Автоматизация складского учета на предприятии быстрого питания ООО «Курочка рядом»

Факультет «Информационные системы и технологии»

Специальность 80 801

Кафедра информатики

дипломнЫЙ ПРОЕКТ

На тему: Автоматизация складского учета на предприятии быстрого питания ООО «Курочка рядом»

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ СКЛАДСКОГО УЧЕТА БАЗОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Учет движения материальных ценностей

1.1.1 Общее описание складского учёта

1.1.2 Оформление движения МПЗ

1.1.3 Движение МПЗ

1.2 Проведение инвентаризации и возможности автоматизации

1.2.1 Хранение на складе

1.2.2 Инвентаризация МПЗ

1.2.3 Функциональные обязанности кладовщика

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА В ООО «КУРОЧКА РЯДОМ»

2.1 Описание предметной области

2.1.1 Характеристика предприятия

2.1.2 Функциональная модель деятельности предприятия

2.2 Складской учёт в ООО «Курочка рядом»

2.2.1 Модель данных предметной области (ER-модель)

2.2.2 Анализ рынка программных продуктов и систем. Выбор средств разработки

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПОДСИСТЕМЫ СКЛАДСКОГО УЧЕТА

3.1 Разработка программного обеспечения подсистемы складского учета

3.1.1 Описание задач разработанной подсистемы и средств ее взаимодействия

3.1.2 Требования к аппаратным средствам и порядок

установки программы

3.1.3 Информационная безопасность

3.2 Оценка трудоёмкости разработки проекта

3.2.1 Методика оценки трудоемкости, определение весовых показателей

3.2.2 Оценка трудоемкости проекта

3.2.3 Экономический расчёт внедрения

ГЛАВА 4. БЕЗОПАСНОСТЬ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

4.1 Охрана труда

4.1.1 Анализ опасных и вредных факторов на рабочем месте

4.1.2 Аэроионный состав воздуха

4.1.3 Меры по снижению опасных и вредных производственных факторов

4.2 Безопасность в чрезвычайных ситуациях

4.2.1 Определение уровня обеспечения пожарной безопасности

4.2.2 Меры обеспечения пожарной безопасности

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

складской учет инвентаризация автоматизация

В настоящее время на рынке предлагаемых услуг по обслуживанию потребителей в сфере питания появляется все больше конкурентоспособных организаций, одним из которых является сеть предприятий быстрого и качественного обслуживания ООО «Курочка рядом»

Одним из показателей характеризующих работу предприятия является товарооборот, который представляет собой планово — организационный процесс обращения материально — производственных запасов, от которого во многом зависят и другие экономические показатели. В общий объем товарооборота включают все товары, реализованные предприятием, т. е. полученные от предприятий поставщиков продукции. Также товарооборот показывает, насколько быстро предприятие использует полученную продукцию, т. е. какими темпами оно осуществляет свою деятельность, чем больше на предприятие осуществляется поставок, тем более стабильно работает данное предприятие.

При осуществлении поставок на предприятие производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает:

— своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

— контроль за своевременным, полным и правильным приходованием, поступивших товаров;

— своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

— контроль над соблюдением нормативов запаса товаров.

В связи с этим для надежного функционирования системы поставок необходимо вести их систематический и непрерывный учет.

Актуальность данной проблемы очевидна, так как большинство современных предприятий имеют среди своих подразделений и складские [3, 13].

В качестве темы данного дипломного проекта было выбрано изучение возможности оптимизации бизнес — процессов предприятия быстрого обслуживания, в частности — работы склада.

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной подсистемы, которая позволит автоматизировать деятельность по складскому учёту кафе «Курочка рядом».

Задачами дипломного проекта являются:

1. Изучение данного вида бизнеса;

2. Описание характеристики организации;

3. Анализ информационных потоков склада;

4. Анализ рынка прикладных программ;

5. Разработка программной подсистемы для автоматизации конкретных бизнес — процессов предприятия;

6. Оценка ожидаемой трудоемкости разработки системы;

7. Анализ охраны труда.

В дипломе рассмотрены главы:

В главе 1 — анализ складского учета предприятия, изучены процессы складского учета и документооборот организации, процессы инвентаризации и средства обработки информации.

В главе 2 — особенности организации складского учета в ООО «Курочка рядом», описана предметная область, построены модели данных, проектируемой информационной подсистемы, проведен анализ рынка средств разработки программ.

В главе 3 — разработка подсистемы складского учета, приведены общие сведения о разрабатываемой подсистеме и оценка трудоемкости и проекта.

В главе 4 — безопасность жизнедеятельности, определен уровень обеспечения пожарной безопасности предприятия.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ СКЛАДСКОГО УЧЕТА БАЗОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Учёт движения материальных ценностей

1.1.1 Общее описание складского учёта

Практически каждая организация в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных видов товарно-материальных ценностей.

Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей в каждой организации должны быть оборудованы склады и кладовые.

Складские помещения можно подразделить на складские помещения основного производственного и подсобного назначения.

Складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей.

Складское помещение подсобного назначения предназначено для размещения подсобных служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса. Складские помещения подсобного назначения — это помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки.

Контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

— схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), закрепляются должностные лица (с образцами подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно — суммовой);

— реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;

— единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;

— порядка и сроков проведения инвентаризации материально — производственных запасов (МПЗ) [3, 15].

— рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других необходимых аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

1.1.2 Оформление движения МПЗ

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье девять Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года № 835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно — правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

1.1.3 Движение МПЗ

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2000 года № 44н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету „Учет материально-производственных запасов“ ПБУ 5/01», принимаются:

— сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

— активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

— активы, используемые для управленческих нужд организации.

Материалы представляют собой продукцию, которую расходуют с изменением формы, состава, состояния при изготовлении изделий, в том числе материалы, участвующие в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции.

Полуфабрикаты собственного производства — это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или на других предприятиях.

Данные складского учета материально — производственных запасов, оперативного учета из движения в подразделениях организации должны соответствовать данным бухгалтерского учета материально-производственных запасов. Приведенное положение является одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Следует знать, что материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков розничных торговых организаций, квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Приём и получение товара

Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года № 132 (далее Постановление № 132).

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

В накладной указывается:

— номер и дата выписки;

— наименование поставщика и покупателя;

— наименование и краткое описание товара;

— количество товара;

— цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в четырех экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально — ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой — принял).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации — покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Внутреннее перемещение материальных ценностей.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний № 119н установлено, что сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях когда:

— продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

— осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

— производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

— осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

— других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Выдача материальных ценностей со склада.

Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство — это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

— либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство — на участки, в бригады и на рабочие места;

— либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально — ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) [3], утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7 и Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

— наименование получателя груза;

— наименование груза;

— количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

— род упаковки;

— способ погрузки и разгрузки;

— время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

1.2 Проведение инвентаризации и возможности автоматизации

1.2.1 Хранение на складе

Одним из видов хранения является хранение на товарном складе, и в Гражданском кодексе Российской Федерации данный вид хранения регламентируется статьями 907 — 918 ГК РФ.

В соответствии со статьей 907 ГК РФ товарным складом признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая услуги, связанные с хранением.

На товарных складах могут храниться самые различные товары и, как правило, каждый товарный склад оснащается оборудованием, предназначенным для хранения определенного вида товаров.

Особенностью хранения на товарном складе является проверка товаров товарным складом при приеме и во время хранения.

Проверка товаров, определение их количества и внешнего состояния согласно статье 909 ГК РФ являются обязанностью товарного склада, если договором не предусмотрено иное, причем производится такая проверка за счет хранителя. Проверка хранителем товаров при их передаче на хранение имеет важное значение для определения степени виновности хранителя в случае утраты или повреждения товаров в процессе хранения.

1.2.2 Инвентаризация МПЗ

В случаях, предусмотренных законодательством, организации обязаны проводить инвентаризацию материально-производственных запасов, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Федеральный закон № 129-ФЗ) [3], при формировании учетной политики организации должен быть утвержден порядок проведения инвентаризации имущества организации.

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Согласно пункту 2 статьи 12 Федерального закона № 129-ФЗ инвентаризация в обязательном порядке проводится в следующих случаях:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При этом необходимо учитывать, что в соответствии с пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года № 34н перед составлением годовой бухгалтерской отчетности может не проводится инвентаризация того имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года.

Основными целями инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

— определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

— сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

— проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния.

В Законе № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

— проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации — акт инвентаризации.

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26), утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 27 марта 2000 года № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), стоимостные разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную.

1.2.3 Функциональные обязанности кладовщика

Функциональными обязанностями кладовщика на данном предприятии являются:

— составление заявок поставщикам по мере надобности,

— приём и размещение поступивших МПЗ на складе,

— контроль правильности оформления ТТН,

— выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке заведующий производством,

— составление отчётов в офис,

— ведение архива документов,

Составление заявок.

Заявки составляются на основе информации о расходе МПЗ за предыдущие периоды. В силу отсутствия ИС складского учёта нередки случаи нерационального использования средств организации (слишком большой либо слишком малый запас на складе необходимых МПЗ). Кроме того большое значение имеет опыт кладовщика, т.к. сеть кафе быстро развивается то данная ситуация без каких-либо изменений в подходе к организации работы будет только ухудшаться.

Приём и размещение поступивших МПЗ на складе, контроль правильности оформления ТТН

Данный процесс происходит следующим образом:

— экспедитор поставщика предоставляет кладовщику сопроводительную документацию

— разнорабочий транспортирует поступившие МПЗ в помещения кафе

— кладовщик проверяет соответствие количества продукции, указанной в ТТН и фактически потупившей

В случае несоответствий ТТН исправляется, на ней ставятся подписи кладовщика и экспедитора. Впоследствии, со следующей поставкой, экспедитор передаёт кладовщику исправленную ТТН.

Выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке зав. производством

Происходит аналогично предыдущему процессу, с разницей в том, что выдаёт со склада кладовщик, а принимает зав. производством.

Кладовщик раз в месяц должен составить отчёт в офис по поступившим МПЗ и по выданным. В офисе эти данные сверяются со счет — фактурами поставщиков и заносятся в 1С.

Для складирования текущих документов используются шкафы, расположенные в административных помещениях кафе. В шкафах хранятся в папках входящие и исходящие документы оперативного использования. Через год документы убираются на склад, где они хранятся на стеллажах еще два года. Через три года с момента поступления документа в организацию он сдается в архив (расположен в центральном офисе). Найти документ в архиве практически невозможно. Большую сложность доставляет и оперативная обработка документации.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА В ООО «КУРОЧКА РЯДОМ»

2.1 Описание предметной области

2.1.1 Характеристика предприятия

Полное название организации: общество с ограниченной ответственностью «Курочка рядом».

Сокращенное название: ООО «Курочка рядом».

ООО «Курочка рядом» входит в состав группы предприятий «Музыка и Кино», одной из крупнейших компаний Омска в индустрии развлечений и отдыха и имеет значительные перспективы.

ООО «Курочка рядом» было образовано 01.11.2006 г. на базе существующей сети кафе, входящих в состав группы предприятий «Музыка и Кино».

В соответствии с уставом компании основным видом ее деятельности является оказание качественных услуг населению в области общественного питания. Структурные подразделения, входящие в состав ООО «Курочка рядом», могут выполнять практически все сопутствующие работы: изготовление полуфабрикатов, транспортные услуги по доставке этих полуфабрикатов и др.

Структура предприятия имеет в своем составе:

— головной офис, в котором располагаются бухгалтерия и аппарат управления;

— сеть кафе «Курочка рядом»;

— заготовительный цех;

— автобаза.

Рис. 1. Схема производственной структуры и организации управления кафе

Общая численность сотрудников крупного кафе по штату — 30 членов бригады, в том числе: два разнорабочих, три зав. производством, три зам. управляющего, кладовщик и управляющий.

Половозрастной состав кафе:

— девушки в возрасте от 17 до 27 лет

— молодые люди от 20 до 30 лет

В настоящее время на предприятии работает около 500 чел.

Организационно правовая форма ведения хозяйства: общество с ограниченной ответственностью

Орган управления: собрание учредителей

Юридический адрес: Россия 644 029, г. Омск, пр. Мира 19

2.1.2 Функциональная модель деятельности предприятия

На основе анализа деятельности кафе-бистро «Курочка рядом» построена функциональная модель, описывающая существующую организацию работы. Модель включает:

— Структурную функциональную модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);

— Функциональную модель в виде иерархии потоков данных (DFD);

— Модель процессов, выполняющихся в определенной последовательности в соответствии со стандартом IDEF3.

Диаграммы модели в стандарте IDEF0 отображают производимые объектом действия и связи между этими действиями. SADT — модель представляет систему в виде контекстной диаграммы — одной работы (бизнес-процесса) «Деятельность кафе-бистро «Курочка рядом» «. Эта работа декомпозируется на следующих диаграммах.

SADT модель деятельности подразделения ориентирована в большей мере на раскрытие особенностей его деятельности.

Модель потоков данных в DFD, в отличие от SADT — модели, ориентирована на раскрытие особенностей документооборота, поэтому именно она будет положена в основу системного проекта будущей автоматизированной информационной системы.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков используется IDEF3. Описываются процессы, выполняющиеся в определенной последовательности.

В приложении 1 имеются диаграммы в стандартах IDEF0 и IDEF3, описывающие существующую организацию работы (AS-IS) [5,6,7].

В результате изучения функциональной структуры, а также из интервью с руководителем предприятия были выявлены следующие недостатки в организации работы:

— Необходимость повышения качества и скорости обслуживания клиентов

— Сокращение производственных затрат времени

— Необходимость автоматизации вспомогательных процессов учета материальных ресурсов предприятия.

Изменения, внесенные в модель, отражены в таблице 3.

Таблица 3

Изменения, внесенные в модель работы организации.

Диаграммы структурной функциональной модели в стандартах DFD, IDEF3 показаны в приложении 2.

2.2 Складской учёт в ООО «Курочка рядом»

2.2.1 Модель данных предметной области (ER-модель)

Построение информационной модели (модели данных) предметной области предполагает выделение сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между сущностями и разрешение связей «многие ко многим», нетипичных для реляционной модели данных.

В рамках данной работы построить полную информационную модель не представляется возможным, поэтому ограничимся наиболее важными сущностями, атрибутами и связями. Выделить сущности можно на основе подхода, основанного на анализе функциональных зависимостей реквизитов документов предметной области.

Функциональные зависимости реквизитов документов предметной области представлены в таблицах 1, 2.

Приходная ТТН Таблица 1

Физическая модель данных содержит информацию о конкретных объектах БД — таблицах, полях, индексах, процедурах и т. д. Эта модель создается на базе конкретной целевой СУБД. В данной работе мы используем таблицы СУБД Paradox. Физическая модель данных предметной области в соответствии со стандартом IDEF1X показана в приложении 3.

Таблица 2

Расходная ТТН

Логическая модель данных предметной области с указанием наиболее важных сущностей, атрибутов и связей в соответствии со стандартом IDEF1X показана в приложении 4.

2.2.2 Анализ рынка программных продуктов и систем. Выбор средств разработки

Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т. д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей проектируемой системы является автоматизация складского учета. Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т. д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (кладовщиками, администраторами и т. д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

В памяти ЭВМ должна хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения наличия запаса с данными машинного учета. Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение предприятия для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Автоматизация системы складского учета требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, поставщиков (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, так и оперативный учет поступления и продажи товаров [18, 15].

В настоящее время на рынке присутствуют несколько производителей подобных программных продуктов — ВЦ «1С-Рарус», Компания ИВС, «Сервис Плюс АТ».

В настоящее время на рынке существует большое количество решений для автоматизации складской деятельности на технологической платформе «1С: Предприятие», разработанной фирмой «1С». В данной статье мы попытаемся разобраться, почему именно эта платформа используется в качестве базовой и какие решения разработаны, чтобы автоматизировать процесс управления технологическими процессами современного складского комплекса площадью от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч квадратных метров.

Эволюция программ «1С» и типовые решения.

Исторически со словом «1С» ассоциируется много различных решений, но, в первую очередь, это программа «1С: Бухгалтерия» для автоматизации бухгалтерского учета. Уже более 15 лет развивается это направление фирмы «1С». Компьютерные программы для бухгалтерского учета востребованы в предприятиях различных размеров, различных форм собственности, отраслевой направленности, объемов производства и фактически стали российским стандартом автоматизации бухгалтерского учета. Это исторически привело к более широкому пониманию фирмой «1С» реальных потребностей предприятий в автоматизации различных участков учета и управления.

Слово «1С: Предприятие» стало носить более широкий смысл, чем изначально «1С: Бухгалтерия». Попытаемся разобраться, что представляет собой «1С: Предприятие». Это технологическая платформа — то, что объединяет все прикладные решения для автоматизации учета и управления. По аналогии с операционной системой для персональных компьютеров, «1С: Предприятие» можно назвать операционной системой автоматизации учета и управления предприятий. Это и среда, и инструмент для разработчиков программного обеспечения со специальным макроязыком, на котором программы разрабатываются и дорабатываются под конкретные задачи предприятия. С другой стороны, «1С: Предприятие» является системой программ — прикладных решений на этой самой платформе.

«1С: Предприятие» — открытая система и интегрируется практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных. Важным качеством решений для платформы «1С: Предприятие» является масштабируемость — от персонального однопользовательского варианта, до больших рабочих групп и предприятий. Навязываемые рядом именитых зарубежных конкурентов фирмы «1С» стереотипы о том, что «1С: Предприятие» — «для маленьких», постепенно становятся мифом. Так, в послужном списке компании AXELOT, одного из партнеров фирмы «1С», имеется проект автоматизации управления материально-техническим обеспечением одного из лидеров российской энергетики ОАО «Иркутскэнерго», в ходе которого успешно автоматизировано 400 рабочих мест, причем в едином информационном пространстве. Для достижения подобных результатов повышение производительности системы достигается средствами платформы, прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей. Есть модные зарубежные аббревиатуры, а есть суть вопроса. Чем, по сути, отличается ERP (enterprise resource planning) от систем учета и управления предприятиями? Попробуйте найти отличие между WMS (warehouse management system) и системой учета и управления складом.

Наиболее типовые, общие решения на платформе «1С: Предприятие» разрабатывает сама фирма «1С», к ним относятся: «1С: Бухгалтерия», «1С: Управление торговлей», «1C: Зарплата и Управление Персоналом» и «1C: Управление производственным предприятием». Рассмотрим их поподробнее.

«1С: Бухгалтерия» — универсальная программа для автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю, оказание услуг, производство и т. д.

Прикладное решение «1С: Управление торговлей» комплексно решает задачи управленческого и оперативного учета, анализа и планирования, автоматизирует торговые, финансовые и складские операции.

Программа «1С: Зарплата и Управление Персоналом» предназначена для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий. Это прикладное решение, в котором учтены и требования законодательства, и реальная практика работы предприятий, а также мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом.

Наиболее полную реализацию функциональных возможностей системы программ «1С: Предприятие» представляет прикладное решение «1С:Управление производственным предприятием». Оно создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия по всем основным бизнес-процессам. На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база может охватывать все организации, входящие в холдинг. При этом четко разграничивается доступ к хранимым сведениям и возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников. Все данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Например, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование, а при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

Прикладное решение «1C: Управление производственным предприятием» предоставляет широкие возможности и инструменты для анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании, средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия с численностью персонала от нескольких десятков до нескольких тысяч человек и автоматизированных рабочих мест. В настоящее время более 800 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности различные продукты, входящие в систему программ «1С: Предприятие».

Отраслевые и специализированные решения для автоматизации склада

В дополнение к наиболее типовым решениям в семействе программ «1С» существуют также отраслевые и специализированные решения. Это решения в области логистики, производства, транспорта, страхования, строительства, управления персоналом и др.

Для многих предприятий, которые испытывают потребность в автоматизации складов, разработаны различные программные продукты. Эти решения позволяют существенно повысить эффективность работы современного складского комплекса, в том числе:

— оптимизировать использование площади склада;

— повысить точность учета товара;

— сократить время проведения всех складских операций;

— сократить затраты на хранение товара на складе;

— избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара;

— сократить количество ошибочных складских операций;

— уменьшить зависимость и потери от «человеческого фактора».

Среди компаний, разработавших собственные отраслевые продукты в области складской логистики на платформе «1С: Предприятие», можно выделить компании «Штрих-М», «Созвездие», «ИТ-Решения» и AXELOT.

Решение (в сложившемся сленге «1С» — «конфигурация») «ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0» компании «Штрих-М» разработано для предыдущей версии технологической платформы — «1С: Предприятие 7.7» (в настоящее время с учетом шестилетнего опыта применения «1С: Предприятие 7.7» фирмой «1С» создана и используется платформа «1С: Предприятие 8»). Конфигурация позволяет осуществить автоматизацию складского учета, организацию складского учета, вести карточки складского учета, оформлять бланки складского учета, исходя из правил и инструкции по складскому учету, осуществлять проведение инвентаризации. «ШТРИХ-М: Автоматизация склада v.1.0» позволяет получать из других систем автоматизации заявки на приемку товара и его отгрузку, а также задания на переупаковку, формирование наборов (комплектацию), списание и пр. складские операции, отражаемые в системе автоматизации склада, передавать в другие системы автоматизации данные о фактических движениях товаров на складе.

Нужно также отметить программу «Штрих-М: Склад — Мобильное рабочее место», предназначенную для решения задач сбора данных с помощью мобильных терминалов (или КПК). Эта программа может использоваться с любой из следующих компонент «1С: Предприятие 7.7» — «Оперативный учет», «Бухгалтерский учет», «Расчет». Программа также поддерживается в конфигурации «ШТРИХ_М: Автоматизация склада», все части программы не подлежат изменению пользователем.

Программное решение «Партионный учет в управлении запасами» фирмы «Созвездие» представляет собой сервис для получения корректных данных партионного учета. Решение работает с партиями товаров на складах всех видов учета (УУ, БУ, НУ). Обработка может установить текущую границу последовательности на заданный документ, проводит документы в немонопольном режиме с границы последовательности до указанного момента. Можно настроить автоматический запуск обработки в указанное время, а также прекращение ее работы по расписанию. Такой вариант подходит для использования программы в ночное, нерабочее время. Для функционирования программы в рабочие часы можно указать интервал времени между проведением отдельных документов. Программное решение «Партионный учет в управлении запасами» предназначено для работы с конфигурациями «Управление производственным предприятием» и «Управление торговлей» системы программ «1С: Предприятие 8». Решение является полностью открытым для изменений, защита отсутствует.