Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения «Апрелевка»

Актуальность исследования. Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным орудием управления, основным средством реализации управленческих функций и важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций. Поэтому совершенствование документационного обеспечения управления, упорядочение документопотоков в органах местного самоуправления является одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления.

Сокращение значительных объемов документооборота и наведение порядка в документировании управления — сложный, трудоемкий и взаимосвязанный процесс. Совершенствование работы с документацией нельзя отделить от совершенствования методов и стиля работы управленческого аппарата.

Актуальность темы

исследования обусловлена тем, что совершенствование системы документационного обеспечения управления на местном уровне позволяет подготовить общество к жизни в условиях глобальной информатизации, так как итогом этого совершенствования является повышение профессионализма муниципальных служащих, способных быстро и максимально гибко реагировать на постоянно меняющиеся условия современного информационного общества.

Объект исследования — Администрация городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского района Московской области.

Предмет исследования — современное состояние и оптимизация документационного обеспечения управления Администрации городского поселения «Апрелевка» .

Цель исследования — анализ структуры и условий функционирования документационного обеспечения управления Администрации городского поселения «Апрелевка» и разработка предложений по его совершенствованию.

Задачи исследования:

• Изучить задачи, функции и структуру Администрации городского поселения «Апрелевка» ;

• Рассмотреть организацию службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность;

• Рассмотреть процесс документирования управленческой деятельности Администрации городского поселения «Апрелевка» ;

• Определить состав и объем документооборота;

• Рассмотреть процесс приема и первичной обработки документов;

• Рассмотреть процесс регистрации документов;

• Изучить организацию контроля над исполнением документов;

• Исследовать организацию текущего контроля документов;

• Рассмотреть экспертизу ценности документов;

• Изучить подготовку документов к сдаче в архив;

• Разработать предложения по совершенствованию делопроизводства на основе электронного документооборота.

Степень научной разработанности проблемы. До настоящего времени проблема документационного обеспечения управления органами местного самоуправления не получила комплексного исследования в литературе.

Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций. Особо выделим работы Ларина М. В., Соковой А. Н., Банасюкевича В. Д., Мингалева B.C., Кузнецовой Т. В., Красавина А. С., Илюшенко М. П., Андреевой В. И., Янковой В. Ф., Пшенко А. В., Кузнецова C.JI. и др., в которых получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Вопросам документационного обеспечения управления посвящены так же труды Ларькова Н. С., Стенюкова М. В., Рогожина М. Ю. и других авторов.

Информационное обеспечение как составляющая часть документационного в организационных системах управления рассматривается в работах Зингера И. С., Иванова П. Ф., Ильиной О. П., Бачило И. Л. Значительный вклад в разработку критериев эффективности документационного и информационного обеспечения управления внесли Афанасьев Э. В. и Ярошенко В.Н.

Вопросам информационного и документационного обеспечения управления в государственных и муниципальных органах власти посвящены работы Капмоле Н. А., Тухватуллиной М., Колесника Е. Н., Иванова П.Ф.

Тем не менее, приходится констатировать, что вопросы исследования и оптимизации документационных и информационных потоков в управленческой деятельности государственных и муниципальных органов власти еще не нашли достаточно полного отражения в современной литературе.

Методологическая основа исследования. Основой является системный подход, позволяющий воссоздать и исследовать структурные элементы объекта исследования, систему функциональных взаимосвязей, как между элементами объекта, так и объекта в целом с внешней средой. Для комплексного анализа современного состояния и выработки рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления Администрации городского поселения «Апрелевка» применялись общенаучные методы: сравнительный, методы классификации, синтеза и обобщения.

Теоретическая и практическая значимость исследования определяется тем, что данное исследование позволяет углубить теоретические представления в области изучения проблем документационного обеспечения управления органа муниципального самоуправления, которые могут быть использованы в управленческой практике при организации процесса документационного обеспечения управления.

Представляется также возможным применение полученных в исследовании результатов в деятельности Администрации городского поселения «Апрелевка» при разработке программ повышения эффективности документационного обеспечения управления.

Предложенные подходы к изучению документационного обеспечения управления Администрации городского поселения «Апрелевка», разработанные рекомендации по его совершенствованию могут использоваться в качестве методического инструментария для анализа и решения проблем в сфере управления документацией, для дальнейшей разработки принципов и направлений оптимизации процессов работы с документами в органах местного самоуправления.

Структура работы. Исследование состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ УСТРОЙСТВО АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»

1.1 Задачи, функции и структура Администрации

делопроизводство нормативный методический документ

Муниципальное образование городское поселение «Апрелевка» имеет статус городского поселения и является самостоятельным муниципальным образованием в составе Наро-Фоминского муниципального района.

Структуру органов местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» составляют:

1. Совет депутатов городского поселения «Апрелевка» (Совет депутатов поселения);

2. Глава городского поселения «Апрелевка» (глава поселения);

3. Администрация городского поселения «Апрелевка» (администрация поселения).

Изменение структуры органов местного самоуправления поселения осуществляется не иначе как путем внесения изменений в настоящий Устав.

Совет депутатов поселения является представительным органом местного самоуправления.

Глава поселения является высшим должностным лицом поселения и возглавляет администрацию городского поселения «Апрелевка».

Глава поселения издает в пределах своих полномочий нормативные правовые акты местного значения и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Московской области.

Постановления и распоряжения главы поселения, изданные в пределах его компетенции, обязательны к исполнению всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами.

Администрация поселения является юридическим лицом и осуществляет исполнительно-распорядительные функции. Деятельностью администрации поселения руководит на основе единоначалия глава поселения.

Администрация поселения подотчетна Совету депутатов поселения по вопросам его компетенции и государственным органам по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий.

Структура администрации поселения утверждается Советом депутатов поселения по представлению главы поселения.

Работники администрации поселения, замещающие в соответствии со штатным расписанием, утвержденным главой поселения, должности муниципальной службы, составляют аппарат администрации поселения.

Функции и полномочия органов администрации поселения, а также организация и порядок их деятельности определяются Положениями об органах администрации поселения.

Положение об администрации городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области принято решением Совета депутатов городского поселения «Апрелевка» руководствуясь статьями 34, 37, 41 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и Уставом городского поселения «Апрелевка».

Положение об администрации городского поселения «Апрелевка» устанавливает полномочия администрации городского поселения «Апрелевка» в осуществлении исполнительно-распорядительных функций при решении вопросов местного значения, структуру администрации городского поселения «Апрелевка», иные вопросы деятельности администрации городского поселения «Апрелевка».

Администрация городского поселения «Апрелевка» в соответствии с Уставом городского поселения «Апрелевка» является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» и наделяется полномочиями по решению вопросов местного значения, а также полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Московской области.

Администрация имеет самостоятельный баланс, лицевой счет, печать со своим наименованием, гербовую печать, штампы и бланки. Утверждение бланков правовых актов Администрации, порядок их изготовления, учета, регистрации и выдачи устанавливаются главой городского поселения «Апрелевка».

Основные задачи Администрации:

• обеспечение реализации полномочий по решению вопросов местного значения городского поселения «Апрелевка»;

• осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления городского поселения «Апрелевка"федеральными законами и законами Московской области.

В рамках данного исследования наибольший интерес представляют следующие функции Администрации:

• разрабатывает проекты бюджета, планов и программ социально-экономического развития поселения, организует их исполнение;

• разрабатывает проекты планов социально-экономического развития городского поселения «Апрелевка», участвует в координации планов и программ социально-экономического развития поселения с планами предприятий, организаций, расположенных на территории поселения, по вопросам, связанным с удовлетворением потребностей населения, экономическим и социальным развитием территории;

• обеспечивает составление финансовой и бухгалтерской отчетности;

• разрабатывает и реализует целевые программы поселения;

• подготавливает проекты муниципальных правовых актов городского поселения «Апрелевка», готовит и направляет нормативные правовые акты поселения для включения их в регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области;

• подготавливает проекты решений Совета депутатов поселения по внесенным вопросам и проекты муниципальных правовых актов;

• разрабатывает административные регламенты оказания муниципальных услуг органами местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» в электронном виде;

• осуществляет прием населения, а также рассмотрение жалоб, заявлений и предложений граждан, принимает по ним необходимые меры в пределах своей компетенции;

• осуществляет финансовое, материально-техническое, организационное и иное обеспечение деятельности Администрации, в том числе единого порядка документооборота в Администрации и комплектования архивного фонда поселения.

Структура Администрации утверждается Советом депутатов городского поселения по представлению главы городского поселения «Апрелевка».

В структуру Администрации входят:

• глава городского поселения «Апрелевка»;

• заместители главы Администрации;

• структурные подразделения Администрации, создаваемые главой городского поселения.

Структура, полномочия и порядок деятельности структурных подразделений Администрации определяются Положениями об этих подразделениях. Положения о структурных подразделениях Администрации, должностные инструкции руководителей и специалистов этих подразделений утверждаются главой городского поселения «Апрелевка».

В структуру Администрации городского поселения могут входить отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации. Штатную численность Администрации составляют муниципальные служащие и работники, занимающие технические должности, лица иных рабочих профессий.

Администрация имеет линейно-функциональную структуру органов управления, которая состоит из: линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу и специализированных обслуживающих функциональных подразделений.

1.2 Организация службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность

Исследование, проведенное в предыдущем разделе, показало, что в структуре администрации городского поселения «Апрелевка» отсутствует такой структурный элемент как служба делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).

Согласно Положению об отделе правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка» Наро-Фоминского муниципального района Московской области к основным функциям, отдела в частности, относится:

• Участие в разработке проектов муниципальных нормативных актов по вопросам местного значения городского поселения «Апрелевка».

• Своевременное рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам компетенции отдела.

• Участие в разработке предложений по совершенствованию структуры Администрации городского поселения «Апрелевка». Осуществление контроля над состоянием трудовой дисциплины в Администрации, представление установленной отчетности.

• Проверка на предмет соответствия действующему законодательству проектов постановлений и распоряжений Администрации городского поселения «Апрелевка», приказов, инструкций, положений, других документов правового характера.

• Определение форм договорных отношений в соответствии с действующим законодательством.

• Разработка форм договоров (контрактов) по вопросам деятельности Администрации городского поселения «Апрелевка», проектов изменений и дополнений в договоры (контракты), проектов дополнительных соглашений.

• Формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы в Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Подготовка предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений Главе городского поселения «Апрелевка».

• Подготовка проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию.

• Оформление соответствующих документов по приему, переводу и увольнению работников в соответствии с трудовым законодательством РФ, законодательством о муниципальной службе, постановлениями и распоряжениями Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение трудовых книжек работников Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение личных дел работников Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение реестра муниципальных служащих Администрации городского поселения Апрелевка.

• Оформление и выдача служебных удостоверений муниципальных служащих Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Включение муниципальных служащих в кадровый резерв, работа с кадровым резервом и его эффективное использование.

• Консультирование работников по вопросам, связанным с осуществлением трудовой деятельности в Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Организация проведения аттестации муниципальных служащих, подготовка необходимых документов в соответствии с действующим законодательством, Положением о проведении аттестации муниципальных служащих Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Организация проведения квалификационных экзаменов муниципальных служащих, подготовка необходимых документов в соответствии с действующим законодательством.

• Составление графиков отпусков, учет использования работниками Администрации городского поселения «Апрелевка» отпусков.

• Оформление командировок.

• Решение иных вопросов прохождения муниципальной службы, кадровой работы, определяемых действующим законодательством.

• Организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения «Апрелевка».

Таким образом, организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения «Апрелевка» является одной из многочисленных функций отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка».

Непосредственно в самом отделе организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения «Апрелевка» является должностной обязанностью специалиста первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка»:

• Соблюдение положений Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства, Устава Наро-Фоминского муниципального района, Устава городского поселения «Апрелевка», муниципальных правовых актов и обеспечение их исполнения.

• Соблюдение при исполнении своих должностных обязанностей прав и законных интересов граждан и организаций.

• Неразглашение во время прохождения и после прекращения муниципальной службы государственной и иной охраняемой законом тайны, а также сведений, ставших известными в связи с исполнением своих должностных обязанностей, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.

• Исполнение постановлений и распоряжений Администрации городского поселения «Апрелевка», приказов и поручений начальника отдела, иных вышестоящих руководителей, отданных в пределах их полномочий, за исключением незаконных.

• Обеспечение сохранности муниципального имущества, в том числе предоставленного для исполнения должностных обязанностей.

• Своевременное рассмотрение обращений граждан, юридических лиц, запросов депутатов, а также государственных органов и органов местного самоуправления.

• Соблюдение установленных правил внутреннего трудового распорядка и порядка работы со служебной информацией.

• Поддержание уровня квалификации, необходимого для надлежащего исполнения своих должностных обязанностей.

• Разработка и внесение предложений в планы работы отдела.

• Подготовка по поручению начальника отдела проектов постановлений и распоряжений Администрации городского поселения «Апрелевка», иных документов по вопросам деятельности Администрации городского поселения «Апрелевка».

• По поручению начальника отдела обобщение результатов рассмотрения обращений граждан и организаций, претензий, судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения договоров, составление необходимой документации.

• Обеспечение сохранности документов.

• Оформление соответствующих документов по приему, переводу и увольнению работников в соответствии с трудовым законодательством РФ, законодательством о муниципальной службе, постановлениями и распоряжениями Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Формирование и ведение личных дел работников Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение реестра муниципальных служащих Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

• Оформление и выдача служебных удостоверений работникам Администрации городского поселения «Апрелевка».

• По поручению начальника отдела подготовка документов, необходимых для работы с кадровым резервом Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Подготовка и предоставление нормативных правовых актов подлежащих включению в Регистр.

• Подготовка документов, необходимых для проведения квалификационных экзаменов муниципальных служащих Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Оформление отпусков, графиков отпусков и их соблюдение.

• Соблюдение отчетности.

• Оформление иных необходимых документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

• Прием, обработка, учет, регистрация входящей и внутренней деловой корреспонденции, направление ее на рассмотрение Главе городского поселения «Апрелевка», руководителям соответствующих структурных подразделений Администрации, помещение исполненных документов в дела Администрации в соответствии с номенклатурой дел.

• Прием, учет, регистрация, подготовка к отправке, отправка в назначенные адреса исходящей корреспонденции, помещение контрольных экземпляров документов в дела Администрации в соответствии с номенклатурой дел.

• Ведение учета движения входящей, исходящей и внутренней деловой корреспонденции, отражение соответствующих сведений в регистрационно-контрольной документации (журналах, книгах, карточках и т. п.) и базе данных по документам. Осуществление контроля над исполнением документов, в том числе за соблюдением сроков исполнения, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.

• В соответствии с резолюцией Главы городского поселения «Апрелевка», руководителей структурных подразделений Администрации передача документов на исполнение.

• Передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), своевременное доведение до адресатов информации, полученной по каналам связи.

• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых Главой городского поселения «Апрелевка», ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

• Организация приема посетителей.

• Систематизация и текущее (оперативное) хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдача документов (дел) во временное пользование, контроль над их своевременным возвращением в места хранения, обеспечение сохранности документов (дел) в процессе хранения, обеспечение удобного и быстрого поиска документов текущего архива.

• Подготовка к передаче и передача в архив документов, законченных делопроизводством, составление описи дел, подлежащих передаче на хранение в архив в соответствии с действующим законодательством.

• Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

• Осуществление взаимодействия с органами государственной власти Российской Федерации, Московской области и органами местного самоуправления, а также с предприятиями, организациями, учреждениями независимо от форм собственности, для выполнения возложенных должностных обязанностей.

Проведенный анализ документов показывает, что структурная организация администрации городского поселения «Апрелевка» определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. В данном случае, используется централизованная форма ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо. Организации со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Большинство видов деятельности в экономике и обществе является регулируемыми. Область делопроизводства также регулируется на государственном уровне. Содержание государственного регулирования определяется нормативными правовыми актами, принимаемыми на всех уровнях законодательной и исполнительной власти. Форма государственного регулирования определяется действующими механизмами доведения обязательных требований, контроля над их исполнением и применения санкций к нарушителям.

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают Конституция РФ и законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждой организации определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

В Российской Федерации так же разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

• национальные стандарты;

• правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• стандарты организаций.

«В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами». Организация работы с документами является неотъемлемой частью управления деятельностью любой организации, поскольку документы содержат в себе свидетельство выполнения всех ее деловых операций. Хорошо налаженная работа с документами является фундаментом управления.

Рассмотрим некоторые законодательные акты РФ, в которых регулируется сфера документации и информации.

В Конституции РФ (Ст.24), говорится, в частности, что «Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом».

В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, в первую очередь, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

«1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе".

Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность.

В Федеральном законе «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Глава 7 (ст. 43−48) полностью посвящена муниципальным правовым актам, и регламентирует такие вопросы, как: система муниципальных правовых актов, устав муниципального образования, подготовка муниципальных правовых актов, вступление в силу муниципальных правовых актов и др.

Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г.), который установил, что в «Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались». Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

Муниципальное образование «Апрелевка» имеет статус городского поселения и является самостоятельным муниципальным образованием в составе Наро-Фоминского муниципального района. Администрация поселения является юридическим лицом и осуществляет исполнительно-распорядительные функции. Деятельностью администрации поселения руководит на основе единоначалия глава поселения.

Структура администрации поселения утверждается Советом депутатов поселения по представлению главы поселения. Администрация имеет линейно-функциональную структуру органов управления, которая состоит из: линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу и специализированных обслуживающих функциональных подразделений.

Основные задачи Администрации: обеспечение реализации полномочий по решению вопросов местного значения городского поселения «Апрелевка»; осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления городского поселения «Апрелевка» федеральными законами и законами Московской области.

Функции Администрации: подготавливает проекты муниципальных правовых актов городского поселения «Апрелевка», готовит и направляет нормативные правовые акты поселения для включения их в регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области; осуществляет прием населения, а также рассмотрение жалоб, заявлений и предложений граждан, принимает по ним необходимые меры в пределах своей компетенции; осуществляет финансовое, материально-техническое, организационное и иное обеспечение деятельности Администрации, в том числе единого порядка документооборота в Администрации и комплектования архивного фонда поселения.

Структурная организация администрации городского поселения «Апрелевка» определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. В данном случае, используется централизованная форма ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо. В частности, специалист 1 категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка».

На сегодняшний день уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности дает возможность органам местного самоуправления работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на предоставлении более качественных муниципальных услуг, решении проблем всего местного сообщества.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»

2.1 Документирование управленческой деятельности

2.1.1 Анализ оформления бланков

Документы в Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляются на бланках, которые моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам определяет ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В Администрации городского поселения «Апрелевка» большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210×297) и А5 (248×210).

Бланки документов, согласно стандарту, должны имеют поля:

• левое — не менее 20 мм;

• верхнее — не менее 20 мм;

• правое — не менее 10 мм

• нижнее — не менее 20 мм.

Расстояние между отдельными реквизитами — от 1−1,5 до 3 межстрочных интервалов.

В Администрации городского поселения «Апрелевка» используются следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Общий бланк содержит следующие реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14. Так как Администрация городского поселения «Апрелевка» имеет свой герб, то на ее общем бланке и бланке для писем используется данный герб (негосударственные структуры не обладают такой прерогативой).

Герб городского поселения «Апрелевка» помещается:

• на бланках представительного и иных органов местного самоуправления;

• на бланках руководителей предприятий, учреждений и организаций, находящихся в муниципальной собственности;

• на бланках нормативных правовых актов органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления;

• на официальных изданиях органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, находящихся в муниципальной собственности.

• Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги.

• Пояснительные записки, как приложение к основному документу, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель Администрации городского поселения «Апрелевка».

• Справки, выходящие за пределы организации, оформляются на общих бланках формата, А 4. Они подписываются руководителем Администрации городского поселения «Апрелевка» и заверяются печатью. Внутренние справки оформляются с теми же реквизитами, но на чистом листе бумаги. Датой справки является дата ее подписания.

• Проект инструкции по ДОУ оформляется на общем бланке Администрации городского поселения «Апрелевка» и утверждается либо непосредственно подписью руководителя, либо распорядительным документом — приказом, распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

• Номенклатура дел Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляется на общем бланке организации.

На бланке конкретного вида документа в Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляется Положение о подразделении Администрации. Хотя, как правило, Положения о подразделениях оформляется на общем бланке Администрации. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция Администрации городского поселения «Апрелевка» оформляется так же не на общем бланке организации, а на бланке конкретного вида документа. Должностные инструкции подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. Письма оформляются на специальных бланках для писем Администрации городского поселения «Апрелевка» формата А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5.

Бланк письма Администрации городского поселения «Апрелевка» имеет угловое расположение реквизитов. При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую — для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т. д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.

Для оформления писем допускается применение бланков, как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов. При продольном расположении реквизиты адресанта — автора документа — располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате — в правом углу ниже реквизитов автора документа.

На бланке письма Администрации городского поселения «Апрелевка» отсутствуют ОГРН, ИНН/КПП организации.

Письмо оформляют в двух экземплярах, факс — в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй — подшивают в дело.

2.1.2 Анализ оформления отдельных видов документов

Устав муниципального образования городское поселение «Апрелевка» оформлен на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Рис. 6. Оформление Устава муниципального образования городское поселение «Апрелевка»

Анализ организационно-правовых документов Администрации городского поселения «Апрелевка» показывает, что правом подписи обладает не только руководитель Администрации, но и руководители структурных подразделений и некоторые должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего, для письма и для конкретного вида документа).

2.2 Состав и объем документооборота

В соответствии с Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» под «документооборотом» понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки". Однако данное определение недостаточно и необходимо рассмотреть другие (уточняющие) понятия документооборота.

«Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними соответствующих подразделений и должностных лиц».

«Под документооборотом понимается последовательность прохождения документа через исполнителей от момента его составления до момента сдачи на хранение или передачи во внешние организации.

«Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранения».

«Последовательность выполнения операций конкретного процесса может быть представлена в виде технологической схемы, Которая наглядно фиксирует начало работы (процесса), характер их трудовых операций, возможность их механизации, а также их взаимосвязь».

Разбирая употребляемое в Постановлении Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» при определении документооборота слово «движение» в общем случае изменение можно сделать вывод, что при движении документов с ними происходят изменения.

Таким образом, документооборот — это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение.

Характеристики документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка»:

Основными характеристиками документооборота являются:

• Направление;

• Содержание;

• Объём документооборота;

• Скорость движения документов;

• Стоимость выполняемых типовых операций.

Остановимся более подробно на некоторых характеристиках.

Направления документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка». По направлению документооборот делится на:

• Горизонтальные документопотоки, связывающие организации одного уровня;

• Вертикальные документопотоки, связывающие организации разного уровня;

• Документы, получаемые вышестоящей организацией от подчинённых организаций;

• Документы, направляемые вышестоящим органам власти и управления подчинёнными организациями.

Содержание документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка». Документооборот по отношению к управленческому объекту характеризуется:

• Входящий документооборот;

§ Документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты;

§ Документооборот от подведомственных организаций (отчёты о деятельности, инициативные докладные записки);

§ Документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование).

§ Обращение граждан.

Схема документооборота (входящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 1.

Рис. 1. Схема документооборота (входящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка».

Исходящие документы;

Документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные)

Схема документооборота (исходящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 2.

Рис. 2. Схема документооборота (исходящих документов) Администрации городского поселения «Апрелевка»

• Внутренний документооборот, документы создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы организации;

§ Организационно-распорядительные документы

§ Плановые

§ Отчётные

§ Финансовые

Схема документооборота (внутренних документов) Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 3.

Рис. 3. Схема документооборота (внутренних документов) Администрации городского поселения «Апрелевка»

Схема документооборота всей Администрации городского поселения «Апрелевка» — это графическое изображение потока движения документа с изображениями операций работы над документами, как основных (над информацией, содержащейся в документе) так и вспомогательных (над самим документом).

Существует два вида схемы документооборота:

• Без изображения исполнителя операции

Данные схемы документооборота разрабатывается специалистом первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка» для:

• Отдельных групп документов (входящие, исходящие, внутренние)

• Отдельных документов (балансовый отчёт, счёт-фактура и др.)

На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость выполнения операции. Операции могут иметь условные обозначения.

Достоинства: возможность показать маршрут движения документов (отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей операции, трудоёмкость операций.

Схема документооборота всей Администрации городского поселения «Апрелевка» представлена на рис. 4

Рис. 4. Технологическая схема процесса организации работы с документами Администрации городского поселения «Апрелевка»

Объём документооборота Администрации городского поселения «Апрелевка» — количество документов (создаваемых или определённых) за определённый период времени месяц, год. Объем документооборота позволяет определить: Число входящих документов в год; Число исходящих документов в год; Число внутренних документов в год; Равномерность документооборота (колебания документооборота по месяцам по отношению к среднему); Объём документооборота по структурным подразделениям; Объём документов в разрезе видов документов; Доля документов, поставленных на контроль (отношение числа документов, поставленных на контроль к общему числу документов); Средний объём информации в одном документе (количество страниц (листов) машинописного текста в одном документе); Среднее число копий на один документ;

2.3 Прием и первичная обработка документов

Получение секретарем Администрации городского поселения «Апрелевка» входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте Администрации городского поселения «Апрелевка».

Доставленные до места назначения входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа.

На этапе предварительного рассмотрения документов в Администрации городского поселения «Апрелевка» производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту первой категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения «Апрелевка», где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные — получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.

Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.

Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения — входящих документов.

Проекты внутренних документов после их подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются специалисту, который осуществляет контроль, над правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей руководителей.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководителем организации. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов рассылаются исполнителям, а подлинник подшивается в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов.

В целом, не всегда упорядоченная и тщательно организованная работа с документами Администрации городского поселения «Апрелевка» может привести к появлению спешки и увеличению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.

2.4 Регистрация документов

Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом документе и сведения из резолюции руководителя. Но данный вариант может быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте. Последнее весьма проблематично для руководителя Администрации городского поселения «Апрелевка».