Автоматизированная информационная система управления персоналом

• Введение
• 1. Internet/Intranet-технологии. Internet-технологии в бизнесе. Электронная коммерция
• 1.1 Internet/Intranet-технологии
• 1.2 Internet-технологии в бизнесе. Электронная коммерция
• 2. Автоматизированная информационная система управления персоналом
• 2.1 Техническое задание
• 2.2 Определение требований к автоматизированной информационной системе и их анализ
• 2.2.1 Структурный анализ предприятия
• 2.2.2 Характеристика комплекса решаемых задач
• 3. Проектирование элементов информационной системы
• 3.1 Обоснование выбора структуры базы данных
• 3.2 Описание схемы базы данных, таблиц и связей между ними
• 3.3 Ограничения на информацию
• 4. Реализация проекта
• 4.1 Обеспечение логической целостности базы данных
• 4.2 Определение максимального и минимального размера премии
• 4.3 Инструкция пользователю
• Заключение
• Литература
• Приложения
• ВВЕДЕНИЕ
• В условиях развития современного общества информационные технологии глубоко проникают жизнь людей. Они очень быстро превратились в жизненно важный стимул развития не только мировой экономики, но и других сфер человеческой деятельности. Сейчас трудно найти сферу, в которой сейчас не используются информационные технологии. Так, в промышленности информационные технологии применяются не только для анализа запасов сырья, комплектующих, готовой продукции, но и позволяют проводить маркетинговые исследования для прогноза спроса на различные виды продукции, находить новых партнеров и многое другое.
• Информационные технологии — это один из современных способов общения, главными преимуществами которого являются общедоступность. Используя информационные технологии можно с легкостью получить доступ к интересующей информации.
• Данная курсовая работа посвящена разработке элементов системы электронного документооборота (СЭД) отдела бухгалтерии, а конкретно бюро учета расчетов с рабочими и служащими, ОАО «НасосМаш» — промышленного предприятия, занимающегося производством насосной продукции.
• Курсовая работа изложена на 48 страницах, содержит 14 рисунков, 9 таблиц и состоит из введения, 2 разделов (теоретического и практического), заключения, списка литературы из 5 наименований и 3 приложений.
• Во введении дана общая характеристика работы.
• В первом теоретическом разделе проведена исследовательская работа на тему «Internet/Intranet-технологии. Internet-технологии в бизнесе. Электронная коммерция»
• Во втором (практическом) разделе работы проведен структурный анализ объекта автоматизации — ОАО «НасосМаш», обозначена проблемная область предприятия, сформулированы требования к функциональности системы электронного документооборота.
• Также данный раздел посвящен вопросам проектирования элементов информационной системы, к которым относятся: обоснование выбора структуры базы данных по учету производительности и осуществления материального поощрения, проектирование схемы базы данных, таблиц и связей между ними, задание ограничений на вводимую информацию.
• Далее мы рассмотрели вопросы обеспечения логической целостности базы данных, реализации определенных техническим заданием действий по обработке исходных данных, приведена инструкция пользователя.
• В заключении изложены основные результаты выполнения курсовой работы.
• В приложениях приведены должностные инструкции работников отдела бухгалтерии и основные стандартные типы данных MS Excel.

1. INTERNET/INTRANET-ТЕХНОЛОГИИ. INTERNET-ТЕХНОЛОГИИ В БИЗНЕСЕ. ЭЛЕКТРОННАЯ КОММЕРЦИЯ

1.1 Internet/Intranet-технологии

Internet и реализующие его технологии — сетевые технологии поиска, сбора, обработки, обработки, анализа, распространения и защиты данных и информации — являются неотъемлемым атрибутом информационного общества и его базовым основанием. Сегодня эти технологии, о которых впервые заговорили в последней трети прошлого века, работают практически во всех областях экономики, науки, культуры, социальных преобразований. Internet в настоящее время объединяет десятки тысяч компьютерных локальных, региональных, федеральных сетей и миллионы пользователей во всем мире. При этом сетью объединены компьютеры тысяч различных типов, оснащенных самым разным программным обеспечением.

Существует много толкований термина Internet, однако он имеет два основных значения:

· глобальное сообщество произвольно объединяемых мировых сетей, которые используются для свободного обмена данными;

· совокупность технологий, реализующих обмен данными на основе использования семейства протоколов TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol), называемых Internet-технологиями, или технологиями Internet.

В основе создания Internet лежит история развития обособленной сети ARPAnet — первой экспериментальной компьютерной сети национального масштаба.

Internet является совокупностью эффективных методов коммуникации на базе современных стандартизированных протоколов связи и работы с информацией, находящейся на удаленных носителях. Кроме непосредственных функций по транзиту данных любых типов технологии Internet обеспечивают широкий спектр разнообразных информационных услуг, реализуемых различными службами:

· служба пересылки и приёма сообщений (E-mail);

· служба гипертекстовой среды (WWW);

· служба передачи файлов (File Transfer Protocol — FTP);

· служба удаленного управления компьютером (Teletype Network — Telnet);

· служба имен доменов (Domain Name System — DNS);

· служба телеконференций (Users Network — Usenet) и чат-конференций (Internet Relay Chat — IRC).

Для быстрого поиска информации в Internet разработаны специальные программы, которые по заданным адресам и ссылкам мгновенно отыскивают нужную информацию. При этом число обработанных информационных ресурсов может достигать сотен тысяч. Совокупность поисковых и сервисных программ образует мощные общедоступные и коммерческие поисковые службы — в зарубежном секторе Internet это: Alta Vista, Excite, Google, HotBot, Infoseek (Go)Light, Lycos, Magellan, Norbern, Yahoo!, Open Text, Web Crawler. В русскоязычном секторе основными полнотекстовыми поисковыми системами считаются Апорт, Rambler, List.ru, Russia on the Net, FTPSearch, Яndex.

Программная индустрия для Web испытывает сейчас настоящий бум: сотни компаний — разработчиков программного обеспечения для Web — создают новые технологии и инструментальные средства для навигации, работы в Сети и разработки пользовательских приложений. К их числу можно отнести:

· программы просмотра и навигации (браузеры);

· средства поиска и доставки информации (поисковые машины);

· программное обеспечение Internet и Web-серверов, серверные приложения и расширения;

· средства администрирования в сетях;

· клиентские приложения и расширения (Webсервисы);

· инструментальные средства разработки;

· средства обеспечения безопасности.

Инструментальные средства разработки Internet-приложений разнообразны и включают:

· редакторы гипертекста и графические редакторы;

· средства разметки карт изображений и конверторы изображений;

· средства мультимедиа (аудио, анимация, видео);

· средства генерации виртуальной реальности;

· средства и языки программирования серверных и клиентских приложений и расширений.

Редакторы гипертекста формируют HTML-файлы в режимах программирования или WYSIWYG (What You See Is What You Get). Можно использовать и обычные текстовые редакторы, а также средства, встроенные в браузеры. К этой же группе относятся конверторы, «перегоняющие» офисные документы в гипертекст.

Графические редакторы служат для создания изображений, включаемых в гипертекст.

Средства разметки карт изображений позволяют разбить изображение на участки и связать гиперссылки с каждым из них. Такие средства могут быть встроены в графический редактор. Конверторы изображений обеспечивают преобразование форматов, размеров и цветов, создание специальных эффектов.

Средства мультимедиа предназначены для создания звукового и музыкального сопровождения, анимационных и видеороликов. Часто воспроизведение файлов мультимедиа осуществляется клиентскими расширениями или специальными Helper-программами.

Средства генерации виртуальной реальности позволяют запрограммировать трехмерные сцены и управление ими на языке VRML (Virtual Reality Modeling Language). Ввиду того, что процесс воспроизведения виртуальной реальности достаточно сложен, могут потребоваться дополнительные средства автоматизированного проектирования и анимации.

Для просмотра Web-страниц с VRML-изображениями необходимо использовать соответствующие браузеры, например, WebSpace от Silicon Graphics или VRML-расширения для Internet Explorer или Netscape Navigator.

Системы программирования клиентских приложений предназначены для разработки и отладки сценариев (на языках VBScript или JavaScript) и мобильных приложений (на языке Java), выполняемых на стороне клиента. Наибольшие удобство и производительность разработки дают средства визуального программирования. В качестве средств программирования серверных приложений могут использоваться как обычные системы программирования (VisualBasic, C/C++, Java), так и интерпретаторы команд (UNIX-shell, REXX и др.), интерпретаторы и компиляторы сценариев на JavaScript, VBScript и Perl. Для создания клиентских и серверных расширений используются системы программирования, позволяющие создавать компоненты с использованием механизмов ActiveX или Plugin, представленных в виде встроенных или дополнительных библиотек интерфейсов.

Средства администрирования, как правило, поставляются в составе программного обеспечения Web-сервера и служат для конфигурирования, активации и мониторинга Web-сервисов, для контроля актуальности гиперссылок и связности гипертекстовой структуры, для учета и протоколирования использования серверов, для настройки и сопровождения системы безопасности.

Средства обеспечения безопасности данных и самих сетей могут быть встроены в программное обеспечение Internet-серверов или представлены в виде дополнительных компонентов: комплексов Firewall и Proxy-серверов, выполняющих фильтрацию данных на различных уровнях.

До недавнего времени Internet был своеобразной «улицей с односторонним движением», так как информация с Web-страниц поступала к пользователю от Web-сервера только при наличии запроса пользователя. С появлением в языке HTML диалоговых свойств пользователь получил обратную связь с Web-сервером. Обмен параметров при этом осуществляется через специальный графический интерфейс (Computer Graphical Interface — CGI).

В последнее время все большее распространение получает механизм согласования запускаемых программ через многоцелевые расширения почтовой службы Internet (Multipurpose Internet Mail Extensions — MIME). Современные браузеры — помимо взаимодействия с Web-серверами через протокол HTTP — могут взаимодействовать с различными типами серверов и служб с использованием протоколов FTP, File, Gopher, Mailto, NNTP, Telnet, WAIS. В состав URL входит информация о методе доступа, требующаяся браузеру, чтобы использовать любой из этих протоколов.

Если Internet включает в себя необозримое внешнее информационное пространство и соответствующие ресурсы, то Intranet — это внутреннее информационное пространство организации, реализуемое в локальной сети (Local Area Network — LAN), но обладающей всеми возможностями Internet, ориентированной, как правило, на применение в рамках одной организации. Отличается высокой безопасностью и скоростью работы. Используется для решения задач по автоматизации документооборота, информационному сопровождению бизнес-процессов, поиска и совместного доступа к данным и документам организации и имеет шлюзы для подключения в Internet.

Сеть Intranet — отличная платформа для работы с информацией внутри предприятия. Современный Web-браузер доступен для любой клиентской системы, Web-серверы не требуют аппаратных средств такой большой мощности, которая требуется, например, для классических пакетов групповой работы типа LotusNotesDomino. Рынок программного обеспечения для Web-серверов весьма разнообразен — пользователи не «привязаны» к одному поставщику. Большинство приложений разработано на базе принципа открытых систем и прекрасно взаимодействуют. Технология Web обладает свойством наращиваемости и может использоваться в любых вычислительных сетях. Средства разработки приложений в комплексах прикладных программ для пользовательских персональных компьютеров облегчают создание HTML-страниц для Web-серверов.

Многообразие протоколов, служб, клиентских приложений, возможностей работы практически с любыми серверными платформами (Linux, Windows, Solaris, BSD и др.) и операционными системами превратили Internet в мощный инструмент, широко использующийся в бизнесе. Распределенные информационные системы, построенные на Internet/Intranet-технологиях — в том числе и с применением спутниковых систем — стали обычным явлением. Многие сферы бизнеса получили приставку «е» — e-Business, что означает «электронный бизнес» .

1.2 Internet-технологии в бизнесе. Электронная коммерция

Созданием и продвижением интернет-магазинов в сети Интернет занимается целая область экономики — электронная коммерция. Исходя из определения электронной коммерции, можно отметить, что она является важнейшим составным элементом электронного бизнеса, т. е. любой деловой активности, использующей возможности глобальных информационных сетей для преобразования внутренних и внешних связей с целью создания прибыли. Вообще, под электронной коммерцией (e-commerce) понимается любой вид деловой сделки, где взаимодействие сторон осуществляется электронным способом вместо физического контакта.

В электронной коммерции принято выделять следующие основные категории:

· B2B (business-to-business) бизнес — бизнес;

· B2C (business-to-customer) бизнес — потребитель;

· B2A (business-to-administrator) бизнес — администрация;

· C2A (customer-to-administrator) потребитель — администрация;

· С2С (customer-to-customer) потребитель — потребитель.

Данная классификация основана на трех основных участниках рынка: потребителе, компании и администрации. Для того чтобы понять связи между перечисленными категориями электронной коммерции, необходимо рассмотреть треугольник оборота товаров и финансов.

Рисунок 1.1- Треугольник оборота финансов и товара

Рассмотрим все категории электронной коммерции по порядку. B2B (бизнес — бизнес) определяется как категория электронной коммерции, при которой участниками рынка являются две компании. Например, связи и отношения между дилерами и поставщиками, головными офисами компаний и их региональными представителями. B2C (бизнес — потребитель) регламентирует отношения между компаниями и потребителями, т. е. розничную электронную торговлю (интернет-магазины). B2A (бизнес — администрация) регламентирует отношения между бизнесом и администрацией, вопросы лицензирования, разрешений на деловую активность предприятия, поставки оборудования, таможня и т. п.

C2A (потребитель — администрация) регламентирует отношения между потребителями и государственными структурами в различных областях и сферах экономики. C2C (потребитель — потребитель) регламентирует отношения между двумя потребителями, например по обмену опытом совершения коммерческих сделок. Классическим примером организации виртуальной системы электронной коммерции категории C2C является интернет-аукцион. Однако здесь стоит отметить следующее: даже при том, что коммерческие отношения возникают непосредственно между участниками торгов (продавец и покупатель), все это может быть только при поддержке организатора самого аукциона (компании), которая вправе удерживать за свои услуги определенный процент с проводимой сделки между участниками торгов.

Представленная схема показывает отношения между всеми пятью категориями электронной коммерции. Так, например, если потребитель желает совершить покупку через сеть Интернет, он находит подходящий для этого интернет-магазин, а в нем соответственно необходимый товар. Однако здесь будет полезен обмен опытом с теми пользователями, которые либо имеют подобный товар, либо прибегали к услугам данного интернет-магазина. При этом работает категория C2C, т. е. обмен опытом между потребителями. Когда потребитель, получивший советы от пользователей, решается приобрести товар у конкретного интернет-магазина, он вступает в категорию B2C, т.к. с одной стороны выступает компания (юридическое лицо), а с другой — потребитель (физическое лицо). Поступивший заказ от потребителя должен быть обработан интернет-магазином. Для этого интернет-магазин может связаться с компаниями, которые поставляют ему товар; здесь работает категория электронной коммерции B2B, т. е. связь между двумя и более компаниями. Если при получении товара потребитель остался неудовлетворен его содержанием, он вправе обратиться в различного рода инстанции по контролю проведения товарно-денежных отношений (например, защита прав потребителей); таким образом, начинает работать категория C2A. И наконец, администрация может влиять на работу интернет-магазина путем наложения различных санкций, лицензирования, контроля денежных потоков; в таком случае работает категория B2A.

Получается, что все пять категорий электронной коммерции работают как единый механизм товарно-денежных отношений в сети Интернет. Однако в такой классификации можно выделить, по крайней мере, две основные категории электронной коммерции, которые приносят наибольшую прибыль по сравнению с остальными: это категории B2B и B2C.

Стоит также отметить, что период безудержного роста систем электронной коммерции категории B2C уже пройден, и сегодня главным критерием успешного ведения бизнеса в сети Интернет является внедрение новых технологий, призванных сделать торговлю эффективнее и лучше, чем у конкурентов. Помимо основных пяти категорий электронной коммерции, существуют также и другие категории, где вводится новый (возможно, наиболее значимый) участник рынка — правительство (government).

Получается, что интернет-магазины, помимо того что они являются конечными веб-сайтами для торговых систем, относятся к розничной форме ведения торговли — к сектору B2C (business-to-customer).

2. Автоматизированная информационная система управления персоналом

2.1 Техническое задание

Разработать элементы информационных технологий управления комплекса задач предметной области организации.

Наименование организации:

ОАО «НасосМаш» .

Наименование комплекса задач:

Управление человеческими ресурсами.

Реализуемая функция:

Управление производительностью, осуществление материального и морального стимулирования Реализуемая задача:

Управление программами материального и морального стимулирования.

Реализуемые действия по обработке информации:

· вывод списка премированных сотрудников заданного подразделения;

· вывод списка сотрудников, получивших премию за заданный интервал дат;

· определение максимальной и минимальной премии из выплаченных сотрудникам данного подразделения за заданный интервал дат.

Одно из действий необходимо реализовать на отдельном рабочем листе с использованием функций баз данных.

Количество таблиц базы данных: не менее 3-х.

Количество записей в основной таблице: не менее 20-ти.

Количество записей во вспомогательных таблицах: не менее 5-ти.

2.2 Определение требований к автоматизированной информационной системе и их анализ

2.2.1 Структурный анализ предприятия

Общие сведения об ОАО «НасосМаш»

Завод «НасосМаш» основан в 1884 г. Это было крупное предприятие по выпуску сельскохозяйственного оборудования.

С1946 г. завод специализируется на изготовлении насосного оборудования для всех отраслей народного хозяйства. Насосы ОАО «НасосМаш» успешно работают в 49 странах ближнего и дальнего зарубежья — в странах Европы, Азии, Африки, Латинской Америки. Их предназначение распространяется на предприятия тепловой и атомной энергетики, металлургической, пищевой, химической и нефтеперерабатывающей промышленности, в мелиорации, водоснабжении и орошении, в системах водоотлива угольных шахт и метрополитенов, на малых котельных, в коммунальных хозяйствах, на приусадебных участках.

Большой опыт, накопленный за полвека, по изготовлению насосного оборудования практически для всех отраслей народного хозяйства позволил нашему предприятию стать одним из ведущих насосных заводов в бывшем Союзе, а ныне в России.

Насосное оборудование успешно эксплуатируется на предприятиях тепловой и атомной энергетики, металлургической и химической промышленности, нефтедобывающей промышленности, мелиорации, водоснабжения и орошения, в системах водоотлива угольных шахт и метрополитенов, на малых котельных пищевой и легкой промышленности.

Тесное сотрудничество с научно-исследовательским и проектно-конструкторским институтом атомного и энергетического насосостроения (ВНИИАЭН), рядом других научных учреждений, наличие собственной конструкторско-технологической базы, позволяет нам оперативно внедрять в производство новые типоразмеры насосного оборудования, отвечающего потребностям рынка, совершенствовать серийную продукцию с тем, чтобы она постоянно находилась на современном техническом уровне.

Большое внимание уделяется развитию производства торцовых уплотнений для центробежных насосов и можем уже удовлетворять потребность как собственного производства, так и других предприятий.

На предприятии имеется развитое литейное производство и предприятие готово осуществлять поставку литья по кооперации заказчикам.

Представленная программа производства насосного оборудования не в полной мере отражает возможности предприятия, поэтому ОАО «НасосМаш» готов рассмотреть любые предложения потребителей по освоению новых видов насосов, их модернизации, поставке запасных частей и сервисному обслуживанию.

Организационная структура

Организационная структура OAO «НасосМаш» создана на основе типовой структуры управления производственным предприятием. Однако вследствие смены собственности и изменения организационно-правовой формы комбината организационная структура была модифицирована и упрощена. В основе действующей структуры лежат принципы единоначалия и централизма. Принцип централизма предполагает иерархичность, то есть строгую подчиненность нижестоящих звеньев вышестоящим. Принцип единоначалия выражается в том, что во главе каждого подразделения находится один руководитель — начальник, инженер, старший мастер и т. д., которые координируют действия подчиненных.

В результате этих преобразований организационная структура ОАО «НасосМаш» приняла вид, представленный на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1- Организационная структура ОАО «НасосМаш»

Центральная бухгалтерия В соответствии с поставленной в курсовой работе задачей организации электронного документооборота процессов бухгалтерского учета более подробно рассмотрим задачи и структуру отдела центральной бухгалтерии.

Основными задачами отдела являются:

· Бухгалтерский учет.

· Планирование и учет исполнения смет расходов Учреждения.

· Проведение взаиморасчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Основными функциями отдела являются:

· Осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций.

· Контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по кодам экономической классификации, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

· Начисление и выплата заработной платы рабочим и служащим.

· Своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и физическими лицами.

· Участие в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете.

· Проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

· Составление и представление в Департамент социальной защиты населения, ПФР и налоговые органы, статуправление соответствующей бухгалтерской и статистической отчетности в установленные сроки.

· Хранение бухгалтерских документов, смет расходов, других документов, а также сдача их в архив в установленном порядке.

· Осуществление приема граждан по вопросам найма, увольнения, перевода.

· Оформление приказов, связанных с деятельностью предприятия.

· Контроль за трудовой дисциплиной, соблюдением Правил внутреннего трудового распорядка.

· участие в разработке Коллективного договора, Положения об оплате труда.

Организационная структура отдела представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2-Организационная структура ОАО «НасосМаш»

Главный бухгалтер предприятия:

· обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единственных методологических принципов бухгалтерского учета, составления и представления в установленные сроки финансовой отчетности;

· организует контроль за отображением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

· принимает участие в оформлении материалов, связанных с недостатком и возмещением расходов относительно таких недостатков, кражами и порчей активов предприятия;

· обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других отделенных подразделах предприятия.

Весь бухгалтерский учет ведется в отделах (бюро) бухгалтерами. Они подчиняются главному бухгалтеру и его заместителю. Расчет заработной платы (и премии соответственно) проводит бюро учета расчетов с рабочими и служащими.

Шаблоны должностных инструкций главного бухгалтера и бухгалтера по расчету заработной платы представлены в приложении А.

Описание предметной области «Как есть»

Рассмотрим движение документов в процессе начисления премии.

Процедура начинается с заполнения табельщиком (или начальником цеха) табеля учета рабочего времени или сменно-суточного задания (план-факт), в табель заносятся также выходные, праздничные дни, больничные и т. п.

В конце календарного месяца все табели подписываются у начальников цехов (отделов). После чего передаются в расчетный отдел бухгалтерии (бюро учета расчетов с рабочими и служащими).

На основе полученных данных бухгалтер проводит предварительное начисление заработной платы. И передает данные о производительности того или иного сотрудника, данные о его заработной плате и остаток по нераспределенному фонду заработной платы начальнику цеха (отдела) На основе этих данных начальники цехов подают генеральному директору на рассмотрении заявки о начисление тем или иным сотрудникам материального поощрения/помощи.

После утверждения заявок данные передаются в отдел делопроизводства, который формирует приказ о начислении премий/помощи и передает его на подпись генеральному директору.

После заверения приказ попадает в расчетный отдел и бухгалтер проводит окончательное начисление заработной платы сотрудникам.

2.2.2 Характеристика комплекса решаемых задач

Обоснование необходимости разработки и внедрения автоматизированной информационной системы

Анализ документооборота при начислении сумм материального поощрения, технология которого описана в предыдущем разделе, показывает, что в применяемой схеме бумажного документооборота можно выделить следующие узкие места:

· Расчет план/факта проводится вручную и, как правило, в конце месяца. Это приводит к многочисленным ошибкам и перепроверкам.

· Одним и тем же по сути документам приходится проходить процедуру согласования и утверждения по несколько раз.

· Схема начисления материального поощрения довольно запутанная и носит часто субъективный характер.

· Передача твердых копий документов на следующий этап обеспечивается сотрудником, работающим с документом на очередном этапе, либо его секретарем.

· Необходимость многочисленных извещений о прохождении этапов документооборота (с целью упрощения на схеме представлена только их часть).

Таким образом, можно сделать вывод, что существующая технология бумажного документооборота не обеспечивает требуемую безошибочность и оперативность в учете производительности, и осуществлении материального поощрения.

Одним из эффективных способов решения данной проблемы является переход к электронным документам и автоматизация документооборота.

Описание предметной области «Как должно быть»

Технология работы учета производительности и осуществления материального поощрения с использованием системы электронного документооборота выглядит следующим образом.

Табельщик ежедневно заносит сведения об учете рабочего времени (заполняет табель), а также данные о сменно-суточных заданиях (проставляет план-факт). Замечание. Данные переносятся с соответствующих бумажных носителей.

Еженедельно начальники цехов (отделов) проверяют внесенные данные. При необходимости вносятся корректировки.

В конце месяца бухгалтер на основе внесенных данных начисляет заработную плату и премию на основе заранее выбранной схемы. Электронный документ о начислении заработной платы и премий утверждают (ставится галочка об утверждении) начальники цехов и генеральный директор. После утверждения печатается приказ о начислении премий и подшивается в архив (при необходимости).

Сравнение технологии электронного документооборота с использованием системы электронного документооборота с существующей технологией позволяет выявить следующие преимущества использования СЭД:

· Подготовку и набор первоначальных данных для начисления заработной платы и премий выполняет табельщик.

· Отсутствует передача твердых копий документов (заявок, проектов договоров) на подготовительных стадиях.

· Движение документа осуществляется по безбумажной технологии управления ходом работ (workflow). Основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа.

· Твердые копии договора распечатываются только в конце процедуры начисления премий.

Перейти к полностью безбумажному документообороту пока не представляется возможным.

Функции пользователей системы

Анализ предметной области, технического задания позволил выявить пользователей и их основные функции. Спецификация пользователей системы электронного документооборота, на рабочие места которых будет установлено клиентское программное обеспечение, приведена в таблице 1

Таблица 2.1- Спецификация пользователей системы электронного документооборота

Требования к разрабатываемой системе Анализ процессов делопроизводства при начислении заработной платы и премии в ОАО «НасосМаш» показал, что внедряемая система электронного документооборота должна обеспечивать следующий набор основных функций.

Регистрация документов.

Маршрутизация (обеспечение движения) документов.

Организация совместной работы с документами.

Контроль исполнения.

Потоковое сканирование бумажных документов (табель учета рабочего времени и т. д.).

Хранение документов.

Наличие развитых средств поиска информации.

Ведение базы данных по учету производительности, осуществлению материального и морального стимулирования.

Обеспечение авторизованного доступа.

Поддержка следующих форматов документов: Word, Excel, HTML, ASCII.

Соответствие процедур делопроизводства требованиям ГОСТ.

Работа в сети, поддержка технологии «клиент-сервер» .

К дополнительным функциям системы (обеспечение которых возможно на дальнейших этапах внедрения) следует отнести:

1. Архивное хранение документов.

2. Криптографическая защита информации.

3. Электронный документооборот на основе электронной почты.

4. Работа с взаимосвязанными документами.

5. Построение территориально-распределенных корпоративных систем документооборота.

3. Проектирование элементов информационной системы

3.1 Обоснование выбора структуры базы данных

электронный документооборот автоматизированный информационный

Выбор структуры базы данных предшествует ее разработке средствами конкретной СУБД. Структура базы данных определяется моделью базы данных и разрабатывается таким образом, чтобы ее реализация не зависела от типа конкретной СУБД.

Разрабатываемая база данных по учету производительности и осуществления материального и морального стимулирования является реляционной базой данных и представляет собой набор таблиц и связей между ними. Анализ технического задания показал, что база данных по учету производительности и осуществления материального и морального стимулирования должна состоять из трех таблиц:

1. Премия

2. Подразделения

3. Сотрудники Таблица «Премия» является основной таблицей, таблицы «Подразделения» и «Сотрудники» — вспомогательными справочниками.

Таблица «Премия» содержит основные сведения по учету материального стимулирования сотрудников предприятия.

Перечень полей таблицы «Премии» представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1- Перечень полей таблицы «Премии»

Таблица «Подразделения» является вспомогательным справочником, содержащим сведения о подразделениях предприятия. Перечень полей таблицы «Подразделения» представлен в таблице 3.2.

Таблица 3.2 — Перечень полей таблицы «Подразделения»

Таблица «Сотрудники» является вспомогательным справочником, содержащим сведения о сотрудниках предприятия. Перечень полей таблицы Сотрудники" представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3- Перечень полей таблицы «Сотрудники»

Разработанная на основе анализа технического задания и предметной области структура базы данных по учету материального стимулирования сотрудников обеспечивает:

1) требуемую информативность, так как содержит все необходимые сведения для учета осуществления материального стимулирования сотрудников и получения требуемых по техническому заданию сведений начисленным премиям;

2) хранение информации без избыточности, — структуры таблиц разработаны таким образом, чтобы исключить хранение одного и того же содержимого информационного поля в разных записях;

3) логическую целостность базы данных за счет предусмотренных полей связи Наименование подразделения и Сотрудники;

4) требуемую функциональность по запросам, определенным в техническом задании, а именно:

· вывод списка премированных сотрудников заданного подразделения;

· вывод списка сотрудников, получивших премию за заданный интервал дат;

· определение максимальной и минимальной премии из выплаченных сотрудникам данного подразделения за заданный интервал дат.

3.2 Описание схемы базы данных, таблиц и связей между ними

Схема разработанной базы данных по учету осуществления материального стимулирования сотрудников представлена на рисунке 3. Основные стандартные типы данных MS Excel приведены в приложении B.

Структура таблицы «Премии» представлена в таблице 3.4.

Таблица 3.4- Структура таблицы «Премии»

Структура таблицы «Подразделения» представлена в таблице 3.5.

Таблица 3.5- Структура таблицы «Подразделения»

Структура таблицы «Сотрудники» представлена в таблице 3.6.

Таблица 3.6- Структура таблицы «Сотрудники»

Рисунок 3.1- Схема базы данных

Разработанная схема базы данных, обеспечивая выполнение требуемых функций, устраняет избыточность хранения информации.

Логическая целостность базы данных обеспечивается заполнением идентификаторов, подстановкой и связыванием таблиц.

Таблица «Подразделения» связана с таблицей «Сотрудник» связью «одна-ко-многим», полями связи являются «Ид_подразделения» и «Подразделение» .

Таблица «Сотрудники» связана с таблицей Премии" связью «одна-ко-многим», полями связи являются «Табельный номер» и «Сотрудники» .

3.3 Ограничения на информацию

- Ограничения на вводимую информацию позволяют уменьшить вероятность ввода оператором ошибочных данных в базу.

Ограничения на информацию, вводимую в таблицы базы данных, сведены в таблицу 3.7.

Таблица 3.7- Ограничения на информацию

4. Реализация проекта

В качестве системы управления базой данных выбраны средства работы с данными MS Excel MS Office 2003. MS Excel, благодаря наличию специальных функций и команд, позволяет достаточно просто реализовать основные задачи СУБД, связанные с созданием и эксплуатацией базы данных.

4.1 Обеспечение логической целостности базы данных

Логическая целостность разработанной базы данных достигается за счет:

· обеспечения уникальности значений полей-идентификаторов;

· проверки данных при вводе их оператором;

· подстановки значений полей «Наименование подразделения» и «Сотрудники» таблицы «Премии» значениями из соответственно поля «Наименование подразделения» и поля «ФИО сотрудника» таблицы «Сотрудники» ;

· подстановки значений полей «Подразделения» таблицы «Сотрудники» значениями из соответственно поля «Наименование подразделения» таблицы «Подразделения» ;

· периодического поиска некорректных данных в уже существующей базе.

Задание параметров проверки и вывод правил ввода при выполнении проверки данных при вводе данных (в нашем случае пола) представлены на рисунке 4.1.

Ввод даты также сопровождается подсказкой и сообщением об ошибке в случае нарушения правил ввода (рисунок 5)

Рисунок 4.1- Задание параметров проверки и вывод правил ввода при выполнении проверки данных при вводе данных Рисунок 4.2- Проверка вводимых значений при вводе дат Подстановку рассмотрим на примере подстановки значения «Сотрудники» таблицы «Премии» значениями из поля «ФИО сотрудника» таблицы «Сотрудники» .

Подстановка начинается с ввода знака «=» в ячейку поля «Сотрудники» таблицы «Премии» (рисунок 4.3.а), затем осуществляется переход на рабочий лист «Сотрудники», выделяется необходимая ячейка поля «ФИО Сотрудника» (рисунок 4.3.б) и нажимается клавиша Enter. В результате в ячейку таблицы «Премии» будет вставлена формула связи (рисунок 4.3.в). При выполнении подстановки необходимо следить, чтобы для ячеек таблицы «Премии», в которые осуществляется подставка, был задан формат «Основной» .

Рисунок 4.3- Выполнение подстановки значения «Сотрудники» таблицы «Премии» значениями из поля «ФИО сотрудника» таблицы «Сотрудники» .

4.2 Определение максимального и минимального размера премии

Задача определения максимального и минимального размера премий за заданный интервал времени в определенном подразделении реализована с использованием функции Excel ДМАКС и ДМИН на рабочем листе «Размер премии». Вид рабочего листа представлен на рисунке 4.4.

Функция ДМАКС возвращает наибольшее число в столбце списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям.

Синтаксис ДМАКС (база_данных;поле;критерий) База_данных — это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы — полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Аргумент «поле» может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например «Возраст» или «Урожай» в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 — для первого поля, 2 — для второго поля и так далее.

Критерий — это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит по крайней мере одно название столбца и по крайней мере одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БД Функции.

Функция ДМИН возвращает наименьшее число в столбце списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям.

Синтаксис ДМИН (база_данных;поле;критерий) База_данных — это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы — полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Аргумент «поле» может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например «Возраст» или «Урожай» в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 — для первого поля, 2 — для второго поля и так далее.

Критерий — это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит, по крайней мере, одно название столбца и, по крайней мере, одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БДФункции.

Рисунок 4.4- Рабочий лист «Размер премии»

— В ячейку D7 вносим формулу:

=ДМАКС (Премия!A1:E21;Премия!E1;L14:N15)

Здесь:

1. Премия! A1:E21

Аргумент База_данных, определяет диапазон ячеек на рабочем листе «Премия», который занимает таблица «Премия» .

2. Премия! E1

Аргумент Поле, задает адрес ячейки рабочего листа «Премия», которая содержит заголовок поля «Сумма премии», из этих значений будет выбрана максимальная (минимальная) сумма премии, если выполняется условие, заданное в таблице критериев.

3. L14: N15

Аргумент Критерий, интервал ячеек на рабочем листе «Размер премии», содержащий таблицу критериев.

Для примера, приведенного на рисунке 4.5, произведен поиск максимального и минимального размера премии в подразделении НОД-13 с 12 октября по 29 декабря 2011 года.

Для выполнения расчета пользователь задает интервалы времени, подразделение.

Выбор подразделения осуществляется с использованием элемента управления «список» (рисунок 4.5).

Рисунок 4.5- Задание свойств списка выбора подразделения Источник данных для списка задается в поле «Формировать список по диапазону», задан диапазон Подразделение!$B$ 2:$B$ 52. Это диапазон ячеек столбца «Наименование подразделения» таблицы «Подразделения». После выбора значения из списка его порядковый номер в списке передается в ячейку $D$ 5 (поле «Связь с ячейкой»).

Таблица критериев может быть скрыта от пользователя. Заполнение таблицы критериев осуществляется автоматически после заполнения пользователем интервалов времени, выборе подразделения. Для этого в ячейки таблицы критериев вставлены формулы, представленные на рисунке 4.6.

Рисунок 4.6- Заполнение таблицы критериев Формула =ДВССЫЛ («'Подразделения'!B» &ТЕКСТ (D5+1;0)) выводит в ячейку N15 рабочего листа «Размер премии» наименование подразделения с рабочего листа «Подразделения» по смещению в столбце, относительно первой ячейки столбца В («Наименование»). Смещение равно порядковому номеру выбранного значения из списка подразделений, которое записывается в ячейку D5 плюс 1 (1 — это ячейка заголовка).

Формула =">="&ТЕКСТ (D2;" ДД.ММ.ГГ") формирует в текстовом виде условие, задающее ограничение для даты, путем слияния строки «>=» и строки с датой из ячейки D2. Функция ТЕКСТ (D2; «ДД.ММ.ГГ») переводит дату, содержащуюся в ячейке D2, в текстовый формат по заданному шаблону «ДД.ММ.ГГ»

4.3 Инструкция пользователю

Запуск приложения

Рабочим каталогом приложения является папка Премии. Для запуска приложения необходимо выполнить двойной щелчок по имени файла «Kuzmin.xls». При запуске приложения открывается окно с таблицей «Премия» (рисунок 4.7).

Рисунок 4.7- Таблица «Премия»

Ввод/редактирование данных

Ввод/редактирование данных в текущей ячейке таблиц базы данных (" Премия", «Подразделения», «Сотрудники») может быть выполнен либо традиционным способом, либо с использованием формы данных (рисунок 4.8), вызываемой командой «Данные/Форма» .

Поля «Подразделения» и «Сотрудники» таблицы «Премии» заполняются подстановкой значениями из соответственно поля «Подразделения» и поля «ФИО сотрудника» таблицы «Сотрудники». Подстановка описана в разделе «Обеспечение логической целостности базы данных» .

Рисунок 4.8- Ввод/редактирование данных с использованием формы данных

Вывод списка премированных сотрудников заданного подразделения

Решение данной задачи выполняется на рабочем листе «Премия». Для вывода списка договоров за данный период времени необходимо задать условия в автофильтрах поля «Наименование подразделения»

Пример для получения списка премированных сотрудников заданного подразделения.

Рисунок 4.9- Получение списка премированных сотрудников заданного подразделения

Вывод списка сотрудников, получивших премию за заданный интервал дат. Решение данной задачи выполняется на рабочем листе «Премия» с использованием автофильтра. Условия фильтрации данных сведены в таблицу 4.1, пример списка сотрудников, получивших премию за заданный интервал дат, представлен на рисунке 4.10.

Таблица 4.1- Вывод списка неисполненных договоров

Рисунок 4.10- Список сотрудников, получивших премию за заданный интервал дат

Определение максимального и минимального размера премии в заданном подразделении за заданный интервал времени

Решение данной задачи выполняется на рабочем листе «Размер премии». Оператором задаются:

· интервал времени;

· подразделение.

На рисунке 14 представлен пример расчета размеров премий в подразделении НОД-13 с 12.10.2011 по 29.12.2011.

Рисунок 4.11- Максимальный и минимальный размер премий в подразделении НОД-13 с 12.10.2011 по 29.12.2011.

Заключение

В результате выполнения данной курсовой работы в соответствии с техническим заданием разработаны элементы информационных технологий управления, а именно системы электронного документооборота ОАО «НасосМаш» .

Получены следующие основные результаты.

1. Проведен структурный анализ ОАО «НасосМаш», обоснована необходимость разработки и внедрения автоматизированной информационной системы.

2. Составлена спецификация пользователей и сформулированы требования к функциональности разрабатываемой системы.

3. Проведен анализ технического задания, определен состав таблиц и обоснованно выбрана структура базы данных.

4. Создана структура таблиц данных. Осуществлен ввод информации.

5. Сформулированы и описаны ограничения на вводимую информацию.

6. Реализованы требования технического задания в части выполнения действий по выводу списка премированных сотрудников заданного подразделения, списка сотрудников, получивших премию за заданный интервал дат, а также определения максимального и минимального размера премий из выплаченных сотрудникам данного подразделения за заданный интервал дат.

7. Составлена инструкция пользователя.

1. Ахромов Я. В. Системы электронной коммерции: Практическое руководство. Уч. пособие. — М.: ОНИКС, 2007. — 412 с.

2. Барабанова М. И., Кияев В. И. Информационные технологии: открытые системы, сети, безопасность в системах и сетях: Учебное пособие. — СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2010. — 267 с.

3. Белоусов А. Обучающий курс по электронной коммерции. Версия 2.0. — Бесплатный курс по электронной коммерции от портала E-commers.ru

4. Граничин О. Н., Кияев В. И. Информационные технологии в управлении: учебное пособие. — М.: Изд-во Бином, 2008. — 336 с.

5. Избачков, Ю. С. Информационные системы: учеб. пособие/ Ю. С. Избачков, В. Н. Петров. — 2-е изд. — СПб.: Питер, 2006. — 655 c.

6. Румянцева Е. Л., Слюсарь В. В. Информационные технологии: учеб. пособие/ Под ред. проф. Л. Г. Гагариной. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007. — 256 с.: ил.