Документооборот дирекции предприятия и возможности его автоматизации

Введение

1. Характеристика документооборота дирекции предприятия

2. Автоматизация документооборота как метод совершенствования управления документацией

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Результат управленческой деятельности зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы — от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой — и в этом главная задача — формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Документированная информация наполняет основную часть документопотоков и информационных ресурсов организаций. Документированная информация является фундаментальной основой информационного ресурса любой организации. Именно эта информация в основном используется в управлении.

В работе рассматривается документооборот дирекции предприятия и возможности его автоматизированной обработки.

1.Характеристика документооборота дирекции предприятия В управление документационного обеспечения дирекции входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения Директор.

В обязанности директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента входит:

Организовывать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

Контролировать прохождение документов (служебных писем, доверенностей, договоров) в Компании на всех этапах.

Еженедельно готовить отчеты о ходе согласования договоров (с разбивкой по конкретным документам и участникам согласования) и предоставлять их Директору административно-правового департамента для последующего доклада Заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.

Организовывать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту.

Контролировать своевременность подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Руководить работой по ведению архивного дела в Компании.

Организовывать работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов (в составе постоянно действующей экспертной комиссии).

Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для составления отчетности о работе архива.

Директору управления документационного обеспечения административно-правового департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

Обеспечивать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

Координировать процесс согласования договоров в электронном и в бумажном виде (включая обработку результатов такого согласования, а также визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

Обеспечивать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т. д.).

Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

Обеспечивать ведение баз данных по документообороту.

Организовывать работу по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам) Кузнецова Т. В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 — С. 156.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальнику отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

Регистрировать и учитывать документы (доверенности, договоры, служебные письма), поступающие в Компанию извне, а также создаваемые в Компании.

Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Организовывать согласование договоров в электронном и в бумажном виде (включая визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т. д.).

Передавать в административное управление административно-правового департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

Вести базы данных по документообороту.

Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Составлять описи документов для передачи по назначению Организация работы с документами /под ред. И. К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2005 — С. 207.

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001−2001 «Системы менеджмента качества. Требования», устанавливая обязательность документирования системы менеджмента качества (СМК), не требует использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для поддержки СМК на предприятии. Однако внедрение САДД с функциями моделирования (например, САДД «DIRECTUM») повышает эффективность построения СМК на предприятии.

Процессы СМК в САДД описывают через модуль «Управление деловыми процессами». В «типовых маршрутах» задают порядок и сроки прохождения различных поручений и других действий.

Руководителям система помогает:

планировать мероприятия по улучшению СМК;

получать в форме отчетов объективные и актуальные данные о функционировании СМК на предприятии, деятельности подразделений и сотрудников, степени их загрузки, качестве выполняемых ими работ;

оперативно доводить до сведения исполнителей результаты анализа руководством их работы;

корректировать действия по управлению качеством на основе текущего состояния СМК и результативности предшествующих мероприятий по улучшению.

2.Автоматизация документооборота как метод совершенствования управления документацией Существующие системы автоматизации документооборота в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т. д. Далее это программное обеспечение именуется системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

в полном объеме выполнять все задачи документооборота: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;

быть построенной на принципах документооборота, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;

обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив Андреева В. И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 — С. 76.

Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) — программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею. Система может использовать различные СУБД, в том числе MS SQL, Oracle. Персональные компьютеры на рабочих местах пользователей должны быть оснащены клиентской частью СУБД.

САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).

При первоначальной настройке САДД на структуру предприятия и особенности его документооборота в определенном порядке заполняют внутренние структуры данных системы — так называемые справочники. В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.

Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, — сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2005 — С.90−91.

Для регистрации пользователей в системе и определения им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник — «Пользователи». В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.

Системный технолог — это особый пользователь, который настраивает систему на структуру и документооборот организации, заполняя и изменяя содержимое справочников системы, а также выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе всех пользователей.

Специалисты информационно-технической службы организации выполняют функции администраторов системы: установку СУБД и САДД на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.

В структурных подразделениях создают электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки предприятия, и «виртуальные» кабинеты должностных лиц. Должностные лица — работники предприятия, являющиеся официальными участниками документооборота — корреспондентами и адресатами документов. Должностное лицо — владелец кабинета — может самостоятельно работать с документами в системе или от его имени поручить делать это сотруднику, наделенному статусом пользователя.

Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:

получает данные о документах, направленных ему на обработку;

выполняет необходимые действия;

направляет документ для дальнейшей работы.

При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов в организации.

При регистрации документа в САДД создают электронную регистрационную карточку (РК), с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображениями, фонограммами и другими формами представления документа в компьютере). После регистрации РК документа с прикрепленными файлами пересылают по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией — в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения РК и прикрепленных к ней документов устанавливают в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.

Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов.

Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над проектами документов. В этом случае используют специальный тип регистрационной карточки, включающий перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа, могут его завизировать, высказать замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверять ЭЦП должностного лица. После подписания документа на основе РК проекта автоматически создается РК исходящего или внутреннего документа.

В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Ее используют для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.

В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций документооборота:

единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;

регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;

ввод резолюций и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

контроль работниками службы документооборота движения электронных документов (документооборота) внутри предприятия;

контроль за своевременным и правильным исполнением документов;

поиск документов по совокупности реквизитов и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;

создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;

составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;

предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;

хранение электронных образов документов;

списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;

протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.

Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации документооборота на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы:

приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;

приказ о введении электронного документооборота в документооборота с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;

положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме, и альбом форм электронных документов (в электронном виде и на бумажном носителе);

руководство пользователей САДД.

При использовании ЭЦП во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции — определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.

Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами — создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2005 — С. 101.

Заключение

Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которая определяется факторами: природой управления (иерархичность и соподчиненность учреждений и должностных лиц, разделение компетенции и обязанностей), цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, повторяемость управленческих действий).

Практическое назначение управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Список использованной литературы автоматизация документооборот дирекция Андреева В. И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 — 187 с.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 -818 с.

Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2005 — 137 с.

Организация работы с документами /под ред. И. К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2005 — 572 с.