База данных сети компьютерных магазинов «Вега»

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет»

Факультет информационных систем в экономике и управлении Кафедра информационных систем в экономике Курсовая работа по дисциплине

«БАЗЫ ДАННЫХ»

Выполнил: Косоногов Константин Сергеевич Студент 3 курса срок обучения 5 лет 10 мес. специальность 80 801

Группа 7/381

Преподаватель: доц. Голоскоков К.П.

Санкт-Петербург

2011 г.

Введение

В условиях рыночной экономики информация выступает, как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др. Управленческая деятельность выступает в современных условиях, как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях. Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т. д. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства. В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

В данной курсовой работе с помощью программного обеспечения MS Access реализуется база данных с последующим исследованием, описывается экономический объект, содержаться данные о характере и масштабах его деятельности, определяются данные, необходимые для дальнейшего проектирования, определяются синтаксические и семантические особенности данных для использования при контроле целостности базы данных.

1. Основные сведения о предприятии В данном курсовом проекте описывается база данных сети компьютерных магазинов «Вега». Сеть магазинов основана в 2000 году. «Вега» является молодой, динамично развивающейся компанией. Основной сферой деятельности фирмы является сборка и продажа компьютеров, а также комплектующих, периферийных устройств, орг. техники, расходных материалов. Для эффективной деятельности фирме необходимо иметь информацию о поставщиках и поставляемых и товарах и услугах. Целью описываемой базы данных является систематизация сведений о поставщиках (их адреса, поставляемая продукция, стоимость и объемы поставляемых товаров).

1.1 Организационная структура предприятия Во главе компании стоит генеральный директор. Его основной функцией является руководство деятельностью фирмы. Согласно своим функциональным обязанностям генеральный директор имеет в своем подчинении ряд заместителей и подчиненных им служб: зам. директора по коммерческим вопросам, управлению персоналом, бухгалтерия, служба безопасности. Заместитель по коммерческим вопросам возглавляет управление сбытом, складским комплексом и сетью розничных магазинов. Для упрощения работы службы снабжения, оптимизации закупок по наиболее выгодным условиям и предназначена разрабатываемая база данных, содержащая в себе интересующую службу информацию.

2. Разработка базы данных

2.1 Предметная область В компании «Вега» задача снабжения предприятия недостающими элементами возложена на службу снабжения. В обязанности данной службы входит заключение с поставщиками договоров на приобретение необходимых составляющих на склад. При поступлении заявки о необходимости пополнения запасов, происходит выбор поставщика из базы с наилучшими условиями поставки. Данные о поставщиках и о поставляемой ими продукции постоянно обновляются и дополняются.

Каждый поставщик имеет свой уникальный номер, наименование и адрес.

К основным функциям относится заключение и фиксация договоров с занесением операции в базу. Данные о поставляемом товаре, количестве товаров и их стоимости обновляются и фиксируются в базе. Тем самым достигается четкий контроль за осуществляемыми фирмой закупками с фиксацией информации о заключенной сделке.

К функциям, которые предстоит решать следует отнести:

— учет и регистрация договоров

— выборка поставщиков по коду товара

— выборка товаров поставляемых конкретным поставщиком.

2.2 Постановка задачи Исходные данные

Поставки Табл.1

В результате анализа предметной области соответствующее иерархическое отношение было расширенно и имеет вид:

ДОГОВОРЫ:(Код договора, Код комплектующего;

ПОСТАВЩИКИ:(Код поставщика, Наименование, Адрес); КОМПЛЕКТУЮЩИЕ:(Код комплектующего, Код пост., Наименование, Цена); Объем поставки, Стоимость).

На основание иерархического отношения и выделенных информационных объектах построена модель «сущность-связь» Рис. 2.

Рис. 2 Схема данных Каждый поставщик может поставлять различные детали, в то же время каждую деталь могут поставлять разные поставщики.

Для удобства можно присвоить каждому объекту символическое обозначение.

Табл.2

2.3 Построение базы данных реляционного типа Для определения состава таблиц необходимо выделить функциональные связи для имеющихся реквизитов.

Рис. 3 Функциональная зависимость Следующим этапом проектирования баз данных является нормализация данных. Процесс нормализации представляет собой изменение структуры таблицы до тех пор, пока она не будет удовлетворять некоторым условиям, которые реляционной теории называются формами нормализации.

В результате получаем:

Post (IDPost; Npost;Adr);

Dog (IDKomp; Obem; Stoim);

Komp (IDPost; IDKomp; Nkomp; Cena).

Здесь в качестве основных таблиц были выделаны «Поставщики» и «Договора», а таблица «Комплектующие» является связующей и выполняет роль прайса. В ней аккумулируются данные о предлагаемых поставщиками изделиях.

Все три таблицы приведены к III нормальной форме (значения всех атрибутов сущностей атомарны и нет повторяющихся групп (IНФ); все поля таблиц функционально полно зависят от ключа (IIНФ); все не ключевые атрибуты зависят только от первичного ключа и нее зависят от других не ключевых атрибутов).

Для указанных таблиц III нормальная форма является достаточной, поскольку удовлетворяет всем поставленным в задаче условиям, в том числе снимает проблему потери данных. Например, если мы удаляем запись из таблицы «Договора», то данные о поставщиках остаются в таблице «Поставщики».

Над указанными таблицами будут осуществляться следующие действия:

1.Просмотр

2.Добаление:

Добавление записи таблицу поставщики:

INSERT INTO Поставщики ([КодПоставщика], [Название], [Адрес], [Телефон])

SELECT [Введите код поставщика ] AS [Код поставщика], [Введите название] AS [Название], [Введите адрес] AS [Адрес], [Введите телефон] AS [Телефон]

FROM Поставщики;

Добавление записи таблицу договоры:

INSERT INTO Договоры ([Код договора], [Код товара], [Объем закупки])

SELECT [Введите код договора ] AS [Код договора], [Введите код товара] AS [Код товара], [Введите объем закупки] AS [Объем закупки]

FROM Договоры;

Для удобства добавления записей в таблицу кроме инструмента DDL из SQL существует инструмент RAD позволяющий вводить данные с помощью форм.

Данная база также содержит формы. На рис. 4 представлена форма для добавления записей таблицу товары.

Рис. 4 Форма таблицы «Товары».

3.Корректировка

4.Поиск

5.Удаленние записей:

Часто существует необходимость изменять и удалять существующие записи. Допустим мы прекращаем сотрудничество с каким либо поставщиком и нам требуется удалить его из базы. В этом случае организуется удаление данных:

Удаление данных из таблицы «Поставщики».

DELETE *

FROM Поставщики

WHERE [КодПоставщика]=[Введите код поставщика];

В результате выполнения из базы будет удален поставщик с указанным нами кодом.

Кроме того к таблицам могут быть организованы различные запрос:

Например:

— выборка поставщика по коду комплектующих;

— выборка комплектующих по коду поставщика.

Примеры запросов:

Запрос на выборку поставщика по коду комплектующих:

SELECT Товары. КодПоставщика, Товары. Наименование, Товары. Цена

FROM Товары

WHERE (((Товары.КодТовара)=[Введите код товара]));

Запрос на выборку комплектующих по коду поставщика:

SELECT Товары. КодТовара, Товары. Наименование, Товары. Цена

FROM Товары

WHERE (((Товары.КодПоставщика)=[Введите КодПоставщика]));

В результате выполнения данного запроса оператору выводится список производимых данным поставщиком комплектующих см. рис. 5.

Рис. 5 Выбор комплектующих по коду поставщика.

Аналогично посредством запросов организуется составление отчетов с возможностью выдачи на печать.

2.4 Разработка БД в СУБД Access MS Office

На начальном этапе происходит формирование исходных таблиц: «Поставщики», «Договоры» и «Комплектующие». На рисунках 3,4,5 изображены таблицы базы с внесенными них данными.

Рис. 3 таблица «Поставщики»

Рис. 4 таблица «Договоры»

Рис. 5 таблица «Товары»

Все представленные таблицы связаны межу собой на основании установленной функциональной зависимости и построении ERмодели.

При связывание таблиц учитывается необходимость обеспечения целостности данных. Для этого выполняются несколько необходимых условий:

1.Все таблицы принадлежат одной базе данных.

2.Связываемыые поля имеют один тип данных.

3.Связываемое поле является в главной таблице ключевым и имеет уникальный индекс Также для обеспечения целостности данных и устранения ограичений на удаление и изменение связанных записей использованы функции каскадного обновления и каскадного удаления полей см. рис.6.

Рис. 6 Изменение данных

2.5 Администрирование базы данных К основным процедурам, которые могут быть применены к разрабатываемой базе данных, можно отнести процедуры, организующие защиту БД от несанкционированного доступа, поддерживающие целостность БД и др. Это могут быть процедуры для сжатия базы данных, резервного копирования, разграничения доступа, а также некоторые другие процедуры. Все они рассмотрены ниже более подробно.

1.Восстановление и сжатие базы данных.

БД в Access представляет собой файл с расширением mdb, в котором хранятся объекты и данные. Большие базы занимают значительное дисковое пространство, поэтому базу данных нужно периодически сжимать — это позволяет уменьшить ее размер и освободить место на жестком диске. Причем, при совместной работе перед сжатием и восстановлением базы данных необходимо, чтобы все пользователи данной базы завершили сеанс работы с ней.

Первоначально, в результате проведения данной процедуры, БД «Поставки» уменьшилась в три раза (с 990 Кб до 320 Кб).

Рис. 7.Сжатие базы данных.

2. Резервное копирование.

Резервное копирование является необходимым условием безопасного хранения данных в базе данных. В случае утери или повреждения некоторых данных или базы данных в целом резервная копия позволяет целиком или частично, в зависимости от срока давности копирования, восстановить базу.

Резервное копирование может выполняться двумя путями: сознанием копии файла базы данных и ее архивированием. Создание копии осуществляется стандартными средствами Windows, либо специальными программами архивирования. Причем, для уменьшения места, занимаемого резервной копией, базу данных перед резервированием нужно сжать.

Рис. 8. Резервное копирование

3.Ограничение прав пользователя При совместной работе пользователей с базой данных Access администратор базы может ограничить права доступа различных пользователей. Ограничение прав доступа различны — от запрета внесения и редактирования данных до ограничения возможностей изменения объектов. Настройка прав доступа к базе данных осуществляется в окне диалога Разрешения (Group Permission), в котором посредством флажков можно задать следующие права: открытие/запуск, чтение данных, чтение макета, обновление данных, изменение макета, вставка данных администратора, удаление данных.

Для БД «Поставки» было создано три группы пользователей: Admins, (пользователь Admin), ComDir (пользователь Dir), US (пользователь US). Этим группам были назначены различные разрешения.

Для группы Admins — полный доступ со всеми разрешениями и правами администратора. Пользователь данной группы может вносить всевозможные изменения в базу данных. При открытии БД пользователь данной группы должен ввести пароль — Full.

Рис. 9.Создание новой группы пользователей.

Рис. 10.Назначение разрешений.

Для группы ComDir назначены разрешения на открытие/запуск и чтение БД. Для пользователей данной группы пароль отсутствует.

Для группы US назначены разрешения на открытие/запуск, чтение и изменение данных БД. При открытии БД пользователь данной группы вводит пароль — password.

Рис. 11.Ввод пароля при открытии БД.

4. Установление параметров запуска Для спроектированной базы данных были установлены параметры запуска, которые определяют исходные установки Access после открытия базы. С их помощью мы указываем какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными окно базы данных, контекстовое меню и др.

Для базы определена защита на уровне пользователя и запрещено пользователям изменять настройки в диалоговом окне «Параметры запуска». Для этого была обеспечена невозможность получения пользователями прав администратора на доступ в базе данных.

Рис. 12. Установление параметров запуска БД.

2.6 Использование триггеров Триггер — это специальный тип хранимой процедуры, используемый для поддержания целостности ссылок БД SQL Server триггером называют процедуру специального типа, которая вступает действие когда пользователь изменяет данные в указанной таблице с помощью одной или нескольких из следующих операций UPDATE, INSERT или DELETE. Триггеры позволяют выполнить запросы к другим таблицам и могут содержать сложные конструкции SQL.

база данные учет автоматизация

2.7 Организация работы базы данных в локальной сети Работа спроектированной базы данных в локальной сети строится на архитектуре «клиентсервер». Преимущество этой системы состоит в том, что экранная форма или клиент, и БД, или сервер, как правило, находятся на разных компьютерах. В общем случае на клиенте размещаются только процедуры управления пользовательским интерфейсом, а вся логика приложений и обработки данных выполняется на сервере.

В компании «Вега» уже существует локальная сеть (топология сети — звезда), это значительно облегчает внедрение базы данных. В сети имеется сервер БД, на котором предполагается хранить базу данных, и к которому обеспечен доступ с автоматизированных рабочих мест (АРМ) отдела ценных бумаг.

При этом одновременно используется вычислительная мощь как клиента, так и сервера, возлагая интенсивную обработку данных на сервер и оптимизируя сетевой трафик так, чтобы повысить общую эффективность работы. Основной принцип технологии «клиент-сервер» заключается в разделении функций стандартного интерактивного приложения на пять групп:

Функция ввода и отображения данных

Прикладные функции, определяющие основные алгоритмы решения задач приложения Функция обработки данных внутри приложения Функция управления информационными ресурсами Служебные функции, играющие роль связок между функциями первых четырех групп.

Таким образом, структура системы будет выглядеть так:

Клиент Сервер СУБД

База данных располагается на сервере Windows 2000 Server и работает под управлением СУБД М5 Access 2000. Клиентская часть программного обеспечения работает на ПК с операционной системой Windows XP. Каждому пользователю базы данных соответствует своя учетная запись, которая определяется именем и личным паролем, и создается для управления правами доступа клиента к объектам базы данных в рабочей группе MS Access 2000. Администратору БД предоставляется полный доступ.

Для учетных записей администратора и пользователей создаются уникальные пароли. Администратор БД ведет учетные записи, осуществляет дополнительную корректировку базы данных, проводит профилактические работы по мере необходимости, создает резервные копии базы данных, архивирует необходимые данные (как правило, в конце каждого рабочего дня).

Пользователи базы данных объединяются в группы для облегчения управления системой защиты. Группы создаются на основе каждого из отделов, в которых предусмотрено использование разрабатываемой базы данных. Такая стратегия позволяет не определять разрешение каждого пользователя на доступ к связанным данным, а создать несколько групп, определить для них права на доступ и затем распределить пользователей по этим группам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данного курсового проекта являлось создание базы данных «Договора» для сети компьютерных магазинов «Вега». Проектирование было осуществлено в целях автоматизации процессов учета поставки товаров, обеспечения уверенного поиска поставщиков (комплектующих) по заданным условиям.

В результате автоматизация позволяет снизить трудозатраты и число ошибок работников отдела при внесении и обработке данных. Обеспечит качественное хранение информации. Также она приведет к экономии времени сотрудников. Централизованное хранение данных повысит точность и достоверность предоставляемых сведений.

Автоматизация позволит получать отчеты по заданным условиям, с подсчетом итоговых значений, и организовать хранение данных для последующего анализа.

База данных реляционного типа проектировалась с использованием нормализации исходных отношений, благодаря чему в ней обеспечена целостность и непротиворечивость данных.

Для созданной базы данных было предусмотрено её использование в локальной сети предприятия, при этом были разработаны ограничения для доступа обычных пользователей к данным.

Для защиты информации предусмотрены пароли пользователей, а также пароли для модулей.

Данный вариант исполнения базы данных «Договоры» для компании «Вега» не является окончательным, т.к. он предполагает доработку и внесение необходимых изменений во время внедрения и использования его на предприятии.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Методическое указание по выполнению лабораторных работ «Система управления базами данных М. Access», 2000 г.

Б.Карпов «М.Access 2000 Справочник», СПб 2000 г.

Методическое указание к курсовому проекту по дисциплине «Базы данных и базы знаний» — «Разработка вариантов проекта базы данных», СПб 1997 г.

Т. Карпова, «БД: модели, разработка, реализация», СПб 2001 г.

И. Гниденко, «СУБД М. Access», СПб 2002 г.

«Ведение реестра акционеров перспективные технологии» — «Практика учета ценных бумаг». АКДИ № 13 2000г.

«Сборник нормативных документов. Аренда. Малые предприятия. Акционерные общества». МП «Круг», 2000 г.

Алексеев М.Ю. «Рынок ценных бумаг», М. Финансы и статистика, 1999 г.