Анализ и обобщение данных в электронных таблицах

Анализ и обобщение данных в электронных таблицах

программа интегрированный пакет документ

Программа MS Word является компонентом интегрированного пакета MS Office и предоставляет комфортную среду для создания разнообразных документов: это может быть отчетная, финансовая, экономическая документация, а также деловая переписка. Программу MS Word называют текстовым процессором, так как эта программа, являясь многофункциональной, позволяет не только вводить, редактировать и форматировать текст, но и создавать, редактировать и форматировать такие объекты, как рисунки, диаграммы, таблицы. Как и все прочие программы пакета MS Office, программа MS Word поддерживает все средства обмена между приложениями (DDE и OLE технологии). Средства и инструменты программы очень разнообразны и имеют ряд тонкостей, которые трудно освоить и применить без посторонней помощи. Данное пособие призвано помочь освоению приемов быстрого и качественного создания сложных многостраничных документов.

1.Основные понятия, используемые при создании документа

1.1 Шаблоны

Каждый документ, созданный в программе Microsoft Word, основан на шаблоне. Шаблон — это служебный файл с расширением .dot, который определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

1.2 Параметры страницы

В программе MS Word различают физическую и логическую страницы. Физическая страница определяется размером листа бумаги, который будет использоваться при печати документа. Логическая страница — это совокупность областей, размещенных на физической странице. К этим областям относятся область текста и области полей. Верхнее и нижнее поля страницы могут содержать колонтитулы, область которых ограничивается пунктирной линией (рис. 1).

Рис. 1. Области логической страницы

1.3 Понятие абзаца

Абзац — это фрагмент текста, ввод которого заканчивается нажатием клавиши. Каждое нажатие данной клавиши приводит к созданию нового пустого абзаца и появлению символа конца абзаца. Символ конца абзаца — это непечатаемый символ, но его присутствие облегчает редактирование и форматирование документа. Символы концов абзацев появятся на экране после нажатия кнопки инструмента Непечатаемые знаки. На этой кнопке изображен символ конца абзаца (рис. 2).

Рис. 2. Символ конца абзаца изображен на кнопке Непечатаемые знаки

1.4 Режимы работы

Работа в программе MS Word может производиться в различных режимах. Выбор режима выполняется с помощью соответствующей команды меню Вид.

Обычный — используется для ввода и просмотра документа.

Режим разметки — показывает области страниц (поля, колонтитулы), используется для редактирования и форматирования документа.

Структура — режим используется для редактирования и форматирования документа сложной структуры.

Схема документа — это дополнительная область, которую программа выводит слева от области документа и которая содержит перечень заголовков, отформатированных стилями Заголовок 1 — Заголовок 9. Щелчок по любому заголовку открывает в окне документа соответствующий фрагмент текста (относящийся к данному заголовку).

Веб документ — это режим, который не учитывает параметры страницы, используется для создания электронных публикаций, размещаемых на сайтах сети Интернет.

Предварительный просмотр — это режим, который позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет на печать. В данном режиме доступны следующие команды:

Несколько страниц — задает количество страниц для одновременного просмотра;

Масштаб — уменьшает (увеличивает) размер просматриваемых страниц;

Подгонка страницуменьшает количество страниц на одну за счет автоматического изменения размера шрифта.

1.5 Понятие раздела

Документ может состоять из одного или нескольких разделов.

Раздел — это совокупность абзацев, для которых задается специфика оформления в виде размера и ориентации страниц, размера полей, количества колонок текста, нумерации страниц, оформления колонтитулов и др.

Рис. 3 Создание раздела на текущей странице

1.6 Ввод текстовых данных в документ. Ускоренный ввод данных

Для ускоренного ввода данных используются следующие инструменты программы MS Word:

автозамена;

автотекст;

автоматический ввод названий.

Автозамена Применение автозамены сводится к созданию элемента автокоррекции, который затем можно использовать многократно. Элемент автокоррекции — это один или несколько символов, ввод которых приводит к автоматическому появлению нужного текста. Текст заменяет введенные символы.

Автоматический ввод названий В данном случае автоматизация ввода сводится к автоматическому проставлению порядкового номера, который будет появляться после названия. Например: рис. 1, рис. 2, рис. 3 и т. д.

1.7 Редактирование документа

При редактировании текста документа могут выполняться следующие операции с текстовыми данными.

Проверка правописания.

Объединение нескольких абзацев в один абзац и разбивка одного абзаца на несколько абзацев.

Вставка текстовых данных в готовый фрагмент текста.

Замена готового фрагмента текста новым текстом.

Расстановка номеров страниц.

Копирование и перенос текстовых данных в другое место документа.

Автоматизированный поиск и замена данных.

Проверка правописания Проверка правописания может выполняться в автоматическом режиме по мере ввода текста или в командном режиме после вызова команды Сервис — Правописание.

1.8 Объединение и разбивка абзацев

Объединение нескольких абзацев в один абзац выполняется удалением символов концов объединяемых абзацев.

Для разбивки одного абзаца на два абзаца необходимо установить текстовый курсор в место разбивки и нажать клавишу на клавиатуре.

Вставка и замена текста Ввод данных в программе MS Word по умолчанию выполняется в режиме вставки, т. е. вводимый символ помещается в текущую позицию с одновременным смещением ранее введенных символов вправо.

Замена старых символов новыми выполняется автоматически, если заменяемые символы были выделены перед вводом новых символов.

1.9 Расстановка номеров страниц

Расстановка номеров страниц выполняется с помощью команды

Номера страниц меню Вставка. В диалоге команды вводится номер первой страницы (кнопка Формат, поле Начать? с), выбирается положение номера на странице и тип выравнивания номера относительно границ текста.

1.10 Копирование и перенос текстовых данных

Копирование и перенос данных может выполняться с использованием команд, предназначенных для работы с буфером обмена (Копировать, Вырезать, Вставить), либо с помощью технологии Drag and Drop.

Технология Drag and Drop позволяет копировать и переносить выделенные текстовые данные с помощью мыши, причем при копировании необходимо удерживать нажатой клавишу на клавиатуре.

1.12 Автоматизация поиска и замены данных

Автоматизация поиска и замены данных выполняется с помощью команд Правка — Найти и Правка — Заменить. Диалоги команд совершенно одинаковые, поэтому можно пользоваться и для поиска и для замены любой из этих двух команд.

Рис

1.13 Форматирование документа

Форматирование — это изменение внешнего вида документа без изменения содержания документа.

Форматирование документа выполняется после окончания редактирования текста документа.

Рассмотрим форматирование символов, абзацев и разделов документа.

1.14 Форматирование символов

Параметры форматирования символов выделены в отдельную группу. Параметры можно установить, выполнив команду Шрифт меню Формат либо выбрав соответствующий инструмент панели Форматирование.

К параметрам форматирования символов относятся:

гарнитура (вид шрифта);

кегль (размер шрифта);

начертание шрифта;

цвет шрифта;

межсимвольное расстояние;

смещение;

кернинг;

спецэффекты.

1.15 Форматирование абзацев

Параметры форматирования абзацев также выделены в отдельную группу. Параметры можно установить, выполнив команду Абзац меню Формат либо выбрав соответствующий инструмент панели Форматирование.

Для каждого абзаца документа можно задавать свои, только этому абзацу присущие параметры форматирования.

Параметры форматирования абзаца:

отступ первой строки (отступ или выступ);

отступы от границ текста;

межстрочный интервал;

интервал перед абзацем и интервал после абзаца;

тип выравнивания;

заливка;

границы;

положение на странице.

1.16 Стилевое форматирование

Перечисленные выше параметры форматирования можно задавать каждый в отдельности, выполняя соответствующую команду или нажимая нужную кнопку на панели инструментов Форматирование, но лучше воспользоваться готовым стилем.

Стиль — это группа форматов, обозначенная уникальным именем. Стили создаются для символов, для абзацев и для таблиц. Стиль можно выбирать из библиотеки стилей, которая существует в программе MS Word, а можно создать свой стиль, так называемый пользовательский или специальный. Стили, которые хранятся в библиотеке, называют встроенными стилями. Всего существует 86 встроенных стилей.

2.Создание специального стиля

Специальный (пользовательский стиль) позволяет собрать воедино все необходимые параметры форматирования символа, абзаца или таблицы, сохранить их как группу с определенным именем и применять форматирование в любой момент создания документа.

2.1 Изменение специальных стилей

В созданный пользователем стиль легко можно внести изменения, которые после сохранения отразятся во всех фрагментах текста документа, отформатированных данным стилем. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

2.2 Форматирование разделов

При выполнении форматирования отдельных разделов документа можно устанавливать размеры полей страниц, отличающиеся друг от друга по размерам (рис.?5), изменять количество колонок текста, создавать колонтитулы, отличающиеся по содержанию, и т. д.

2.3 Создание колонок

Колонки создаются по команде Колонки меню Формат, причем если документ представляет собой один раздел, то после выполнения команды все страницы документа будут разбиты на колонки. Для разбивки на колонки только одной страницы или только части страницы необходимо предварительно создать дополнительный раздел в том месте документа, где будет использоваться многоколоночная разбивка.

2.4 Создание колонтитулов

Колонтитул — это элемент оформления документа, расположенный либо в верхнем поле страницы (верхний колонтитул), либо в нижнем поле страницы (нижний колонтитул). Документ может содержать только верхние колонтитулы или только нижние колонтитулы или и верхние колонтитулы, и нижние колонтитулы одновременно.

2.5 Использование в документе таблиц

Таблица в документе может использоваться, во-первых, для хранения данных — текста или рисунков, во-вторых, как средство для форматирования документа.

2.6 Использование в таблицах формул

В ячейки таблиц можно вводить простые формулы, которые позволяют получать результаты вычислений как по строкам, так и по столбцам таблицы. Выполняя вычисления, программа MS Word оперирует именами ячеек таблицы аналогично программе MS Excel, поэтому формулы будут работать только в таблицах простой структуры (количество ячеек во всех столбцах таблицы должно быть одинаковым). Строки таблицы помечаются цифрами (1, 2, 3), а столбцы — буквами (А, В, С). Например, адрес В3 означает, что имеется в виду ячейка во втором столбце и в третьей строке.

2.7 Создание списков

В текстовых документах перечисления различного типа оформляются в виде списков. Программа MS Word позволяет создавать списки трех видов:

маркированный;

нумерованный;

многоуровневый.

2.8 Использование в документе табуляции

Табуляция применяется для создания фиксированного отступа в начале первой строки абзаца либо для оформления текста в несколько выровненных колонок. При использовании табуляции (нажатии клавиши Tab на клавиатуре) внутри каждой строки абзаца можно создать одинаковые, свободные от текста интервалы.

2.9 Создание предметного указателя

Указатели используются для поиска информации в многостраничных документах и представляют собой списки ключевых слов, сопровождаемые номерами страниц документа.

2.10 Создание сносок

Сноски используются в документах для оформления различных уточняющих сведений и ссылок. Обычные сноски размещают на нижнем поле страницы или в любом месте страницы под тем текстом, к которому относится сноска. Концевые сноски размещают в конце раздела или в конце документа.

2.11 Создание графических объектов

Многостраничный документ может содержать такие графические объекты, как рисунки, диаграммы, формулы.

2.12 Создание рисунка

Рисунки, размещаемые в документе, могут быть векторными или растровыми. Растровый рисунок состоит из точек, а векторный — из линий или фигур, созданных из линий. Каждый документ, созданный в программе MS Word, состоит из трех слоев: слоя текста, слоя над текстом и слоя под текстом. Рисунок может располагаться в любом из этих слоев. Рисунок, помещенный в слой текста, называется внедренным и имеет черные маркеры выделения. Рисунок, помещенный в слой над текстом, называется плавающим и имеет белые маркеры выделения. Для такого рисунка можно установить обтекание текстом.

2.13 Форматирование рисунка. Создание диаграммы

Форматирование рисунка выполняется с помощью команды Формат рисунка из контекстного меню, открытого на выделенном рисунке.

Если документ содержит таблицу с числовыми данными, то можно построить диаграмму, основанную на этих данных, и расположить ее на любой странице документа.

Данные могут располагаться как по строкам, так и по столбцам таблицы. При построении диаграммы заголовки строк или столбцов будут использованы в качестве подписей горизонтальной оси, а числовые данные таблицы будут отложены по вертикальной оси.

Если таблица сводная, т. е. представляет числовые данные, зависимые от двух переменных, то в таблице будут присутствовать как заголовки строк, так и заголовки столбцов.

В этом случае заголовки столбцов будут использованы в качестве подписей горизонтальной оси, а заголовки строк — в качестве меток легенды.

2.14 Создание главного и вложенных документов

Для удобства работы многостраничный документ со сложной структурой можно представить в виде главного документа, состоящего из любого количества вложенных документов. Главный документ — это схема документа, в которой каждый вложенный документ может быть заменен ссылкой, щелчок по которой открывает вложенный документ в отдельном окне. Такой способ представления документа удобен для редактирования и быстрого просмотра нужной части большого документа

2.15 Работа с главным документом

Главный документ позволяет организовать совместное использование основного документа, так как несколько человек могут открывать различные вложенные документы и работать с ними одновременно. Файлы вложенных документов можно открывать независимо от главного документа и работать с ними, как с обычными документами, за одним исключением: нельзя изменять имя файла.

3.Практическая часть. Постановка задачи

В городе пять поставщиков муки и всего четыре хлебозавода.

Каждый день поставщик вывозит муку в объёме 1348 тонн. ;

Ежедневная потребность в муке на хлебозаводе 1348 тонн;

Стоимость перевозки одной тонны муки на хлебозавод 13 рублей;

В случае, если поставщик недопоставил муку, взимается штраф в размере 100 рублей за одну тонну. Какое количество муки надо перевозить поставщику на каждый хлебозавод, чтобы стоимость перевозок была минимальной?

Поиск решения Данная задача может быть решена средствами Microsoft Excel. Создается книга Excel в которую упорядоченно заносятся все имеющиеся данные.

Рис.

После заполнения таблиц и ввода расчетных формул запускается надстройка Microsoft excel — поиск решения.

Рис.

Где указывается целевая ячейка равная минимальному значения функции, также вводятся изменяемые ячейки и ограничения. После нажатия кнопки выполнить на экран выводится сообщение.

Решение найдено Рис.

Рис.

Таблица Таблица Диаграмма перевозок Диаграмма перевозок

Ход решения задачи по поиску решения при дефиците муки у поставщика аналогичен.

Таблица. План поставок Диаграмма Диаграмма

Библиографический список

1.Алексеев А. П. Информатика 2002/ А. П. Алексеев. — М.: Солон-Р, 2002; 400 с.

2.Практическая информатика: Windows. Проводник. Word. Excel. Настройка Интернет: учебное пособие/ Т. А. Куправа. — М.: Издательство Российского университета дружбы народов, 2002. — 106 с.

3.Шафрин. Ю. А. Информационные технологии. Офисная технология и информационные системы/ Ю. А. Шафрин. — М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. — 336 с.

4.Экономическая информатика: учебник/ под ред. П. В. Конюховского и

Д. Н. Колесовой. — СПб.: Питер, 2003. — 549 с.