Документирование деятельности службы кадров ООО «АвтоТрансЛогистик» в г. Новый Уренгой

Рецензия на дипломный проект «Документирование деятельности службы кадров ООО „АвтоТрансЛогистик“ в г. Новый Уренгой»

Данная дипломная работа отвечает всем необходимым требованиям. Работа написана на актуальную тему и раскрывает основные принципы, связанные с вопросами кадрового делопроизводства.

Дипломная работа состоит из трёх глав. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности системы управления персоналом. Во 2-ой главе дается характеристика документов кадровой службы. В 3-ей главе показаны принципы, по которым разрабатывались должностные инструкции для отдела кадров.

Заключение

содержит обобщение и выводы дипломной работы.

Результаты исследования, проведенного в ходе написания дипломного проекта, имеют практическую ценность для предприятия ООО «АвтоТрансЛогистик», так как в них отражены реальные способы улучшения ведения кадровой документации на предприятии.

В ходе разработки мероприятий, рекомендуемых предприятию ООО «АвтоТрансЛогистик» к внедрению, был изучен большой объем данных, касающийся деятельности предприятия: проведены анализ работы кадровой службы предприятия, анализ кадровой документации.

Несмотря на то, что в работе встречаются отдельные несущественные неточности и недочёты, данная дипломная работа демонстрирует хорошую подготовленность студентки и заслуживает положительной оценки.

• Введение
• Глава 1. Структура управления и ее место в структуре управления ООО «АТЛ»
• 1.1 Основные направления деятельности ООО «АТЛ»
• 1.2 Нормативно-правовая кадровая деятельность предприятия
• Глава 2. Система документации ООО «АТЛ»
• 2.1 Организационные документы, их анализ
• 2.2 Распорядительная документация
• 2.3 Информационно-справочная документация
• Глава 3. Оргпроект по совершенствованию кадрового делопроизводства
• 3.1 Принципы разработки должностных инструкций
• 3.2 Структура должностной инструкции
• Заключение
• Список источников и литературы
• Приложения
• Приложение 1

Функция кадровой документации (по личному составу) — оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: [приводится по состоянию на 3 сентября 2007 г.]. М., 2007. 269 с., инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367) (с изм. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004).М., 2005. 128 с., введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Актуальность данной работы определяется тем, что в условиях рыночных отношений любая организация может достичь высоких результатов при наличии одного важного условия — она должна быть обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы. Признавая в новых условиях приоритетность личности работника, следует поддержать отказ от широко применяемого в настоящее время термина «кадры» в пользу понятия «персонал», суть которого связана с представлением о трудовом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в котором учитываются их личные качества и интересы.

Суть перехода от традиционных форм работы с кадрами к системе управления персоналом заключается в постепенном отходе от жестких, административных методов воздействия на людей к рыночным взаимосвязям, базирующимся на экономических методах.

Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Использованную литературу можно условно разделить на два блока.

Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М. Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности» Рогожин М. Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. СПб., 2004.208 с., в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30−2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.

Другая книга — это книга В. М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы» Пустозерова В. М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. М., 2005. 144 с.. В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановления Госкомстата РФ от 5. 01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. 2004. № 5.С. 10 — 12.. В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.

В книге М. И. Басакова «Документы по персоналу предприятия» Документы по персоналу предприятия: Кадровая политика. Работа кадровой службы. Управленческая и кадровая документация. Формы, примеры / Авт. — сост. Басаков М. И. Ростов н/Д., 2002. 272 с. рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной акцент в книге сделан на оформлении организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.

В работе была также использована книга Чуковенкова А. Ю. и Янковой В. Ф. «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Чуковенков А. Ю., Янковская В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6. 30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. — 216 с.. В данной книге раскрываются положения стандарта, содержится дополнительная нормативная и справочная информация, образцы бланков, примеры оформления документов.

Второй блок источников составляют различные статьи по данной теме. Среди статей можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» Степанов Е. Персональные данные и их защита" // Делопроизводство. — 2001. — № 9. — С. 40 — 43. рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А. В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» Пшенко А. В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. — 2003. — № 2. — С. 7 — 10. рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т. В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» Кузнецова Т. В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. — 2004. — № 1. — С. 34 — 42. рассматриваются изменения ГОСТа Р 6.30−2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51 511−2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т. В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» Кузнецова Т. В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. — 2003. — № 6. — С. 4 — 6. рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г. А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» Серова Г. А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. — 2003. — № 5. — С. 32 — 34. рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю. Г. Кирюхина и О. М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией» Кирюхин Ю. Г., Мельникова О. М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. — 2003. — № 4. — С. 46 — 49.. В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. — 2004. — № 2. — С. 97 — 100. рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него. В статье Е. А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» Вагина Е. А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. — 2004. — № 1. — С. 43 — 48. рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.

Таким образом, мы можем видеть, что данная тема широко представлена в литературе, но, тем не менее, представляется очень важным её рассмотрение на примере конкретного предприятия.

Целью данной работы является изучение и обобщение существующей практики работы с кадровыми документами на примере предприятия ООО «АвтоТрансЛогистик» в г. Новый Уренгой. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломной работы:

1. Рассмотреть структуру управления и ее место в структуре управления ООО «АТЛ» .

2. Проанализировать систему документации ООО «АТЛ» .

3. Разработать должностные инструкции для отдела кадров.

служба кадров документирование инструкция

Объектом данного исследования является документы кадровой службы, предметом данного исследования являются документы кадровой службы ООО «АвтоТрансЛогистик» .

Источники, использованные в данной работе, можно поделить на три группы:

1. Кодексы.

2. Федеральные законы и Постановления Правительства.

3. Постановления различных министерств.

4. ГОСТы.

5. Справочные издания.

Дадим характеристику каждой из этих групп.

Основным для дипломной работы являлся Трудовой кодекс РФ Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: (в ред. от 30 декабря 2006 г.).М., 2007. 269 с., в котором содержаться всё вопросы, касающиеся трудовых отношений. В нём определяются требования к ведению трудовых книжек, раскрывается сущность контрактных отношений между работодателем и работником. Часть вопросов, связанных с оформлением трудовых отношений и последствиями по их нарушению, нашла своё отражение в Гражданском кодексе РФ Гражданский кодекс Российской Федерации Ч. 1, 2, 3, 4: [официальный текст]: (по состоянию на 20 июля 2007 года).М., 2007. 553 с. и в Кодексе РФ об административных правонарушениях Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: [по состоянию на 10 января 2008 года: официальный текст: принят Государственной Думой 20 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 1001 года]. М., 2008. 270 с.. В них оговариваются особенности заключения между работником и предприятием трудового договора или контракта.

Среди федеральных законов наиболее существенными для нашей работы были следующие:

Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.) Федеральный закон от 01. 04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25. 10.2001 г., 31. 12.2002 г., 09. 05.2005 г.) // Российская газета. 1996. 10 апреля.С. 4. ;

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон от 27. 07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. 2006. № 165.С. 3 — 6. ;

Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) Федеральный закон от 29. 07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02. 02.2006 г., с изм. от 18. 12.2006 г.) // Российская газета. 2004. № 166.С. 4 — 6. .

Среди Постановлений Правительства РФ самым важным для дипломной работы было Постановление от 16.04.2003 г. № 225 (ред. от 06.02.2004 г.)" О трудовых книжках" (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») Постановление Правительства РФ от 16. 04.2003 г. № 225 (ред. от 06. 02.2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Российская газета. 2003. № 77.С. 5., так как именно в нём оговариваются все требования по ведению и оформлению трудовых книжек на предприятии. Определенную важность представляет и Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» Постановление Правительства РФ от 23. 07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» // Собрание законодательства РФ. 2005. № 31. Ст. 3224., так как в нём проговаривается, какая информация о сотрудниках является секретной.

Следующая важная группа источников представлена постановлениями Госкомстата РФ, касающимися особенности оформления первичной учётной документации. Среди них можно назвать постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» // Экспресс-Закон. 1999. № 28.С. 18. и постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановления Госкомстата РФ от 5. 01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. 2004. № 5.С. 10 — 12. .

К этой же группе источников могут быть отнесены постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек» Постановление Минтруда РФ от 10. 10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек» // Российская газета. 2003. № 235.С. 4., приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» Приказ Минтруда России от 09. 07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» // Доступ из прав. системы «Консультант Плюс» и постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30−2003») Постановление Госстандарта РФ от 03. 03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6. 30−2003»).М., 2003. 176 с. .

Определенный интерес для дипломной работы представляло постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. № 794/33−82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ» Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31. 12.1987 г. № 794/33−82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ» (ред. от 17. 01.1990, с изм. от 19. 02.2003) // Бюллетене Госкомтруда СССР. 1988. № 5.С. 21 — 27., так как на предприятии «АвтоТрансЛогистик» применяется в том числе и вахтовая форма работы.

Следующую группу источников представляют различные ГОСТы, связанные с оформлением производственной документации, в том числе и по кадрам. Здесь, в первую очередь, необходимо назвать «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.М., 1991. 275 с., в которой представлены общие требования к документам, а также ГОСТ 17 914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» ГОСТ 17 914–72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (Постановление Госстандарта СССР от 13. 10.1982 г. № 3956).М., 1984. 23 с., определяющий некоторые особенности хранения документов.

Справочные издания представлены в основном квалификационными справочниками должностей, такими как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21. 08.1998 г. № 37) (ред. от 07. 11.2006 г.).М., 2007. 271 с., «Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29. 01.2004 г. № 5, от 09. 02.2004 г. № 9, от 22. 04.2004 г. № 51]. 2-е изд.М., 2005. 389 с., «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)» Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367) (с изм. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004).М., 2005. 128 с.. И последний из рассматриваемых источников — это «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (ОКУД)» Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299) (с изм. 1/96, 2/98, 4/99, 5/99, 6/2000, 7/2000, 8/2000, 9/2001, 10/2001, 11/2001, 12/2001, 13/2001, 14/2002, 15/2002, 16/2002, 17/2002, 18/2003, 19/2003, 20/2003, 21/2004, 22/2004, 24/2005, 33/2006, 34/2006, 35/2006, 36/2006, 37/2007, 38/2007).М., 2007. 82 с. .

В ходе работы над дипломом использовались общенаучные и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных были использованы методы наблюдения, опроса, функционально-стоимостного анализа. В период сбора данных применялись методы моделирования, системного анализа, статистический, описательный и комплексный методы.

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности системы управления персоналом. Во 2-ой главе дается характеристика документов кадровой службы. В 3-ей главе показаны принципы, по которым разрабатывались должностные инструкции для отдела кадров.

Заключение

содержит обобщение и выводы дипломной работы.

Глава 1. Структура управления и ее место в структуре управления ООО «АТЛ»

1.1 Основные направления деятельности ООО «АТЛ»

Общество с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» молодая динамично развивающаяся компания. Компания создана в начале 2006 года.

В настоящее время компания располагает несколькими филиалами в таких регионах как Республика Коми, Ямало-Ненецкий автономный округ, Московская область, Архангельская область.

По итогам работы за 2007 год ООО «АвтоТрансЛогистик» вошла в пятерку ведущих автотранспортных компаний РФ по объемам перевозок.

Основными видом деятельности компании является перевозка сыпучих грузов, круппнотонажных и негабаритных грузов, в том числе занимается перевозкой грузов каботажным (прибрежным) флотом.

ООО «АвтоТрансЛогистик» Новоуренгойский филиал. Основным направление деятельности Новоуренгойского филиала является перевозка грузов различного назначения в интересах предприятий топливно-энергетического комплекса, а именно ОАО «Юрхаровнефтегаз», ООО «Ямбурггаздобыча», ОАО «Ванкорнефть», ОАО «ТНК-ВР» .

Филиал Общества с Ограниченной Ответственностью «АвтоТрансЛогистик» создан на основании Решения № 2 Единственного Участника общества с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» от 12 сентября 2001 г. Положение о филиале Общества с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» в городе Новый Уренгой. Утв. единственным участником Общества с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» А. А. Болдыревым. Решение № 2 от 12 сентября 2001 г. // Текущий архив ООО «АвтоТрансЛогистик» г. Новый Уренгой. и действует с соблюдением требований Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иных федеральных законов.

Полнее наименование филиала: Филиал Общества с Ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» в городе Новый Уренгой.

Местонахождение филиала: 629 305, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Новый Уренгой, ул. Юбилейная, д. 5.

Филиал учрежден на неопределенный срок.

Филиал создан с целью повышения эффективности коммерческой деятельности Общества и расширения предметной и территориальной сферы деятельности Общества.

Филиал является обособленным подразделением общества с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик», расположенным вне места нахождения общества и осуществляющий все его функции, в том числе функции представительства.

Филиал не является юридическом лицом, действует на сновании утвержденного обществом положения. Филиал для осуществления деятельности наделяется создавшим его обществом имуществом, которое учитывается как на его отдельном балансе, так и на балансе общества.

Директор филиала назначается обществом и действует на основании доверенности.

Филиал осуществляет деятельность от имени создавшего его общества.

Для организации и ведения своей деятельности филиал может иметь расчетные счета в банках в установленном законом порядке.

Филиал имеет печать, штампы и бланки со своим наименованием и наименованием общества.

Имущество филиала образуется из средств, закрепленных за ним обществом, а также денежных и материальных средств, приобретенных в ходе его хозяйственной деятельности, входящих в общий баланс общества, имуществе, числящееся на балансе филиала, является собственностью общества.

Для выполнения своих задач и задач общества филиал осуществляет финансово-хозяйственную деятельность в пределах и на условиях, определенных ему обществом.

Производственная деятельность филиала планируется и учитывается в уставе общества.

Обществе предоставляет филиалу оперативную самостоятельность в процессе выполнения закрепленных за ним функций.

Филиал осуществляет распоряжение имуществом и средствами, получаемых им в результате собственной хозяйственной деятельности в соответствии с решениями общества.

Филиал вправе заключать хозяйственные договоры, ответственность за которые несет общество.

Филиал несет материальную ответственность перед обществом за нанесенный ущерб.

Филиал реализует свою продукцию, работы и услуги по ценам и тарифам, установленным обществом.

Филиал осуществляет все виды хозяйственной деятельности, направленной на решение уставных задач филиала и общества в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а также законодательствами других стран, на территории которых филиал осуществляет свою деятельность.

Итоги деятельности филиала отражаются в балансе, в отчете о прибылях и убытках, а также годовом отчете общества.

Финансовый год филиала совпадает с финансовым годом общества.

Руководство деятельностью филиала осуществляет Директор филиала, назначаемый и смещаемый Единственным Участником Общества.

Директор филиала осуществляет свою деятельность на основании и в пределах доверенности, трудового договора и приказа о назначении Директора филиала.

Доверенность и Приказ о назначении Директора филиала издает Генеральный директор Общества на основании решения Единственного Участника Общества о назначении Директора.

Директор филиала:

действует от имени общества по доверенности;

осуществляет оперативное руководство деятельностью филиала в соответствии с утвержденными обществом планами;

представляет интересы филиала во всех российских и иностранных предприятиях, учреждениях и организациях;

распоряжается средствами филиала в пределах предоставленных ему прав, совершает сделки;

в пределах имеющихся полномочий, издает приказы и указания, обязательные для всех работников филиала;

открывает в банках расчетные и иные счета;

принимает на работу и увольняет с работы работников филиала в соответствии со штатным расписанием, применяет к ним меры поощрения и наложения на них взысканий в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач филиала. Приказы и распоряжения Директора филиала, в пределах его полномочий, обязательны для исполнения всеми работниками филиала.

Проверка финансово-хозяйственной и правовой деятельности филиала осуществляется ревизионной комиссией общества, аудиторскими службами, назначенными или привлекаемыми обществом в случае необходимости.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью филиала может осуществляться аудиторами (аудиторскими организациями на основании заключенных с ними договоров).

Члены ревизионной комиссии общества и аудиторы вправе требовать от должностных лиц филиала предоставления им всех необходимых материалов, бухгалтерских или иных документов и личных объяснений.

Члены ревизионной комиссии общества и аудиторы направляют результаты проведенных ими проверок генеральному директору общества.

Ревизионная комиссия общества и аудиторы составляют заключение по годовым отчетам филиала.

Филиал учитывает результаты своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер филиала несет ответственность и пользуется правами, установленными для главных бухгалтеров предприятий и организаций. Главный бухгалтер филиала подчиняется непосредственно Генеральному директору и главному бухгалтеру общества.

Отношения работников филиала, возникшие на основе трудового договора, регулируются Российским трудовым законодательством и положением о персонале филиала, утверждаемым Директором.

Структуру филиала утверждает генеральный директор общества.

Директор филиала разрабатывает положение о персонале, где предусматривается порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы.

Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных российским трудовым законодательством.

Деятельность филиала прекращается:

по решению единственного участника общества;

в случае ликвидации общества.

Прекращение деятельности филиала происходит путем его ликвидации.

1.2 Нормативно-правовая кадровая деятельность предприятия

При подготовке кадровой документации, и прежде всего приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации в редакции от в ред. от 30 декабря 2006 г. с последующими изменениями и дополнениями Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: (в ред. от 30 декабря 2006 г.).М., 2007. 269 с.. Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор заключается в письменной форме (ст.67); прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст.68); на всех работников ведутся трудовые книжки (ст.66); администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст.62) и т. д.

Действующие подзаконные акты регламентируют работу с конкретными видами кадровых документов. Так, оформление, учет и ведение трудовых книжек работников описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей в редакции от ред. от 6 февраля 2004 г. (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225) Постановление Правительства РФ от 16. 04.2003 г. № 225 (ред. от 06. 02.2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Российская газета. 2003. № 77.С. 5.. В дальнейшем в Правила вносились изменения и дополнения, касавшиеся порядка ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями; порядка исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек; об отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с приобретением трудовых книжек.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на данную систему документации — ГОСТ Р 6.30−2003 Постановление Госстандарта РФ от 03. 03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6. 30−2003»).М., 2003. 176 с.. Стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;

б) отраслевых стандартов РФ;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30−2003.

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего, уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30−97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30−2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТ Р6.30−2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30−97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее — ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее — ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТ Р6.30−2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» .

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р6.30−2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30−2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30−2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 200 000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30−2003 в состав реквизитов (реквизит — от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 — индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — сведения об адресате;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о постановке документа на контроль;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложений;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати организации;

26 — отметка о заверении копии документа;

27 — отметка об исполнителе документа;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организации;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Указания ГОСТа Р6.30−2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства — Государственной системы документационного обеспечения управления, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных ОРД Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.М., 1991. 275 с. .

Помимо нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации специалисты-практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В Основных правилах работы ведомственных архивов Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 № 263).М., 1986. 39 с. излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17 914–72 ГОСТ 17 914–72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (Постановление Госстандарта СССР от 13. 10.1982 г. № 3956).М., 1984. 23 с. .

Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15. 08.1988 г.) (ред. от 27. 06.1996 г., с изм. от 06. 10.2000 г.).М., 2001. 36 с. .

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности.

Стиль и содержание работы сотрудников традиционных отделов кадров российских организаций оговорен нормативным документом «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», принятым постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 Постановления Госкомстата РФ от 5. 01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. 2004. № 5.С. 10 — 12.. Задача на первых порах состоит в том, чтобы полностью освоить эти требования, а затем привести данные характеристики в соответствие с современными условиями и реализовать их.

Методическое обеспечение Системы управления кадрами ООО «АвтоТрансЛогистик» составляют следующие документы:

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Коллективный договор ООО «АвтоТрансЛогистик» (принимается на конференции работников предприятия);

Устав ООО «АвтоТрансЛогистик», утв. Распоряжением Министерства РФ по транспортной промышленности от 10.09.2001 г.;

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО «АвтоТрансЛогистик» ;

Инструкция о порядке оформления и учета кадров в системе Mинистерства. ДСП. экз. № 769, утв. приказом по Министерству 20.04.1977 г. № 198;

Концепция кадровой политики ООО «АвтоТрансЛогистик», утв.17.07.2002 г. № 12−07/1332;

Организационная структура ООО «АвтоТрансЛогистик» ;

Руководство по качеству (CTП 66).

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

1. Кадровая документация призвана оформлять и закреплять трудовые отношения между работником и работодателем. Она включает в себя различные информационные показатели, установленные общероссийскими классификаторами. Только при правильном ее ведении возможно нормальное функционирование любого предприятия.

2. Кадровая документация очень обширна и разделяется на виды и разновидности по своим функциям и задачам. Но, несмотря на ее многообразие, должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Глава 2. Система документации ООО «АТЛ»

2.1 Организационные документы, их анализ

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — организация системы и процессов управления, т. е.:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

регистрация организации;

установление ее структуры;

определение штатной численности, номенклатуры должностей: руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

регламентация деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности в необходимых случаях;

установление режима работы и системы охраны;

организация труда работников и оценка труда работников;

реорганизация организации;

ликвидация организации и некоторые другие виды работ Кузнецова А. Н., Лихачев М. Г., Райхцаум А. Л., Соколов А. В. Документы и делопроизводство: Справоч. пос.М., 2004.С. 8. .

Организационная деятельность ООО «АвтоТрансЛогистик» фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав организации Устав ООО «АвтоТрансЛогистик». Утв. решением собрания участников. Протокол № 7 от 2 марта 2005 г. // Текущий архив ООО «АвтоТрансЛогистик» г. Новый Уренгой., положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем ООО «АвтоТрансЛогистик», распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно) Делопроизводство: Более 120 документов: Образцы, документы. Организация и технология работы / В. В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло и др.М., 2003.С. 16. .

По мере изменения характера деятельности ООО «АвтоТрансЛогистик» и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего собрания Учредителей) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях — распорядительными документами руководителя.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство ООО «АвтоТрансЛогистик» с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ Р 6.30−2003) реквизитов Постановление Госстандарта РФ от 03. 03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6. 30−2003»).М., 2003.С. 19 — 21.: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Учредительные документы — это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава Кузнецов И. Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. М., 2006. С. 34. .

Устав — правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности — организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор ООО «АвтоТрансЛогистик» состоит из следующих разделов:

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Место нахождения организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.