов, их правах и обязанностях; аттестации рабочих мест по условиям труда и сертификации работ по охране труда; а также во внедрении новых безопасных технологий, машин, механизмов и материалов; повышении дисциплины труда и т. д. [11]

Управление риском. Системный анализ безопасности. Основным вопросом теории и практики безопасности является повышение уровня безопасности. Для этой цели средства можно расходовать по трем направлениям:

1. совершенствование технических систем и объектов;

2. подготовка персонала;

3. ликвидация последствий.

Для определения соотношения инвестиций по каждому из этих направлений необходим специальный анализ с использованием конкретных данных. Обоснованные данные необходимы для расчета риска. Острая потребность в данных в настоящее время признана во всем мире на национальном и международном уровне. Необходима тщательно аргументированная разработка базы и банков данных и их реализация в условиях предприятия, региона. В основе управления риском лежит методика сравнения затрат и получаемых выгод от снижения риска.

Последовательность изучения опасностей:

Стадия I — предварительный анализ опасности (ПАО).

Шаг 1. Выявить источники опасности.

Шаг 2. Определить части системы, которые могут вызвать эти опасности.

Шаг 3. Ввести ограничения на анализ, т. е. исключить опасности, которые не будут изучаться.

Стадия II — выявление последовательности опасных ситуаций, построение дерева событий и опасностей.

Стадия III — анализ последствий.

Системный анализ — это совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам, в данном случае, безопасности. Система — это совокупность взаимосвязанных компонентов, взаимодействующих между собой таким образом, что достигается определенный результат (цель).

Системы имеют качества, которых может не быть у элементов, их образующих. Это важнейшее свойство систем, именуемое эмерджентностью, лежит, по существу, в основе системного анализа вообще и проблем безопасности, в частности. Методологический статус системного анализа необычен: в нем переплетаются элементы теории и практики, строгие формализованные методы сочетаются с интуицией и личным опытом, с эвристическими приемами. Цель системного анализа безопасности состоит в том, чтобы выявить причины, влияющие на появление нежелательных событий (аварий, катастроф, пожаров, травм и т. п.), и разработать предупредительные мероприятия, уменьшающие вероятность их появления. [12]

1.5 Правила работы с автоматизированными информационными системами

Общие положения

1. Настоящие Правила определяют порядок работы сотрудников Компании со средствами автоматизации, установленными на рабочих местах. Сотрудники Компании обязаны ознакомиться с настоящими Правилами под роспись. Ответственным за организацию надлежащего доведения настоящих Правил до сотрудников Компании является руководитель Управления по работе с персоналом.

2. Целью настоящих Правил является регулирование работы системных администраторов и пользователей, распределения сетевых ресурсов коллективного пользования и поддержания необходимого уровня защиты информации, ее сохранности и соблюдения прав доступа к информации. Более эффективного использования сетевых ресурсов и уменьшить риск умышленного или неумышленного неправильного их использования.

3. Персональные компьютеры (в том числе любая его часть), серверы, программное обеспечение, вся информация, хранящаяся на них и вновь создаваемая, оборудование локальной вычислительной сети, коммуникационное оборудование являются собственностью Компании и предоставляются работникам для осуществления ими их должностных обязанностей.

4. Персональный компьютер с набором программного обеспечения, установленного в соответствии со стандартом рабочих мест (в дальнейшем — автоматизированное рабочее место), принятым для данного подразделения, предоставляется сотруднику Компании при приеме на работу в состоянии, пригодном для выполнения должностных обязанностей. Ответственными за работоспособность информационной системы Компании в целом и каждого автоматизированного рабочего места в отдельности назначаются сотрудники.

1.6 Методики расчета оценки экономической эффективности

К числу основных критериев оценки эффективности по этим методикам относятся следующие:

Чистый дисконтированный доход (ЧДД), определяемый суммой текущих эффектов за расчетный период, горизонт которого не определен. Следует также отметить, что экономическая эффективность по общепринятому мнению экономистов большинства развитых стран выражает соотношение затрат и результатов труда, а сумма эффектов по определению эффективностью не является. Поэтому предложенный авторами указанной выше Методики способ оценки эффективности инвестиционного проекта по сумме прибыли за неопределенный период времени можно отнести лишь к эксклюзивному творчеству математиков с экономическим уклоном в несвойственной для них области.

Индекс доходности (ИД), представляющий собой отношение суммы приведенных эффектов к величине капиталовложений. Здесь приведено некорректное соотношение показателей, поскольку сумма эффектов является в большей степени результатом текущих эксплуатационных издержек (более чем на 75%), чем капитальных вложений, поэтому и данное соотношение не является по своей экономической природе критерием эффективности капиталовложений.

Внутренняя норма доходности (ВНД), представляющая собой норму дисконта, при которой величина приведенных эффектов равна приведенным капитальным вложениям. Целесообразность использования этого метода оценки эффективности инвестиций строительства предприятий рассмотрена выше. Сама по себе норма дисконта является лишь инструментом приведения затрат и эффектов по фактору времени и к оценке величины или нормы экономической эффективности непосредственного отношения не имеет.

Срок окупаемости — период, в течение которого капиталовложения покрываются суммарными результатами от осуществления проекта с дисконтированием затрат и результатов, связанных с осуществлением проекта. Следует отметить, что при определении срока окупаемости капиталовложений дисконтирование прибыли не имеет экономического смысла даже в случае отказа от ее реализации, поскольку и при хранении накоплений прибыли в банке на нее начисляются проценты как за депозит. Кроме того, требует уточнения — что подразумевается под суммарными результатами, поскольку в статистической отчетности такого показателя не существует, а понимать под этим термином можно целый ряд экономических показателей.

Определение и оценку экономической эффективности текущих эксплуатационных затрат и инвестиций на строительство новых или реконструкцию (техническое перевооружение) действующих предприятий угольной отрасли (шахт и разрезов), а также угольных компаний, ОАО, ЗАО, рекомендуется осуществлять следующими методами.

А) Отношением чистой прибыли предприятий и амортизационных отчислений (инвестиционной составляющей) к выручке от реализации продукции:

Эп = (П — Н + А): В (55); Энх = (П + А): В (56)

или в международной транскрипции:

Ee = (P — N + A): W (57); Ec = (P +A): W (58) где:

Эп и (Ee) -экономическая эффективность капитальных и текущих эксплуатационных затрат данного предприятия (или проекта), акционерного общества, угольной компании или отрасли в целом., руб/руб; $ / $;

П (P) — общая балансовая прибыль предприятия, руб, $;

Н (N) — общая сумма налогов, вычитаемых из выручки предприятия, в том числе: из добавленной стоимости (НДС в размере 28−18%), из ФОТ (фонда оплаты труда, 41,5−37%), непосредственно из заработной платы трудящихся (13% в виде подоходного налога), из прибыли (20−35%), налог с оборота (5% от выручки) и другие, в том числе с имущества предприятия, на содержание автодорог, милиции и т. д., руб, $;

А (A) — амортизационные отчисления или инвестиционная составляющая, методика определения и расчета которой приведена в предыдущих разделах настоящей работы, вводимая в состав стоимости и цены товарной продукции (угля) вместо общей суммы амортизационных отчислений, руб, $;

В (W) — общая сумма выручки от реализации товарной продукции. 3, с.316]

Глава 2. Построение автоматизированной информационной системы по управлению заказами предприятия ООО «Сервис ТВ»

2.1 Деятельность ООО «Сервис ТВ»

Деятельность компании «Сервис-ТВ» заключается в предоставление услуг на рынке информационно-рекламных услуг.

· Размещение рекламных видеороликов на канале «НТВ» С 10:00 до 00:00 часов. Аудитория более 100 000 человек. Вещание является лицензионным, есть договор с Москвой. Территория вещания Лысьва, Чусовой, Горнозаводск.

· Размещение рекламных видеороликов на «Первом канале» и на канале «Россия 1». Территория вещания Чусовой, Лысьва, Горнозаводск, Гремячинск, Губаха.

· Размещение рекламных материалов в СМИ Пермского края.

· Размещение рекламных и Новостных материалов на канале Звезда. Территория вещания Лысьва, Чусовой, Горнозаводск.

· Мы также занимаемся изготовлением сувенирной продукцией. Блокноты, ручки, зажигалки, кружки, футболки, с вашей символикой.

· Занимаемся организацией промоакций (рассылка, раздача, расклейка листовок) и прочее другое.

Данная компания готова взять на себя полное рекламное сопровождение фирмы-заказчика, это позволит снизить затраты на размещение информации, определение договорных отношении, утверждение рекламных материалов.

Телевизионная производственная компания делает все, что связано с телевизионным производством, включая презентационные и корпоративные фильмы для бизнеса.

Но основное занятие — производство телевизионных программ. Рынок телевизионного контента, на который рассчитывает данная компания — Лысьва, Чусовой, Горнозаводск.

В распоряжении «Информационной службы „Сервис — ТВ“» транспорт, аппаратура формата DVCam, все необходимые монтажные инструменты.

Телекомпания также оказывает услуги бизнесу (производство корпоративных и презентационных фильмов).

В штате компании работают опытные квалифицированные телевизионные специалисты корреспонденты, монтажеры, операторы, обладающие соответствующей квалификацией и образованием, полученным в институте. За плечами у каждого опыт работы в самых разных телекомпаниях над самыми разными телевизионными проектами, видеоклипами, видеороликами.

При таком количестве услуг предприятие имеет широкий спектр клиентов. Учетной деятельностью в этом плане заняты менеджеры по рекламе и по продажам, они нарабатывают новых клиентов, обслуживание уже имеющихся, а так же заключение договоров и ведение соответствующей документации.

2.2 Организационная структура предприятия

Компания ООО «Сервис-ТВ» имеет отделения в других городах Пермского края, но информационная служба в г. Лысьва одно из основных подразделений компании.

Организационная структура предприятия ООО «Сервис-ТВ» в г. Лысьва, имеет линейно-функциональный вид. (Рис.1) Генеральному директору подчиняется исполнительный директор. В свою очередь исполнительному директору подчиняются начальник отдела продаж, бухгалтер, творческий отдел, во главе которого главный редактор, а так же системный администратор.

В подчинении у начальника отдела продаж находится 3 менеджера, из которых, два менеджера по рекламе и один менеджер по продажам.

В творческом отделе, под руководством главного редактора находятся:

· Операторы (3 человека)

· Корреспонденты (3 человека)

· Креат — менеджер (выработка идей рекламных продуктов, а также текстов)

· Режиссер монтажа

· Монтажер

· Визажист Рис. 1 «Организационная структура рекламно-информационного центра»

Предприятие находится по адресу: г. Лысьва, ул. Чапаева, 19

Телефон: (34 249) 66−44−2

Факс: (34 249) 66−06−2

2.3 Должностные обязанности менеджера ООО «Сервис ТВ»

Общие положения. Менеджер по рекламе обязан:

1. Организовывать работу по рекламированию производимой продукции или выполняемых услуг с целью продвижения на рынки сбыта, информируя потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах рекламируемых товаров или услуг.

2. Осуществлять руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний.

3. Разрабатывать планы рекламных мероприятий по одному виду или группе товаров (услуг) и определять затраты на их проведение.

4. Участвовать в формировании рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.

5. Осуществлять выбор форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления.

6. Определять конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимальное сочетание.

7. Изучать рынок сбыта и покупательский спрос с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на которые должна быть направлена реклама, ориентируя ее на целевые группы по профессии, возрасту, покупательной способности, полу.

8. Организовывать разработку рекламных текстов, плакатов, проспектов, каталогов, буклетов, контролировать их качество, обеспечивая наглядность и доступность рекламы, не допуская нарушений правил конкурентной борьбы.

9. Осуществлять контроль за разработкой и реализацией договоров и контрактов по рекламированию продукции или услуг.

10. Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности.

11. Анализировать мотивацию спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги, организовывать изучение потребностей покупателей и определять направленность проведения рекламных кампаний.

12. Поддерживать необходимые связи с другими структурными подразделениями предприятия в процессе разработки и проведения рекламных мероприятий, привлекать к решению поставленных задач консультантов и экспертов, приглашать к участию в рекламе широко известных и популярных лиц, заключая с ними договоры на коммерческой основе. [4, с. 128]

Должностные обязанности менеджера по продажам ООО «Сервис ТВ»

1. Менеджер по продажам:

2. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.

3. Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.

4. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.

5. Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.

6. Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.

7. Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров.

8. Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

9. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.

10. Проводит переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей.

11. Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам (расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, расчеты инкассо, расчеты по открытому счету, банковскими переводами, по товарному кредиту, платежными поручениями, пр.), разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.

12. Организует преддоговорную работу (выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, пр.) и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.).

13. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.

14. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

15. Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию.

16. Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.

17. Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационноправовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).

18. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.

19. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.

20. Организует и руководит проведением мероприятий по формированию потребительского спроса на товары, стимулированию продаж, координирует проведение отдельных видов рекламных кампаний, обеспечивает участие предприятия в презентациях товаров, в проводимых ярмарках, выставках.

21. Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента.

22. Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам (торговых представителей, консультантов по продажам, мерчандайзеров, торговых агентов, иных работников), определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение. [9]

2.4 Описание бизнес - процесса работы ООО «Сервис-ТВ»

Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть из которых является процессными регламентами и представляет не что иное как текстовое описание бизнес-процессов.

При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходит дополнительно время и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.

В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. информационный автоматизированный база данные Данную таблицу читать более просто, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации.

Применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании. [5, с. 224]

После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры. При вертикальном описании были показаны работы, из которых бизнес-процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.

В настоящее время существует несколько десятков подходов, или стандартов, описания бизнес-процессов — ARIS, IDEF0 и др. При этом перед людьми, желающими освоить навыки описания и оптимизации бизнес-процессов, часто встает трудная задача: разобраться во всем этом многообразии и принять окончательное решение о том, какой стандарт в данной ситуации использовать.

Кажущаяся на первый взгляд сложность описания бизнес-процессов преувеличена. Классическая технология описания бизнес-процессов, которая была разработана на заре рождения процессных технологий управления, достаточно проста и состоит всего лишь из двух стандартов описания бизнес-процессов — DFD и WFD. Большинство других современных стандартов, несмотря на другие названия, представляют разновидности и дополнения двух классических подходов DFD и WFD.

Согласно классическому подходу стандарт DFD, который расшифровывается как Data Flow Diagram, представляет собой диаграмму потоков данных, которая используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В свою очередь стандарт WFD расшифровывается как Work Flow Diagram и представляет собой диаграмму потоков работ, которая используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. У диаграммы потоков работ имеется и другое название — диаграмма алгоритмов.

Итак, рассмотрим процессы предприятия ООО «Сервис-ТВ» в г. Лысьва, посредством создания диаграмм декомпозиции.

Основная деятельность данного центра заключается в предоставлении характерных услуг заказчикам, контроль за эффективностью осуществляется как самим офисом, т. е. сотрудниками, так головным центром. Так результатом деятельности копании является созданный рекламный продукт, а также отчетность о не выполненных заказах. И все эти процессы регулируются определенным законодательством. Данное описание можно представить в виде определенной модели данных [Приложение 1].

Более широкое представление о деятельности организации, после того как поступил заказ от клиента отображено на следующем этапе декомпозированной диаграммы [Приложение 2]. Данное взаимодействие также можно представить в виде таблицы (Рис.2), но без учета внешних факторов и выходящих процессов деятельности.

Рис. 2 «Схема взаимодействия отделов»

На диаграмме [Приложение 3] представлена работа отдела по работе с клиентами, работа менеджера — оформление, обработка и учет заказов. Данный процесс в организации представляет собой личное или посредством коммуникаций (электронная почта, телефон) общение менеджера с заказчиком. Менеджер оформляет заказ, заключая договор и фиксируя его лишь ведения отчетности в бухгалтерской деятельности. Заключенные договора хранятся лишь в бумажном виде, что несет за собой определенный риск.

Затем менеджер обрабатывает заказ, ведя дополнительную документацию для организации, и получает подтверждение у исполнительного директора на его реализацию после чего, заказ отправляется на реализацию. Клиенты организации фиксируются лишь при заключении договора, но не фиксируется их число обращение за услугами предприятия.

Рассмотрев процесс оформления заказов в организации — общий вывод, что много многие процессы фиксируются и учитываются в деятельности, посредством документооборота. Это усложняет деятельность менеджера, на что тратится лишнее время и труд персонала.

На диаграмме «Средства распространения рекламы» [Приложение 4] отображено определение каналов и методов распространения рекламы и прикладные процессы к этому.

Ознакомившись с процессами работы организации с клиентами, выявлена необходимость автоматизации процессов: учета клиентов компании, оформление заказов и отчетная деятельность.

2.5 Аппаратное обеспечение ИС

Можно выделить следующие виды информационных технологий: обработки документов; обработки табличной информации; баз данных; сетевые и коммуникационные разработки. Все эти виды служат для того чтобы автоматизировать работы офиса, в данном случае рекламно-информационного центра.

Начнем с аппаратного обеспечения, т. е. компьютеры и компьютерные сеть рекламно-информационного центра. Количество компьютеров в организации составляет 7 штук с соответствующей комплектацией, а так же оргтехника, два принтера (Xerox Phaser 3010; Canon PIXMA iP2700) .

Характеристики компьютеров:

· Процессор — Intel® Core 2 Duo® CPU 3.33GHz

· Оперативная память 2 Gb DDR3

· Видеоадаптер — Intel® 82915G Expres Chipset Family 128 Mb

· Сетевая плата — Realtek RTL8139/810x Family Fast Ethernet NIC

· DVD-CD-RWSony CRX320EE

· Картридер — Acorp Card Reader CRIP200

· Жесткий диск — WDC WD1600JS-88MHBO 160Gb

· Клавиатура — Genius Slim Star i222 Black USB

· Монитор — Acer V193HQDB (ЖК, 18.5 дюймов) В организации установлена локальная сеть. Данная локальная сеть топологии «кольцо», в которой каждый компьютер соединен линиями связи только с двумя другими: от одного он только получает информацию, а другому только передает.

Рекомендовано заменить топологию «кольцо» на «звезда», для того чтобы обмен информацией происходил через один центральный компьютер, а не через все компьютеры организации.

Топология «Звезда» — схема соединения (Рис. 3), при которой каждый компьютер подсоединяется к сети при помощи отдельного соединительного кабеля. Один конец кабеля соединяется с гнездом сетевого адаптера, другой подсоединяется к центральному устройству, называемому концентратором (hub). Устанавливать сеть топологии «Звезда» легко и недорого. Число узлов, которые можно подключить к концентратору, определяется возможным количеством портов самого концентратора, однако имеются ограничения по числу узлов (максимум 1024). Рабочая группа, созданная по данной схеме может функционировать независимо или может быть связана с другими рабочими группами.

Достоинства:

1. Подключение новых рабочих станций не вызывает особых затруднений.

2. Возможность мониторинга сети и централизованного управления сетью

3. При использовании централизованного управления сетью локализация дефектов соединений максимально упрощается.

4. Хорошая расширяемость и модернизация.

Недостатки:

1. Отказ концентратора приводит к отключению от сети всех рабочих станций, подключенных к ней.

Рис. 3 «Схема топологии локальной сети „звезда“»

Для реализации локальной сети с топологией «звезда», из аппаратного обеспечения понадобится компьютер с более высокой производительностью, который будет выступать в роли сервера. Так как организация маленькая и число рабочих станций всего 7, рекомендуется взять любую рабочую станцию (а именно системного администратора) и добавить оперативной памяти с 2 Гб до 8Гб посредством установки двух модулей — DDR3 4096MBx2 PC12800 1600MHz Kingston HyperX. Так же понадобится Коммутатор D-Link DGS-1016D (Цена 3 557 руб.) и кабель для соединения рабочих станций сети.

Технические средства передачи информации подразумевают использование различных средств связи (коммуникации). Они предоставляют возможность организовать виды связи, с помощью телефонных, факсимильных, компьютеров с модемами. В организации технически это обеспечивается соответствующим оборудованием: телефонными аппаратами (3 шт.), факс — с соответствующими камбелями; коммутатор и присоединенные к нему кабелем компьютеры организации для обеспечения доступа в интернет.

2.6 Программное обеспечение

Рассмотрим имеющееся программное обеспечение в организации. На компьютерах установлено:

1. ОС — Microsoft Windows XP Service Pack 3 (x32)

2. Запись дисков — Nero Micro 10.0.11 100

3. Антивирус — avast! Endpoint Protection Plus

4. Архиватор — WinRAR 4.01 Final

5. Браузер — Google Chrome 21.0.1180.79 Stable

6. Проигрыватель мультимедиа — KMPlayer 3.4.0.55 / 2.9.4.1436 Final

7. OpenOffice.org 3.3 — свободный пакет офисных приложений, в который входит:

· OpenOffice.org Writer (текстовый процессор)

· OpenOffice.org Calc (табличный процессор)

· OpenOffice.org Impress (программа подготовки презентации)

· OpenOffice.org Draw (векторный графический редактор)

· OpenOffice.org Base (механизм подключения к внешним СУБД)

· OpenOffice.org Math (редактор формул).

8. А так же различные программы мультимедиа, для обработки и монтажа видео — MAGIX Video Deluxe 17 Premium 10.0.7.2.(для видео монтажа); VirtualDub 1.10.1(для обработки видеофайлов); ACDSee Pro 2.5.363 (для работы с изображениями).