Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК «Астрстройинвест»

Введение

Любая компания — маленькая или большая, независимо от организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Все текущие вопросы, связанные с приемом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков или командировок, поощрениями или взысканиями, сопровождаются соответствующими кадровыми документами: вносятся записи в трудовые книжки, издаются приказы и распоряжения.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Официальная формулировка в законодательстве Российской Федерации: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Также документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Большой объем макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией:

1. Поддержка качественного накопления;

2. Обеспечение эффективного управления;

3. Прозрачность деятельности организации;

4. Система контроля качества, по международным нормам;

5. Контроль деятельности предприятия;

6. Кадровая гибкость;

7. Возможность хранения информации обо всем производственном процессе;

8. Формализации деятельности работников;

9. Управление и доступ к информации;

10. Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов;

11. Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета;

12. Оптимизация процессов;

13. Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота;

14. Автоматизация механизма их выполнения и контроля.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий. В частности, кадровое делопроизводство — это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Компании проводят единую кадровую политику на базе тщательно разработанных требований к персоналу, подробной регламентации работы с ним, введения типовых процедур работы с кадрами (найма, аттестации, оценки, направления на учебу, продвижения и т. п.). Помимо методического обеспечения этой работы, кадровые службы непосредственно участвуют в отборе персонала, планировании карьеры работников, проведении оценки результатов работы, в оказании практической помощи линейным руководителям в работе с подчиненными.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

На построение службы персонала значительное влияние оказывает общая организационная структура и размеры компании. Чем компания крупнее и чем более она децентрализована, тем, как правило, выше доля специалистов кадровых служб в составе управления.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рационализации документационного обеспечения управления необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Принцип работы по информационно — документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Кадровая документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением трудового кодекса Российской Федерации.

Ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений, чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов.

В условиях стремительного роста предприятий всё большее значение приобретает вопрос о повышении оперативности обработки кадровой документации. Кадровая служба вынуждена перерабатывать и правильно формировать огромные информационные массивы, обеспечивать их правильное и точное хранение. Важнейшей особенностью работы с кадровой базой является необходимость её постоянной актуализации, поиска самых разнообразных данных и возможностей их адекватной трансформации в данные для бухгалтерских и управленческих целей. Современные информационные технологии упрощают и ускоряют даже самые сложные вопросы кадрового делопроизводства современного предприятия.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

— документы теряются;

— накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

— документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

— тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

— создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

— на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

— обеспечит слаженную работу всех подразделений;

— упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

— повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

— повысит оперативность доступа к информации;

— позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Классификация и существующие продукты для автоматизации работы с документами системы автоматизации делопроизводства и документооборота:

системы управления потоками работ;

системы организации и управления архивами документов;

системы электронного управления документами.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом — повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30−2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается:

исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа;

при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания;

каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных;

создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:

еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа, определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом;

разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей;

текущее состояние каждого документа можно контролировать;

налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов.

Современные системы автоматизации позволяют значительно облегчить труд кадровиков и упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом. Благодаря возможностям быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках обеспечиваются следующие преимущества в текущей работе кадровых сотрудников:

существенно экономятся временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота;

повышается прозрачность учета, возможность контроля работы сотрудников кадровых служб;

обеспечивается доступность и быстрота поиска документов;

осуществляется автоматический контроль правильности составления и заполнения кадровой документации;

появляется возможность эффективного перераспределения обязанностей сотрудников благодаря снижению рутинной обработки бумажных документов;

гарантируется соответствие кадровой документации меняющимся требованиям российского законодательства, так как фирма разработчик отслеживает изменения и выпускает обновления программ;

снижается трудоемкость представления регламентированной отчетности в государственные органы;

производится подготовка данных для автоматизированного расчета заработной платы.

В результате внедрения автоматизированной системы кадрового документооборота кадровая служба решает две задачи.

Во-первых, кадровики получают ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Во-вторых, в результате автоматизации рутинных процедур сотрудники кадровой службы больше времени могут посвятить задачам, нацеленным на повышение эффективности работы персонала, что особенно важно в современных условиях.

Строительная отрасль — одна из наиболее масштабных и емких по количеству вовлеченных в ее деятельность людей. Сегодня для любой организации залогом длительного, стабильного и эффективного существования на рынке становится привлечение и формирование конкурентоспособного персонала.

Кадровая ситуация в строительной отрасли, на первый взгляд, выглядит беспроблемной: специалистов-строителей разного уровня, образования и квалификации много, и казалось, не должно быть трудностей в том, чтобы собрать нужную команду для реализации имеющихся проектов. Однако эта задача решается отнюдь не так просто.

Кадровый потенциал используется не в полной мере. В связи с коренным изменением системы и структуры строительной отрасли в постсоветское время руководители компаний несут намного большую ответственность перед своим персоналом, нежели раньше. В первую очередь — финансовую. Поэтому важно уметь не только подобрать нужного специалиста и обеспечить его всем необходимым как в профессиональном, так и в социальном плане, но и со временем его удержать.

В связи с возрастающей активностью жилищного и промышленного строительства, впечатляющим разнообразием заказов и проектов и, следовательно, многочисленностью объектов, на которых молодые строители могут приобрести необходимый опыт, потребность в высокопрофессиональных специалистах будет существовать и, по-видимому, возрастать. Поэтому умение строительного бизнеса, грамотный подбор персонала, использование новейших методов рекрутинга, внимательное отношение к своим сотрудникам позволят руководителям обеспечить свои компании специалистами высокого класса.

Тема дипломной работы — «Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК „Астрстройинвест“».

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что решение проблемы управления кадровой документацией в современных условиях позволяет целенаправленно формировать информационные ресурсы организации и обеспечивает повышение их эффективности.

Целью выполнения дипломной работы является проведение анализа системы делопроизводства на предприятии и разработка автоматизированной системы документооборота в отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

— рассмотреть теоретические основы современного документооборота в компании;

— изучить основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства;

— рассмотреть историю развития ООО ИФК «Астрстройинвест»;

— изучить структуру, задачи и функции кадровой службы данной организации;

— провести анализ организации работы с кадровой документацией, изучить документооборот ООО ИФК «Астрстройинвест»;

— разработать предложения по совершенствованию системы документооборота службы кадров ООО ИФК «Астрстройинвест».

Предметом дипломной работы является система документооборота в отделе кадров ООО ИФК «Астрстройинвест».

Объектом дипломной работы выступает ООО ИФК «Астрстройинвест».

Внедрение автоматизированной системы в отделе кадров позволит эффективно и рационально организовать документооборот, что подтверждает актуальность выбранной темы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Основы ведения кадрового делопроизводства в организациях В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.

Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, вступающие в силу 6 октября 2006 года.

Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие «организация» на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов — работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.

Следует отметить, что Трудовой кодекс Российской Федерации к числу основных задач трудового законодательства относит создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. Трудовой кодекс Российской Федерации указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?

Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация — это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

ГОСТ Р 51 141−98, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28 (далее ГОСТ Р 51 141−98), устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения.

Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

Основанием для начала отношений между работником и работодателем является трудовой договор. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

в качестве работодателя — предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

в качестве работника — граждане, достигшие 16 лет.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

режим труда и отдыха;

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (ст. 67 Трудового Кодекса Российской Федерации).

Схема приема сотрудника на работу представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 — Схема приема сотрудника на работу Законодательством не установлено единой обязательной формы трудового договора. Поэтому работники кадровой службы при подготовке трудового договора могут использовать его примерную форму.

Проект приказа подлежит визированию руководителем кадровой службы и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудовых договоров с работниками, должностные обязанности которых связаны с материальной ответственностью, визирование приказа бухгалтерией, а также начальником юридического отдела обязательно.

Организация кадрового делопроизводства начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения»

В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

2. «Задачи»

Раздел содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

3. «Структура»

В разделе указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

4. «Функции»

В разделе рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

разработка планов комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

работа по созданию резерва на выдвижение;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа работника отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия»

Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в бухгалтерию.

6. «Права»

В этом разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность»

В разделе установлена ответственность работника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного баланса во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей;

— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой — направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

— разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Главное значение кадровой документации — придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011−93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

?заявление о приеме на работу;

?контракт о назначении на должность;

?приказ о приеме на работу;

?протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

?заявление о переводе на другую работу;

?представление о переводе на другую работу;

?приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

?заявление об увольнении;

?приказ об увольнении;

?протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

?график отпусков;

?заявление о предоставлении отпуска;

?приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

?представление о поощрении;

?приказ о поощрении;

?протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

?докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

?объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

?приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

?протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

?правила внутреннего трудового распорядка;

?штатное расписание;

?положение о структурном подразделении;

?график отпусков;

?должностные инструкции.

2. Персональная документация:

?трудовая книжка;

?личное дело;

?личная карточка работника.

3. Договорная документация:

?коллективный договор (соглашение);

?трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

?приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

?учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

?документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация.

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:

1. Организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков.

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Целями разработки должностной инструкции являются:

?создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

?повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

?обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание — документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года [14];

2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т. д.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т. п.

Проекты приказов подготавливаются начальником отдела кадров и подписываются руководителем. Подписанный руководителем приказ регистрируется начальником отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, и т. п.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия — на обычной бумаге.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации.

Объяснительная записка — это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов. Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

К обязательным документам кадровой службы относятся: правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о защите персональных данных работников, штатное расписание, личная карточка, табель учёта рабочего времени, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, заявления работников, книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учёта мероприятий по контролю, журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда.

Документы, имеющие рекомендательный характер: коллективный договор, должностные инструкции, положение об оплате труда и премировании, личные дела, справки о трудовой деятельности, копии приказов о приёме на работу и увольнении, докладные записки, журналы учёта военнообязанных.

Документы, зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Состав документов кадровой службы значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры — все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.