Внедрение автоматизированного рабочего места ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник

Федеральное агентство по образованию Уральский гуманитарный институт Факультет экономический Кафедра математики и информатики Специальность 80 801 «Прикладная информатика (в экономике)»

Специализация «Корпоративные экономические информационные системы»

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА Тема:

Внедрение автоматизированного рабочего места ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник Выполнена студентом:

Е.С. Дербеневым,

группа ПИЭ-641 з Научный руководитель

ст.преп. А. Н. Фоминых Екатеринбург 2010

1. Среда для разработки информационной системы педприятия

1.1 Система управления базами данных Microsoft Access

1.2 Среда программирования Delphi

1.3 Технология доступа к СУБД Microsoft Access с помощью ADO

2. Предпроектные исследования

1.4 Характеристика предприятия ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник

1.5 Анализ Экономической информационной системы предприятия

1.6 Обоснование необходимости совершенствования информационной системы предприятия

1.7 Анализ системы учета материальных ценностей

1.8 Предварительный технико-экономический анализ проекта

1.9 Цели и задачи автоматизации учета информации в организации

3. Проектная часть

3.1 Разработка построения информационной системы на ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник

3.2 Разработка требований к автоматизированной информационной

системе

3.3 Разработка информационного обеспечения

3.4 Разработка пользовательского интерфейса автоматизированных

рабочих мест (АРМ) и отчетов

3.5 Разработка программного обеспечения

3.6 Разработка руководство пользователя

3.7 Экономическая выгода информационной системы

3.8 Построение и расчет сетевого графика разработки

3.9 Расчет затрат на разработку информационной системы

3.10 Анализ основных технико-экономических показателей

Заключение

Список использованных источников

Приложение 1 Computer system

Приложение 2 Структура автоматизированных рабочих мест

Приложение 3 Исходный текст программы

Сегодня, чтобы завоевать свое место под солнцем на производственно строительном рынке, работу необходимо выполнять быстро, качественно, красиво, и вовремя. Ведь заказчик выберет лучших.

Успех всего дела в первую очередь зависит от уровня подготовки как руководителя организации, так и всего коллектива в целом.

Таким образом, основным фактором развития промышленности, является уровень развития в обществе информационных технологий.

Информатизация предусматривает создание информационных систем, эффективно поддерживающих функционирование любой экономической, организационной и социальной структуры. Главная цель информатизации — повышение эффективности общественного производства всех видов продукции и услуг для улучшения социально-экономических условий жизни населения.

Создавшиеся экономические условия и организационно-технические особенности области предприятия обусловливают необходимость оперативного получения достоверной информации о затратах на производство продукции с целью изыскания резервов их снижения.

Актуальность данной темы заключается в том, что использование персональных компьютеров для автоматизации учета материальных ценностей является важной составляющей частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия, создает предпосылки для безбумажного первичного учета, по крайней мере, в части внутренних документов предприятия. Сам по себе учет материальных ценностей состоит из множества рутинных операций, связанных с выполнением одних и тех же операций, арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации, не так-то легко получить правильное решение, кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований предъявляемых к учету материальных ценностей, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Объект исследования — ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник.

Предмет исследования — автоматизация рабочего места.

В связи с вышеизложенным, целью работы является разработка автоматизированной информационной системы учета и сбора информации материальных ценностей на предприятии.

Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи исследования:

1. Изучить первичные документы, данные бухгалтерской отчетности ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник.

2. Проанализировать экономическую информационную систему предприятия.

3. Разработать построение информационной системы.

Гипотеза исследования состоит в сокращении различных видов финансовых, материальных, энергетических потоков за счет их частичной замены информационными потоками. Для этих целей применяются информационные системы, реализующие соответствующие информационные технологии.

Новизна исследования — при внедрении автоматизированных рабочих мест на предприятиях появляется возможность автоматизировать все операции учета, анализа и контроля и получать запросы в любое время. При такой системе ведения учета руководители предприятия и соответствующие должностные лица могут иметь достоверную текущую информацию об его хозяйственной деятельности по состоянию на момент запроса. Это позволяет усилить действенность руководства, оперативно проконтролировать принятые решения.

Степень и уровень разработанности проблемы - отсутствие информационной системы привело заказчика к внедрению на предприятии информационной структуры.

Рассматривая этапы разработки необходимо учитывать предложения заказчика и если необходимо, пересмотреть весь процесс создания системы. Этапы развития и уровень осуществления проекта анализируется заказчиком проекта. Проблема рассматривается по чётко заданным уровням создания системы.

Уровни разработки проблемы:

— анализ требований заказчика;

— разработка системы;

— программирование;

— прием заказчиком системы;

— внедрение системы;

— сдача системы заказчику.

Источниковая база исследования — справочная литература, учебные пособия, Интернет источники, нормативные документы предприятия.

Дипломная работа состоит из трех разделов. Для осуществления поставленных целей в первом разделе проведен обзор теоретических составляющих инфориационной системы, изучена литература по языку программирования Delphi.

Во втором разделе проведен анализ информационной системы и программного обеспечения.

В третьем разделе идет разработка и экономическое обоснование системы сбора информации В заключении подводятся итоги проделанной работы.

1. СРЕДА ДЛЯ РАЗРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

В настоящее время все большее распространение, как в производстве, так и в документообороте предприятий находит компьютерная техника, все шире и шире становится перечень охватываемых ею задач. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые виды ее представления. Для успешного управления предприятия необходимо знать, что, в каком количестве и во что обходится изготовление, ремонт техники, строительства. В то же время, чтобы оптимально использовать трудовые, материальные, денежные, финансовые ресурсы, необходимо наблюдать, измерять, контролировать и регистрировать все факты ее хозяйственной жизни. Такие сведения наиболее полно и достоверно можно получать с помощью системного бухгалтерского учета.

Для автоматизации деятельности по учету и сбору информации материальных ценностей ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник можно приобрести какой-либо универсальный программный продукт, уже имеющийся на рынке современных информационных технологий, или же разработать собственный программный продукт с учетом требований конкретного предприятия.

Существует множество различных программных средств автоматизации складской деятельности. В качестве наиболее известных отечественных продуктов выступают такие разработки как «1С», «Парус», «БЭСТ», и другие. Следует отметить, что перечисленные программные продукты являются универсальными и ориентированы на автоматизацию учетной деятельности среднестатистического предприятия. Более того, существующие системы автоматизации настолько универсальны, что большая часть имеющихся у них возможностей (за которые необходимо платить) зачастую остаются не востребованными конкретными пользователями, и в то же время эти программы не учитывают специфики конкретных организаций: вида их деятельности, состава и содержания документооборота, связанного с данной деятельностью и многое другое. В таких случаях возникает необходимость осуществления ряда доработок, проведения массы дополнительных настроек, чтобы приблизить программу к требуемому состоянию. При этом не стоит забывать о постоянно меняющейся законодательной базе, которая напрямую влияет на содержание прикладной программы, а, следовательно, очередной вариант типовой конфигурации программы, выпущенной главным производителем продукта, может фактически свести на нет все выполняемые под специфику конкретного предприятия изменения и дополнительные настройки. В результате неоднократно будет возникать потребность в дальнейших доработках и их сопровождении, что повлечет за собой дополнительные финансовые затраты предприятия, связанные с получением данных услуг. Для разработки программного обеспечения данной дипломной работы выбрана СУБД Access и система программирования Delphi 6.0

1.1 Система управления базами данных Microsoft Access

В настоящее время жизнь человека настолько насыщена различного рода информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ информации различного назначения. Современные информационные системы характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей. Основой информационной системы является база данных. Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

База данных — это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Обрабатывает структурированные данные централизованный программный механизм, который называется системой управления базами данных. Система управления базами данных (СУБД) — это программный механизм, предназначенный для записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации, содержащейся в базе данных.

Microsoft Access — это самая популярная сегодня система управления базами данных. Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя.

Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных и предназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в быту и бизнесе. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных, создавая для вас широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся. Microsoft Access представляет собой полнофункциональную, реляционную СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. СУБД Access исключает необходимость создания цепочки файлов, содержащих таблицы, формы, отчеты, модули и макросы, связанные с какимто приложением. Access хранит все эти элементы в одном файле. Это позволяет легко копировать его или создавать резервную копию.

Microsoft Access воспринимает множество, самых разнообразных, форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Microsoft Access позволяет осуществлять импорт и экспорт данных из текстовых файлов или электронных таблиц. Microsoft Access предоставляет прямой доступ к файлам Paradox, DbaseIIIIV Microsoft FoxPro, и других баз данных. Можно также импортировать данные из этих файлов в таблицы Access. В дополнение к этому Microsoft Access может работать с наиболее популярными базами данных, поддерживающими стандарт ODBC (Open Database ConnectivityОткрытый доступ к данным), включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 и Ingres.

В базах данных, созданных с помощью СУБД Access, могут содержаться электронные таблицы, составленные с помощью программы Excel.

Среди средств программирования также была выбрана программа Delphi, так как при всех достоинствах СУБД Access обладает рядом недостатков, среди которых основными являются:

— скудность стандартных средств для обеспечения пользовательского интерфейса;

— невозможность смены драйвера доступа к БД;

— отсутствие возможности работы программы без установки СУБД.

1.2 Среда программирования Delphi

Качественным шагом в развитии методов структурного программирования стало изобретение объектно-ориентированного программирования (языков Small Talk, C++, Turbo Pascal и др.). Программы стали строиться не из чудовищных по размеру процедур и функций, перерабатывающих громоздкие структуры данных, а из сравнительно простых объектов, в которых были упрятаны данные и подпрограммы их обработки. Гибкость объектов позволила очень просто приспосабливать их для собственных целей, прилагая для этого минимум усилий. Программисты обзавелись готовыми библиотеками объектов, но, как и раньше, создание пользовательского интерфейса требовало уйму времени и сил, особенно когда программа должна была работать под управлением популярной операционной системы Windows и иметь графический пользовательский интерфейс.

Мечта программистов о среде программирования, в которой бы простота и удобство сочетались с мощью и гибкостью, стала реальностью с появлением среды Delphi. Она обеспечивала визуальное проектирование пользовательского интерфейса, имела развитый объектно-ориентированный язык Object Pascal (позже переименованный в Delphi) и уникальные по своей простоте и мощи средства доступа к базам данных. Язык Delphi по возможностям значительно превзошел язык Basic и даже в чем-то язык C++, но при этом он оказался весьма надежным и легким в изучении (особенно в сравнении с языком C++). В результате, среда Delphi позволила программистам легко создавать собственные компоненты и строить из них профессиональные программы. Среда оказалась настолько удачной, что по запросам любителей C++ была позже создана среда C++Builder — клон среды Delphi на основе языка C++ (с расширенным синтаксисом).

Delphi (Дельфи) — Среда программирования, использующая язык Object Pascal, разработанный фирмой Borland и изначально реализованный в её пакете Borland Delphi, от которого и получил в 2003 году своё нынешнее название. По сути, является наследником языка Pascal с объектно-ориентированными расширениями.

Язык Pascal, полностью процедурный язык, был предложен Н. Виртом в конце 70-х годов как хорошо структурированный учебный язык. Расширения, привнесенные в язык компанией Borland, преследовали две основные цели:

— упрощение обработки в языке структур, представляющих наиболее распространенные типы данных строки и файлы (например, в язык был внесен новый тип данных string);

— реализация в языке основных возможностей объектно-ориентированных языков программирования.

С появлением Windows у Pascal появилась новая разновидность — Turbo & Borland Pascal for Windows. Данная программа была ничуть не лучше обыкновенного блокнота, разве что только цифры отображала синим. Но время шло, требования к качеству оформления программ росли, а языки программирования оставались всё теми же. И вот, наконец, компанией Microsoft был совершен переворот в области прикладного программирования, ими впервые была создана визуальная система разработки прикладных программ, которую они реализовали в Visual Basic. К новому стандарту стали приобщать все языки программирования, не избежал своей участи и Pascal. В тот момент, когда разработчики Pascal в компании Borland наконец добрались до него, находился он довольно в запущенном состоянии. Было пересмотрено и переработано множество функций, добавлено, а вернее сказать создано многое. В итоге внесения оказались столь колоссальными, что разработчики создали, можно сказать, новый язык программирования. Своё имя новая система (Delphi) получила в честь древнегреческого города Дельфы.

В России Borland Delphi появляется в конце 1993 г. и сразу же завоевывает широкую популярность. Новые версии выходят практически каждый год. В них реализуются все новые мастера, компоненты и технологии программирования. Действительно, процесс разработки в Delphi предельно упрощен. В первую очередь это относится к созданию интерфейса, на который уходит 80% времени разработки программы. Вы просто помещаете нужные компоненты на поверхность Windows и настраиваете их свойства с помощью специального инструмента Object Inspector.

Delphi уникальный и мощный инструмент создания приложений. Delphi построена на языке Object Pascal фирмы Borland, соединенным с оболочкой визуального построения приложений для скоростной разработки прикладных программ (RAD).

Термин RAD означает быструю разработку приложений (Rapid Application Development). Она характерна для нового поколения систем программирования. В этом новом мире RAD программисты используют инструменты, которые более наглядны и интуитивно понятны.

Delphi — это следующий шаг в развитии среды RAD. Она исправляет многие дефекты, обнаруженные в других системах программирования.

Когда Delphi генерирует исполняемый файл, то это действительно исполняемый файл. Не требуется никаких дополнительных файлов, чтобы выполнить ехе-файл. Суть в том, что Delphi снабжена оптимизирующим компилятором, который позволяет создавать быстрые приложения без тяжелой работы программиста по оптимизации той программы, которую он написал в самом начале. Кроме того, Delphi позволяет создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности, от чисто вычислительных и логических, до графических и мультимедиа, быстро создавать (даже начинающим программистам) профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке, интерфейс удовлетворяет всем требованиям Windows и автоматически настраивается на ту систему, которая установлена на компьютере пользователя, поскольку использует многие функции, процедуры, библиотеки Windows, формировать и печатать сложные отчеты, включающие таблицы, графики и т. п., создавать справочные системы, как для своих приложений, так и для любых других, с которыми можно работать не только из приложений, но и просто через Windows.

1.3 Технология доступа к СУБД Microsoft Access с помощью ADO

Из приложений Delphi вы можете получить доступ к. MDB файлам Microsoft Access. Delphi может дать все необходимое для связей с базой данных с помощью высокоуровневого компонента технологии доступа к данным ADO. Технология ADO завоевала популярность у разработчиков, благодаря универсальности и базовым набором интерфейсов OLE DB, который имеется в каждой современной операционной системе Microsoft.

OLE DB представляет собой набор специализированных объектов, стандартные функции обработки данных, и специализированные функции конкретных источников данных и интерфейсов, обеспечивающих передачу данных между объектами. Поэтому для обеспечения доступа приложения к данным достаточно лишь правильно указать провайдер соединения ADO и затем переносить программу на любой компьютер, где имеется требуемая база данных.

В наборе компонентов Delphi есть страница ADO, содержащая набор компонентов, позволяющих обращающиеся к базам данным. Технология ADO в целом включает в себя не только сами объекты OLE DB, но и механизмы, обеспечивающие взаимодействие объектов с данными и приложениями. На этом уровне важнейшую роль играют провайдеры ADO, координирующие работу приложений с хранилищами данных различных типов. Такая архитектура позволяет сделать набор объектов и интерфейсов открытым и расширяемым. Набор объектов и соответствующий провайдер может быть создан для любого хранилища данных без внесения изменений в исходную структуру ADO. При этом существенно расширяется само понятие данных, ведь можно разработать набор объектов и интерфейсов и для нетрадиционных табличных данных. Например, это могут быть древовидные структуры из системных реестров, данные CASE-инструментов и т. д. Так как технология ADO основана на стандартных интерфейсах, которые являются системным механизмом Windows, это сокращает общий объем работающего программного кода и позволяет распространять приложения баз данных без вспомогательных программ и библиотек.

экономический информационный учет материальный

2. ПРЕДПРОЕКТНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1 Характеристика предприятия ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник

Серовское месторождение силикатных никелевых руд расположено на восточном склоне Северного Урала в Серовском районе Свердловской области. Месторождение представлено шестью рудоносными участками, отстоящими один от другого на расстоянии от 3 до 12 км. С 1985 года Уфалейский никелевый комбинат начал разработку месторождения.

По состоянию на 01.01.2008 г. количество запасов промышленных категорий составляет: 35 087 тыс.т. руды (280 тыс.т. никеля). Ежемесячно добывается 140 тыс.т. руды Серовский рудник обеспечивает рудой и ЗАО «ПО «Режникель».

Серовский рудник — один из наиважнейших подразделений ОАО «Уфалейникель». Он является основным источником сырья, который находится в собственности комбината «Уфалейникель», и Серовский рудник входят в Промышленно-металлургический холдинг.

Основной целью деятельности Серовского рудника является добыча руды с последующей поставкой её на комбинат ОАО «Уфалейникель». Потребителями готовой продукции являются предприятия по всей территории Российской Федерации, она экспортируется в европейские страны, США, Китай, Индию и Японию. Единственным предприятием в России, выпускающий кобальт, является ОАО Уфалейникель.

К основным особенностям деятельности организации относятся:

— разработка и эксплуатация месторождений полезных ископаемых.

— деятельность в области охраны окружающей среды — утилизация отходов, нормирование и природопользование, эксплуатация природоохранного оборудования, измерения и анализы по экологии, деятельность, связанная с работой на объектах котлонадзора, получением, хранением и применением продуктов разделения воздуха.

— внутренние и внешние перевозки по путям МПС, другие виды перевозок (грузовые, пассажирские) любыми видами транспорта, осуществление всех видов и форм внешнеэкономической, посреднической, маркетинговой и страховой деятельности, оказание услуг связи и медицинских услуг;

— Строительство объектов производственного и гражданского профиля.

— Осуществление торгово-закупочной деятельности (розничная и оптовая торговля, посреднические услуги при купле продаже товаров народного потребления).

— Скупка, переработка и вывоз за пределы области лома цветных металлов и их сплавов.

Большое значение в организации деятельности имеет структура самой организации. Чтобы управлять организацией, необходимо определенным образом связать цели, людей и виды, выполняемой ими работ между собой. Для этого создается организационная структура управления организацией, составляются должностные инструкции на всех членов организации, в которых оговариваются права, ответственность и обязанности каждого.

На рисунке 2.1 представлена организационная структура организации, в которой можно выделить три уровня управления:

— верхний уровень составляет администрация организации;

— средний уровень — бухгалтерия, отдел снабжения, производственный отдел, экономический отдел;

— нижний уровень — касса, склад, цех, проектный отдел.

По территории Серовского рудника насчитывается 9 компьютеризированных рабочих мест. Каждое рабочее место оборудовано полноценным компьютером, у каждого установлена сетевая карта. Все ПК защищены источником бесперебойного питания для обеспечения бесперебойной работы нагрузки при пропадании входного напряжения на нескольких минут. Компьютеры подключены к локальной сети по топологии «шина-звезда» через проложенный в нутрии здания сетевой кабель категории 5е, с обжатыми на концах коннекторами RJ 45 с последующим подключением к гигабитным коммутаторам.

Рисунок 2.1 — Организационная структура предприятия На большинстве ПК установлен стандартный набор лицензионного ПО:

— Операционная система Windows XP;

— Пакет офисных программ MICROSOFT OFFICE 2003;

— Антивирусная программа NOD 32;

— Файловый архиватор Win RAR;

— Файловый менеджер FAR

— Программа для просмотра файлов в формате PDF Adobe Acrobat Reader

— Пакет программ для распознавания отсканированного текста ABBYY Fine Reader.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями промышленные предприятия осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

Уровень компьютеризации на Серовском руднике соответствует и отвечает всем сегодняшним требованиям, но используется он нерационально, основной поток и переработка документов так и ведётся в ручную.

2.2 Анализ экономической информационной системы предприятия

Документация в настоящее время является стержневым элементом. Унифицированные формы первичной учетной документации утверждает и вводит в действие Государственный комитет РФ по статистике.

Директор ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник и заказчик (физическое или юридическое лицо) заключают договор на ремонт того или иного объекта, в договоре отражена предварительная цена, сроки начала и завершения ремонта, обязательства. После заключения договора он передается в экономический отдел, где на ремонт техники или строительство объектов составляется смета. После того, как смета будет составлена и проверена, она передается на утверждение директору, а затем на согласование с заказчиком. После того, как смета подписана обеими сторонами, выставляется счет на предоплату материалов. Поставкой необходимых для строительства материалов, занимается экспедитор отдела снабжения, на основе заявок производственного отдела заключает договора на поставку на предприятие материалов, оборудования, комплектующих, запчастей составляет справки о выполнении заявок цеха.

Материально-производственные запасы поступают со склада поставщика, от транспортной организации и посреднических организаций в порядке, установленным договором, по правилам приемки ценностей по качеству и количеству, установленным действующим законодательством.

Экспедитор принимает ценности по документам, характеризующим груз, а также по доверенности. Ценности, полученные экспедитором, сдаются на основной склад лицу, отвечающему за их сохранность на данном складе, с составлением приходных документов «Приходный ордер». Материально производственный запас приходуются в единицах, указанных в расчетных документах или в единицах их использования с пересчетом количества ценностей в данные измерители при оприходовании. Учет материалов на складе организуется материально-ответственным лицом и ведется им непрерывно под постоянным контролем бухгалтерии организации. Для складского учета используются карточки учета материалов по каждому виду. Все записи в данных карточках должны быть сделаны на основании первичных документов. Далее первичные документы передаются в бухгалтерию. Материальные ценности с основного склада по накладным на внутреннее перемещение и записью в лимитно-заборной карте передаются в цех. В конце месяца составляется отчет о движении материальных ценностей, где указываются наименование и количество материалов, остатки на начало и конец месяца, объекты ремонта и строительства, расход материалов на определенные объекты, а также сальдо на конец месяца по каждому виду ценностей, по каждому объекту и в целом по отчету. Этот отчет проверяется бухгалтерией.

Экономический отдел в конце каждого месяца проверяет расход материальных ценностей в соответствии со сметой, а затем составляет отчет по объекту и передает его директору предприятия.

Производственный отдел (цех) составляет заявки на материальные ценности и передает их в отдел снабжения экспедитору. Ежемесячно производственное подразделение получает предварительный план работ. Мастер цеха составляет акты об использовании материальных ценностей в производстве и акты о сдаче готовой продукции, которые служат оправдательным документом для списания материальных ценностей, отчет о движении материальных ценностей, а затем передает их в бухгалтерию.

Бухгалтерия на основе заключенных договоров и счетов на оплату поставляемых материальных ценностей оформляет платежные поручения в банк, контролирует оплату и поступление приобретаемых материальных ценностей по счет-фактурам и накладным, в конце месяца составляются оборотные ведомости, где указываются, остаток на начало и конец месяца материальных ценностей, приход и расход материальных ценностей. Данные отчетов о движении материальных ценностей материально-ответственных лиц обобщаются в ведомости № 10-а, также на основании отчетов о движении материальных ценностей по складу и производственному отделу (цеху) составляется журнал-ордер затрат на объект. Раз в год проводится инвентаризация по материально-ответственным лицам.

Изложенный порядок учета материально-производственных запасов позволяет осуществлять систематический контроль за складским учетом, получать информацию о наличии и движении материальных ценностей, которая необходима для принятия управленческих решений на разных иерархических уровнях организации.

2.3 Обоснование необходимости совершенствования информационной системы предприятия

Особенности исследуемой организации таковы, что существенное влияние на организацию учета материальных ценностей оказывает высокая степень материалоемкости, неоднотипность выпускаемой продукции, нестационарность производства. Поэтому очень важна оперативность и эффективность управленческих решений.

Большое влияние на эффективность управленческого решения оказывает информация об объекте. Чтобы информация была пригодна для принятия какого-либо решения, она должна обладать следующими основными свойствами: достоверностью, актуальностью, полнотой, доступностью для восприятия и экономичностью.

Достоверность информации заключается в том, что она должна правдиво без искажений отражать состояние объекта для ремонта или строительства. Сотрудникам данного предприятия приходится много работы вести вручную, учет материалов и запчастей, производить много расчетов по определению остатков того или иного материала, и очень велика вероятность появления ошибок в вычислениях, которые могут кардинальным образом изменить ситуацию, привести большим материальным затратам на производство чем, планировалось ранее.

Актуальность отражает определенную степень новизны информации, ее своевременность. На предприятии ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник многие документы используют несколько подразделений, так как информация, содержащаяся в них равнозначно важна для каждого подразделения (например, оборотно-сальдовая ведомость по материалам, карточка материла, накладная на отпуск материалов на сторону, счета-фактуры).

Доступность для восприятия информации пользователем означает, что информация должна быть понятна, иметь вид, приемлемый для того, кому она предназначена, и представлена на удобном для него носителе. Для руководителей при принятии оперативных решений предпочтительнее информация, представленная в табличной форме, различного вида диаграммы.

Экономичность означает, что затраты на получение и переработку информации не должны превышать получаемый от ее использования результат.

Таким образом, можно выделить ряд недостатков в организации обработки информации:

1) на предприятии минимально используются персональные компьютеры;

2) нерационально используются средства информационных технологий;

3) нерационально распределены обязанности между исполнителями, что приводит к потерям рабочего времени;

4) отсутствуют средства для оптимального решения производственных задач;

Таким образом, необходимость совершенствования существующей системы сбора информации очевидна из вышеприведенного.

2.4 Анализ системы учета материальных ценностей

1. Участники бизнес-процесса и их функции. Согласно рассмотренной выше системе организации учета материальных ценностей на предприятии, данных о производственных функциях подразделений фирмы и движении документации между ними можно представить в таблице 2.1

Таблица 2.1

Производственные функции подразделений и движение документации между ними

2 Анализ информационных потоков. Принятие управленческих решений основывается на накопленной и функционирующей на предприятии информации, а также поступающих, по каналам прямой и обратной связи (информационным потокам), сведений из внешней среды. Согласно рассмотренным функциям производственных подразделений между участниками бизнес-процесса существуют следующие информационные потоки, представленные в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Сведения об информационных потоках

На основе данных выполнена оценка количественных характеристик информационных потоков рассматриваемой предметной области в организации ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник (таблица 2.3).

Таблица 2.3

Состав документации и периодичность поступления данных

Сведения о количестве информационных потоков и обрабатываемых данных обобщены в таблице 2.4

Таблица 2.4

Загруженность подразделений

На основании полученных данныхможно выделить максимально загруженные подразделения: производственное подразделение (цех), основной склад, бухгалтерия. Отдел снабжения активно не вовлечен в процесс документооборота.

Поэтому наиболее целесообразно рассмотреть автоматизацию наиболее загруженных систем, которые связаны непосредственно с учетом материальных ценностей на предприятии. Если учесть предполагаемое расширение производства, то это будет оптимальным решением.

2.5 Предварительный технико-экономический анализ проекта

Прежде чем принимать решение о внедрении автоматизированной экономической информационной системы (АЭИС), необходимо провести технико-экономический анализ, чтобы убедиться в экономической целесообразности автоматизации. Оценка условий, при которых разработка и внедрение средств автоматизации будут целесообразными, производится до выполнения разработки АЭИС на основе данных технических предложений и прогноза использования. Анализ разрабатываемой системы дает возможность увидеть преимущества разработки и определить предварительный экономический эффект за счет следующих основных источников экономии:

1) во много раз сокращается время поиска информации;

2) автоматически выполняются все необходимые расчеты;

3) возможность оперативно получать информацию о состоянии и движении материальных ценностей в организации;

4) формируются оперативные и статистические отчеты о движении материальных ценностей.

Проведем предварительный технико-экономический анализ проекта создания автоматизировано информационной системы, состоящей из наиболее загруженных систем организации ОАО «Уфалейникель» Серовский рудник. Анализ целесообразности создания АЭИС проведем в следующем порядке.

Оценка финансовых затрат на обработку экономической информации за месяц производится по формуле

(2.1)

где — усреднённые затраты на обработку экономической информации на одном рабочем месте в i-м подразделении с учетом основной и дополнительной заработной платы, налогов, амортизации оборудования, эксплуатационных расходов и т. п.;

— количество сотрудников, занятых обработкой экономической информации в существующей экономической информационной системы.

Оценку средней себестоимости обработки документов можно произвести по формуле

где — количество документов (первичных и отчётных), обрабатываемых за месяц в i-м подразделении.

Вычисление допустимых затрат на создание АРМ производим согласно формуле

где — относительное сокращение трудоёмкости обработки экономической информации.

При известном сроке окупаемости (L = 3 года) и доле эксплуатационных расходов (k_э = 1%) преобразуем формулу (2.3) и получим:

Примем, что в составе затрат на создание АЭИС стоимость технического обеспечения составляет от 35 до 55%. Тогда достаточную величину S можно определить на основе прайс-листов с помощью формулы

(2.4)

Для расчета стоимости технического обеспечения () используем прайс-лист компьютерного центра «Трилайн» (таблица 2.5). Цены приведены на март 2010 года. Согласно приведенным данным, составит в среднем 22 600 руб. Тогда интервальная оценка общих затрат (S) будет: 41 091 < S < 64 571.

Примем S=41 100 руб., тогда Таблица 2.5

Прайс-лист компьютерного центра «Трилайн» на март 2010 года

Величина, соответствующая определённому значению S, позволит оценить последствия от внедрения средств автоматизации:

— ежемесячные финансовые затраты на обработку документов останутся теми же, т.к. количество исполнителей не меняется;

— увеличение объёма обрабатываемых данных по формуле:

(2.5)

— Изменение себестоимости обработки документов по формуле

(2.6)

где — оценка затрат на обработку данных после внедрения средств автоматизации при условии, что количество исполнителей не будет сокращено, определяется по формуле

где (2.8)

(2.9)

Предварительный технико-экономический анализ (ТЭА) для склада:

1. Оценка финансовых затрат на обработку экономической информации за месяц производится по формуле (2.1):

При окладе работника 4000 руб.:

2. Оценка средней себестоимости обработки документов производится по формуле (2.2):

При документа:

3. Вычисление допустимых затрат на создание АРМ производим согласно формуле (2.3):

При S=41 100 руб.:

4. Последствия от внедрения средств автоматизации:

A) Расчет увеличения объёма обрабатываемых данных по формуле (2.5):

B) Оценка затрат на обработку данных рассчитывается по формуле (2.7):

C) Изменения себестоимости обработки документов рассчитывается по формуле (2.6):

Вывод: На основе анализа полученных значений показателей, характеризующих существующую и планируемую автоматизированную систему, следует сделать выводы о том, что внедрение информационной системы может быть экономически целесообразным при следующих условиях:

1) финансовые затраты на обработку информации после внедрения АЭИС увеличатся на 28,4%;

2) количество исполнителей останется неизменным.

В этом случае после внедрения АЭИС:

— себестоимость обработки документов сократится на 6%,

— экономически целесообразным будет увеличение объема обрабатываемых данных на 29,1%.

Предварительный ТЭА для бухгалтерии.

1. Оценка финансовых затрат на обработку экономической информации за месяц производится по формуле (2.1):

При окладе работника 8000 руб.:

руб.

2. Оценка средней себестоимости обработки документов производится по формуле (2.2):

При документа:

руб.

3. Вычисление допустимых затрат на создание АРМ производим согласно формуле (2.3):