Автоматизация подбора сотрудников на примере использования программного продукта E-Staff Рекрутер

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Омский государственный педагогический университет»

(ФГБОУ ВПО «ОмГПУ»)

«Высшая бизнес — школа»

Курсовой работа по дисциплине «Информационные технологии управления персоналом»

Автоматизация подбора сотрудников на примере использования программного продукта E-Staff Рекрутер Подготовил студент Чакабериа Тамара Сосоевна Омск 2013 г

Переводом кадровых процедур на рельсы автоматизации никого уже не удивишь — на дворе XXI век. Свои позиции программные продукты закрепили и в более сложных процессах: обучении, оценке, подборе персонала и т. д. Пользователям этих «чудо-помощников» остается только разбираться в море предлагаемых на рынке разработок и найти именно то, что поможет решать задачи конкретной компании.

Вначале было делопроизводство Только на работу с документаций по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени. Автоматизация документооборота позволяет не только сократить время сотрудников на обработку, хранение и редактирование информации, но и повысить эффективность работы персонала.

Это направление имеет четкие, легко алгоритмизирующиеся процедуры и на сегодняшний день, думаю, уже не осталось компаний, ведущих кадровый учет вручную. Как правило, программный продукт для автоматизации кадрового делопроизводства должен совмещаться с программами бухгалтерского учета.

За последние 13 лет, а именно столько лет присутствует на российском рынке система управления персоналом БОСС-Кадровик, произошли существенные изменения в мировоззрении служб управления персоналом на задачи автоматизации управления персоналом и HR-системы в целом. Путь эволюции лежал сначала через понимание автоматизации учетно-вычислительных функции и кадрового документооборота, потом в области задач управления персоналом: подбора, обучения, расстановки, мотивации и др. В нынешних условиях актуальным становится решение задач управления человеческим ресурсом организации в целом. Именно управление персоналом как ресурсом способно обеспечить сегодня решение ключевых бизнес-задач. Безусловно, что и тактический (управление кадровыми процессами), и стратегический (управление человеческим ресурсом) уровни управления персоналом базируются на постоянно обновляемой системной оперативной информации по персоналу, т. е. на общепринятых автоматизированных учетных процедурах (кадровом учете). Именно поэтому любая информационная система, претендующая на звание HRM-системы, должна решать все вышеперечисленные задачи.

Действительно, возможности автоматизации сегодня куда шире. «Она позволяет осуществлять поддержку информационной системой всех кадровых процедур — подбора и найма, перемещения, увольнения сотрудников, учета рабочего времени, расчета зарплаты. Современные программные средства позволяют также поддерживать проведение обучения, аттестации, т. е. в системе отражаются все кадровые процедуры, вся необходимая информация по ним». Требования, которые предъявляют менеджеры по персоналу к потенциальным «помощникам», определяются спецификой компании и ее задачами.

На сегодняшний день на рынке существует широкая линейка программных продуктов, позволяющих автоматизировать процессы управления персоналом. Наиболее популярным из них является mySAP ERP HCM. Это очень мощное и достаточно дорогое решение, но для крупных компаний эффект от внедрения SAP значительный.

Компания IBS внедрила системы управления персоналом на базе mySAP ERP HCM в целом ряде крупных компаний. Такие системы экономят время сотрудников при проведении всех процедур, связанных с персоналом — причем это касается не только кадрового учета. Вот, например, как реализован в подобной автоматизированной системе процесс аттестации. Сначала пользователь на корпоративном портале заполняет форму и отсылает руководителю. Затем (это может произойти уже через несколько минут — данные сотрудника в системе доступны в режиме online) происходит встреча работника с руководителем, при необходимости присутствует и менеджер по персоналу. По итогам встречи руководитель утверждает итоги аттестации, поставив галочку в соответствующем окошке, форма поступает в службу персонала. Аттестация по всей компании проходит примерно в течение месяца. По окончании служба персонала получает полную структурированную информацию по всем сотрудникам, сразу же формируется и план их обучения на следующий год, четко прослеживаются все карьерные перемещения (изменение грейдов и зарплат). По любому сотруднику можно проследить всю историю аттестаций, обучения, карьерного роста и т. д.

Рынок программных средств постоянно обновляется. Словом, каждый выбирает «по себе». Однако перед началом проекта нужно хотя бы минимально сузить круг поиска.

Например, при значительной территориальной распределенности бизнеса следует, прежде всего, обратить внимание на системы, построенные на интернет-технологиях. В таких системах ядро (база данных + сервер приложений) централизованно, а пользователи имеют доступ к нему (в соответствии со своими полномочиями) с любого компьютера, имеющего доступ к интернету. Если бизнес компании динамично развивается, то наверняка потребуются доработки/настройки уже внедренной системы под новые условия, причем, возможно, они будут производиться достаточно часто. В этом случае следует выбирать системы с высокой степенью «открытости», которые позволяют с минимальными усилиями провести необходимые доработки в процессе эксплуатации. Для компаний с большой численностью персонала и перспективами его роста масштабируемость может стать определяющим фактом при выборе".

Выбор продукта зависит от размера компании (численности персонала) и тех бизнес-процессов, которые выбраны для автоматизации (поиск-отбор, обучение, делопроизводство, расчет зарплаты, и т. д.). «Автоматизация всего спектра бизнес-процессов хороша для крупного предприятия или даже холдинга. При этом целесообразен подход „один продукт от одного разработчика“. Это дорого, зато надежно. Выбор конкретного продукта в этом случае зависит от бюджета на автоматизацию».

Выбор программного обеспечения можно осуществлять отдельно — программное обеспечение (ПО) для набора, к примеру «Рекрутер», «E-staff Рекрутер»; отдельно ПО для тестирования персонала, к примеру, UTS Staff; отдельно ПО для организации и проведения обучения, на мой взгляд, наиболее полно этот бизнес процесс автоматизирует WebTutor; далее система учета персонала и кадрового документооборота. В общем, выбор велик. Вступая на такой путь, важно четко понимать, что именно планируется автоматизировать, кто будет пользоваться программой, и, наконец, кто будет заниматься внедрением.

Обилие поставщиков программного обеспечения частично реализующих задачи учета или управления персоналом; вендоров, представляющих HRM-функциональность в составе комплексных ERP-систем, российских поставщиков по праву полнофункциональных HRMсистем; ставит предприятия перед сложным выбором. Наверное основными критериями все-же остаются: бренд компаниипроизводителя, функциональность решения, применяемые технологии внедрения и сопровождения HRM-ситемы, опыт и реальные проекты.

Какой вариант выбрать? Все от одного вендора («все в одном»), или лучшее решение в своем классе (оптимальные инструментальные средства в рамках технологии SOA)? В любом случае, это коллективный выбор НR-, IТи финансовой служб при тесном сотрудничестве с ТОР-менеджментом предприятия.

В дальнейшем рассмотрим остановимся на системах «Рекрутер» Система достаточно продвинутая, может чуть слабоватая с точки зрения IT, но ее функционал практически полностью покрывает интересующие нас бизнес-процессы. Единственный недостаток системы «Рекрутера», в том числе и потому, что пользователь этой системы должен быть, как минимум, продвинутым пользователем ПК.

Итак автоматизация подбора сотрудников на примере использования программного продукта E-Staff Рекрутер.

Функциональные возможности программного продукта E-Staff Рекрутер:

Учет всех структурных подразделений (для кадровых служб) и компаний-клиентов (для рекрутинговых агентств);

E-Staff Рекрутер Рекрутер позволяет систематизировать информацию о заказчиках (для рекрутинговых компаний) или структурных подразделениях (для кадровых служб), контактных лицах, хранит полную историю событий, осуществляет поиск по ключевым словам, предоставляет возможность массовой рассылки по клиентам или подразделениям, допускает прикрепление неограниченного числа документов, позволяет анализировать затраты на подбор персонала. Система позволяет задавать иерархию подразделений компании (для кадровых служб).

1. Хранение штатной структуры (для кадровых служб компаний);

2. Возможность автоматической синхронизации штатной структуры с внутренней системой кадрового учета (1С, Босс-Кадровик, SAP и др.).

3. Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников;

4. Для кадровых служб компаний в системе отдельно могут учитываться как вакансии (позиции), так и заявки на подбор персонала по каждой конкретной позиции. При приеме сотрудников на определенную должность заявки по этой позиции последовательно закрываются. Предусмотрена возможность подачи заявки на вакансию руководителем через корпоративный портал.

5. Для рекрутинговых агентств предусмотрен режим «вакансия = заявка», при котором на каждый заказ заводится отдельная вакансия.

6. Ведение полного архива по вакансиям;

Вакансии в E-Staff Рекрутер подразделяются на активные и архивные. Система предоставляет возможность просмотреть список и историю событий по кандидатам, отобранных на ту или иную вакансию. В случае повторного появления вакансии, благодаря сохраненному списку соискателей, значительно экономится время на поиск подходящих кандидатов.

Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет;

E-Staff Рекрутер позволяет публиковать объявления о вакансиях на основных job-сайтах Рунета, заполнив один раз общую форму. Программой предусмотрен автоматический сбор откликов с работных сайтов. Рекрутер может просматривать резюме кандидатов, откликнувшихся на размещенные на работных сайтах вакансии, и обрабатывать эти резюме в окне программы.

Автоматическое обновление вакансий Обновление объявлений занимает от 10 до 30 секунд и не требует ввода дополнительной информации. Вы всегда будете видеть сроки размещения Ваших объявлений на тех или иных сайтах.

Поиск резюме кандидатов в интернете;

Поиск по нескольким сайтам одновременно при помощи одного запроса. Возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании. Отслеживание кандидатов, найденных повторно, или по которым уже ведется (велась) работа. При попытке внесения в базу уже имеющегося резюме E-Staff Рекрутер оповещает о возможном дублировании информации.

Автоматическое импортирование резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов MS Word или OpenOffice;

E-Staff Рекрутер позволяет осуществлять пакетную заливку резюме, хранящихся в формате документов MS Word или OpenOffice. Вам не придется выбирать отдельно каждый файл — программа самостоятельно обработает все файлы в указанной Вами директории. Аналогично программа позволяет автоматически загружать резюме, приходящие по e-mail. При этом обрабатываются как резюме в тексте писем, так и резюме в прикрепленных файлах MS Word. Остальные прикрепленные файлы заносятся в карточку кандидата в виде приложений.

Автоматическое распознавание ключевой информации при внесении резюме в базу;

E-Staff Рекрутер автоматически распознает ключевые поля в резюме (ФИО, дату или год рождения, адрес, телефон, e-mail, ожидания по заработной плате) и помещает в соответствующие поля карточки.

Поиск резюме в базе по различным критериям;

Вы можете осуществлять поиск как по основным и дополнительным (пользовательским) полям, так и по ключевым словам в резюме и сопроводительных документах.

Система планирования событий по кандидатам, вакансиям и подразделениям/клиентам;

E-Staff Рекрутер содержит календарь, при помощи которого Вы можете планировать события по кандидатам/вакансиям/подразделениям, а также любые другие мероприятия. Вы сами сможете настроить напоминания о предстоящих событиях, а также выбрать шаблон для выгрузки расписания в календарь MS Outlook

Отправка сообщений кандидатам, отправка резюме руководителям подразделений или заказчику;

E-Staff Рекрутер позволяет отправлять сообщения кандидатам прямо из личной карточки, выбрав при этом шаблон письма или составив новое.

Массовая рассылка по клиентам Для рекрутинговых компаний предусмотрена возможность массовой рассылки по списку клиентов.

Возможность сетевого пользования программой;

Сетевая версия E-Staff Рекрутер предполагает использование программы с разных рабочих мест, в том числе разделенных территориально. Вы можете установить как версию с конкретным числом пользователей, так и с неограниченным. E-Staff Рекрутер предоставляет возможность разграничения прав доступа для пользователей.

Ведение отчетности по подразделениям/клиентам, вакансиям, кандидатам;

Вы можете создавать собственные отчеты и использовать базовые шаблоны, а также выгружать полученные списки в MS Excel. При помощи E-Staff Рекрутер Вы можете просматривать статистику действий каждого их сотрудников за любой период. В программе предусмотрена аналитика по эффективности процесса подбора («воронка подбора»), аналитика по срокам закрытия вакансий, аналитика по эффективности источников поступления кандидатов и источников закрытия вакансий.

Возможность расширения базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании.

E-Staff Рекрутер позволяет приспосабливать рабочий интерфейс под нужды конкретной компании: добавлять поля, справочники и шаблоны.

Интеграция с другими программными системами.

E-Staff Рекрутер предусматривает интеграцию со следующими системами:

Система кадрового учета БОСС-Кадровик, 1С, SAP и др.;

Корпоративный портал WebSoft;

Система тестирования и оценки персонала WebTutor.

Ведение учета клиентов (для кадровых агентств), а также произвольных контрагентов (поставщиков):

— учет взаимоотношений с клиентами (CRM);

— анализ затрат на подбор персонала;

Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников:

— возможность подачи заявки на вакансию руководителем через корпоративный портал;

Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет:

— размещение объявлений на ведущих сайтах в Интернет за одну операцию (список включает более 40 сайтов);

— отслеживание сроков хранения на каждом из сайтов;

— повторные размещение объявлений, срок публикации которых истек;

— автоматический сбор откликов с сайтов;

Поиск кандидатов в Интернет:

— поиск по нескольким сайтам при помощи одного запроса;

— возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании;

— отслеживание кандидатов, найденных повторно, или по которым уже ведется (велась) работа;

Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word или OpenOffice:

— автоматическое распознавание ключевой информации в резюме (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень зарплаты);

— ручной и автоматический режимы импорта;

Работа с кандидатами:

— прием в разработку;

— интервью;

— отслеживание статуса у заказчика (руководителя подразделения);

— отслеживание времени нахождения кандидата в каждом из статусов;

— прием на работу или отклонение;

— прохождение испытательного срока.

— возможность интеграции с календарем Microsoft Outlook;

— ведение полной базы кандидатов, когда-либо контактировавших с Вами;

Настраиваемый доступ для заказчика (руководителя) для просмотра кандидатов, дошедших до определенного этапа подбора, через корпоративный портал:

— одобрение/отклонение кандидата руководителем;

— оценка кандидата руководителем (группой оценивающих лиц) по настраиваемым формам оценки;

Возможность назначения кандидатам тестирования через внешнюю систему тестирования:

— автоматическое назначение кандидату заданного набора тестов;

— отслеживания статуса прохождения тестов;

— автоматическая загрузка результатов прохождения тестирования в E-Staff;

Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику:

— интервью;

— телефонные контакты;

— изменения статуса кандидата;

— проверки рекомендаций и др;

Отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам.

Поиск любых данных в базе как по формальным критериям так и по произвольным словам.

Возможность работы нескольких пользователей в сети.

— разграничение прав доступа;

— получение информации о работе каждого рекрутера;

Получение статистики как по всей компании так и по каждому рекрутеру:

— аналитика по эффективности процесса подбора («воронка подбора»);

— аналитика по срокам закрытия вакансий;

— аналитика по эффективности источников поступления кандидатов и источников закрытия вакансий;

— возможность настройки стандартных отчетов и создания собственных;

Расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании.

Учет кандидатов на работу Рекрутер — это прежде всего универсальная компьютерная база данных, предназначенная для регистрации и хранения сведений о кандидатах на работу. Вы можете поместить в нее детализированную анкету с полной информацией о кандидате или просто зарегистрировать резюме, полученное по электронной почте, факсу или со сканера, а также приложить фотографию кандидата и все необходимые документы (например: копию диплома, рекомендательные письма и т. п.), написать свои комментарии или дополнительные сведения. Каждому новому кандидату автоматически присваивается идентификационный номер и одновременно проверяется, не обращался ли он к вам ранее. По всем полям анкеты выполняется поиск. Для анализа информации и эффектного представления руководству результатов вашей работы предусмотрены всевозможные отчеты.

Учет вакансий Для каждой вакансии вы можете указать описание должности, требования к кандидатам, а также сведения о том, когда и от кого поступила заявка на ее заполнение. Более того, Рекрутер позволяет вам самостоятельно сконструировать такую форму описания вакансии, которая будет отражать всю необходимую вам информацию. При этом Рекрутер не только сохраняет сведения о каждой вакансии, но также позволяет вам мгновенно вызвать список рассмотренных на нее кандидатов.

Рекрутер ведет учет всех сведений о начальниках отделов (заказчиках), направляющих вам заявки на заполнение вакантных должностей. Выбрав интересующего заказчика, вы можете посмотреть, когда и какие он открывал вакансии, а также когда и каких кандидатов вы ему представляли.

В системе хранится информация о менеджерах по персоналу (экспертах), которые выполняют поиск и отбор кандидатов на работу. Хотя, в качестве экспертов также могут рассматриваться и другие лица, участвующие в отборе кандидатов, например, сотрудники службы безопасности и даже руководитель компании. При этом по каждому эксперту ведется учет заполненных им вакансий, а также проведенных этапов отбора.

Рекрутер ведет базу данных источников поступления кандидатов (газет, журналов, работных сайтов, учебных центров, кадровых агентств и т. п.), с которыми вы сотрудничаете. В ней отражается, подробная информация о каждом источнике, список направленных им кандидатов, а также заключенные с ним договора и проведенные платежи.

Автоматизация конкурсного отбора кандидатов на работу Рекрутер визуально отображает алгоритм конкурсного отбора в виде блок-схемы с указанием количества кандидатов, находящихся на каждом из его этапов. Результаты оценивания качеств кандидатов перечисляются в оценочных листах. На основании оценочных листов Рекрутер подсчитывает рейтинги кандидатов и переводит их с этапа на этап. Все этапы отбора автоматически отображаются в планировщике вашего рабочего дня. Используя данную функцию Рекрутера, вы получите возможность полностью контролировать процесс заполнения вакансии, а также математически обосновывать объективность конкурсного отбора.

Учет затрат на подбор персонала Как известно, финансовые затраты на подбор персонала являются важной статьей расходов компании. Для того, чтобы помочь вам проводить стоимостной анализ процесса подбора персонала, Рекрутер ведет учет заключенных вами договоров и осуществленных платежей. С каждым договором и платежом вы можете связать файлы, содержащие копию договора, акт, счет и любую другую документацию. Благодаря использованию данной функции Рекрутера вы всегда будете точно знать, какие договора вами заключены, а также в какой степени они выполнены и оплачены.

программный автоматизация вакансия персонал Интеграция с Web-сайтом Рекрутер создает на Web-сайте вашей компании раздел «Вакансии». Посетив его, кандидаты на работу могут ознакомиться с подробным описанием имеющихся у вас вакантных должностей, а также заполнить анкету. Заполненные анкеты попадают в банк данных Рекрутера. Учитывая то, что в последнее время популярность Интернета как средства поиска работы резко возрасла, внедрив Рекрутер, вы выиграете дважды. Во-первых, вы не будете тратить время на ввод поступающих через интернет кандидатов, так как они сами будут заполнять анкету на Web-сайте. А, во-вторых, посетители вашего web-сайта обязательно оценят современный уровень технологий, используемых вами при подборе персонала.