Современные компьютерные технологии создания электронных презентаций

Зачем, вообще, нужны презентации? Вроде бы, всем понятно, но мы взяли на себя труд формулировки ответа на этот вопрос. Презентации дают возможность подать в привлекательном виде тщательно подготовленную информацию и могут быть использованы в различных целях: С целью рекламы, т. е. продвижения торговой марки компании; распространения информации о продукте или компании, повышения узнаваемости и повышения имиджа;

Презентации это — эффектный и комфортный способ привлечь внимание пользователей к товарам и услугам как самой компании, так и ее партнеров и представителей. Предметом презентации могут быть достижения компании, описание производства, продукции и услуг, заслуги коллектива, описание проведенных мероприятий, тенденции и планы развития. Презентации могут проводиться на выставках, конференциях и семинарах, в офисах, в торговых залах. Торговые представители компаний и менеджеры смогут использовать презентации как возможность распространить большие запоминающиеся объемы информации быстро, качественно и эффективно. После такой презентации представителям компании-производителя, к примеру, проще будет общаться с клиентами, потому что весь объем информации о фирме и продукте уже был представлен во время презентации.

Использование визуальных образов один из самых мощных приемов убеждающей коммуникации. Важность его использования в последнее время значительно возросла оттого, что впечатления и ожидания в мире бизнеса все чаще формируют реальность.

Дети, когда не знают, как что-то объяснить рисуют. К сожалению, по мере накопления опыта владения словами этот гениальный прием постепенно уходит из нашей практики. Но, возвращаясь, производит необыкновенный эффект.

С помощью презентации можно обучать сотрудников, слушателей семинаров, курсов, и т. п. Такая презентация может быть приложением к технически сложной и наукоемкой продукции. В любом случае, презентация возможность сделать информацию более наглядной, «оживить ее» .

Создание и проведение презентаций.

Термин «презентация» одновременно обозначает процесс представления материала аудитории и сам документ, в котором содержится текст и мультимедиа-материалы. От выступающего с презентацией требуется не только умение создать документ и грамотно оформить его, но и искусство донести его содержание до аудитории.

Профессионалы утверждают, что 95% успеха презентации определяются еще до ее начала. Чтобы разработать успешный план, нужно ответить на следующие вопросы:

Кто ваши слушатели?

Сколько времени у вас будет на сообщение?

Как вы начнете свое выступление?

Сколько человек будет вас слушать?

Будут ли участники выступать с сообщениями, подобными вашему?

Как правило, планирование презентации должно включать следующие пункты.

Определение цели.

Обычно существует некоторая цель, высказываемая вслух и сформулированная в заглавии. Но, кроме того, есть цель, не высказываемая, которая заключается в том, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали о предмете определенным образом и главное — поступали так, как это нужно вам. Хотя бы те из них, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по теме вашего выступления.

Это справедливо для многих презентаций, будь то предложение по продаже товара или переговоры о приеме на работу.

Для определения цели следует ответить на вопрос: «Что бы вы хотели, чтобы сделали слушатели после завершения презентации, и как вы поймете, что цель достигнута» ?

Если вы хотите управлять мнением аудитории, прежде всего надо получить представление о целях этой аудитории. Попытайтесь понять, что объединяет этих людей. Управление без информации невозможно. Если в аудитории находится человек, от впечатления которого будет зависеть успех, достижение вашей цели, то про такого человека необходимо получить максимум информации. Попытайтесь угадать его мечту и рассказать в презентации, как ее достичь с вашей помощью или с помощью вашего проекта.

Продумайте, как убедить аудиторию. Знание вопроса подскажет вам аргументы, однако полезно учесть и словарную базу вашей аргументации. Исследование Йельского университета свидетельствует, что среди слов, которые в наибольшей степени способны убедить человека, лидируют следующие: «Вы, Деньги, Сохранить, Новый, Результаты, Легко, Здоровье, Безопасность, Любовь, Открытие, Доказано, Гарантия» .

Постановка вступления.

Во вступлении формулируются вопросы, ответы на которые даст заключение. Вступление — это часть презентации, которая формирует у слушателей первое впечатление о докладчике. Вступление призвано высветить цель вашей презентации и привлечь внимание аудитории, оно должно быть кратким и информативным. У вас не будет другого случая произвести первое впечатление!

Чаще всего в стандартном вступлении содержится приветствие, представление докладчика, договоренность о порядке проведения презентации и представление темы презентации. Хорошо срабатывает интригующее или неожиданное начало. Особенно это будет уместно, если надо расшевелить аудиторию.

Вступление должно ответить на следующие вопросы:

Почему именно вы собираетесь говорить об этом?

Как долго продлится выступление?

Какое отношение это имеет к аудитории?

Что представляет основная часть выступления?

Основная часть — это наполнитель презентации (факты, цифры, доказательства, примеры, ссылки и т. п.). Важно продумать систему аргументации в основной части презентации. Могут пригодиться стандартные заготовки типа:

" результат исследований показал…" (описание ситуации/анализа/результата работ…);

" поэтому я предлагаю…" (суть предложения);

" в результате вы получите…" (результат/выгода, который получит аудитория, приняв ваше предложение);

" вот как я могу это доказать…" (характеристики продукта/идеи, сравнения, статистика, ссылки на авторитетные источники…);

" таким образом это доказывает, что вы получите/сможете…" (еще раз вкратце о результате/ыгоде для вашей аудитории);

" кроме того, вы также сможете…" (переход к следующему результату или заключению).

Заключение

.

Заключение

одна из вместе с вступлением важнейшая часть презентации, именно в этой части делаются главные выводы. Формулировка целей в том виде, как они должны быть представлены в заключении, — это задача презентации в целом. Именно в заключении решается, станут ваши слушатели вашими союзниками или нет, купят они рекламируемый товар или нет и т. д.

Заключение

настолько важно, что полезно выучить его наизусть.

Профессионалы продумали возможные сценарии заключения и даже привели их классификацию. Например, возможные варианты заключения и их названия приводит в своей книге «Презентации плюс» известный маркетолог, сотрудник фирмы IBM Девид А. Пиплз.

Заключение

«Счастливый конец» предполагает перечисление сильных сторон и преимуществ предмета вашего изложения.

Заключение

«Мост над бурными водами» подразумевает, что вы покажете, какие свойства вашего продукта позволяют потенциальному потребителю минимизировать риск и достичь поставленных целей. В заключении «Айсберг» последний слайд с изображенным айсбергом сведет воедино факты, доказательства, и примеры, находящиеся под поверхностью воды и поддерживающие вершину айсберга.

Заключение

«Головоломка-конструктор»: нужно разбить цели аудитории на несколько частей и показать, как ваши рекомендации дают решение для каждой части, обеспечивая общее решение. И наконец, «Эмоциональное заключение» может завершаться цитатой.

Любое заключение должно включать выражение благодарности, сообщение контактной информации, предложение ответить на вопросы аудитории.

«Изюминка» презентации.

Чтобы удержать внимание аудитории, необходимо им управлять. Забавная история, шутка помогут вернуть внимание аудитории. Юмор — вещь спонтанная, однако не помешают и некоторые заготовки.

Разработка демонстрационных средств.

Помните, что большую часть информации и наиболее оперативно человек воспринимает глазами.

При подготовке наглядных средств полезно учесть следующие рекомендации:

В заголовках отражайте вывод из представленной на слайде информации.

Используйте слова, написанные заглавными буквами, только для коротких заголовков.

Не используйте больше 2−3 цветов на слайде.

Контрастные цвета помогают привлечь внимание, подчеркнуть главное.

Один и тот же элемент на разных слайдах должен быть одного цвета.

Не помещайте более 5−6 строк на слайде и 5−7 слов в строке.

Подготовка материала.

Не надо говорить по бумажке, но иметь под рукой информацию необходимо.

Приспособление презентации к аудитории.

Приводите доводы на примерах, близких аудитории. У слушателей будет создаваться ощущение, что ваша презентация подготовлена специально для них.

Продумайте свой внешний вид

Внешний вид докладчика должен ассоциироваться с той социальной группой, к которой аудитория относится позитивно.

Репетируйте.

Ни один профессиональный актер не выйдет на сцену без репетиции. Не считайте, что вы подготовлены лучше. Репетиция поможет освободиться от беспокойства и держаться более уверенно.

Аудитория никогда не прощает если: докладчик не подготовлен, не интересен, не обладает избыточным знанием по теме.