Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе

РЕФЕРАТ

Пояснительная записка составляет 118 страниц, из них:

— Иллюстраций — 37;

— Таблиц — 10;

— Формул — 15;

— Приложений — 10.

При выполнении пояснительной записки использовано 29 наименований литературных источников.

Ключевые слова: проектирование, разработка, реклама, агентства недвижимости, БД, бизнес-процессы, ИС, АИС, система, автоматизация, экономический эффект, деятельность, моделирование, проект.

Целью является автоматизация работы менеджера по рекламе фирмы по купле-продаже недвижимости.

Предметом исследования является агентство недвижимости «Деловая недвижимость».

В ходе работы был разработан программный комплекс, который реализовал автоматизацию основных аспектов работы менеджера по рекламе фирмы.

Разработка проведена по заказу агентства недвижимости ООО «СИА «Деловая недвижимость».

1 Реклама и недвижимость

1.1 Недвижимость, как объект сделок

1.2 Виды рекламы недвижимости

1.3 Деятельность ООО «Деловая недвижимость»

1.4 Автоматизация рекламы недвижимости

2 Проектирование ИС «Реклама»

2.1 Моделирование деятельности ООО «Деловая недвижимость»

2.2 Техническое задание на разработку ИС «Реклама» для компании «Деловая недвижимость»

2.3 Технический проект на разработку ИС «Реклама» для компании «Деловая недвижимость»

3 ИС «Реклама» для агентства недвижимости «Деловая недвижимость»

3.1 Руководство по использованию ИС «Реклама»

3.2 Расчет экономической эффективности от внедрения АИС «Реклама»

Заключение

Список использованных источников Список принятых обозначений Приложение, А Задание на дипломное проектирование Приложение Б Прайс-лист газеты «Из рук в руки»

Приложение В Прайс-лист газеты «Купи-продай»

Приложение Г Прайс-лист газеты «Эксперт Недвижимость»

Приложение Д Прайс-лист газеты «Недвижимость Алтай»

Приложение Е Организационная структура ООО «Деловая недвижимость»

Приложение Ж Объемы размещаемой рекламы ООО «Деловая недвижимость»

Приложение З График подачи рекламы в СМИ Приложение И Взаимосвязи между подразделениями компании ООО «Деловая недвижимость»

Введение

С развитием предпринимательской деятельности в России появляется много новых понятий и определений. Одно из них — «риэлтер». Это понятие означает лицо, которое занимается предпринимательской деятельностью, осуществляя различные сделки с землей, зданиями, строениями, жилыми и нежилыми помещениями и т. п., т. е. с недвижимым имуществом.

В современных рыночных условиях ни одно коммерческое предприятие не может успешно вести дела без рекламы в том или ином виде, и агентства недвижимости не исключение. Так как, реклама для агентств недвижимости — это основной способ привлечения клиентов, а также средство для поиска и продажи объектов недвижимости.

Перед участниками рынка постоянно стоит задача организации своевременной и организованной подачи рекламы объектов недвижимости, продажей которых они занимаются, и от того, насколько грамотно будут осуществляться эти операции, во многом зависит успех компании на рынке.

Сегодня актуальность рекламы не вызывает сомнения так, как она играет ключевую роль в развитии рыночной экономики и является её важным элементом.

В рамках данной работы была осуществлена автоматизация работы менеджера фирмы по рекламе недвижимости.

Основными задачами, стоящими перед менеджером по рекламе являются своевременная подача и учет рекламы объектов недвижимости и, учет расходов на рекламу по каждому договору, а также подведение итогов подачи рекламы предприятия в целом.

Целью данного дипломного проекта является автоматизация рабочего места менеджера по рекламе агентства «Деловая недвижимость».

Для ее достижения необходимо выполнить следующие задачи:

— изучить специфику рекламной деятельности в агентствах недвижимости;

— изучить организацию и уровень автоматизации деятельности ООО «Деловая недвижимость»;

— выполнить обзор программных продуктов, автоматизирующих деятельность агентств недвижимости;

— разработать техническое задание на создание ИС «Реклама»;

— разработать технический проект на создание ИС «Реклама»;

— реализовать ИС «Реклама»;

— разработать руководство пользователя для работы с ИС «Реклама»;

— определить эффективность от внедрения ИС «Реклама».

В первом разделе данного диплома приводится общая информация о рынке недвижимости, деятельности и методике подачи рекламы компании «Деловая недвижимость», а также уровень автоматизации предприятия. Также приведен обзор рынка средств автоматизации работы менеджера по рекламе агентства недвижимости и обоснование конкретного выбора (выбор из существующих средств или разработка собственного). В этом разделе также описаны должностные обязанности менеджера по рекламе.

Второй раздел посвящен описанию бизнес-процессов деятельности ООО «Деловая недвижимость». Также этот раздел содержит техническое задание и технический проект на разработку АИС «Реклама».

Третий раздел содержит руководство пользователя, по эксплуатации АИС «Реклама» и расчет экономической эффективности от внедрения данной системы.

1 Реклама и недвижимость

.1 Недвижимость, как объект сделок

1.1.1 Что такое недвижимость

Недвижимость в России — бесценный капитал, дарованный природой, созданный трудом предшествующих поколений людей, живших и живущих на Российской земле. Термин «недвижимость» появился в российском законодательстве со времен Петра I и активно используется по сегодняшний день. Перечень объектов недвижимости приведен в ст. 130 ГК РФ. К недвижимым вещам (недвижимое имущество, недвижимость) относятся земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе леса, многолетние насаждения, здания, сооружения. К недвижимым вещам относятся также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты. Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество. Так, например, предприятие в целом как имущественный комплекс также признается недвижимостью (ст. 132 ГК РФ).

Предприятие в целом или его часть может быть объектом купли-продажи, залога, аренды и других сделок, связанных с установлением, изменением и прекращением вещных прав. Предприятие может быть также передано по наследству.

1.1.2 Сегменты рынка

Рынок недвижимости в России только складывается. В классическом его понимании он представлен обычно в трех основных сегментах:

— рынок жилых помещений;

— рынок земельных участков;

— рынок ценных бумаг на недвижимость.

К примеру, рынок жилых помещений предусматривает как продажу, так и аренду, и эксплуатацию. Этот рынок охватывает многоквартирные дома, коттеджное строительство и т. д.

Существуют различные формы собственности: частная, собственность акционерных предприятий, местная, муниципальная и, наконец, федеральная. Определить эффективность той или иной формы очень сложно — все зависит от конкретных ситуаций.

В целом рынок жилых помещений развит значительно больше, чем другие сегменты. И это понятно. Здесь есть уже определенная законодательная база, регулирующая процессы приватизации жилья, получения земли для строительства коттеджей и т. д.

Рынок нежилых помещений представлен в основном когда-то выкупленными или реконструированными помещениями, переоборудованными под офисы. Но в ходе приватизации появляется все больше объектов, которые сдаются в долгосрочную аренду или продаются с аукционов фондами имущества, т. е. местными органами управления. На втором этапе приватизации рынок недвижимости пополнится промышленными объектами и в еще большей степени объектами торгово-сервисного назначения.

После введения права частной собственности на недвижимое имущество и проведения приватизации в Российской Федерации государство перестало быть единственным собственником подавляющего числа объектов недвижимости, что послужило началу формирования рынка недвижимости.

.2 Виды рекламы недвижимости

Реклама риэлтерских услуг и эксклюзивных объектов недвижимости, выставляемых на продажу, — это важнейшая составная часть комплекса маркетинговых мероприятий, своеобразный информационный выход на потребителя.

При правильной организации реклама очень эффективна и способствует быстрой бесперебойной реализации эксклюзивных объектов. При этом ускоряется возврат оборотных денежных средств агентства недвижимости, устанавливаются деловые контакты агентов с покупателями и продавцами недвижимости, спрос возрастает и превышает предложение, что, в свою очередь, является объективной основой расширения риэлтерской деятельности и повышения эффективности продаж.

Реклама риэлтерских услуг и объектов недвижимости — естественный инструмент экономики и важный регулятор рынка недвижимости. Принятый курс на интенсификацию экономики, упрочение рыночных принципов, острая необходимость в решении социальных проблем, повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции поставили в области рекламной деятельности конкретные задачи, решению которых способствует организация комплекса рекламных мероприятий. Организация комплекса эффективных рекламных мероприятий — это весьма сложная задача, для реализации которой требуется четкая и слаженная работа агентов, менеджеров, руководства риэлтерской фирмы.

Рекламная деятельность на рынке недвижимости — это особая наука, где есть свои правила и законы. Эта наука использует познания психологии, социологии и исследования рынка недвижимости для решения экономических проблем субъектов риэлтерской, юридической, строительной, консалтинговой деятельности. Извлечь максимальную выгоду из рекламы в специфических условиях рынка недвижимости можно лишь при условии глубокого изучения и грамотного осмысления этой науки.

Принято считать, что само слово «реклама» происходит от латинских глаголов reclamo (выкрикивать) и reclamer (откликаться, требовать). Так как реклама является очень широким и многогранным понятием, в мировой практике существует множество определений, по-разному характеризующих ее.

Большая советская энциклопедия рекламу рассматривает как популяризацию товаров с целью продажи, формирования спроса, ознакомления потребителей с качеством, особенностями и местом продажи товаров, объяснения возможностей их использования.

В материалах, опубликованных в 90-х годах, реклама определяется как:

— информация о потребительских свойствах товаров и видах услуг с целью создания спроса на них;

— специальная форма коммуникации, направленная на побуждение людей к определенному поведению, служащему целям сбыта;

— информационный механизм экономики;

— любая платная форма неличного представления и продвижения идей, товаров или услуг от имени известного спонсора;

— информация, призванная помочь производителю выгодно реализовать свои товары, услуги, а покупателю — с пользой приобрести их.

У рекламы недвижимости множество применений. Ее используют для следующих целей:

— формирование долговременного образа риэлтерской фирмы (престижная реклама);

— долговременное выделение конкретного объекта недвижимости (реклама эксклюзивного варианта);

— распространение информации об риэлтерской услуге или событии (рубричная реклама);

— объявление о срочном выкупе квартир, комнат, домов по доступным ценам (реклама покупок);

— отстаивание конкретной идеи руководства риэлтерской фирмы, ассоциации профессионалов рынка недвижимости (разъяснительно-пропагандистская реклама).

К рекламе недвижимости можно отнести любой способ агитации, информации, убеждений в рамках рынка недвижимости:

— выставочные мероприятия;

— риэлтерские семинары;

— курсы;

— консультации;

— печатную продукцию (проспекты, каталоги, плакаты и т. д.);

— распространение сувениров;

— распространение купонов со скидкой за обращение по поводу покупки, консультации;

— расклейка объявлений;

— распространение визиток;

— публичные выступления;

— неформальные выступления.

Основные черты, характеризующие рекламу недвижимости, представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 — Черты рекламы

С одной стороны, рекламу можно использовать для создания долговременного стойкого образа риэлтерской услуги, а с другой стороны — для стимулирования быстрых продаж эксклюзивных вариантов. Реклама недвижимости — это эффективный способ охвата множества географически разбросанных покупателей и продавцов со схожими потребностями и финансовыми возможностями.

Итак, реклама, с точки зрения потенциального потребителя, — это обилие информации об объектах недвижимости и риэлтерских услугах, своего рода проводник в мире рынка недвижимости.

Информативная реклама преобладает в основном на этапе выведения объекта недвижимости на рынок, когда стоит задача создания первичного спроса. Так, риэлтерам нужно сначала проинформировать потребителей о достоинствах риэлтерских услуг.

Задачи:

— сообщение рынку об объекте недвижимости или риэлтерских услугах; информирование рынка об изменениях цены;

— объяснение принципов риэлтерской деятельности;

— описание оказываемых услуг агентством недвижимости;

— исправление неправильных представлений или рассеяние опасений потребителя риэлтерских услуг;

— формирование образа риэлтерской фирмы.

Увещевательная реклама приобретает особую значимость на этапе роста, когда перед агентством недвижимости встает задача формирования избирательного спроса. Часть увещевательных объявлений смещается в категорию сравнительной рекламы, которая стремится утвердить преимущество одной фирмы за счет конкретного сравнения ее с одной или несколькими фирмами. О правильности создания сравнительной рекламы суждения достаточно неоднозначны.

Задачи увещевательной рекламы:

— формирование предпочтения к конкретной риэлтерской фирме;

— поощрение к переключению на вашу фирму;

— изменение восприятия потребителем свойств услуг фирмы;

— убеждение потребителя совершить покупку, продажу через данную фирму не откладывая;

— убеждение потребителя в необходимости принять агента данной фирмы.

Сродни эмоциональной рекламе, так называемая подкрепляющая реклама, которая стремится уверить потребителей риэлтерских услуг в правильности сделанного ими выбора. В подобных рекламах часто фигурируют довольные покупатели, продавцы недвижимости, располагающая дружеская атмосфера.

Задачи эмоциональной рекламы:

— пробуждение у покупателей и продавцов симпатии к риэлтерским слугам;

— создание имиджа;

— повышение доверия к риэлтерским услугам, агентству недвижимости;

— привлечение внимания потребителей к определенному, элитарному поведению риэлтера.

Напоминающая реклама чрезвычайно важна на этапе зрелости, для того чтобы заставить потребителя вспомнить о риэлтерских услугах. Цель дорогих объявлений риэлтерских услуг, агентств недвижимости, имеющих всеобщее и давно устоявшееся признание — напомнить людям о своем существовании, а вовсе не в том, чтобы проинформировать или убедить их.

Задачи напоминающей рекламы:

— напоминание потребителям о том, что риэлтерская услуга может потребоваться в ближайшее время;

— напоминание потребителям о том, где можно продать, купить объект недвижимости, получить консультацию специалиста;

— удержание риэлтерской услуги в памяти потребителей в периоды межсезонья;

— поддержание осведомленности о риэлтерских услугах.

На практике часто границы между вышеприведенными видами размыты, так как одна реклама может носить (или совмещать) как и информационный характер, так и, например, увещевательный. Все зависит от конкретной рекламной ситуации, в которой находится риэлтерская фирма. К примеру, агентство недвижимости заключило ряд эксклюзивных договоров на продажу недвижимости. Фирма информирует об этом потенциального покупателя (информационная реклама) и напоминает свой адрес (напоминающая реклама).

С точки зрения рекламодателя, роль носителей рекламы, в принципе, могут выполнять любые лица или вещи, удовлетворяющие двум условиям:

— они должны быть созданы так, чтобы суметь донести информацию для потребителя;

— контакт с ними должен представлять определенную пользу для целевой группы.

Анализируя рекламу с точки зрения ее распространения, можно выделить следующие виды:

— прямая реклама;

— печатная и сувенирная реклама;

— аудио — и аудиовизуальная реклама;

— реклама в прессе;

— реклама на месте продажи;

— наружная реклама риэлтерской фирмы;

— имидж — реклама.

Прямая реклама:

— прямая почтовая реклама — преимущество: при минимальной затрате средств имеет высокую избирательную способность;

— лично вручаемые рекламные материалы.

Что касается лично вручаемых рекламных материалов, то это могут быть следующие разработки:

— листовки;

— приглашения на работу в риэлтерскую фирму;

— рекламные объявления об объектах недвижимости, выставленных на продажу;

— рекламные объявления на покупку объектов недвижимости;

— рекламные объявления об риэлтерских услугах, которые обычно распространяются в местах сосредоточения людей (метро, улица и т. д.);

— специальные рекламные материалы, предназначенные для определенного круга лиц (приглашения).

О прямой почтовой рекламе стоит рассказать поподробнее.

Прямая почтовая реклама (Direct — mail) является очень популярным и одним из самых эффективных видов рекламы. Она представляет собой рассылку рекламных сообщений в адреса определенной группы лиц-потребителей или возможных деловых партнеров.

Прямая почтовая реклама включает в себя три этапа:

— создание (приобретение) базы данных населения;

— деление населения на целевые группы по социальному статусу, полу, возрасту, доходу и т. д.;

— рассылка писем рекламного содержания с учетом специфики целевой группы.

Методы прямой почтовой рекламы позволяют варьировать агитационное воздействие на потребителя риэлтерских услуг.

К печатной и сувенирной рекламе относят следующие материалы:

— проспекты услуг и объектов недвижимости;

— каталоги — печатные издания, рекламирующие большой перечень объектов или услуг с краткими пояснениями и ценами;

— буклеты — специальные издания, посвященные одной риэлтерской фирме или объектам недвижимости. В буклетах вместе с рекламным текстом помещают фотографии и факты из истории фирмы, отдельных ее членов, называют спонсорские или другие акции, участие в политической и экономической жизни страны. Буклеты обычно делаются на высококачественной бумаге, многоцветными. Буклеты являются очень престижными. Их обязательно вручают на презентациях, ярмарках, выставках, пресс-конференциях или при заключении договора с клиентом;

— листовки — применяются на выставках, ярмарках и пр. для раздачи посетителям;

— афиши или плакаты;

— прайс-листы — перечень объектов недвижимости и цен на них;

— пресс-релизы — отчет о проведенной той или иной акции, используемой в рекламных целях;

— календари, ручки, папки, футболки и пр. — мелкая продукция, распространяемая на презентациях, выставках, ярмарках в качестве рекламного акта.

Аудиои аудиовизуальная реклама — это средство распространения рекламы считается наиболее эффективным, так как оно охватывает большие массы населения (потребителей). Преимущество такой рекламы заключается в ее особой оперативности. Наиболее эффективные результаты это средство дает при рекламе объектов недвижимости и риэлтерских услуг элитного спроса, рассчитанной на потребление обеспеченными слоями населения.

Аудиовизуальная реклама:

— рекламные кинофильмы (рекламно-технические фильмы, рекламно-престижные фильмы, рекламная экспресс-информация) — обычно это короткие рекламные фильмы, демонстрирующиеся среди широких слоев населения либо в кинотеатрах, либо на выставках и фестивалях;

слайды — как правило, этот вид рекламы распространен в среде специалистов и применяется на выставках и презентациях;

— телевидение — представителями рекламы на телевидении являются рекламные ролики, а также телеобъявления и телезаставки.

Телевизионное средство распространения рекламы включает в себя изображение, звук, движение, цвет и поэтому оказывает на рекламную аудиторию значительно большее воздействие, чем другие носители рекламы. Телереклама становится все более интересной, информативной и вместе с тем сложной и дорогостоящей в производстве и показе, особенно если она основывается на компьютерной графике. Качество отечественной телерекламы заметно повышается от года к году. Об этом свидетельствует хотя бы то, что рекламные ролики отечественного производства занимают прочную позицию на телевидении и вытесняют собой западную продукцию, а также показательно в этом отношении участие отечественной рекламы на международных фестивалях и выставках.

Недостаток телевизионной рекламы в том, что во время ее трансляции внимание потенциального потребителя должно быть сосредоточено на экране, в ином случае рекламное обращение не будет воспринято. В любом случае телереклама дает широкий спектр возможностей. Для повышения ее эффективности установлено множество психологических правил и приемов, как-то:

— акцент на визуальность;

— краткость;

— оригинальность;

— близость к потребителю и т. д.

С другой стороны, телевизионная реклама — самый дорогостоящий способ рекламирования. Наибольшей эффективности она достигает в утреннем эфире, когда основная масса людей собирается на работу, или в вечернем эфире, когда основная масса людей находится дома и отдыхает. Вполне естественно, что состоятельным рекламодателям выгодно разместить рекламу своих услуг и объектов недвижимости именно в это время, например в перерывах между популярными фильмами и передачами (соответственно цена на размещение рекламы в «часпиковое» вечернее или утреннее время будет выше, нежели чем в дневное). С точки зрения потенциального потребителя насыщенность эфира рекламой порой очень высока. Например, в двух рекламных перерывах передачи КВН (выгодном с точки зрения размещения рекламы, так как КВН смотрит большой процент населения) было показано 16 и 18 рекламных роликов, соответственно. Наиболее частый результат такого обилия информации во время просмотра каких-либо фильмов или передач, как опять-таки показал проводимый опрос, — это раздражение и негативное отношение к рекламе.

Аудиореклама:

— радиообъявления — рекламные объявления в магазинах и в торговых точках в целом, в метрополитене, на выставках;

— радиорепортажи — репортажи о ярмарках недвижимости, выставках-продажах или других событиях могут содержать как прямую, так и косвенную рекламу;

— реклама на радиостанциях.

Преимущество радио перед другими средствами массовой информации: 24-часовое вещание на многие регионы и огромное разнообразие программ. Радио слушают в жилых и производственных помещения, на кухне, прогуливаясь на открытом воздухе, в автомобилях. Поэтому рекламные объявления, размещенные в соответствующих радиопрограммах, охватывают значительный процент заданной аудитории потребителей, независимо от того, где они находятся. Радиореклама оперативна и имеет в основном доступную стоимость. Вместе с тем в процессе восприятия рекламных обращений, транслируемых по радио, не участвует зрение, через которое человек получает до 90% информации.

Как правило, на радиостанциях существуют рекламные отделы, специально занимающиеся производством рекламы. Заказчику достаточно указать моменты, на которых должно быть акцентировано внимание. Разрабатывают рекламу (составляют текст, определяют стиль рекламы и т. д.), озвучивают ее уже непосредственно специалисты отдела рекламы радиостанции. Как правило, готовые рекламные ролики от заказчика не принимаются, а если и принимаются, то обязательно пропускаются через отдел рекламы, так как в случае некачественности рекламы, поступившей от клиента и прошедшей в эфир, может пострадать имидж (репутация) радиостанции. Заказчиком рекламы может являться как рекламное агентство, так и непосредственно фирма (заказ без посредников).

Эффективность рекламы зависит от престижа радиостанции, от количества регионов или городов, на территории которых вещает данная радиостанция, и, конечно же, от качества рекламы, а также от аудитории слушателей (социальный статус, возраст и пр.).

Реклама недвижимости в прессе может быть следующих видов:

— газеты (городские, областные, всероссийские, специализированные);

— журналы (отраслевого или общего назначения);

— фирменные бюллетени;

— справочники.

Реклама в прессе имеет широкое распространение и по объему затрат уступает лишь рекламе по телевидению. Преимущество рекламы в прессе заключено в ее высокой избирательной способности. Люди с разными интересами будут читать литературу, посвященную той сфере жизни, которая их интересует. Таким образом, благодаря газетам и журналам рекламные обращения воздействуют на определенную потребительскую группу. Специфика рекламы в прессе диктует особые подходы к ее созданию и размещению. При ее создании нужно учитывать, что реклама воспринимается чисто зрительно, а значит, надо обратить особое внимание на визуальную часть. Т. е. оформление должно привлечь внимание и заинтересовать, а смысловая нагрузка должна удержать и подтолкнуть потребителя к действию. В данном случае создатели должны учитывать цвет, размер букв, реальность изображаемого, стиль обращения, а также, например, то, что фотография лучше, чем рисунок; что одна большая иллюстрация работает лучше, чем много мелких и многое другое.

Стоимость размещения рекламы в прессе зависит от следующих факторов:

— престижа газеты или журнала;

— формата рекламного объявления;

— места расположения (от полосы, обложки, рубрики, рекламного блока);

— количества использованных цветов в рекламе (если это журнал или газеты в цвете).

Существующие расценки на подачу рекламы в наиболее крупных печатных изданиях г. Барнаул:

— «Из рук в руки» (Приложение Б);

— «Купи-продай» (Приложение В);

— «Эксперт недвижимость» (Приложение Г);

— «Недвижимость Алтай» (Приложение Д).

Реклама на месте продажи (строительство здания) может быть следующих видов:

— щиты, полотна, доски с информацией о застройке и приобретении квартир в рассрочку;

— вывески, указатели на место строительства, знаки и логотипы риэлтерской фирмы в месте ее дислокации;

— выносная реклама: стенды, подвижные рекламные автокомплексы и т. п.

Очевидная ошибка многих директоров агентств недвижимости заключается в уверенности действия внефирменной рекламы и в отношении к рекламе на месте продажи услуги как к второстепенному фактору успеха. Реклама в местах продажи может заключаться в распределении печатных документов, использовании дисплей — материалов, распространении печатной рекламы и пр. 28].

.3 Деятельность ООО «Деловая недвижимость»

1.3.1 Характеристика предприятия

Компания «Деловая недвижимость» была основана в 1999 г. и на сегодняшний день является одной из крупнейших и опытнейших риэлтерских компаний Барнаула.

К сфере деятельности компании относятся все виды сделок с недвижимостью, купля, продажа, обмен жилых и нежилых помещений, земельных участков и домов, а также предоставление информационных услуг по продаже объектов коммерческой недвижимости в Барнауле и в Алтайском крае.

В целях решения задач, поставленных перед предприятием, его структурные подразделения взаимодействуют и находятся в тесной взаимосвязи между собой.

Организационная структура предприятия — это состав подразделений предприятия с отражением взаимосвязи между ними.

Организационная структура компании «Деловая недвижимость» представлена в приложении Е.

В рамках компании «Деловая недвижимость» выделено два отдела, каждый из которых занимается операциями со своим видом недвижимости, это:

— отдел жилой недвижимости;

— отдел нежилой недвижимости.

В рамках отдела жилой недвижимости существует строго определенный штат сотрудников, обеспечивающих эффективную работу.

Всех сотрудников отдела можно поделить на несколько групп по виду выполняемой работы, это:

— управляющий персонал;

— агенты;

— вспомогательный персонал.

К управляющему персоналу относятся:

— начальник отдела — это агент, который имеет большой опыт работы на рынке недвижимости и непосредственно в сфере работы отдела;

— офис-менеджер отдела — сотрудник, обеспечивающий большинство информационных связей в отделе, работающий с персоналом и распределением денежных средств.

Агенты делятся на 3 вида сотрудников:

— стажеры — новые сотрудники, проходящие обучение;

— агенты — сотрудники, имеющие опыт работы, но за которыми не закреплено ни одного стажера;

— эксперты — это опытные сотрудники, которые имеют на попечении одного или несколько стажеров. Именно из числа этих сотрудников выбирается начальник отдела.

К вспомогательному персоналу можно отнести:

— менеджер по рекламе — это сотрудник, отвечающий за своевременное распространение рекламы об имеющихся объектах недвижимости в СМИ;

— менеджер по оформлению документов — сотрудник, отвечающий за подготовку всех необходимых документов по сделкам;

— юрист отвечает за правовую поддержку агентов во время совершения и подготовки сделок.

Так как, в обязанности отдела нежилой недвижимости входит еще и предоставление информационных услуг по продаже объектов нежилой недвижимости, в штат сотрудников данного отдела водят два менеджера по работе с клиентами, в обязанности которых входит ведение базы данных объектов коммерческой недвижимости и работа с клиентами по предоставлению информационных услуг.

Агентство недвижимости «Деловая недвижимость» ведет активную рекламную политику.

Для привлечения клиентов агентство размещает модульную рекламу в крупных СМИ г. Барнаула: Из рук в руки, Купи-продай, Эксперт Недвижимость, Недвижимость Алтай.

Также агентство размещает наружную рекламу (вывеска, штендер) и прибегает к рекламным услугам информационных служб (Барнаульская Информационная Служба).

Объемы размещаемой рекламы представлены в приложении Ж.

Агентство размещает не только модульную и наружную рекламу в этих изданиях. Агентство также размещает объявления о продаже объектов недвижимости, так как в настоящее время реклама объекта в СМИ является основным способом поиска покупателей на него (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 — Количество размещаемых объявлений

1.3.2 Должностные обязанности менеджера по рекламе компании

«Деловая недвижимость»

К обязанностям менеджера по рекламе относится:

— непрерывное ведение списка сотрудников: хранение информации о новых сотрудниках, вносить изменения в данные о существующих сотрудниках;

— непрерывное ведение списка СМИ: отслеживание появления новых СМИ интересных для размещения рекламы об объектах недвижимости, хранение информации о новых СМИ, внесение изменений в данные о существующих СМИ;

— непрерывное ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать: хранение информации о рекламируемых объектах недвижимости, своевременное внесение изменений;

— формирование прайс-листа объектов недвижимости: еженедельное формирование прайс-листа с учетом происшедших изменений за предыдущую неделю (внесение новых объектов, внесение изменений в информацию о существующих объектах недвижимости, удаление из прайс-листа проданных объектов недвижимости);

— заполнение бланков подачи рекламы по определенным шаблонам: еженедельно в соответствии с графиком подачи рекламы;

— подача рекламы в СМИ: еженедельно в соответствии с графиком выходов печатных изданий (приложение З);

— отслеживание выходов размещенной рекламы: периодическая проверка своевременности выходов и целостности размещенной рекламы об объектах недвижимости;

— учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости: регистрация каждого выхода рекламы об объекте недвижимости, суммирование затрат на рекламу по каждому объекту недвижимости до момента продажи объекта и снятия его с рекламы;

— формирование отчетов по расходам на рекламу по каждому объекту недвижимости: отчет формируется по требованию агента, занимающегося продажей объекта, и при продаже объекта недвижимости для предоставления клиенту суммы затрат на рекламу, с целью возмещения этих затрат;

— формирование отчетов по расходам на рекламу в разрезе даты, конкретного агента, по всему агентству в целом: формируется по требованию руководителя отдела или руководителя компании.

1.3.3 Уровень автоматизации

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

ООО «Деловая недвижимость» автоматизировано пятью компьютерами, которые объединены в локальную сеть. На каждом компьютере установлена операционная системы Microsoft Windows ХР Professional и пакет Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2003), антивирус Касперского.

Характеристики компьютеров:

— процессор Intel Pentium с частотой 700 МГц и выше;

— оперативную память не ниже 128Мбайт;

— жесткий диск не менее 20Gb;

— размер свободного пространства на жестком диске компьютера не менее 1Гб;

— накопитель на гибких магнитных дисках 3.5″ или устройство чтения компакт-дисков;

— цветной SVGA монитор;

— печатающее устройство;

— устройство ввода — клавиатура;

— манипулятор мышь;

— блок бесперебойного питания.

Пакет Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2003) предназначен для ввода информации в компьютер.

Антивирус Касперского — программа для защиты персональных данных на компьютере от вторжения хакеров и вирусов, программ-шпионов.

В отделе жилой недвижимости с помощью компьютера автоматизирована работа офис-менеджера. На данном компьютере помимо стандартных программ установлен программный продукт «Agent».

Он решает следующие проблемы:

— ведение баз и справочников;

— сотрудников фирмы;

— клиентов фирмы;

— договоров в работе и завершенных договоров;

— учет доходов предприятия и заработной платы сотрудников;

— отчисления в резервный фонд сотрудников;

— расчет валового дохода предприятия.

В отделе коммерческой недвижимости на компьютере менеджера по работе с клиентами установлен программный продукт «RealEstate», который предназначен для ведения базы данных об объектах коммерческой недвижимости.

Юристу для работы необходима определенная правовая информация, поэтому на компьютере установлена система «Консультант Плюс».

Работа менеджера по рекламе в данный момент не автоматизирована. Хранение информации о сотрудниках и объектах недвижимости ведется на бумажных носителях, учет подачи рекламы осуществляется в специальном журнале (также в бумажном виде), отчеты подготавливаются с использованием пакета Microsoft Office (профессиональный выпуск версии 2003) вручную, что занимает много времени и требует значительных трудовых затрат.

1.4 Автоматизация рекламы недвижимости

1.4.1 Обзор рынка

В ходе изучения предметной области были обследованы существующие программные продукты для автоматизации деятельности агентств недвижимости на предмет удовлетворения поставленным требованиям.

В компании «Деловая недвижимость» используется программный продукт «Agent» для автоматизации работы менеджера отдела по купле-продаже недвижимости.

Система позволяет выполнять следующие функции:

— ведение справочников сотрудников отдела;

— ведение справочников клиентов отдела;

— ведение баз договоров в работе и завершенных договоров;

— ведение учета движения денежных средств по сделкам;

— расчет заработной платы сотрудников с сохранением истории формирования процентных ставок агентов;

— ведение учета отпусков сотрудников и выходных отдела;

— отслеживание правильность и целостность вводимой информации;

— формирование отчетов следующих видов;

— отчет со списком сотрудников;

— отчет о заработной плате сотрудников;

— отчет о расходовании задатков со сделки;

— отчет о клиентах отдела с указанием сделок совершенных с этим клиентом;

— отчет с подробной информацией о формировании зарплаты по каждому из сотрудников.

Данный программный продукт обеспечивает хранение большого объема информации об объекте недвижимости, о сотрудниках компании, позволяет производить расчет заработной платы, что является его большим плюсом, но в нем совершенно не реализован учет рекламы, в том виде, в каком он необходим.

Продукт фирмы «ЭЛКО Технология» обеспечивает полный спектр возможностей по учету и управлению недвижимостью:

— всестороннее описание объектов недвижимости, в том числе фото и видеосъемку;

— правовые и контрактные документы, связанные с недвижимостью;

— финансово-экономический учет недвижимости (стоимость, доходы и расходы, страхование, налогообложение и т. д.);

— маркетинг недвижимости;

— эксплуатация недвижимости и учет связанных с ней событий;

— управление ремонтом, реконструкцией, строительством;

— учет арендаторов, владельцев и прочих контрагентов;

— формирование отчетов и различных справок для внутреннего анализа и внешних организаций.

Система позволяет проводить финансово-экономический учет и анализ управления недвижимостью:

— анализ баланса доходов и расходов по объектам недвижимости;

— учет расходов по аренде, стоимости средств связи, абонентной платы за коммунальные услуги, страхования, налогообложение;

— учет балансовой, общей восстановительной и действительной стоимости объекта недвижимости с хронологией переоценок;

— анализ использования площадей по заселенности и доходности;

— учет дебиторской задолженности;

— учет эксплуатации по общему и развернутому плану.

Данный программный продукт хорошо подошел бы для автоматизации работы агентства, но в нашем случае не стоит задача автоматизировать работу агентства, так как она уже автоматизирована с помощью программного продукта «Agent», а стоит задача автоматизировать подготовку рекламы и учет расходов на нее, поэтому данный программный продукт не подходит в качестве решения.

1.4.2 Обоснование выбора

В ходе исследования предложений по поставленной задаче было изучено более 10 продуктов различных фирм, ни один продукт не подошел к предъявленным требованиям, поэтому было принято решение разрабатывать собственный продукт.

Основываясь на постановке задачи можно выделить следующие особенности разрабатываемого приложения:

— так как это АРМ менеджера по рекламе, а в компании предусмотрен только один сотрудник этого типа, то приложение должно быть однопользовательским;

— так как предполагается хранение и обработка больших объемов данных, то это приложение должно работать с базами данных;

— так как нужен простой и удобный интерфейс, то это должно быть графическое приложение с использование стандартных элементов Windows.

Исходя из этого, для разработки приложения наиболее эффективно можно использовать среду программирования Delphi 6, в которой построение таких приложений максимально упрощено и которая, на мой взгляд, является наиболее удобным средством разработки визуальных приложений для работы с базами данных.

Delphi позволяет создавать небольшие программы, не требующие значительных ресурсов в виде большого объема ОЗУ или высокой скорости процессора. Такие программы могут работать и на недорогих компьютерах малой мощности.

По классификации приложений баз данных в соответствии с уровнями обработки данных разрабатываемое приложение является однопользовательской программой, работающей с локальной СУБД. Вся обработка данных ведется самой программой, а СУБД лишь обеспечивает доступ к таблицам.

Механизм доступа к данным является важнейшей частью любого приложения баз данных. Взаимодействие приложения, созданного в среде разработки Delphi 6 и базы данных, обеспечивается процессором баз данных Borland Database Engine 5. Все важнейшие функции BDE используются в работе компонентов доступа к данным Delphi. Под компонентами доступа к данным понимаются компоненты со страницы Data Access Палитры компонентов, которые обеспечивают функционирование в приложении наборов данных. К этой группе относятся компоненты Ttable, Tquery, TstoredProc.

Вместе с BDE поставляются стандартные драйверы, обеспечивающие доступ к СУБД Paradox, dBase, FoxPro и текстовым файлам.

Данная СУБД наравне с InterBase является стандартом при создании приложений баз данных в среде Delphi 6 и не требует дополнительного администрирования.

Развитие и совершенствование технологий программирования обеспечивает все более эффективное функционирование приложений и их взаимодействие с данными. Среда разработки Delphi 6 позволяет в полной мере реализовать возможности новых технологий.

2. Проектирование ИС «РЕКЛАМА»

2.1 Моделирование деятельности ООО «Деловая недвижимость»

Модель деятельности отдела жилой недвижимости компании разработана с помощью программы BPwin 4.0, используя методологию IDEF0.

Процесс подготовки и подачи рекламы в агентстве недвижимости «Деловая недвижимость» выполняет менеджер по рекламе в соответствии с требованиями агентов занимающихся продаже недвижимости. Отчет по рекламе предоставляется клиенту в качестве основания для возврата потраченных агентством денежных средств, и руководителю отдела жилой недвижимости или руководителю компании по требованию.

Процесс подготовки и подачи рекламы осуществляется непрерывно до момента продажи объекта недвижимости.

В течение этого времени ведется непрерывный учет расходов на рекламу, проверяется правильность рекламных объявлений. Учет ведется по каждому объекту недвижимости.

Описание взаимосвязей между подразделениями компании ООО «Деловая недвижимость» приведено в приложении И.

2.1.1 Бизнес-процесс «Деятельность отдела жилой недвижимости»

для ООО «СИА «Деловая недвижимость»

В целом технологию работы отдела жилой недвижимости можно описать следующим образом:

Агент, работая в отделе, находит клиентов через собственные каналы или во время дежурств. В дальнейшем он заключает договор с клиентом на покупку или продажу недвижимости, консультируясь с юристом отдела по правовым вопросам. После заключения договора агент передает информацию о заключенном договоре офис-менеджеру, который заносит договор в банк данных, и менеджеру по рекламе, который выставляет рекламу в СМИ и ведет учет расходов на рекламу по этому договору.

В дальнейшем агент ведет поиск покупателей или продавцов, и в случае если находится подходящий человек, готовый купить или продать данную недвижимость, то с ним заключается предварительный договор с участием юриста, берется задаток в качестве гарантии намерений, и начинается подготовка к сделке. Задаток передается на хранение офис-менеджеру, и недвижимость снимается с рекламы. В ходе подготовки к сделке агент может изымать деньги из суммы задатка. Менеджер по оформлению документов подготавливает все необходимые документы, также используя средства из задатка.

В случае расторжения предварительного договора сумма задатка, за вычетом расходов по подготовке сделки, переходит к продавцу или покупателю недвижимости.

После оформления сделки вся сумма сделки передается офис-менеджеру отдела. Офис-менеджер получает отчет от менеджера по рекламе о расходах на рекламу по данной сделке и подсчитывает сумму, израсходованную из задатка. Далее из суммы сделки изымается сумма комиссионных и остаток передается продавцу недвижимости.

В дальнейшем офис-менеджер рассчитывает доходы сотрудников, участвовавших в сделке.

В конце месяца офис-менеджер рассчитывает заработную плату всех сотрудников, которая вычисляется как сумма доходов по сделкам за месяц, и подготавливает отчеты начальнику отдела.

В процессе осуществления сделки купли-продажи реклама объекта играет немаловажную роль. Менеджер по рекламе рекламирует продаваемый объект в несколько крупных СМИ: газета «Из рук в руки», газета «Купи-Продай», журнал «Эксперт Недвижимость», журнал «Недвижимость Алтай».

Каждое из перечисленных печатных изданий имеет свои шаблоны подачи рекламы.

На рисунке 2.1 приведена контекстная диаграмма, раскрывающая бизнес-процесс «Деятельность отдела жилой недвижимости».

В состав бизнес-процесса «Деятельность отдела жилой недвижимости» входят подпроцессы: «Покупка-продажа объектов недвижимости», «Оформление ипотеки», «Приватизация», «Независимая оценка», «Консультации юриста» (рисунок 2.2).

Рисунок 2.1 — Бизнес-процесс «Деятельность отдела жилой недвижимости»

Рисунок 2.2 — Декомпозиция бизнес-процесса «Деятельность отдела жилой недвижимости»

2.1.2 Бизнес-процесс «Покупка-продажа объектов недвижимости»

Чтобы осуществить сделку купли-продажи необходимо в первую очередь привлечь клиента, заинтересовать его, для того чтобы он воспользовался услугами агентства.

Когда клиент готов заключить с агентством договор купли-продажи объекта недвижимости, клиент встречается со специалистом по недвижимости для заключения договора.

После того, как договор заключен, специалист по недвижимости начинает подбор вариантов удовлетворяющих требованиям клиента. Когда такой объект найден, агентство занимается оформлением документов.

Таким образом, процесс купли-продажи объекта недвижимости включает в себя четыре основные стадии: привлечение клиента, заключение договора, подготовка к сделке, оформление сделки (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 — Декомпозиция бизнес-процесса «Покупка-продажа объектов недвижимости»

2.1.3 Бизнес-процесс «Привлечение клиента»

Процесс «Привлечение клиента» включает в себя: предложение услуг, проведение консультации, предложение имеющихся вариантов.

При обращении клиента в агентство (звонок, посещение) специалист по недвижимости консультирует клиента по интересующим его вопросам, предлагает перечень услуг, которые оказывает агентство, и если клиента интересует покупка объекта недвижимости, то специалист предлагает объекты из прайс-листа агентства.

Декомпозиция бизнес-процесса «Привлечение клиента» представлена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 — Декомпозиция бизнес-процесса «Привлечение клиента»

2.1.4 Бизнес-процесс «Заключение договора»

Процесс «Заключение договора» подразумевает проверку юристом агентства правоустанавливающих документов клиента на недвижимость, клиента ознакамливают с договором, после чего договор подписывается сторонами.

После подписания договора клиент дает специалисту по недвижимость доверенность на сбор информации и получение выписок и т. д. Клиент также передает агентству денежные средства на расходы связанные с осуществлением договора.

Декомпозиция бизнес-процесса «Заключение договора» представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 — Декомпозиция бизнес-процесса «Заключение договора»

2.1.5 Бизнес-процесс «Подготовка к сделке»

Процесс «Подготовка к сделке» включает в себя такие основные процессы как: поиск или подбор вариантов, предварительные переговоры, показ объекта недвижимости.

После заключения договора специалист по недвижимости начинает поиск объекта недвижимости, который хотел бы приобрести клиент, либо поиск покупателей на объект недвижимости принадлежавший клиенту.

Для этого агент использует собственные каналы, ищет клиентов во время дежурств, либо использует СМИ для поиска или подбора, что является наиболее продуктивным.

После того, как найдены требуемые варианты с использованием СМИ, агент начинает предварительные переговоры с продавцами интересующей недвижимости, чтобы выяснить наличие правоустанавливающих документов, возможные подвижки по цене, выясняет подходящий вариант продажи для продавца.

Предварительные переговоры отсеивают некоторые варианты. Агент организует просмотр выбранных вариантов. В случае если находится подходящий человек, готовый купить или продать данную недвижимость, то с ним заключается предварительный договор с участием юриста, берется задаток в качестве гарантии намерений, и начинается подготовка к сделке.

Декомпозиция бизнес-процесса «Подготовка к сделке» представлена на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 — Декомпозиция бизнес-процесса «Подготовка к сделке»

Бизнес-процесс «Поиск или подбор вариантов» включает в себя два независимых процесса: поиск покупателей, если клиент желает продать недвижимость, либо подбор вариантов, если клиент желает приобрести недвижимость в собственность.

Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск или подбор вариантов» представлена на рисунке 2.7.

Бизнес-процесс «Подбор вариантов» включает в себя анализ прайс-листов других агентств, рекламу о поиске в СМИ, поиск через личные источники.

Рисунок 2.7 — Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск или подбор вариантов»

При заключении договора на покупку объекта недвижимости специалист по недвижимости начинает анализировать прайс-листы других агентств, чтобы найти требуемый вариант.

Если после анализа прайс-листов других агентств не найден требуемый вариант специалист по недвижимости дает рекламу в СМИ о поиске или начинает поиск по личным источникам.

Декомпозиция бизнес-процесса «Подбор вариантов» представлена на рисунке 2.8.

Бизнес-процесс «Поиск покупателей» включает в себя: сбор информации об объекте, выбор СМИ, рекламирование объекта, учет расходов на рекламу.

Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск покупателей» представлена на рисунке 2.9.

После заключения договора агент передает информацию о заключенном договоре офис-менеджеру, который заносит договор в банк данных, и менеджеру по рекламе, который выставляет рекламу в СМИ и ведет учет расходов на рекламу по этому договору.