Внедрение CRM Free от «Мегаплан»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра экономической информатики

ОТЧЕТ

о прохождении преддипломной практики

в ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР»

Студент: Волков Е.В.

5 курса факультета, менеджмента, гр. ДКИ -1

Руководитель от базы практики: Чупринский М.Б.

Руководитель практики от университета: Железко Б.А.

Минск 2013

СОДЕРЖАНИЕ Введение Глава 1. Организационно-управленческая структура предприятия Глава 2. Бизнес-офис предприятия Глава 3. Индивидуальное задание Заключение Список источников

Введение

ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» — европейская компания по аутсорсинговой разработке программного обеспечения. Компания была основана в 2001 г. как отдел разработки ПО в более крупной компании ИТЦ-М. С 2008 г. ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» является независимым предприятием. Ключевые компетенции — технологии Java, MS SharePoint и .NET.

Заказчики — компании-разработчики или поставщики услуг по всему миру.

Стратегия компании — помогать своим Заказчикам добиваться их целей, предлагая им легкие в использовании аутсорсинговые услуги по разработке программного обеспечения.

Основной целью данной учебной практики является закрепление теоретических знаний по изученным дисциплинам, а также ознакомление с характером и особенностями будущей специальности.

К задачам практики относится:

— использование теоретических знаний, полученных в университете на практике;

— изучение информационных технологий, которые используются в ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР»;

— ознакомление с опытом работы персонала;

— сбор информации о компании, а также ее анализ;

— разработка новых идей для внедрения с целью повышения эффективности работы компании.

Глава 1. Организационно-управленческая структура предприятия Компания ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» занимается разработкой крупных ИТ-проектов как для клиентов из Беларуси, так и для клиентов из стран ближнего и дальнего зарубежья. Приоритетное направление сбыта услуг — зарубежные клиенты. На данный момент были оказаны услуги по разработке ПО для заказчиков из США, Новой Зеландии, Катара, Саудовской Аравии, Дании, Италии, Германии, Швеции, Швейцарии, Австрии, Испании и Беларуси. Сегодня в компании работает более 40 специалистов, а количество постоянных клиентов каждый год увеличивается.

Условия труда в ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР»:

· Полный рабочий день, гибкий график.

· Рабочее место в комфортабельном кондиционируемом офисе в Минске.

· Оплачиваемый отпуск 29 дней, оплачиваемые больничные.

· Компетентные и доброжелательные коллеги.

· Оплата: сдельно-премиальная, премия за выполнение работы в срок.

· Испытательный срок 2 месяца.

Компания ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» включает 2 отдела:

· Административно-управленческий: директор, зам. директора по технологиям, главный бухгалтер, специалист по кадрам, специалисты по продажам;

· Отдел разработки программного обеспечения: менеджер проектов, менеджер по информационным технологиям, помощники руководителя, системные аналитики, специалисты по тестированию программного обеспечения, технические писатели, начальник группы разработки, заместитель начальника группы разработки, ведущий инженер-программист, инженеры-программисты, программисты.

Стратегия компании — помогать своим заказчикам добиваться их целей, предлагая им легкие в использовании аутсорсинговые услуги по разработке программного обеспечения. Компания понимает, что расходы на аутсорсинговую разработку программного обеспечения — это не только расходы на оплату услуг аутсорсинговой компании, это также расходы на коммуникацию, расходы на мониторинг удаленной разработки, затраты, вызванные влиянием аутсорсинговой разработки программного обеспечения на внутреннюю разработку, стоимость интеграции результатов разработки и т. д. Поэтому ООО «Герсис софтвер» использует стратегию 7Л (7 Легко) — так называемый подход к сокращению этих затрат до минимума.

· 7Л (7 ЛЕГКО):

Крупные проекты компании:

OpenDXM® GlobalX — платформа обмена данными, которая позволяет безопасно, устойчиво и легко обмениваться большими объемами данных через Интернет.

Семейство программных продуктов NEOS — предназначено для автоматизации приема и обработки телефонных вызовов диспетчерскими службами. Основное отличие программных продуктов NEOS от обычных «Call-центров» состоит в том, что это не «коробочное» решение с набором наиболее популярной функциональности, а каждый раз новый уникальный программный продукт. Программное обеспечение реализуется под конкретную специфику работы Заказчика, отражает всю цепочку процесса реагирования ресурсов организации на поступающие телефонные вызовы.

Автоматизированная система управления процессами контроля на автодорожном пункте пропуска — система предназначена для учета и контроля перемещения товаров, транспортных средств и физических лиц через Государственную границу Республики Беларусь.

Руководитель компании ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» — Чупринский Михаил Борисович, директор.

Глава 2. Бизнес-офис предприятия ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» является ИТ-компанией, и поэтому информационные технологии играют определяющую роль в функционировании предприятия.

В компании насчитывается около 40 компьютеров. Все они объединены в локальную сеть с топологией «звезда». К центральному компьютеру, который называется сервером, подключаются все остальные компьютеры — рабочие станции. Также используется технология «клиент-сервер», когда в центре локальной сети находится сервер (файловый сервер). Это мощный компьютер с большим количеством винчестеров для хранения информации, к которому напрямую подключаются рабочие станции.

Через центральный сервер осуществляется доступ в Интернет. Интернет-провайдером является ООО «АйПи ТелКом». На всех компьютерах установлена операционная система Windows XP, а на центральном сервере Windows 2003.

Помимо персональных компьютеров на предприятии присутствуют ксерокс, принтеры, факс, облегчающие работу с бумажными носителями.

Рисунок 1. Локальная сеть с топологией «звезда»

В компании используется такой программный продукт, как 1С: Предприятие 7.7. С помощью его осуществляется широкий круг задач бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, расчета с клиентами, анализа данных. Внедрена система «Клиент-Банк» — система телекоммуникационных финансовых расчетов, предназначенная для обмена электронными документами между банком и клиентом, находящимся на расчетно-кассовом обслуживании.

Для разработки программно обеспечения разработчики ООО «ГЕРСИС СОФВТЕР» используют такие программы, как Eclipse и MS Visual Studio.

Eclipse — свободная интегрированная среда разработки модульных кроссплатформенных приложений. Развивается и поддерживается Eclipse Foundation. Наиболее известные приложения на основе Eclipse Platform — различные «Eclipse IDE» для разработки ПО на множестве языков (например, наиболее популярный «Java IDE», поддерживавшийся изначально, не полагается на какие-либо закрытые расширения, использует стандартный открытый API для доступа к Eclipse Platform).

Microsoft Visual Studio — линейка продуктов компании Майкрософт, включающих интегрированную среду разработки программного обеспечения и ряд других инструментальных средств. Данные продукты позволяют разрабатывать как консольные приложения, так и приложения с графическим интерфейсом, в том числе с поддержкой технологии Windows Forms, а также веб-сайты, веб-приложения, веб-службы как в родном, так и в управляемом кодах для всех платформ, поддерживаемых Microsoft Windows, Windows Mobile, Windows CE, .NET Framework, .NET Compact Framework и Microsoft Silverlight.

В отделе продаж основными инструментами для работы являются телефон, Skype, MS Outlook и Opera.

Глава 3. Индивидуальное задание на тему: «Внедрение CRM Free от «Мегаплан»

локальная сеть информационный Рост аутсорсинга начался со сферы информационных технологий. В связи с их бурным развитием в конце XX в. предприятия столкнулись с необходимостью инвестировать все больше средств в быстро устаревающее или новое дорогостоящее программное обеспечение, в связи с чем возникла потребность и в привлечении высококвалифицированных специалистов. Компании стали беспокоиться о том, что это отнимает много времени и ресурсов, и с целью оптимизации деятельности начали привлекать профессионалов по управлению непрофильными активами.

Деятельность компании ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» состоит как раз в оказании таких услуг. В компании существует свой отдел продаж, который непосредственно занимается поиском новых клиентов.

Одним из инструментов специалиста отдела продаж в компании является так называемая «воронка продаж». В данном конкретном случае она представляет собой документ MS Excel. В нем созданы таблицы, заполнив которые через определенный промежуток времени можно восстановить в памяти детали контакта с потенциальным заказчиком.

Рисунок 2. «Воронка продаж»

Однако эффективность данного инструмента далека от идеальной. Хранение и ведение клиентских данных менеджерами по продажам на персональных компьютерах в различных программах MS Office (в зависимости от личных пристрастий) сдерживает развитие отдела продаж и, следственно, самой компании. Значительная часть рабочего времени менеджеров расходуется на введение и актуализацию данных, составление писем и заполнение отчетности.

Отсутствие единого «информационного поля» не позволяет предупреждать несогласованные действия продавцов и их конкуренцию за клиентов. Кроме того, портфель услуг, территориальное покрытие и клиентская база растут настолько быстро, что приоритетной задачей становится сохранение традиционного уровня персонификации при одновременном укреплении взаимоотношений с клиентами.

Существуют специально предназначенные компьютерные продукты, реализующие принципы клиенториентированной работы — CRM-системы.

В своей индивидуальной работе, я хотел бы оптимизировать работу специалистов по продаже услуг по разработке программного обеспечения, а именно — ведение клиентской базы, путем внедрения бесплатной CRM-системы компании «Мегаплан».

Рисунок 3. Мегаплан CRM Free

Мегаплан — это российская система управления бизнесом, которая позволяет устанавливать задачи и поручения, следить за их выполнением, хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т. д. Разработчики — одноименная компания Мегаплан.

Является полноценным Groupware продуктом. Само ПО может быть установлено как на личный сервер компании в интранет, так и арендовано на серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS). На сегодняшний день это один из немногих российских программных продуктов, успешно распространяющихся как SaaS сервис.

Ключевая особенность «Мегаплана» в его SaaS-редакции заключается в интерфейсе программы, который создан с учетом высоких требований к удобству пользования и эргономике рабочего пространства. Для этого архитекторы использовали современные веб-технологии AJAX — все функциональные блоки на страницах могут обновляться целиком без перезагрузки, снижая нагрузку на сервер и уровень потребляемого трафика. Интерфейс сервиса совместим со всеми современными веб-браузерами, что означает, что компания не будет зависеть от какой-либо специфичной и устаревшей версии ПО.

Дизайн интерфейса и основной набор модулей были разработаны в Студии Артемия Лебедева.

Мегаплан предоставляет пользователям на основе своей платформы 4 базовых продукта.

Два первых продукта направлены на организацию совместной деятельности в компании.

1. Таск-менеджер (ПО для организации и управления проектами) Таск-менеджер доступен в полной и облегченной версиях. Функциональность данного приложения позволяет создавать неограниченное количество задач, делегируя их конкретным сотрудникам в компании, и контролировать процесс их выполнения. В полной версии есть возможность введения системы поощрений и наказаний за работу. Все задачи формируют базу календаря-ежедневника, который может быть как персональным (с отображением соответствующей информации), так и общекорпоративным. Отдельный модуль управления персоналом выстраивает статистику потраченного времени на завершение задачи по каждому сотруднику и высчитывает процент от всей его нагрузки. С августа 2011 года доступна бесплатная версия приложения, ограниченная 7 сотрудниками или 3 лицензиями.

2. Совместная работа (ПО для организации совместной работы) В «Совместной работе» к модулям «Таск менеджера» прибавляется возможность обсуждения корпоративных новостей во внутреннем форуме, а также создания хранилища документов. Приложение позволяет вести учет всех сотрудников — их контактной информации, степени занятости (отпуска, больничные, активные проекты) и т. п. Совместная работа также позволяет организовать обсуждение деталей проекта как в традиционном виде (текст и изображения), так и в современном (граффити).

Одно решение создано для управлениями продажами и организации работы с клиентами.

3. CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами) Данная система позволяет управлять процессом продаж с возможностью настройки большинства параметров (справочника продаваемых товаров и услуг, сотрудников-менеджеров, контрагентов и структур процесса продажи и оплаты товара). CRM отслеживает любые изменения в базе данных (цена, количество, сроки поступления и так далее), позволяет организовать процесс выставления счета по шаблону (генерируется в PDF или MS Excel) как внутри «Мегаплана», так и в сторонней учетной программе. В CRM-системе реализована гибкая система отчетности — все сделки можно сортировать по приоритету (автоопределение самых важных сделок), названию, предложению, сумме и клиенту, а также статусу (например, завершенные и незавершенные). В CRM от «Мегаплан» есть и удобный аналитический инструмент «воронка продаж», показывающий результативность работы того или иного сотрудника или отдела в целом. С августа 2011 года доступна бесплатная версия CRM-приложения, ограниченная 7 сотрудниками или 3 лицензиями.

Также представлено решение «Мегаплана» для комплексного управления бизнесом.

4. Бизнес-менеджер Это интегрированный продукт для полноценного управления бизнесом, включающий в себя все вышеперечисленные системы.

Для тестирования ПО предусмотрена демоверсия системы «Мегаплан», кроме того можно зарегистрировать и использовать бесплатную (на 30 дней) версию любого продукта.

В виду того, что я проходил практику в отделе продаж, я предлагаю внедрить CRM Free — новый продукт Мегаплана, который объединяет возможности традиционной CRM с функционалом ведения задач и контроля финансов. Это единый сервис, который позволяет организовать удобную совместную работу по продажам (и не только), а также настроить и вести эффективный финансовый учет.

Цели внедрения:

· Автоматизировать процесс продаж;

· Вести учет клиентов;

· Контролировать ход всех сделок;

· Оценивать эффективность отдела продаж;

· Планировать задачи;

· Взаимодействовать с клиентами;

· Следить за доходами и расходами.

Рисунок 4. Возможности CRM Free

Рисунок 5. Cтартовая страница CRM Free

Модуль «Сообщения» — это корпоративная почта. В нем можно написать письмо своему коллеге или начальнику, а также сделать массовую рассылку, с указанием, кто из сотрудников компании увидит это письмо. Также данный модуль дает возможность приложить к сообщению файл для отправки его поулчателю.

Рисунок 6. Модуль «Сообщения»

Модуль «Сотрудники» — это картотека всех сотрудников компании, включая внештатных. Содержит список сотрудников, карточку каждого сотрудника, структуру организации, отношения и грядущие отпуска. Кроме того, этот модуль позволяет руководителям учитывать заработную плату, бонусы и затраченное сотрудниками время.

Рисунок 7. Модуль «Сотрудники»

Модуль «Задачи» — пожалуй, главный модуль Мегаплана. Именно он позволяет наладить деловые отношения внутри коллектива, распределить обязанности и назначить ответственных. С помощью этого модуля можно планировать проекты, в которых принимают участие несколько сотрудников или отделов.

Модуль «Финансы» позволяет отслеживать все доходы и расходы компании. Операции могут быть привязаны к контрагентам и разделены по типам. Модуль предоставляет информацию о финансовых потоках, остатках на счетах, помогает контролировать задолженность и работать с платёжным календарём, вы сможете оценить эффективность своих продаж и получить другие показатели работы компании. Модуль состоит из трех частей: работа с операциями, отчёты и настройки.

Рисунок 8. Модуль «Задачи»

Рисунок 9. Модуль «Финансы»

Модуль «Дела» — это электронный ежедневник. Кроме дел, здесь будут отображаться все запланированные в модуле «Клиенты» коммуникации. Дела могут отображаться в виде списка, в виде страницы ежедневника на день или неделю.

Рисунок 10. Модуль «Дела»

В модуле «Клиенты» хранится вся информация о контрагентах, контактах, а также о запланированных встречах, звонках, рассылках и т. д. Уровень доступа к информации настраивается, поэтому каждый сотрудник будет видеть только те контакты, которые ему разрешено просматривать политикой безопасности компании.

Рисунок 11. Модуль «Клиенты»

Модуль «Счета» позволяет выставлять счета клиентам не выходя из Мегаплана. Удобно и просто решает проблему организации доступа сотрудников к 1С — он им просто не нужен.

Рисунок 12. Модуль «Счета»

Модуль «Отчёты» позволяет руководителям оперативно получать наглядную информацию о задачах, проектах, контрагентах, сотрудниках, продажах и финансовых операциях. Отчеты представляются в виде таблиц, которые при необходимости могут быть сохранены в модуле «Документы» или скачаны в формате Excel.

Рисунок 13. Модуль «Отчеты»

Модуль «Продажи» позволяет оптимально организовать продажи компании и сделать работу с заказами удобной и эффективной.

Рисунок 14. Модуль «Продажи»

Таким образом, используя CRM Free, специалисты отдела продаж смогут:

· вести учет клиентов и других внешних лиц;

· планировать внутренние и внешние коммуникации и не забывать о них благодаря системе напоминаний;

· осуществлять коммуникации с клиентами прямо из системы;

· агрегировать все коммуникации, в т. ч. выполненные вне CRM; — организовать работу с клиентом в системе;

· выставлять клиентам счета;

· легко менять менеджеров, ведущих клиентов, без потери имеющихся данных по клиенту;

· молниеносно обрабатывать первичные обращения на покупку товара;

· делать клиентские рассылки по электронной почте, смс, Facebook, Twitter и другим сервисам.

Причем, главное преимущество такого внедрения — абсолютное отсутствие финансовых затрат, т. е. данная CRM-система является бесплатной.

Но бесплатная версия обладает следующими ограничениями:

· 3 лицензии;

· 200 активных сделок (закрытые в счет не идут);

· 100 выставленных счетов (неактивные во внимание не принимаются);

· 500 активных задач (завершенные не учитываются);

· 50 активных проектов (закрытые не считаются);

· 7 активных сотрудников (уволенные в расчет не берутся).

Однако в виду того, что ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» является небольшой компанией, а в отделе продаж работает как раз 3 специалиста по сбыту, данная версия CRM-системы будет полностью удовлетворять все потребности сотрудников. К тому же, никто не помешает компании в случае ее роста купить и пользоваться лицензией без перечисленных выше ограничений всего за $ 30 в месяц.

Заключение

В заключение написания отчета о проделанной работе хотелось бы отметить, что преддипломная практика явилась для меня отличной возможностью углубить и закрепить полученные в университете теоретические знания в области различных учебных дисциплин. На предприятии я сталкивался с реальными фактами и событиями, анализировал, оценивал, обобщал их и делал для себя определенные выводы. К тому же, я получил и некую долю навыков, способностей и умений, необходимых в работе по выбранной специальности.

Условия практики были приятные, а персонал доброжелательный. Немаловажную роль, на мой взгляд, играет и возраст персонала — все работники молодые, амбициозные и креативные люди. С течением времени происходит постоянный рост клиентов компании.

На мой взгляд, развитие ИТ-услуг в нашей стране может способствовать увеличению экспорта и, в свою очередь, серьезному притоку валюты в страну. Для этого в Беларуси есть самое главное — толковые специалисты в данной сфере, а также очень удобное географическое положение для работы с иностранными клиентами. Но в виду низких заработных плат происходит серьезная «утечка мозгов» за рубеж. Это очень серьезная проблема, на мой взгляд, и она требует немедленного решения.

Сейчас, в связи с развитием ИТ-услуг, появилось огромное количество компаний, которые предлагают такие услуги, но не каждая по-настоящему отвечает за результат выполненной работы. ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» работает по принципу «не удовлетворяет результат — никакой оплаты». Таким образом, главными приоритетами компании являются удовлетворение потребности клиента и выполнение работы в срок. Все деятельность компании абсолютно прозрачна, и клиент совершенно точно знает, за что он платит деньги.

Автоматизация работы в компании ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» на высоком уровне, но, несомненно, нужно всегда «держать руку на пульсе», а также работать над развитием персонала, чтобы конкурировать с ведущими компаниями.

На сегодняшний день я бы предложил компании внедрить дополнительные курсы по обучению и развитию своих сотрудников. Подобные курсы помогли бы компании чаще выигрывать в конкурентной борьбе с другими компаниями в ИТ-сфере. Тем самым ООО «ГЕРСИС СОФТВЕР» смогло бы значительно увеличить количество новых и постоянных клиентов, расширить свое влияние на ИТ-рынке, ощутимо увеличить прибыль от оказываемых услуг, а также привлекать наиболее перспективные кадры.

Список используемых источников

1) http://gersis-software.com

2) http://ru.wikipedia.org

3) http://www.megaplan.ru