Автоматизированное рабочее место сотрудника оптово-розничной базы

Оглавление Введение Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

1.1.2 Краткая характеристика подразделений и видов их деятельности

1.2 Экономическая сущность задачи

1.2.1 Функции складов

1.2.2 Анализ экономической сущности задачи

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

1.4.2 Общая характеристика организации решения задач на ЭВМ

1.4.3 Формализация расчетов

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению Глава 2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.1.1 Информационная модель и ее описание

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

2.1.4 Характеристика файлов результатной информации

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

2.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

2.3 Руководство пользователей Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта Заключение Список литературы

Тема данной дипломной работы «Автоматизированное рабочее место сотрудника оптово-розничной базы». Данная работа посвящена созданию программного продукта автоматизирующего потребности и процессы, протекающие во время выполнения своих должностных обязанностей сотрудниками оптово-розничной базы.

Во время широчайшего развития информационных технологий актуальность информационных продуктов, увеличивающих качество и быстроту многократно выполняющихся операций и процессов, значительно увеличивается. Создание таких продуктов имеет теоретическое и практическое значение. Сегодня уже никто не сомневается в том, что управление на компьютере — не только сэкономленные время и силы, но и одно из необходимых условий для сохранения и увеличения прибыли.

В настоящее время российский рынок логистических услуг активно развивается. Его привлекательность и перспективность во многом обусловлена низкой степенью освоенности и конкуренции. Складские услуги — один из основных секторов этого рынка наряду с секторами транспортно — логистических услуг и услуг по интеграции и управлению цепями поставок. Доля сектора складских услуг, по оценке компании «КИА центр», составляет примерно 10−15 процентов. Рынок логистических услуг в России демонстрирует стабильный рост, средние темпы которого составляют порядка 25%. Высокие темпы роста рынка логистических услуг возможны за счет внедрения новых логистических решений и информационных технологий. [18]

Развитие современной логистической (складской) инфраструктуры в России определяется следующими факторами:

Во-первых, экономическое развитие страны, становление среднего класса населения и, как следствие, рост потребительского спроса на качественные западные и отечественные товары способствуют значительному росту объемов торговли. При этом торговые сети активно осваивают регионы, и их доля в структуре объемов торговли постоянно увеличивается. В тех областных центрах, где более быстрыми темпами развиваются торговые сети, выгодно строить и логистические комплексы.

Во-вторых, у российского рынка есть еще одна характерная особенность: всемирно известные компании бурно строят на территории России свои производства и расширяют сети распределения. Активно развивается и российская промышленность. Это также требует создания современной логистической (складской инфраструктуры) на российской территории.

Наиболее важными являются технологии автоматизации отношений с покупателями и налаживания непосредственно торговой деятельности, во всех ее проявлениях. Уровень автоматизации отраслей оптовой и розничной торговли в России постоянно растет параллельно с уровнем развития непосредственно торговых организаций. К принципиальным особенностям разрабатываемого продукта необходимо отнести необходимость работы с большим и достаточно быстро обновляемым перечнем товаров, а так же ориентированность на каждого конкретного клиента.

Целью данной работы является разработка и создание автоматизированного рабочего места сотрудника оптово-розничной базы. Объектом исследования данной курсовой работы является оптово-розничная база. Предметом исследования является автоматизированное рабочее место сотрудника данной компании.

В данной работе решаются следующие задачи:

1) Изучение и исследование предметной области АРМ;

2) Разработка необходимых диаграмм потоков данных;

3) Разработка БД АИС;

4) Выбор средств реализации АРМ;

5) Реализация информационной системы.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

Торгово-производственная компания «Александрит» ведет свою деятельность на рынке России с 2007 года. Основное направление деятельности компании состоит в приобретении и дальнейшей реализации продукции: строительных материалов, торгового оборудования, расходных материалов. Организационно — правовая форма компании — индивидуальный предприниматель. За время своего существования компания: — Заключила долговременные договора с ведущими производителями, за счет постоянного роста ассортимента поставляемых товаров; - Заработала авторитет на рынке реализации продукции промышленного и бытового назначения; - Наладила сотрудничество с крупнейшими перевозчиками.

Компания постоянно заботится о расширении своего ассортимента. Идя навстречу своим покупателям, предлагая к продаже новые востребованные на рынке товары.

Основная задача оптово-розничной торговли заключается в снабжении товарами розничной торговой сети. Решение этой задачи связано с реализацией ряда торговых и технологических функций. К числу торговых функций, составляющих основу коммерческой деятельности оптовых предприятий, относятся:

Изучение спроса населения и покупателей на товары;

— Заключение договоров поставки и контроль их исполнения;

— Воздействие на поставщиков с целью расширения ассортимента и увеличения выпуска товаров высокого качества, а также производства новых товаров, в наибольшей степени соответствующих спросу населения;

— Формирование ассортимента товаров и управление товарными запасами;

— Заключение договоров купли-продажи с оптовыми покупателями и обеспечение контроля их исполнения;

— Оказание товарных услуг, связанных с оптовой продажей товаров;

— Организация и проведение рекламных мероприятий.

Технологические функции оптовых предприятий включают:

— Планомерный и бесперебойный завоз товаров на склады;

— Приёмку товаров по количеству и качеству;

— Хранение товаров в условиях, отвечающих их физико-химическим и биологическим свойствам;

— Обеспечение бесперебойного снабжения товарами розничной торговой сети.

При структуризации компании, ее деятельность рассматривается как совокупность бизнес-процессов. По своей природе бизнес-процессы делятся на четыре большие группы: основные, обеспечивающие бизнес-процессы, бизнес-процессы управления и развития.

Организационная структура предприятия приведена на Рисунок 1.

Рисунок 1. Организационная структура управления в компании «Александрит»

1.1.2 Краткая характеристика подразделений и видов их деятельности

Юридическая служба — занимается проверкой текущей деятельности компании, деловой переписки, представлением интересов компании в случаях необходимости правовой поддержки при рассмотрении споров с партнерами или государственными структурами.

Склад — это структурное подразделение, представляющее собой помещение для приема, хранения и выдачи товара.

Коммерческий директор — заместитель генерального директора, координирует работу отделов продаж, поставок, транспортной группы, группы ИТ и отдел развития. От лица компании участвует в переговорах, выступает в качестве представителя компании.

Отдел маркетинга ориентирует деятельность других подразделений на рынок и корректирует их работу с общими для всего предприятия целями рыночной деятельности.

Финансовый отдел — руководит финансовыми потоками компании, координирует работу бухгалтерии.

Розничные и оптовые отделы разделены формально, осуществляют продажу товара оптом клиентам, заключившим договор, а также розничные, единичные продажи.

Отдел поставок работает с поставщиками, закупает товар.

Транспортная группа осуществляет доставку товара на адрес клиента.

Отдел развития осуществляет поиск способов повышения продаж и других мероприятий для развития компании.

Группа ИТ занимается обслуживанием и ремонтом компьютеров и оргтехники.

1.2 Экономическая сущность задачи

Складской технологический процесс — совокупность последовательно выполняемых операций, связанных с подготовкой к приемке продукции, поступлением, перемещением, распаковкой, приемкой продукции по количеству и качеству, размещением на хранение, укладкой, отборкой, комплектацией, подготовкой к отпуску и отпуском продукции потребителю.

Понятие материального потока является ключевым в логистике. Материальные потоки образуются в результате транспортировки, складирования и выполнения других материальных операций с сырьем, полуфабрикатами и готовыми изделиями — начиная от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя.

По пути движения товара с ним осуществляются разнообразные операции: разгрузка, укладка на поддоны, перемещение, распаковка, укладка на хранение и т. д. Это так называемые логистические операции.

1.2.1 Функции складов

Совокупность работ, выполняемых на различных складах, примерно одинакова. Это объясняется тем, что в разных логистических процессах склады выполняют следующие схожие функции:

1. Временное размещение и хранение материальных запасов;

2. Преобразование материальных потоков;

3. Обеспечение логистического сервиса в системе обслуживания.

Любой склад обрабатывает, по меньшей мере, три вида материальных потоков: входной, выходной и внутренний.

Наличие входного потока означает необходимость разгрузки транспорта, проверки количества и качества прибывшего груза. Выходной поток обусловливает необходимость погрузки транспорта, внутренний — необходимость перемещения груза внутри склада.

Реализация функции временного хранения материальных запасов означает необходимость проведения работ по размещению грузов на хранение, обеспечению необходимых условий хранения, изъятию грузов из мест хранения.

Склады, расположенные в местах потребления (торговые оптовые базы), как в нашем случае, получают товары производственного ассортимента и, формируя широкий торговый ассортимент, снабжают ими розничные торговые предприятия.

Логистические функции складов реализуются в процессе осуществления отдельных логистических операций. В целом складские операции представляют собой следующую последовательность:

· Разгрузка транспорта;

· Приемка товаров;

· Размещение на хранение (укладка товаров в стеллажи, штабели);

· Отборка товаров из мест хранения;

· Комплектование и упаковка товаров;

· Погрузка;

· Перемещение грузов внутри склада.

1.2.2 Анализ экономической сущности задачи

Объектом рассмотрения дипломного проекта является учет и продажа товаров в ТПК «Александрит».

Задачи учета и продажи товаров относятся к классу задач «Анализа деятельности предприятия» и необходимы для определения текущего состояния предприятия и тенденций его развития. Результаты решения данных задач являются основой для принятия стратегических управленческих решений.

Для решения данной задачи выделим из функций и задач те, на которые затрачивается большая часть времени. Такими задачами являются:

· учет товаров (поступление, внесение в базу, контроль текущего состояния);

· учет поставок;

· учет клиентов и ведение клиентской базы;

· учет поставщиков;

· быстрое и качественное оформление продаж клиентам;

· анализ продаж прошлых периодов (формирование отчетов);

Рассмотрим существующую технологию, действующую в данной компании. Когда менеджер принимает заказ от клиента, ему необходимо проверить наличие данного товара на складе. Для хранения информации о наличии товаров используется программа Microsoft Excel. Поиск необходимого товара, во всей номенклатуре товаров занимает много времени. Когда менеджер удостоверяется в наличии товара, он переходит к оформлению необходимых документов. А в противном случае, оформляет заказ, если такие условия устраивают клиента. Заявка является документом, которое имеет: номер, дату, наименование товара, стоимость товара, дату поставки и данные о клиенте. На поиск товара и оформление заказа затрачивается много времени. Существующий подход к данной задаче является сложным, отнимает много время у менеджера, которое можно было бы потратить на другие задачи.

Таким образом, менеджер, не обладая оперативной информацией о наличии товара на складе, затрачивает на оформление заказов значительную часть времени и сталкивается с некоторыми трудностями в работе.

Работая с данным программным продуктом, был выявлен ряд недостатков, которые создавали неудобство в работе и замедляли скорость обработки информации:

· Большая избыточность ненужных компонентов, что приводит к уменьшению эффективности использования данного продукта и разным ошибкам ручного ввода.

· Сложность поиска товара. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать товар в огромном списке товаров склада.

Также при оформлении заказа приходится пользоваться дополнительным программным обеспечением, таким, как Microsoft Word. Подборка товара и распечатка прайс-листа осуществляется в Excel, заполнение документов на заказы и другие документы в Microsoft Word, что не очень-то и удобно. И при получении этой информации коммерческим и генеральным директором, возникают проблемы обработки и систематизации документов.

Для устранения всех перечисленных выше недостатков требуется автоматизированный вариант решения рассмотренных задач.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

К данному моменту на предприятии уже использовался комплекс вычислительной техники. При помощи ее осуществлялся учет поступления и продажи товаров, расчеты с контрагентами, учетная политика. Без применения ЭВМ на предприятии, изначально бы привело к «бумажному хаосу». Существующая база данных о деятельности предприятия позволяла получать нужную информацию для оперативного и стратегического планирования.

Поскольку предметная область, выбранная для дипломного проекта, затрагивает, закупочно-продажную и учетную функцию данной компании, перечень входных и выходных документов будет достаточно велик. Автоматизация данных задач позволит ускорить документооборот, сократить ручные операции.

Если заказ поступил от клиента, который хочет расплатиться наличными денежными средствами, то менеджер проверяет наличие товаров, включенных в заказ на розничном складе. Если товар есть, то оформляется расходная накладная или товарный чек в зависимости от статуса клиента.

Если заказ поступил от клиента, который хочет вести безналичный расчет, то распечатывается счет на оплату менеджером и отдается в бухгалтерию, там документ хранится до момента оплаты. После этого она отдается менеджеру с пометкой суммы оплаты. Менеджер:

· сравнивает сумму заказа с суммой оплаты. Иногда клиент оплачивает сумму неравную сумме заказа, в этом случае действия следующие: выясняет в бухгалтерии баланс клиента и если он не совпадает с суммой заказа, то звонит клиенту и выясняет причину. При этом заказ может быть скорректирован.

· смотрит наличие товара, включенного в заказ, на складе.

Отдел поставок группирует заказы, поступившие от клиентов. Приходные накладные присылаются поставщиками в отдел поставок по электронной почте, оттуда они пересылаются в отдел продаж. Затем менеджер делает поступление товара на оптовый склад путем копирования товара из электронных накладных в таблицу Excel.

При возврате товара от клиента на склад оформляется приходная накладная. При таком оформлении факта возврата товара происходил неправильный расчет таких результативных показателей, как выручка, прибыль. Т.к. возврат товара от покупателя приравнивался к поступлению товара от поставщиков.

Расходная накладная оформляется менеджерами при отгрузке товара со склада. Распечатанный экземпляр отдается на склад для набора товара, после чего кладовщик приносит товар в торговый зал. Распечатанный экземпляр расходной накладной отдается в бухгалтерию только в том случае, если клиент осуществил оплату безналичным расчетом. Он необходим для формирования бухгалтерских документов — накладных и счетов-фактур.

Счет на получение выдается клиенту при необеспеченном заказе для получения товара в оговоренный срок (если необходимого товара нет в настоящее время ни на одном из складов), только при покупке за наличный расчет. К нему прилагается кассовый чек, который подтверждает оплату заказа. Товарный чек выдается только по просьбе клиента при отгрузке товара.

Основной задачей проекта является создание системы учета и продаж товаров. Для реализации этого проекта необходимо произвести декомпозицию основной задачи, путем выделения из нее ряда подзадач. Основной задачей проекта является создание системы учета и продаж товаров.

Выделим подзадачи системы учета и продаж товаров:

1) Приемка товара.

2) Реализация товара.

3)Создание отчетности.

Решение данных подзадач с применением средств вычислительной техники является наиболее приоритетным и надежным.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Программный продукт «Автоматизированное рабочее место сотрудника оптово-розничной базы» предназначен для автоматизации процессов деятельности сотрудника оптово-розничной базы, таких как:

1. Регистрация, документирование, хранение и учёт хранимой информации в базе данных;

2. Внесение изменений, исправлений, дополнений, аннулирования информации в базе данных;

3. Предоставление информации по поисковым запросам;

4. Получение отчетов.

Областью применения программного продукта является оптово-розничная база.

Данная система должна быть ориентирована на работу следующих категорий пользователей:

1. Менеджеров по продажам;

2. Менеджеров по поставкам;

3. Администраторов.

В разрабатываемой системе будут представлены следующие функции и возможности:

1. Учет товаров;

2. Учет поставок товара;

3. Оформление поставок товара;

4. Регистрация клиентов;

5. Регистрация поставщиков;

6. Регистрация единиц измерения товаров;

7. Получение необходимой информации о товаре;

8. Получение необходимой информации о поставщике;

9. Получение необходимой информации поставке;

10. Получение необходимой информации о клиенте;

11. Получение необходимой информации о продаже;

12. Возможность редактирования информации о товаре, единице измерения, поставке, клиенте;

13. Возможность поиска информации о товарах, поставщиках, поставках, продажах, клиентах.

14. Производить расчет цены товара (наценка, скидка, НДС);

15. Формировать, выводить на предварительный просмотр и печать прайс-лист товаров, а также необходимых документов для работы: счет, накладные, товарный чек;

16. Добавлять группы товаров и отделы склада;

17. Возможность добавлять, редактировать и удалять пользователей информационной системы;

18. Возможность назначать и лишать прав доступа в информационной системе;

При вводе данных через экранные формы некоторые поля будут заполняться из списка с использованием справочников. Это уменьшит время, затрачиваемое пользователем на регистрацию информации, и уменьшит вероятность некорректного внесения данных.

1.4.2 Общая характеристика организации решения задач на ЭВМ

Использование ЭВМ при реализации данного проекта, даст возможность решить ряд очень существенных задач:

- Источниками поступления информации будут являться введение информации менеджерами, внешние источники электронного и бумажного типов.

— Порядок ввода первичной документации будет осуществляться следующим образом: вначале заполняются справочники информационной системы.

— В краткой характеристике результатов можно описать основные: формирование и оформление прихода, накладные, счета на оплату, товарный чек. Прайс-лист будет отображать визуальную информацию, которая помогает принимать те или иные решения при продаже того или иного товара.

— Периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

Реализация проекта на ЭВМ позволит ограничить пользователя от ошибок ввода, максимально упростить весь путь создания или получения документов.

1.4.3 Формализация расчетов

Некоторая информация, которая хранится в хранилищах, в дальнейшем подлежит обработке и выводу в информационной системе, в данном случае такой информацией являются входные показатели и результатные показатели.

Таблица 1 — Входные показатели.

Таблица 2 — Результатные показатели.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

На данный момент существует большое количество различных продуктов, автоматизирующих какую-либо деятельность и процессы на предприятии.

Приведем краткую характеристику некоторых аналогов разрабатываемого программного приложения.

Складской учёт, версия 4.0.35. Функциональность данного программного продукта:

— Учет товара в организации, поступление, продажа;

— Регистрация клиентов;

— Регистрация заказов;

— Печать списка заказов/товаров/клиентов;

— Поиск и фильтрация;

— Настройки доступа для групп пользователей;

Недостатки: стоимость, регистрация для активации.

Торговля, склад, заказы. Версия: 2.3.1. Программа «Торговля, склад, заказы» объединяет возможности и функции программ «Складской учет и торговля» и «Заказы и заявки» и по сравнению с ними предлагает ряд улучшений и дополнений. Неполный список отличий включает в себя:

— возможность работы от лица нескольких организаций (или частных предпринимателей) с учетом товаров на общих складах;

— работа с заказами покупателей и заявками на поставку товаров интегрированы в схему движений складских документов;

— дополнительные возможности при экспорте/печати прайс-листов, загрузка прайс-листов поставщиков;

— контроль минимальных остатков товаров на складах;

— возможность работы с комплектами (сборками);

— ведение протокола действий пользователей;

— возможность подключения дополнительных печатных форм к существующим документам.

Исходя из вышеизложенных фактов можно сказать, что некоторые существующие программные продукты, либо малофункциональны, либо затраты на их приобретение окупятся только через пару лет. И решение создать новую программу собственными силами, которая бы отвечала всем запросам организации, будет наилучшим вариантом для решения поставленных задач.

1.6. Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Техническое обеспечение представляет комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных. В состав комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

На стадии проектирования програмного продукта необходимо четко формировать требования к параметрам технических средств обработки и выдачи информации. Техническое обеспечение програмного продукта должно гарантировать надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, способность оперативно обрабатывать данные.

Каждый персональный компьютер должен иметь достаточный объемом оперативной памяти, наличие дискового накопителя HDD для хранения БД, документов и их архивных копий, сетевую карту, модем для доступа к Internet, монитор, принтер для печати. Необходимое количество компьютеров должно быть объединено в локальную сеть.

Техническое обеспечение, для поставленных задач следующее.

Характеристика компьютеров:

ОС…Windows XP/Vista/7;

CPU…2−2,5 Ггц;

ОЗУ…512 Мб;

HDD … > 100 Мб;

Разрешение монитора…> = 800×600 px.

Устройства ввода/вывода информации:

1. Монитор не менее 15'';

2. Клавиатура;

3. Манипулятор «мышь»;

4. Принтер.

В состав технического обеспечения входят также обслуживающий персонал, техническая документация, методические материалы.

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Основные принципы создания информационного обеспечения:

— Целостность;

— Вероятность;

— Контроль;

— Защита от несанкционированного доступа

— Единство и гибкость, стандартизация и унификация, минимизация ввода и вывода информации.

Требования при создании внутримашинной информационной базы:

— Полнота представления данных;

— Минимальный состав данных;

— Минимизация времени обработки данных;

— Независимость структуры массивов от внутренних средств ее организации,

— Динамичность структуры информационной базы.

Информационным обеспечением задачи служат справочники, такие как:

— Товары;

— Поставщики;

— Клиенты;

— Группы товаров;

— Отделы;

— Единицы измерения;

— Договоры;

— Организация;

— Должности;

Дополнений эти справочники не требуют, их вполне достаточно для выполнения поставленных задач.

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Разрабатываемый програмный продукт будет реализован в технологии «клиент-сервер».

В качестве сервера баз данных использован сервер Firebird 2.5. Клиентская часть разработана в среде Borland Delphi 7. При этом требования к конфигурации клиентской машине минимальны. Клиентское ПО поддерживает сетевой протокол TCP/IP. 4]

Програмное обеспечение: Операционная система Windows XP, Vista, 7; сервер Firebird; MS Excel, IBExpert.

Специальное програмное обеспечение составляет: Файл с расширением .exe, для запуска программного продукта, файл базы данных с расширением .fdb, а также файл конфигурации .ini и техническая документация.

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

В настоящее время существует большой выбор средств разработки приложений и языков программирования на платформе операционной системы Windows.

В настоящее время программирование бурно развивается, как с точки зрения расширения круга решаемых им задач, так и с точки зрения существенного усложнения используемых в программировании технологий. Причем особо необходимо отметить немалые размеры разрабатываемых программных продуктов. Все это требует максимального упрощения и ускорения процесса разработки приложений и использования ранее реализованных программных фрагментов.

Такие требования к современному программированию привели к созданию многочисленных RAD — систем, представляющих собой интегрированные среды разработчика, включающие в себя:

— средства быстрого и удобного построения программ, в том числе визуального;

— встроенные компиляторы и отладчики.

Одной из таких RAD-систем является Delphi. Итак, Delphi — это объектно-ориентированная среда для визуального проектирования Windows приложений с развитыми механизмами повторного использования программного кода. Существенной чертой Delphi является компонентная модель разработки программных продуктов. Суть модели заключается в поддержке системой постоянно расширяемого набора объектных компонентов, из которых и строится программа. Компоненты в Delphi просты для использования и развития, как результат сокрытия значительной части той структуры программы, которая близка к взаимодействию с операционной системой.

Таким образом, для создания в Delphi несложных программных продуктов совершенно не обязательно понимать внутреннюю структуру Windows-приложения, получаемого после разработки в Delphi. Достаточно просто уметь работать с некоторыми компонентами, поставляемыми вместе со средой разработчика. При этом начать работу со средой можно практически без предварительного ознакомления, а написание первого приложения не потребует углубления в особенности системы. Этому отчасти способствует удобный интерфейс среды разработчика, не перегруженный излишними вопросами к разработчику

Глава 2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.1.1 Информационная модель и ее описание

Построение инфологической модели БД начнем с реализации диаграммы потоков данных (DFD). Стандарт описания бизнес-процессов DFD — Data Flow Diagram переводится как диаграмма потоков данных и используется для описания процессов верхнего уровня и для описания реально существующих в организации потоков данных. Созданные модели потоков данных компании могут быть использованы при решении таких задач, как:

1. определение существующих хранилищ данных (текстовые документы, файлы, система управления базой данных — СУБД);

2. определение и анализ данных, необходимых для выполнения каждой функции процесса;

3. подготовка к созданию модели структуры данных организации, так называемая ERD-модель (IDEF1X);

4. выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов организации.

Диаграммы потоков данных показывают, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, и выявляют отношения между этими процессами. DFD представляет моделируемую систему как сеть связанных работ.

Существуют две нотации диаграмм: графические нотации Йордана Де Марко и Гейна-Сарсона. Различие заключается в графических формах объектов. [2]

Основные объекты нотации:

· Процессы (Activities). Отображают процессы обработки и изменения информации;

· Стрелки (Arrows). Отображают информационные потоки;

· Хранилища данных (Data Store). Отображают данные, к которым осуществляется доступ, эти данные используются, создаются или изменяются работами;

· Внешние сущности (External References). Отображают объекты, с которыми происходит взаимодействие.

Цель инфологического моделирования — обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком, но естественный язык не может быть использован в чистом виде из-за сложности компьютерной обработки текстов и неоднозначности любого естественного языка. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты). [3]

Для того, чтобы определиться с входными и выходными данными и построить инфологическую модель бызы данных, рассмотрим более подробно оперции, которые проходят на складе, приведенные в пункте 1.2.1 дипломной работы:

Разгрузка товара. Это первый этап поступления товара на склад. Для того чтобы реализовать поставку на склад, необходимо знать кому нужно сделать заказ на нужный товар, следовательно, можно определить сущность «Поставщики», хранящую в себе в качестве атрибутов информацию о предприятии (наименование предприятия, адрес, телефон, электронная почта, а также различные банковские и юридические реквизиты). Так как поставщики поставляют нам товар, то определяется сущность «Приход», атрибуты сущности хранят информацию о поставке (наименование товара, дата поставки, количество товара и цена товара).

Приемка товара. Обычно в ней проводится очистка (если нужно), предварительная регистрация и маркирование товара информационными этикетками. Предварительная регистрация осуществляется с помощью товарной накладной приёмки, учет которых ведет складской работник, также производящий маркирование товара.

Размещение на хранение. Из названия можно заметить, что данная операция формирует задачи хранения продукции. Нам известно, что на складе хранится различная продукция именованная товаром. Хранимый товар необходимо в чем-то измерять, поэтому можно определить сущность «Единицы измерения», атрибут которой хранит наименование единицы измерения. Так как на складе товар разнообразен, то для удобства и уменьшения времени на размещение и отборку товара необходимы отделы товаров. Отдел включает в себя определенные группы товаров. Отсюда выделим сущности «Отделы» и «Группы». В качестве атрибутов будет выступать наименование отдела товаров.

Отборка товаров из мест хранения. Эта операция происходит по нескольким причинам, одна из которых — необходимость продать размещенный товар. Чтобы продать товар нам необходимо знать, кому продавать, таким образом, нам необходимы клиенты, появляется сущность «Клиенты», атрибуты которой содержат в себе необходимую информацию о клиентах (наименование клиента, тип, адрес, телефон, электронная почта и некоторые банковские реквизиты). У клиента может быть заключен договор с нашей компанией об оптовых продажах, поэтому выделим сущность договора, включающую в себя номер договора, дату и процент скидки.

Остальные операции (комплектование и упаковка товаров, погрузка, перемещение грузов внутри склада) используются также работниками склада, грузчиками.

Вследствие того, что сам склад необходим для работы с товаром, то смело можно назвать сущность «Товары», атрибуты которой будут хранить в себе информацию о товаре (наименование товара, отдел, группа, единица измерения, цена, количество и комментарий).

Также определим вспомогательные сущности, необходимые для управления пользователями, работающими с программным продуктом и некоторые другие: сотрудники, должности, организация (хранит адрес, название компании и реквизиты, используемые в документах).

Выходные данные образуются на основе существующих данных, в конкретном случае, составляется отчетность, накладные, товарный чек, счет и прайс-лист (документы должны выводиться на экран и печать), а также справочники.

На Ошибка! Источник ссылки не найден. показана инфологическая модель, включающая в себя сущности и атрибуты сущностей. Инфологическая модель базы данных представляет собой описание объектов (сущностей), с набором атрибутов и связей между ними, которые выявляются в процессе исследования как входных, так и выходных данных. Она предназначается для структурного образования предметной области, с ориентированием на информационное внимание пользователей, разрабатываемой системы. Так же инфологическая модель должна быть как стабильной, так и неизменной, и являться представлением аспекта пользователя на описанную предметную область. Однако, при проектировании инфологической модели, должна присутствовать возможность для её увеличения и вставки вспомогательных данных. [1]

Сегодня наиболее распространены реляционные модели данных. Любая система данных, не имеет значения какой сложности, может быть сведена к набору таблиц (или «отношений» в терминологии СУБД). Каждое отношение (таблица) может быть представлено в виде прямоугольного массива со следующими свойствами:

1. Каждая ячейка в таблице представляет точно один элемент данных;

2. Каждая таблица имеет однородные столбцы, все элементы в любом из столбцов одного и того же вида;

3. Каждому столбцу назначено определенное имя;

4. Все строки различны, дублировать строки не разрешается;

5. Строки, и столбцы не зависят от последовательности, просмотр в различной последовательности не может изменить информационное содержание отношения;

6. Каждая строка олицетворяет уникальный элемент данных, который ею и описывается;

7. Столбцы представляют собой отдельные куски информации (атрибуты данных), которые известны о данном элементе.

Вообще, лишь немногие реальные базы данных могут быть описаны при помощи единственной таблицы. Большинство приложений используют множество таблиц, которые содержат столбцы (поля) с одинаковым именем. Эти общие данные позволяют, объединяя две (или несколько) таблицы, строить осмысленные ассоциации Нормализация — это процесс организации данных в базе данных, включающий создание таблиц и установление отношений между ними в соответствии с правилами, которые обеспечивают защиту данных и делают базу данных более гибкой, устраняя избыточность и несогласованные зависимости. Существует несколько правил нормализации баз данных. Каждое правило называется «нормальной формой». Если выполняется первое правило, говорят, что база данных представлена в «первой нормальной форме». Если выполняются три первых правила, считается, что база данных представлена в «третьей нормальной форме».

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Далее рассмотрим основные классификаторы и системы кодирования, используемые при разработке информационной системы

Таблица 3 — Основные классификаторы и системы кодирования.

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

Исходная и промежуточная оперативно-справочная информация хранится в приведенных ниже справочниках.

Справочник «Товары» хранит сведения о товарах компании «Александрит». Справочник необходим для оформления расхода и прихода. Данный справочник располагается на главной экранной форме. Команды для работы со справочником следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение, обновление и поиск информации в справочнике.

Таблица 4 — Справочник «Товары»

Справочник «Клиенты» хранит сведения о клиентах компании «Александрит». Справочник необходим для оформления расхода и печати результатных документов. Данный справочник располагается на экранной форме «Клиенты». Команды для работы со справочником следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение.

Таблица 5 — Справочник «Клиенты»

Справочник «Поставщики» хранит сведения о поставщиках компании «Александрит». Справочник необходим для оформления прихода и результатных документов. Данный справочник располагается на экранной форме «Поставщики». Команды для работы со справочником следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение.

Таблица 6 — Справочник «Поставщики»

Справочник «Договора» хранит сведения о договорах с клиентами. Справочник необходим для оформления расхода и расчета оптовой цены товара, при условии, заключенного договора. Данный справочник располагается на экранной форме «Клиенты». Команды для работы со справочником следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение.

Таблица 7 — Справочник «Договора»

2.1.4 Характеристика файлов результатной информации

Результатная информация формируется в информационной системе в качестве итоговых документов. В информационной системе автоматически формируются следующие документы и отчеты:

Ш прайс-лист;

Ш счет;

Ш расходная накладная;

Ш приходная накладная;

Ш товарный чек;

Ш отчет о продажах;

Ш график продаж.

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Схемы «Дерево функций» и «Сценарий диалога» по своей сути позволяют наглядно показать иерархию функций управления и обработки данных, которые автоматизированы в разработанном программном продукте.

Рисунок 1Сценарий диалога

Рисунок 2. Дерево функций

2.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ) Краткое описание програмных модулей представлено в таблице Структурную схему пакета удобно представить в виде рисунка (Рисунок).

Таблица 8 — Описание програмных модулей

Рисунок 3. Структурная схема пакета

2.3 Руководство пользователей

Руководство пользователя предназначено для того, чтобы научить пользователя программы работать с ней. При этом предполагается, что пользователь имеет некоторый начальный навык работы с компьютером, т. е. умеет работать с клавиатурой и мышью, ориентируется в сообщениях выдаваемых компьютером, знает, что такое Windows, окно и т. п. Информационная система разработана с использованием программного средства визуальной разработки — Delphi 7. База данных FireBird разработана при помощи программы IBExpert. Информационная система рассчитана на работу под управлением ОС XP, Vista, Seven. Для работы программы, необходимо чтобы на компьютере были установлены сервер Firebird версии 2.5, IBExpert, а также клиентское приложение (разработанная ИС). При установке системы необходимо зарегистрировать пользователей системы, назначить права и установить пароль. Регистрация пользователей, назначение прав и ролей происходит в IBExpert, после этого нужно прописать путь к базе данных в файле конфигурации (это должен делать администратор системы), далее необходимо данного пользователя зарегистрировать в ИС, добавив должность сотрудника в компании. После этого заполнить справочники в системе, добавить пути к шаблонам документов и отчетов, установить необходимые цены, и можно приступать к работе.

Для входа в систему нужно ввести логин и пароль пользователя, полученный от администратора. Авторизацая защищена от перебора паролей закрытием приложения после 3-ей неуспешной попытки входа в систему.

Рисунок 4. Окно авторизации

После успешной авторизации открывается главное окно приложения. Данное окно предназначено для следующих действий:

— Открытие окна для добавления товара вне поставки, изменения информации о товаре;

— Удаление товара ;

— Применение фильтра записей товаров по отделам и группам товаров, а также поиск по коду товара и наименованию;

— Печать прайс-листа товаров;

— Открытие окна для регистрации расхода.

Вверху окна размещено меню. Внизу информационная панель с датой, временем и именем пользователя работающего с программой.

Рисунок 5. Главное окно приложения Рисунок 6 Окно добавления товара Рисунок 7. Подтверждение удаления товара После нажатия на кнопку «Расход» на главном окне приложения, открывается окно расхода. На нем размещена панель для поиска расхода по дате. При нажатии на кнопку «Подробнее» можно посмотреть информацию о проданном товаре, а также распечатать ряд документов, вернуть товара на склад или полностью удалить расход.

Рисунок 8 Окно расхода

При нажатии на кнопку «Новый», откроется окно добавления нового расхода. Вначале нужно ввести дату и клинта.

Рисунок 9. Окно добавления расхода

На Рисунок показано окно добавления товара в расход. После выбора нужного товара необходимо нажать кнопку «Добавить», если товара больше нет можно применить скидку для клиента. Если нужно добавить еще товар нажимаем кнопку «Добавить еще (товар)». Для печати необходимых документов можно воспользоваться соответствующими кнопками.

Рисунок 10. Добавления товара Рисунок 11. Окно информации о расходе

При нажатии на кнопку «Файл» будет предложено выйти из приложения. Далее «Справочник», включающий в себя подменю: «Поставщики».

Рисунок 12. Окно «Поставщики»

Рисунок 13. Окно «Клиенты»

Рисунок ё4. Окно «Компания»

При нажатии на кнопку «Договора» в окне «Клиенты», открывается панель для работы с договорами.

Рисунок 15. Панель для работы с договорами

Далее идет пункт меню «Склад» с подменю «Общее».

Рисунок 16. Окно «Общее»

Рисунок 17. Окно просмотра приходов

В окне «Приход» после нажатия на кнопку «Новый» открывается окно добавления прихода.

Рисунок 18. Окно добавления прихода

В пункте меню «Настройки» находятся подменю «Цены», позволящие устанавливать процент наценки и НДСэ Рисунок 19. Окно «Цены»

В пункте меню «Отчет» располагаются подменю «Отчет по продажам» (и «График продаж» позволящие распечатать отчет либо таблицей, либо графиком.

Рисунок 20. Окно «Отчет по продажам»

Рисунок 21. Окно выбора периода для графика продаж

Пункт меню «Администрирование» позволяет вести работу с пользователями, а также управлять шаблонами отчетных документов.

Рисунок 22. Окно для работы с пользователями Рисунок 22. Окно для работы с шаблонами

Рисунок 23. Документ «Товарный чек»

Рисунок 24. Документ «Расходная накладная»

Рисунок 25 Документ «Счет»

Рисунок 26. Документ «Приходная накладная»

Рисунок 27. Документ «Отчет по продажам»

Рисунок 28. Окно «График продаж»

Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Мероприятия, связанные с внедрением современных средств вычислительной техники, требуют значительных стоимостных и трудовых затрат. Обязательным условием применения этих средств является получение экономической эффективности от их внедрения. Для этого требуется проведение расчетов экономической эффективности и ее обоснования.

Экономическое обоснование эффективности автоматизированной обработки информации позволяет:

· определить необходимость и целесообразность затрат на создание и внедрение автоматизированной системы обработки информации на предприятии;

· выбрать экономически более эффективные варианты технологических процессов обработки информации.

Экономическая эффективность автоматизированной обработки информации обеспечивается за счет следующих основных факторов:

· высокой скорости выполнения различных операций, достигнутой за счет высокой производительности современных технических средств и максимального сокращения времени на их выполнение;

· повышения качества выполнения статистических работ за счет создания единой информационной базы и многофункционального ее использования;

· сокращения продолжительности отчетных периодов и сроков получения отчетов.

Экономическая эффективность проекта (формула 3.1) складывается из двух составляющих: косвенного эффекта и прямого эффекта.

Э = Э_к + О_п ,(3.1)

где Э — экономическая эффективность проекта;

Э_к — косвенный эффект;

Э_п — прямой эффект.

Косвенная эффективность характеризует качественные изменения, происходящие в результате применения средств вычислительной техники. Они выражаются в повышении качества статистических работ, увеличении состава получаемой информации и повышении ее достоверности и оперативности и т. д.

Прямая эффективность выражается в снижении трудовых и стоимостных затрат на обработку статистической информации и непосредственно, т. е. количественно, влияет на экономические показатели деятельности вычислительных установок, занимающихся ее обработкой.

В связи с вышесказанным, при выявлении экономической эффективности автоматизации работы с учетом компьютеров будет рассчитываться прямой эффект (формула 3.8). За основу расчета прямого эффекта целесообразно взять сопоставление операций существующего (базового) и внедряемого (проектируемого) вариантов, то есть анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса.

Прежде чем перейти к рассмотрению порядка расчета прямого эффекта, определим формулы, по которым будут рассчитываться трудовые и стоимостные показатели, характеризующие этот эффект.

К трудовым показателям относятся:

— абсолютное снижение трудовых затрат

?T = T₀ — T₁, (3.2)

где ?T — абсолютное снижение трудовых затрат;

T₀ — трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;

T₁ -трудовые затраты на обработку информации по проектируемому варианту.

— коэффициент относительного снижения трудовых затрат

K_T = ?T/T₀, (3.3)