Документирование деятельности МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»

Глава 1. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ГРАЖДАН ПОЖИЛОГО ВОЗРАСТА И ИНВАЛИДОВ»

1.1 Особенности деятельности МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»

1.2 Нормативная база делопроизводства МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»

Глава 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ГРАЖДАН ПОЖИЛОГО ВОЗРАСТА И ИНВАЛИДОВ»

2.1 Оформление и составление организационно-распорядительной документации

2.2 Информационно-справочные документы

Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Регистрация, документирование, контроль исполнения документов

3.2 Подготовка дел к архивному хранению

Глава 4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МУ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ГРАЖДАН ПОЖИЛОГО ВОЗРАСТА И ИНВАЛИДОВ»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

С каждым годом возрастает количество пожилых людей и инвалидов, нуждающихся в посторонней помощи и внимании. Для обеспечения адресной, системной и комплексной поддержки данной категории населения в городах функционируют Центры социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов.

Муниципальные центры социального обслуживания являются учреждениями муниципального сектора социального обслуживания, создаются органами местного самоуправления на подведомственных территориях и находятся в их ведении. Они осуществляют организационную, практическую и координационную деятельность по оказанию различных видов социальных услуг, занимаются выявлением граждан пожилого возраста и инвалидов, нуждающихся в социальном обслуживании, определяют необходимые для них виды социальных услуг, обеспечивают их предоставление в полустационарных и нестационарных условиях, осуществляют срочное социальное обслуживание, а также оказывают населению социально-консультативную помощь.

Деятельность муниципальных центров социального обслуживания финансируется из средств соответствующих бюджетов, целевых социальных фондов, доходов от их хозяйственной деятельности и других источников, не запрещенных законом. Финансирование деятельности муниципальных центров социального обслуживания осуществляется из средств местных бюджетов. Размеры расходов на эти цели определяются органами местного самоуправления при утверждении соответствующих местных бюджетов. Для оказания помощи в деятельности администрации муниципального центра социального обслуживания могут создаваться общественные (попечительские) советы.

Как и любое муниципальное учреждение, центры социального обслуживания должны вести строгое документирование своей деятельности. Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами помогает муниципальному учреждению работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия. Всем этим и определяется актуальность данной работы.

Объектом данной работы является документация муниципального учреждения, предметом — документирование деятельности МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» ЯНАО.

В ходе работы над дипломным проектом была изучена различная литература по данной теме, которая может быть разделена на несколько блоков.

В первую очередь необходимо отметить исследования, касающиеся непосредственно темы документирования деятельности различных предприятий. Здесь можно выделить практические пособия по документоведению с различными образцами документов. Это, например, книга А. В. Охотникова «Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов» Охотников А. В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. М., 2004. 64 с., в которой изложены требования к оформлению разнообразных документов предприятия, организации и учреждения в соответствии с рекомендациями нового стандарта ГОСТ Р 6.30−2003, приведены образцы документов и примеры их оформления, или справочное пособие «Документы и делопроизводство» Кузнецова А. Н., Лихачев М. Г., Райхцаум А. Л., Соколов А. В. Документы и делопроизводство: Справоч. пос. М., 2005. 296 с.

Другой исследователь, Ю. М. Дёмин в своей книге «Делопроизводство» Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб., 2003. 274 с. большее внимание уделяет особенности подготовки служебной документации. Специфику управленческой документации рассматривает В. В. Маковецкий в книге «Документирование управленческой деятельности» Документирование управленческой деятельности / Под ред. В. В. Маковецкого. М., 2005. 176 с.

Очень полезной была книга И. Н. Кузнецова «Офисная документация» Кузнецов И. Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. М., 2006. 832 с., в которой он рассматривает весь процесс подготовки и оформления различных групп офисных документов.

Похожими по своей тематике являются различные практические пособия для секретарей учреждений. В них также представлены образцы документов, показаны особенности их движения на предприятии, даются советы по оптимизации процесса документооборота. Среди них можно выделить книги Л. М. Вяловой «Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах» Вялова Л. М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. М., 2006. 224 с., А. С. Красавина «Секретарь руководителя организации и делопроизводство» Красавин А. С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство: Практич. пос. М., 2004. 104 с., «Секретарское дело» Секретарское дело: (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практическое пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло и др. М., 2007. 608 с., М. В. Стенюкова «Курс секретарского дела» Стенюков М. В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. М., 2007. 238 с. или «Справочник секретаря» Стенюков М. В. Справочник секретаря. С изменениями и дополнениями. М., 2003. 192 с.

Целый ряд исследований посвящен какой-то отдельной стороне документооборота предприятия, чаще всего кадровой, как наиболее важной для любого учреждения. Здесь можно отметить книги В. И. Андреевой «Делопроизводство в кадровой службе» Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. 2-е изд., испр. и доп. М., 2005. 224 с., М. И. Басакова «Документы по персоналу предприятия» Документы по персоналу предприятия / Сост. М. И. Басаков. Ростов н/Д., 2002. 272 с., В. М. Пустозеровой «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы» Пустозерова В. М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. М., 2005. 144 с., М. Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности» Рогожин М. Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. СПб., 2004. 208 с. и «Организация кадровой работы предприятия» Рогожин М. Ю. Организация кадровой работы предприятия. М.: РДЛ, 2004. 372 с., статью Е. А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» Вагина Е. А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. 2004. № 1. С. 43 — 48.

Отдельные аспекты кадровой документации рассмотрены в статьях Л. Дорониной «Штатное расписание» Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. 2004. № 2. С. 97 — 100. и Ю. Г. Кирюхина, О. М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией» Кирюхин Ю. Г., Мельникова О. М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. 2003. № 4. С. 46 — 49. Вопроса изменения в оформлении различных документов на основе современного законодательства касается в своих статьях Т. В. Кузнецова Кузнецова Т. В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. 2003. № 6. С. 4 — 6; Она же. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. 2004. № 1. С. 34 — 42.

В ходе написания работы были также полезны и те книги, которые рассматривают специфику деловой переписки. Среди них выделяются книги П. В. Веселова «Аксиомы делового письма» Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М., 2003. 80 с., «Образцы деловой переписки на английском и русском языках» Котий Г. А., Гюльмисаров В. Р. Образцы деловой переписки на английском и русском языках: Практич. пос. М., 2005. 376 с. Г. А. Котий и Г. А. Гюльмисарова, «Справочник по деловой переписке» Справочник по деловой переписке. М., 2006. 265 с.

В пособии М. И. Басакова «Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30−2003)» Басаков М. И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30−2003): Практич. пос. 7-е изд., доп., перераб. Ростов-на-Дону, 2007. 224 с. излагаются необходимые практическим работникам сведения о порядке разработки и оформления важнейших управленческих документов — приказов и деловых писем, а также ряда других документов (постановлений, распоряжений, телеграмм, телефонограмм, актов, протоколов) в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30−2003. Пособие насыщено образцами и примерами оформления документов.

Здесь можно выделить актуальную в наши дни книгу «Электронный документ и документооборот: правовые аспекты» Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. М., 2003. 128 с., в которой анализируются проблемы документирования информации и организации документооборота в условиях современных информационных технологий. Освещаются вопросы классификации документов в социальной сфере, юридическая сила электронных документов, их правовой статус и обеспечение сохранности, роль в правовых отношениях, прежде всего в гражданском обороте и процессуальном законодательстве и практике, исследуются роль и место Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» в системе организации документооборота в РФ, зарубежный опыт в сфере электронного документооборота.

Наименьший интерес для нашего исследования представляют труды по управлению персоналом организации. Но в них также может отражаться некоторая специфика работы с документами. Это, например, книга М. Ю. Рогожина «Организация управления персоналом предприятия» Рогожин М. Ю. Организация управления персоналом предприятия. М.: РДЛ, 2004. 276 с. или статья Г. А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» Серова Г. А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. 2003. № 5. С. 32 — 34.

Таким образом, можно видеть, что, несмотря на большое количество работ по данной тематике, все они носят общую направленность и говорят о делопроизводстве в общем. К примеру, практически не рассмотрена особенность делопроизводственного процесса в муниципальных учреждениях.

Целью данной работы является рассмотрение особенностей документирования деятельности МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» г. Новый Уренгой ЯНАО. Данная цель позволила сформулировать основные задачи данного исследования:

1. Показать особенности составления и оформления основных видов документов.

2. Раскрыть сущность систематизации и хранения документов.

3. Рассмотреть особенности деятельности Центра.

4. Проанализировать организацию документооборота в Центре.

В ходе работы над дипломом были использованы различные источники, которые можно разделить на три группы:

1. Законодательные акты.

2. Нормативно-правовые акты.

3. Справочники.

К первой группе источников относится, в первую очередь, Трудовой Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: [приводится по состоянию на 3 сентября 2007 г.]. М., 2007. 269 с. и Гражданский Гражданский кодекс Российской Федерации Ч. 1, 2, 3, 4: [официальный текст]: (по состоянию на 20 июля 2007 года). М., 2007. 553 с. кодексы РФ. Именно в них на законодательном уровне определяется необходимость ведения различной документации на предприятии, проговаривается законодательный статус различных документов. Последствия нарушения этого законодательства проговариваются в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: [по состоянию на 10 января 2008 года: официальный текст: принят Государственной Думой 20 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 1001 года]. М., 2008. 270 с.

После кодексов по степени важности следуют федеральные законы. Из них наиболее важными для нас были те законы, которые проговаривают специфику содержания некоторых документов, в частности, степень открытости и закрытости информации, содержащейся в различных документах. Это Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. 2006. № 165. С. 3 — 6. и Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) // Российская газета. 2004. № 166. С. 4 — 6. К этим законам примыкает также и Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» // СЗ РФ. 2005. № 31. Ст. 3224.

Конкретные формы документов, используемые в деятельности учреждений и предприятий, проговариваются в постановлениях Госкомстата РФ и приказах Минтруда России. Это, например, Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» // Доступ из прав. системы «Консультант Плюс»., Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» // Экспресс-Закон. 1999. № 28. С. 18. и Постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. 2004. № 5. С. 10 — 12.

К этой же группе документов относится и Устав МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» Устав МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». Утв. общим собранием Центра. Протокол № 7 от 2 марта 2005 г. // Текущий архив МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» г. Новый Уренгой.

Ко второй группе источников относятся различные ГОСТы, определяющие особенности заполнения документации предприятий и учреждений. Это, в первую очередь, новый ГОСТ Р 6.30−2003, определяющий основные требования к оформлению документов Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М., 2003. 176 с., и ГСДОУ, регламентирующая особенности работы служб документационного обеспечения Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. М., 1991. 275 с. Специфику архивного хранения документов определяет ГОСТ 17 914–72 ГОСТ 17 914–72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (Постановление Госстандарта СССР от 13.10.1982 г. № 3956). М., 1984. 23 с.

Третью группу источников составляют различные нормативные справочники и классификаторы. Здесь наибольшую ценность для нас представлял «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (ОКУД)» Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299) (с изм. 1/96, 2/98, 4/99, 5/99, 6/2000, 7/2000, 8/2000, 9/2001, 10/2001, 11/2001, 12/2001, 13/2001, 14/2002, 15/2002, 16/2002, 17/2002, 18/2003, 19/2003, 20/2003, 21/2004, 22/2004, 24/2005, 33/2006, 34/2006, 35/2006, 36/2006, 37/2007, 38/2007). М., 2007. 82 с. и «Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29.01.2004 г. № 5, от 09.02.2004 г. № 9, от 22.04.2004 г. № 51]. 2-е изд. М., 2005. 389 с. Кроме них в работе также были использованы «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)» Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367) (с изм. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004). М., 2005. 128 с. и «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37) (ред. от 07.11.2006 г.). М., 2007. 271 с.

В процессе работы над дипломом использовались общенаучные и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных были использованы методы наблюдения, опроса, функционально-стоимостного анализа, моделирования, системного, экспертного и дисперсионного анализа. Кроме этого применялись метод аналогий, статистический, математический, описательный и комплексный методы. В процессе непосредственного проектирования применялись методы моделирования и диагностики, сетевой и матричный методы, методы корреляционного, дисперсионного и функционально-стоимостного анализа.

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 4-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-й главе даётся общая характеристика деятельности МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов», показана его структура, рассмотрена нормативная база делопроизводства. Во 2-й главе дается характеристика документов, используемых в деятельности МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». В 3-й главе показана организация работы с документами в МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». В 4-й главе даются рекомендации по совершенствованию процесса делопроизводства МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов».

Заключение

содержит обобщение и выводы дипломной работы.

Глава 1. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ГРАЖДАН ПОЖИЛОГО ВОЗРАСТА И ИНВАЛИДОВ»

1.1 Особенности деятельности МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»

МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» создан для осуществления организационной, практической и координационной деятельности по оказанию социальных услуг гражданам пенсионного возраста и инвалидам.

Основные задачи Центра социального обслуживания:

* выявление и дифференцированный учет граждан пожилого возраста и инвалидов, нуждающихся в социальной поддержке, определение необходимых им видов социальных услуг и периодичности их предоставления в полустационарных и нестационарных условиях;

* оказание гражданам пожилого возраста и инвалидам социальных, социально-педагогических, юридических, психологически, медицинских, бытовых, социально-консультативных и иных услуг;

* мониторинг социальной и демографической ситуации, уровня социально-экономического благополучия граждан пожилого возраста и инвалидов;

* внедрение в практику новых форм и методов социального обслуживания.

Штатная численность Центра — 20 человек.

Из них имеют:

— высшее образование — 9 человек;

— неполное высшее — 6 человека;

— среднее профессиональное — 2 человека;

— среднее общее — 1 человек.

В 2007 году большое значение отводилось повышению профессиональной квалификации и мастерства работников Центра. С этой целью в Центре в 2007 году проводился конкурс профессионального мастерства «Лучший социальный работник Центра». Конкурс проводиться в три этапа, в ходе которых особое внимание уделялось знанию участниками вопросов теории и технологии социального обслуживания. Работникам Центра, занявшим призовые места, были вручены грамоты и ценные подарки.

Еженедельно на планерных совещаниях рассматривались вопросы, направленные на организационную, методическую работу, утверждались планы мероприятий Центра на месяц, квартал, год.

В течение 2007 года в работе применялись разнообразные моральные формы стимулирования труда (объявление благодарности, вручение почетных грамот учреждения, органов социальной защиты, администрации города).

Серьезным резервом повышения эффективности труда работников Центра является адекватность представлений о требованиях к ним со стороны самих специалистов и их клиентов. Психолог провела социально-психологическое исследование в коллективе Центра. На основе изучения современных представлений о социальном работнике был сформулирован свод требований, предъявляемых к специалисту. Соотнеся все ответы респондентов, психолог сделала вывод, что социальный работник-это коммуникабельный, активный, честный, добрый, внимательный специалист, с хорошими профессиональными знаниями и творческим подходом к своей работе. Социальный работник это не просто профессия, а призвание плюс профессия, что вполне закономерно, так как научиться быть добрым нельзя.

Одно из важных направлений в работе Центра — это пропаганда деятельности Центра, формирование общественного мнения о необходимости и важности социального обслуживания и проблемах в социальной сфере. Тесное взаимодействие в данном вопросе налажено с городской газетой «Правда Севера», «Сигма». На страницах этих газет в течение года публиковались статьи и заметки о направлениях деятельности Центра. Сюжеты о работе Центра транслировались по-местному телевидению. В московском научно-практическом журнале «Помощь инвалидам и пожилым людям» была опубликована статья о работе Центра. За отчетный период была разработана и изготовлена рекламная продукция для неработающих пенсионеров и инвалидов: календарики, буклеты, флаеры. Продолжился выпуск журнала «Отражение» для неработающих пенсионеров и инвалидов.

Учитывая процессы старения населения, приоритетной задачей Центра в 2007 году являлось содействие обеспечению социального благополучия людей «третьего возраста» на основе комплексного подхода к их потребностям. Для работников Центра это означало не только обеспечить качественный уровень жизни в пожилом возрасте, но и раскрыть высокий интеллектуальный и творческий потенциал человека, сделать яркими дни «осени» для тех, кто более всего нуждается в помощи и поддержке.

Центр осуществляет социальное обслуживание граждан по следующим направлениям:

— социальное обслуживание на дому;

— срочное социальное обслуживание;

— организация отдыха и досуга неработающих пенсионеров и инвалидов в ОДП;

— социально-медицинское обслуживание инвалидов 1 группы на дому;

— реабилитация лиц БОМЖ;

— клубная деятельность;

— психологическая деятельность;

— социальный магазин;

— социальное такси;

— социальная лавка;

За период 2007 года сотрудниками Центра социального обслуживания граждан пожилого возраста было обслужено 3081 человек.

— социальное обслуживание на дому — 18 чел.

— срочное социальное обслуживание — 2020 чел.

— организация отдыха и досуга неработающих пенсионеров и инвалидов в ОДП — 227 чел.

— социально-медицинское обслуживание инвалидов 1 группы на дому — 39 чел.

— реабилитация лиц БОМЖ — 41 чел.

— клубная деятельность — 111 чел.

— «Мы стремимся к совершенству» — 29 чел.

— «Если сердцем молод» — 82 чел.

— психологическая деятельность — 66 чел.

— социальный магазин — 176 чел.

— социальное такси — 326 чел.

— социальная лавка — 57 чел.

1.2 Нормативная база делопроизводства МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов»

Муниципальное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов», (в дальнейшем именуемое — Центр), создано распоряжением главы администрации от 12.10.04 г. № 57.

Центр находится в собственности Ханты-Мансийского автономного округа-Югры и в ведении Департамента государственной собственности Ханты-Мансийского округа-Югры.

Центр является юридическим лицом и действует в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, ненормативными актами исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, изданными в пределах их компетенции, и Уставом.

С целью реализации прав граждан, социальное обслуживание граждан пожилого возраста и инвалидов муниципальным учреждением ХМАО-Югры «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» осуществляется в соответствии с нормативно-правовыми документами, Национальными стандартами, а также с перечнем социально-гарантированных услуг.

Основным направлениям деятельности является, разработка комплексных мероприятий по организации социального обслуживания граждан.

С 2007 года реализуется «Программа комплексной реабилитации лиц пожилого возраста и инвалидов социально-реабилитационного отделения «Центра социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». В 2007 году разработаны и внедрены индивидуальные и групповые программы для инвалидов по ИПР по направлению МСЭ; программа «Группа здоровья» для граждан пожилого возраста в спортивном зале и бассейне.

В целях доступности услуг с 2005 года успешно реализуется городская целевая программа «Дополнительные меры социальной поддержки отдельных категорий граждан», по которой льготным категориям граждан (инвалиды, участники ВОВ, труженики тыла, малообеспеченные не работающие пенсионеры) бесплатно и на условиях частичной оплаты предоставляются различные лечебно-оздоровительные и бытовые услуги. Бесплатно выделяются путевки в отделение дневного пребывания граждан пожилого возраста и инвалидов

Для реализации медицинской деятельности получена лицензия на медицинскую деятельность № 86−01−440 сроком действия на 5 лет с 21.06.2007 года

В течение 2006 года Центром произведена передача имущества, зданий, помещений из муниципальной собственности в собственность автономного округа согласно акту приема-передачи № 87−02−19−06 от 26 мая 2006 года; приказу Департамента государственной собственности № 867 от 19 мая 2006 г., и получены следующие документы: свидетельство о государственной регистрации права на недвижимое имущество № 72 НК 327 484 от 18 января 2007 года; № 72 НК 327 485 от 18 января 2007 года; № 72 НК 327 486 от 18 января 2007 года.

Для получения лицензии на осуществление медицинской деятельности были собраны все необходимые документы, кроме заключения Отдела Государственного пожарного надзора по г. Новый Уренгой УГПН ГУ МЧС России по ХМАО-Югре. Мероприятия по предписанию ОГПН устраняются в плановом порядке в ходе проведения текущего ремонта. Завершить работы планируется во втором квартале 2007 г.

Стратегической целью Центра на период с 2007 по 2009 годы является развитие системы предоставления качественных и эффективных социальных услуг, направленных на оказание семьям и отдельным гражданам, попавшим в трудную жизненную ситуацию, помощи в реализации законных прав и интересов, содействия в улучшении их материального положения, а также психологического статуса.

Выбор указанной цели обусловлен эскалацией потребности общества в том числе льготных категорий граждан в качественных и эффективных социальных услугах. Концепция данной цели — определяется как содействие в улучшении качества жизни населения, что само по себе конкретизирует цель установленную Департаментом и является исполнением законов и программ Ханты-Мансийского автономного округа — Югры на период до 2010 г. (Закона Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 28.02.2006 № 35-оз «О качестве жизни населения Ханты-Мансийского автономного округа — Югры». Законом Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 26.02.2006 № 31-оз «О программе Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Поддержка системы социального обслуживания граждан старшего поколения в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре» на 2006 — 2008 гг. Законом Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 26.02.2006 № 31-оз «О программе Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Социальная поддержка и социальное обслуживание инвалидов в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре» на 2006 — 2008 г. г.).

Всё делопроизводство Центра осуществляется на основе Инструкции по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой Постановление Главы города Новый Уренгой от 18.10.2005 г. № 230 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой» // Текущий архив МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» г. Новый Уренгой.

Настоящая Инструкция по делопроизводству определяет единые требования к организации делопроизводства, устанавливает правила подготовки, оформления, проверки, регистрации, рассылки и хранения документов, организации работы с корреспонденцией в Администрации города Новый Уренгой.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города возлагается на их руководителей.

Работники структурных подразделений Администрации города несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов. При утрате документа работник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения.

Правила и порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения, с обращениями граждан, организации контроля в Администрации города устанавливаются соответствующими положениями, утвержденными правовыми актами Главы города Новый Уренгой.

Документ должен оформляться на бланке.

Для бланков использоваться бумага форматов А4 (297×210 мм) и А5 (210×148 мм). Должностные бланки для оформления резолюции изготавливаются на бумаге формата А6 (148×105 мм).

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

Для правовых актов и писем используются продольные бланки, в которых все реквизиты располагаются по центру текстового поля, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

На бланках документов должны быть установлены следующие поля: левое — 25 мм, правое — 15 мм, верхнее — 15 мм, нижнее — 20 мм.

В Администрации Нового Уренгоя применяются бланки: общий бланк Администрации города Новый Уренгой, постановления Главы города Новый Уренгой, распоряжения Главы города Новый Уренгой, письма Главы города Новый Уренгой, заместителей Главы города.

Структурные подразделения Администрации города могут иметь бланки в соответствии с положениями о подразделениях, утвержденными Главой города Новый Уренгой.

Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом или с использованием средств вычислительной техники.

Бланки решений Городской Думы муниципального образования город Новый Уренгой, постановлений, распоряжений Главы города Новый Уренгой, писем изготавливаются с использованием средств вычислительной техники в Организационно-распорядительном управлении Администрации города.

Бланки писем структурных подразделений Администрации города, как правило, изготавливаются с использованием средств вычислительной техники.

Глава 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ГРАЖДАН ПОЖИЛОГО ВОЗРАСТА И ИНВАЛИДОВ»

2.1 Оформление и составление организационно-распорядительной документации

Правовое положение работника организации МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Структура текста данного документа, согласно УСОРД Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М., 2003. С. 75., включает следующие разделы:

«Общие положения», устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

«Функции» — раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста.

«Должностные обязанности» — перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т. д.

«Права» — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

«Ответственность» — установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

«Взаимоотношения. Связи по должности» — перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

При разработке должностных инструкций в МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37) (ред. от 07.11.2006 г.). М., 2007. С. 104.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов».

Должностные инструкции доводятся до работников под расписку.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя Центра, который доводится до работников под расписку.

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

— при изменении наименования организации или структурного подразделения;

— при изменении наименования должности;

— при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция в виде исключения была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом — приказом директора Центра о распределении обязанностей.

Распорядительная деятельность Центра документируется в основном посредством издания приказов руководителем МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы Центра и т. п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами Центра, согласовываются с главными, ведущими специалистами, при необходимости с юрисконсультом и главным бухгалтером и подписываются руководителем Центра. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб., 2003. С. 122.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке Центра и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит:

— предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);

— наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;

— срок исполнения приказа Охотников А. В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. М., 2004. 64 с.

Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной, например:

Начальнику отдела кадров Тыняновой Н. В. составить график проведения аттестации специалистов МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» до 25.12.07.

или

Составить график проведения аттестации специалистов МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов». Ответственный — начальник отдела кадров Тынянова Н. В., срок — до 25.12.2007.

или

Начальнику отдела кадров Тыняновой Н. В. в срок до 25.12.2007 составить график проведения аттестации специалистов МУ «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов».

Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения печатающего устройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом, например:

Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Борисова Ю.П.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

Приложение

к приказу директора

ЗАО «Контакт»

от 02.06.2007 № 101

(Инструкция Минфина РФ

от 13.04.2000 № 134/56)

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка — это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители Центра (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую» Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. М., 1991. С. 122.

2.2 Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Таким образом, вся информационно-справочная документация может быть разделена на две группы документов:

— протоколы, акты, справки, записки, заключения и др.;

— все разновидности переписки.

Рассмотрим основные разновидности документов из каждой группы, используемые в делопроизводстве Центра.

Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства Центра. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках Центра и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

— кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

— кто вел протокол;

— кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т. п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;

— кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;

— какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные» Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М., 2003. С. 45.

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список, например:

Присутствовали: 85 чел. (список прилагается).

Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т. е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т. п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб., 2003. С. 74.

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже, например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О развитии сотрудничества с ЗАО «Электрон». Сообщение зам. директора Тихонова О.П.

О переходе на новый режим работы. Сообщение начальника отдела кадров Черкасовой В.Д.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами Чуковенков А. Ю., Янковская В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2-е изд., перераб. и доп. М., 2005. С. 86.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после — двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут — «Доклад прилагается» (в протоколе — без кавычек) Чуковенков А. Ю., Янковская В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2-е изд., перераб. и доп. М., 2005. С. 90.

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе — без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи Документирование управленческой деятельности / Под ред. В. В. Маковецкого. М., 2005. С. 46.