Анализ документационного обеспечения деятельности государственного учреждения «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области»

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «1 ОТРЯД ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

1.1 Организация деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

1.2 Анализ локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «1 ОТРЯД ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

2.1 Особенности ведения делопроизводства в службе документационного обеспечения ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

2.2 Технология документирования и работы с документами в пожарных частях ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ВВЕДЕНИЕ

Обеспечение пожарной безопасности является одной из важнейших функций государства. Пожарная охрана — совокупность созданных в установленном порядке органов управления, подразделений и организаций, предназначенных для организации профилактики пожаров, их тушения и проведения возложенных на них аварийно-спасательных работ Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», ст. 1.

Пожарная охрана подразделяется на следующие виды:

· государственная противопожарная служба;

· муниципальная пожарная охрана;

· ведомственная пожарная охрана;

· частная пожарная охрана;

· добровольная пожарная охрана Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», ст. 4.

Государственная противопожарная служба (ГПС) подразделяется на федеральную противопожарную службу (ФПС) и противопожарную службу субъектов Российской Федерации.

Государственное учреждение «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области» (ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области») начало свою деятельность 1 апреля 2006 г. В его состав входили две пожарные части по охране Балаковской АЭС.

С 1 января 2008 года 1 отряд ФПС стал главным учреждением по пожарной безопасности г. Балаково и Балаковского района. В связи с реорганизацией 1 отряда ФПС возникла необходимость разработки новой организационно-правовой документации отряда.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной жизни общества.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию документационного обеспечения деятельности организации, так как залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности — своевременность получения и достаточность информации. Важной составляющей документационного обеспечения является информационная деятельность органов управления, включающая сбор, анализ данных, необходимых для управленческой деятельности, передачу их в отдельные государственные властные структуры и подведомственные учреждения.

Правильная постановка документационного обеспечения управления в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей работы организации, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Актуальность исследуемой темы дипломной работы заключается в том, что деятельность ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» является очень социально важной в жизни государства в целом, а эффективность деятельности данной организации напрямую зависит от своевременности и качества документирования и работы с документами.

Степень изученности данной темы минимальна.

Цель работы — исследование и анализ документационного обеспечения деятельности государственного учреждения «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области».

Задачами работы являются:

· дать характеристику деятельности 1 отряда ФПС;

· исследовать задачи и функции 1 отряда ФПС;

· проанализировать роль, цели, задачи и функции службы ДОУ в 1 отряде ФПС;

· исследовать организационно-правовое обеспечение 1 отряда ФПС;

· проанализировать нормативную базу деятельности 1 отряда ФПС;

· проанализировать локальные нормативные акты, регламентирующие делопроизводство в 1 отряде ФПС;

· исследовать технологию документирования;

· выявление и анализ видов документов, оформляемых в процессе деятельности 1 отряда ФПС;

· выявить способы документирования, применяемые в 1 отряде ФПС;

· проанализировать документооборот 1 отряда ФПС.

Объектом работы является документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

Предметом работы являются организационно-нормативные и технологические аспекты документационного обеспечения деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

В данной работе использовались следующие методы исследования:

· метод анализа, используемый при исследовании нормативных актов для выявления и детального изучения соответствующих норм, а также при исследовании организационных, структурных, функциональных взаимосвязей ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»;

· методы наблюдения и опроса, применяемые для детального изучения практической организации работы ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», выявлении реальных функциональных обязанностей его сотрудников;

· метод синтеза, позволивший обобщить и систематизировать полученные путем использования вышеназванных методов данных, сформулировать соответствующие выводы.

Основными источниками, используемыми при проведении исследования, являлись следующие документы, которые можно поделить на две основные группы:

· нормативные акты РФ, регулирующие организацию деятельности ГПС; Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» //Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649; Указ Президента Российской Федерации от 10 января 1994 г. № 66 «О структуре федеральных органов исполнительной власти"// „Российские вести“ от 11 января 1994 г. № 6; Постановление Правительства РФ от 20 июня 2005 г. № 385 „О федеральной противопожарной службе"//“ Российская газета» от 28 июня 2005 г., № 137;Постановление Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3−1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации»; Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2004 г. № 820 «О государственном пожарном надзоре"//» Российская газета" от 14 января 2005 г. № 4; и др.

· распорядительная документация Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС). Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»; Приказ МЧС России от 30.12.2004 № 630 «Об утверждении Переченя документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения»; Приказ МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»; Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01−2002)»; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы»; Приказ МВД РФ от 6 июля 2005 г. № 538 «О признании утратившими силу нормативных правовых актов МВД России»; Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России»; Приказ МВД России от 09.11.1999 № 86 «Об утверждении нормативных актов по газодымозащитной службе Государственной противопожарной службы МВД России»; и д.р.

Данная дипломная работа состоит из: двух глав, посвященных документационному обеспечению деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»; и четырех разделов, посвященных организации деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»; анализу локальных нормативных документов по регламентации документационного обеспечения деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»; ведению делопроизводства в службе документационного обеспечения ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и технологии документирования и работы с документами в пожарных частях ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «1 ОТРЯД ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

1.1 Организация деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

10 января 1994 г. Указом Президента Российской Федерации Указ Президента Российской Федерации от 10 января 1994 г. № 66 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 17 февраля, 7 апреля, 30 мая, 27 июня, 3 августа, 28 ноября, 30 декабря 1994 г., 24 января, 3 марта, 6, 23 июня, 15 июля, 2 августа, 7 сентября, 17 октября, 21, 29 ноября 1995 г., 25 января, 8, 14, 26, 28 февраля, 4, 15 марта, 8 мая, 15 июня, 2 августа 1996 г., 9 июля 1997 г., 12 апреля 1999 г., 29 ноября 2004 г.)// «Российские вести» от 11 января 1994 г. № 6, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации от 17 января 1994 г. № 3 ст. 190. Государственный комитет по чрезвычайным ситуациям (ГКЧС) был преобразован в Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС). Указом Президента Российской Федерации от 20 января 1994 г. № 171 главой МЧС России назначен С. К. Шойгу. Большая советская энциклопедия: В 30 т./Председатель Науч.-ред. Совета Ю. С. Осипов. Отв. ред. С. Л. Кравец. Т. «Россия». М.: Большая советская энциклопедия, 2004, с. 439.

Государственная противопожарная служба (ГПС) является основным видом пожарной охраны и согласно Указу Президента Российской Федерации Указ Президента Российской Федерации от 9 ноября 2001 г. № 1309 «О совершенствовании государственного управления в области пожарной безопасности» //" Российская газета" от 14 ноября 2001 г., № 224 (2836). с 1 января 2002 года входит в состав Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России) в качестве единой самостоятельной оперативной службы.

Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, изданный в определенной форме МЧС России в пределах его компетенции, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом (Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 20 января 2003 г. N 2). Приказ МЧС РФ от 23 Марта 2004 г. № 140 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов министерства российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и их государственной регистрации» .

Нормативные документы по пожарной безопасности — это технические регламенты и стандарты, а также действующие до вступления в силу технических регламентов и вновь разрабатываемые нормы пожарной безопасности, правила пожарной безопасности, стандарты, инструкции и иные документы, содержащие соответственно обязательные и рекомендательные требования пожарной безопасности. Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», ст. 1

Виды нормативных документов, регулирующих вопросы пожарной безопасности и деятельность пожарной охраны:

· нормы пожарной безопасности (НПБ, изменения к НПБ);

· правила пожарной безопасности (ППБ) в Российской Федерации;

· стандарты: российские (ГОСТ Р), межгосударственные (ГОСТ), стандарты Совета Экономической Взаимопомощи (СТ СЭВ), отраслевые стандарты (ОСТ), международные стандарты международной организации по стандартизации (ИСО), стандарты Ассоциаций (СТА);

· руководящие документы (РД) (требования, инструкции, положения, методические рекомендации, перечни (П), нормы проектирования и т. д.);

· нормативные правовые акты (Федеральные законы, Законы, Постановления, Указы, Приказы, Распоряжения).

Нормы, правила и стандарты ПБ в основном относится к профилю государственного пожарного надзора — эта осуществляемая в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, деятельность по проверке соблюдения организациями и гражданами требований пожарной безопасности и принятие мер по результатам проверки. Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», ст. 1 А руководящие документы и нормативно правовые акты регулирующие деятельность пожарной охраны относятся ко всем видам пожарной охраны.

Рассмотрим нормативные правовые акты касающиеся деятельности государственного учреждения «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области».

В соответствии с Федеральным законом «о пожарной безопасности» Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в «Российская газета» от 5 января 1995 г. № 3. на Государственную противопожарную службу возложены основные функции предупреждения и тушения пожаров в стране. Из функции определяются следующие задачи:

· организация и осуществление профилактики пожаров;

· нормативное регулирование в области пожарной безопасности;

· спасение людей и имущества при пожарах;

· организация и осуществление тушения пожаров и проведения аварийно-спасательных работ.

Так же этот Федеральный закон определяет общие правовые, экономические и социальные основы обеспечения пожарной безопасности в Российской Федерации, регулирует в этой области отношения между органами государственной власти, органами местного самоуправления, учреждениями, организациями, крестьянскими (фермерскими) хозяйствами, иными юридическими лицами независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (далее — организации), а также между общественными объединениями, должностными лицами, гражданами Российской Федерации, иностранными гражданами, лицами без гражданства.

В первой главе Федерального закона «о пожарной безопасности» рассматриваются понятия применяющиеся в нем, законодательство Российской Федерации о пожарной безопасности и элементы и функции системы обеспечения пожарной безопасности.

Во второй — основные задачи пожарной охраны, ее виды, их состав, задачи и функции, пребывания к личному составу ГПС, все виды гарантий и страхования личного состава ГПС.

Третья глава — полномочия органов государственной власти и органов местного самоуправления в области пожарной безопасности.

В четвертой — нормативное правовое регулирование в области пожарной безопасности, разработка и реализация мер пожарной безопасности, тушение пожаров и проведение аварийно-спасательных работ, перечисляются выполняемые работы и оказываемые услуги в области пожарной безопасности, описывается противопожарная пропаганда и обучение мерам пожарной безопасности, расписывается научно-техническое обеспечение пожарной безопасности и др.

В пятой главе перечисляются права, обязанности и ответственность в области пожарной безопасности.

В шестой указаны заключительные положения (вступление в силу данного ФЗ и приведение нормативных правовых актов в соответствие с настоящим ФЗ).

Таким образом, Федеральный закон «о пожарной безопасности» является основным документом для организации деятельности всей пожарной охраны на территории Российской Федерации.

Организационная структура Государственной противопожарной службы в составе МЧС России приведена ниже в схеме 1.

Схема 1. Организационная структура ГПС в составе МЧС России

Федеральный орган управлений представлен Главным управлением Государственной противопожарной службы (ГУГПС). ГУГПС осуществляет федеральный надзор в области пожарной безопасности на всей территории России.

Территориальные органы управления ГПС субъектов Российской Федерации являются самостоятельными структурными подразделениями ГУГПС и руководят деятельностью дислоцированных учреждений на соответствующих территориях подразделений ГПС, разрабатывают и вносят на утверждение соответствующих органов исполнительной власти графики комплексных проверок организации работы органов местного самоуправления в области обеспечения пожарной безопасности. Приказ МВД РФ от 25 мая 1995 года № 10 «Об утверждении наставления по организации и осуществлению государственного пожарного надзора в российской федерации», ст. 4.2.13.

С целью тушения пожаров в составе подразделений Государственной противопожарной службы функционируют оперативные службы пожаротушения с соответствующей выездной техникой. Дислокация пожарных частей осуществляется из расчета прибытия на пожар в самую дальнюю точку защищаемого района в течение 10 минут. Пожарные подразделения несут круглосуточное дежурство. Вызов службы пожаротушения, осуществляется по телефону «01», что установлено ст. 22 ФЗ «О пожарной безопасности». Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в «Российская газета» от 5 января 1995 г. № 3. Тушение пожаров осуществляется на безвозмездной основе.

В состав МЧС РФ, на данный момент, входят 7 региональных центров:

· Северо-Западный;

· Центральный;

· Южный;

· Приволжский;

· Уральский;

· Сибирский;

· Дальневосточный.

В состав Приволжского регионального центра входят 14 Главных управлений МЧС России по субъектам РФ, в том числе ГУ МЧС России по Саратовской области, в состав которого входят 14 государственных учреждений:

· ГУ «ЦУС ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «ЦУС ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «2 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «5 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «6 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «8 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «9 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «10 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «11 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «12 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «14 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «15 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «ПЧ-52 ФПС по Саратовской области».

Положение о федеральной противопожарной службе Постановление Правительства РФ от 20 июня 2005 г. № 385 «О федеральной противопожарной службе"//» Российская газета" от 28 июня 2005 г., № 137. является основным нормативным документов в области федеральных органов исполнительной власти. В данном Положении даются документы, которыми должны руководствоваться органы ФПС, подробно расписывается структура ФПС, перечисляются права в установленной сфере деятельности, показана структура личного состава ФПС, закрепляется выдача специальных удостоверений личному составу ФПС, а так же прописываются основные задачи и функции ФПС. Однако на основании пункта 4 Положения задачи, функции и порядок деятельности органов управления, подразделений и учреждений федеральной противопожарной службы определяются положениями (уставами) о них. Что обязывает все учреждения ФПС разрабатывать и утверждать свои уставы и положения.

Положение о федеральной противопожарной службе является основным документом для организации деятельности федеральной противопожарной службы на территории Российской Федерации; закрепляет основные задачи, функции, права ФПС; прописывает нормативную базу и является основанием для разработки уставов и положений для учреждений ФПС.

ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» начало свою деятельность 1 апреля 2006 г. С 1 января 2008 года произошла реорганизация 1 отряда ФПС, в его состав вошли много новых структурных подразделений.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан Устав, который определяет задачи, цели, функции, полномочия и организацию деятельности 1 отряда ФПС.

По Уставу 1 отряда ФПС в штат включаются руководство и структурные подразделения. Подробнее указано ниже в схеме 2.

1 отряд ФПС создан в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в структуру ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

Основными задачами 1 отряда ФПС являются:

· руководство деятельностью подчиненных подразделений;

· предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона;

· контроль за соблюдением осуществления мер в области лицензирования и сертификации;

· организация в пределах своих полномочий, взаимодействия всех видов пожарной охраны на территории Балаковского района.

Схема 2. Структура ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» Устав ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

Примечание: жирными линиями отмечено руководство 1 отряда ФПС

1 отряд ФПС в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет много функций, ниже перечислены некоторые из них:

· организует и контролирует деятельность структурных подразделений 1 отряда ФПС, оказывает им необходимую помощь в повышении эффективности работы;

· готовит и издает в пределах своей компетенции приказы и иные нормативные акты по вопросам деятельности подразделений ФПС МЧС России, осуществляет контроль за их исполнением;

· рассматривает поступающие письма, жалобы и заявления граждан, обеспечивает правильное разрешение поставленных в них вопросов. Контролирует эту работу в подчиненных подразделениях, обобщает критические замечания и предложения, содержащиеся в этих письмах и заявлениях, разрабатывает и реализует меры по устранению характерных недостатков;

· организует и проводит комплексный анализ и прогнозирование состояния пожарной безопасности на обслуживаемой территории, готовит в установленном порядке предложения по ее укреплению;

· устанавливает порядок и организацию службы, а также тушения пожаров и проведения, связанных с ними аварийно-спасательных работ;

· исследует крупные пожары, разрабатывает меры направленные на создание условий для успешной их ликвидации и т. д. Устав ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», с 3.

Каждое структурное подразделение работает на основании нормативных документов своей сферы. Например, в службе охраны труда — Трудовой кодекс РФ; в пожарных частях и службе пожаротушения является приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477).

Таким образом, Федеральный закон «о пожарной безопасности» Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в «Российская газета» от 5 января 1995 г. № 3. был издан в целях защиты имущества граждан от пожара, самого гражданина, общества и государства в целом, а также для урегулирования различных вопросов, возникающих при пожаре между организациями. Поэтому пожарную охрану разделили на виды и закрепил за ними состав, специальные задачи, функции, ответственность и права как за организациями в целом, так и за конкретными должностными лицами. Это позволило улучшить пожарную охрану.

Положение о федеральной противопожарной службе является основным документом для организации деятельности федеральной противопожарной службы на территории Российской Федерации. Данное Положение устанавливает максимальную численность ФПС, закрепляет структуру, основные задачи, функции, права федеральной противопожарной службы, прописывает нормативную базу и является основанием для разработки уставов и положений для учреждений ФПС.

ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан 1 января 2008 года в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в его структуру. Основным организационно-правовым документом является устав учреждения, который является правовой основой деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Именно Устав закрепляет за 1 отрядом ФПС задачи, цели, функции и полномочия. Основными задачами и функциями 1 отряда ФПС является обеспечение контроля за деятельностью подчиненных подразделений, предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона, прогнозирование и анализ состояния пожарной безопасности на территории г. Балаково и Балаковского района и обеспечение взаимодействия с ведомственными, добровольными и иными пожарными формированиями при тушении пожаров, проведении связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

Все функции реализуются на основе использования документов, а организация работы с документами, то есть документационное обеспечение деятельности 1 отряда ФПС осуществляется на основании документов, которые рассмотрим следующим пунктом.

пожарный служба делопроизводство

1.2 Анализ локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

Документационное обеспечение управления охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» имеются следующие локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»:

· Инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом МЧС России от 01.12.2008 № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»;

· Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения, утвержден приказом МЧС России от 30.12.2004 № 630;

· Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3−1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05);

· Инструкция по работе с обращениями граждан, утвержденная приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970);

· приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257»; и т. д.

Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (далее Инструкция по делопроизводству) устанавливает порядок работы с несекретными документами, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), а также документы, поступающие по электронной почте.

Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 29.07.2008 № 425, другими нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 1.3.

Текст Инструкции по делопроизводству простой, не оперирует многочисленными определениями, последовательный, а структура имеет следующий вид.

Первая глава называется «общие положения». В ней рассматриваются цель написания Инструкции по делопроизводству, что она устанавливает, в соответствии с какими документами была разработана, границы ее действия, функции и структуру службы ДОУ, функции, права и ответственность сотрудников службы ДОУ, организация работы с документами в нерабочее время и закрепляется обязательное создание инструкции по действиям сотрудников службы ДОУ при переводе с мирного на военное время.

Во второй главе описывается прием и регистрация поступающей корреспонденции. В ней подробно описывается кем и когда принимается корреспонденция, какие конверты вскрываются, какие документы регистрируются, а какие нет, утверждается 2 формы журнала входящей корреспонденции (общая и для руководящих документов), работа с документами после проставления начальником резолюции и документами присланными по электронной почте и т. д.

Третья глава — регистрация и отправка исходящих документов, а также регистрация внутренних документов. В этой главе расписывается какие документы кем, где и в какой срок регистрируются, устанавливается форма исходящего номера, и т. д.

Четвертая глава называется «Общие требования к оформлению документов» и делится на две части: первая — бланки документов, вторая — оформление реквизитов в процессе подготовки документов. В первой части описываются форматы и размеры бумаги, даются образцы документов с продольным и угловым расположением реквизитов, а также перечень документов относящихся к бланкам строгой отчетности. Во второй части четвертой главы описываются допустимые шрифты, размеры и поля документов, закрепляются официальные реквизиты и даются правила оформления 23 реквизитов (за исключением 01, 02, 04, 05, 06, 07, 14).

В пятой главе описываются особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Она делится на пункты:

5.1. Распорядительные документы.

5.2. Уставы, положения, инструкции.

5.3. Протоколы совещаний, заседаний.

5.4. Акты.

5.5. Служебные письма.

5.6. Докладные и служебные записки, справки.

5.7. Телеграммы.

5.8. Телефонограммы.

В каждом пункте рассматривается разработка, оформление и согласование проектов документов; представление проектов на подпись; регистрация и рассылка документов.

Т.к. работа с обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий», в шестой главе Инструкции по делопроизводству дается только основные правила: где, как и в какой срок регистрируются обращения граждан, срок их исполнения и как оформляются и регистрируются ответы.

Контроль за исполнением служебных документов рассматривается в седьмой главе.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 29.11.94 № 765ДСП «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и с учетом особенностей, изложенных в восьмой главе Инструкции по делопроизводству.

Девятая глава — выполнение машинописных и копировально-множительных работ. В ней описывается где выполняются эти работы, на каких бланках, учет и требования к рукописным документам и подлежащием копированию.

В десятой главе «Изготовление и использование печатей и штампов» ссылка на Инструкцию о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП.

В одиннадцатой главе раскрывается организация работы с документами в делопроизводстве. Она делится на следующие пункты:

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.2. Формирование дел.

11.3. Оформление дел.

11.4. Хранение дел в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

В этих пунктах подробно и четко описывается вся работа с исполненными документами организации.

В двенадцатой главе «Подготовка и передача документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России» ссылка на Инструкцию по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 № 160.

В тринадцатой главе Инструкции по делопроизводству расписывается правила приема-передачи документов, дел при смене руководителя структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, реорганизации или ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения).

В Инструкции есть небольшие отличия от Государственных стандартов в оформлении документов. Например: другие границы полей: левое — 2,5 см, правое — 1 см, верхнее — 2 см, нижнее — 2 см., даты документов оформляются только цифровым способом, реквизит «Отметка о наличии приложений» печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. При оформлении распорядительных документов: реквизит «Наименование организации» отделяется от текста чертой; заголовок пишется во всю длину по центру строки; слово «приказываю» пишется на той же строке где констатирующая часть, прописными буквами, и др.

Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех работников системы МЧС России.

В целом, текст инструкции максимально конкретен, не допускаются различные толкования, в инструкции подробно описываются все виды документов и четко сформулирована организация работы с документами.

Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 1999;01−01. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. ст. 96.

Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения (далее Перечень) предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение всех видов документов. Он используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций системы МЧС России. Е. А. Кошелева. Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.// Секретарь-референт. 2009. № 4.

Текст Перечня составлен на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) с уклоном на специфические функции организаций системы МЧС России. Таком образом, в Перечне соблюдены все сроки хранения.

Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3−1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05) в 1 отряде ФПС есть и подлежит обязательному ознакомлению руководством отряда и сотрудниками, отвечающих за делопроизводство в отряде. Однако, самих секретных документов в отряд никогда не поступало.

Порядок работы с обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (далее Инструкция). Инструкция устанавливает порядок работы с письменными, а также устными предложениями, заявлениями и жалобами граждан, должностных и других лиц, запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительных (законодательных) органов субъектов Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также организации приема граждан, должностных и других лиц в центральном аппарате МЧС России, а также в территориальных органах, в соединениях и воинских частях войск гражданской обороны и организациях МЧС России.

Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положением о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. № 868 и т. д. Приказ МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

Текст Инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. В нем расписываются в соответствии с чем написана данная Инструкция, цели, ответственность, устанавливается регистрация (осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения и начинается ежегодно с номера 1), даются определения.

2. Регистрация и учет письменных обращений граждан. В этом разделе устанавливаются сроки регистрации обращений, правила

работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, формы актов и журналов, регистрационного индекса и т. д.

3. Рассмотрение обращений граждан. В этом разделе устанавливаются сроки и правила рассмотрения, а также форма заключения проведенной проверки.

4. Контроль за исполнением и сроки исполнения обращений граждан.

5. Здесь рассматриваются правила хранения письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением.

6. Личный прием граждан. В этом разделе устанавливается где и кем проводится личный прием, формы заявления о личном приеме и форма журнала, правила приема и т. д.

7. Организация работы с обращениями граждан. Анализ состояния работы с обращениями граждан в организациях МЧС России осуществляется ежеквартально. По результатам анализа организации работы с обращениями граждан передаются в Административный департамент МЧС России информацию по форме, указанной в данном разделе, о работе с обращениями граждан (ежеквартально и по итогам работы за год не позднее 15 января следующего за отчетным периодом года).

Документ четко прописывает права сотрудников на защиту собственных интересов, структуру органов и их компетентность Лашкина Елена. Не запирайте вашу дверь.// Российская газета. 2 ноября 2006 г. № 4212.

Основным документом регламентирующим деятельность дежурных караулов в пожарных частях и ее документирование является приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477). В приказе утверждаются:

· устав службы пожарной охраны;

· боевой устав пожарной охраны.

Устав службы пожарной охраны (далее УСПО) определяет назначение, порядок организации и осуществления службы пожарной охраны в Российской Федерации и имеет следующую структуру:

Глава 1. Общие положения. В ней раскрываются основные понятия, применяемые в УСПО, перечисляется руководство гарнизонной и караульной службами и обязанности личного состава.

Глава 2. Гарнизонная служба. В состав этой главы входят:

· Организация и несение гарнизонной службы.

· Нештатные службы гарнизона.

· Должностные лица гарнизона.

· Начальник гарнизона.

· Оперативный дежурный гарнизона.

· Диспетчер гарнизона.

· Начальник нештатной газодымозащитной службы.

· Начальник нештатной технической службы.

· Начальник нештатной службы связи.

· Особенности организации гарнизонной службы при введении особого противопожарного режима.

В этой главе в основном обозначаются цели, задачи, функции и ответственность личного состава, а также цели и задачи гарнизонной службы.

Глава 3. Караульная служба. В этой главе так же обозначаются цели, задачи, организация караульной службы, а также цели, задачи, функции и ответственность личного состава караульной службы, размещение личного состава и техники, внутренний распорядок и т. д.

Глава 4. Проверка гарнизонной и караульной служб.

В приложениях приводится перечень документов, регламентирующих организацию гарнизонной службы, даются образцы плана гарнизонных мероприятий, расписания выездов, плана привлечения сил и средств, сведений о наличии сил и средств гарнизона, журнал учета людей, находящихся в детских и лечебных учреждениях в ночное время суток, распорядка дня караула, схемы построения караула и наряда на службу.

Таким образом, устав службы является основным нормативным документом в организации деятельности служб пожарной охраны любой формы собственности и закрепляет за личным составом документирование своей деятельности. Текст устава службы простой, слаженный, четкий и в нем нет противоречий и загруженности определениями. В нем прописан четкий порядок организации деятельности служб пожарной охраны, подробно расписываются обязанности, права и ответственность каждого должностного лица и сотрудника караула, закрепляется создание и заполнение обязательных документов и журналов в службе. На основе устава службы составляются должностные инструкции сотрудников караула. Выполнение требований устава службы пожарной охраны является обязательным для всех, но осуществляется с учетом особенностей организации служб.

Боевой устав пожарной охраны определяет основы организации тушения пожаров и проведения, связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ и имеет следующую структуру:

Глава 1. Общие положения — даются термины, цели боевых действий, принцип выбора боевых действий и средства для их реализации.

Глава 2. Боевые действия подразделений включают в себя:

· Обработка вызовов.

· Проведение разведки.

· Спасание людей и имущества.

· Боевое развертывание.

· Ликвидация горения.

· Выполнение специальных работ.

· Сбор и возвращение в подразделение.

Глава 3. Управление боевыми действиями на пожаре выполняют:

· Боевые участки.

· Руководитель тушения пожара.

· Начальник оперативного штаба.

· Начальник тыла.

· Начальник боевого участка, сектора.

Глава 4. Обязанности, права и ответственность участников тушения пожара.

Глава 5. Тушение пожаров в сложных условиях это:

· Тушение пожаров в непригодной для дыхания среде.

· Тушение пожаров при неблагоприятных климатических условиях.

· Тушение пожаров при недостатке воды.

· Тушение пожаров в условиях особой опасности для личного состава.

В приложениях указываются рекомендованные формы путевки о выезде на пожар, журнала учета сил и средств, журнала учета боевых участков и журнала учета распоряжений и информации, образец акта о пожаре, даются подробные описания знаков различия на касках, нарукавных повязок, обозначений, приводится список допустимых сокращений при ведении служебной документации.

Таким образом, боевой устав является основным нормативным документом в организации боевых действий службами пожарной охраны. Текст боевого устава прост, конкретен, слажен, в нем нет противоречий и загруженности сложными предложениями. В нем определен четкий порядок боевых действий (начиная с момента получения сообщения о пожаре и до возвращения подразделений пожарной охраны на место постоянной дислокации), подробно расписываются действия должностных лиц по руководству участниками тушения пожара, в том числе закрепляется заполнение обязательных документов и журналов, а также прописываются обязанности, права и ответственность участников тушения пожара. Выполнение требований боевого устава пожарной охраны является обязательным не только для служб пожарной охраны, но и для иных привлеченных сил (милиции, газовой службы и т. д.)

Однако приказом МВД РФ от 6 июля 2005 г. № 538 «О признании утратившими силу нормативных правовых актов МВД России» приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257» утратили силу. До сих пор в системе органов МЧС не приняты никакие нормативные документы по организации службы и боевых действий пожарной охраны. Таким образом, уже 5 лет структурные подразделения пожарной охраны работают по лишенным правовой основы документам.

Таким образом, в 1 отряде ФПС имеются локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение его деятельности — это Инструкция по делопроизводству; Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения; Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации; Инструкция по работе с обращениями граждан и приказы МВД РФ об утверждении нормативных правовых актов Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы». и о внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны Приказ МВД РФ от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257». .

Большинство внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» разработаны в соответствии с современным законодательством, имеют сложную, но логическую структуру текста и четко отвечают на поставленные в них вопросы.

Подведем итоги по главе. ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан 1 января 2008 года в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в его структуру. Основным организационно-правовым документом является устав учреждения, который является правовой основой деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Именно Устав закрепляет за 1 отрядом ФПС задачи, цели, функции и полномочия. Основными задачами и функциями 1 отряда ФПС является обеспечение контроля за деятельностью подчиненных подразделений, предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона, прогнозирование и анализ состояния пожарной безопасности на территории г. Балаково и Балаковского района и обеспечение взаимодействия с ведомственными, добровольными и иными пожарными формированиями при тушении пожаров, проведении связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» имеются следующие локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»:

· Инструкция по делопроизводству;

· Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения;

· Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации;

· Инструкция по работе с обращениями граждан;

· приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257».